UNIDAD II EL CICLO CONTABLE

REGISTRO Y TRANSACCIONES DE LOS

SISTEMAS CONTABLES

OBJETIVO: Que el estudiante conozca la Cuenta, sus movimientos y saldos, Los Libros

necesarios para llevar la Contabilidad, El proceso de cierre del ciclo contable, balance

de comprobación, Asientos de Ajuste y de corrección, el cierre del inventario y la

elaboración de los estados financieros finales.

UNIVERSIDAD DE EL SALVADORFACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIALContabilidad y Costos

LIBROS CONTABLES

¿Qué son?... Son aquellos en los cuales se llevan a cabo las diversas registraciones

contables.

¿Qué funciones cumplen?...1. Constancia escrita de los actos de la

empresa.2. Registro de la composición y variación del

patrimonio.3. Transcripción de los inventarios y de los

estados contables (informes sintéticos que prepara la contabilidad).

4. Cumplimiento de determinadas exigencias legales (comerciales, tributarias, etc.).

En caso de cese del ente, ¿qué debe hacerse con ellos?... Según el Código de Comercio, deben conservarse por diez años desde el cese del negocio, junto con la documentación respaldatoria.

¿Cómo se clasifican?...

1. Los libros principales, dado su contenido global y sintético, son (1) el Diario, (2) el Mayor y (3) el de Inventarios y balances. Pueden considerarse auxiliares los demás (con contenido parcial y detallado).

2. Los libros obligatorios según el Código de Comercio son (1) el Diario y (2) el de Inventarios y balances. Los demás, desde este punto de vista, son no obligatorios.

Diario: En él se registran las operaciones mediante asientos –que emplean cuentas–, en forma cronológica y en el orden en que van ocurriendo (día a día y, en ciertos casos, mensualmente –mediante asientos resúmenes–).

Inventarios y balances: Se inicia con la composición y valoración detallada del patrimonio de la empresa (inventario inicial). Posteriormente básicamente se anotan los inventarios de cierre (composición y valoración detallada del patrimonio al cabo de un período) y se transcriben los estados contables.

Modo de llevar los libros contables - Formalidades:

(a)Encuadernados: Con las hojas fijas, no sueltas.(b)Foliados: Cada hoja numerada

consecutivamente.(c)Rubricados: Habilitados por el Tribunal de

Comercio, con nota datada y firmada del destino del libro, del nombre de aquel a quien pertenezca y del número de hojas que contenga.

Modo de llevar los libros contables - Prohibiciones: Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones; dejar blancos o huecos; hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas (los errores y las omisiones se salvan por medio de un nuevo asiento hecho en la fecha en que aquellos se advierten); tachar asientos; mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la encuadernación y foliación.Asimismo, los libros deben estar en idioma nacional o ser traducidos.

Registros en el libro Diario

Registros en el libro Mayor

FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS OBLIGATORIOS

Ventaja de llevarlos adecuadamente: De no respetarse lo anterior, los libros pierden valor en juicio en favor del comerciante a quien pertenecen, siendo ese valor la principal ventaja de llevarlos correctamente. DATO: Para que las sociedades comerciales puedan llevarlos por medios mecánicos, electrónicos u otros e imprimirlos en hojas móviles (luego encarpetadas –cosidas o pegadas– y foliadas)

O incluso almacenarlos en medios como discos ópticos o CD`S, no regrabables sin imprimirlos, se requiere dictamen o informe de contador público y autorización de la autoridad de contralor (dirección de inspección de personas jurídicas / registro público de comercio). (esto no rige para el l ibro de inventarios y balances, que debe estar encuadernado, foliado y rubricado .

LIBROS NO OBLIGATORIOS

El sistema contable los emplea para funcionar mejor. Así, el ente puede tener tantos como desee y le sean convenientes o como sean necesarios para determinadas actividades.Si bien el Código de Comercio prevé las formalidades de encuadernación, foliación y rúbrica para los libros indispensables, extiende las prohibiciones detalladas a los libros auxiliares.Mayor: Registro sistemático que tiene habilitada una hoja o una ficha para cada cuenta, donde figuran los elementos de la misma (nombre, fecha, detalle, debe, haber y saldo) y que se realiza a partir de las registraciones (asientos) del libro Diario. Tiene por finalidad mostrar los movimientos y el saldo de cada una de las cuentas utilizadas en el libro Diario.DATO: Los aplicativos contables han automatizado los «pases» al mayor y la posterior preparación del balance de comprobación de sumas y saldos.

EL CICLO CONTABLE

LIBROS PRINCIPALES EN EL CICLO CONTABLE

EL CICLO CONTABLE

[1] Captación de la informaciónSólo aquellos hechos, transacciones, y operaciones relevantes a la entidad y que se puedan expresar en forma monetaria

[2] Valorar y RepresentarLa valoración según normas de valoraciónRepresentar en cuentas (Mayores)

[3] Registrar OperacionesEn el Libro Diario por partida doble

[4] Comunicar InformaciónPreparar los Estados Financieros y publicarlos

[5] Interpretar y AnalizarAnálisis de estados financieros para tomar decisiones económicas racionales (siguiente trimestre)

El ciclo contable en la práctica (resumen)

1. Identificar situación inicial (Balance inicial) Asiento de apertura: saldos iniciales en cuentas2. Registro de operaciones del ejercicio En el libro diario y su traspaso a los mayores3. Balance de Sumas y Saldos Comprobación de errores y omisiones4. Agregación y elaboración Estados Financieros Estado de Resultados (regularización), Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en el Capital Neto, Balance de Situación (asiento de cierre)

