Trabajo Practico Final: Eventos Jóvenes - Orientación...

Trabajo Práctico Final: Eventos Jóvenes

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ANEXO


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Índice

Nuestro equipo/ Nuestra misión/ Nuestra visión……………………………………….…...3

Nombre / Tipo de evento / contenido / Fecha/ hora/ objetivo del evento…………………4

6 ejes de comunicación/ Target….………………………………………………………….5

Proceso de Comunicación/Logo ..…………..………………………………………………6

Invitación…………………………………………………………………………………..7

Credencial de los invitados/Proceso de Inscripcion/ Actividades.………………………..8

Recursos técnicos, materiales y humanos/ Auspiciantes..………………………………9-10

Cronograma de acciones………………………………………………………………….11

Distribución de funciones…………………………………………………………………12

Timming…………………………………………………………………………………..13

MAM…………………………………………………………………………………14-15

Evaluacion del evento …………………………………………………………………...16


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Nuestro Equipo

ARTEVENTO, es una empresa dedicada a la planificación y organización de eventos.

Somos un emprendimiento Joven, con profesionales innovadores, responsables,

impredecibles, amables, y ante todo divertidos.

Nuestra Misión

Nuestra misión es ofrecer un servicio totalmente exclusivo, personalizado y diferencial.

Somos especialistas en brindar soluciones creativas e innovadoras de acuerdo a los gustos y

preferencias de cada cliente, es por eso que trabajamos con mucha “pasión, dedicación y

profesionalismo”.

Nuestra Visión

Seremos la empresa más importante y reconocida de Argentina y América latina en el

negocio de los eventos.


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Nombre de Evento

Desfile show Florencia Figlioli Design

Tipo de evento / contenido

El evento a realizar es un Desfile de moda que presentará la nueva colección primavera

verano 2013. Los diseños a mostrar son de la diseñadora y productora de modas Florencia

Figlioli Design, se dará comienzo al evento con una banda de música melódica pop,

seguida por el desfile que va a contar de dos pasadas, entre ellas habrá una performance de

jazz, al finalizar se ofrecerá un servicio de cocktail a los invitados.

Los invitados deberán realizar una confirmación de asistencia previa al evento.

Fecha/ hora y lugar

Se llevará a cabo el día 23 de Noviembre de 2012 de 19:00 a 21:00 en Boulevard Charcas,

Republica Dominicana 3366 (salón) en el barrio de Palermo.

Objetivo del evento

1º Promocionar la nueva colección de ropa femenina de la marca “Florencia Figlioli

Design”, a través de un desfile de moda para dar a conocer la nueva colección Primavera-

Verano.

2º Incrementar las ventas

3ºFidelizar y obtener nuevos clientes


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6 ejes del evento como acción de comunicación

a- Necesidad de hacer el evento: Se elige la realización del desfile para presentar

físicamente la nueva colección de ropa femenina. Se utiliza este método para

promocionar la temporada primavera – verano.

b- Mensajes: “Vestite con un estilo fresco, alegre, y joven por sobre todo moderno”

c- Recurso:

1- Financiero: dinero aportado por el cliente.

2- Humano: 2 recepcionistas, maquilladoras, peinadoras, vestuaristas, seguridad,

modelos, locutor, técnicos, camareros, dj, barman, fotógrafos, organizadores.

3- Técnico: Salón, sonidos, iluminación, musicalización, ambientación, utilería

,indumentaria y accesorios, catering (mantelería, vajillas, bebidas y comida)

d- Perfil dirigido: el desfile está destinado a jóvenes y mujeres de clase media-alta con

un estilo sofisticado.

e- Resultados: que el público quede impresionado, pensando y con ganas de adquirir la

ropa de la nueva temporada.

f- Objetivo del negocio: Incrementar las ventas, fidelizar y obtener nuevos clientes.

Target

Dicho evento está dirigido a mujeres de clase social media-alta que vivan actualmente en

Capital Federal y sus alrededores, y se interesen por el mundo de la moda. El perfil que se

busca atraer son mujeres de entre 20 a 45 años con mucha personalidad.


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Proceso de comunicación

A la hora de comenzar a diseñar las diferentes piezas de comunicación para el evento, lo

primero que se realizó fue determinar aquellos conceptos que el evento debía transmitirle al

público. Es así que se determinó que el evento sería fresco, alegre, y joven. Para todas las

piezas de comunicación se decidió tomar estos conceptos.

