Proyecto Final

Compañía: HSS

Integrantes: Glenis CastilloIrving HerreraCarlos Suman

I. Introducción Antecedentes:

Soporte de alta mar ha estado presente en Panamá desde 2000 y es una filial de la compañía danesa Hans Buch A / S. Como los equipos marinos puente servicios de la empresa estamos constantemente asegurándonos que nuestros clientes reciban el mejor servicio posible.

Soporte de alta mar cuenta con un equipo competente y dedicado de Ingenieros de Marina, que son capaces de todo el mundo realizan el servicio, pero nos centramos sobre todo en Centroamérica, El Caribe y América del Sur. Nuestros ingenieros de servicio de Marina con experiencia en una amplia variedad de equipos marítimos.

I. Introducción

Estado del problema: Existen pocas herramientas para el

departamento de ventas, para que el mismo sea competitivo a nivel de la región.

Limitaciones: Falta de recursos ya que el personal existe,

mas no las herramientas para dar la proyección del departamento de ventas.

Delimitaciones: Enfocado al continente americano y mantener

el área de funcionamiento enfocado al sector marítimo.

II. Revisión Bibliográfica / Marco Teórico

Conceptos y Definiciones de Sistemas de Información: Un sistema de información es un conjunto de elementos

que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.

El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware[1]). Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de “sistema de información computarizado”.

II. Revisión Bibliográfica / Marco Teórico

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.

Almacenamiento de información: es una de las actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso anterior.

Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.

Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc.

II. Revisión Bibliográfica / Marco Teórico

Conceptos, Definiciones, Leyes de Temas relacionados con la empresa: IMO: International Maritime Organization: Rige todo lo

relacionado a la actividad marítima a nivel global. SOLAS: Safety of Life at Sea: Encargada de reglas de

navegación segura y la protección de la vida de los tripulantes.

AMP: Autoridad Marítima de Panamá, ente local que supervisa el negocio de mar, abanderamiento y registro de naves.

GMDSS: Global Maritime Distress and Safety System. Reglas para la protección de los tripulantes en situaciones de emergencias y sus requerimientos mínimos.

Ciudad del Saber, Una zona de libre de comercio para atraer inversiones extranjeras en Panamá y el desarrollo de tecnológico.

Zona Económica Especial de Howard (Pacifico), Ubicación estratégica para la inversión de industrias ya sean de servicios o tecnología.

III. Metodología

Método: Primeramente definir la visión, misión,

objetivos, proyectos, acciones, ejecución y control.

Metodología

Misión: Brindar productos y servicios de alta calidad, en el área de electrónica marina, para la satisfacción de nuestros clientes.

Visión: Ser la empresa líder en la región de América y el Caribe, en la reparación, inspección y venta de equipos electrónicos marinos.

Metodología Objetivos generales:

Aumentar la ventas para América y el Caribe. Aumentar el numero de servicios en los buques. Mejorar la calidad y satisfacción al cliente en la primera

oportunidad.

Objetivos específicos: Mejorar la captación de información acerca de potenciales

clientes, para de esta manera aumentar las ventas. Definir las áreas de interés de los potenciales clientes y crear

alianzas comerciales con las casas manufactureras para brindar mejores productos y servicios a el cliente final.

Optimizar los servicios realizados a bordo de los buques mediante una creciente cooperación con las compañías madres de los diferentes productos y una mejor preparación por parte del personal.

Crear una coordinación de la mejor manera posible cooperando con los agentes navieros para de esta manera utilizar lo mejor posible los recursos de nuestros clientes y a la vez la satisfacción de los mismos.

Metodología

Técnicas: Utilizamos un diagrama de flujos de

información para estudiar como se encuentra estructurada la organización tanto a nivel de departamentos, como dentro del departamento de servicios. El cual es el departamento de mayor fortaleza dentro de la organización. Estos serian el Nivel 1 y el Nivel 2 de los diagramas respectivos.

HSS Nivel 1

HSS Nivel 1: TI / SI

Contabilidad y Finanzas: Se dedica a todo lo que es la

contabilidad interna de la compañía, planilla, cobros, etc.

Calidad Vela por el control de procesos y

formularios de todos los otros departamentos. Tienes como el estándar el ISO 9001:2008.

HSS Nivel 1: TI / SI

Compras y Logística: Tiene la función del pedido de todos

los equipos y piezas, y la logística de las mismas con los distribuidores y clientes.

Ventas Atender y buscar clientes potenciales

para la venta de equipos y piezas dentro de la región.

