1. OBJETIVO•Instruir a los participantes sobre los fundamentos y principios de la gestión por procesos 2. CONCEPTOS 3. PROCESO Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que transforman elementos de entrada en resultados o salidas. Entradas Transformación Salida 4. Resultado de un proceso. Resultado de un conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que posibilitan la transformación de elementos de entrada en resultados o salidas. Productos tangibles ( bienes)Productos Intangibles (servicios) 5. Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones, coordinadas en pro de un objetivo común. 6. Conjunto de elementos interrelacionados o que actúan entre sí 7. Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización Planear Asegurar Coordinar Controlar Mejorar 8. CICLO DEMING EN LA ORGANIZACION ACTUAR PLANIFICA NO = AJUSTAR •PARA QUÉ R SI = MANTENERSE •QUÉ HASTA CUMPLIR •CÓMO OBJETIVOS. •CUÁNDO ASEGURAR y •QUIÉN MEJORAR. •CON QUÉ SE ESTÁ CUMPLIENDO EJECUTAR LO PLANIFICADO SEGÚN LO PLANIFICADO VERIFICAR ? HACER 9. Identificar, entender y gestionar los proceso sin te relacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos. 10. GESTION POR PROCESOS

11. Es la visión sistémica del funcionamiento organizacional de la empresa, que identifica los procesos, su interacción y su interdependencia 12. Generar los resultados deseados en los procesos y en la organización. Minimizar los recursos. Facilitar la capacidad de adaptación de los procesos a las necesidades de la empresa. Flexibilizar la organización para responder al entorno. 13. Enfoque Actual: Estrategia-Procesos-Estructura Chandler: Énfasis Estructura- Estrategia General Motors: Énfasis en la Estructura Fayol: División Funcional Jerarquización y Departa mentalización Taylor: División Estructural y Operativa del Trabajo 14. EL ENFOQUE EL ENFOQUE EN EL TRADICIONAL Procéselos empleados son el problema •El proceso es el que origina• Hacer el trabajo problemas• Entendimiento de “mi trabajo” •Ayudar a que el trabajo se haga •Conocer como mi trabajo se relaciona •Cambiar a la persona con el proceso• Evaluación de las personas •Cambiar el proceso• Siempre se pueden encontrar mejores •Evaluación del proceso empleados •Siempre se puede mejorar el proceso• Controlar a los empleados• No hay confianza en nadie •Desarrollar a los empleados•¿Quién cometió el error? •Todos somos responsables• Corrección de errores •¿Qué permita que el error ocurra?•Énfasis en el servicio •Reducción de variaciones •Énfasis en el cliente 15. Es un sistema de gestión que facilita la eficiencia y eficacia dela organización a través de la coordinación y orientación de sus procesos hacia la satisfacción del cliente 16. TALLER 1. Gestión por Procesos Conformar equipos de trabajo. Definir 5 beneficios de la

implementación de la gestión por procesos en una organización. Definir 5 obstáculos de la implementación de la gestión por procesos en una organización. Cada equipo explica sus conclusiones 17. CLASIFICACION DE PROCESOS 18. POR SU FUNCIONPOR SU JERARQUIA 19. De realización u operativos De dirección o estratégicos De apoyo o soporte De medición o control y mejora 20. Son la razón de ser de la empresa. Le generan los ingresos a la organización. A través de ellos entra en contacto con los clientes y les satisface sus necesidades de productos o servicios. 21. Establecen el norte del proceso operativo y enfocan a la organización en sus propósitos fundamentales Son ejecutados por la alta dirección de la empresa. Son decisivos en relación con el futuro de la misma. 22. Permiten que la organización funcione a partir del suministro de recursos. Son desarrollados a través del concurso de cargos, equipos y procedimientos que pueden no afectar en forma directa a los clientes, pero si a quienes los atienden. 23. Permiten establecer como funciona la empresa con el fin de retroalimentarla. Establecen las metodologías para hacer seguimiento, medición y análisis de la empresa. Permiten medir el desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. 24. Macro procesos Proceso Subproceso Actividades Tareas 25. PROCESO: Son los procesos clave que se Requieren para manejar o dirigir a una organización SUBPROCESO: Son Actividades que tienen una Relación lógica y coordinada que contribuyen al logro

