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Congreso Internacional de Innovación en la Gestión y

Dirección de Proyectos

GESTIÓN DE RIESGOS EN PROYECTOS COMPLEJOS

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Tópicos a desarrollar

• ¿Qué son los riesgos?

• ¿Por qué hay que gestionarlos?

• El proceso de gestión: de la planificación a la comunicación

• Fuentes de riesgos

• Gestionar riesgos en escenarios de gran incertidumbre

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UN CASO (TRISTEMENTE) REALManuel García Viejo, misionero y director médico en un

hospital en Lunsar (Sierra Leona)

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UN CASO (TRISTEMENTE) REAL

• Decidió dedicarse a los demás, en una región en la que su vida corría serio peligro(enfermedades, conflictos armados, …).

• Consciente de este riesgo, decidió aceptarlo y dedicarse a lo que realmente amaba.

• García Viejo falleció a principios de Octubre de 2014 víctima del ébola, en un hospital de Madrid, donde fue trasladado cuando se le diagnosticó la enfermedad en Sierra Leona

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UN CASO (TRISTEMENTE) REAL

Teresa Romero fue una de las enfermeras que trató a García Viejo en el Hospital Carlos III de Madrid

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UN CASO (TRISTEMENTE) REAL

• Consciente de que también corría un riesgo por su profesión, aunque menor que el del misionero.

• Algo falló– Escasa formación, reducción de medios en el hospital a

causa de la crisis, sobrecarga de trabajo por falta de personal, mala aplicación de un procedimiento, un descuido, …

• El riesgo de contagio de (en principio) baja probabilidad y alto impacto se materializó

• Teresa consiguió vencer al virus del ébola tras varias semanas luchando por su vida

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UN CASO (TRISTEMENTE) REAL

Escalibur era el perro de Teresa Romero.Fue sacrificado por temor al posible contagio del ébola

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UN CASO (TRISTEMENTE) REAL

• Los perros saben qué es un riesgo– Echarse al río a jugar, enfrentarse en una pelea con

otro animal, …

• Nunca hubiera imaginado que sería sacrificado por estos hechos– Contagio de su dueña– ¿Pueden los perros contagiar el ébola?– Presiones políticas, mediáticas y defensores animales.

• Había un riesgo que jamás pudo prever, y que se materializó, costándole la vida

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MORALEJA

• A veces nos enfrentamos a situaciones de alto riesgo, poniendo en juego nuestras propias vidas. A veces “NO” no es una opción.

• Otras somos conscientes del riesgo, pero confiamos en medios y procedimientos

• Otras muchas, desconocemos todos los riesgos que acarrea una situación, o son de probabilidad muy baja. Aún así …

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¿Qué es un riesgo?

• Según el PMBOK– An uncertain event or condition that, if it occurs,

has a positive or negative effect on a project’s objectives.

• ¡Una de las 10 áreas de competencia de todo JdP!– INTEGRACIÓN, ALCANCE, TIEMPOS, COSTOS,

CALIDAD, RRHH, COMUNICACIÓN, RIESGOS, ADQUISICIONES, STAKEHOLDERS

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PROBABILIDAD

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IMPACTO

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ACEPTABILIDAD

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EN RESUMEN

• Es algo que puede suceder con una cierta probabilidad

– Cuantificable o no

• Que, de suceder, tendrá un impacto en los objetivos

– Medio/Alto/Bajo en Alcance/Plazos/Costes

• Puede ser aceptable o no

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¡OPORTUNIDADES Y AMENAZAS!

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¿ARTE O CIENCIA?

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PROCESOS

PLANIFICAR

IDENTIFICAR ANALIZAR

CUANTITATIVAMENTECUALITATIVAMENTE

MITIGAR

MONITORIZAR

COMUNICAR

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PLANIFICACIÓN

• Se debe gestionar riesgos en todo momento de la vida del proyecto

– Pre-venta

– Venta (oferta)

– Ejecución

– Mantenimiento y garantía

• ¡No olvidar las lecciones aprendidas!

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IDENTIFICACIÓN

FUENTE DE RIESGO

RIESGO

¡HECHOCONSUMADO!

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IDENTIFICACIÓN

FUENTE DE RIESGOS RIESGO HECHO (CONSUMADO)

FORMACIÓN CONOCIMIENTOS INSUFICIENTES EN SISTEMAS DE TIEMPOREALL

FALTA DE CONOCIMIENTOS EN SISTEMAS EN TIEMPOREAL

REQUISITOS DE CLIENTE INESTABILIDAD EN LADEFINICIÓN DE REQUISITOS POR PARTE DEL CLIENTE

HAN PASADO DOS MESES Y AÚN NO SE HA CERRADO LA ESPECIFICACIÓN

SUBCONTRATACIÓN EL SUBCONTRATISTA ENTREGA TARDE

EL SUBCONTRATISTA HA ENTREGADO TARDE

CUIDADO CON … PORQUE PODÍA SER … ¡¡¡¡TE LO DIJE!!!!

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IDENTIFICACIÓN

• No hay dos proyectos iguales No hay recetas mágicas para identificar (y mitigar) riesgos

• Capturar riesgos de diferentes fuentes y según naturaleza del proyecto

• Mitigación de riesgos: Procedimientos + Lecciones aprendidas

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ANÁLISIS

• Identificar la(s) categoría(s) (en qué impactan)

– Alcance

– Plazos (calendario)

– Costes

• Un mismo riesgo puede afectar a más de una categoría

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ANÁLISIS

• Determinar y establecer las probabilidades.