HSS Nivel 1: TI / SI

Servicios: El mismo tiene que realizar

inspecciones, reparaciones e instalaciones de equipos electrónicos de navegación y comunicaciones en buques dentro de la región.

High Sea Support Nivel 2

HSS Nivel 2: TI / SI

Gerente de Servicio: Es el encargado del departamento

responsable por coordinación, ejecución y satisfacción de clientes.

Coordinadores de Servicio: Su tarea es la de coordinar todos los

permisos, horarios, y logística de piezas y demás para los servicios solicitados.

HSS Nivel 2: TI / SI

Ingeniero de Servicio: Es el encargado de las reparaciones,

instalaciones e inspecciones de los equipos electrónicos a bordo de buques. También la aprobación de servicios entre otros.

Metodología

Herramientas: Las herramienta principal en la cual nos

basamos para estudiar a la organización fue la de una análisis FODA. En la cual pudimos enfocarnos a lo interno en cuales eran nuestras fortalezas y debilidades, y a lo externo en cuales eran nuestras oportunidades y amenazas. Del mismo pudimos concluir los siguiente a continuación:

Análisis FODA Fortalezas:

Buen sistema de comunicación utilizando el Microsoft Exchange Server.

Sistema de compras y logística con los distribuidores utilizando herramientas como webshop. Compañías de transportación.

El departamento de servicios tiene un buen sistema de capacitación para sus ingenieros y un acceso a la información departe de los distribuidores, vía servidores.

Análisis FODA Debilidades:

Existen pocas herramientas para el departamento de ventas, para que el mismo sea competitivo a nivel de la región.

Problemas en la creación de un sistema para desarrollar un plan de capacitación a sus ingenieros en los diferentes equipos y sistemas con los cuales trabaja la compañía.

Análisis FODA Oportunidades:

Incremento de clientes debido a: El aumento de trafico de buques por el canal de

panamá Crecimiento de la economía de la Zona libre de

Colon Aceleración de la economía mundial Descubrimiento de plataformas petroleras en

México y Brasil, entre otras.

Análisis FODA Amenazas:

Nuevas compañías grandes a nivel mundial Política de los distribuidores enfocados hacia

clientes, perjudicando rentabilidad de servicios.

IV. Propuestas Descripción y Análisis de la Empresa:

Primeramente se le debe hacer frente a la incertidumbre y tener una visión de hacia donde quiere llegar la compañía:

La misma tiene como metas aumentar sus ventas, aumentar sus servicios y mejorar su calidad.

Se debe de comprender a los consumidores, los cuales son compañías en busca de buenos productos y reparaciones rápidas para evitar accidentes, y problemas con las autoridades:

Ship-owners Ship management companies Service companies Manufacturers Ship agents

Análisis de HSS: Necesidades

La compañía primeramente debe realizar un ajuste estratégico entre sus dominios externos e internos, y a la vez una integración funcional entre ellos. Para de esta manera poder satisfacer sus deseos de aumento en la captación de clientes mediante la utilización de herramientas tecnológicas.

La compañía debe lograr la alineación estratégica mediante los mecanismos de alineación y sus procesos principales.

Análisis de HSS: Estructura

Gerente General

Ventas y Logística

Calidad ServiciosContabilidad y

Finanzas

Análisis de HSS: Modelo de Alineación

Seguimos desarrollando el tema anteriormente mencionado de el modelo de alineación estratégica de la compañía: Primeramente escogemos nuestro dominio pivote, el cual es el

área mas débil de la organización. Escogemos como dominio pivote a la estrategia de tecnología

de información, debido a que nuestro problema principal en la compañía es la falta de herramientas para que el departamento de ventas pueda aumentar la producción del mismo, mediante la captación de mas clientes. Aparte de las herramientas necesita fuentes de información para encontrar potenciales clientes.

Escogemos como dominio ancla a el área de estrategia de negocios debido a la experiencia y visión de nuestra gerencia en fijar estrategias que mejoren el área de tecnología de información y a su vez impacten sobre la infraestructura tecnológica, que seria el dominio de impacto.

Análisis de HSS: Modelo de Alineación

El modelo que se escoge a raíz de esto es el de Potencial Tecnológico: La gerencia en el mismo debe ser un visionario

tecnológico, seleccionando una posición efectiva en el mercado tecnológico y relacionado con el mercado de la compañía.

Los gerentes de tecnología deben diseñar y dirigir la tecnología definida por el ejecutivo de negocios, proporcionando liderazgo técnico.

El valor está en que se estaría agregando valor al producto final o servicio de la compañía, que produciría a su vez un aumento el numero de ventas de equipos electrónicos marinos.

