Unidades de conservación del

archivo

INFORMACIÓN

Es el conjunto de datos procesados para tomar decisiones

PROCESO

O

TRANSFORMACION

DATOS INFORMACIÓN

¿Qué es un documento?

Es todo escrito, gráfico, sonido, imagen o cualquier otra clase deinformación que puede ser tratada en un sistema de información (archivo,digital, impreso, audio, audio-visual)

Registro de la Información en documentos.

Visuales Gráficos (Escritos, Mapas, planos, Tablas, Redes, Esquemas, Diagramas)

Registro de la Información

Visuales Con imagen ( Fotografías, diseños, tablas iconográficas, diapositivas, películas

mudas)

Registro de la Información

Sonoros. Cinta magnética, CD, etc.

Audiovisuales Película, Cinta Video, Disco Video.

Táctiles Escritura Braille.

CLASIFICACIÓN DE UN DOCUMENTO

Por la finalidad que persigue• Documentos dispositivos: leyes, decretos, manuales• Documentos testimoniales o probatorios: actas, registros,

etc• Documentos informativos: informes, telegramas, cartas, etc.

Por el Grado de Accesibilidad a los Usuarios

1) Documentos reservados

2) Documentos de libre acceso

3) Documentos confidenciales

4) Por el ámbito jurídico

5) Públicos

6) Privados

Según su ente productor:

Publico

Privado

Según su función en el tiempo:

Vitales

Importantes

Útiles

No esenciales

Según su soporte:

Textuales

Gráficos

Cinta

Imagen

Otros

UNIDADES DE CONSERVACIÓN

En general, los documentos de un archivo no se colocan directamente sobre la estantería o en los archivadores, sino que antes se meten en unidades de conservación, el propósito de ello es que los documentos estén mas protegidos del polvo, la luz o el roce, y mantengan así una optima conservación.

En el mercado se ofrecen diversos modelos en diferentes tamaños y tipos, el que se elija dependerá de:

El tipo de negocio

El tamaño y tipo de los papeles que se archiven (cartas, planos, grafico o dibujos)

La cantidad de material que haya que archivar

Carpetas:

Material: Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca).

Diseño: Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, garantizando la adecuada protección de los bordes, cuando se los cien folios, la separación deberá hacerse respetando el contenido de cuadernos o temas.

Identificación: Se realizará sobre la solapa, en la esquina superior derecha, con los siguientes datos:

FONDO ________________________

SECCION ______________

SUBSECCION____________

SERIE _________________

SUBSERIE________________

N° DE FOLIOS ___________

N° DE CARPETA _________

N° DE CAJA _____________

Las carpetas pueden ser de varias clases:

Carpeta para archivar Carpeta con varilla fáster

C. Simple: Donde se guarda en forma ordenada la correspondencia y demás

documentos relacionados con el mismo asunto.

C. Múltiples: Se componen de varias hojas encuadernadas, cada uno con una

pestaña.

C. Colgantes: Tiene un doble soporte de plástico en la parte superior cuyo objetivo es

permitir su colocación sobre las guías de un bastidor para su ordenación y movilidad

Carpetas de Fuelles o de Abanico: Es un archivador manual cerrado por los costados

y con varias subdivisiones. Se utilizan para guardar documentos y papeles en orden

alfabéticos o numéricos antes de ser trasladados a sus carpetas definitivas de archivo.

Carpetas Archivador AZ: Son carpetas de pastas hechas de material bastante grueso,

dispone de dos fuertes ganchos, los cuales sirven para archivar documentos y fijarlos

por medio de ganchos de presión.

Carpeta de las Facturas: El documento se coloca en la carpeta correspondiente.

Carpetas Archivador con Anillos: Son carpetas con dos anillos la cual se usan

para archivar documentos una vez perforados.

Legajo o Carpeta Interna: Son dos tapas de cartulina o cartón que se utilizan

para conservar los documentos pertenecientes a un mismo tema, código, nombre

o fecha.

Carpetas Corporativas: Hoy en día la presentación es muy importante para

lograr ventajas competitivas, promocionar la imagen corporal de su empresa.

Estos productos sirven para guardar y transportar documentos y papeles. Estos

archivadores o carpetas, porta credenciales, porta documentos, porta fotos, porta

CDS, cajas, accesorios, traslado de documentos y papeles, siendo a la vez,

atractivos y elegantes.

Porta fólder para archivador metálico vertical.

Forma de colocar el folder o bolsa dentro del porta fólder.

La eficiencia que si tiene las fichas puede ser acrecentada por estos los medios de

señalización:

Cajas:

Materiales: Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales.

Tamaño: Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cm, ancho 40 cm. y profundidad 12.5 cm. Éstas permiten el ensamblaje sin la de materiales metálicos, cintas, y/o adhesivos, fuentes de deterioro la documentación.

Capacidad: Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas.

Identificación: Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos generales:

CODIGO (de la

entidad)_____________________________

FONDO_______________________________________

SECCION_____________________________________

SUBSECCION_________________________________

NUMERO DE CARPETAS___________

CAJA N° __________

N° CONSECUTIVO _______________

N° CORRELATIVO _______________

FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________

LAS NUEVAS TECNOLOGIAS

A medida que entramosen la era electrónica deobjetos digitales, esimportante saber, queestamos entrando enuna época dondemucho de lo quesabemos hoy, muchode lo que estácodificado y escritoelectrónicamente, seperderá para siempre.

LAS NUEVAS TECNOLOGIAS

Ventajas:

Preservación de laimagen de deteriorosfísicos o químicos.

Se reduce lamanipulación de losoriginales.

Rapidez y facilidad delocalización.

Copias impresas.

Desventajas:

No cubre el sector conservación, debido a la constante renovación tecnológica.

Periodo de vida menor que el papel y el microfilm.

Alteración de la información contenida con gran facilidad.

Los equipos quedan obsoletos rápidamente.

CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Temperatura 18º C

Humedad Relativa 40%

Migración 10 años

Nota: La humedad es el mayor agente de deterioro.

Los soportes digitales deben guardarse en forma vertical.