Lo primero que se realizó fue el logo de nuestra empresa, esta imagen fue elegida dado a su

dinamismo así como también por ser alegre y divertida gracias a la especie de rayos de

colores.

Logo empresarial

Para el nombre del evento se utilizó una tipografía de fantasía llamada “Copperplate gothic

light”, cuyas dimensiones se irán modificando según la necesidad de la pieza. Mientras

tanto el resto de la información será colocada con una tipografía denominada

GeosansLight, para la información mas importante y en “Kosuka Gothic Pr6N EL” para la

información secundaria.

Luego se comenzó a diseñar las invitaciones y las credenciales de los empleados.


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Como se quería tener una conexión directa entre el logo y las invitaciones, se tomaron los

mismos elementos y tan solo se escalaron y se modificaron según lo requería el formato. Se

colocó toda la información básica del evento.

Invitaciones

También se diseño las credenciales para los empleados y organizadores del evento que se

sigue manteniendo los mismos conceptos. Se colocó el nombre del evento en la tipografía

mencionada anteriormente. Estas credenciales fueron plastificadas y se les puso ganchitos

cocodrilo para su mejor manipulación.


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Credenciales

Proceso de inscripción

Mediante este servicio de invitación, nos permite a nosotras que las personas que quieran

asistir a nuestro evento confirmen su asistencia mediante un teléfono o vía e-mail a nuestra

empresa de eventos. Así podemos llevar el registro de asistentes para la distribución y mesas,

sillas, etc.

Actividades

Las actividades a realizarse en el desfile show son las siguientes.

1- Recepción con acreditación y ubicación al público convocado

2- Inicio del evento con banda musical melódica pop

3- Comienzo de pasadas de “Florencia Figlioli Design”

4- Dos intervalos con show de jazz

5- Pasada de cierre de la marca

6- Servicio de Cocktail


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Recursos Humanos

OPE: Organización y planificación integral del evento: Oller Belen, De Benedettis Natalia,

Alcaraz Ludi, Luna Collantes Andrea.

2 recepcionistas: encargadas de recibir e ubicar a los invitados

Maquilladoras: encargadas en el make up de las modelos

Peinadoras: encargadas de los peinados de las modelos

Vestuaristas: encargadas de ayudar a las modelos a vestirse

Seguridad: encargado de controlar que no haya disturbios por cualquier eventualidad que

surja.

Modelos: son las encargadas de exhibir la ropa de la nueva temporada

Locutora: encargada del ritmo del desfile

Técnicos: encargados de la iluminación e equipos del evento, instalación, control y

desarme.

Camareros: encargados de repartir el cocktail

Dj: encargado de la musicalización durante el evento.

Barman: encargado de hacer y servir las bebidas.

Fotógrafos: Encargados de capturar los mejores momentos del evento.

Seguridad: encargado de controlar que no haya disturbios por cualquier eventualidad que

surja.

Modelos: son las encargadas de exhibir la ropa de la nueva temporada

Locutora: encargada del ritmo del desfile

Técnicos: encargados de la iluminación e equipos del evento, instalación, control y

desarme.


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Camareros: encargados de repartir el cocktail

Dj: encargado de la musicalización durante el evento.

Barman: encargado de hacer y servir las bebidas.

Fotógrafos: Encargados de capturar los mejores momentos del evento.

Recursos técnicos y materiales

Salón, sonidos, iluminación, musicalización, ambientación, utilería, indumentaria y

accesorios, catering (mantelería, vajillas, bebidas y comida)

Auspiciantes

a- “Florencia Figlioli Design”: aporte de indumentaria

b- “MauFive Drinks”: aporte de bebidas


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Cronograma de acciones

19: 00 hs Recepción e ubicación de invitados

19.20 hs Apertura del desfile con banda invitada

19.35 hs Presentación a cargo de la locutora

19.40 hs Desfile primera pasada

20.00 hs Presentación de Jimena, bailarina de jazz

20.10 hs Presentación de la segunda pasada a cargo de la locutora

20.15 hs Segunda pasada y cierre del desfile

20.30 hs Servicio de cocktail

21.00 hs fin del evento


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Distribución de funciones

El grupo está conformado por cuatro integrantes.

Belén Oller se ocupo de conseguir maquilladoras, peinadoras, modelos y mozos, está a cargo de la

ambientación del salón, la performance de Jimena, la bailarina de jazz y la recepción de la estatua

viviente.

Natalia de Benedettis esta encargada del diseño de invitaciones, credenciales, banner, la

ambientación del salón, y se ocupo de conseguir las bebidas alcohólicas, el barman y las remeras

para las OP.

