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UBYQUO FACTURAS

GLASOF

GUÍA RÁPIDA

Versión 1.0

Mayo 2018


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INDICE

1.- Inicio Programa Pág. 3

2.- Cambio Contraseña Pág. 3

3.- Crear Empresa Pág. 4

4.- Introducir Facturas Pág. 6

5.- Enviar Facturas a contabilizar Pág. 8

6.- Aceptar, Modificar y Verificar Pág. 11

7.- Exportar a Glasof Pág. 13

8.- Visualizar documento asociado en Glasof Pág. 15

ANEXO.- Configuraciones mínimas y recomendadas Pág. 17


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UBYQUO FACTURAS – GLASOF

1. Inicio Programa.

Al ejecutar el programa nos pedirá el Usuario que es el e-mail que dimos para dar el alta y la contraseña que nos dijo el instalador y/o formador.

2. Cambio Contraseña.

Si no nos acordamos de la contraseña pulsaremos la opción < ¿Olvidó su contraseña? > Nos enviará una contraseña nueva a nuestro e-mail. Para cambiar la contraseña vamos a Inicio y Administración de la cuenta, opción Mis datos y pulsamos Cambiar contraseña.

La nueva contraseña debe ser alfanumérica de 6 caracteres mínimo.

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3. Crear Empresa.

Vamos a la Pestaña “Documentos” y pulsamos “Gestionar Carpetas”, nos aparecerá una ventana “Gestionar y conectar carpetas” donde vamos a Crear nuestras empresas con sus correspondientes Ejercicios y descargarnos el Plan Contable.

Una vez creada la Empresa, seguimos en la ventana “Gestionar y conectar carpetas” y posicionados sobre la Empresa creada vamos a crear el Ejercicio.

Nos aparece una pantalla donde debemos buscar la Empresa-Ejercicio en Glasof que estamos dando de alta, seleccionar y Asignar para enlazarla con el programa. Aparece enlazada.

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Ahora vamos a descargar el Plan Contable de Glasof a la Empresa creada, en la misma ventana “Gestionar y conectar carpetas”.

Descarga los Clientes y Proveedores, no el Plan Contable.

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4. Introducir Facturas.

Lo hacemos desde la pestaña Documentos, hay dos formas:

4.1.- Arrastrar de la carpeta donde tenemos las facturas a “Documentos” de su Ejercicio.

Nos pedirá confirmación de donde queremos ponerlos, Empresa, Ejercicio y Tipo documentos y nos da la opción de como incorporar las facturas (formato PDF, JPG, TIF,…) con varias facturas, hay dos formas:

• Un Fichero con todas sus facturas.

• Separando cada Factura en un fichero distinto.

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4.2.- Posicionados en el ejercicio pulsar la opción abrirá una ventana donde buscaremos las Facturas a añadir, las seleccionamos y pulsamos “Abrir”.

Nos pedirá confirmación de donde queremos ponerlos, Empresa, Ejercicio y Tipo documentos y nos da la opción de como incorporar las facturas (formato PDF, JPG, TIF,…) con varias facturas, hay dos formas:

• Un Fichero con todas sus facturas.

• Separando cada Factura en un fichero distinto.

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Aparecerán en Documentos con un Icono en la columna “C”.

5. Enviar Facturas a contabilizar.

Seleccionamos las Facturas y pulsamos Enviar a Facturas y elegimos Contabilización automática y decidimos procesar la Primera o la Última página de las Facturas que tengan más de una hoja.

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Al enviar las Facturas se mueven a la pestaña Facturas y aparece en la parte baja de la pantalla una ventana que te va indicando los pasos que atraviesa el Lote enviado (conjunto de las facturas).

Cuando aparece la Fecha en el campo Lote creado esta creado completamente.

Nota: NUNCA SALIR DE LA APLICACIÓN HASTA QUE APAREZCA LA FECHA.

Ahora vamos a la pestaña Facturas donde aparecerán las facturas en la opción “En proceso”.


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Durante este proceso podemos seguir trabajando en la aplicación u otra, cuando estas facturas estén procesadas por los servidores OCR se moverán a la opción “Por Contabilizar”, mostrando el resultado del paso por OCR.

