UBYQUO FACTURAS CONTASOL GUÍA RÁPIDA · GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS – CONTASOL...

UBYQUO FACTURAS

CONTASOL

GUÍA RÁPIDA

Versión 1.0

Mayo 2018

GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS – CONTASOL [email protected] 91 633 32 11

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INDICE

1.- Inicio Programa Pág. 3

2.- Cambio Contraseña Pág. 3

3.- Crear Empresa Pág. 4

4.- Introducir Facturas Pág. 7

5.- Enviar Facturas a contabilizar Pág. 10

6.- Aceptar, Modificar y Verificar Pág. 13

7.- Exportar a CONTASOL Pág. 15

8.- Visualizar documento asociado en CONTASOL Pág. 17

ANEXO I.- Parametrización de cuentas Pág. 18

ANEXO II.- Configuraciones mínimas y recomendadas Pág. 19


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UBYQUO FACTURAS – CONTASOL

1. Inicio Programa.

Al ejecutar el programa nos pedirá el Usuario que es el e-mail que dimos para dar el alta y la contraseña que nos dijo el instalador y/o formador.

2. Cambio Contraseña.

Si no nos acordamos de la contraseña pulsaremos la opción < ¿Olvidó su contraseña? > Nos enviará una contraseña nueva a nuestro e-mail. Para cambiar la contraseña vamos a Inicio y Administración de la cuenta, opción Mis datos y pulsamos Cambiar contraseña.

La nueva contraseña debe ser alfanumérica de 6 caracteres mínimo.

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3. Crear Empresa.

Vamos a la Pestaña “Documentos” y pulsamos “Gestionar Carpetas”, nos aparecerá una ventana “Gestionar y conectar carpetas” donde vamos a Crear nuestras empresas con sus correspondientes ejercicios y descargarnos el Plan Contable.

Una vez creada la Empresa, seguimos en la ventana “Gestionar y conectar carpetas” y posicionados sobre la Empresa creada vamos a crear el Ejercicio.

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Nos aparece esta pantalla donde muestra las empresas que tenemos dadas de alta en CONTASOL, elegimos la Empresa que acabamos de crear y su Ejercicio.

Si no muestra empresas aparecerá la siguiente pantalla donde nos pide la ruta donde está instalado CONTASOL. (La podemos abrir con el botón ”Ruta de Contasol”*)

Vemos la Empresa y Ejercicio ya enlazada con CONTASOL.

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Ahora vamos a descargar el Plan Contable de CONTASOL a la Empresa creada; en la misma ventana “Gestionar y conectar carpetas”, la pestaña “Datos contables”.

Podemos Ver el Plan Contable descargado de CONTASOL.

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4. Introducir Facturas.

Lo hacemos desde la pestaña Documentos, hay dos formas:

4.1.- Arrastrar de la carpeta donde tenemos las facturas a “Documentos” de su Ejercicio.

Nos pedirá confirmación de donde queremos ponerlos (1), Empresa, Ejercicio y Tipo documentos; nos da la opción de poner Serie o Comentario.

Podemos elegir como incorporar los ficheros(2) (formato PDF, JPG, TIF,…) con varias facturas, hay dos formas:

• Un Fichero con todas sus facturas. (Importación normal)

• Separando cada Factura en un fichero distinto. (Crear un documento con cada página)

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4.2.- Posicionados en el ejercicio pulsar la opción abrirá una ventana donde buscaremos las Facturas a añadir, las seleccionamos y pulsamos “Abrir”.

Nos pedirá confirmación de donde queremos ponerlos(1), Empresa, Ejercicio y Tipo documentos; nos da la opción de poner Serie o Comentario.

Podemos elegir como incorporar los ficheros(2) (formato PDF, JPG, TIF,…) con varias facturas, hay dos formas:

• Un Fichero con todas sus facturas. (Importación normal)

• Separando cada Factura en un fichero distinto. (Crear un documento con cada página)

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Aparecerán en Documentos con un Icono en la columna “C”.


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5. Enviar Facturas a contabilizar.

Seleccionamos las Facturas y pulsamos Enviar a Facturas, elegimos Contabilización automática y decidimos procesar la Primera o la Última página de las Facturas que tengan más de una hoja.

Al enviar las Facturas se mueven de la pestaña Documentos a la pestaña Facturas y aparece en la parte baja de la pantalla una ventana que te va indicando los pasos que atraviesa el Lote enviado (conjunto de las facturas).

Cuando aparece el “Estado” Procesando lote esta creado correctamente.

Nota: NUNCA SALIR DE LA APLICACIÓN HASTA QUE APAREZCA PROCESANDO LOTE.

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Ahora vamos a la pestaña Facturas donde aparecerán las facturas en la opción “En proceso”.

Durante este proceso podemos seguir trabajando en la aplicación u otra, cuando estén procesadas por los servidores OCR se moverán a la opción “Por Contabilizar”, mostrando el resultado.

También aparecerá en la parte inferior de la pantalla una ventana avisándonos que se ha recibido.


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Hay que observar unas columnas especiales que nos van a indicar si ha habido algún problema, lo vemos por colores y un breve texto:

V Validación del asiento de la factura (Ver punto siguiente). D Datos de la factura. A Asiento generado de la factura. Info Validación Un campo texto que indica lo ocurrido en el paso por el servidor OCR. COLORES:

Correcto.

Cuenta Cliente/Proveedor Nuevo, varias CuentasGastos/Ingreso.

Problemas al pasar por el servidor OCR.

Podemos ver que las Facturas con las Columnas Datos y Asientos en VERDE, muestra el Asiento creado y listo para exportarlo a CONTASOL que vemos en la ventana “Asientos”.

