Unidad del Centro de Control OFICINA DE CENTROS DE ...

OFICINA DE CENTROS DE DIAGNOSTICO Y

PRODUCCIÓN

Unidad del Centro de Control de Insumos y Residuos

Tóxicos

ITR-UCCIRT/Lab-13

INSTRUCTIVO: MANEJO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÒN DE LOS CENTROS

DE DIAGNÒSTICO SIGCED-UCCIRT MODULO CADENA DE CUSTODIA

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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Ana Ramos Moreno Especialista Químico

Orlando Lucas Aguirre Director UCCIRT

Cesar De la Cruz Lezcano Director General OCDP

Firma

X

Fecha 06/08/2021

06/08/2021

10/08/2021

Miriam Tames Aponte Especialista Químico

Firma

Fecha

06/08/2021

TABLA DE CONTENIDO: 1. Objetivo.

2. Alcance.

3. Referencias.

4. Definiciones.

5. Descripción.

6. Registros.

7. Anexos.


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1. OBJETIVO.

Describir el procedimiento para el uso del software del Sistema Integrado de Gestión de los Centros de Diagnostico SIGCED-UCCIRT- Modulo Cadena de Custodia y recepción, por el personal profesional y técnico autorizado de los órganos de línea y direcciones ejecutivas del SENASA.

2. ALCANCE Aplica para el uso del software Sistema Integrado de Gestión de los Centros de Diagnostico SIGCED-INSUMOS Y RESIDUOS TOXICOS- Modulo Cadena de Custodia y recepción, para el envío de solicitudes de ensayo al centro de Control de Insumos y Residuos Tóxicos por parte de usuarios internos y externos del SENASA. Las actividades establecidas en el presente procedimiento aplican tanto a las colaboradoras como a los colaboradores del SENASA, sin distinción de género y promoviendo la interculturalidad.

3. REFERENCIAS

PRO-UCCIRT/Lab-01 “Manejo de Muestras”.

4. DEFINICIONES

- Cliente interno: Dependencias del SENASA, como las Direcciones Ejecutivas y/o Unidades Locales autorizadas, Direcciones Generales y Subdirecciones de Línea del SENASA, convenios y/o proyectos de cooperación o con fines de investigación.

- Cliente externo: Son personas naturales y jurídicas de derecho público y privado

que solicitan los servicios de ensayo.

- Cadena de custodia: Registro que se toman en cuenta para la integridad de una muestra por medio de la trazabilidad de su manipulación y almacenamiento desde el punto de muestreo hasta su disposición final; aplicado solo por clientes externos, en el caso de dependencias del SENASA la cadena utilizada es la del software.

- Muestra de laboratorio: La muestra enviada a, o recibida por, el laboratorio. Una

cantidad representativa del material removido desde la muestra original (sin incluir el empaque).

- Lote: Una cantidad de alimento o producto entregado en un mismo tiempo y que se

conoce, o se presume, por el encargado del muestreo que tiene características uniformes tales como origen, productor, variedad, empacador, tipo de empaque, etc.

Abreviaturas: OCDP: Oficina de los Centros de Diagnóstico y Producción. UCCIRT: Unidad del Centro de Control de Insumos y Residuos Tóxicos Lab.RT: Laboratorio de Análisis de Residuos Tóxicos de la UCCIRT. Lab.CCIA: Laboratorio de Control de Calidad de Insumos Agropecuarios de la UCCIRT. SSE: Solicitud de Servicio de Ensayo. SIGCED: Sistema Integrado de Gestión del Centro de Diagnóstico.


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5. DESCRIPCIÓN

5.1. Responsabilidades

El Director de la Unidad de Centro de Control de Insumos y Residuos Tóxicos o la persona que formalmente él delega, es responsable de supervisar el cumplimiento de este instructivo.

El Especialista o técnico de laboratorio es el responsable del cumplimiento y

actualización de la presente instrucción.

El personal profesional y técnico autorizado de los órganos de línea y direcciones ejecutivas del SENASA son responsables del cumplimiento del siguiente instructivo.

5.2. PROCEDIMIENTO 5.2.1. Registro de datos de Cadena de Custodia y Generación de Solicitudes de

Ensayo y Etiquetas de Muestras.