# Fecha Cuenta Descripción Debe Haber

1 01/01/xx

Activos Asiento de apertura x.xxx

NetosPasivos

y.yyyz.zzz

1. Identificar situación inicial

. Balance de situación inicial. Identificación del período/ejercicio

económico. Asiento de apertura en el diario

2. Registro de Operaciones del ejercicio

Por cada operación• Identificar las cuentas que intervienen

• Medir la variación de cada cuenta• Introducir el asiento en el diario• Traspaso al Mayor (automático)Revisión de errores

• Anulación de asiento (importes negativos)

• Asiento compensatorio (por la diferencia)

Cuenta

Balance de Sumas Balance de saldos

SumasDebe

SumasHaber

SaldoDeudor

SaldoAcreedor

Activos x.xxx x.xxx x.xxx

Pasivos x.xxx x.xxx x.xxx

Neto x.xxx x.xxx x.xxx

Ingresos x.xxx x.xxx x.xxx

Gastos x.xxx x.xxx x.xxx

TOTALES y.yyy y.yyy y.yyy y.yyy

3. Balance de Sumas y SaldosPermite comprobar saldos de todas

cuentas

# Fecha Cuenta Descripción Debe Haber

X 31/12/xx Ingresos Asiento cálculo del Resultado, Regularización

x.xxx

GastosResultado Ejercicio (PN)

y.yyyz.zzz

4. Elaboración de Estados Financieros. Estado de Resultados

. Cerrar las cuentas de ingresos y gastos contra la cuenta de Resultado del

Ejercicio, cuenta de Patrimonio Neto

LA CUENTA

Concepto de cuenta: Es la herramienta que emplea la contabilidad para representar el patrimonio y sus variaciones, permitiendo agrupar elementos homogéneos o con la misma función y hechos del mismo tipo.Plan de cuentas: Es el listado sistemáticamente organizado de todas las cuentas que se emplean en la contabilidad de la empresa.Manual de cuentas: Es el instrumento que explica detalladamente el concepto y significado de cada cuenta, los motivos de sus débitos y créditos, qué representa su saldo, y otros datos que sirven para el funcionamiento del sistema de información contable del ente.

ELEMENTOS DE LA CUENTANombre.Fecha de la operación o hecho.Detalle de dicha operación o hecho.Parte numérica: Importes.Debe: Columna de la izquierda. Debitar: Hacer una anotación en el debe.Haber: Columna de la derecha. Acreditar: Hacer una anotación en el haber.Saldo: Diferencia entre el debe y el haber. Puede ser:Saldo deudor: El total del debe es mayor que el del haber.Saldo acreedor: El total del debe es menor que el del haber.Saldo nulo (cuenta saldada): El total del debe es igual al del haber; el saldo es cero.

Las clases de cuentas, sus movimientos y sus saldos

Es un plan de cuentas que nos sirve para el registro, clasificación y aplicación de las operaciones a las actividades correspondientes.

OBJETIVO E IMPORTANCIA :

Es la base administrativa del sistema contable.Sirve para unificar los criterios de registros de informe de las transaccionesrealizadas.Es la guía para la elaboración de los estados financieros y presupuestos 

EL CATALOGO DE CUENTAS

VENTAJAS:

Constituyen una norma escrita de carácter permanente que limita los errores de clasificación.

Facilita la consolidación de cifras de las sucursales a la matriz.

Siendo una guía, no se requiere de personal de alta especialización contable para su manejo.

La elaboración de asientos contables se traduce en economía de tiempo y gasto.

CLASIFICACIÓN:

•SISTEMA DECIMAL: se basa en la clasif icación de grupos a subgrupos tomando como base la numeración del cero al nueve

•SISTEMA NUMÉRICO:: se basa en la clasif icación de grupos asignados a un número corrido a cada una de las cuentas.

•SISTEMA NEMOTÉCNICO: se basa en el empleo de letras que representan una característica especial o particular de la cuenta, facil itando su recuerdo.

•SISTEMA ALFABETICO : se basa en la aplicación del alfabeto para clasificar las cuentas de la a hasta la z. 

•SISTEMA COMBINADO O MIXTO: es la combinación de todos o varios de los anteriores.INTEGRACIÓN: básicamente lo integran los siguientes componentes :

•RUBROS: nombre de la división de los elementos del balance general que agrupa a las cuentas propias de cada división.

•CUENTAS: nombre que se asigna a cada uno de los conceptos que integran el activo, pasivo y el capital contable de la entidad económica.•SUBCUENTAS : nombre que se asigna a cada uno de los elementos que detallan una cuenta.

Representan la información f inanciera de la empresa a personas encargadas de la toma de decisiones, ya sea en la empresa o fuera de ella.

Básicamente el objetivo de los estados f inancieros es proporcionar información sobre:

A. La situación f inanciera de la entidad en cierta fecha

B. Los resultados de sus operaciones en un período

C. Los cambios en la situación f inanciera por el período contable terminado a la fecha

D. Los cambios en la inversión de los propietarios durante el período

4. Estados Financieros y sus Elementos

1 . UTILIDAD: adecuarse a los propósitos del usuario sin exagerar la cantidad de información por lo que la ésta debe ser: signif icativa ( ¿para qué? ) , relevante (¿cuánto? ) , oportuna (¿ cuándo?) y veraz .

2. CONFIABILIDAD: como los estados f inancieros son un producto del proceso contable de una empresa, estos deben tener un respaldo verif icable de uso además de ser consistentes con el objetivo para lo que son creados.

