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7/23/2019 unidad1_clase3

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Unidad 1- Introducción y Planeación de Proyectos

Clase 3 – Planificación del proyecto



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“Conforme va pasando el tiempo en

el ciclo de vida del proyecto, habrámayor información y se disminuye

parte de la incertidumbre inicial.”

Toda idea, objetivo o iniciativa que queramos emprender, inexorablemente

debe ser objeto de una planificación. Si hablamos de proyectos, este ejercicio

debe ser aún más riguroso, puesto que se trata de una actividad cuya eficacia se

mide, en gran medida por el tiempo invertido y el buen uso de recursos. Por

ello, es importante que conozcas cuáles elementos debes tener en cuenta para

planificar un proyecto, reducir su incertidumbre y limitar sus riesgos.

El proyecto y la planificación

Hemos dicho que una característica esencial e

ineludible de los proyectos es que involucren

una planificación rigurosa y detallada.

Lógicamente, se trata de una empresa ardua

que define paso a paso todo lo que debe

hacerse para conseguir los objetivos

esperados.

La planificación nos ayuda, en primer lugar, a determinar la extensión y costo

del proyecto. Es en este momento en el que se toma la decisión trascendental

según lo que se advierta: avanzar o detenerse.

De igual manera, es en esta fase en la que se distribuyen las tareas del trabajo y

se establecen los mecanismos para controlar el proceso. Se definen, en síntesis,

las responsabilidades de las diferentes partes implicadas y se determina con

detalle el nivel de recursos que será necesario en cada componente del

proyecto.

Por supuesto, es en esta etapa en la cual, con mayor asiduidad debemospredeterminar el posible impacto de cualquier cambio en el proyecto y

delimitar en lo posible la incertidumbre.



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Aunque todo lo visto hasta ahora es también tarea de planificación, hemos

hecho referencia más a la definición del proyecto en sí que a la labor de

planificación detallada en la que se define paso a paso cómo se deben hacer las

cosas para conseguir los objetivos esperados.

Ahora bien, no quiere decir que se planifique una vez y no se vuelva a hacer.

Las circunstancias pueden variar a lo largo de la vida del proyecto y acaecen

imprevistos que obligan a replantear aspectos esbozados en la

planificación. No obstante, esto no significa que aquello planeado inicialmente

sea defectuoso o que el director del proyecto se haya equivocado; de hecho

conforme va pasando el tiempo en el ciclo de vida del proyecto, habrá mayor

información y se disminuye parte de la incertidumbre inicial.

Lo importante, recordemos, es estructurar el proyecto para minimizar la

posibilidad de volver a comenzar.

Colaboración en la planificación

En un sentido práctico, el director de proyecto no puede trabajar solo. No es

quien planifica, ejecuta y controla la totalidad del proyecto. Y aunque así fuera,

tampoco está plenamente facultado en sus saberes y experiencia para que

sobre sus hombros se determine el éxito de un proyecto.

¿Imaginas a un director que se encierre en una habitación, con un computador y

al cabo de unos días saque la mejor planificación posible? Seguramente que no.

Cada proyecto debe contar con buenos colaboradores desde el momento de

la planificación; y lo más ocurrente es que cada persona conozca las

peculiaridades de su área de especialidad mejor que nadie, a fin de que toda

aportación sea de gran ayuda y de esta forma, se asignen recursos de manera

más eficiente, se reduzca la incertidumbre y se aproveche mejor la experiencia.



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“La planificación que sea más abierta

a cambios y fomenta constantemente

la mejor manera de hacer las cosas,

es la más eficiente.”

Evidentemente, el director de proyecto es el principal responsable, pero toda su

gestión debe ser realizada con la participación de personas y área involucradas;

además, necesita informar periódicamente acerca de los planes, posibles

cambios en presupuestos, novedades presupuestales y cronogramas, entre

otros.

Con esto queremos decirte que la planificación

que sea más abierta a cambios y fomenta

constantemente la mejor manera de hacer las

cosas, es la más eficiente; y para ello,

indiscutiblemente es imprescindible la

participación de todos los implicados.

Por ejemplo, un partido de fútbol puede planificarse con la suficiente

antelación. Se prevé el sistema táctico, la alineación titular, las jugadas de

ataque y los mecanismos de defensa. Sin embargo, pese a la rigurosa

planificación es factible que el equipo reciba un gol en contra y que lo que en

un principio se dispuso, se modifique para no sólo adaptarse al escenario,

sino también, responder al objetivo inicial que es ganar el partido.

