UBYQUO FACTURAS A3 GUÍA RÁPIDA · 2020-04-08 · GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS - A3...

UBYQUO FACTURAS

A3

GUÍA RÁPIDA

Versión 1.0

Mayo 2018

GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS - A3 [email protected] 91 633 32 11

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INDICE

1.- Inicio Programa Pág. 3

2.- Cambio Contraseña Pág. 3

3.- Crear Empresa Pág. 4

4.- Crear Ejercicio Pág. 4

5.- Introducir Facturas Pág. 7

6.- Enviar Facturas a contabilizar Pág. 9

7.- Aceptar, Modificar y Verificar Pág. 12

8.- Exportar a A3 Pág. 15

9.- Importar a A3 Pág. 16

10.- Comprobar la Exportación en A3 Pág. 17

11.- Visualizar documento asociado en A3 Pág. 18

ANEXO I.- Parametrización de cuentas Pág. 19

ANEXO II.- Configuraciones mínimas y recomendadas Pág. 21


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UBYQUO FACTURAS – A3

1. Inicio Programa.

Al ejecutar el programa nos pedirá el Usuario que es el e-mail que dimos para dar el alta y la contraseña que nos dijo el instalador y/o formador.

2. Cambio Contraseña.

Si no nos acordamos de la contraseña pulsaremos la opción < ¿Olvidó su contraseña? > Nos enviará una contraseña nueva a nuestro e-mail. Para cambiar la contraseña vamos a Inicio y Administración de la cuenta, opción Mis datos y pulsamos Cambiar contraseña.

La nueva contraseña debe ser alfanumérica de 6 caracteres mínimo.

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3. Crear Empresa.

Vamos a la Pestaña “Documentos” y pulsamos “Gestionar Carpetas”, aparecerá una ventana “Gestionar y conectar carpetas”. Crearemos nuestras Empresas con sus correspondientes Ejercicios y descargarnos el Plan Contable y Diario:

4. Crear Ejercicio.

Una vez creada la Empresa, seguimos en la ventana “Gestionar y conectar carpetas” y posicionados sobre la Empresa creada vamos a crear el Ejercicio.

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Nos aparece esta pantalla que muestra las empresas que tenemos dadas de alta en A3, tenemos que elegir la que acabamos de crear y su Ejercicio, y Pulsar “Establecer conexión”

Vemos la Empresa y Ejercicio ya enlazada con A3

Ahora vamos a descargar el Plan Contable de A3 a la Empresa creada, en la misma ventana “Gestionar y conectar carpetas”.

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Podemos comprobar si descargo el Plan Contable.

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5. Introducir Facturas.

Lo hacemos desde la pestaña Documentos, hay dos formas:

5.1. Arrastrar de la carpeta donde tenemos las facturas a “Documentos” de su Ejercicio.

Nos pedirá confirmación de donde queremos ponerlos, Empresa, Ejercicio y Tipo documentos y nos da la opción de como incorporar las facturas (formato PDF, JPG, TIF,…) con varias facturas, hay dos formas:

• Un Fichero con todas sus facturas.

• Separando cada Factura en un fichero distinto.

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5.2.- Posicionados en el Ejercicio pulsar la opción abrirá una ventana donde buscaremos las Facturas a añadir, las seleccionamos y pulsamos “Abrir”.

Nos pedirá confirmación de donde queremos ponerlos, Empresa, Ejercicio y Tipo documentos y nos da la opción de como incorporar las facturas (formato PDF, JPG, TIF,…) con varias facturas, hay dos formas:

• Un Fichero con todas sus facturas.

• Separando cada Factura en un fichero distinto.

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Aparecerán en Documentos con un Icono en la columna “C”.

6. Enviar Facturas a contabilizar.

Seleccionamos las Facturas y pulsamos Enviar a Facturas y elegimos Contabilización automática y decidimos procesar la Primera o la Última página de las Facturas que tengan más de una hoja, aunque mandemos facturas con más de una hoja solo contabiliza la primera o la última y por tanto solo se descuentan del saldo “1” aunque mandemos facturas con varias hojas.

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Al enviar las Facturas se mueven a la pestaña Facturas y aparece en la parte baja de la pantalla una ventana que te va indicando los pasos que atraviesa el Lote enviado (conjunto de las facturas).

Cuando aparece la Fecha en el campo Lote creado esta creado completamente.

Nota: NUNCA SALIR DE LA APLICACIÓN HASTA QUE APAREZCA LA FECHA.

Ahora vamos a la pestaña Facturas donde aparecerán las facturas en la opción “En proceso”.


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Durante este proceso podemos seguir trabajando en la aplicación u otra, cuando estas facturas estén procesadas por los servidores OCR se moverán a la opción “Por Contabilizar”, mostrando el resultado del paso por OCR y proponiendo su asiento contable y vencimiento si lo requiere.

También aparecerá en la parte inferior de la pantalla una ventana avisándonos que se ha recibido.

