Unidad 3 Administración de Un Proyecto de Información
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Administración de proyectos de información
Unidad 3. Administración de un proyecto de información
Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 1
Ingeniería en Desarrollo de Software
9º Cuatrimestre
Programa de la asignatura:
Administración de proyectos de información
Unidad 3. Administración de un proyecto de información
Clave:
150930933
Universidad Abierta y a Distancia de México
UnADM
Administración de proyectos de información
Unidad 3. Administración de un proyecto de información
Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 2
Índice
Unidad 3. Administración de un proyecto de información. .................................................... 3
Presentación de la unidad ...................................................................................................... 3
Propósitos ............................................................................................................................... 4
Competencia específica ......................................................................................................... 4
3.1. Análisis de un proyecto de información .......................................................................... 5
3.1.1. Aplicaciones de los proyectos de información ............................................................. 8
Actividad 1. Planteamiento de soluciones mediante un sistema de información................ 14
3.1.2. Detección de necesidades para la implementación de un proyecto de información
dentro de un marco organizacional ...................................................................................... 15
Actividad 2. Detección de necesidades ............................................................................... 21
3.2. Implementación de un proyecto de información ........................................................... 21
3.2.1. Las TIC’S en los sistemas de información................................................................. 26
3.2.2. Implementación y administración de un proyecto de información ............................ 29
Autoevaluación ..................................................................................................................... 37
Evidencia de aprendizaje. Proyecto de información ............................................................ 37
Autorreflexiones .................................................................................................................... 38
Cierre de la unidad ............................................................................................................... 38
Para saber más .................................................................................................................... 39
Fuentes de consulta ............................................................................................................. 40
Administración de proyectos de información
Unidad 3. Administración de un proyecto de información
Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 3
Unidad 3. Administración de un proyecto de información.
Presentación de la unidad
La presente unidad denominada Administración de un proyecto de información, incluirá en
su contenido temas referentes al análisis de las aplicaciones de los proyectos de
información, así mismo se observará cómo es posible implementar este tipo de proyectos
en el marco organizacional.
Un vez que se conoce el proceso de desarrollo de los proyectos de información, los
cuales son temas que se abordaron en la Unidad 2 Etapas de un proyecto de información,
en esta unidad se revisarán elementos importantes en la administración del proyecto
respecto a su implementación, por lo que se revisará el tema 3.1. Análisis de un proyecto
de información, en el cual se desarrollará un panorama acerca de las aplicaciones que
puede efectuar un proyecto de información por medio del análisis de las necesidades de
los mismos. El siguiente tema 3.2. Implementación de un proyecto de información, en
donde primero se podrá conocer las condiciones y elementos necesarios para la
implementación de un proyecto así como la importancia que tienen las tecnologías de
información dentro de los sistemas de información, para luego tener una comprensión
más clara de cómo poder implementar y administrar de mejor manera un proyecto de
información.
Es importante mencionar que quien realiza la administración de proyectos es el
administrador de proyectos que también se le conoce como Project Management, en
español se traduciría como líder, director, gerente o administrador (Torres y Torres, 2012,
pág. 20). Según el PMBOK1 (por sus siglas en inglés de Project Management Body of
Knowledge) se traduce como director de proyectos y es el responsable directo de que el
proyecto se concrete y cubra todas las expectativas “con la mayor eficiencia en cada una
de las fases de la vida del proyecto.” Las principales funciones que realiza un
administrador de proyectos en cualquier nivel de la estructura organizacional son la
planeación, dirección, control y motivación a quienes forman parte del proyecto entre otras
actividades, es decir, administran actividades temporales debido a que lo proyectos
presentan la característica de discontinuidad (recuerda las característica de los proyectos
que se revisaron en la unidad 1 Fundamentos de proyectos). El perfil de un administrador
de proyectos incluye entre otras características la capacidad de tomar decisiones, el
trabajo en equipo, contar con conocimientos generales sobre administración de proyectos
1 Publicación del Project Management Institute PMI, “libro internacionalmente conocido como las
bases sobre las que se establecen las mejores prácticas de la moderna dirección y gestión de proyectos.” (Alonso, 2008, pág. 40).
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y sobre el área para la cual se requiere el proyecto de información, por ejemplo si se
requiere implementar un sistema para el control de información financiera en una
organización, un desarrollador de software puede ser un administrador de proyectos si
tiene conocimientos básicos de administración de proyectos y de la forma de realizar el
sistema de información que se requiere para controlar la información financiera como:
facturas, gastos, ingresos, egresos, etcétera. Un administrador de proyectos también
debe poder manejar situaciones críticas, poder relacionarse en forma armoniosa con sus
colaboradores y todos los involucrados en el proyecto, saber negociar, ser creativo e
innovador, entre otras características.
En general esta unidad comprende el contenido descrito anteriormente, con la finalidad de
poder proporcionar una base para lograr efectuar una administración eficiente de un
proyecto de información, para que luego de desarrollar sus etapas, lograr la entrega de
proyectos de calidad y con un fundamento en su implementación y aplicación.
Propósitos
Mediante el contenido de la unidad:
Identificarás las aplicaciones de los proyectos de información.
Detectarás las necesidades para la implementación de un sistema de información.
Analizarás el desempeño de las tecnologías de información en los sistemas de
información.
Aplicarás las etapas de un proyecto de información a partir de las necesidades de
un marco organizacional.
Identificarás los aspectos necesarios para la implementación de la administración
de un proyecto de información, a partir de la resolución de problemas informáticos
en un marco organizacional.
Competencia específica
Construir un proyecto de información para resolver una necesidad en una situación
específica dentro de un marco organizacional, mediante las fases del proceso
administrativo.
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3.1. Análisis de un proyecto de información
Es de suma importancia efectuar un análisis previo a cualquier proyecto de sistemas de
información, debido a que a través de este análisis, se pueden identificar de mejor manera
algunos elementos como, las necesidades reales que pudiera tener una organización, los
requerimientos necesarios que debe efectuar el nuevo sistema, las tareas que se deben
efectuar y los resultados que deben obtenerse, así como los riesgos que pueden
obstaculizar la concreción del proyecto siendo estos elementos fundamentales para la
planeación y desarrollo de cualquier proyecto de información. En este tema, se enfocará
en el análisis de riesgos de un proyecto de sistemas de información.
Los riesgos no son lo único que se analiza respecto a los proyectos de información, pues
en todo proyecto también es necesario analizar y determinar los factores clave de éxito
(FCE) en los proyectos de información, contribuye a que los administradores de proyectos
centren sus esfuerzos en los puntos clave de éxito. Existen estrategias destinadas a
identificar los factores críticos de éxito FCE que es un “término empleado para designar
un elemento necesario para que una organización o proyecto logren su misión” (Leyva,
Rosado y Febles, 2012, pág.41), por tanto los FCE son parte esencial de la determinación
de la estrategia de un proyecto. Al proceso que se realiza para identificar, entender y
utilizar los FCE se le nombra inteligencia competitiva IC, que se define como “el proceso
estratégico de identificar, entender y utilizar los FCE” (Leyva, Rosado y Febles, 2012,
pág.41). Algunos FCE en donde radica la importancia de la administración de los
proyectos son los siguientes según Torres y Torres (2012, pág. 22 y 23):
Planeación y comunicación. Es de esencial importancia planear y mantener una
comunicación fluida y acertada en el desarrollo de los proyectos, de tal manera que se
puedan evitar problemas, reducir al mínimo su “impacto sobre el logro del objetivo de un
proyecto cuando éstos se presentan” Torres y Torres (2012, pág. 22).
Tiempo. Establecer el tiempo que se requiere para “diseñar un plan eficaz antes de iniciar
el proyecto es importante para el logro satisfactorio de cualquier proyecto” Torres (2012,
pág. 22).
Definición del objetivo. Es importante que se defina el proyecto en forma clara
integrando en el objetivo “un producto un servicio o un resultado esperado, determinado
en función del alcance, tiempo y costo y aceptado por el cliente” Torres y Torres (2012,
pág. 22).
Involucrar al cliente. Es importante involucrar al cliente en el resultado exitoso de un
proyecto su participación activa.”