Ludi Alcaraz está encargada del contacto directo con la diseñadora, la ropa, se ocupo de conseguir

modelos, sonido e iluminación incluyendo técnicos y dj, también es la encargada de la

presentación de la banda pop melódica.

Andrea Luna es la encargada de los fotógrafos, del backstage y la presentación del desfile, se

ocupo de conseguir las bebidas sin alcohol, la locutora, modelos y mozos.

En conjunto todas las integrantes del grupo se ocuparon del catering.


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Timming

22/10: Petición de la organización de evento (cliente)

23/10: Armado de propuesta para presentar a cliente (Belen Oller, Natalia de Benedettis, Ludi

Alcaraz, Andrea Luna Collantes)

25/10: Aceptación de la propuesta por parte del cliente

26/10: Contacto con salón para el evento (Belen Oller)

29/10: Convocación de modelos (Natalia de Benedettis)

29/10: Contratación de alquiler de mesas y puff (Belen Oller)

30/10: Audición con banda de música acorde para el evento (Ludi Alcaraz)

31/10: Contratación de banda musical (Ludi Alcaraz)

31/10: Compra de materiales de decoración (Belen Oller, De Benedettis Natalia)

02/11: Contratación de servicio de lunch (Belen Oller, Natalia de Benedettis, Ludi Alcaraz, Andrea

Luna Collantes)

02/11: Contratación de Sonido e Iluminación (Ludi Alcaraz)

05/11: Charla y muestra de avance de evento con el cliente (Belen Oller, Natalia de Benedettis,

Ludi Alcaraz, Andrea Luna Collantes)

07/11: Contratación de maquilladoras (Belen Oller)

09/11: Prueba de maquillajes a utilizar en evento

12/11: Contratación de Fotografos (Andrea Luna Collantes)

12/11: Compra de Bebidas (Natalia de Benedettis)

13/11: Contratación de Estatua Viviente para Recepción de invitados (Belen Oller)

14/11: Prueba de Sonido e Iluminación en Salón (Belen Oller, Natalia de Benedettis)

19/11: Ultimo encuentro con cliente, para mostrar detalles finales.

23/11: Armado y realización de Evento (Belen Oller, Natalia de Benedettis, Ludi Alcaraz, Andrea

Luna Collantes)


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M.A.M

Tareas 13.00 14.00 15.00 16.00 17.00 18.00 19.00 20.00 21.00 22.00

Limpieza pre evento *

Ambientación ~ ° ~ °

Preparación del sector de

bebidas y catering #+ #+

Prueba de luces y sonido #

Ensayo °

Backstage + +

Preparación de modelos # ° # °

Maquillaje y peinado ~ ~

Recepción °

Presentación y locución + +

Banda musical #

1ra pasada *

Performance de Jimena ~

2da pasada *


15

Tareas 13.00 14.00 15.00 16.00 17.00 18.00 19.00 20.00 21.00 22.00

Cocktail * *

Desmontado de

ambientación

~ °

Limpieza +#

Tarea a cargo de:

Todas (*)

Belén Oller (~)

Natalia Benedettis (°)

Andrea Luna Collantes (+)

Ludi Alcaraz (#)


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EVALUACION DEL EVENTO

Pasados 5 días de la realización del desfile show del viernes 23 de noviembre, se realizo

una evaluación propia con las personas pertenecientes al staff. Las encargadas de la

organización generaron una reunión y evaluaron los puntos siguientes:

1- Si se alcanzo el objetivo general del evento: Una vez terminado el evento y

recordando cual era el objetivo principal (Promocionar la nueva colección de ropa

femenina de la marca “Florencia Figlioli Design”, a través de un desfile de moda

para dar a conocer la nueva colección Primavera-Verano) se llego a la conclusión

que lo pretendido por este evento fue logrado con éxito, ya que la gente conoció los

nuevo modelos de la diseñadora mediante una manera divertida e interesante.

2- Si el desarrollo y planificación funcionó: El desfile fue realizado de acuerdo al

cronograma de acciones estipulado, no hubo modificaciones ni inconvenientes

surgidos. Se realización en tiempo y forma todas las acciones pautadas con

anterioridad.

3- Si los resultados fueron los esperados: una vez evaluadas todas las acciones y las

actividades realizadas en el evento, se llego a la conclusión de que el resultado fue

más de lo esperado, ya que salió todo correcto, sin inconvenientes y se cumplieron

todos los detalles pautados para la realización de dicho desfiles

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