En este punto podemos hacer doble clic en una factura para modificarla o comprobarla.


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6. Aceptar, Modificar y Verificar.

Nos llegan dos tipos de facturas, una Completa que pudo rellenar todos los campos y otra que nos muestra que falta algún campo (Cliente/Proveedor, Cuenta de Gasto/Ingreso…)

• Factura Completa: El programa ha podido completar la factura y realizar el asiento.

• Factura a Completar: El programa no ha podido completar la factura y no ha creado el asiento. En este ejemplo vemos: o Un Proveedor Nuevo, lo daremos de Alta aquí y lo Exportaremos al Plan Contable de

CONTASOL dándolo de alta también en CONTASOL. Asignamos la Cuenta de Gasto y la Cuenta de IVA (Al crear la Cuenta de Proveedor coge la predefinida en CONTASOL).


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6.1. MODIFICAR: Dar de Alta a un Cliente o Proveedor:

Nos ponemos sobre el Campo (Emisor o Receptor) que sale con el “sol Amarillo” y pulsamos en la parte superior la opción “Nueva Cuenta”.

En la ventana que se aparece “Cuenta Contable”, en el campo Código rellenamos los 3 ó 4 primeros dígitos de la Cuenta a crear y pulsamos <TABULADOR>, nos terminará por rellenar el número de cuenta libre del Plan Contable. Seguidamente pulsamos el botón Incorporar datos factura y nos rellenara los campos de Nombre Y CIF. Pulsamos Guardar.

Aparece la siguiente pantalla ya creado el Cliente/Proveedor, nos pide ahora la que cuenta de Gastos/Ingreso. Al final pulsamos Guardar Cambios.

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Cuando tengamos todas las facturas con las dos columnas en VERDE, podemos Verificar y Exportar:

6.2. VERIFICAR:

Pulsar “Verificar antes de contabilizar” “Verificar todas las facturas”, para controlar que están en el Periodo Contable (2) correcto y por si nuestro cliente nos ha enviado facturas que ya nos envió tiempo atrás, evitamos duplicar (3).

Aparecerá el “Visto Bueno” en la columna Validación, ya podemos Exportarlas a CONTASOL.

NOTA: Para crear cuentas de CLIENTES cuyas facturas sean Intracomunitarias o de EXPORTACION (fuera

de Europa) hay que CREARLAS EN CONTASOL Y ACTUALIZAR PLAN CONTABLE EN UBYQUO. Después ya

podemos contabilizarlas desde Ubyquo.

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7. Exportar a CONTASOL.

Ahora Exportamos a CONTASOL las Facturas:

Pulsar “Exportar a programa contable” “Exportar todos”, y pulsamos el botón de Exportar.

Al finalizar la Exportación mueve las Facturas a la carpeta “Exportados”, nos pone el icono y el número de Asiento que le ha dado CONTASOL.

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EN CONTASOL

8. Visualizar documento en CONTASOL.

En CONTASOL podemos visualizar la imagen de las facturas que han sido procesadas por Ubyquo.

Posicionarnos sobre la factura y pulsamos el icono “Imagen”.

Introducimos nuestro Usuario y Contraseña de Ubyquo, y cuando nos muestre la imagen pulsamos “Opciones de acceso”, pulsamos Recordar usuario y contraseña, no la volverá a pedir en futuras ocasiones.

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ANEXO I:

Parametrización de cuentas:

Parámetro en Ubyquo Campo en ContaSol Notas

Código Operación Clave Operación Código Clave operación que verás en ContaSol

01 Operación habitual

05 D - Factura rectificativa

09 I - Inversión del Sujeto pasivo (ISP)

17 L - Adq. a comerciantes minoristas del IGIC

18 P - Adquisiciones intracomunitarias de bienes

Código de IVA Código de IVA No es necesario informarlo.

Código de Retención Tipo de retención Código Tipo de retención

01 Actividad profesional (dineraria)

02 Actividad profesional (en especie)

03 Actividad agrícola (dineraria)

04 Actividad agrícola (en especie)

05 Arrendamiento (dinerario)

06 Arrendamiento (en especie)

07 Actividad empresarial


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ANEXO II:

Configuración recomendada Servidor

Característica

Servidor Volumen Bajo / Medio

Servidor Gran Volumen (*)

Límites aprox.

Hasta 10 usuarios Hasta 50.000 facturas/año Hasta 50.000 movimientos/año

Sobrepasa algún límite

Sistema Operativo

Windows 10

Windows 2016

Procesador

Intel i7 – 7ª generación

Intel Xeon E5-2650L v4

Memoria RAM

12 Gb

24 Gb

Disco Duro

2 discos duros SSD 256Gb en RAID

2 discos duros SSD 512Gb en RAID

(*) Para servidores virtuales, esta es la recomendación del HW sobre el que debe correr.

Configuración recomendada Puestos

Característica

Configuración mínima

Configuración óptima

Sistema Operativo

Windows 7

Windows 10

Procesador

Intel i3

Intel i7 – 7ª generación

Memoria RAM

4 Gb

8 Gb

Monitores

1 monitor 19”

2 monitores 21”

Equipos compatibles

Equipos compatibles

Equipos NO compatibles

Windows 7, 8, 10 Windows Server 2008 R2, 2012, 2016

Windows XP, Vista Windows Server 2003

Todos los equipos donde vaya a utilizarse Ubyquo deben tener mínimo Framework 4.6 instalado.

El servidor debe tener abierto el puerto 3069 (TCP/IP).

Recomendable tener los equipos con todas las actualizaciones de Windows.

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