3. PROVISIONALIDAD: la información de los estados f inancieros incluyen estimaciones necesarias para determinar los datos pertinentes a cada período contable.

Las características de los Estados Financieros deben estar de acuerdo a las NIIF, podemos definir tres grandes

características:

BASE EFECTIVO: no se regis tra la operac ión hasta que se haya rec ib ido o entregado e l d inero en e fect ivo. 

BASE ACUMULACIÓN: se registra la operación en el momento en que ocurre, s in importar s i hay pago o ingreso de dinero al mismo t iempo. De conformidad con e l pr inc ip io de reve lac ión suf ic iente la in formación debe ser c lara y comprens ib le para lograr juzgar la s i tuac ión f inanciera de la empresa .Por lo que un estado f inanciero es tá integrado por : ENCABEZADO: 1 . NOMBRE, RAZÓN O DENOMINACIÓN SOCIAL DE LA EMPRESA 2 . NOMBRE DEL ESTADO A TRABAJAR 3 . FECHA O PERÍODO CONTABLE POR EL CUAL SE FORMULA

Pero hay que recordar que esta información tiene sus limitantes, por ejemplo la base de registros de las cuentas, que son dos:

 

Presenta un resumen de los ingresos , costos , gastos , ganancias y pérdidas de una ent idad durante un

per íodo especí f ico. para apegar lo a la rea l idad de operación del per íodo especí f ico no se inc luyen las

invers iones n i ret i ros hechos por e l dueño .

ELEMENTOS 

ingresos : son f lu jos de en t rada de ac t i vos que se producen por l a s operac iones de producc ión de b ienes o pres tac ión de se rv ic ios , s i endo é s tas l a s operac iones de l a en t idad . COSTOS: va lor de los recursos que se sacr i f i can económicamente para lograr un b ien o se rv ic io . t oda en t idad recurre a un cos to para obtener ingresos ; l os cos tos con potenc ia l para generar ingresos son “cos tos ac t i vos” , l os cos tos exp i rados o aque l los u t i l i zados y que han perd ido todo potenc ia l generador de ingresos son los gas tos . GANANCIAS : son aumentos de l cap i ta l con tab le resu l tan tes de l a d i f e renc ia en t re ingresos y gas tos . PÉRDIDAS : d i sminuc ión de l cap i ta l con tab le resu l tante de l a d i f e renc ia an te r ior.

Estado de Resultados

CLÍNICAS MEDICAS GOMEZ ESTADO DE RESULTADOS

DEL 1 A L 31 DE DICIEMBRE DEL 20XX 

CUERPO: en él se dejará constancia de lo que la entidad ha operado, por lo que la información debe ser correcta, clara, veraz y comparable. PIE: nombre y firma de las personas que lo elaboraron, revisaron y autorizado. También se le puede anexar información explicativa y complementaria, haciéndose referencia al renglón del estado correspondiente. 

 

La capac idad de la empresa para generar recursos .ut i l idades (pos i t ivas o negat ivas) capac idad de la empresa para cumpl i r con sus obl igac iones a sus dueños y a terceros

eva luar los cambios de la empresa debido a las t ransacc iones corr ientes en un per íodo determinado es te

informe es l lamado también : “estado de pérdidas y ganancias”

“ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS EN CABEZADO” 

N OM BR E DE I N GR ESOS: SALDOSASDFG $ XXXX

QWER $ XXXXTOTAL DE I NGR ESOS $ XXXX

MEN OS N OMBR ES DE GASTOS :SFGA $ YYYYFGER $ YYYY

TOTAL DE GASTOS $ YYYYU TI L I DADES AN TES DE I MP U ESTOS $ ZZZZ

MEN OS I MPU ESTOS SOBR E LA R EN TA $ I I I I I I I I IU TI L I DAD DESPU ÉS DE I MPU ESTO  $ U U U

Por lo anterior el Estado de Resultados nos da la siguiente información:

Es como la fotografía de una entidad en términos monetarios, por lo que nos informa para un momento dado o una fecha determinada, también es l lamado “estado de la s ituación f inanciera”

SUS ELEMENTOS INFORMATIVOS SON:

Los activos, pasivos y el capital por lo que representa la dualidad económica de la empresa; y se pretende conocer de él:

• LIQUIDEZ DE LA EMPRESA• CAPITAL DE TRABAJO• PORCENTAJE DE RECURSOS APORTADOS POR LOS PROPIETARIOS Y APORTADOS POR LOS ACREEDORES• EL RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSIÓN

Balance General

A) CON LA FÓRMULA A – P = C, PRESENTANDO LAS CUENTAS EN FORMA VERTICAL ( FORMA DE REPORTE) :

 ENCABEZADO

 NOMBRES DE ACTIVOS SALDOS

XXXXXXX $ YYYXXXXXXX YYY

TOTAL DE ACTIVOS $ ZZZZ

PARTICIPACIONES: SADOS

NOMBRES DE PASIVOSXXXXX $ YYYXXXXX YYY

TOTAL DE PASIVOS $ YYY CAPITAL CONTABLE $ XXX

TOTAL PARTICIPACIONES $ZZZZ

El Balance General tiene dos formas de presentación:

ENCABEZADONOMBRES DE NOMBRES DE

ACTIVOS SALDOS PASIVOS SALDOS $ XXX $YYY XXX YYY

TOTAL PASIVOS YYY NOMBRES

CAPITAL $ ZZZ ZZZ

TOTAL CAPITAL ZZZ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

TOTAL ACTIVOS $ SSSS TOTAL PARTICIPACIONES $ SSSS

B) Forma de cuenta: Obedece a la ecuación A= P+C, nos permite apreciar más objetivamente la dualidad económica de la empresa, a izquierda aparece los recursos de esta y a

la derecha las fuentes de obtención de dichos recursos. 