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Satisfacción del cliente. Este se considera como el fin último y el beneficio mayor de los
proyectos de información para ello es necesario estar en continua comunicación con él,
mantenerlo informado y a su vez indagar sobre sus expectativas por si van cambiando.
Medición y comparación del alcance real con el avance planeado. Esta medición y
comparación debe realizarse de manera regular y oportuna para la aplicación de acciones
correctivas inmediatas en caso de ser necesario.
Evaluación del desempeño. Al concluir el proyecto es necesario evaluar el desempeño
con el fin de identificar los factores de mejora en caso de realizarse proyectos similares en
un futuro.
Realimentación del cliente. Es necesario intercambiar con el cliente como parte del
equipo del proyecto, sus impresiones, opiniones, etcétera, es decir, “hacer un recuento de
las lecciones aprendidas” (McLeod, 2000, pág. 194).
Para efectos de comprender la importancia del análisis en los proyectos de sistemas de
información se expone a continuación una breve definición de análisis de sistemas de
información:
“El análisis de sistemas es el estudio de un sistema existente con el propósito de diseñar
un sistema nuevo o mejorado” (McLeod, 2000, pág. 194).
“El análisis de un sistema de información parte de la revisión de los objetivos generales de
la organización, y de la demostración del cumplimiento de los mismos mediante la
aplicación de los sistemas de información existentes o propuestos” (Stair y Reynolds
2000, pág. 545).
Por ejemplo, en el caso de una empresa que desea conocer sus ventas diarias, ingresos,
egresos y sus utilidades, el objetivo podría traducirse en una o más necesidades de
información, una de las cuales podría ser la elaboración de un estado de resultados que
podría ser por medio de una base de datos que calcule el resultado del estado de
pérdidas y ganancias de la empresa, por medio del cálculo de los costos y gastos que
originaron el ingreso del flujo monetario de la organización.
Con base en las definiciones anteriores se entiende como análisis de los proyectos de
información a la recaudación de información sobre un sistema ya existente o uno por
desarrollar, para determinar los requerimientos que debe cumplir el sistema, en donde a
su vez deben contemplarse otras alternativas y limitantes e investigar la factibilidad de
estas.
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Es posible observar que el análisis del proceso de un sistema de información de alguna
empresa u organización pequeña puede resultar algo fácil de efectuarse, por el contrario
el proceso en una empresa u organización de gran tamaño se tornaría un poco difícil y
tediosa, por lo que según Stair y Reynolds (2000), sugieren efectuar los siguientes pasos
para efectuar un análisis más completo:
1. Establecer participantes. Definir a los participantes en el estudio del sistema existente
o que se desea efectuar, lo cual implica identificar a los usuarios, beneficiarios, personal
del sistema de información y administradores. Los participantes desempeñan los
siguientes roles:
Usuarios: son aquellos que manejarán e interactuarán con el sistema.
Beneficiarios: son aquellos a los que les favorecerá directamente la implementación
del sistema de información.
Personal del sistema de información: son todas aquellas personas involucradas en
la planeación, desarrollo, implementación y ejecución del sistema de información.
Administradores: son las personas o persona, cuya tarea principal y responsabilidad
es el aseguramiento del funcionamiento de un sistema de información
2. Recopilar los datos y requisitos convenientes. Buscar información adicional
relacionada con las necesidades y problemas que enfrenta la empresa; para esto es
preciso primero identificar la fuente de los datos, las cuales pueden ser externas o
internas, para luego recopilar la información por medio de herramientas como entrevistas,
cuestionarios y observación directa.
3. Analizar los datos y requisitos. Identificar las necesidades de los usuarios,
beneficiarios y organización.
4. Efectuar un informe del sistema existente o del que se desea efectuar integrando
los requerimientos y las prioridades del proyecto. Dicho informe deberá desglosar los
requerimientos que debe cumplir un sistema de información analizando un sistema
vigente o un proyecto de sistema de información. Es preciso también plasmar en el
informe las prioridades del proyecto, es decir las funciones principales así como los
requerimientos fundamentales del mismo.
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Con la intención de complementar el tema sobre el análisis de un proyecto de información
es preciso conocer las aplicaciones de los proyectos de información, para identificar el
grado de impacto y aplicaciones estratégicas de los proyectos en las organizaciones.
3.1.1. Aplicaciones de los proyectos de información
Hoy en día las organizaciones han cambiado su enfoque hacia la orientación sobre el
valor que tiene el conocimiento, ya que el mercado compite en términos de procesos e
innovación y no únicamente en cuanto al producto, es decir que se ha enfatizado en
cuanto a la calidad y cantidad de producción, así como en los servicios involucrados en
dichos procesos.
Así pues, las organizaciones hoy en día dan una gran importancia a su información la
cual puede ser referente a su propio personal respecto a su experiencia, conocimiento,
innovaciones, entre otras, por lo que para lograr entrar al mercado competitivo se debe
contar con una fuente de información confiable y segura y es respecto a este
requerimiento donde se ubica la aplicación de los sistemas de información.
La aplicación de los proyectos de sistemas de información pueden realizarse en diferentes
niveles organizacionales, según sea su necesidad, enfoque o categoría; es posible utilizar
los sistemas de información estratégicamente, o de manera ofensiva, defensiva o
controlada.
La siguiente figura muestra la manera en que una empresa puede visualizar y emplear los
proyectos de sistemas de información, según O’Brien (2001).
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Aplicación de los proyectos de sistemas de información en las organizaciones basado en O’Brien (2001)
Justificación
en cuanto a
costos
Nivel 4 Justificación en cuanto a costos
Se mantiene un control estrecho sobre TI
Las plataformas y las aplicaciones de tecnología están en constante actualización.
Las evaluaciones del entorno sobre la inversión se realizan solo en el nivel proyectado.
No existe un plan global de adquisición de tecnología.
Controlada
Nivel 5 Controlada
TI se considera como algo costoso
La gerencia no está dispuesta a invertir en TI o equipos de cómputo.
Ofensiva
Nivel 2 Ofensiva
Los proyectos de información se consideran como un impulsor de la competitividad.
Las redes de computadoras personales y servidores proliferan en todas las áreas funcionales dela organización.
La organización requiere de la captación de los beneficios de las TI.
Defensiva
Nivel 3 Defensiva
El crecimiento de los proyectos de información es menos controlada que la tasa de crecimiento empresarial.
Las inversiones en TI siguen en comportamiento general de la industria.
Estratégica
Nivel 1 Estratégico
Las TI pueden ser un factor importante de competitividad.
Las TI tienen cada vez más demanda en el procesamiento de
transacciones, toma de decisiones, colaboración, y procesos
empresariales claves como: reducción de tiempo, costos, mejorar
la calidad y la flexibilidad
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Es preciso mencionar que la selección y priorización de proyectos debe efectuarse con
base a los objetivos de la organización, es decir, priorizar aquellos proyectos que brinden
mayor beneficio y que contribuyan en el éxito de una organización.
Existen diversos métodos que categorizan de diferente manera los proyectos, por ejemplo
Cash McFarlan y Mc Kenney (1996) afirman que según la reducción de costos de las
tecnologías, los sistemas de información han pasado de ser aplicaciones de apoyo al
trabajo a convertirse en aplicaciones que permiten lograr ventajas competitivas
importantes y discuten el modelo de categorización de proyectos que a continuación se
muestra:
El modelo de McFarlan propone cuatro categorías de sistemas:
Estratégicas Alto potencial
Aplicaciones críticas para el éxito futuro de una organización.
Aplicaciones que podrían ser importantes para el éxito futuro de una organización.
Operacionales clave Soporte
Aplicaciones de las cuales la organización actualmente depende.
Aplicaciones que son valiosas, pero no son críticas para el éxito de la organización.
Categorías de sistemas del modelo de McFarlan (Llorens, pág. 97)
1. Sistemas estratégicos. Son aquellos que aplican la tecnología de información con la
finalidad de obtener una ventaja competitiva. Generalmente este tipo de sistemas
presentan las siguientes características:
Influyen en diferentes ámbitos dentro y fuera de la organización, por ejemplo un
sistema de transacciones bancarias por internet, el cual afecta tanto el estado
financiero del banco que transfiere como a la cuenta y banco en a la cual se realiza la
transacción.