Paso 1. Ingresar al SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LOS CENTROS DE DIAGNÓSTICO SIGCED utilizando su usuario y contraseña.


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Paso 2. Aparece la ventana principal del SIGCED, para ingresar al modulo Residuos Tóxicos hacer doble click en el icono respectivo.

Paso 3. Aparece la ventana principal del SIGCED- Modulo de la Unidad de Centro de Insumos y Residuos Tóxicos.

Paso 4. Para ingresar a la ventana de la cadena de custodia ir a Solicitud de Servicios >Registro > Cadena de Custodia

Paso 5. Aparece la ventana Listado de Cadena de Custodia, en esta pantalla se puede filtrar la lista por parámetros de Sede, Años, Motivo y estado según como se desee hacer la búsqueda. Asimismo, se muestra el estado de las cadenas de custodia identificado mediante colores: pendiente (Amarillo), Generada (Verde) y Anulada (Rojo).


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Paso 6. Para crear una nueva cadena de custodia hacer click en el icono “Insertar un nuevo registro”. Aparecerá una nueva pantalla, donde se muestra la cadena de custodia de la UCCIRT, que está dividido en dos partes: Datos del Solicitante y Datos de la Muestra.

Paso 7. Para ingresar los Datos del solicitante, hacer click en el botón buscador ubicado el lado de la casilla “usuario” para exportar los datos de los usuarios registrados en la base de datos del SENASA. En el caso de control oficial se considera como solicitante a Dirección ejecutiva o Puesto de control.


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Paso 8. El sistema muestra una nueva pantalla en donde se puede hacer la búsqueda por nombre o descripción, una vez ubicado al usuario seleccionar y hacer click en aceptar para cargar los datos del usuario en la cadena de custodia.

Paso 9. En caso de ser un nuevo usuario, hacer click en New, se abre una nueva ventana en donde se puede registrar los datos del nuevo usuario, al finalizar el llenado de los datos hacer click en Grabar.


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Paso 10. Si la muestra ha sido muestreada por personal de SENASA, seleccionar la opción “Si” para activar y buscar el nombre en la base de datos del personal de SENASA. En caso que la muestra no haya sido tomada por personal del SENASA, seleccionar la Opción “No” y digitar el nombre del muestreador en la casilla adyacente.

Paso 11. A continuación seleccionar uno de los siguientes motivos de analisis:

Servicios Terceros. En este caso se activa el campo de Documento de pago para realizar el llenado respectivo de estos datos.

Control Oficial. Al seleccionar se activa los campos componente, producto y meta, de los diferentes proyectos en los que participa el SENASA, tambien aplica para servicios derivados de importación o exportaciones.

Aseguramiento de la calidad. Para analisis realizados como control interno de calidad.

Convenios y proyectos. Para análisis realizados por convenios y/o proyectos nacionales e internacionales .


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Paso 12. Al finalizar el llenado de los datos del solicitante hacer click en el icono “Grabar” y continuar con el llenado de los datos de la muestra, haciendo click en la pestaña Datos de la Muestra

Paso 13. Aparecerá la pantalla de registro de datos de la muestra, para agregar una muestra hacer click en el icono “Flecha”

Proseguir con el llenado de la clasificacion de la muestra: Indicar si es Insumo Agrario (plaguicidas),Insumo Pecuario(productos veterinarios y alimentos balanceados)o Alimento Agropecuario (frutos,vegetales,cereales,productos carnicos,agua). En el caso de Insumos Agricola o Pecuarios seleccionar si es un producto registrado o no.


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Paso 14. Si el producto esta registrado en SENASA dar clic en el boton buscar y seleccionar de la base de datos el producto de interes,al seleccionar una muestra desde esta base de datos se llena automaticamente los campos identificación de la muestra, titular del registro y No. de registro.

Paso 15. Aparecerá una nueva pantalla en donde se puede buscar el insumos agropecuario por nombre del producto y luego de ubicarlo hacer click en “aceptar”


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para seleccionarlo. Si se trata de un insumos agrario no registrado o de un Alimento agropecuario, se debe tipear los datos correspondientes.

Paso 16. Continuar con el registro de los siguientes datos de la muestra:

Identificación de muestra

Productor.