Presenta un resumen de los cambios rea l i zados en e l cap i ta l contab le durante e l per íodo en es tud io. e l aumento de l cap i ta l se da en la invers ión y las u t i l idades netas de l per íodo , las d i sminuc iones por re t i ros de l prop ie tar io o pérd idas netas .

 ¿ INVE RTIR? PARA D IS MINUIR PAS IVOS

  PARA AUME NTAR AC TIVOS E N GRAN E S C ALA 

¿RE TIRAR? POR D IS TRIBUC IÓN D E D IVID E ND OS  POR TRAS PAS OS D E AC TIVOS A PAS IVOS D E L

PROPIE TARIO

 ENCABEZADO 

INVERSIONES $XXXXXXXX

TOTAL DE INVERSIONES XXXX

MENOS RETIROS $YYYY YYYY

TOTAL DESINVERSIONES YYYY

C A P I TA L C O N TA B L E $ Z Z Z Z Z 

Estado de Capital

SU FINALIDAD ES VERIFICAR SI LOS ASIENTOS EN LAS DIFERENTES CUENTAS ESTÁN BIEN REALIZADAS,

SEGÚN SU SALDO. 

ENCABEZADO .

NOMBRES DE LAS CUENTAS SALDOS .

DEBE HABER AAAAAAAA $ XXX

BBBBBBBB $ YYY CCCCCCC XXXX

DDDDDD ___ _ _ _ _ _ _ YYYYTOTAL $ ZZZZZ $

ZZZZZ 

EL TOTAL DEL DEBE SIEMPRE SERÁ IGUAL AL TOTAL DEL HABER

Balance de Comprobación

RELACIONES ENTRE GASTOS Y DESEMBOLSOS

1. Gasto y desembolso ocurren en el mismo momento.2. Gasto se reconoce antes del desembolso.3. Gasto se reconoce después del desembolso.

RELACIONES ENTRE INGRESO Y ENTRADA DE EFECTIVO

1. Ingreso y entrada de efectivo ocurren al mismo tiempo.2. Ingreso se reconoce antes de la entrada de efectivo.3. Ingreso se reconoce después de la entrada de efectivo

Es una actividad de intercambio (compra-venta) que presenta sus efectos en las cuentas de activos, pasivos y capital.

COMPRAS: toda compra afecta las cuentas de: efectivo, cpp e inventarios .Se presentan dos casos:

COMPRAS AL CONTADO:DISMINUYE EL EFECTIVO AUMENTA INVENTARIOUNA PROPIEDAD DE DINERO EN EFECTIVO SE CONVIERTE EN UNA PROPIEDAD DE MATERIALES

COMPRAS AL CRÉDITO:AUMENTA CPP AUMENTA INVENTARIO

TRANSACCIÓN U OPERACIÓN COMERCIAL

VENTAS: Con el precio de venta se debe garantizar que se tendrá algún beneficio, además de recuperar los costos.Toda venta ya no tendrá dos efectos sino tres por que tendrá un efecto implícito en el resultado.EN TODA VENTA SE PRESENTAN DOS CASOS:1. VENTAS AL CONTADO:DISMINUYE INVENTARIO AUMENTA

EFECTIVO

2. VENTAS AL CRÉDITO:DISMINUYE INVENTARIO AUMENTA CPC

 En la mayoría de transacciones se encuentra claramente definido cómo identificar la manera correcta de registrarlas en las cuentas, pero hay casos, y en específico en el registro base acumulación, que se necesitan más de dos cuentas para realizar correctamente dicha transacción. 

CASOS ESPECIALES

1 ) AVISOS DE SERVICIOS PRESTADOS

2) COMPRAS

  3) VENTAS

TRATAMIENTOS ESPECIALES EN ALGUNAS CUENTAS

SEGÚN LA BASE ACUMULACIÓN SE PUEDE REGISTRAR DE DOS FORMAS:

a) Registrar la transacción al momento en que llega el recibo. 1. Llega el recibo con una cantidad X 2. Se paga el recibo

1. Avisos de Servicios prestados

b) Registrar la transacción hasta que se realice el pago. ( igual que base efectivo.)

1. En la fecha correspondiente al desembolso se paga el recibo con la cantidad X

 

EJERCICIOS.J. D. recibe una factura de cobro de anuncios por propaganda real izada en la prensa, del mes anterior por $ 500; pagándolas 15 días después.SEGÚN: A) B)

X (11)xXXXX1) XX

1) 500 500 (1

Esta es una de las func iones más importantes de la empresa , l as compras pueden ser de dos formas : a l c réd i to o a l contado , en condic iones normales los reg is tros só lo a fectan a dos cuentas

PERO SIEMPRE EXISTIRÁN ALGUNOS CASOS ESPECIALES LOS CUALES DESCRIBIREMOS A

CONTINUACIÓN: 

A ) DESCUENTOS SOBRE COMPRAS. B) DEVOLUCIONES Y /O BONIFICACIONES SOBRE COMPRAS. C) FLETES

2. Compras

A) DESCUENTO SOBRE COMPRASESTOS PUEDEN SER:

• Descuentos comerciales o por catálogos: manejado por grandes volúmenes de producción o compras.

• Realizados como premios a la puntualidad de pago.