Reflejan un impacto significativo sobre el funcionamiento de las partes que operan el
sistema.
Los beneficios resultan de un mejor posicionamiento de mercado.
2. Sistemas de alto valor potencial. Se refiere a los sistemas que tienen posibilidades
futuras de adquirir un alto valor estratégico. Por lo general los beneficios en estos
proyectos no son visibles a simple vista o en el presente inmediato, y esto puede deberse
a que normalmente integra nuevas ideas u oportunidades tecnológicas, de las cuales aún
no se han explorado todas sus potencialidades.
3. Sistemas operacionales clave. Para estos sistemas es importante considerar la
justificación de costos y beneficios en este tipo de sistemas, sin embargo no siempre la
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solución de menor costo puede resultar la más eficaz, por lo que es aún más importante
considerar el balance entre los costos, beneficios y los riesgos que existieran.
4. Sistemas de soporte. Son aquellos que pueden no ser indispensables, pero que por
su capacidad de mejora de la eficiencia operacional, puede resultar útil contemplarlos.
La aplicación de un proyecto de sistema de información, aporta estrategias en la
organización, esta aportación puede identificarse mediante una matriz de valoración
estratégica (Llorens, pág. 96) en donde se observa una valoración del aporte estratégico
de un proyecto donde se integran dos aspectos:
La línea de acción del proyecto: proveedores, clientes y competidores
El empuje estratégico: alianza, crecimiento, innovación, costo y diferenciación.
Para realizar una valoración de los proyectos, es importante considerar los siguientes
ámbitos de acción:
Proveedores. Respecto a la relación de la organización con los proveedores:
Mejorar la capacidad de negociación con los proveedores para obtener mejores
condiciones.
Reducir los costos: Ser un mejor cliente y obtener trato diferencial o un mejor nivel de
servicio. Mejorar la calidad y los costos de los servicios y productos que se ofrecen.
Mejorar la satisfacción del cliente: Reducir la posibilidad de que los clientes cambien
de preferencia y busquen otros proveedores.
Posicionar los productos en el mercado: Mejorar el conocimiento de los clientes y sus
necesidades.
Identificar y atender nuevos mercados
Competidores. En cuanto a la relación de la organización con los competidores:
Diferenciar o crear productos y servicios nuevos
Mejorar los canales de distribución
En estos ámbitos de acción, la forma en que apoya a las estrategias organizacionales un
proyecto de sistemas de información se clasifica de la siguiente forma:
1. Diferenciación. Un proyecto contribuye a la distinción o diferenciación de la empresa
superando la calidad y nivel de los servicios brindados por la competencia, por ejemplo,
brindando mejores precios, introduciendo innovaciones, atendiendo las necesidades en
forma satisfactoria, etcétera.
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2. Costos. Cuando un proyecto contribuye a la disminución de costos, tanto para los
clientes como para los proveedores, es muy probable que se desarrolle una preferencia
de los proveedores hacia la organización.
3. Innovación. Cuando un proyecto apoya la introducción de nuevos productos se
fomentan relaciones novedosas con los clientes así como la competitividad.
4. Crecimiento. Cuando apoya en la flexibilización de los procesos de producción,
contribuye a aumentar la producción o ventas y a expandir geográficamente los mercados
de la empresa.
5. Alianzas. El proyecto contribuye como apoyo a la administración e inversión en
tecnología para evitar que la organización sea superada por sus competidores.
Los elementos antes enlistados se presentan en una matriz de valoración estratégica
donde se podrá observar si el proyecto evaluado es “estratégico, de alto valor potencial,
operacional o de soporte”.
Proveedor
Cliente Competidor
Diferenciación
Costo
Innovación
Crecimiento
Alianza
Matriz de valoración estratégica (Llorens, pág. 97).
Por medio de la matriz de valoración estratégica se pueden identificar las aportaciones de
los proyectos al logro de la visión y los objetivos de una organización y a los FCE (alta,
Empuje
estratégico
Esfera estratégica
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mediana, poca o ninguna) describiendo la contribución de los proyectos a estos factores:
logro de la visión y objetivos de la organización.
Esta descripción se integrará respondiendo a las preguntas ¿por qué se afirma que el
proyecto tiene cierto grado de contribución?, ¿cómo contribuye al logro de la visión
y objetivos de la organización? ¿Cómo apoya a los factores clave de éxito?
Se integra la descripción de la contribución de los proyectos en una matriz de valoración
estratégica como la que se observa a continuación (Llorens, pág. 98):
Proyectos Contribución Visión Objetivos FCE
Objetivo Objetivo Objetivo FCE FCE FCE
Proyecto 1 Proyecto 2
Proyecto 3
Matriz de valoración estratégica de los proyectos (Llorens, pág. 98)
En la primera columna de izquierda a derecha de la matriz anterior se integra el nombre
de los proyectos, en la matriz anterior se muestra un listado de proyectos, considerando
que en una organización se implementen varios proyectos para sus diversas áreas
funcionales, pero si se refiere a un único proyecto, es posible integrar sólo una celda con
el nombre del proyecto. En la segunda columna llamada contribución se describe la
contribución que se considera hace el proyecto a los aspectos de la organización
mencionados anteriormente. En las siguientes celdas: “visión”, “objetivos” y “FCE” es
posible integrar valores por ejemplo de 0 a 10, donde cero representa la forma mínima de
contribución y el 10 el grado máximo de contribución. También pueden integrarse las
escalas:
0=ninguna
1=Poca contribución
2=Mediana contribución
3=Alta contribución
El análisis de este tipo de herramientas en las cuales se concentra información sobre la
relación de los proyectos en el buen funcionamiento de la organización o qué tanto
impactan en su estructura, objetivo, resolución de problemas, en su buen funcionamiento,
es posible detectar qué FCE se están desatendiendo para implementar proyectos de
información que se consideren pertinentes, ante ello, en el siguiente tema se abordará la
Administración de proyectos de información
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relación entre la detección de necesidades con la implementación de un proyecto de
información.
Actividad 1. Planteamiento de soluciones mediante un sistema de
información
Esta actividad tiene el propósito de que identifiques un ejemplo de proyecto de información que dé solución a un área organizacional mediante un sistema de información. Para ello será necesario que realices los siguientes pasos:
1. Investiga un ejemplo de proyecto de sistema de información.
2. Identifica su aplicación y la situación que resuelve en una organización.
3. Menciona a cuál de las cuatro categorías del modelo de McFarlan pertenece el
sistema de información.
4. Desarrolla una matriz de valoración estratégica del proyecto con sus valores
correspondientes.
5. Guarda la actividad con el nombre DAPI_U3_A1_XXYZ. Sustituye las XX por las
dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por tu primer apellido y la Z por tu segundo apellido.
6. Envía el archivo a tu Facilitador(a) para recibir retroalimentación mediante la
herramienta Base de datos
7. Comenta las actividades de tus compañeros.
*No olvides consultar los Criterios de evaluación de la unidad 3 para que los consideres en el desarrollo de tu actividad.
Administración de proyectos de información
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Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 15
3.1.2. Detección de necesidades para la implementación de un
proyecto de información dentro de un marco organizacional
La detección de necesidades forma parte de la evaluación de proyectos de información se
inserta como parte de un estudio donde es posible detectar las necesidades que pueden
ser satisfechas mediante la implementación de los proyectos (Baca, 2006).
“La detección de necesidades es a la vez una fase y una estrategia de evaluación
diagnóstica. Fase porque se ubica como la primera etapa dentro de la planeación
normativa, estratégica y táctica de una intervención preventiva; es la base del diseño y la
operación de cualquier programa o proyecto” (Centro de investigación juvenil A.C.).
Para efectos de esta unidad, la detección de necesidades se considerará como una
estrategia de evaluación diagnóstica, que se inserta en todo tipo de organizaciones, pues,
en ellas se realizan la clasificación o distribución de flujos de información constantes, sin
embargo, no todas las organizaciones son capaces de identificar sus verdaderas
necesidades, para a partir de ello, contar con un flujo de información que cubra las
necesidades reales de las empresas.
