Transformaciones organizacionales que

requiere el INEC Costa Rica para cumplir

su rol productor y rector del SEN

Taller sobre fortalecimiento institucional de las Oficinas Nacionales de Estadística (ONE) en su función productora y rectora del Sistema de Estadística Nacional (SEN)

San José, Costa Rica, 18 – 19 de mayo de 2017

Elizabeth Solano S

Subgerente INEC Costa Rica

elizabeth.solano@inec.go.cr

Contenido

1. Proyectos en marcha para el fortalecimiento del INEC

2. ¿Por qué es necesaria una transformación?

3. Descripción de los proyectos de fortalecimiento organizacional

Reorganización Administrativa y el Fortalecimiento de las Capacidades del

Talento Humano del INEC

“Hacia una Gestión por procesos”

Reforma integral a la ley del Sistema de

Estadística Nacional

Proyectos en marcha para el fortalecimiento del INEC

¿Por qué es necesaria una transformación?

Aprobación del proyecto Consejo Directivo

Definición de metodología para ejecutar proyecto

Definición del mapa de procesos

Inicio del levantamiento de procesos

Proyecto “Hacia una Gestión por procesos”

Realizar un levantamiento de todos los procesos y procedimientos de la institución, de

forma tal que le permita a la organización controlar y supervisar sus procesos de trabajo de

una manera oportuna, mediante el monitoreo de los puntos críticos e indicadores de

desempeño, y con ello aumentar los niveles de eficiencia y eficacia administrativa y técnica.

Medir la gestión institucional

Octubre 2012

Nov – dic 2012

Ene - abr 2013

Mayo 2013

Actividades iniciales

Inicia Finaliza

Mapeo ycaracterización

de procesos

Validacióny aprobacióndel proceso

Validacióny aprobación de los

documentos

ImplementaciónElaboración deprocedimientos

Diagrama del Proyecto Hacia una Gestión por procesos

Diagrama de

flujo

Ficha de

proceso

Validación del

proceso

Aprobación del

proceso

Procedimientos

documentados

Instructivos

Formatos

Validación de

los documentos

Aprobación de

los documentos

Análisis de

brechas

Entrenamiento

Comunicación

Gestión de la

planificación

institucional

Procesos asesores

Procesos sustantivos

Procesos de apoyo

Gestión de la

producción

estadística

Gestión de la rectoría

en producción

estadística

Gestión de la

comunicación

estadística

Gestión del

talento

humano

Gestión de

archivo

Gestión de

tecnologías de

información

Gestión

financiero

contable

Gestión de

adquisición y

contrataciones

Ne

cesid

ade

s d

e u

sua

rios

Satisfa

cció

n d

e u

su

ario

s

Gestión de

servicios

institucionales

Gestión de

operaciones

Procesos de monitoreo y evaluación

Gestión de la

asesoría legal

Evaluación de

productos y

servicios

Gestión de

servicios de

auditoría interna

Evaluación de

la gestión

Gestión de la

comunicación

institucional

Instituto Nacional de Estadística y Censos

Mapa de procesos

Gestión de

quejas,

reclamos y

consultas

Gestión gerencial

Proceso Nivel 0 Proceso Nivel 1

Desarrollo de productos promocionales

Difusión de la producción estadística

Gestión de contenidos estadísticos y bibliográficos

Servicios de información a la población usuaria

Muestreo

Cartografía

Asistencia técnica

Diseño estadístico

Recolección de datos e información

Procesamiento de datos e información

Análisis de resultados

Elaboración de productos estadísticos

Planificación estadística

Normativa estadística

Calidad estadística

Coordinación interinstitucional

Cooperación y coordinación internacional

Asesoría técnica

Gestión de la rectoría en producción

estadística

Gestión de la producción estadística

Gestión de la comunicación estadística

Procesos sustantivos

Objetivo general

Dotar a la institución de un modelo deorganización administrativa, que respondaa la dinámica del entorno, a las demandasde los usuarios(as) y a los fines por loscuales la institución fue creada.

Reorganización Administrativa y el Fortalecimiento de las Capacidades del Talento Humano del INEC

Productos

1. Metodología y diagnóstico del clima laboral para el INEC

2. Diagnóstico situacional de la organización

3. Modelo de organización administrativa para el INEC

Objetivo 1

Optimizar y racionalizar elmodelo de organizaciónadministrativa del INECmediante la revisión yevaluación del modelo deorganización actual y eldiseño de una reorganizaciónintegral institucional

Diseño del Modelo Futuro e identificación de brechas

Estado futuro - INEC

Líneas estratégicas de diseño

Gestión del Cambio

Estado Actual-Diagnóstico de situación

Plan de Implantación(Transición)

Modelo de transformación

Líneas estratégicas de diseño

Experiencia y criterio

experto del INEC

Análisis buenas

practicas en otros países

Diagnóstico situación

actual

Organización que promueve la especialización y la flexibilidad

operativa requerida para manejar un portafolio de proyectos que

puede variar en el tiempo

Estructura organizativa del INEC

Niveles jerárquicos = 5 Dependencias = 29

Político 2

Asesor 3

Directivo 2

Departamental 7

Operativo 15

Consejo Directivo: Definir y aprobar

estrategias, políticas, lineamientos y

normativa institucional enfocada a crear

valor público en materia de rectoría y

producción estadística, dirigida tanto a

lo interno como a las entidades que

conforman el SEN.