 

CUANDO LAS COMPRAS SON EN EFECTIVO SÓLO EXISTE EL DESCUENTO COMERCIAL.EJEMPLO 1:Se real iza una compra de mercadería por un valor de $ 6,000 el día 15 de agosto, apl icándosele un descuento comercial del 10% pagando el total en efect ivo.Si se le hizo descuento por el pr incipio de costo debe registrarse $ 5,400.

EJEMPLO 2 :

Una empresa comercial izadora necesita comprar hornos microondas para su negocio, s i los compra en electrónica s .a . t iene la s iguiente ventaja:de 3 a 5 hornos se le hace el 15% de descuentode 6 a 11 hornos el 20%de 12 o más el 35% Si el precio original del horno es a $ 775 cada uno, y se compran 10 aparatos ¿como quedaría registrada la transacción?. En el caso de descuento por pronto pago, se recompensa al c l iente, s i é l paga en un período menor que el convenido. generalmente se trabaja con la s iguiente nomenclatura: ( 2 /15 n/30) que s ignif ica el 2% de descuento si se paga en los primeros 15 días , nada de descuento s i paga después de los 15 días y el l ímite de crédito es de 30 días.

PARA ESTE CASO SE TIENEN DOS TIPOS DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO :

PRECIO NETO Y PRECIO BRUTO

Se registra la cantidad de la compra con el descuento aplicado, suponiendo que se aprovecha el descuento, pagando dentro del período vigente. 

$ 6,200 x 0.02 = $ 124 de descuento 6,200 – 124 =$ 6,076 el pago real. el registro sería

SUPONIENDO QUE PAGÓ EL 20 DE AGOSTO (DENTRO DEL PERÍODO DE APROVECHAMIENTO DEL DESCUENTO)

 

Solamente se afectaron tres cuentas, s in tratamiento especial . Pero supongamos que pagó hasta el 30 de septiembre. ( fuera del período de aprovechamiento de descuento)

Se registra la cantidad a su precio normal s in asumir descuentos .

  

 

Asumiendo que pagó el 20 de agosto (dentro del período de aprovechamiento de descuento) .

    

Asumiendo que pagó el 30 de septiembre ( fuera del período de aprovechamiento de descuento) .

 

 

El método a uti l izar dependerá de las pol í t icas de registro de la empresa, el pr imer método registra el uso de los descuentos desde el momento de la transacción el segundo sobre valúa la mercadería en el período.

B) DEVOLUCIONES Y/O BONIFICACIONES SOBRE COMPRAS

DEVOLUCIÓN : representa el valor de la mercadería que la empresa regresa a sus proveedores por no cumplir con las especif icaciones requeridas o por defectos cargados a los proveedores.

BONIFICACIÓN: cuando la empresa decide quedarse con la mercadería pero se le hace una disminución sobre el precio or iginal o cuando el proveedor decide hacer una rebaja por una compra de gran volumen de mercadería s in ser ofertada. Ejemplo: Se compran 5 equipos de computación a $ 2,000 cada uno.

Dos de estos equipos están defectuosos y se regresan al proveedor, por tal motivo se necesita de una cuenta denominada  

Pero, si en lugar de devolverlos se acepta quedarse con ellas más una bonificación de $1,000, por ambas, el registro será el siguiente:

C) FLETESEntenderemos como fletes los costos pagados

por el traslado de la mercancía adquirida.

Cuando éste lo absorbe el comprador se denomina “flete punto embarque”(FOB) y si lo absorbe o paga el vendedor es “ f lete punto destino”(CIF), generalmente es pagado por el comprador.

EJEMPLO:Se pagó $ 200 de flete por mercadería comprada en $ 10,000.

 

Si en la compra se aplica el 10% de descuento comercial su tratamiento sería: $ 10,000*0.9 = 9,000

   

Ya que el descuento no aplica al f lete.El registro de las compras sólo incluye su valor de pago, pero para poder calcular si hubo util idades reales o no, hay que tomar en cuenta los ahorros o los gastos incurridos para su adquisición. a esto se le denomina compras neta. Compras Netas = compras - descuentos /compras - devoluciones/compras – bonificaciones/compras + fletes

 

Esta depende del t ipo de inventario que se l leve en la empresa. en la práctica existen dos tipos de inventarios:

A) Inventario Físico o PeriódicoB) Inventario Perpetuo

 A) INVENTARIO FÍSICONo se registra continuamente los costos de sus inventarios se aplica en las empresas donde su volumen de operaciones es grandísimo y no hay oportunidad de contabilizar el producto al detalle por lo que el costo de sus artículos no se sabe de inmediato. también es aplicado en las ventas al detalle tales como supermercados y farmacias. Para este tipo de registro se debe conocer los siguientes elementos:

3. Ventas

INVENTARIO INICIAL: es el importe de mercadería en que se inicia el período contable.COMPRAS NETAS: importe de las mercaderías adquiridas durante el períodoINVENTARIO FINAL: importe de las mercaderías no vendidas (o en existencia) al terminar el período contable.

Para este t ipo de inventario en ventas solo se involucran las cuentas .

El vendedor al realizar descuentos, bonificaciones y devoluciones disminuyen sus ingresos y s i éste paga los f letes eleva el costo de sus mercancías y sus ingresos también son disminuidos. por el principio de registro no se deben realizar estas transacciones en las mismas cuentas de ingresos por ventas sino abrir las correspondientes cuentas.

Vendo $ 5,000 en mercadería al crédito .

De los $ 5,000 vendidos me devuelven mercadería con valor de $ 600 por encontrarse dañada.

Pero, se hace un trato con el c l iente, se queda con la mercadería dañada y se le bonif ica con $ 100.