Este caso es un proyecto, con una cabeza visible, que necesita de la

experiencia y el aporte de todos los miembros del equipo para poder cumplir

con sus objetivos; y que aun cuando se presenten dificultades, debe enfocarse

en las metas planteadas inicialmente así se requiera modificar algunos aspectos

planteados inicialmente con la planificación.



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Actividades en la planificación de proyectos

Veamos un ejemplo muy sencillo que pude ayudarnos a entender en qué

consiste la tarea de planificación.

Identificación de tareas o actividades

Lo primero que suele hacer la gestión de proyecto al abordar la planificación

es especificar “todo la que hay que hacer”. Esto se hace inicialmente como un

conjunto de actividades que se escribieron, normalmente en el orden que

surgen, no necesariamente en orden cronológico. No es posible abordar unproyecto en su totalidad, y este desglose servirá para hacerlo más manejable.

Supongamos que tenemos invitados a cenar y que todo debe estar listo a las

10:00 p.m. Necesitamos saber cuánto tiempo vamos a invertir y qué debemos

comprar.

El entorno no parece presentar inconvenientes. No son frecuentes cortes de

energía o de gas en el sector y los ingredientes necesarios son, en principio,

fáciles de encontrar en cualquier supermercado.

Propósito: brindar una cena a nuestros invitados

Resultado final: tortilla de papa caliente y ensalada de lechuga y

tomate.

Criterio de éxito: se utilizarán el mínimo de recursos personales y

materiales, el mínimo de tiempo y el producto es de calidad (la tortilla

está caliente, recién hecha y bien cuajada; y la ensalada estará

correctamente aliñada y fresca).

Alcance: el proyecto comienza en la cocina esta tarde y finaliza a las

10:00 p.m. en el salón. Necesita una persona, menaje de cocina y materia

prima.



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“Lo normal es que mientras se está

segmentando una actividad en

pequeñas tareas se identifiquen

nuevas actividades que en un

principio no habían sido tenidas en

cuenta.”

Una vez identificadas estas actividades, se irán desglosando en tareas más

concretas, hasta que se llega al máximo nivel de detalle. Lo normal es que

mientras se está segmentando una actividad en pequeñas tareas se

identifiquen nuevas actividades que en un principio no habían sido tenidas en

cuenta.

De esta forma, el proyecto se organiza jerárquicamente en pequeños sub

proyectos, actividades, tareas, o acciones que suponen ese “lo que hay que

hacer” para conseguir el objetivo.

Cada tarea individual tendrá un objetivo en

términos de tiempo, costo y calidad, dentro de

la jerarquía de objetivos principales, y un

resultado que se relacionará de alguna manera

con el resto de tareas. Deberán quedar

claramente definidas las relaciones jerárquicas dentro de esta estructura, de

manera que no haya dudas en cuanto a la tarea mayor en la que se engloba una

tarea individual o de las actividades incluidas dentro de un módulo del

proyecto.

Esta estructura da una idea general (y muchas veces visual) del proyecto en sí,

y de cómo encaja cada pieza. De hecho, la representación de esta estructura

suele ser utilizada durante todo el proyecto para controlar y medir su progreso

o incluso para realizar informes de seguimiento.

En primer lugar, se nos puede ocurrir que será necesario:

Tortilla

o Freír papas

o Mezclar papas y huevo

o Cuajar la tortilla

o Batir el huevo



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Ensalada

o Preparar vegetales

o Aliñar ensalada

Sin embargo, podemos seguir desglosando estas actividades. Es posible que

hubiéramos olvidado alguna actividad como “batir el huevo”, pero al ir

disgregando otras, como por ejemplo “mezclar papas y huevo”, nos daríamos

cuenta de que necesitamos batirlo. Esta jerarquía de tareas hasta que lleguemos

a un resultado como el siguiente:

Tortilla Ensalada

Freír papas

o Pelar papaso Lavar papaso Partir papaso Salar papaso Calentar aceite o Freír papas

Batir huevos

o Abrir huevoso Batir huevos

Cuajar tortilla

o Mezclar papas y huevoo Cuajar primera cara o Dar la vuelta a la tortilla o Cuajar la otra cara

Servir tortilla

Preparar tomates

o Lavar tomateso Picar tomates

Preparar lechuga

o Lavar lechugao Picar lechuga

Servir ensalada

o Echar aceiteo Echar vinagre o Echar sal o Mover la ensalada

Llevar a la mesa

Tabla 1. Procedimiento para elaboración de Tortilla y Ensalada

Hemos sido especialmente detallados en este ejemplo para tratar de plasmar lo

que se podría ser una jerarquía de actividades. En realidad nunca es necesario

llegar a este nivel de detalle.