Despacho Gerencial: Gerenciar

aquellas actividades relacionadas con

la organización, funcionamiento y

coordinación de las dependencias

sustantivas, asesoras y de apoyo del

Instituto

Objetivo

Nivel político

Auditoría Interna: Asesorar y recomendar

en materia de control interno a los órganos

superiores del Instituto y demás

dependencias; así como también vigilar y

fiscalizar los bienes, operaciones,

obligaciones y capital del INEC.

Asesoría Jurídica: Asesorar en materia

jurídica a las autoridades superiores y

demás dependencias; así como gestionar

procesos judiciales y coadyuvar en el

desarrollo y actualización de normativa

institucional.

Objetivo

Planificación Institucional: Liderar la

formulación, monitoreo y evaluación del plan

estratégico y plan operativo institucional; así

como también implementar el sistema de

control interno, sistema de gestión de

riesgos del INEC y planes de mejora

continua.

Nivel asesor

Dirección de Rectoría de la Estadística

Nacional: Gerenciar y administrar las

actividades rectoras del Sistema de Estadística

Nacional, para la producción y difusión de

estadísticas, por medio de la coordinación

interinstitucional e internacional, planificación

estadística, la generación de normativa y

metodología.

Objetivo

Nivel directivo

Dirección de Producción Estadística:

Gerenciar el desarrollo, actualización, calidad y

mejora continua de la producción estadística de

trascendencia e impacto a nivel nacional e

internacional que tiene a cargo el Instituto

Objetivo

Departamento de Coordinación Estadística:

Gestionar las actividades de coordinación

interinstitucional requeridas para la articulación

del trabajo que llevan a cabo las entidades del

SEN, así como coordinar lo referente al Plan

Estadístico Nacional.

Departamento de Normativa Estadística:

Liderar la generación e implementación de las

metodologías normativas técnicas necesarias

para la producción y divulgación estadística de

las entidades del SEN.

Nivel departamental y operativo: Rectoría

Objetivo

Departamento de Metodología, Diseño y

Análisis:

Gestionar la definición y normalización

metodológica requerida para el desarrollo e

implementación de las operaciones

estadísticas sociodemográficas y económicas

del INEC, así como apoyar en la formulación

de proyectos, definición de productos

estadísticos y análisis de resultados.

Departamento de Infraestuctura

Estadística: Gestionar las actividades de

muestreo, cartografía recolección y

procesamiento de la información que permite

generar las estadísticas del INEC.

Nivel departamental y operativo: Producción

Objetivo

Departamento de Comunicación

Estadística:

Gestionar las actividades de

comunicación y promoción

necesarias para brindar acceso y

fomentar el uso de la información

estadística, así como posicionar

oportuna y eficazmente, a nivel

nacional e internacional, los

productos y servicios generados

por el Instituto

Nivel departamental y operativo: Comunicación

Departamento de Tecnología de

Información: Gestionar el diseño e

implementación de soluciones

tecnológicas que permitan al INEC llevar a

cabo operaciones estadísticas altamente

eficaces y eficientes, brindar servicios de

calidad, asegurar la protección de los

datos y realizar una oportuna gestión

administrativa de apoyo a las necesidades

de la Institución

Objetivo

Nivel departamental y operativo: TI

Departamento Administrativo

Financiero: Asegurar la provisión

oportuna, eficiente y eficaz de los

recursos administrativos y operativos

de apoyo requeridos para llevar a cabo

las actividades sustantivas

Objetivo

Nivel departamental y operativo: Administrativo

Objetivo 2

Fortalecer las capacidades deltalento humano del INEC, que lepermita a la Institución dotarsedel recurso humano necesarioen cantidad y calidad, paraimplementar el nuevo modelode organización, mediante eldiseño y propuesta de unmodelo integral propio degestión por competencias

Productos

1. Manual de Cargos del INEC

2. Diccionario de Competencias Laborales

3. Manual de Clases de Puestos del INEC

4. Modelo de clasificación y valoración de

puestos por puntos

5. Modelo de evaluación del desempeño

6. Modelo de reclutamiento, selección,

motivación, retención, promoción e

inducción de personal

7. Modelo para la detección, cuantificación y

monitoreo de las brechas laborales

8. Modelo del Plan de sucesión laboral

Muchas Gracias