De ello parte la necesidad de llegar a la raíz de los problemas, oportunidades o
necesidades propias de cada organización, y cumplir los requerimientos de las mismas,
por medio de la implementación de un proyecto de información.
Para lograr diagnosticar las necesidades reales de una organización, y a partir de ello
lograr la implementación de un proyecto de información, existen una serie de técnicas y
herramientas que contribuyen en la identificación de dichas necesidades, y la mayoría de
ellas persiguen la finalidad de recopilar información necesaria para la identificación y
análisis de los problemas o necesidades, a continuación se explican algunas herramientas
de identificación y análisis de necesidades.
Diagnóstico organizacional. Este proceso consiste en evaluar el funcionamiento en una
organización, un departamento, un equipo o un puesto de trabajo con la finalidad de
identificar las fuentes de los problemas y/o en algunos casos las áreas de oportunidad.
Dicho diagnostico comprende las siguientes tareas:
Recaudación de datos referentes a las operaciones actuales.
Analizar dichos datos.
Generar conclusiones de un posible cambio y/o mejora.
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La información necesaria para diagnosticar los problemas en la organización se puede
recaudar mediante la aplicación de cuestionarios, entrevistas, la observación y los
registros de la organización.
Cuestionario. Para la elaboración de preguntas para un cuestionario es importante
considerar las siguientes recomendaciones, según (Díaz de Rada, 2001):
Respecto al contenido de las preguntas: se debe tener claro el objetivo del cuestionario y
la información que se espera obtener de cada pregunta.
Respecto a la forma de preguntar, se deben considerar las siguientes recomendaciones:
Preguntas claras breves y concisas.
Deben ser formuladas con una alta precisión.
Las preguntas deben formularse con base en el lenguaje de la población a
estudiar, es decir, considerar el nivel académico, contexto social, cultural, etcétera.
Se deben evitar palabras en las preguntas tales como “no sabe”, “no contesta”.
Las preguntas deben ser referidas a un solo aspecto o relación lógica.
Tipos de preguntas:
1. Abiertas. Las cuales pueden ser dicotómicas, es decir que pueden contener dos
opciones de respuestas o incluir varias opciones.
Ejemplo: ¿qué opina usted del proceso de capacitación que se lleva a cabo
actualmente?________________________________________________
2. Cerradas. Estas contienen categorías u opciones de respuestas delimitadas.
Ejemplo: ¿Qué tiempo se lleva en el proceso de capacitación actual?
a) de 15 a 20 días b) de 20 a 25 días c) de 25 a 30 días
Para la elaboración de preguntas abiertas es conveniente elaborarla de tal manera que la
respuesta aporte información que se considere útil en la identificación de un problema u
oportunidad.
Para la elaboración de preguntas cerradas es conveniente elaborar adecuadamente las
opciones o alternativas de respuestas, de manera que no sean confusas, y que
proporcionen los datos que realmente se necesitan analizar.
Entrevista. Es una técnica en la que una persona (entrevistador) solicita información a
otra persona o grupos de personas (entrevistados o informantes) para la obtención de
datos de una situación o problema.
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La entrevista se refiere a una conversación que se da al menos entre dos personas, una
de ella es el entrevistador y la otra el entrevistado.
El objetivo de la entrevista es obtener información de los entrevistados, así como facilitar
o transmitir información, orientar o dar apoyo en relación con sentimientos,
comportamientos, conflictos de la organización o departamento.
Existen dos tipos de entrevistas según Campabadal (2005):
a) Entrevista estructurada: La cual es dirigida, y las preguntas se preestablecen en el
mismo orden y son recopiladas en un cuestionario.
b) Entrevistas no estructurada: Las cuales son libres, y las preguntas se elaboran de
manera abiertas, y se van elaborando en el transcurso del ambiente de la
conversación.
En una entrevista siempre se deben registrar los resultados, pueden ser grabados o
tomando nota de ellos.
Al finalizar la entrevista es posible que se logre analizar los resultados recopilando las
conclusiones relativas al tema de interés.
Observación. La observación debe ser un proceso en el que es preciso poner
atención a los movimientos, acciones, tareas y eventos que se efectúan en la
organización para lograr detectar a partir de ello algún problema u oportunidad que
lleve a la necesidad de implementar algún proyecto de información. Es conveniente
efectuar dicha observación por un periodo constante de tiempo y para la observación y
medición de algún proceso especifico puede ser útil la implementación de algunas
herramientas de muestreo y estadísticas, probabilístico, sistemático, errático entre
otros.
Registros de la organización. Otra herramienta para la identificación y análisis de
necesidades o problemas es el registro de la organización. Es importante también
considerar los registros de información con los que actualmente cuenta la organización
con la finalidad de analizarlos e identificar algún problema u oportunidad de mejora en la
implementación de un sistema de información.
Para lograr la implementación de un proyecto de información partiendo de la identificación
de necesidades en una organización es posible también aplicar el enfoque sistémico, el
cual emplea una orientación sistémica para definir problemas y oportunidades y a partir de
ello proponer soluciones, dentro del cual se contemplan las siguientes actividades según
(Burch y Grudnitski, 1992, pág. 80):
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1. Reconocer y definir un problema o una oportunidad implementando el pensamiento
sistémico.
2. Desarrollar y evaluar soluciones alternativas de sistemas.
3. Elegir la solución de sistema que cumpla mejor los requerimientos.
4. Diseñar la solución de sistema elegido.
5. Implementar y evaluar el éxito del sistema que ha sido diseñado.
A continuación se muestra una figura que desglosa cada paso del enfoque sistémico
según (Burch y Grudnitski,1992, pág. 82), para la identificación de necesidades, con la
finalidad de proporcionarte una alternativa para el desarrollo e identificación de soluciones
a problemas que presente alguna organización y a partir de ello lograr implementar un
sistema de información.
Enfoque sistémico para la solución de problemas (Burch y Grudnitski, 1992, pág. 80)
A continuación se explicarán los elementos que conforman el enfoque sistémico.
Definir el
problema
Desarrollar
soluciones
alternativas
Elegir la
solución
Diseñar solución
Implementar la
solución
Superv
isar
y eva
luar
los r
esulta
dos
Administración de proyectos de información
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Definición de problemas y oportunidades
Un problema puede definirse como un “conjunto de hechos o circunstancias que
dificultan la consecución de algún fin” (RAE, 2013, Problema).
“Una oportunidad es una condición básica que presenta el potencial de resultados
deseados” Burch y Grudnitski (1992, pág. 81).
Con lo anterior es oportuno también aclarar que los síntomas de algún problema deben
ser separados de los problemas en sí, ya que los síntomas son simplemente señales de
una causa o un problema implícito.
Un ejemplo de un síntoma de problema en una organización puede ser el siguiente: las
ventas de un producto en una empresa han bajado, esto es consecuencia de que los
empleados encargados de ventas han perdido ventas en mostradores, debido a que no
logran obtener información actual sobre precios y disponibilidad de los productos
existentes en el almacén. En este ejemplo es posible identificar como oportunidad:
incrementar las ventas en un alto porcentaje si los empleados encargados de ventas
recibieran las respuestas inmediatas a las solicitudes, mediante la implementación de un
sistema de control de información, ventas e inventarios en tiempo real.
Para emplear el pensamiento sistémico en la identificación de algún problema u
oportunidad es importante considerar:
Observar las interrelaciones entre los sistemas.
Observar los procesos de cambio en los sistemas.
Desarrollar soluciones alternativas
El Comúnmente existen distintas maneras de solucionar algún problema ó de buscar
alguna oportunidad. Efectuar una sola alternativa imita la opción de considerar varias
características significativas de las diferentes alternativas (Burch y Grudnitski, 1992).
Una fuente de las soluciones alternativas pudiera ser la experiencia, y retomar las
soluciones que han funcionado, o que se han considerado en un pasado, puede ser útil
considerarlas de nuevo. Pero en sí las soluciones provienen de ideas propias e ingenio.
Luego de ello podrían generase alternativas más realistas considerando los recursos
financieros, de personal, entre otros. Algunos paquetes de software son de gran ayuda
para la toma de algunas decisiones por medio de simulación pudiendo contribuir en la
generación de variedad de alternativas.
