UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN NACIONAL DE...

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UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN NACIONAL

DE BOMBEROS

MANUAL DE CONTRATACIÓN 2014



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En virtud de lo establecido en el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, la DIRECCIÓN NACIONAL DE BOMBEROS expide el siguiente manual de contratación, con el fin de establecer la forma como operara la gestión contractual de la entidad y dar a conocer a los partícipes de la contratación pública la forma de operación de dicha gestión. Este manual está orientado para que en cada uno de los procesos de selección que se adelante se garantice el cumplimiento de los principios de la contratación pública consagrados en el artículo 23 de la ley 80 de 1993, tales como transparencia, planeación, economía, responsabilidad, ecuación contractual, selección objetiva y publicidad. Este manual será una guía de procedimiento para cada uno de los servidores públicos que intervengan en la gestión contractual de la Dirección en virtud de sus funciones y un documento de consulta para las personas interesadas en hacerse participes de los procesos contractuales que adelante la Dirección Nacional de Bomberos en virtud de su misión.

1. NATURALEZA JURIDICA DE LA DIRECCIÓN La Dirección Nacional de Bomberos, fue creada bajo el artículo 5° de la ley 1575 del 21 de agosto de 2012 como Unidad Administrativa Especial del orden nacional, con personería jurídica, adscrita al Ministerio del Interior, con autonomía administrativa, financiera y patrimonio propio.

2. COMPETENCIA PARA CONTRATAR Teniendo en cuenta lo establecido en el literal a del numeral 3° del artículo 11 de la Ley 80 de 1993 “tienen competencia para celebrar contratos a nombre de la Entidad a) Los ministros del despacho, los directores de departamentos administrativos, los superintendentes, los jefes de unidades administrativas especiales, el Presidente del Senado de la República, el Presidente de la Cámara de Representantes, los presidentes de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y de sus Consejos Seccionales, el Fiscal General de la Nación, el Contralor General de la República, el Procurador General de la Nación, y el Registrador Nacional del Estado Civil” La competencia para celebrar los contratos a nombre de la Dirección Nacional de Bomberos, está en cabeza del Representante legal, no obstante mediante acto administrativo este podrá delegar de dicha competencia.

3. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR Atendiendo lo establecido en los Arts. 8° y 9° de la Ley 80 de 1993 y artículos 1, 2, 4, 5, 84, 90 de la ley 1474 de 2011, no podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos con la Dirección Nacional de Bomberos, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política, en las Leyes antes mencionadas. En el evento que la inhabilidad e incompatibilidad sobrevenga en un proponente en un proceso contractual, se entiende que renuncia a la participación y a los derechos adquiridos en el mismo. Si sobreviene en un contratista, debe realizarse la cesión del contrato, previa autorización de la Procuraduría y si sobreviene en uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, éste debe ceder su participación a un tercero, previa autorización de la Dirección.

4. PRINCIPIOS RECTORES DE LA CONTRATACIÓN

Son aplicables a la contratación pública los principios de buena fe en las actuaciones de los particulares y de la administración, los principios rectores de la función administrativa (igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad), el debido proceso la primacía de lo sustancial sobre lo



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formal, la igualdad, la publicidad de las actuaciones de la administración y el control y responsabilidad por la actuaciones del Estado, las normas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.

4.1 Eficiencia: Este principio se encuentra ligado al principio de economía, en tanto busca que las

entidades estatales obtengan un buen rendimiento dentro de la gestión contractual.

4.2 Transparencia: Mediante este principio se busca garantizar la imparcialidad y la igualdad de las

oportunidades en los procesos de contratación, seleccionar de manera objetiva a los contratistas,

publicar las decisiones adoptadas en el proceso de selección (artículo 19 decreto 1510 de 2013),

con el fin de que puedan ser controvertidas, socializar la gestión contractual a través de la

realización de convocatorias públicas por las diferentes modalidades de selección creadas por la

ley, e igualmente divulgar cuales son las razones que sirven de motivación a las autoridades en

sus decisiones contractuales promoviendo la moralidad administrativa.

4.3 Economía: Principio orientador de las actuaciones administrativas dentro de la actividad

contractual, impide la interposición de trámites y/o cargas diferentes de las establecidas en la

norma, dándole importancia a los requisitos de fondo y no de forma (subsanabilidad de requisitos

habilitantes). A través de este principio también se impide que la entidades públicas inicien

proceso contractuales si el lleno de los requisitos establecidos por la ley, tales como la

elaboración, del estudio del mercado y del sector, estudios previos, la consecuciones de

autorizaciones, licencias y aprobaciones necesarias, así como la expedición del certificado de

disponibilidad presupuestal, en concordancia con el plan de inversión de la entidad.

4.4 Responsabilidad: Este principio recoge la presunción de legalidad que cobija las actuaciones de

la administración, desde este punto de vista es de tener en cuenta que en ocurrencia con la

actuación de la administración se encuentra la actuación de sus servidores. las indebidas

actuaciones de los servidores públicos que intervienen en la gestión contractual, desde el carácter

subjetivo de la responsabilidad, generan consecuencias de orden penal, disciplinario y

patrimonial; mientras que en virtud de la responsabilidad objetiva de la entidad ésta sólo asumirá

el carácter patrimonial de una actuación antijurídica.

Así mismo, durante todas las etapas de la gestión contractual se observará los principios de la función pública del artículo 209 de la CN.

5. PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL La planeación será el pilar de los todos los procesos contractuales que adelante la Dirección Nacional de Bomberos. La aplicación de este principio implicara contar con un plan que consolide y priorice las adquisiciones de la dirección, teniendo en cuenta las necesidades diagnosticadas, la realización de estudios y análisis antes de iniciar un procedimiento de selección. La planeación consta de dos etapas la elaboración del plan anual de adquisiciones y la estructuración de estudios previos.

5.1 PLAN ANUAL ADQUISICIONES El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para: (i) facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.



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El plan anual de adquisiciones de la Dirección Nacional de Bomberos, será el reflejo de cada una de las necesidades de la Entidad, donde se priorizara cada necesidad de acuerdo al presupuesto anual asignado. El Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse antes del 31 de enero de cada año y actualizarse por lo menos una vez al año.

5.1.1 RESPONSABLE DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES La Dirección Nacional de Bomberos conformará un equipo de apoyo, organizar un cronograma para la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones y designará un funcionario o colaborador que adscrito a la Subdirección Administrativa o Financiera quien será el encargado de recopilar la información y elaborar el Plan Anual de Adquisiciones; El funcionario designado será el responsable de la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones Para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones se requiere del conocimiento y experiencia de las personas que trabajan en las distintas áreas de la Dirección, por lo tanto cuando se considere necesario la Dirección conformara un equipo multidisciplinario que apoye al funcionario a cargo de la elaboración y actualización del Plan. Será responsabilidad del funcionario o colaborador encargado: (i) Diligenciar el documento, (ii) Solicitar la aprobación del Plan Anual de Adquisiciones. (iii)Publicar el Plan Anual de Adquisiciones (iv) Revisar y actualizar el Plan Anual de Adquisiciones. El Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse antes del 31 de enero de cada año y actualizarse por lo menos una vez al año.

5.1.2 INFORMACION CONTENIDA EN EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Siguiendo los lineamientos dados por Colombia Compra Eficiente, el Plan anual de Adquisiciones de la Dirección Nacional de Bomberos deberá contener como mínimo la siguiente información:

A. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD

Nombre

Dirección

Teléfono

Página web

Misión y visión

Perspectiva estratégica

Información de contacto

Valor total del PAA

Límite de contratación menor cuantía

Límite de contratación mínima cuantía

Fecha de última actualización del PAA



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B. ADQUISICIONES PLANEADAS

Códigos UNSPSC

Descripción

Fecha estimada

de inicio de proceso de selección

Duración estimada

del contrato

Modalidad de

selección

Fuente de los

recursos

Valor total

estimado

Valor estimado

en la vigencia actual

¿Se requieren vigencias futuras?

Estado de solicitud de

vigencias futuras

Datos de contacto del responsable

NOTA: El Plan Anual de Adquisiciones de la Dirección Nacional de Bomberos será un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo podrán ser canceladas, revisadas o modificadas. Esta información no representará compromiso u obligación alguna por parte de la Dirección ni la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en él señalados.

5.2 ESTUDIOS DEL MERCADO Y DEL SECTOR

La Dirección luego de conocer su necesidad y de identificar los bienes, obras o servicios deberá definir el sector o mercado al cual pertenecen los bienes, obras o servicios y hacer el análisis correspondiente, con el fin de establecer el contexto del Proceso de Contratación, la identificación los Riesgos, la determinación los requisitos habilitantes y la forma de evaluar las ofertas. Este estudio de sector debe ser proporcionado al valor del Proceso de Contratación, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y a los Riesgos identificados para el Proceso de Contratación.