No. Lote.

Condiciones de Preservación y Transporte de la Muestra,para alimentos frescos las muestras deben estar refrigeradas o congeladas.

Fecha de Fabricación y Fecha de Vencimiento, si no tuviera esta información registrar no consigna.


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Paso 17. Proseguir con el llenado de los datos del muestreo, procedencia,pais,departamento,provincia,etc.En fecha de muestreo seleccionar formato fecha para registrar la fecha de muestreo y otro para indicar que no consigna información.

Paso 18. Al finalizar el llenado de los datos de la muestra guardar los datos haciendo click en el icono “Grabar”. Se graba los datos registrados de la muestra y aparece una linea en la parte superior correspondiente a esta muestra. Para adicionar otra muestra hacer click nuevamente en el icono “flecha” y llenar los datos de la muestra. Al finalizar


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el ingreso de todas las muestras aparecera en la parte superior tantas filas como muestras se haya ingresado.

Paso 19. Para anular un muestra,seleccionar la muestra y luego hacer click en el icono “borrar”, aparecera una ventana pidiendo la confirmación para borrar el los datos de la muestra, para confirmar el borrado hacer click en Si.

Paso 20. Para llenar los servicios analiticos por cada muestra hacer click “SERV. ANALISIS” ubicado al costado de cada muestra ingresada.


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Paso 21. Aparecera la ventana “Servicios por Laboratorio”, en donde se selecciona el laboratorio (Control de Calidad de Insumos Agropecuarios o Analisis de residuos Tóxicos). Al seleccionar un laboratorio aparecera al lado derecho las sub Areas de cada laboratorio elegir a que sub-Area va dirigida la muestra.

en donde se realizará el servicio analitico. Luego seleccionar los servicios analiticos que se solicitan para cada muestra, haciendo click en el buscador ubicado en “Datos de los servicios por laboratorio”

Paso 22. A continuación aparecerá una ventana en donde se puede buscar el servicio solicitado, una vez ubicado seleccionarlo y hacer click en aceptar para cargar los datos del servicio.


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Paso 23. Para el llenado de los datos del envase hacer click en “ENVASE”

Paso 24. Aparecerá una nueva ventana en donde se puede cargar los datos del envase por cada muestra. Desplegar para elegir el envase y luego digitar el No. envase y contenido x Envase, al finalizar aceptar.


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Paso 25. Al finalizar el llenado de los datos de la(s) muestra(s), grabar y luego regresar a datos del solicitante, se genera el REG-UCCIRT/Lab-56.

Nota: -En observaciones se puede ingresar información adicional que se halla observado y no se halla registrado en ningún ítem, como por ejemplo: “Comparar resultados con especificaciones de CODEX ALIMENTARIO para producto pimiento” -En referencia memorándum puede registrar número de Expediente, número de acta de muestreo, Memorándum, etc.


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Paso 26. Para generar la solicitud hacer click en Generar, con lo cual el estado cambiará de pendiente ha generado y se activará el icono “Solicitud”. Antes de generar verificar que todos los datos hayan sido llenados correctamente ya que una vez generada la solicitud ya no se puede modificar ningún dato.

Paso 27. Para imprimir la solicitud de servicio de ensayo REG-UCCIRT/Lab-01, hacer click en el icono “Solicitud” y proceder a su impresión.


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Paso 28. Para imprimir la etiqueta de identificación de la muestra, hacer click en el icono “Etiqueta”.

Paso 29. Aparecerá una ventana donde se selecciona el tamaño de la etiqueta y la impresora, luego se hace click en aceptar.


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Paso 30. Aparecerá una ventana donde se muestra la etiqueta para su respectiva impresión.

5.3 Recepción y distribución de muestras.

Se realiza según el procedimiento PRO-UCCIRT/Lab-01 “Manejo de Muestras”

6. REGISTROS

- REG-UCCIRT/Lab-56 Cadena de Custodia (Servicios Terceros). Disponible

PRO-UCCIRT/Lab-01 “Manejo de Muestras”

- REG-UCCIRT/Lab-01 Solicitud de Servicio de Ensayo. Disponible en PRO-

UCCIRT/Lab-01 “Manejo de Muestras”

7. ANEXOS No aplica.

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