Retomando el ejemplo de la definición de problema y oportunidad, podrían haberse
generado las siguientes soluciones alternativas:
Capacitar al personal para tener una atención inmediata las ventas.
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Implementación de un sistema de control de información, ventas e inventarios en
tiempo real.
Invertir en tecnología avanzada para efectuar movimientos en tiempo real.
Evaluar soluciones alternativas
Una vez que se tienen las soluciones alternativas, es preciso evaluarlas con la finalidad
de identificar la mejor solución. Es preciso determinar que alternativa cumple mejor los
requerimientos específicos o generales, las características y capacidades que sean
necesarias para lograr el éxito del proyecto (Burch y Grudnitski, 1992).
Es conveniente clasificar o ponderar los criterios según grado de cumplimiento de los
requerimientos del proyecto, por ejemplo se podría clasificar un criterio referente a los
costos de operación más altos que uno de facilidad de uso.
Elegir la mejor solución
Mediante la guía de la selección de la mejor solución es posible integrar al diseño del
proyecto esta selección e implementarlo evitando con ello la implementación de un
proyecto el cual no sea la mejor alternativa para la solución de los problemas, dentro de
ello pueden surgir también algunos riesgos como la elevación de costos debido a una
mala elección, pueden no cumplirse los objetivos deseados, ni los requerimientos.
Por lo que, luego de evaluar las posibles soluciones de alternativas, se puede iniciar el
proceso de selección de la mejor solución; para ello es conveniente comparar las
diferentes alternativas. Es posible también no elegir la solución de alternativa con mayor
calificación, a causa de diferentes razones, una de ellas podría ser por ejemplo una
restricción presupuestaria, imprevista, factores políticos u objeciones legales, entre otros;
y en este caso debe identificarse y evaluarse nuevas soluciones alternativas (Burch y
Grudnitski, 1992).
Diseñar e implementar una solución
Una vez que se ha elegido la solución, esta debe ser diseñada e implementarse.
Particularmente las especificaciones de diseño podrían detallar las características y las
capacidades de los recursos humanos, materiales y las actividades de los sistemas de
información que requieren un nuevo sistema.
Un plan de implementación específica los recursos, las actividades y el momento
oportuno para una implementación apropiada (Burch y Grudnitski, 1992).
Uso del enfoque sistémico
Este enfoque es muy útil en la detección de problemáticas en una organización, sin
embargo muchas veces no es tan necesario efectuar el enfoque para identificarlo, ya que
muchas organizaciones presentan alguna problemática o alternativa por lo que este
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enfoque ayuda en la detección más certera de lo que en realidad necesita la organización
y luego lograr el diseño de solución y a partir de ello la implementación de un proyecto de
información (Burch y Grudnitski, 1992).
Actividad 2. Detección de necesidades
Esta actividad tiene como propósito que realices un diagnóstico de necesidades en un marco organizacional, para ello será necesario que retomes el ejemplo de proyecto de la actividad 1 Planteamiento de soluciones mediante un sistema de información. Una vez retomada la actividad 1, realiza los siguientes pasos:
1. Identifica y menciona alguna problemática u oportunidad de mejora,
mediante la implementación del proyecto según el pensamiento sistémico.
2. Redacta un diagnóstico de la situación que presenta la empresa u
organización a la que se está enfocando el proyecto.
3. Identifica y menciona soluciones alternativas.
4. Guarda la actividad con el nombre DAPI_U3_A2_XXYZ. Sustituye las XX por
las dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por tu primer apellido y la Z por tu segundo apellido.
5. Envía el archivo a tu Facilitador(a) para recibir retroalimentación mediante la
herramienta Tarea. No olvides consultar los Criterios de evaluación de la unidad 3 para que los consideres en el desarrollo de tu actividad.
3.2. Implementación de un proyecto de información
La implementación de un proyecto de información es una de las fases mas importantes
del ciclo de vida de desarrollo de un sistema, ya que esta se considera una de las claves
de éxito del proyecto, debido a que la correcta implementación será el resultado de un
buen proceso a lo largo del desarrollo de un proyecto, es decir, una implementación
correcta, indica que las etapas de planeación, análisis, diseño, codificación, etc. han sido
efectuados correctamente, por lo que también nos indica que el resultado del proyecto
será exitoso.
La implementación de un proyecto de información requiere la elaboración de una serie de
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tareas antes de que el nuevo sistema de información sea implementado. Al efectuarse las
actividades la responsabilidad se centra en los usuarios finales y el personal de operación
(Burch y Grudnitski, 1992, pág. 895)
Preparación para la implementación
Aunque un sistema se encuentre bien diseñado, gran parte del éxito del proyecto depende
de la preparación y ejecución de la implementación del mismo.
Es necesaria la elaboración de un reporte final de la implementación, en donde lo más
importante de este documento es el plan de implementación basado en el diagrama de la
técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) o gráfica de Gantt.
Un ejemplo de este plan de implementación puede ser el siguiente:
Plan de implementación L M M J V L M M J V L M M J V
Codificación
Prueba
Instalación
Documentación
Capacitación y soporte Ejemplo de plan de implementación
El último documento formal
El último documento formal es el reporte final de la implementación. Este reporte es
relativo al sistema, es decir, si es sencillo y con pocos alcances el reporte será sencillo
también, por el contrario, si se trata de un sistema más complejo, el reporte corresponderá
a la complejidad del proyecto. Es importante desarrollar una parte del reporte final antes
de iniciar la fase de implementación y el resto de reporte se efectúa al finalizar la
implementación del nuevo sistema. Durante el proceso de implementación, se debe
preparar la documentación que contenga los procedimientos y programas, se deben
realizar pruebas y registrar los resultados de estas, así como los resultados de las
conversiones, el seguimiento y por último la aceptación (Burch y Grudnitski, 1992).
Plan de implementación
Por lo regular el plan de implementación se empieza algunas semanas o meses antes de
la llegada de la tecnología, según el alcance y complejidad del proyecto.
El plan de implementación para un sistema algo grande o complejo, puede medirse en
meses y comprende una coordinación, y calendarización de varias actividades y tareas
que pueden efectuar un equipo de implementación.
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La siguiente imagen muestra un plan de implementación de un proyecto típico de un
sistema grande o a gran escala (Burch y Grudnitski, 1992).
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1 4 7 9 10 11 12
2
3
6 8
5
Diseño detallado
de sistemas
Solic
itar
tecnolo
gía
Probar tecnología Instalar tecnología
Revisar
especificaciones
Escribir programa Probar programa Conversión del
sistema
Implementar
seguimiento Aceptar
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Plan de implementación de un proyecto típico de un sistema a gran escala (Burch y Grudnitski, 1992, pág. 897)
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Según el ejemplo, cuando la tecnología ha sido evaluada y seleccionada, se genera la
orden de compra para adquirir el componente estructural de la tecnología elegida. Se
conforma un equipo de programación y este empieza a verificar las especificaciones del
diseño para asegurar un buen entendimiento antes de empezar con la codificación. La
capacitación empieza al instante para personal y usuarios y es continua hasta su final.
El proyecto incluye la fase en la cual la tecnología es sometida a una serie de pruebas
con el fin de asegurar su funcionamiento eficiente y comprobar lo que se planeó. Al ser
exitosas las pruebas, el sistema pasa a un proceso de conversión el cual puede ser
paralelo, directo, modular o en fase (Burch y Grudnitski, 1992).
Al tener todo en orden y en excelencia, resultados correctos, documentación clara,
correcta y completa, personal capacitado, y procedimientos de operación claros, el
sistema en este momento pasa de estar en un estado de desarrollo a un estado
operacional. Esta transición indica la aceptación del usuario y del personal operacional.
3.2.1. Las TIC’S en los sistemas de información
Como se ha mencionado antes, los sistemas de información son elementos orientados al
tratamiento para generar información necesaria para la toma de decisiones y
cumplimiento de algún objetivo; es preciso mencionar que las tecnologías de información
son herramientas que facilitan la elaboración de tareas, como almacenamiento,
procesamiento y transformación de la información, por lo que es posible observar que la
aplicación de las tecnologías de información dentro de los sistemas de información
contribuye en gran medida a el éxito de la elaboración de proyectos de información más
eficientes.