5.3 ESTUDIOS PREVIOS Los estudios previos deberán entenderse como el análisis de documentos y tramites que debe adelantar la Dirección antes de contratar, en cualquiera de las modalidades que señale la ley. Los Estudios previos deberán ser elaborados por la dependencia de la Dirección que tenga la necesidad que se pretende satisfacer con la celebración del contrato, la cual debe remitirlos a la Subdirección Administrativa y Financiera a fin de dar inicio a los trámites para desarrollar el proceso contractual.

Este documento deberá contener como mínimo lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013

1. La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.

En esta descripción deberán señalarse los siguientes aspectos, (i) la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación (ii) opciones que existe para satisfacer dicha necesidad en el mercado, (iii) opción más favorable para resolver la necesidad desde los puntos de vista, técnico, jurídico y económico, (iv) verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el plan de compras de la Dirección o la inclusión de esta a través del ajuste respectivo (v) relación existente entra la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.

2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.



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Este numeral deberá contener la definición técnica de la necesidad y sus correspondientes soportes, en donde se establecerán los siguientes aspectos:

Especificaciones técnicas del bien, obra o servicio a contratar

Los compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, que podrán ser verificados por la Entidad como requisito habilitante.

Actividades técnicas y plazos para ejecutarlas

Documentos o constancias técnicas para acreditar la capacidad del oferente, como certificaciones de cumplimiento de normas técnicas, certificaciones de experiencia, diseños previos etc.

Plazo de ejecución del contrato, estimación del tiempo en que el contratista dará cumplimiento a lo pactado.

Definición de la forma de pago y el valor del contrato, de acuerdo con la naturaleza de la contratación y los lineamientos presupuestales de la Dirección.

3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

Definición del procedimiento de selección que deberá aplicarse de acuerdo a la naturaleza, cuantía o condiciones especiales de la contratación y la normatividad vigente. Son modalidades de selección las fijadas en el artículo 2° de la ley 1150 de 2007:

Licitación Pública: Esta modalidad de selección está consagrada en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, así como lo señalado en el capítulo I del Título I del Decreto 1510 de 2013.

Consiste en la convocatoria pública que hace la Dirección para que, en igualdad de oportunidades, participen todas las personas naturales, jurídicas, nacionales o extranjeras, en consorcio o unión temporal o bajo la promesa de sociedad, que cumplan los requisitos establecidos en los correspondientes pliegos de condiciones.

Acorde con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, por regla general la selección de los contratistas, será a través de licitación pública, con excepción de los casos que se enmarcan dentro de alguna de las causales contempladas en las demás modalidades de selección, de acuerdo con lo señalado en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Selección abreviada: Modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual, es así que conforme a lo señalado en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 40 del Decreto 1510 de 2013, la Dirección realizará la contratación mediante la modalidad de selección abreviada en los siguientes casos:

Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades. En este evento, deberá hacerse uso de uno de los siguientes procedimientos siempre y cuando el reglamento así lo señale: subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos.

Contratación de menor cuantía.

Celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.



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La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.

La enajenación de bienes del Estado. (Literal “d”, numeral 2, artículo 2 de la ley 1150 de 2007).

Concurso de Méritos: Procedimiento de selección de consultores o proyectos, en el que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación; Esta modalidad de selección está consagrada en el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 66 al 72 del Decreto 1510 de 2013.

Concurso abierto: Procede cuando la Dirección defina en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma.

Concurso por el sistema de precalificación con lista corta: Procede cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques, metodologías o la complejidad que la misma así lo exija.

Contratación Directa: Modalidad de contratación que no exige el desarrollo de la convocatoria pública y sólo procede de forma taxativa para las causales previstas por la ley y el reglamento.

La Dirección, deberá justificar mediante un acto administrativo el uso de la modalidad de selección de contratación directa. Este acto administrativo contendrá el señalamiento de la causal que se invoca, la determinación del objeto a contratar, presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán al contratista, indicación del lugar donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, de conformidad con lo señalado en el artículo 73 del Decreto 1510 de 2013.

Este acto administrativo no será obligatorio en los siguientes casos, de conformidad con lo previsto en la normativa citada, así:

En los eventos previstos en los literales a), b) y c) del artículo 75 del Decreto 1510 de 2013.

Contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República,

En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces del acto de justificación y no se requerirá de estudios previos.

Cuando el contrato a celebrar es de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

Contratación Mínima Cuantía: La Dirección adelantará el procedimiento de mínima cuantía para la adquisición de bienes, servicios y obras, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía tomando como base el presupuesto de la Dirección, independiente de su objeto y teniendo en cuenta el procedimiento previsto en el Capítulo V del Título I del Decreto 1510 de 2013.

4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, se debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. No se debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, no se debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.

El estudio de precios de mercado permite establecer el presupuesto oficial de la contratación, es necesario la realización de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar que se registran en el mercado y que podrán ser consultados a través de mecanismos como:



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Solicitud de Cotizaciones: Las mismas se deben requerir remitiendo a los interesados toda la información básica del contrato a suscribir, con el fin de que proyecten el valor del servicio o del bien correspondiente, es así que se deberá señalar los gastos que deberá asumir el contratista y la forma de pago para el futuro contrato, toda vez que esta información incide directamente en el precio ofrecido.

Consulta de bases de datos especializadas: Cuando por la condiciones de mercado se requiera la revisión de bases de datos, el responsable deberá dejar constancia de las consultas realizadas y de los precios que soportan su estudio. Las bases de datos consultadas deben ser especializadas y representativas en el mercado del servicio a contratar.

Análisis de consumos y precios históricos: Para emplear el mecanismo de análisis de precios históricos se debe verificar la variación de los mismos derivados del índice de precios al consumidor en cada año, examinando si se han presentado fenómenos económicos que hayan implicado fluctuaciones importantes en el comercio del bien o del servicio. Las características del bien o servicio deben ser las mismas entre una contratación y otra.

5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.

Los criterios de verificación o requisitos habilitantes, constituyen los requisitos mínimos que deben cumplir los proponentes frente a la necesidad que pretende satisfacer la Dirección.

Los criterios de ponderación o calificación son aquellos que establecen los parámetros de comparación de las ofertas.

En la determinación de criterios de ponderación y de desempate se deberá tener en cuenta lo señalado por el artículo 5° de la ley 1150 de 2007en concordancia con el artículo 26 del Decreto 1510 de 2013.

En la licitación y la selección abreviada de menor cuantía, la Dirección determinara la oferta más favorable teniendo en cuenta: (a) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; o (b) la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio

En el caso que la Dirección decida determinar la oferta de acuerdo con el literal (b) anterior debe señalar en los pliegos de condiciones:

* Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.

* Las condiciones técnicas adicionales que representan ventajas de calidad o de funcionamiento, tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

* Las condiciones económicas adicionales que representen ventajas en términos de economía, eficiencia y eficacia, que puedan ser valoradas en dinero, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones existentes de la Entidad Estatal relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de los Riesgos, servicios o bienes adicionales y que representen un mayor grado de satisfacción para la entidad, entre otras.

* El valor en dinero que la Dirección asigna a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, para permitir la ponderación de las ofertas presentadas.



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* La Dirección calculará la relación costo-beneficio de cada oferta restando del precio total ofrecido los valores monetarios asignados a cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas. La mejor relación costo-beneficio para la Entidad Estatal es la de la oferta que una vez aplicada la metodología anterior tenga el resultado más bajo.

La Dirección adjudicará al oferente que presentó la oferta con la mejor relación costo-beneficio y suscribir

el contrato por el precio total ofrecido.

6. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.

Este análisis debe comprender la valoración de los riegos previsibles que un proponente o la Dirección asume al solicitar o presentar una oferta en el proceso de selección, o que asumen la Dirección o el contratista y el contratista a suscribir el contrato, traducido en el valor asegurado, en los tipos de amparos y cuantías de los mecanismos de cobertura, en las medidas de mitigación que se adopten en la ejecución de lo pactado y en el panorama financiero del contrato.

Este estudio debe efectuarse en cumplimiento de lo ordenado por el artículo 4° de la le y 1150 de 2007, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 17 del decreto 1510 de 2013.