Hay que observar unas columnas especiales que nos van a indicar si ha habido algún problema, lo vemos por colores y un breve texto:

V Validación del asiento de la factura (Veremos en el paso siguiente). D Datos de la factura. A Asiento generado de la factura. Vt Indica si lleva Vencimientos la factura. Info Validación Un campo texto que indica brevemente lo ocurrido en el paso por el servidor OCR.

Correcto.

Cuenta Cliente/Proveedor Nuevo, varias Cuentas Gastos/Ingreso.

Problemas al pasar por el servidor OCR.

Podemos ver que las Facturas con las Columnas Datos, Asientos y Vencimientos en este caso) están en VERDE, muestra el Asiento creado y listo para exportarlo a A3 que vemos en la ventana

“Asientos” y “Vencimientos” en este caso.

En este punto podemos hacer doble clic en cualquier factura para modificarla o comprobarla.


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7. Aceptar, Modificar y Verificar.

a) Nos llegan dos tipos de facturas, una Completa que se ha podido rellenar todos los campos y otra que nos muestra que falta algún campo (Cliente/Proveedor, Cuenta de Gasto/Ingreso…)

• Factura Completa: El programa ha podido completar la factura y realizar el asiento, gracias al Plan Contable y Diario actualizado de A3.

• Factura a Completar: El programa no ha podido completar la factura y por tanto no ha creado el asiento. En este ejemplo vemos:

o Un Proveedor Nuevo, lo daremos de Alta aquí enseñando al Programa como serán los asientos de este Proveedor y lo Exportaremos al Plan Contable y Diario de A3 dándolo de alta también en A3. Dar también la Cuenta de Gasto y la Cuenta de IVA (Al crear la Cuenta de Proveedor coge la predefinida en A3).


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7.1. Dar de Alta a un Cliente o Proveedor:

Nos ponemos sobre el Campo (Emisor o Receptor) que sale con el “sol Amarillo” y pulsamos en la parte superior la opción “Nueva Cuenta”.

En la ventana que se aparece “Cuenta Contable”, en el campo Código rellenamos los 3 ó 4 primeros dígitos de la Cuenta a crear y pulsamos <TABULADOR>, nos terminará por rellenar el número de cuenta libre del Plan Contable. Seguidamente pulsamos el botón Incorporar datos factura y nos rellenara los campos de Nombre Y CIF. Pulsamos Guardar.

Aparece la siguiente pantalla ya creado el Cliente/Proveedor, nos pide ahora la que cuenta de Gastos/Ingreso. Al final pulsamos Guardar Cambios.

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Rellenamos

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Cuando tengamos todas las facturas con las columnas en VERDE, podemos Verificar y Exportar:

Pulsar “Verificar antes de contabilizar” “Verificar facturas seleccionadas” o “Verificar todas las facturas”, para controlar que están en el Periodo Contable (3) correcto y por si nuestro cliente nos ha enviado facturas que ya nos envió tiempo atrás, evitar duplicar (4).

¡CUIDADO! El control del ‘paso 4’ con “Mismo número” (*) de factura lo hace como texto: “ 1234” es distinto a “1234”, diferencia el espacio o espacios de delante del número, y no son el mismo.

Aparecerá el “Visto Bueno” en la columna Validación, ahora podemos exportar las Facturas a A3:

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8. Exportar a A3.

Pulsar “Exportar a programa contable” “Exportar seleccionados” o “Exportar todos”.

Al finalizar la Exportación mueve las Facturas a la carpeta “Exportados” y nos pone un icono de interrogación preguntando: ¿si hemos Importado en A3?

Vamos al programa A3 a Importar estas facturas.

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EN A3

9. Importar a A3.

En A3 vamos a “Enlace Contable” para recoger los asientos generados y cuentas creadas nuevas.

Por Utilidades, Importar/Exportar, Enlace Contable. En la ventana que aparece debemos decirle la ruta donde está la carpeta que contiene el enlace A0SUENLACE.

Se incorporan los asientos y cuentas nuevas al programa contable.

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VOLVEMOS A UBYQUO

10. Comprobar la Exportación en A3.

¡OJO! Debemos volver al programa Ubyquo y pulsar “Comprobar seleccionadas” o “Comprobar Facturas Pendientes” dentro de la Carpeta Exportados en la pestaña Facturas. Así comprobamos que realizamos el paso de Importar en A3 y Sincronizamos las Facturas entre los dos programas, para poder desde A3 “Visualizar Documento Asociado”; muestra la Factura.

En unos segundos comprobara si fueron Importadas en A3, y nos pondrá en la columna “c” el sello de Contabilizado y en la columna “Asiento” el número de Asiento que le ha dado A3.

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EN A3

11. Visualizar Documento Asociado en A3.

En A3 podemos visualizar la imagen de las facturas que han sido procesadas por Ubyquo. Posicionarnos sobre la factura y pulsamos la tecla F11. Introducimos nuestro Usuario y Contraseña de Ubyquo.

Cuando nos muestre la imagen pulsamos “Opciones de acceso”, pulsamos “Recordar usuario” y “Recordar contraseña”, de esta manera no la volverá a pedir en futuras ocasiones.