Con la finalidad de poder reafirmar lo anterior, a continuación se expone la definición de
sistemas de información y conceptos de las tecnologías de información y su contribución
en los sistemas de información.
“Un sistema de información se define como un sistema capaz de recoger, almacenar y
procesar datos para que luego de un análisis, obtener información útil y necesaria para la
organización en la que en la que se encuentra inmerso.” Cotos y Taboada (2005), pág. 4
“Las tecnologías de la información son un término utilizado para describir la combinación
de la tecnología de informática (hardware y software) con la tecnología de las
comunicaciones (redes de datos, imágenes y voz.” Fernández (2006) pág. 20
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Previo a la introducción del término de la informática, los sistemas de información se
efectuaban con procesos manuales, un ejemplo de este tipo de sistemas podría ser un
sistema de información de los estados de cuenta de una empresa, los cuales se
efectuaban según determinados procesos y normas estandarizadas, los cuales se
calculaban mediante hojas o cuadernos de cálculo de estados de cuenta, con la finalidad
de documentar y archivar información económica de la empresa. Aun suele ser usual la
implementación de algunos sistemas de información que no empleen la tecnología
informática.
Sin embargo la aparición de la tecnología informática en los sistemas de información ha
detonado una significativa aceptación por parte de las organizaciones y por los
desarrolladores de proyectos, gracias a la automatización en los procesos mecánicos que
anteriormente se efectuaban manualmente, provocando con ellos que en la actualidad se
consideren como un soporte físico de los sistemas de información.
La siguiente figura muestra la estructura que compone un sistema de información:
Componentes de un sistema de información con base en el esquema Componentes de un sistema de
información de Fernández (2006, pág. 21)
EL esquema anterior muestra los componentes principales de un sistema de información
en el que se involucran las personas o usuarios de las tecnologías, los procesos que son
Personas Datos Procesos
Tecnologías de información
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los responsables de generar o manipular los datos.
Las tecnologías de la información se clasifican en dos grupos (Fernández, 2006):
Las tecnologías informáticas. Los cuales se clasifican en componentes de hardware
(dispositivos electrónicos como ordenadores, pantallas, impresoras, etc.) y en
componentes de software (código de informática que logra hacer funcionar el hardware).
Es posible también clasificar las tecnologías informáticas como parte de los componentes
de un sistema de información, las cuales pueden ser tecnologías basadas en datos, cuya
función es (capturar, almacenar, y gestionar datos e información), y las tecnologías
basadas en procesos, cuyas funciones se centran en dar soporte a las actividades o
procesos que se efectúan en las organizaciones.
Tecnologías de telecomunicaciones. Son las que realizan interconexión de la
tecnología informática de datos o procesos, desde diferentes puntos. Existe un avance
considerable en relación a las tecnologías de telecomunicaciones, debido a la
introducción y adaptación a internet por parte de las organizaciones. Este creciente
avance ha permitido un acceso remoto entre los sistemas de información, así como la
interconexión entre diferentes sistemas de información que se ubique en distintos lugares.
Los sistemas de información se diseñaron con la finalidad de satisfacer diferentes
necesidades que gestionen la información. Recopilando datos de la organización en la
que se desee implementar un sistema de información, tanto internos como externos, para
luego poder ser analizados, manipulados y procesados según lo requieran, con la
finalidad de generar información útil en la toma de decisiones.
Un sistema de información se encuentra conformado por diferentes componentes, según
Cotos y Taboada (2005), los cuales son:
Los datos, que son entradas al sistema de información, la cuales son indispensables en
la generación de información.
El usuario, es la persona que utilizará el sistema de información, es quien puede proveer
de información, manipularla y/o utilizar los resultados generados.
El hardware, el cual es indispensable para que el sistema de información pueda efectuar
la comunicación, el procesamiento y el almacenamiento de la misma.
Los procedimientos, los cuales son los que se efectúan sobre los datos y producen
distintos resultados. Estos forman parte del software del sistema de información y
persigue el objetivo del correcto procesamiento de las entradas y se generen los
resultados esperados.
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Cada día se emplea en mayor grado la tecnología de información en la automatización de
las actividades de una organización. Los sistemas de información han logrado evolucionar
a partir de la implementación de la tecnología de información como un medio para
automatizar los procesos y apoyar la toma decisiones para lograr ventajas competitivas
mediante su aplicación, ante ello, es necesario centrar la atención en los beneficios de
implementar proyectos de sistemas de información mediante la administración de
proyectos lo cual permite “alcanzar la mayor eficiencia de todos los recursos que ello
conlleva” (Torres y Torres, 2012), lo cual se revisará con detalle a continuación.
3.2.2. Implementación y administración de un proyecto de información
En lo que respecta a la implementación de un proyecto de sistema de información, es
importante señalar que esta se refiere a tener todo en orden, es decir, que el
funcionamiento del sistema sea el que se requiere, que la documentación sea clara,
correcta y completa, que se cuente con el personal capacitado, que se cuente con los
recursos y por último, asegurar la claridad en los procedimientos de operaciones. (Mc
Leod, 2000).
De igual manera es conveniente recordar que la administración de proyectos de
información apoya en la planeación y programación, organización, dirección y control de
un conjunto de tareas o actividades, que se desarrollan por un grupo de trabajo y que
persiguen el cumplimiento de el mismo objetivo, dentro de los cuales se encuentran el
análisis, diseño, desarrollo, mejora de alguna oportunidad o problema de información que
se desee atender en una organización (Torres y Torres, 2012).
Es importante también que recuerdes que en la unidad 2 de esta asignatura denominada
Etapas de un proyecto de información, se vieron cada una de las etapas que conforman
un proyecto de información, dentro de las que podemos recordar que son planeación y
programación, organización, dirección y ejecución y control, observándose un desarrollo
gradual del proyecto detectadas las necesidades se determinan las características del
trabajo, y se concluyen las etapas de planteamiento de un proyecto, como los seres
humanos tenemos un ciclo de vida, en el cual nacemos, crecemos, nos reproducimos y
morimos, los proyectos de sistemas de información también tienen su propio ciclo, como
se muestra en seguida:
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Ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de información. (Coronel, Morris y Rob,
2011, pág. 375)
Las fases se exponen a continuación:
Planeación. En esta etapa se abarcan dos aspectos fundamentales uno de ellos es la
evaluación inicial, la cual detalla la situación actual de la organización y por qué surge la
necesidad de la implementación de un nuevo sistema, es importante empezar a prever en
esta etapa, los recursos, los requerimientos, y los tiempos que requiere el sistema, (un
proceso similar al de la etapa de administración de proyectos de información que se
abarco en la unidad 2 de la presente asignatura). Otro de los factores se refiere al estudio
de factibilidad del sistema, en donde es posible determinar si es factible lo que se
pretende efectuar, este estudio se deriva en tres tipos, que según Burch y Grudnitski
(1992) son:
1. Factibilidad técnica
2. Factibilidad económica
3. Factibilidad operacional
Evaluación inicial
Estudio de factibilidad
Necesidades del usuario
Evaluación del sistema
existente
Diseño lógico del sistema
Especificación
detallada del sistema
Codificación, prueba y
depuración.
Instalación, afinación.
Evaluación
Mantenimiento
Mejora
Planeación
Análisis
Diseño detallado
de sistemas
Implementación
Mantenimiento
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La factibilidad técnica es un estudio que ayuda a determinar que los recursos existentes
son suficientes para efectuar el proyecto, en este se deben señalar y describir el equipo
que se empleará, la tecnología existente de software y el personal disponible.
El estudio de factibilidad económica, comprende la demostración de que el proyecto
resulta ser factible económicamente, en él se deben comprender aspectos como un
análisis costo-beneficio, costos de operación, producción, entre otros. Este estudio suele
ser el más importante o significante para las organizaciones ya que es la parte en la que
se convencen de que los beneficios valdrán el costo de proyecto.
El análisis de factibilidad operacional, este estudio pretende demostrar la utilidad del
sistema una vez que se haya concluido y ejecutado dentro de la organización, es
conveniente que este tipo de estudios sea realizado por un analista de sistemas el cual
tenga los conocimientos suficientes del sistema de información.