Las Dirección, estructurara un sistema de administración de Riesgos teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: (a) los eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato como resultado del Proceso de Contratación; (b) los eventos que alteren la ejecución del contrato; (c) el equilibrio económico del contrato; (d) la eficacia del Proceso de Contratación, es decir, que la Entidad Estatal pueda satisfacer la necesidad que motivó el Proceso de Contratación; y (e) la reputación y legitimidad de la Entidad Estatal encargada de prestar el bien o servicio.

La Dirección elaborará la matriz de riesgos que incluya todos los Riesgos identificados del Proceso de Contratación, estableciendo su clasificación, la probabilidad de ocurrencia estimada, su impacto, la parte que debe asumir el Riesgo, los tratamientos que se puedan realizar y las características del monitoreo más adecuado para administrarlo, así:

La Dirección incluirá en los Estudios Previos del Proceso de Contratación los Riesgos que afecten la ejecución del contrato y que identificó en la matriz de administración de Riesgos. Esta misma matriz debe incluirse en el proyecto de Pliego de Condiciones o su equivalente y la información contenida en ella debe utilizarse para analizar y tratar los riesgos del proceso de contratación. Aquellos tratamientos que

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Celular: 319 215 4746

correspondan a garantías, cláusulas penales o multas y sanciones, deben ser incluidos en el Pliego de Condiciones o su equivalente y en la minuta del contrato.

En los procesos de licitación pública, la Dirección adelantará una audiencia de asignación de Riesgos en la cual debe presentar el análisis de Riesgos efectuado y presentar a los interesados la matriz incluida en los pliegos y revisar la asignación de los Riesgos.

7. Las garantías contempladas para exigir en el Proceso de Contratación.

Existen riesgos derivados de los contratos estatales que pueden ser amparados a través de diversos mecanismos de cobertura, constituidos y aprobados en los términos de ley.

En cumplimiento de lo ordenado por el artículo 7 de la ley 1150 de 2007 en concordancia con el Título III del Decreto 1510 de 2013. El cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de la Dirección con ocasión de: (i) la presentación de las ofertas; (ii) los contratos y su liquidación; y (iii) los riesgos a los que se encuentran expuestas la Entidad, derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, deben estar garantizadas en los términos de la ley.

8. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial. Los Acuerdos Comerciales son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos. Las Dirección deberá cumplir las obligaciones del Estado colombiano consagradas en los Acuerdos Comerciales. Los proponentes nacionales y extranjeros tienen el derecho a exigir que en los Procesos de Contratación sean tenidos en cuenta los Acuerdos Comerciales aplicables.

6. MODALIDADES DE SELECCIÓN Y SUS PROCEDIMIENTOS (numeración)

6.1 LICITACIÓN PUBLICA: Por regla general la selección de los contratistas, será a través de licitación pública, con excepción de los casos que se enmarcan dentro de alguna de las causales contempladas en las demás modalidades de selección, de acuerdo con lo señalado en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE PROCEDIMIENTO

1

Verificación de la prestación de servicio, adquisición de bienes y/o obra a ejecutar en el Plan Anual de Adquisiciones, de no estar

incluido en el plan se deberá solicitar al funcionario responsable la inclusión de esta

nueva actividad previa aprobación del Ordenador del gasto de la Dirección.

Dependencia en donde surge la

necesidad

El responsable del proyecto antes de iniciar con las etapas previas al proceso de contratación, deberá

verificar en el Plan Anual de Adquisiciones si el servicio, los bienes y/o obra a contratar se

encuentran incluidas en el PAA de la Dirección, de no ser así deberá solicitar su inclusión.

2 Elaboración del estudio del mercado, del

sector, análisis de los requisitos habilitantes


necesidad

El responsable del proyecto deberá realizar el estudio de mercado, el análisis del sector de

acuerdo a los lineamientos dados por el Decreto 1510 de 2013



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3 Elaboración de Estudios Previos Dependencia en donde surge la

necesidad

El responsable del proyecto elaborará a los estudios previos teniendo en cuenta lo establecido

en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 y demás disposiciones.

4 Remisión de los estudios previos a la

Subdirección Administrativa y Financiera, para su revisión y aprobación.


necesidad

El responsable del proyecto remitirá mediante oficio a la Subdirección Administrativa y Financiera

el documento de Estudios Previos, Estudios de mercado y del sector, acompañado de los demás

estudios y documentos necesarios para la estructuración del proceso

5 Revisión del contenido de los Estudios

Previos , Estudio de mercado y del Sector

Profesional de la Subdirección Administrativa

El subdirector Administrativo y Financiero, designara un funcionario quien será el encargado

de la revisión de los documentos y de la estructuración del proceso contractual.

6 Solicitud del Certificado de Disponibilidad Profesional de la

Subdirección Administrativa

Una vez revisado y aprobado los estudios previos, estudios del mercado y del sector, el profesional

responsable del proceso solicitará al área de presupuesto la expedición del Certificado de

Disponibilidad con que se ampara el proceso.

7 Expedición del Certificado de Disponibilidad

Responsable del área de

presupuesto de la Dirección

Previa solicitud el responsable del área de presupuesto expedirá el Certificado de

Disponibilidad correspondiente

8 Elaboración del proyecto de pliego de

condiciones y anexos o formatos establecidos para este tipo de proceso


El responsable del proceso estructurara el proyecto de pliego de condiciones, los anexos y

demás formatos requeridos siguiendo los lineamientos dados por el articulo 22 Decreto 1510

de 2013

9 Elaboración del Aviso Inicial de

convocatoria


El responsable del proceso elaborara el aviso inicial de convocatoria, que deberá contener toda

la información establecida en el artículo 21 Decreto 1510 de 2013

10

Publicación del Aviso de Convocatoria, estudios previos, estudio del mercado y del sector, proyecto de pliego de condiciones y

formatos y anexos establecidos

Administrador del portal de Contratación

El profesional encargado del proceso enviara los documentos, al Administrador del portal de

contratación para su publicación.

11

Recepcionar las observaciones presentadas de pliego de condiciones y remitirlas a los miembros del comité para que se den las

respuestas correspondientes


El profesional encargado del proceso remitirá las observaciones recibidas al proyecto de pliego de

condiciones cada uno de los miembros del comité, quienes remitirán las respuestas al profesional

líder del proceso, de conformidad con el término establecido en el artículo 23 del Decreto 1510 de

2013.



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12 Publicación de los avisos de convocatoria

con intervalo de 2 a 5 días calendario


El responsable del proceso elaborará el aviso inicial de convocatoria, que deberá contener toda

la información establecida en el artículo 21 Decreto 1510 de 2013, estos avisos deberán ser

publicados dentro de los diez (10) al veinte (20) días calendario antes de la apertura del proceso.

13 Elaboración del documento de respuesta a

las observaciones


Una vez recibidas las respuestas a observaciones por parte de los miembros del comité, el

profesional encargado del proceso las consolidará en un solo documento que pondrá a consideración de los miembros del comité. (CUANDO Y COMO

SE CREÓ EL COMITÉ) , el cual contará con la aprobación previa del director del área donde

surgió la necesidad

14 Elaboración del Proyecto de pliego de

Condiciones Definitivo


Una vez aprobado el documento de respuesta a las observaciones al proyecto de pliego de

condiciones, el profesional encargado del proceso, elaborará el proyecto de pliego de condiciones definitivo con las modificaciones a que hubiera

lugar en consideración a las respuestas y aclaraciones dadas por el comité.

15 Elaboración de la resolución que ordena la

apertura del proceso


El profesional encargado del proceso (proyectará para firma del ordenador del gasto) la resolución que ordena la apertura del proceso siguiendo los

lineamientos dados por el articulo 24 Decreto 1510 de 2013, la cual contará con la aprobación previa del director del área donde surgió la necesidad

15

Publicación del acto las respuesta a las observaciones al proyecto de pliego de

condiciones, la resolución que ordena la apertura del proceso, el proyecto de pliego de condiciones definitivo, formatos y demás

anexos correspondientes al proceso de contratación


El profesional encargado del proceso enviará los documentos, al Administrador del portal de


16

Realización de audiencia de determinación de riesgos y de contenido y alcance de los pliegos de condiciones (esta por solicitud de los interesados y conveniencia de la

Dirección)


El profesional encargado del proceso convocara y realizara la audiencia de determinación de riesgos

y de contenido y alcance de los pliegos de condiciones, a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes al cierre y presentación de las

propuestas. (me parece bien que se deje obligatoria )

18 Expedición y publicación de Adendas

Profesional de la Subdirección

Administrativa / Administrador del portal de contratación.