• Ejemplos:

– Alta: Probabilidad mayor del 20%

– Media: Probabilidad entre 5% y 20%

– Baja: Probabilidad menor que 5%

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“CUANTIFICAR” EL IMPACTO

Impacto

Categoría

Bajo Medio Alto

Técnico Impacto no relevante en funcionalidad o prestaciones

Impacto relevante en funcionalidad o prestaciones de los Sistemas, solventable con procedimiento de uso

Impacto relevante en funcionalidad o prestaciones de los Sistemas, no solventable con procedimiento de uso

Calendario Sin retraso en la entrega al cliente

Retraso en la entrega al cliente < X meses

Retraso en la entrega al cliente > X meses

Coste Impacto < YY% Impacto entre YY% y ZZ%

Impacto > ZZ%

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SCORING DE RIESGOS

Impacto

Probabilidad

Bajo Medio Alto

Alta No aceptable No aceptable No aceptable

Media Aceptable No aceptable No aceptable

Baja Aceptable Aceptable No aceptable

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MITIGACIÓN

• Implementar acciones correctivas para mitigarlo (reducir probabilidad y/o impacto)

Impacto

Probabilidad

Bajo Medio Alto

Alta RISK#01

RISK#02

RISK#03 RISK#07

Media RISK#05

Baja RISK#06 RISK#04

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SEGUIMIENTO

• Reevaluar los riesgos

– ¿Han tenido efecto las medidas correctivas?

– ¿Cambia la probabilidad y/o impacto? ¿Cuánto? ¿Cómo?

– Descartar o volver a evaluar

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COMUNICACIÓN

¿HAY QUE COMUNICAR TODOS LOS RIESGOS?

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COMUNICACIÓN

• Riesgos “internos”

– No “confesables” al cliente

– Evitar situaciones de pánico / alarma

• Riesgos “externos”

– Visibles a todas las partes implicadas

• Todos los riesgos deben gestionarse, pero hay que ser muy cauto en cómo se comunican

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COMUNICACIÓN

• Una mala comunicación puede causar excesivo pánico y “alarma social”

– ¡No mentir!

– Elegir el momento adecuado, la forma y el fondo

– Siempre con un plan de acción

– Involucrar a las partes afectadas

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FUENTES DE RIESGOS

• Requisitos e interfaces

– Falta de concreción, inestabilidad, priorización, aprobación,

• Planificación

– Retrasos de entradas a actividades en el camino crítico, plazos ajustados exigidos por el cliente, presión del time-to-market, disponibilidad de recursos

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FUENTES DE RIESGOS

• Stakeholders

– Baja disponibilidad, poco interés, …

• Recursos

– No llegan a tiempo, formación insuficiente, perfiles no adecuados, falta de motivación, situación laboral, bajas prestaciones, baja productividad …

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FUENTES DE RIESGOS

• Incumplimiento de procedimientos y buenas prácticas

• Socios y subcontratistas

– Intereses contrapuestos, interés, falta de recursos, idiosincrasia, …

• Financieros

– Situación financiera de la empresa, del cliente, de los subcontratistas, …

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FUENTES DE RIESGOS

• Contractuales

– Penalizaciones, Propiedad Intelectual, cancelación del proyecto, …

• Políticos

– Cambios en regulaciones, conflictos bélicos, crisis,

• Tecnológicos

– Obsolescencia, modas/tendencias, …

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HERRAMIENTAS

• ¡Sentido común y experiencia!

– Indicadores de proyecto

– Observación del “entorno”

• Business Intelligence

– Cuadros de mando

– Minería de datos (data mining)

– Big Data

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HERRAMIENTAS

• Simulaciones (análisis cuantitativo)

– Simulaciones de Montecarlo

– Análisis de sensibilidad (what-if)

– Paquetes software dedicados

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HERRAMIENTAS

• Bases de datos de conocimiento

– Fuentes de riesgos

– Tipos de riesgos y acciones de mitigación recomendadas

– Ejemplos

– Lecciones aprendidas

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HERRAMIENTAS

• Herramientas de análisis estratégico

– Análisis DAFO (SWOT), especialmente Amenazas y Oportunidades

– Análisis PEST (Político, Económico, Social y Tecnológico)

D A

F O

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HERRAMIENTAS

• Técnicas de resolución de problemas (mitigación)

– Diagrama de Ishikawa (espina de pez)

– Brainstorming

– Análisis causa / raíz

– Aproximaciones top-down y bottom-up

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GESTIONAR LA INCERTIDUMBRE

• “Sólo el 32% por ciento de los proyectos evaluados cumplieron con el costo, cronograma y los requisitos de características.” (Chaos Report 2009)

• Irrupción de la filosofía Lean y metodologías ágiles

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CONCLUSIONES

• La gestión de riesgos es vital para la buena marcha de un proyecto

– ¡¡¡¡Proceso clave durante TODA la vida del proyecto!!!!

• Es necesaria una labor de “evangelización”

• Existe abundante literatura sobre buenas prácticas y procedimientos

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CONCLUSIONES

• Planificar identificar analizar evaluar mitigar monitorizar identificar …

• Crear cultura de gestión de riesgos en las organizaciones

• Nuevos paradigmas de gestión para entornos de gran incertidumbre: lean, agile, …

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LAS COSAS NUNCA HAN SIDO FÁCILES

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¡PERO HAY ESPERANZA! LO QUE NO SE GESTIONA …

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ÁNGEL GAVÍN ALARCÓNhttp://elmiracielos.com