de la misión del proceso ACTIVIDADES: Conjunto de tareas que concatenadas constituyen un subproceso TAREAS: Acciones que se requieren para lograr un determinado resultado 26. TALLER 2. Clasificación de Procesos Conformar equipos de trabajo. En la tabla anexa analizar los procesos identificados y hacer una clasificación de acuerdo al tipo de función y jerarquía. Cada equipo explica sus conclusiones. 27. Proceso Subproceso Actividad Estratégico Operativo Soporte Control CLASIFICACIÓN NOMBRE Gestión Comercial Direccionamiento estratégico Gestión de control de documentos y registros Control de calidad Gestión financiera Compras Análisis de Muestras Registro y control Tesorería y cartera Admisiones Evaluación y promoción Elaboración de rótulos Gestión de Mercadeo Recepción de faxes externos 28. MAPAS DE PROCESOS 29. Es una representación gráfica, de la forma como opera la empresa para satisfacer las necesidades de sus clientes. Como muestra las relaciones entre los diferentes procesos de la empresa, también se le llama red. 30. Es la base para construir el sistema de gestión de la empresa. Permite a todos los colaboradores comprender como la empresa funciona integralmente. Facilita que todos en la empresa entiendan como afectan el trabajo de otros. 31. INTERACCION Los procesos raramente ocurren en forma aislada. La salida de un proceso normalmente forma parte de las entradas de los procesos subsecuentes, como se muestra en la figura. Actividades ENTRADAS de proceso SALIDAS Recursos

Salida del Proceso C Proceso Proceso A B Entrada Salida Proceso Proceso Controles C D Las interacciones entre los procesos de una organización, dan como resultado una red de procesos interdependientes. La entrada y salida de estos de estos procesos frecuentemente pueden estar relacionadas tanto con los clientes externos como con los internos. 32. Identifique los procesos de la organización Agrúpelos según sea su función Tabúlelos de acuerdo a su importancia Diagrame los procesos de realización u operación que constituyen la cadena de valor de su empresa Diagrame los procesos de apoyo Diagrame los procesos de Dirección Diagrame los procesos de medición, control o mejoramiento Defina la Interacción entre los procesos 33. TALLER 3. Mapas de Procesos Conformar equipos de trabajo. De acuerdo con Ciudad Limpia determine el mapa de procesos. Cada equipo presenta su mapa 34. CARACTERIZACION DE PROCESOS 35. Permite identificar las posibilidades de hacer más eficiente los procesos. Establece claramente las líneas de comunicación entre los procesos. Permite identificar los controles excesivos entre procesos internos. Facilita el acuerdo de mejora continua entre procesos internos (cliente-proveedores internos). Crea conciencia en los resultados de cada proceso. Facilita la definición de los tableros de indicadores para cada proceso. Facilita el despliegue de los objetivos. Facilita la implementación de metodologías de costeo por proceso o actividades. 36. Identificar: Las entradas necesarias para llevarlo a cabo. Las actividades que lo componen. Los

responsables de esas actividades. Los cargos que tienen autoridad frente al proceso. Las salidas o resultados de esas actividades. Los recursos necesarios para su ejecución Los mecanismos de medición para controlarlo 37. CARACTERIZAR UN PROCESO Control Entradas Salidas Proceso Recursos 38. Aquellas cosas que necesito para desarrollar el proceso y que a través de mi trabajo o del trabajo de varios, transformo en una o varias salidas 39. Cargo o proceso Peque me suministra las entradas para el proceso en el que yo soy responsable. 40. Todos aquellas cosas que utilizo para transformarlas entradas (maquinas ,insumos) pero que no se transforman en salidas. 41. ACTIVIDADES DE UN PROCESO Determine las actividades necesarias para lograr los resultados previstos del proceso 42. Son los resultados del proceso pueden ser tangibles o intangibles. 43. C Cargo o proceso que recibe las salidas que se producen de la ejecución del proceso en el que yo soy responsable. 44. TALLER 4. Caracterización de Procesos Conformar equipos de trabajo. De acuerdo al caso presentado en el taller anterior escoger uno de los procesos identificados como necesarios a documentar y realizar la caracterización. Cada equipo presenta sus resultados 45. Caracterización de ProcesosProceso:________________________________________________________________Objetivo:________________________________________________________________Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes Responsable

Parámetros de control Documentos( internos y externos) Procesos de Soporte Recursos Requisitos ley, cliente organización 46. DOCUMENTACION DE PROCESOS 47. Base Documental SISTEMA PROCESOS SUBPROCESOS DOCUMENTOS FORMATOS /PROCEDIMIENTOS PLANES DECLARACIONES REGISTROS ACTIVIDADES 48. 3.7.2 Documento Información y su medio de soporte Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe,norma.Notas:1) El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos2) Con frecuencia un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan “documentación”.3) Algunos requisitos (ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo el requisito de ser recuperable). 51 49. Definiciones 3.1.2 REQUISITO Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria 52 50. Definiciones 3.7.6 Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividadesdesempeñadasNotas:1) Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas, y acciones correctivas.2) En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. 53