En caso de ser necesario la modificación del pliego de condiciones definitivo, el profesional encargado

del proceso expedirá (MODIFICAR POR: proyectará para firma del ordenador del gasto) las adendas necesarias, de acuerdo a lo establecido en el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013, hasta antes de los 3 días previos al cierre del proceso. Una vez elaboradas las adendas el funcionario la enviara al administrador del portal de contratación

para su publicación.

19 Audiencia de cierre y recepción de ofertas Profesional de la


De conformidad con los plazos establecidos en el cronograma de proceso contractual, el profesional encargado recibirá las ofertas en la fecha y hora programada, procederá a la apertura de estas y dará lectura a los aspectos de más relevantes dejando constancia en un acta que deberá ser

publicada dentro de los tres días siguientes a la audiencia de recepción y cierre.



Celular: 319 215 4746

20 Envío al comité evaluador las propuestas

recibidas


una vez finalizada la audiencia de cierre y recepción de ofertas, el profesional encargado del

proceso enviara al comité evaluador las propuestas recibidas para la verificación jurídica,

técnica, financiera y económica de las propuestas

PASO PREVIO: Designación del comité evaluador por parte del ordenador del gasto o quien tenga la

delegación

21 Solicitud de documentos de carácter

habilitantes

Profesional de la Subdirección Administrativa /miembros de

comité evaluador

Dentro del término establecido para la verificación de las propuestas el comité evaluador informara al profesional encargado del proceso la solicitud de documentos y aclaraciones a los oferentes para

que sean requeridos por este.

22 Recepción de documentos y aclaraciones

por parte de los oferentes


Administrativa / miembros comité

evaluador

El profesional encargado del proceso remitirá los documentos y aclaraciones allegados por los

oferentes al comité.

24 elaboración y publicación del informe de

evaluación



evaluador

El comité evaluador remitirá al profesional encargado del proceso el informe de evaluación

técnica, jurídica financiera y económica, para que este lo consolide y envié al administrador del portal

de contratación para su publicación. , la cual contará con la aprobación previa del director del

área donde surgió la necesidad

25 Recepción de observaciones al informe de

evaluación


El profesional encargado del proceso recepcionara cada una de las observaciones allegadas al

informe de evaluación y las remitirá a los miembros del comité evaluador para su análisis y respuesta.

26 Respuesta a las Observaciones

presentadas al informe de evaluación Comité

Evaluador

Dentro del término establecido en el cronograma de actividades del proceso el comité evaluador

dará respuesta a cada una de las observaciones presentadas por los oferentes; estas

observaciones se publicaran en la página de contratación pública, no obstante podrá también darse respuesta en la audiencia de adjudicación

y/o declaratoria de desierta

27 Audiencia de Adjudicación y/o declaratoria

de desierta


Administrativa, Ordenador del

Gasto (D), Miembros comité

evaluador

Teniendo en cuenta la fecha y hora establecida en el cronograma de actividades del proceso, la adjudicación se deberá realizar en audiencia

pública mediante resolución motivada, la que se entiende notificada al proponente favorecido en

dicha audiencia (Artículo 30 numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y artículo 9 de la

Ley 1150 de 2007).

Los oferentes y/o interesados podrán pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto de los

informes de evaluación. (Art. 9 Ley 1150/07 y Art. 39 del

Decreto 1510 de 2013).

En caso de declararse desierto el proceso este se hará mediante acto debidamente motivado.

28 Elaboración de Minuta Profesional de la


Una vez adjudicado el proceso el profesional encargado elaborara la minuta del contrato

correspondiente.



Celular: 319 215 4746

29 Expedición del Registro Presupuestal

Profesional de la subdirección

Administrativa /Encargado del

área de presupuesto

El profesional encargado del proceso remitirá el contrato al área de presupuesto para la expedición

del respectivo registro presupuestal

30 Expedición y aprobación de pólizas de

garantías


Administrativa /Contratista

El contratista favorecido en el proceso solicitara la expedición de las garantías de acuerdo a los

requisitos establecidos en el pliego de condiciones y la enviara a la Dirección dentro de los tres días siguientes a la suscripción del contrato para su

respectiva aprobación

5.2 SELECCIÓN ABREVIADA: Se adelantara por esta modalidad los procesos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual, es así que conforme a lo señalado en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 40 del Decreto 1510 de 2013, la Dirección realizará la contratación mediante la modalidad de selección abreviada en los siguientes casos:

Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades. En este evento, deberá hacerse uso de uno de los siguientes procedimientos siempre y cuando el reglamento así lo señale: subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos.

Contratación de menor cuantía.

Celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.

La enajenación de bienes del Estado. (Literal “d”, numeral 2, artículo 2 de la ley 1150 de 2007).

5.2.1 Selección Abreviada de menor cuantía:


1

Verificación de la prestación de servicio, adquisición de bienes y/o obra a ejecutar en el Plan Anual de Adquisiciones, de no estar incluido

en el plan se deberá solicitar al funcionario responsable la inclusión

de esta nueva actividad previa aprobación del Ordenador del gasto

de la Dirección.


necesidad


verificar en el Plan Anual de Adquisiciones si el servicio, los bienes y/o obra a contratar se encuentran

incluidas en el PAA de la Dirección, de no ser así deberá solicitar su inclusión.

2 Elaboración del estudio del

mercado, del sector, análisis de los requisitos habilitantes


necesidad

El responsable del proyecto deberá realizar el estudio de mercado, el análisis del sector de acuerdo a los lineamientos dados por el Decreto 1510 de 2013


necesidad

El responsable del proyecto elaborará los estudios previos teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 y demás disposiciones.



Celular: 319 215 4746

4

Remisión de los estudios previos a la Subdirección Administrativa y

Financiera, para su revisión y aprobación.


necesidad

El responsable del proyecto remitirá mediante oficio a la Subdirección Administrativa y Financiera el

documento de Estudios Previos, Estudios de mercado y del sector, acompañado de los demás estudios y documentos necesarios para la estructuración del

proceso

5 Revisión del contenido de los Estudios Previos , Estudio de

mercado y del Sector


El subdirector Administrativo y Financiero, designara un funcionario quien será el encargado de la revisión de los documentos y de la estructuración del proceso

contractual.

6 Solicitud del Certificado de

Disponibilidad



responsable del proceso solicitara al área de presupuesto la expedición del Certificado de

Disponibilidad con que se ampara el proceso.

7 Expedición del Certificado de

Disponibilidad

Responsable del área de presupuesto de la

Dirección

previa solicitud el responsable del área de presupuesto expedirá el Certificado de Disponibilidad

correspondiente

8

Elaboración del proyecto de pliego de condiciones y anexos o formatos

establecidos para este tipo de proceso


El responsable del proceso estructurara el proyecto de pliego de condiciones, los anexos y demás formatos requeridos siguiendo los lineamientos dados por el

articulo 22 Decreto 1510 de 2013

9 Elaboración del Aviso de

convocatoria


El responsable del proceso elaborara el aviso inicial de convocatorio, que deberá contener toda la información

establecida en el artículo 21 Decreto 1510 de 2013

10

Publicación del Aviso de Convocatoria, estudios previos,

estudio del mercado y del sector, proyecto de pliego de condiciones y





11

Recepcionar las observaciones presentadas de pliego de

condiciones y remitirlas a los miembros del comité para que se

den las respuestas correspondientes



condiciones cada uno de los miembros del comité, quienes remitirán las respuestas al profesional líder del

proceso.

12 Elaboración del documento de respuesta a las observaciones


Una vez recibidas la respuesta a observaciones por parte de los miembros del comité, el profesional

encargado del proceso las consolidara en un solo documento que pondrá a consideración de los miembros del comité. , el cual contará con la

aprobación previa del director del área donde surgió la necesidad



Celular: 319 215 4746

13 Elaboración del Proyecto de pliego

de Condiciones Definitivo


Una vez aprobado el documento de respuesta a las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, el

profesional encargado del proceso, elaborara el proyecto de pliego de condiciones definitivo con las

modificaciones a que hubiera lugar en consideración a las respuestas y aclaraciones dadas por el comité.

14 Elaboración de la resolución que ordena la apertura del proceso


El profesional encargado del proceso proyectará para la firma del ordenador del gasto la resolución que

ordena la apertura del proceso siguiendo los lineamientos dados por el articulo 24 Decreto 1510 de

2013, la cual contará con la aprobación previa del director del área donde surgió la necesidad

15

Publicación del acto las respuesta a las observaciones al proyecto de

pliego de condiciones, la resolución que ordena la apertura del proceso, el proyecto de pliego de condiciones definitivo, formatos y demás anexos correspondientes

al proceso de contratación.




