Uni

dad

II Comunicación organizacionalComunicación organizacional

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C o mun i caci ó n o rg a n i z aci o na l

Definición de barrera

Tipos de barreras de comunicación

Formas de escuchar

Hacia una definición de rumor

Clasificación del rumor

¿Cómo combatir al rumor?

Definición de organización

Comunicación formal

Comunicación informal

Comunicación interna

Comunicación externa

Hacia una definición

Desarrollo histórico de

la comunicación

1. Definición y ubicación de la comunicación organizacional

2. Comunicación formal e informal

3. Barreras de la comunicación organizacional

UNIDAD IIComunicación organizacional

Esquema conceptual: Unidad II

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Sem

ana

3 Presentación

E n nuestro mundo globalizado, las empresas incursionan en su mercado y en el desempeño laboral manifestando nuevos estilos y directrices en el mando

direccional para lograr una mayor competitividad; esto ha llevado a las grandes corporaciones a realizar cambios en sus procesos, en la manera de hacer las cosas y en la forma de pensar.

La comunicación organizacional ha generado una vital importancia en las em-presas por la implicación e injerencia que tiene en el proceso y desarrollo de cada una de las áreas funcionales de la empresa y la relación que deben mantener con los empleados. Es importante fomentar una comunicación más propositiva, eficaz y libre de prejuicios, encaminados siempre a la parte administrativa de la organiza-ción desde la planeación, organización y control para que se cumplan las metas y los objetivos que deben alcanzar.

Para que exista una comunicación efectiva la empresa debe desarrollar una estructura organizacional propia a las necesidades y requerimientos de entidad, adecuando cada parámetro a beneficio del alcance de la misión y visión. De esta manera se logrará una selección, evaluación y capacitación idónea a los intereses de la propia estructura y un liderazgo eficaz para generar una motivación que per-mita el desempeño y desenvolvimiento oportuno para el desarrollo de los planes y producción de la institución.

II.1 Definición y ubicación de la comunicación organizacional

II.2 Comunicación formal e informal

I. Comunicación organizacional

Tema y subtemas

II

Objetivos específicos

• El estudiante revisará el concepto de comunicación organizacional y sus efectos en las organizaciones.

• El estudiante conocerá de la comunicación formal e informal.

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II.1 Definición y ubicación de la comunicación organizacional

La comunicación cuando se aplica en las organizaciones es denominada comuni-cación organizacional, ésta se da naturalmente en toda institución cualquiera que sea su tipo o tamaño. Bajo esta perspectiva, la comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una or-ganización, y entre ésta y su medio (Fernández, 1999:20). Otros autores definen la comunicación organizacional como el proceso mediante el cual un individuo o una de las subpartes de la organización se pone en contacto con otro individuo u otra subparte (Hodgetts; Altman, 1981:22).

La comunicación es una herramienta vital de contacto, de unión, de creci-miento de los individuos en el trabajo y permite lograr un mejor desempeño; de esta manera a nivel básico, la comunicación organizacional es un proceso de crea-ción, intercambio, procesamiento y almacenamiento de mensajes en un sistema de objetivos determinados ( Jablin, 1988:49).

Es importante mencionar el desarrollo histórico que ha tenido la comunica-ción organizacional para poder entender su avance y evolución:

• Década de 1940: la era de la información Tuvo lugar el movimiento de las relaciones humanas, calificada como la

era de la información, donde ganó popularidad el lema “un empleado in-formado es un empleado feliz y productivo” (Fernández, 2001:104). Al interior de la empresa uno de los medios de comunicación más utilizado para transmitir la información fue la publicación de manuales y boletines de noticias, en la cual los empleados escribían.

• Década de 1950: redes, clima y retroalimentación Surgen tres investigaciones en la comunicación organizacional que fue-

ron:

Las redes organizacionales, donde los grupos no tenían una estruc-tura predeterminada sino se formaban en respuesta al tipo de trabajo que realizaban.

Los estudios enfocados al clima organizacional, donde es importante destacar la actitud y la sensibilidad de los empleados con respectos a la comunicación.

Los estudios encaminados al proceso de retroalimentación inter-personal dentro de las organizaciones, cuyos resultados mostraron que la comunicación con retroalimentación abierta (bilateral) incrementa la exactitud en las tareas ejecutadas. También sugieren que cuanto más apo-yo se dé a la retroalimentación positiva, en oposición a la amenaza perso-

Hacia una definición

Desarrollo histórico de la comunicación

organizacional

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nal, será mayor la aceptación por parte de quienes lo reciban (Fernández, 2001:106).