 

En la venta de $ 10,000 al crédito se le da al cliente la condición (5/15n/30) a los 5 días paga el 50% del monto y el resto lo paga 17 días después.

Aquí existen tres transacciones la de compra, primer pago que el cliente aprovecha el descuento y el pago final en que no lo aprovechó. es importante destacar que en las ventas solamente se hace el registro a precio bruto.

También se puede realizar el cálculo de las ventas netas.

Ventas Netas = ingresos x ventas – descuentos/ventas –devoluciones/ventas – bonificaciones/ventas - fletes  

Calculo del costo de lo vendido para inventario f ísicoPara conocer la util idad del período se necesita saber cuál fue el gasto originado en los movimientos de mercadería, a través de sus elementos

  

Utilidad de Comercializacion = ventas netas – costo de lo vendido

Se hace un registro de cada producto detal lando fecha de entrada o sal ida, cantidad, precio unitario y valor total , es muy úti l para la empresa manufacturera y en negocios donde es necesario saber el costo de los productos en el instante. e jemplo: ventas de electrodomésticos.en real idad es el t ipo de inventario que debería l levar toda empresa.Para el registro de compras, se dan los mismos tratamientos que en el inventario f ís ico, lo único que cambia es la cuenta compras, ya que los registros de ésta pasan a inventarios cargando cada adquisición.para el registro de ventas se involucran cuatro cuentas:

  INGRESO

B) INVENTARIO PERPETUO

INGRESO

Vendo mercadería al contado por $ 5,000 que me costó $ 2,000

Los tratamientos de devolución, descuentos y bonificaciones se realizan de la siguiente manera:

 DEVOLUCIONES.Si en la venta anterior resultó $ 500 de mercadería defectuosa y me la devuelven el registro correspondiente es :

Ejemplo:

Pero si el lugar de recibir la mercadería defectuosa, sólo le pago al cliente una bonificación de $ 100. el registro es :

DESCUENTO POR PRONTO PAGOVendo en $ 5,000 mercadería que me costó $ 3,000 al crédito 2/15n/30, y me pagan 8 días después

Bonificaciones

 En la práctica de la comercialización, para el país existe un tratamiento contable de impuesto indirecto, que se realiza al consumo de bienes y servicios y pretende alcanzar al comprador final denominado consumidor, éste es el IVA que para el salvador es el 13% del valor de los productos aplicables.

Las cuentas específicas asignadas a este proceso son el IVA acreditable, conocida también como IVA pagado, o IVA por acreditar que es uti l izada para las transacciones de compras y pertenece al rubro de los activos y el IVA retenido conocida también como IVA cobrado o IVA por pagar, que es uti l izada para las transacciones de ventas y pertenece al rubro de los pasivos.

 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

(IVA)

Una vez terminado el período contable se debe real izar el tratamiento de consol idación entre ambas:

Si e l saldo de la cuenta del impuesto acreditable es mayor que las retenciones, se t iene un saldo a favor.

Pero, s i e l saldo retenido es mayor que el acreditable se t iene impuesto a pagar o cargo que es l iquidado en la declaración. Su registro contable es el s iguiente:

Cuando se compra algún producto o insumo requerido para las operaciones normales de la empresa ( en la cual se declara) las cuentas involucradas son:

Bien o insumo adquir ido IVA acreditable Efect ivo o cxp

El 15 de agosto la empresa “ paletas frías” compra algunos insumos para la elaboración de sus productos, cuyo monto es de $ 50,000:

Para la realización de una venta o de un servicio además de las cuentas vistas anteriormente se util iza: IVA por pagar

Por ejemplo, “paletas frías” realizó una venta con un monto de $ 200,000 el 20 de agosto:

Ejemplo:

Suponiendo que sólo se realizó estas dos operaciones que involucraron IVA durante el período las cuentas IVA involucradas deben compensarse para obtener la cantidad de impuesto al valor agregado que deberá pagar al f isco, en nuestro país al ministerio de hacienda.

POR LA COMPRA DE MERCADERÍA AL CRÉDITO:

Se compra mercadería al crédito por $200,000. IVA PENDIENTE COMPRAS DE ACREDITAR PROVEEDORES

$200,000 $226,000 $26,000

POR LA VENTA DE MERCADERÍA AL CRÉDITO:

Se vende mercadería al crédito por $100,000. IVA

PENDIENTE INGRESO POR VENTA CXC DE CAUSAR(PAGAR)

$113 ,000 $13 ,000

$100 ,000

M u c h a s v e c e s e n e l r e g i s t r o b a s e a c u m u l a c i ó n l a s c u e n t a s a b i e r t a s p o r c i e r t a s t r a n s a c c i o n e s d e b e n a c t u a l i z a r s e y a q u e e n e l t r a n s c u r s o d e l p e r í o d o c o n t a b l e v a n v a r i a n d o s u s s a l d o s s i n q u e h a y a a l g u n a t r a n s a c c i ó n e s p e c í f i c a . e s t a d e s v e n t a j a n o o c u r r e c u a n d o s e t r a b a j a c o n e l r e g i s t r o b a s e e f e c t i v o , y a q u e e l i n g r e s o o g a s t o s e r e g i s t r a h a s t a q u e e s t o s s e a n e f e c t u a d o s .

E J E M P L O : Se compró mater ia les para e l p roceso de producc ión por $ 12 ,000 . 

   

El prob lema es que en e l es tado de resu l tado se presenta un gas to de $ 12 ,000 que re f l e ja r ía una gran ba ja de ut i l i dades y l o que es peor has ta pérd idas i r rea les ¿porqué?