Si nuestros proyecto fuera preparar una cena para dos mil invitados, es posible

que una de las tareas fuera la de “preparar 50 tortillas de papas” en sí.



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“En muchas ocasiones, es posible

dedicar tiempo y dinero a hacer

estimaciones más exactas. La

decisión de hacerlo o no dependerá

del riesgo que se esté del riesgo que

se esté dispuesto a asumir.”

Tanto el director del proyecto como los cocineros involucrados en el

proyecto tienen el entendimiento y los conocimientos suficientes para

considerarlo como una actividad en sí.

Estimar tiempos y recursos

Una vez identificadas las tareas individuales, es

necesario asignar a cada una los tiempos y

recursos necesarios. Si cada tarea los tiene

correctamente asignados, será posible saber en

un momento dado en qué situación deberíaestar el proyecto, compararlo con la situación

real y establecer las medidas correctivas que pudieran ser necesarias.

Las estimaciones nunca son exactas y son más difíciles cuanto más novedoso

sea el proyecto. En muchas ocasiones, es posible dedicar tiempo y dinero a

hacer estimaciones más exactas. La decisión de hacerlo o no dependerá del

riesgo que se esté dispuesto a asumir

Sigamos con nuestro ejemplo:

Actividad Tiempo Recursos

Pelar papas 2 minutos Cuchillo, recipiente,papas

Lavar papas 20 minutos Agua, papas

Partir papas 10 minutos Cuchillo, tabla,papas

Salar papas 1 minuto Papas, sal

Calentar aceite 3 minutos Sartén, aceite

Freír papas 15 minutos Sartén, aceite,papas

Abrir huevos 1 minutos Huevos

Batir huevos 2 minutos Mezcladora,

recipiente, huevosMezclar papas y huevo 1 minuto Mezcladora,

recipiente, huevos,papas

Cuajar primera cara 1 minuto Huevos, sartén,papas



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“En la gestión de proyectos se hace

una estimación, pero no son tiempos

exactos. El contenido de

incertidumbre en un proyecto está

muy relacionado con el nivel deconfianza; y aunque sea un proyecto

simple siempre habrá cierta incógnita

en las tareas.”

Dar la vuelta a la tortilla 1 minuto Huevos, sartén,espátula, papas

Cuajar la otra cara 1 minuto Huevos, sartén,papas

Lavar tomates 1 minuto Agua, recipiente,

tomatesPicar tomates 3 minutos Cuchillo, tomates

Lavar lechuga 2 minutos Agua, lechuga

Picar lechuga 3 minutos Cuchillo, lechuga

Echar aceite 1 minuto Aceite, lechuga,tomates

Echar vinagre 1 minuto Vinagre, lechuga,tomates

Echar sal 1 minuto Sal, lechuga,tomates

Mover la ensalada 2 minutos Ensaladera, pinzas

Llevar a la mesa 5 minutos Menaje, manteles,comedor yayudantes

Tabla 2. Relación entre actividades, tiempo y recursos.

En la tabla anterior se han asignado cada una de las tareas desglosadas, el

tiempo y los recursos necesarios. El recurso de mano de obra en algunos

casos, no es necesario durante toda la tarea, por lo que se ha desglosado

además, cuánto tiempo es necesaria en cada caso. En este momento estamos

en disposición de ver qué recursos son necesarios.

Sabemos que hace falta mano de obra, papas, huevos, una sartén, etc. En etapas

posteriores podremos evaluar cómo influye en la totalidad del proyecto lacantidad de recursos que tengamos.

Estimadores probabilísticos

En la gestión de proyectos se hace una

estimación, pero no son tiempos exactos. El

contenido de incertidumbre en un proyecto

está muy relacionado con el nivel de confianza;y aunque sea un proyecto simple siempre

habrá cierta incógnita en las tareas.



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En algunos casos, y en especial en proyectos complejos de mucha

incertidumbre, los gestores de proyectos utilizan curvas de probabilidad para

describir un estimador. A partir de esto, se obtienen cuatro valores:

Un valor optimista

El valor más probable

El valor esperado

El valor pesimista

No es nuestro propósito el cálculo matemático de las curvas de probabilidad.