16 Recepción de manifestaciones de

intención de participar

interesados en participar/profesional

de subdirección Administrativa

1. En un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura del Proceso de Contratación los interesados deben manifestar su

intención de participar, a través del mecanismo establecido para el efecto en los pliegos de

condiciones. 2. En caso de que la Dirección reciba más de diez (10) manifestaciones de interés puede continuar el proceso o hacer un sorteo para seleccionar máximo diez (10)

interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación. La Dirección lo establecerá en los

pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la cual lo hará.

3. Si hay lugar a sorteo, el plazo para la presentación de las ofertas empezará a correr el día hábil siguiente

a la fecha en la cual la entidad estatal informe a los interesados el resultado del sorteo.

17 Expedición y publicación de

Adendas


Administrativa / Administrador del

portal de contratación.

En caso de ser necesario la modificación del pliego de condiciones definitivo, el profesional encargado del proceso proyectará para la firma del ordenador del

gasto las adendas necesarias, de acuerdo a lo establecido en el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013, a más tardar el día hábil anterior al cierre del proceso.

Una vez elaboradas las adendas el funcionario la enviara al administrador del portal de contratación para su publicación. Dicho documento deberá contar con la aprobación previa del director del área donde surgió la

necesidad

18 Audiencia de cierre y recepción de

ofertas


De conformidad con los plazos establecidos en el cronograma de proceso contractual, el profesional encargado recibirá las ofertas en la fecha y hora

programada, procederá a la apertura de estas y dará lectura a los aspectos de más relevantes dejando

constancia en un acta que deberá ser publicada dentro de los tres días siguientes a la audiencia de recepción

y cierre.



Celular: 319 215 4746

19 Envío al comité evaluador las

propuestas recibidas


una vez finalizada la audiencia de cierre y recepción de ofertas, el profesional encargado del proceso

enviara al comité evaluador las propuestas recibidas para la verificación jurídica, técnica, financiera y

económica de las propuestas

20 Solicitud de documentos de

carácter habilitantes


/miembros de comité evaluador

Dentro del término establecido para la verificación de las propuestas el comité evaluador informara al

profesional encargado del proceso la solicitud de documentos y aclaraciones a los oferentes para que

sean requeridos por este.

21 Recepción de documentos y aclaraciones por parte de los

oferentes



evaluador

El profesional encargado del proceso remitirá los documentos y aclaraciones allegados por los oferentes

al comité.

22 elaboración y publicación del

informe de evaluación



evaluador

El comité evaluador remitirá al profesional encargado del proceso el informe de evaluación técnica, jurídica

financiera y económica, para que este lo consolidara y envié al administrador del portal de contratación para su publicación. Dicho documento deberá contar con la aprobación previa del director del área donde surgió la

necesidad.

23 Recepción de observaciones al



el profesional encargado del proceso recepcionara cada una de las observaciones allegadas al informe de

evaluación y las remitirá a los miembros del comité evaluador para su análisis y respuesta


presentadas al informe de evaluación

Comité Evaluador

Dentro del término establecido en el cronograma de actividades del proceso el comité evaluador dará

respuesta a cada una de las observaciones presentadas por los oferentes; estas observaciones se

publicaran en la página de contratación pública, no obstante podrá también darse respuesta en la

audiencia de adjudicación y/o declaratoria de desierta.

25 Adjudicación y/o declaratoria de

desierta


Administrativa, Miembros comité

evaluador

La adjudicación y/o declaratoria de desierto el proceso este se hará mediante acto debidamente

motivado. Dicho documento deberá cual contará con la aprobación previa del director del área donde surgió la

necesidad

26 Publicación del Acta de

adjudicación y/o declaratoria de Desierto


El profesional encargado del proceso enviara el acta de adjudicación y/o declaratoria de desierto, al

Administrador del portal de contratación para su publicación.




correspondiente.



Celular: 319 215 4746

28 Expedición del Registro

Presupuestal


Administrativa /Encargado del área

de presupuesto

El profesional encargado del proceso remitirá el contrato al área de presupuesto para la expedición del

respectivo registro presupuestal

29 Expedición y aprobación de pólizas

de garantías



El contratista favorecido en el proceso solicitara la expedición de las garantías de acuerdo a los requisitos establecidos en el pliego de condiciones y la enviara a

la Dirección dentro de los tres días siguientes a la suscripción del contrato para su respectiva aprobación

5.2.2 Contratos de prestación de servicios de salud: Cuando la Dirección Nacional de Bomberos requiera la prestación de servicios de salud utilizara el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía, de conformidad con lo establecido en el artículo 60 del Decreto 1510 de 2013. 5.2.3 Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto: Cuando se haya declarado desierta una licitación pública, la Dirección podrá adelantar un nuevo proceso de contratación atendiendo las normas del proceso de selección abreviada de menor cuantía, para lo cual prescindirá de: (i) recibir manifestaciones de interés; y (ii) realizar sorteo de oferentes. La Dirección expedirá el acto de apertura del proceso dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta. 5.2.3 La enajenación de bienes del Estado. (Literal “d”, numeral 2, artículo 2 de la ley 1150 de 2007). En virtud de lo establecido en el artículo 88 del Decreto 1510, la enajenación de los bienes del estado se adelantar por selección abreviada.

En los procesos de enajenación de los bienes del Estado se podrán utilizar instrumentos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice la transparencia, la eficiencia y la selección objetiva.

El Reglamento deberá determinar la forma de selección, a través de invitación pública de los profesionales inmobiliarios, que actuarán como promotores de las ventas, que a su vez, a efecto de avalúos de los bienes, se servirán de avaluadores debidamente inscritos en el Registro Nacional de Avaluadores y quienes responderán por sus actos solidariamente con los promotores.

Las reglas y procedimientos que deberán atender la administración y los promotores y la publicidad del proceso deberán garantizar la libre concurrencia y oportunidad de quienes participen en el mismo.

Los bienes serán enajenados a través de venta directa en sobre cerrado o en pública subasta. La adjudicación para la venta directa deberá hacerse en audiencia pública, en donde se conozcan las ofertas iniciales y se efectúe un segundo ofrecimiento, frente al cual se adjudicará el bien a quien oferte el mejor precio. En la subasta pública, de acuerdo con el reglamento definido para su realización, el bien será adjudicado al mejor postor.



Celular: 319 215 4746

La venta implica la publicación previa de los bienes en un diario de amplia circulación nacional, con la determinación del precio base. El interesado en adquirir bienes deberá consignar al menos el 20% del valor base de venta para participar en la oferta.

En todo caso se dará aplicación a lo establecido al título II del Decreto 1510 de 2013.

5.2.4 Adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Además de las reglas generales previstas en el Decreto 1510 de 2013, las siguientes reglas son aplicables a la subasta inversa: 1. Los pliegos de condiciones deben indicar: a) la fecha y hora de inicio de la subasta; b) la periodicidad de los lances; y c) el margen mínimo para mejorar la oferta durante la subasta inversa. 2. La oferta debe contener dos partes, la primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el proceso de contratación y acredite el cumplimiento de la Ficha Técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente. 3. La entidad estatal debe publicar un informe de habilitación de los oferentes, en el cual debe indicar si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado. 4. Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con la Ficha Técnica. 5. Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la entidad estatal puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa. 6. La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y en consecuencia, solamente serán válidos los lances efectuados durante la subasta inversa en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el margen mínimo establecido. 7. Si los oferentes no presentan lances durante la subasta, la entidad estatal debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo. 8. Al terminar la presentación de cada lance, la entidad estatal debe informar el valor del lance más bajo. 9. Si al terminar la subasta inversa hay empate, la entidad estatal debe seleccionar al oferente que presentó el menor precio inicial.


1

Verificación de la prestación de servicio, adquisición de bienes y/o obra a ejecutar en el Plan Anual de Adquisiciones, de no estar incluido

en el plan se deberá solicitar al funcionario responsable la inclusión

de esta nueva actividad previa aprobación del Ordenador del gasto

de la Dirección.


necesidad


verificar en el Plan Anual de Adquisiciones si el servicio, los bienes y/o obra a contratar se

encuentran incluidas en el PAA de la Dirección, de no ser así deberá solicitar su inclusión.

2 Elaboración del estudio del

mercado, del sector, análisis de los requisitos habilitantes


necesidad

El responsable del proyecto deberá realizar el estudio de mercado, el análisis del sector de

acuerdo a los lineamientos dados por el Decreto 1510 de 2013



Celular: 319 215 4746


necesidad

El responsable del proyecto elaborará los estudios previos teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 y demás

disposiciones.