Porque aún cuando se han desembolsado $ 12 ,000 para comprar mater ia les és tos pueden no ser u t i l i zados en su to ta l idad en e l momento , y e l cos to de los u t i l i zados se inc luye en e l p roceso product i vo de l c i c lo contab le v igente y aún no p ierde su potenc ia l generador de ut i l idades , a l menos en es te c i c lo contab le .

 ASIENTOS DE AJUSTES.

Aquí esa compra ref le ja un act ivo para la empresa y los saldos se apegarían más a los e jercic ios real izados durante el período. pero al f inal del c ic lo parte de ese inventario ya fue uti l izado, por lo que ya no se cuenta con el la para producir art ículos , s i se dejaran las cuentas en su estado inic ia l también presentarían datos fa lsos, no tan irreales como los registros base efect ivo, pero s iempre habría error.EN EL REGISTRO BASE ACUMULACIÓN, PARA ESTE CASO, SE REALIZAN LAS SIGUIENTES CUENTAS.

Por eso en el registro base acumulación es necesario que al f inal del período contable se revisen las cuentas registradas, no todas requerirán actualización, pero, las cuentas que se crean convenientes se deben actualizar; a este proceso se le denomina ajuste. luego de esto se elaboran los estados financieros con datos reales .

Para el caso anterior se abriría una tercera cuenta en que se reflejara el gasto por uso de materiales, y se abona en el inventario la baja de este producto.

     

LOS ASIENTOS DE AJUSTES SE DIVIDEN EN 5 CATEGORÍAS:

1. GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO2. DEPRECIACIÓN3. GASTOS ACUMULADOS4. INGRESOS ACUMULADOS5. INGRESOS NO DEVENGADOS

Son una categor ía de act i vos var ios que normalmente vencen o se consumen en un futuro cercano. los e jemplos más comunes son e l a lqui ler, seguro y la propaganda. E jemplo 1 : E l uno de abr i l se pagó $ 6 ,000 en concepto de a lqui ler por t res meses ade lantados .   

Al c ierre de l per íodo ( 30 de abr i l ) se debe regis t rar e l venc imiento de l derecho de l loca l en e l pr imer mes , por lo que esa par te se conv ier te en gasto. 6 ,000 / 3 meses = 2 ,000Ya se usó e l derecho de a lqui ler de abr i l por 2 ,000 

Al c ierre de l per íodo contable la cuenta a lqui ler pagado por ade lantado re f le jará la cant idad de $ 4 ,000 que es la cant idad correspondiente a los dos meses s iguientes en que se tendrá derecho de es tar en e l loca l .

1. GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO

La empresa supersa pagó el uno de marzo $ 4,800 correspondientes a una pól iza de seguro vigente por 2 años.

 

La póliza de seguro adquirida proporcionará protección durante dos años, el primer mes ya terminó ( 31 de marzo), así que la parte correspondiente a estas fechas se convierte en gasto, actualizando las cuentas el registro sería: 4,800/ 24 meses = 200Ya se gastó el derecho del seguro de marzo por 200

  

Ejemplo 2:

Se compró suministros por $ 800 para el mes

 No es práctico ir contabilizando diariamente el suministro que se va util izando, sino que al f inal del período se hace una inspección de lo que queda. (similar al inventario f ísico)Al f inal del mes se hizo la contabilización de los suministros existentes, siendo su valor $ 300.

Si inicialmente se tenía $800y hay en existencia $ 300el gasto a registrar es de $ 500

Ejemplo 3:

Apl icado a los act ivos f i jos de una empresa , la depreciac ión es la decl inación de la ut i l idad (medida en $) de dichos act ivos , a través del t iempo. ( excepto los terrenos) esta decl inación es un gasto , ex is ten var ias formas de apl icación de la depreciación, para efectos de estudios apl icaremos e l método de la l ínea recta .

  

Recordando que s i se usara la base efectivo en el registro de compra de un bien éste pasaría directamente a ser un gasto, lo cual no es cierto.

 2. DEPRECIACIÓN

El 5 de julio se compra equipo valorado en $ 50,000 al crédito, y se calcula una vida útil de 15 años con un valor f inal de cero. 

  Al 31 de julio su período contable es mensual, así que se necesita depreciar el equipo a su primer mes de uso.CARGO ANUAL DE DEPRECIACIÓN = P - L = 50,000 – 0 = $ 3,333.33 N 15DEPRECIACIÓN MENSUAL = 3,333.33/ 12 MESES= $ 277.78 /MES

Algo interesante es que la cuenta maquinaria y equipo no es tocada para efectos de deprecación, sino que se abre la cuenta depreciación acumulada que reflejará el descuento del costo original del equipo, por lo que en el transcurso del tiempo en el año n estas cuentas se saldarán. 

por el principio de costo nominal la cuenta maquinaria y equipo mantendrá su costo de adquisición, pero si se quisiera vender, se calcula su valor hasta ese momento denominado valor en libros de la siguiente forma:

  

Por e jemplo al 31 de jul io del primer año de adquisición ( al mes), se tendrá el valor de actual de este equipo de :valor en l ibros = 50,000 – 277.78valor en l ibros = $ 49,722.22 a partir del 31 de jul io hasta f inal de agosto de ese año . 

DOS CASOS ESPECIALES DE LA DEPRECACIÓN SON: LA AMORTIZACIÓN Y EL AGOTAMIENTO. 

AMORTIZACIÓN: es el declinamiento del valor de los activos no tangibles de la empresa tales como: remodelaciones, instalaciones, patentes, marcas de registros , etc.