Sólo nos interesa que comprendas que hay proyectos suficientemente críticos en

tiempo, como para que sea necesario conocer “el peor o mejor de los casos”. Sinembargo, por supuesto existen herramientas informáticas para la gestión de

proyectos que permiten trabajar con estos conceptos de tiempo, y a cada tarea

asignarle tiempos optimistas, tiempos pesimistas, y tiempos más probables.

Para continuar con nuestro ejemplo, a la actividad de abrir 5 huevos le hemos

asignado un tiempo de dos minutos. No obstante, podría considerarse lo

siguiente:

En el caso más optimista (si los huevos se abren perfectamente y no

cae ningún trozo de cáscara de ninguno de ellos): 0,5 minutos.

En el caso más probable (es el que se da un mayor número de veces

y supone que caiga algún trozo de cáscara que deba eliminarse): 0,8

minutos.

El valor esperado (se calcula estadísticamente a partir de los demás): 1

minuto.

El valor pesimista (que se rompan los cuatro huevos, y además, uno de

ellos caiga al suelo y haya que limpiar): 3 minutos.

Para este caso, el rango de tiempo varía entre 0,5 minutos y 3 minutos. Cuanto

mayor sea el riesgo, mayor será el rango de variación. Así mismo, utilizar estos



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“El contenido de incertidumbre en un

proyecto está muy relacionado con el

nivel de confianza; y aunque sea un

proyecto simple habrá cierta

incógnita en las tareas.”

valores mitiga las tendencias extremistas de optimismo o pesimismo que

inconscientemente asignan algunas personas.

Actividades en serie, en paralelo y críticas.

El orden de las actividades depende de la

lógica del proyecto. Algunas tareas necesitarán

ser ejecutadas en un orden sincrónico y

sucesivo, y otras, asincrónico o intercalado.

En otras palabras, hay actividades que no pueden realizarse hasta que otra hayaterminado, las cuales se denominan “tareas en serie”; y, hay otras,

independientes, conocidas como “tareas en paralelo”.

Actividades en serie = (Actividades Dependientes)

Actividades en Paralelo = (Actividades Traslapadas)

En nuestro proyecto de la cena, encontramos actividades que se enmarcan en

estos dos grupos. Veamos:

Las papas sólo pueden ser partidas después de haber sido peladas y lavadas. En

este caso, la tarea no puede ser realizada hasta que las otras hayan

culminado (tareas en serie). De otro lado, freír papas se hará inmediatamente

después de calentar aceite. Aquí, no sólo hay una dependencia, sino

además, una necesidad de ejecución inmediata, tan pronto termina la anterior

actividad.

Entre tanto, la lechuga puede lavarse y cortarse, independientemente del

estado en que esté la tortilla. Estas son tareas en paralelo.



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También, podemos distinguir dos secuencias desde el principio, que

serán la elaboración de la tortilla y la de la ensalada. Las dos deben ser

completadas antes de la última tarea de llevar los platos a la mesa.

Actividades Críticas

De igual manera, hay actividades que no tienen flexibilidad en su tiempo de

ejecución: las críticas o de camino crítico. Si alguna de ellas tiene una

duración distinta a la estimada, la duración del proyecto se verá afectada.

Los programas informáticos de ayuda a la planificación de proyectos (como el

Microsoft Project) permiten definir la relación que existe entre las tareas, y

además, el tipo de relación.

En este caso, las actividades críticas serán:

• Pelar papas• Lavar papas

• Partir papas

• Salar papas

• Calentar aceite

• Freír papas

• Mezclar papas y huevo

• Cuajar primera cara

• Dar vuelta a la tortilla

• Cuajar la otra cara

• Servir tortilla

• Llevar a la mesa



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El plan inicial de este proyecto podría ser el diagrama de Gantt, tal y

como se estudia a continuación:

Gráfico 1. Relación entre tareas y tiempo.

Según el gráfico, el proyecto podría completarse en 54 minutos. Las

líneas punteadas corresponden al espacio que tienen algunas actividades.

Hay unas tareas como “batir los huevos” que se pueden hacer en cualquier

momento antes de la que depende inmediatamente de ellas (mezclar los

huevos batidos con las papas).

Si la actividad de batir los huevos se retrasara 2 minutos, no afectaría a la

duración del proyecto.