4

Remisión de los estudios previos a la Subdirección Administrativa y

Financiera, para su revisión y aprobación.


necesidad

El responsable del proyecto remitirá mediante oficio a la Subdirección Administrativa y Financiera el

documento de Estudios Previos, Estudios de mercado y del sector, acompañado de los demás

estudios y documentos necesarios para la estructuración del proceso

5 Revisión del contenido de los Estudios Previos , Estudio de

mercado y del Sector


El subdirector Administrativo y Financiero, designara un funcionario quien será el encargado de la revisión

de los documentos y de la estructuración del proceso contractual.


Disponibilidad



responsable del proceso solicitara al área de presupuesto la expedición del Certificado de Disponibilidad con que se ampara el proceso

.7 Expedición del Certificado de

Disponibilidad

Responsable del área de

presupuesto de la Dirección

previa solicitud el responsable del área de presupuesto expedirá el Certificado de

Disponibilidad correspondiente

8

Elaboración del proyecto de pliego de condiciones y anexos o formatos

establecidos para este tipo de proceso


El responsable del proceso estructurara el proyecto de pliego de condiciones, los anexos y demás formatos requeridos siguiendo los lineamientos dados por el articulo 22 Decreto 1510 de 2013

9 Elaboración del Aviso de

convocatoria


El responsable del proceso elaborara el aviso inicial de convocatorio, que deberá contener toda la

información establecida en el artículo 21 Decreto 1510 de 2013

10

Publicación del Aviso de Convocatoria, estudios previos,

estudio del mercado y del sector, proyecto de pliego de condiciones y







Celular: 319 215 4746

11

Recepcionar las observaciones presentadas de pliego de

condiciones y remitirlas a los miembros del comité para que se

den las respuestas correspondientes



condiciones cada uno de los miembros del comité, quienes remitirán las respuestas al profesional líder

del proceso.

12 Elaboración del documento de respuesta a las observaciones


Una vez recibidas la respuesta a observaciones por parte de los miembros del comité, el profesional

encargado del proceso las consolidara en un solo documento que pondrá a consideración de los

miembros del comité.

13 Elaboración del Proyecto de pliego

de Condiciones Definitivo


Una vez aprobado el documento de respuesta a las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, el profesional encargado del proceso, elaborara el

proyecto de pliego de condiciones definitivo con las modificaciones a que hubiera lugar en consideración a las respuestas y aclaraciones dadas por el comité.

14 Elaboración de la resolución que ordena la apertura del proceso


El profesional encargado del proceso elaborara la resolución que ordena la apertura del proceso

siguiendo los lineamientos dados por el articulo 24 Decreto 1510 de 2013

15

Publicación del acto las respuesta a las observaciones al proyecto de

pliego de condiciones, la resolución que ordena la apertura del proceso,

el proyecto de pliego de condiciones definitivo, formatos y

demás anexos correspondientes al proceso de contratación.




16 Expedición y publicación de

Adendas


Administrativa / Administrador del portal de contratación.

En caso de ser necesario la modificación del pliego de condiciones definitivo, el profesional encargado del proceso expedirá las adendas necesarias, de

acuerdo a lo establecido en el artículo 25 del Decreto 1510 de 2013, a más tardar el día hábil

anterior al cierre del proceso. Una vez elaboradas las adendas el funcionario la enviara al

administrador del portal de contratación para su publicación.


ofertas


De conformidad con los plazos establecidos en el cronograma de proceso contractual, el profesional encargado recibirá las ofertas en la fecha y hora

programada, procederá a la apertura de estas y dará lectura a los aspectos de más relevantes dejando constancia en un acta que deberá ser publicada

dentro de los tres días siguientes a la audiencia de recepción y cierre.

18 Envío al comité evaluador las

propuestas recibidas


una vez finalizada la audiencia de cierre y recepción de ofertas, el profesional encargado del proceso

enviara al comité evaluador las propuestas recibidas para la verificación jurídica, técnica, financiera y

económica de las propuestas



Celular: 319 215 4746

19 Solicitud de documentos de

carácter habilitantes

Profesional de la Subdirección Administrativa /miembros de

comité evaluador

Dentro del término establecido para la verificación de las propuestas el comité evaluador informara al

profesional encargado del proceso la solicitud de documentos y aclaraciones a los oferentes para que sean requeridos por este, quienes podrán subsanar

en el término establecido por la Entidad hasta la adjudicación.

20 Recepción de documentos y aclaraciones por parte de los

oferentes


Administrativa / miembros

comité evaluador

El profesional encargado del proceso remitirá los documentos y aclaraciones allegados por los

oferentes al comité.

21 Elaboración y publicación del



Administrativa / miembros

comité evaluador

El comité evaluador remitirá al profesional encargado del proceso el informe de verificación de requisitos técnico, jurídico financiero y económico de

carácter habilitante, para que este lo consolide y envié al administrador del portal de contratación para

su publicación.

22 Recepción de observaciones al

informe de verificación de requisitos de carácter habilitante


El profesional encargado del proceso recepcionara cada una de las observaciones allegadas al informe

de verificación y las remitirá a los miembros del comité evaluador para su análisis y respuesta


presentadas al informe de evaluación

Comité Evaluador

Dentro del término establecido en el cronograma de actividades del proceso el comité evaluador dará

respuesta a cada una de las observaciones presentadas por los oferentes; estas observaciones se publicaran en la página de contratación pública, no obstante podrá también darse respuesta en la audiencia de subasta y/o declaratoria de desierta.

24 Adjudicación/Audiencia de subasta

inversa presencial


Administrativa, Miembros

comité evaluador,

ordenador del gasto (D)

En esta audiencia se dará apertura de las ofertas económicas y se dará inicio a la puja de acuerdo a las reglas establecidas en el pliego de condiciones,

en todo caso se dejara constancia de esto en la respectiva acta de audiencia. En caso que resulte habilitado un solo oferente y este cumple con cada uno de los requisitos de la ficha técnica la Dirección

podrá adjudicarle el contrato siempre y cuando el valor de la oferta sea igual o inferior a la

disponibilidad presupuestal, en este caso no habrá lugar a subasta inversa. (Numeral 5 del artículo 41

del Decreto 1510 de 2013)

25 Publicación del Acta de

adjudicación y/o declaratoria de Desierto


El profesional encargado del proceso enviara el acta de adjudicación y/o declaratoria de desierto, al

Administrador del portal de contratación para su publicación.




correspondiente.



Celular: 319 215 4746

27 Expedición del Registro

Presupuestal


Administrativa /Encargado del

área de presupuesto

El profesional encargado del proceso remitirá el contrato al área de presupuesto para la expedición

del respectivo registro presupuestal

28 Expedición y aprobación de pólizas

de garantías



El contratista favorecido en el proceso solicitara la expedición de las garantías de acuerdo a los

requisitos establecidos en el pliego de condiciones y la enviara a la Dirección dentro de los tres días siguientes a la suscripción del contrato para su

respectiva aprobación.

5.3 CONCURSO DE MERITOS:

El concurso de méritos es el procedimiento aplicable para la selección de consultores. En los términos previstos en la Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2, se entiende por contrato de consultoría: “Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión”. “Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato”.

5.3.1 CLASES DE CONCURSO DE MÉRITOS

La contratación de los servicios de consultoría podrá realizarse mediante concurso abierto o con precalificación. En la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan. Cuando se trate de objetos que incluyan diseño y ejecución se determinará la modalidad de contratación de acuerdo con la obligación principal. El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto o con precalificación se desarrollará de conformidad con el procedimiento señalado en los artículos 67 y siguientes del Decreto 1510 de 2013. En el caso de que el objeto contractual de consultoría incluya obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública y selección abreviada, según corresponda de conformidad con lo señalado en la Ley.

5.4 CONTRATACIÓN DIRECTA:



Celular: 319 215 4746

Son causales de contratación directa las establecidas en el numeral 4° del artículo 2 de la ley 1150 de 2007:

a) Urgencia manifiesta.

De acuerdo a lo establecido en la ley 80 de 1993 con el fin de que las entidades públicas adoptaran un mecanismo de contratación cuando se presenten situaciones excepcionales que impidan la realización de alguno de los procedimientos contemplados en las normas vigentes para la selección de contratistas. Es así que de conformidad con el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, la contratación mediante urgencia manifiesta procede cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección existentes. En caso de presentarse alguna de estas situaciones, la Dirección procederá conforme a lo establecido en los artículos 41 y 42 de la Ley 80 de 1993, articulo 74 del Decreto 1510 de 2013.

b) Contratación de Empréstitos.