También aparecerá en la parte inferior de la pantalla una ventana avisándonos que se ha recibido.

Hay que observar unas columnas especiales que nos van a indicar si ha habido algún problema, lo vemos por colores y un breve texto:

V Validación del asiento de la factura (Veremos en el paso siguiente). D Datos de la factura. Info Validación Un campo texto que indica brevemente lo ocurrido en el paso por el servidor OCR.

Correcto.

Problemas al pasar por el servidor OCR.

En este punto podemos hacer doble clic en una factura para modificarla o comprobarla.


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6. Aceptar, Modificar y Verificar.

Nos llegan dos tipos de facturas, una Completa que se ha podido rellenar todos los campos y otra que nos muestra que falta algún campo (Cliente/Proveedor, Cuenta de Gasto/Ingreso…)

• Factura Completa: El programa ha podido completar la factura.

• Factura a Completar: El programa no ha podido completar la factura.

Rellenamos los campos y guardamos.


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Cuando tengamos todas las facturas con la columna D en VERDE, podemos Verificar:

Pulsar “Verificar antes de contabilizar” “Verificar todas las facturas”, para controlar que están en el Periodo Contable (1) correcto y por si nuestro cliente nos ha enviado facturas que ya nos envió tiempo atrás, evitamos duplicar (2).

Aparecerá el “Visto Bueno” en la columna Validación, ya podemos Exportarlas a Glasof.

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7. Exportar a Glasof.

Ahora Exportamos a Glasof las Facturas: ¡Tienen que estar verificadas!

Pulsar “Exportar a programa contable” “Exportar todos”, y pulsamos el botón de Exportar.

Al finalizar la Exportación aparecen en la carpeta “Exportados”, nos pone el icono de Contabilizado y el número de Asiento que asignó en Glasof.

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Aparecen en la pestaña “Documentos”, nos pone el icono de Contabilizado y el número de Asiento que asignó en Glasof. Es aquí donde podemos trabajar con estas facturas como Gestor Documental. Pudiendo realizar búsquedas, filtros…

Ya está contabilizado en Glasof.


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EN GLASOF

8. Visualizar Documento Asociado en Glasof.

Vamos a Glasof a ver la Exportación.

Podemos Visualizar el Documento:

Nos posicionamos sobre la “q” y elegimos “Visualizar Factura”, nos aparecerá una pantalla donde debemos buscar la ruta de Instalación de Ubyquo, elegimos la carpeta “Ubyquo” y pulsar “Aceptar”:


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Nos aparecerá una pantalla de Login donde pondremos nuestro Login y Password de Ubyquo.

Seguidamente pulsamos sobre “Opciones de acceso” y marcamos las opciones “Recordar usuario” y “Recordar contraseña”, así no nos la volverá a pedir.


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ANEXO:

Configuración recomendada Servidor

Característica

Servidor Volumen Bajo / Medio

Servidor Gran Volumen (*)

Límites aprox.

Hasta 10 usuarios Hasta 50.000 facturas/año Hasta 50.000 movimientos/año

Sobrepasa algún límite

Sistema Operativo

Windows 10

Windows 2016

Procesador

Intel i7 – 7ª generación

Intel Xeon E5-2650L v4

Memoria RAM

12 Gb

24 Gb

Disco Duro

2 discos duros SSD 256Gb en RAID

2 discos duros SSD 512Gb en RAID

(*) Para servidores virtuales, esta es la recomendación del HW sobre el que debe correr.

Configuración recomendada Puestos

Característica

Configuración mínima

Configuración óptima

Sistema Operativo

Windows 7

Windows 10

Procesador

Intel i3

Intel i7 – 7ª generación

Memoria RAM

4 Gb

8 Gb

Monitores

1 monitor 19”

2 monitores 21”

Equipos compatibles

Equipos compatibles

Equipos NO compatibles

Windows 7, 8, 10 Windows Server 2008 R2, 2012, 2016

Windows XP, Vista Windows Server 2003

Todos los equipos donde vaya a utilizarse Ubyquo deben tener mínimo Framework 4.6 instalado.

El servidor debe tener abierto el puerto 3069 (TCP/IP).

Recomendable tener los equipos con todas las actualizaciones de Windows.

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