• Década de 1960: la era de las variables aisladas Se enfocó a la tendencia de estudiar y analizar tanto los ambientes como

las redes de comunicación dentro de las organizaciones. También deli-nearon la naturaleza y los efectos de la distancia de información semánti-ca (Tomkins, 1985: 179-210).

• Década de 1970: naturaleza, cualidades y características de los cli-mas y redes de comunicación

Los investigadores reconocieron la falta de teoría en los estudios de la comunicación organizacional y la necesidad de construir y experimentar con modelos conceptuales en la materia.

• Década de 1980: la era del proceso de la comunicación organizacional Centró sus estudios en las organizaciones como sistemas, en la explora-

ción de la comunicación como proceso y en la determinación de la mane-ra en que los miembros de las organizaciones crean y recrean significados compartidos. También puso un alto énfasis en los estudios de la cultura organizacional (Fernández, 2001:115).

• Década de 1990: Nuevas Tendencias Surgen teorías enfocadas a explicar la comunicación organizacional como

la teoría crítica, corriente del pensamiento alemán que considera al inte-rés político como el aspecto más importante de la vida organizacional. Su principal objetivo es alcanzar el progreso y el orden en la comunicación (Conquergood, 1991: 80-97).

• Siglo xxi El reto para este siglo es encontrar nuevas formas de organización pro-

ductiva para el trabajo que den más poder a los individuos y mantengan, al mismo tiempo, las prácticas organizativas en balance con el ambiente, las familias y el trabajo (Eisenberg; Goodall, 1993: 118).

II.2 Comunicación formal e informal

Dentro de una organización existe la comunicación formal e informal; aquí es-tudiaremos qué implica, cómo se desarrolla y se presenta cada una de ellas en el buen desempeño de la empresa.

Partiremos de la definición de organización, entendiéndola como una se-rie de funciones y actividades que se desempeñan en un determinado perfil de puesto administrativo para desempeñar adecuadamente un trabajo grupal.

Modelo de Aristóteles

Definición de organización

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Cada institución se distinguirá por la forma en como su organización se encuen-tra constituida y la manera en cómo lleva acabo su comunicación interna.

Indistintamente del tipo de organización que se maneja, los mensajes siguen caminos dentro del espacio organizacional denominados redes de comunicación, que en ocasiones pueden ser líneas formales de comunicación, en tanto que otras son líneas informales, es decir, al flujo de la comunicación.

La comunicación formal es aquella donde los mensajes siguen los caminos oficiales dictados por la jerarquía y especificados en el organigrama de la organiza-ción. Por lo general son mensajes que fluyen de manera descendente, ascendente u horizontal (Martínez; Nosnik, 2002: 23).

La comunicación informal fluye dentro de la organización sin canales preesta-blecidos y surge de la espontaneidad de los empleados. Se le da alto nivel de cre-dibilidad y suele estar relacionada con asuntos personales acerca de individuos o grupos de la organización. Ese tipo de comunicación es conocida como rumor y sirve para que los altos niveles jerárquicos conozcan las condiciones persona-les de los empleados y del entorno de la empresa (Goldhaber, 1986: 120). El rumor no es exclusivo de grupos informales o formales, no respeta niveles ni status organizacional.

También encontramos dos tipos de comunicación:

• Comunicación interna:escuandolosprogramasestándirigidosalper-sonal de la organización (directivos, gerencia media, empleados y obre-ros). Se define como el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunica-ción que los mantenga informados, integrados y motivados para contri-buir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales (Martínez; Nosnik, 2002: 80).

En otras palabras, el pensar en cubrir las necesidades de los indivi-duos para que se sientan parte de la organización es una función de la comunicación interna eficiente.

• Comunicación externa: es cuando se dirigen a los diferentes públicosexternos de la organización (accionistas, proveedores, clientes, distri-buidores, autoridades gubernamentales, medios de comunicación, etc.). Se define como el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organi-zaciónhaciasusdiferentespúblicosexternos,encaminadosamantenero mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o a promover sus productos y servicios (Fernández, 2001:105).

Comunicación formal

Comunicación interna

Comunicación informal

Comunicación externa

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Una organización con buena comunicación tiende a generar una mayor satis-facción laboral, incluso un mejor desempeño de sus empleados pues las personas comprenderán mejor su trabajo, se sentirán más identificados y participarán más en la organización.

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ConclusiónLa comunicación adquirió mayor importancia debido a la globalización y a la masa de individuos que forman parte de los procesos empresariales.

Al analizar los conceptos podemos concluir que la comunicación organiza-cional es el flujo de información que se da por medio de diferentes medios, tanto internos como externos, dentro de la empresa; es el conjunto de técnicas y activi-dades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan dentro de la organización para con sus miembros y la sociedad, con la finalidad de influir en las opiniones, actitudes, relaciones y conductas de éstos para respaldar el logro de sus objetivos aumentando así la productividad.