AMORTIZACIÓN = P/N= VALOR DEL ACTIVO/ TIEMPO DE DURACIÓN

ESTIMADO

Se hizo una remodelación de las instalaciones de producción de una empresa, sus gastos son de $ 20,000 y se le estima una duración de 5 años. registre su correspondiente ajuste, mensual.

Para el cálculo: p/n = 20,000/5 años = 4,000 anual = 4,000/12 meses = $ 333.33

Ejemplo:

Es la declinación del valor de los recursos naturales que son fuente de materia para el proceso productivo de la empresa, tales como: minas de uranio, pedreras, pozos petroleros, etc.se calcula por el método de depreciación de unidades de producción. dependiendo de las unidades estimadas en un período.Ejemplo: un pozo petrolero contiene un estimado de 10,000 barriles de petróleo, cuyo valor estimado es de $ 100,000 si en el primer año se extraen 300 barriles, su registro por agotamiento sería:   cargo por agotamiento $ 100,000/10,000 barriles = $ 10Si se extraen 3000 barriles el cargo de este período es = 3000 * $ 10 = $ 30,000

AGOTAMIENTO:

Se ref iere a un gasto en que se ha incurr ido , pero aún no se ha pagado y se espera hasta e l f inal del per íodo contable para actual izar lo.Ejemplo 1 : A josé pérez se le paga cada 15 días y su sueldo mensual es de $ 1900, como pol í t ica de la empresa no se paga f in de semana ( sábado ni domingo) v iernes 15 de agosto , se le pagó la pr imera quincena: 

El pago de f in de mes 31 de agosto no se puede real izar por ser f in de semana, pero el sábado se t iene que cerrar e l per íodo contable , aún cuando no se le haya pagado a josé la empresa debe registrar ese gasto ¿por qué? porque ya se hizo uso de los serv ic ios de juan.

Se abre el débito aún cuando se pague el lunes 1 de sept iembre.

 

3. GASTOS ACUMULADOS.

Se ha incurr ido a un préstamo de $ 10 ,000 con un interés de l 10% anual  

 E l per íodo contable es t r imestra l , a l c ierre de l presente per íodo se debe a justar la deuda . con f ines académicos presentaremos e l cá lcu lo a t ravés de l in terés s imple , aunque cabe ac larar que este cá lcu lo no es ut i l i zado en la práct ica s ino e l in terés compuesto.i = p in interés t r imestra l = 1 ,000/4i = 10 ,000 x 0 .1 x i año = $ 250i = $ 1 ,000

GASTO POR INTERESES INTERESES POR PAGAR  

$250 $250

 

Ejemplo 2 :

Se analiza una cuenta por cobrar de $ 10,000 pero, por experiencias anteriores no se recupera la totalidad de la deuda, por lo que se estima un 2% de la cuenta como valor perdido. ( este porcentaje depende de las políticas de la empresa, generalmente es menor o igual al 5% ) 

 

Ejemplo 3:

200200

Es el ingreso ya devengado pero que aún no se ha hecho efect ivo (cobrado) Ejemplo: la empresa z real iza servicios de consultoría y ha s ido contratada por otra empresa para que preste sus servicios por un mes. ( se contrató el 15 de mayo) y se le pagará todo el 15 de junio, con un monto de $ 15,000. Pero al c ierre de su período contable mensual se debe registrar los 15 días trabajados.En la contratación aún no se registra ninguna transacción.

Al 31 de mayo que es cierre del período contable se t iene que registrar los primeros 15 días trabajados como cuenta por cobrar:

 

  

4. INGRESOS ACUMULADOS

En a lgunas empresas se rec ibe pago ant ic ipado por serv ic ios creándose as í un pas ivo denominado “ ingresos no devengados” y esta cuenta se c ierra hasta que e l t rabajo esté completamente real izado.

EJEMPLO: El 2 de agosto. se hizo un trato de real izar un trabajo mecanográf ico para entregar e l 31 de agosto. es te t rabajo según dispos ic ión de la empresa se comenzará e l 23 de agosto , pero este d ía se canceló la tota l idad de l t rabajo $ 3 ,500.     

31 de agosto , e l d ía de ayer se entregó e l t rabajo y hoy esc ierre de l per íodo

5. INGRESO NO DESVENGADOS

es un resumen de los estados f inancieros que se realiza al f inal de cada período contable, no es exigible por la ley pero es muy importante por la concentración de información para tomas de decisiones.

Esta hoja se comienza por el estado de comprobación de todas las cuentas “normales” (antes de realizar ajustes) colocando sus nombres en la columna 1 y en columnas 2 y 3 sus saldos respectivos, se debe tener cuidado que el debe siempre sea igual al haber en la sumatoria f inal de las columnas correspondientes a este estado.luego se procede al proceso de ajustes en esta hoja (columnas 4 y 5) agregando los nombres de las cuentas necesarias en la primer columna y sus saldos en las 4 ó 5 respectivamente y a igual que en el estado anterior se debe corroborar que el debe sea igual al haber.

Hoja de trabajo

Luego se procede a realizar el estado de comprobación ajustado , columnas 6 y 7 donde algunas cuentas pueden quedar con saldo cero, pero siempre con el cuidado que la suma total de cada columna sean iguales.

Empresa:

NOMBRE DE LAS CUENTAS

BALANCE DE COMPROBACIÓN ASIENTOS DE AJUSTESBALANCE DE COMPROBACIÓN

AJUSTADO ESTADO DE RESULTADOS BALANCE GENERAL

Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber

                     

                     

                     

                     

                     

                     

Totales

EJEMPLO DE HOJA DE TRABAJO