La tarea de calentar aceite en principio no sería crítica. Sin embargo, no

presenta holgura de otras tareas como lavar la lechuga. Podríamos calentar el

aceite en cualquier momento anterior a la actividad de freír las papas, pero ¿qué



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pasaría? Tendríamos que tener un sistema para mantener el aceite caliente a

una temperatura constante sin que el aceite se queme.

Como, de acuerdo con nuestros recursos, esto no es posible, existe una relación

de dependencia especial entre esta tarea y la de freír papas, la cual supone que

se hagan inmediatamente la una a continuación de la otra. Por eso, no existe

holgura real para la tarea, sino que deberá ser ejecutada en el instante

planificado.

Identificar las restricciones

Es importante identificar las tareas involucradas en el proyecto, su relación, y

sus dependencias, además del tiempo y la relación de recursos necesarios para

completar el proyecto.

Pero también es trascendental tener en cuenta las posibles restricciones. Los

recursos críticos son limitados.

¿Aumentamos el personal o alargamos el proyecto? La respuesta dependerá de

cuál sea el recurso más crítico, y en último caso, si no hay otra persona, no hay

discusión posible.

Por lo tanto, nos encontramos con dos tipos de restricciones: los recursos

disponibles y el tiempo fijado para realizar el proyecto.

Restricción en recursos: en la programación de tareas, sólo se podrán

tener en cuenta los recursos disponibles. Si no son suficientes, afecta al

tiempo global del proyecto.



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La razón de planificar con una restricción en recursos puede ser de:

o Presupuesto o costo (por ejemplo, una empresa que tenga su

propio equipo de publicistas, recurriría en un gasto adicional sisubcontratara a una agencia creativa para el lanzamiento de un

comercial de televisión).

o Limitaciones de personal cualificado (si el trabajo es demasiado

especializado, es posible que no existan realmente suficientes

personas facultadas para ejecutar tareas en paralelo).

Restricción en tiempo: La principal prioridad es completar el proyecto

en un tiempo dado. Si los recursos disponibles no son suficientes, seprograman recursos alternativos.

Con las herramientas informáticas existentes en el mercado, es sencillo

programar proyectos y examinar alternativas. Se introducen las tareas, su

duración y las relaciones entre ellas, y también, los recursos de mano de

obra, para que el programa ajuste el calendario y presente posible resultados

en términos de tiempos, recurso y costos, entre otros.

En nuestro proyecto de la cena, si estimamos el desarrollo de las tareas,

podríamos utilizar un único recurso de mano de obra, de la siguiente manera.



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“La mayor ventaja de las

herramientas informáticas

disponibles actualmente para realizar

la programación de proyectos es que

permite introducir cambios de este

tipo con relativa sencillez y examinar

las posibles alternativas.”

Gráfico 2. Indicador de tarea y duración de esta.

Las herramientas de gestión de proyectos.

La mayor ventaja de las herramientas informáticas disponibles actualmente para

realizar la programación de proyectos es que permite introducir cambios de

este tipo con relativa sencillez y examinar las posibles alternativas. En el

programa, una vez introducidas las tareas, su duración y las relaciones entre

ellas, bastará con decir si tenemos uno, dos, o

infinitos recursos de mano de obra, para que el

programa ajuste el calendario y nos muestre

los posibles resultados para poder analizarlos

en tiempos de recursos, tiempo, costo, etc.

De esta manera se podrían seguir haciendo ajustes.

Además, este tipo de representación es útil durante todo el proyecto. En unmomento concreto, es posible que el proyecto no se encuentre exactamente en

la realización de las tareas que se habían programado. Una herramienta de

gestión de proyectos permite con relativa sencillez introducir en todo momento



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las desviaciones respecto a la programación y volver a ajustar el plan a la

realidad.

Ajustes

Por ejemplo, en nuestro proyecto de los objetivos era que la tortilla estuviera

recién hecha y caliente. Podríamos desviar las tareas de “cuajar la tortilla” hacia

el final, adelantando la “ensalada”. De esta manera, la tortilla estaría finalizando

en el último momento, y no se vería afectada la duración ni el costo del

proyecto.

Este tipo de representación es útil durante todo el proyecto.

Si por ejemplo quisiéramos revisar nuestro proyecto en el minuto 36, podríamos

ir al gráfico 2, y comprobaríamos que en ese instante se debe “Calentar el

aceite” y la siguiente actividad es la de “Freír papas”.



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