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Lecturas complementariasFlujo de comunicación en las organizacionesProf. Claudia González Madrazo

Es importante conocer el marco en el que se produce la comunicación en una organización. El diseño de toda organización debe permitir la comunicación en las siguientes direcciones:

• Comunicación Descendente Es la comunicación que fluye desde los niveles más altos de una organi-

zación hasta los más bajos. Estas comunicaciones que van del superior al subordinado son básicamente de cinco tipos: instrucciones de trabajo, explicación razonada del trabajo, información sobre procedimientos y prácticas organizacionales, retroalimentación al subordinado respecto a la ejecución e información de carácter ideológico para iniciar la noción de una misión por cumplir.

• Comunicación Ascendente Fluye desde los niveles más bajos de la organización hasta los más altos.

Incluye buzones de sugerencias, reuniones de grupo y procedimientos de presentación de quejas. El principal beneficio es ser el canal por el cual la administración conoce las opiniones de los subordinados, lo cual permite tener información del clima organizacional en esos ámbitos.

• Comunicación Horizontal Es la comunicación que fluye entre funciones, necesaria para coordinar e

integrar los distintos trabajos en una organización. Los mensajes tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal de un mismo nivel.

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GlosarioComunicación ascendente: Fluye desde los niveles más bajos de la organización

hasta los más altos. Comunicación descendente: Fluye desde los niveles más altos de una organiza-

ción hasta los más bajos.Comunicación horizontal: Tiene como objetivo la integración y la coordina-

ción del personal de un mismo nivel.

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Reactivos de autoevaluación

Instrucción. En cada uno de los siguientes enunciados escribe en el paréntesis la letra que corresponda a la respuesta correcta.

1. ¿Qué autor menciona que la comunicación organizacional es un proceso de creación, intercambio, procesamiento y almacenamiento? ( )a) Jablinb) Hodgetsc) Altmand) Adler

2. ¿A qué era pertenece la siguiente frase: “Un empleado informado, es un empleado feliz y productivo”? ( )a) Era de redes, clima y retroalimentaciónb) Era de la informaciónc) Era de variables aisladasd) Era de nuevas tendencias

3. ¿Qué propone la era de las Nuevas Tendencias? ( )a) Alcanzar el progreso y ordenb) Buscar la informaciónc) Ir con las ideologíasd) No paralizarse a los cambios

4. Es aquella comunicación donde los mensajes siguen los caminos oficiales dictados por la jerarquía y especificados en el organigrama de la organización. ( )a) Comunicación descendienteb) Comunicación informalc) Comunicación formald) Comunicación ascendente

5. ¿A qué tipo de comunicación se refiere cuando fluye dentro de la organización sin canales preestablecidos y surge de la espontaneidad de los empleados? ( )a) Comunicación descendienteb) Comunicación informalc) Comunicación formald) Comunicación ascendente

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Instrucción: Escribe en la línea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero.

1. El reto para el siglo xxi es encontrar nuevas formas de organización productiva para el trabajo que den más poder a los individuos. _____

2. Es importante que la administración desconozca las opiniones de los subordinados, lo cual permite tener información del clima organizacional en esos ámbitos. _____

3. La comunicación forma parte de una serie de funciones y actividades que se desempeñan en un determinado perfil de puesto administrativo para desempeñar adecuadamente un trabajo grupal. _____

4. Los mensajes tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal de un mismo nivel. _____

5. La era del proceso de la comunicación organizacional puso un alto énfasis en los estudios de la cultura organizacional. _____

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Fuentes de informaciónEisenberg, E. M.; Goodall, H. L. (1993). Organizational Communication.

NuevaYork: St. Martin Press.

Fernández Collado, C. (2001). La comunicación Humana en el mundo contemporáneo. México: McGraw-Hill.

Goldhaber, G. M. (1986). Comunicación Organizacional. México: Diana.

Griffin, E. (2000). A First Look at Communication Theory. Nueva York: McGraw-Hill.

Hodgetts, R. M.; Altman, S. (1981). Comportamiento en las organizaciones. México: Interamericana.

Jablin, F. M. (1982). Organizational Communication: An Assimilation Approach, Social Cognition and Communication. Beverly Hills: Sage.

Martínez de Velasco, A.; Nosnik, A. (2002). Comunicación Organizacional práctica. Manual gerencial. México: Trillas.

Robbins, S. P. (2004). Comportamiento Organizacional. México: Pearson Educación.

Tomkins, P. K. (1985). Communication an Unobstrusive Control in contemporary Organizations. Beverly Hills: Sage.