Son aquellos contratos mediante los cuales una entidad u organismo estatal recibe en calidad de préstamo unos recursos en moneda legal o extranjera, con plazo para su pago. En caso de que la Dirección requiera la contratación de empréstitos, estos se celebrarán con arreglo a las normas que regulan la materia y, de manera especial, con lo contemplado en el parágrafo 2 del artículo 41 de la ley 80 de 1993, el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013.

c) Contratos interadministrativos.

Son aquellos contratos de acuerdo con las normas vigentes que rigen la contratación de las entidades y organismos estatales, el artículo 209 de la Constitución en el literal C, el numeral 4 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 92 de la ley 1474 de 2011, el artículo 76 del Decreto 1510 de 2013, la Dirección podrá celebrar directamente contratos interadministrativos con cualquiera de las entidades señaladas en el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, siempre que las obligaciones contractuales a realizar tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora. Para la celebración de contratos interadministrativos se seguirá el siguiente procedimiento:


1

Verificación de la prestación de servicio, adquisición de bienes y/o obra a ejecutar en el

Plan Anual de Adquisiciones, de no estar incluido en el plan se deberá solicitar al

funcionario responsable la inclusión de esta nueva actividad previa aprobación del Ordenador del gasto de la Dirección.


necesidad

El respónsale del proyecto antes de iniciar con las etapas previas al proceso de contratación, deberá verificar en el

Plan Anual de Adquisiciones si el servicio, los bienes y/o obra a contratar se encuentran incluidas en el PAA de la Dirección, de no ser así deberá solicitar

su inclusión.

2 Elaboración del estudio del mercado, del

sector, análisis de los requisitos habilitantes


necesidad

El responsable del proyecto deberá realizar el estudio de mercado, el análisis del sector de acuerdo a los lineamientos

dados por el Decreto 1510 de 2013



Celular: 319 215 4746


necesidad

El responsable del proyecto elaborara los estudios previos teniendo en cuenta

lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 y demás

disposiciones.




necesidad

El responsable del proyecto remitirá mediante oficio a la Subdirección

Administrativa y Financiera el documento de Estudios Previos, Estudios

de mercado y del sector, acompañado de los demás estudios y documentos necesarios para la estructuración del

proceso

5 Revisión del contenido de los Estudios Previos ,

Estudio de mercado y del Sector


Administrativa

El subdirector Administrativo y Financiero, designará un funcionario

quien será el encargado de la revisión de los documentos y de la estructuración

del proceso contractual.



Una vez revisado y aprobado los estudios previos, estudios del mercado y del sector, el profesional responsable del proceso solicitara al área de presupuesto

la expedición del Certificado de Disponibilidad con que se ampara el

proceso

7 Expedición del Certificado de Disponibilidad Responsable del área de presupuesto de la

Dirección

Previa solicitud el responsable del área de presupuesto expedirá el Certificado

de Disponibilidad correspondiente

8 Elaboración del Acto administrativo de justificación de la Contratación Directa


Administrativa

El responsable del proceso elaborara el acto administrativo de justificación de la

Contratación Directa de acuerdo a lo establecido en los artículos 73 y 76 del

Decreto 1510 de 2013

9 verificación de los documentos aportados por

la entidad contratista


Administrativa

El responsable del proceso verificara la documentación aportada por la Entidad

contratista de acuerdo a los requerimientos hechos por la Dirección.



Una vez verificados cada uno de los documentos el profesional encargado

elaborara la minuta del contrato correspondiente.




de presupuesto

El profesional encargado del proceso remitirá el contrato al área de

presupuesto para la expedición del respectivo registro presupuestal

12 Expedición y aprobación de pólizas de garantías


Administrativa / Entidad Contratista

La Entidad contratista solicitara la expedición de las garantías siempre y

cuando exista complejidad en el objeto del contrato y la Dirección considere

pertinente solicitarlas.

d) La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición. e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas



Celular: 319 215 4746

f) Los contratos de encargo fiduciario cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público. g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. Teniendo en cuentas las disposiciones establecidas en el capítulo IV del decreto 1510 de 2013, el procedimiento para la contratación directa será:


1

Verificación de la prestación de servicio, adquisición de bienes y/o obra a ejecutar en el

Plan Anual de Adquisiciones, de no estar incluido en el plan se deberá solicitar al

funcionario responsable la inclusión de esta nueva actividad previa aprobación del Ordenador del gasto de la Dirección.


necesidad


Plan Anual de Adquisiciones si el servicio, los bienes y/o obra a contratar se

encuentran incluidas en el PAA de la Dirección, de no ser así deberá solicitar

su inclusión.


necesidad

El responsable del área elaborara a los estudios previos.




necesidad

El responsable del proyecto remitirá mediante oficio a la Subdirección

Administrativa y Financiera el documento de Estudios Previos.

5 Revisión del contenido de los Estudios Previos. Profesional de la


El subdirector Administrativo y Financiero, designará un funcionario

quien será el encargado de la revisión de los documentos.

6 Elaboración de constancia de idoneidad del

posible contratista Ordenador del Gasto

El ordenador del gasto verificara los documentos allegados por el posible contratista dejando constancia de la

idoneidad y experiencia de este.

7 Verificación de los documentos aportados por

la entidad contratista


Administrativa

El responsable del proceso verificara la documentación aportada por la Entidad

contratista de acuerdo a los requerimientos hechos por la Dirección.

8 Certificación de No planta Ordenador del Gasto

El ordenador del gasto dejara constancia que la planta de personal de la Dirección

no cuenta con el recurso humano suficiente para realizar la actividad

contenida en el objeto.



Una vez revisado y aprobado los estudios previos, el profesional responsable del

proceso solicitara al área de presupuesto la expedición del Certificado de

Disponibilidad con que se ampara el proceso



Celular: 319 215 4746

10 Expedición del Certificado de Disponibilidad Responsable del área de presupuesto de la

Dirección

Previa solicitud el responsable del área de presupuesto expedirá el Certificado

de Disponibilidad correspondiente.



Una vez verificado cada uno de los documentos el profesional encargado

elaborara la minuta del contrato correspondiente.




de presupuesto

El profesional designado remitirá el contrato al área de presupuesto para la

expedición del respectivo registro presupuestal

13 Expedición y aprobación de pólizas de garantías


Administrativa / Entidad Contratista

El contratista solicitara la expedición de las garantías siempre y cuando la Dirección considere pertinente

solicitarlas.

5.5 CONTRATACIÓN MINIMA CUANTÍA:

La Dirección adelantará el procedimiento de mínima cuantía para la adquisición de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la Entidad independiente de su objeto, teniendo en cuenta el procedimiento previsto en el Capítulo V del Título I del Decreto 1510 de 2013.


1

Verificación de la prestación de servicio, adquisición de bienes y/o obra a ejecutar en el Plan Anual de

Adquisiciones, de no estar incluido en el plan se deberá solicitar al

funcionario responsable la inclusión de esta nueva actividad previa aprobación

del Ordenador del gasto de la Dirección.

Dependencia en donde surge la necesidad


Plan Anual de Adquisiciones si el servicio, los bienes y/o obra a contratar se encuentran incluidas en el PAA de la Dirección,

de no ser así deberá solicitar su inclusión.

2 Elaboración del estudio del mercado, del sector, análisis de los requisitos

habilitantes


El responsable del proyecto deberá realizar el estudio de mercado, el análisis del sector de acuerdo al os lineamientos

dados por el Decreto 1510 de 2013

3 Elaboración de Estudios Previos Dependencia en donde

surge la necesidad

El responsable del proyecto elaborara a los estudios previos teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 20 del

Decreto 1510 de 2013 y demás disposiciones.



Celular: 319 215 4746

4

Remisión de los estudios previos a la Subdirección Administrativa y Financiera, para su revisión y

aprobación.


El responsable del proyecto remitirá mediante oficio a la Subdirección Administrativa y Financiera el documento de

Estudios Previos, Estudios de mercado y del sector, acompañado de los demás estudios y documentos

necesarios para la estructuración del proceso

5 Revisión del contenido de los Estudios

Previos , Estudio de mercado y del Sector


Administrativa

El subdirector Administrativo y Financiero, designará un funcionario quien será el encargado de la revisión de los

documentos y de la estructuración del proceso contractual.


Disponibilidad


Administrativa

Una vez revisado y aprobado los estudios previos, estudios del mercado y del sector, el profesional responsable del

proceso solicitara al área de presupuesto la expedición del Certificado de Disponibilidad con que se ampara el proceso

7 Expedición del Certificado de

Disponibilidad

Responsable del área de presupuesto de la

Dirección

previa solicitud el responsable del área de presupuesto expedirá el Certificado de Disponibilidad correspondiente

8 Elaboración y publicación de la

invitación pública y demás documentos anexos al proceso


Administrativa / Administrador del portal

de contratación.