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ANEXO I:

Parametrización de cuentas:

Parámetro en

Ubyquo Campo en A3 Notas

Código de Operación

Código Operación

FACTURAS RECIBIDAS FACTURAS EMITIDAS

1 - Operaciones interiores 2 - Compensaciones agrarias 3 - Adq. intracomunitarias bienes 4 - Inversión sujeto pasivo 6 - Importaciones 7 - IVA no deducible 8 - Adq. intracomunitarias servicios

1 - Operaciones interiores 2 - Op. exentas sin der. deducción 3 - Entregas intracomunitarias 4 - Entregas intracomunitarias Op. Triang. 5 - Op. Canarias, Ceuta, Melilla 6 - Exportaciones 8 - Op no sujetas 9 - Otras op exentas y deducibles

Código de IVA Código de IVA No es necesario informarlo.

Código de Retención

Impresos Oficiales

Código Impreso donde se declara

01 347

02 349 Bienes [ 349-Bi ]

03 115 Dinerarias [ 180-Din ]

04 115 Especie [ 180-Esp ]

05 111 Profesionales Dinerarias [ 190-G01-Di ]

06 111 Profesionales en especie [ 190-G01-Es]

07 111 Agrarios Dinerarias [ 190-H01-Di ]

08 111 Agrarios en especie [ 190-H01-Es ]

09 111 Módulos empresariales dinerarias [ 190-H04-Di ]

10 111 Módulos empresariales en especie [ 190-H04-Es ]

11 349 Servicios [ 349-Ser ]

12 110 Tabacaleras ag.seguros LAE Dinerarias

13 110 Tabacaleras ag.seguros LAE en especie

14 110 Inicio actividad profesional Dinerarias

15 110 Inicio actividad profesional en especie

16 110 Engorde Dinerarias

17 110 Engorde en especie

18 110 Contraprestación forestal Dinerarias

19 110 Contraprestación forestal en especie

20 110 Otros rendimientos Dinerarias

21 110 Otros rendimientos en especie


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Valores por defecto:

Si una cuenta no tiene los códigos informados, al generar los asientos en A3 se utilizarán los siguientes

valores por defecto.

(*) Para incluir en Modelo 349 Servicios, informar el proveedor con código operación 8

22 123 Propiedad intelectual Dinerarias

23 123 Propiedad intelectual en especie

24 123 Propiedad industrial Dinerarias

25 123 Propiedad industrial en especie

26 123 Prest. Asistencia Dinerarias

27 123 Prest. Asistencia en especie

28 123 Rtos. Arrendamientos B.I Dinerarias

29 123 Rtos. Arrendamientos B.I en especie

30 123 Rto. Cesión derecho explot. Dinerarias

31 123 Rto. Cesión derecho explot. en especie

32 123 Rtos. Subarrend. de inmuebles Dinerarias

33 123 Rtos. Subarrend. de inmuebles en especie

34 123 Rentas Cesión Drch. Explotación Dinerarias

35 123 Rentas Cesión Drch. Explotación en especie

36 123 Otros rendimientos Dinerarias

37 123 Otros rendimientos en especie

38 110 Actividades profesionales 15% Dinerarias

39 110 Actividades profesionales 15% en especie

Tipo asiento en Ubyquo Tipo Transacción Modelos impuestos

0 - No soportado - -

1 - Op. Interior 1 347

2 - Adq, intracomunitarias 3 349 Bienes (*)

3 - Entregas Intracomunitarias 3 349 Bienes

4 - Inv. sujeto pasivo (Recibida) 4 347

5 - Inv. sujeto pasivo (Emitida) 8 347


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ANEXO II:

Configuración recomendada Servidor

Característica

Servidor Volumen Bajo / Medio

Servidor Gran Volumen (*)

Límites aprox.

Hasta 10 usuarios Hasta 50.000 facturas/año Hasta 50.000 movimientos/año

Sobrepasa algún límite

Sistema Operativo

Windows 10

Windows 2016

Procesador

Intel i7 – 7ª generación

Intel Xeon E5-2650L v4

Memoria RAM

12 Gb

24 Gb

Disco Duro

2 discos duros SSD 256Gb en RAID

2 discos duros SSD 512Gb en RAID

(*) Para servidores virtuales, esta es la recomendación del HW sobre el que debe correr.

Configuración recomendada Puestos

Característica

Configuración mínima

Configuración óptima

Sistema Operativo

Windows 7

Windows 10

Procesador

Intel i3

Intel i7 – 7ª generación

Memoria RAM

4 Gb

8 Gb

Monitores

1 monitor 19”

2 monitores 21”

Equipos compatibles

Equipos compatibles

Equipos NO compatibles

Windows 7, 8, 10 Windows Server 2008 R2, 2012, 2016

Windows XP, Vista Windows Server 2003

Todos los equipos donde vaya a utilizarse Ubyquo deben tener mínimo Framework 4.6 instalado.

El servidor debe tener abierto el puerto 3069 (TCP/IP).

Recomendable tener los equipos con todas las actualizaciones de Windows.

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