Análisis. Es en esta en la que se determinan las necesidades del usuario por medio de
una investigación y análisis de requerimientos, así mismo se efectúa un previo estudio y
análisis de la situación y funcionamiento del sistema que se implementa actualmente; y
por último se elabora un análisis del diseño lógico del sistema, es decir qué lógica se
implementará y qué actividades involucra.
Diseño detallado del sistema. En esta fase se completa el proceso diseño del sistema,
el cual considera las especificaciones técnicas que se requieran para lograr que el
sistema genere información de manera eficiente. Los sistemas pueden ser diseñados para
conversión de un sistema antiguo a nuevo.
Implementación. En esta fase se instalan el hardware, software, los programas de
aplicación, y se implementa el diseño del sistema. Al comienzo de esta fase el sistema
entra en un ciclo de codificación, prueba y depuración hasta quedar listo para su entrega.
Como última fase de las fases del ciclo de vida de un proyecto de información, se
presenta la etapa de implementación del proyecto de sistema de información, la cual
suele ser por lo general la más es costosa debido a que se involucran personas,
herramientas y recursos, dentro del proceso. Es normal también que esta etapa consuma
mucho tiempo ya que es en donde se lleva a cabo todo el trabajo que ha sido planeado, y
desarrollado anteriormente durante el ciclo de vida.
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La etapa de implementación se puede dividir en seis procesos:
Codificación.
Prueba.
Instalación.
Documentación.
Capacitación. Soporte.
Codificación. Este proceso consiste en convertir las especificaciones físicas del diseño
en líneas de programas. Por lo general se vuelve una actividad intensa y se recomienda efectuarse a la par con las pruebas del programa. El código debe ser claro, legible, limpio, documentado y modular. Prueba. Las pruebas se efectúan con la finalidad de descartar cualquier defecto, y se
efectúan en base al tipo de software que se desea implementar. Las pruebas que se pueden efectuar pueden ser de tipo dinámicas o estáticas, automatizadas o manuales. Estática. Se refiere a que el código a evaluar no se ejecuta. Automática. Se refiere al código a evaluar ejecutado en una computadora.
Manual Automático
Estático Inspecciones Chequeo sintáctico
Dinámico Corrida en frío (Desk Cheking).
Pruebas de unidad. Pruebas de integración. Pruebas del sistema.
Categorización de los tipos de pruebas (con base en Valacich, 2001)
En dónde
Inspecciones. Es un elemento de aseguramiento de la calidad, y se considera como una
inspección detallada del código del sistema.
Corrida en frio ( Desk Cheking). Se refiere a ejecutar el código para verificar el
funcionamiento adecuado.
Chequeo sintáctico. Es una prueba efectuada por compiladores.
Pruebas de unidad. Son conocidas como las pruebas de la caja blanca y caja negra en
las cuales únicamente se conocen sus entradas y salidas.
Pruebas de integración. Pueden ser profundas o anchas, y verifican que los
mecanismos de protección sean adecuados.
Pruebas del sistemas. Se dividen en:
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Alfa: Son aquellas que se efectúan con una muestra de datos reales y;
Beta: Son evaluaciones de un grupo de colaboradores.
Instalación. Es el proceso en el que se sustituye el anterior sistema por un nuevo sistema
de información, dentro del proceso de instalación existen cuatro categorías las cuales son:
1. Instalación directa. En donde la instalación del nuevo sistema se efectúa
simultáneamente con el sistema actual, pero luego de la instalación se deja de
implementar el sistema actual y se implementa el nuevo sistema.
2. Instalación en paralelo. En este caso la instalación del nuevo sistema se efectúa
simultáneamente con el sistema actual, pero luego de la instalación se sigue
implementando el sistema actual y se implementa el nuevo sistema simultáneamente
por un periodo más.
3. Instalación de localidades individuales. En
este caso la instalación del nuevo sistema se efectúa por localidades individuales, y
se efectúa simultáneamente con el sistema actual y al terminar la instalación se
implementa el nuevo sistema y se prosigue a instalar la siguiente localidad.
Sistema actual
Instalación de un
nuevo sistema
Nuevo sistema Tiempo
Sistema actual
Instalación de un
nuevo sistema
Nuevo sistema Tiempo
Sistema actual
Instalación de un
nuevo sistema
Nuevo sistema Tiempo
Localidad n
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4. Instalación por fases. Este tipo de instalación se efectúa por fases, es decir en las
primeras fases se tiene el sistema actual sin el módulo 1 y sin el módulo 1 y 2, luego
se implementa el módulo 1 y se comienza la instalación del módulo 2 para luego de la
instalación sea implementado.
Documentación. El proceso de documentación consiste en:
Documentación el sistema. Consiste en la documentación interna que se refiere a
los programas y la externa, que son los diagramas de entidad relación, diagrama
de clases, DFD, etc.
Documentación del sistema. Esta documentación se refiere a
hipertextos/tutoriales, ayuda por línea y manuales de usuario.
Capacitación. Primero se debe tomar en cuenta a quienes se les dará la capacitación.
Usuarios directos del sistema.
Usuarios indirectos del sistema.
Sistema actual
Instalación de un
nuevo sistema
Nuevo sistema Tiempo
Localidad n+1
Sistema actual Sistema actual
sin el módulo 1 Sistema actual sin el módulo 1 y 2
Instalación
módulo 1
Instalación
módulo 2
Nuevo módulo 1 Tiempo
Nuevo módulo 2 Tiempo
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Es recomendable tomar en cuenta las habilidades y expectativas que tienen cada tipo de
usuarios, con la finalidad de que la capacitación que se lleve a cabo sea comprendida en
su mayoría y con claridad.
Método de capacitación Porcentaje relativo
Experto en el sitio 51 %
Instrucción asistida por computadora 12 % Cursos formales 10 %
Componentes de ayuda de Software 10 % Tutoriales 7 %
Manuales interactivos de capacitación 5 % Fuentes externas ( vendedores) 5 %
Tipos y frecuencias de los tipos de capacitación (Valacich, 2001)
Soporte. En esta fase se ofrece el soporte a usuarios, por un grupo de personas capaces
de responder preguntas y así como asistir a los usuarios, pertenecientes a una
organización.
En un centro de soporte se efectúan las siguientes tareas:
Instalación de nuevo Hardware y Software.
Asistencia de consultas de los usuarios con respecto al sistema.
Extracción de datos de grandes repositorios para PC.
Asignación de cuentas.
Responder preguntas básicas.
Ofrecer demostración de Hardware y Software.
Se trabaja con los usuarios para proponer cambios en los sistemas.
Los entregables de los procesos de documentación, capacitación y soporte son:
Proceso Entregable
Documentación Documentación del sistema. Documentación del usuario.
Plan de capacitación del usuario Clases Tutoriales
Módulos de capacitación de usuarios
Materiales de capacitación Ayudas de capacitación basadas en computadora.
Plan de soporte a usuarios Ayuda a usuarios Ayuda en línea Carteleras de boletines y otros mecanismos de soporte.
Entregables de la documentación de sistemas, capacitación de usuarios y soporte a usuarios (Valacich, 2001)
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Mantenimiento. Una vez que el sistema es operacional, los usuarios finales por lo
general solicitan cambios. Estos cambios generan actividades como las de mantenimiento
del sistema, que a su vez se agrupan en tres tipos:
Mantenimiento correctivo. Se efectúa en respuesta a errores del sistema.
Mantenimiento Adoptivo. Se realiza debido a cambios en el ambiente de trabajo.
Mantenimiento perfectivo. Se hace con la finalidad de mejorar el sistema.
Debido a que cualquier cambio estructural del sistema, conlleva a efectuar todos los
pasos del ciclo de vida de desarrollo del sistema, por lo que el sistema siempre se
encuentra en un sentido en alguna de las fases.
Con lo anterior se puede observar que la fase de implementación de un proyecto es la
fase en la que realmente se demuestra lo planeado y con ello se pone a prueba lo bien
que se ha efectuado el proyecto hasta este punto, por lo que es oportuno también que es
en esta etapa en la que se cuida la administración de proyectos, la cual está dada por la
supervisión, dirección y control.