51. Base Documental Manual Objetivos Y Programas Política de SISO Requisitos Declaraciones del Cliente Procesos Documentos Particulares (Procedimientos, Procedimientos registros, y Registros planes, Requeridos manuales) 54 52. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓNINTERNA EXTERNA Revisada y aprobada Canales definidos Modificable Distribución interna 55 53. Control de Documentos Revisión, Aprobación de actualizar y adecuación antes de aprobar su emisión nuevamente 1 2 Identificar cambios y estado de revisión 3 7Prevenir uso de documentos Disponibilidad de los obsoletos Documentos 6 4 Controlar documentos de 5 origen externo Documentos legibles e identificables 56 54. Asegurar que se mantiene el estándar independientemente de que cambie el personal Facilitar actividades de monitoreo y auditorías al sistema de gestión 57 55. FACILITA LA IDENTIFICACIÓN DEL ESTADO DE VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS Y A QUIENES SE HA DISTRIBUIDO. Fecharía Tipo documento Código Titulo versión Distribución revisión 56. TALLER 5. Control de documentos Conformar equipos de trabajo. De acuerdo a lo presentado en clase defina una lista de 10 documentos de origen interno y 5 de origen externo que se utilizan en la empresa Cada equipo presenta sus resultados 59 57. 4.2.4 Control de los registros Deben establecerse y mantenerse registros para evidenciar la conformidad y operación eficaz del SGC. • Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. Definir los controles necesarios para su: •Identificación •Almacenamiento •Protección

•Recuperación Procedimiento •Tiempo de retención documentado •Disposición de control 60 58. Permanecer Legibles QUE SE PUEDAN LEER, ENTENDER Y UTILIZAR!!•Sin borrones o tachaduras (no lápiz, no papel fax) •Aplicativos de software o dispositivos de lectura obsoletos. Sin modificaciones no autorizadas. Campos totalmente diligenciados ES DECIR QUE CONTENGAN DATOS CONFIABLES. 61 59. Fácilmente Identificables DATOS TRAZABLES A LA FUENTE QUE LOS ORIGINÓ. • Los datos contenidos en el registro deben ser inconfundibles. • Dónde se originan los datos, cuándo, por quién. Registros con la debida aprobación (firmas o aprobación electrónica). 62 60. Fácilmente Recuperables QUE SE PUEDAN CONSULTAR CUANDO SE NECESITAN. Almacenamiento (dónde, quién). •Clasificación de los registros. Protección: del registro y de su contenido (físicos –magnéticos – otros) •Consulta: acceso con o sin restricción; préstamo. • Tiempos de retención: archivos de gestión, activo, inactivo. Disposición: reutilizar, reciclar, destruir. 63 61. Registros externos Clasificar y almacenar•Legibles•Recuperables 64 62. Implantación de los requisitos CÓMO CONTROLAR LOS REGISTROS?•DEFINIR LAS PAUTAS PARA EL CONTROL •Establecer una metodología (procedimiento para control de registros) •Establecer la tabla para el control de registros. •Asociar siempre a los procesos y de ser posible a los procedimientos. •Incluir los registros internos y externos, tanto físicos como magnéticos • Suministrar entrenamiento, lograr la participación de las personas. Min APLICAR LAS PAUTAS PARA EL CONTROL •Identificar la necesidad

de recursos (archivadores, memoria, servidores) •Establecer una secuencia (cronograma) •Desarrollar “auditorias” y proponer mejoras. •Analizar los datos consignados en los registros. 65 63. CONTROL DE LOS REGISTROS Página # de # LOGO DE LISTADO MAESTRO PARA EL CONTROL DE LOS Fecha: ___ / ___ / ___ LA EMPRESA REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ACCE- TIEMPO DISPOSICIÓN SO DE Con Localiza Clasificó- RETEN- Responsable Título diga Tipo Responsable CON- Método a-cien acción CIÓN e o SULTA 64. TALLER 6. Control de Registros Conformar equipos de trabajo. Elaborar un listado de 10 registros internos y 5 de origen externos que se pueden encontrar en la empresa Cada equipo presenta sus resultados 65. MUCHAS GRACIAS POR SU TIEMPO Y ATENCIÓN......