El responsable del proceso estructurara elaborará la invitación a ofertar, los anexos y demás formatos requeridos

siguiendo los lineamientos dados por el articulo 84 y siguientes Decreto 1510 de 2013, quien lo enviara al

administrador del portal de contratación para su publicación

9 Recepción de observaciones a la

invitación pública


Administrativa

Todos los interesados en el proceso podrán formular observaciones o comentarios a la invitación y estos deberán ser contestados por la Dirección antes del vencimiento del

plazo para presentar ofertas.

10 Expedición y publicación de Adendas



de contratación.

En caso de ser necesario la modificación de la Invitación a ofertar, el profesional encargado del proceso expedirá las adendas necesarias, a más tardar el día hábil anterior al

cierre del proceso. Una vez elaboradas las adendas el funcionario la enviara al administrador del portal de




Celular: 319 215 4746


ofertas


Administrativa

De conformidad con los plazos establecidos en el cronograma de proceso contractual, el profesional

encargado recibirá las ofertas en la fecha y hora programada, procederá a la apertura de estas y dará lectura a los aspectos de más relevantes dejando constancia en un acta que deberá ser publicada dentro de los tres días siguientes a la audiencia

de recepción y cierre.

12

verificación de los documentos de la oferta económicas más baja

presentada y solicitud de documentos de carácter habilitantes


Administrativa /

Dentro del término establecido para la verificación de las propuestas el profesional encargado del proceso verificara el cumplimiento de los requisitos establecidos en la invitación y

de ser necesario realizara la solicitud de documentos y aclaraciones a los oferente que haya presentado el ofertado

el precio más bajo. En caso de que el oferente que haya presentado el precio más bajo no cumpla con los requisitos

establecidos en la invitación o no subsane en el término establecido, se procederá a verificar el oferente que haya

ofertado el segundo mejor precio y así sucesivamente (numeral 4 articulo 85 Decreto 1510 de 2013).

13 elaboración y publicación del informe

de evaluación



de contratación.

EL profesional encargado del proceso elaborara el informe de evaluación y lo enviara al administrador del portal de


14 Recepción de observaciones al informe

de evaluación


Administrativa

El informe de evaluación deberá estar publicado durante un(1) día hábil ese término el profesional encargado del

proceso recepcionara cada una de las observaciones allegadas al informe de evaluación en donde las analizara y

dará respuesta

15 Elaboración y publicación de la

Aceptación de oferta.


Administrativa.

El profesional encargado del proceso elaborara la aceptación de la oferta, informando en ella el nombre del

supervisor del contrato, la enviara al administrador del portal de contratación junto con la totalidad de la oferta

seleccionada para su publicación.



Administrativa /Encargado del área de

presupuesto

El profesional encargado del proceso remitirá la aceptación de la oferta al área de presupuesto para la expedición del

respectivo registro presupuestal



Celular: 319 215 4746

17 Expedición y aprobación de pólizas de

garantías



El contratista favorecido en el proceso solicitara la expedición de las garantías de acuerdo a los requisitos

establecidos en el pliego de condiciones y la enviara a la Dirección dentro de los tres días siguientes a la suscripción

del contrato para su respectiva aprobación

5.6 ADQUISICIÓN EN GRANDES SUPERFICIES CUANDO SE TRATE DE MINIMA CUANTÍA:

En virtud del artículo 86 del Decreto 1510 de 2014, La Dirección podrá adquirir bajo esta modalidad bienes hasta por el monto de la mínima cuantía en grandes superficies, siguiendo las siguientes reglas:

1. La invitación debe estar dirigida a por lo menos dos (2) grandes superficies y deberá contener:

(i) la descripción técnica, detallada y completa del bien, identificado con el cuarto nivel del

clasificador de bienes y servicios;(ii) la forma de pago (iii) El lugar de entrega (iv) El plazo de

entrega para la cotización que debe ser de un (1) día hábil (v) La forma y lugar de presentación

de la cotización (vi) La disponibilidad presupuestal.

2. La Dirección evaluara las cotizaciones presentadas y seleccionara a quien con las

condiciones requeridas, ofrezca el menor precio del mercado y aceptara la mejor oferta.

3. En caso de empate, la Dirección aceptara la oferta que haya sido presentada primero en el

tiempo.

4. La oferta y su aceptación constituirán el contrato.

7. SUPERVISIÓN Y/O INTERVENCIÓN

La supervisión y/o intervención de los contratos es el conjunto de funciones o actividades desempeñadas por un responsable designado o contratado para el efecto, que realiza el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por parte del contratista, con la finalidad de promover la ejecución satisfactoria del contrato, mantener permanentemente informado al ordenador del gasto de su estado técnico, jurídico y financiero, evitando perjuicios a la entidad y al contratista o parte del negocio jurídico.

Supervisión: Consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico

que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal, cuando

no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión la Dirección podrá contratar

personal de apoyo, a través de contratos de prestación de servicios.

Interventoría: Consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice

una persona natural jurídica, contratada para tal fin por la entidad estatal, cuando el seguimiento

del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la

extensión del mismo lo justifiquen. Cuando la entidad lo justifique podrá contratar la interventoría

integral de un contrato.

POR REGLA GENERAL, NO SERÁN CONCURRENTES EN RELACIÓN CON UN MISMO CONTRATO SI CONCURREN LA ENTIDAD DEBE DIVIDIR LAS FUNCIONES. Los supervisores e interventores ejercerán funciones administrativas, técnicas, financieras y legales, definidas así:



Celular: 319 215 4746

Funciones Administrativas: El interventor o supervisor efectuará el control sobre el

cumplimiento de las diligencias de orden administrativo propias del contrato suscrito.

Funciones Técnicas: El interventor o supervisor efectuará el control y seguimiento del objeto

contractual y verificará que cada uno de los procesos técnicos a cargo del contratista se adelanten

de conformidad con las normas técnicas aplicables, que se cumplan con las especificaciones

técnicas previstas, los planos, estudios y diseños, los cronogramas y presupuestos

correspondientes.

Funciones Financieras: Según sea el caso el interventor o supervisor ejercerá seguimiento y

control de las actuaciones del contratista de orden financiero, contable y presupuestal, que se

deban realizar dentro del marco del contrato suscrito.

Funciones Legales: El interventor velará por el cumplimiento de la normatividad general y

particular contractual vigente.

7.1 DEBERES DE LOS SUPERVISORES (Articulo 84 Estatuto Anticorrupción)

Mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir

actos de corrupción o puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando

tal incumplimiento se presente

solicitar informes.

solicitar aclaraciones y explicaciones sobre la ejecución del contrato.

Las consagradas en el artículo 4 de la Ley 80 de 1993

Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia podrán hacer al garante.

Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar.

Solicitar las actualización o la revista de los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del contrato.

Adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y promoverán las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.

Las revisiones periódicas deberán llevarse a cabo por lo menos una vez cada seis (6) meses durante el término de vigencia de las garantías.

Exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan con las normas técnicas colombianas o, en su defecto, con normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos a nivel mundial o con normas extranjeras aceptadas en los acuerdos internacionales suscrito por Colombia.

Adelantarán las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado.

Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos en que se hubiere realizado licitación o concurso, o de contratar en los casos de contratación directa. Para ello utilizarán los mecanismos de ajuste y revisión de precios, acudirán a los



Celular: 319 215 4746

procedimientos de revisión y corrección de tales mecanismos si fracasan los supuestos o hipótesis para la ejecución y pactarán intereses moratorios.

Actuar de tal modo que por causas a ellas imputables, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, corregirán los desajustes que pudieren presentarse y acordarán los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse

Hacer Respetar el orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas. Sólo por razones de interés público, el ordenador de Gasto podrá modificar dicho orden dejando constancia de tal actuación.

Para el efecto, las Dirección llevara un registro de presentación por parte de los contratistas, de los documentos requeridos para hacer efectivos los pagos derivados de los contratos, de tal manera que estos puedan verificar el estricto respeto al derecho de turno.

8. IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIETO ( artículo 86 estatuto anticorrupción)

Para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, así como para la estimación de los perjuicios sufridos por la Dirección, y a efecto de respetar el debido proceso al afectado a que se refiere el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, Dirección observará el procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

La Dirección podrá declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal. Para tal efecto observarán el siguiente procedimiento:

a. Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, la Dirección lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera.

b. En desarrollo de la audiencia, el ordenador del gasto, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.

c. Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida solo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia.



Celular: 319 215 4746

d. En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el ordenador del gasto, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN NACIONAL DE...

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