Con la finalidad de comprender más a fondo el tema de implementación se presenta un
ejemplo sencillo de un sistema de información el cual consiste en una base de datos para
el control de ventas de una organización, en donde a continuación se detallan los
procesos de implementación:
1. Codificación. El presente sistema se desarrolla en lenguaje de programación de
.net y el periodo de programación se ha realizado en tres semanas.
2. Prueba. La prueba que se le aplica al presente sistema de información es de tipo
dinámico, en el que primero se realiza la prueba de unidad, luego la prueba de integración y por último las pruebas del sistema.
3. Instalación. La instalación que se efectúa en el sistema es de tipo paralelo, ya
que se seguirá utilizando el sistema que existe actualmente y al mismo tiempo se efectuará la implementación del nuevo sistema.
4. Documentación. La documentación que se entregara serán los tutoriales, ayuda
por línea y manuales de operación y de usuarios.
5. Capacitación. La capacitación se efectuará en un periodo de 3 semanas y se
impartirá a usuarios directos e indirectos. El material de capacitación que se necesitará será un centro de cómputo con el sistema actual instalado y el personal que lo utilizará.
6. Soporte. El plan de soporte contempla la asistencia a usuarios que se efectuaran
en una semana y media, la asistencia en línea se efectuara en un periodo de dos
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semanas y se efectuará simultáneamente.
En esta sección se intentó demostrar que la implementación y la administración deben ir
aunados, ya que estas dos actividades de los proyectos de información son un gran
detonante en el éxito de un proyecto, por lo que es indispensable prestar suma atención
en la administración del proyecto desde su inicio hasta la implementación y entrega.
Autoevaluación
El propósito de esta actividad es realizar un análisis del avance que has tenido para
detectar las áreas de oportunidad respecto al estudio de la tercera unidad.
Para realizar la Autoevaluación, ingresa al listado de actividades en el aula.
Evidencia de aprendizaje. Proyecto de información
El propósito de la evidencia de aprendizaje es que integres en un proyecto de información o de sistema de información considerando la integración de sus fases administrativas y las necesidades de información para la (s) cual(es) se están desarrollando. Para ello, es necesario que recuperes la Evidencia de aprendizaje de la unidad 2. Etapas de un proyecto de información, una vez recuperada la evidencia sigue estos pasos: Para ello será necesario que realices los siguientes pasos:
1. Realiza un análisis de la situación para identificar alguna problemática u
oportunidad de mejora, mediante la implementación de un proyecto.
2. Redacta el diagnóstico de la situación actual que presenta la empresa u
organización a la que se está enfocando.
3. Define el problema u oportunidad empleando el pensamiento sistémico.
4. Desarrolla soluciones alternativas.
5. Selecciona la solución de sistema de información que mejor cumpla los
requerimientos del proyecto.
6. Ejemplifica los pasos para la implementación del proyecto: preparación para la implementación, reporte final, plan de implementación y la descripción de los procesos de codificación, prueba, instalación, documentación, capacitación y soporte.
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7. Integra las fases del ciclo de vida de tu proyecto de información: planeación,
análisis, diseño detallado del sistema, implementación y mantenimiento.
8. Guarda la actividad con el nombre DAPI_U3_A2_XXYZ. Sustituye las XX por las
dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por tu primer apellido y la Z por tu segundo apellido.
9. Envía el archivo a tu Facilitador(a) para recibir retroalimentación mediante la
herramienta Tarea. No olvides consultar el documento EA. Rúbrica de evaluación de la unidad 3 para que consideres los criterios de evaluación en el desarrollo de tu evidencia.
Autorreflexiones
Además de enviar tu trabajo de la Evidencia de aprendizaje, ingresa al foro Preguntas de
Autorreflexión y consulta las preguntas que tu Facilitador(a) presente, a partir de ellas
elabora tu Autorreflexión en un archivo de texto llamado DAPI_U3_ATR_XXYZ.
Posteriormente envía tu archivo mediante la herramienta Autorreflexiones.
Cierre de la unidad
La presente unidad intenta concluir y reforzar las herramientas necesarias para la
elaboración exitosa de proyectos de información, esta última parte de la asignatura en
general se enfocó primero en profundizar el proceso de análisis de los proyectos de
información, en donde se expusieron las aplicaciones que tienen dichos proyectos, así
mismo se revisaste una serie de procedimientos que con el fin de poder detectar las
necesidades para la implementación de un proyecto dentro del marco organizacional.
El surgimiento y la importancia de las tecnologías de información como parte de los
sistemas de información constituyen una herramienta muy apreciada por las
organizaciones ante la necesidad de los proyectos de información por medio de los cuales
puedan implementar estrategias, impulsar la competitividad, reducir tiempos, costos y
apoyar en el desarrollo organizacional.
Respecto a la implementación de información se revisaron los pasos seguir para una
adecuada implementación, y por último se revisó el tema de la administración de los
proyectos de información, el cual pretende demostrar que el éxito de un proyecto está
Administración de proyectos de información
Unidad 3. Administración de un proyecto de información
Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 39
muy relacionado con la adecuada administración del mismo por lo que se expusieron
algunos aspectos que se deben considerar para el logro y cumplimiento de los
requerimientos, requisitos y objetivos del proyecto.
Para saber más
Con la finalidad de reforzar el tema sobre aplicaciones de proyectos de información se
recomiendan los siguientes materiales con ejemplos de proyectos de información:
Mejía Nogales, José Luis (2006). Sistema de acceso seguro a recursos de
información para redes inalámbricas. [En línea]
http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/2501/1/774_2006_ESIME-
ZAC_SUPERIOR_mejia_nogales.pd
León Pavel, Ahumada (2005). Uso de sistemas de información geográfica en los
estudios de riesgo sísmico: aplicación al análisis de sistemas de tuberías. [En
línea] http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/374/1/Binder3.pdf
Con la finalidad de reforzar los temas de aplicaciones de proyectos y de las TIC’S en los
sistemas de información, puedes consultar el siguiente recurso:
Cruz Luciano Luis Alberto y Serna (2009). Propuesta de sistema para la
planeación de proyectos de tecnologías de información. [En línea]
http://tesis.bnct.ipn.mx:8080/jspui/bitstream/123456789/5515/1/C7.1403.pdf
Para profundizar en el tema sobre el análisis de los proyectos consulta el siguiente texto:
Leyva Vázquez, M. Y., Rosado Rosello, R., Febles Estrada, A., (2012). Modelado y
análisis de los factores críticos de éxito de los proyectos de software mediante
mapas cognitivos difusos. La Habana, Cuba: Revisa Ciencias de la información.
Instituto de Información Científica y Tecnológica (IDICT). [En línea]
http://132.248.9.34/hevila/Cienciasdelainformacion/2012/vol43/no2/6.pdf
Un ejemplo de proyecto de sistema de información se expone en forma detallada en el
siguiente documento:
Villanueva Olmos, V., Yáñez Rivas, C., (1999). Análisis y diseño de un sistema
para el control de información financiera de proyectos de inversión. Seminario de
Administración de proyectos de información
Unidad 3. Administración de un proyecto de información
Ciencias Exactas, Ingeniería y Tecnología | Desarrollo de Software 40
investigación informática. México: Facultad de Contaduría y Administración,
UNAM. [En línea] http://132.248.9.195/pd1999/270395/Index.html
Sobre el tema de la administración de proyectos se recomienda la implementación de
algunos software que pueden ser de ayuda, uno de ellos es ITM Platform (ITM Platform,
2012) ya que es una aplicación completa en la cual se permiten efectuar diferentes
procesos de administración tales como: comunicación empresarial, editor de Gantt
avanzado, importación desde MS Project, gestión de equipos, multi-idioma, multi-moneda,
estimación de esfuerzos, seguimiento de las tareas, costo de los recursos, partición de
horas y costos reales, estructura organizativa, proceso de negocios, procesos de negocio,
documentación, retorno de la inversión, medir los riesgos, seguimiento de proyectos y
valor ganado. Puedes investigar sobre este recurso en internet.
Fuentes de consulta
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(OGP) en su organización. Una guía para mejorar el rendimiento de su
organización. Madrid, España: Visión Libros.
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investigación informática. México: Facultad de Contaduría y Administración,
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