Análisis de HSS: Estrategia de Negocios

Finalmente, pero no con menos importancia se fija el modelo de la empresa: La empresa vendría dentro del grupo de

producción masiva según especificaciones individuales:

Esto es debido a que la misma se encuentra dentro de un cambio dinámico de productos y servicios debido a nuevos productos marinos mas sofisticados o nuevas tecnologías.

Mientras que el proceso viene siendo estable debido a que su estructura organizativa se mantiene igual con sus ingenieros que realizan un trabajo tecnológico, mediante el continuo estudio y entrenamiento en los nuevos equipos para realizar reparaciones e inspecciones eficientes y la satisfacción del cliente.

Análisis de HSS: Estrategia de Información

Se escogieron 3 proyectos principales alineados con las estrategias de negocios de la compañía: Base de datos de Clientes: Tener disponible

información para el departamento de ventas, que pueda utilizar herramientas tecnológicas para llegar estos clientes tanto dentro del país como en el exterior.

Automatizar el plan de Capacitación de Ingenieros: Automatizar el plan de capacitación para maximizar la curva de aprendizaje de los mismo y minimizar la utilización de recursos de la compañía.

Retroalimentación de Clientes: Obtener información de los clientes acerca de satisfacción de los mismos para mantener una buena relación con los mismo y obtener nuevos mediante una buena reputación.

Hoja de requerimiento: Desarrollo de Aplicaciones

Hoja de requerimiento: Desarrollo de Aplicaciones

Hoja de requerimiento: Desarrollo de Aplicaciones

Evaluación de riesgos en proyectos de SI/TI

NOMBRE DEL PROYECTO QUE SE PROPONE

Estructura del

proyecto

Nivel tecnológico del proyecto

Tamaño del proyecto Grado de

riesgo A. Base de datos del cliente Alta Bajo Grande Bajo

B. Plan de Capacitación de Ingenieros Alta Bajo Pequeño Bajo

C. Retroalimentación de Clientes Alta Bajo Grande Bajo

Cartera de Aplicaciones Riesgo del proyecto

Alto Bajo

Altos

BajosBen

efi

cio

s p

ote

ncia

les

para

la c

om

pañ

ía

A. Base de datos de los Clientes

B. Plan de capacitación de Ingenieros

C. Retroalimentación de Clientes

Hoja de Trabajo para Priorizar RequerimientosNombre Proyecto P D TD PR

OT E L O C PRO

A. Base de Datos del Cliente 8 8 9 8.

38 8 7 7 6 7.2

B. Plan de Capacitación de Ingenieros 9 9 8 8.

74 5 7 8 8 6.4

C. Retroalimentación de Clientes 8 9 9 8.

79 7 8 8 9 8.2

FACTORES ESTRATÉGICOS:P- PRODUCTIVIDADD- DIFERENCIACIÓNTD-TOMA DECISIONES

FACTORES FACTIBILIDAD:T-TÉCNICAE-ECONÓMICAL-LEGALO-OPERACIONALC-CALENDARIO

Gráfica de Prioridades de Proyectos SI/TIFA

CTO

RES

ES

TR

ATÉG

ICO

S

FACTORES DE FACTIBILIDAD5 10

5

10

AB C

Análisis de HSS: Aplicaciones Necesarias

Potenciales A. Base de Datos de Clientes:

Con la creación de una base de datos mas completa lo que se busca para el departamento de ventas es la herramienta con la cual se pueden armar para dar soluciones mas concretas y sobre la premisa de lo que el cliente necesita. Esta base de datos alimentaria un posible CRM o e-Business.

e-Business: Buscar clientes mediante medios como las redes tradicionales, utilizando diferentes modelos de estos negocios como lo son B2B, B2B2C, etc. Alimentada por la data recogida en la base de datos.

Análisis de HSS: Aplicaciones Necesarias

Potenciales B. Plan de Capacitación de Ingenieros:

e-Learnings: Donde se buscaría la forma de integrar los varios cursos de orientación y conocimientos necesarios e integrales para el mejor desempeño de los ingenieros. Con este software buscamos que los directivos puedan dar cursos para la actualización o el refuerzo de conocimientos de los ingenieros de una forma automática sin la necesidad de mandarlos fuera o que se detenga la productividad por periodos muy extensos.

Análisis de HSS: Aplicaciones Necesarias

Potenciales C. Retroalimentación de Clientes:

SPT: Se debe implementar un Sistema de procesamiento de transacciones para poder que este proyecto recopile la información necesaria de manera automatizada de los clientes.

CRM: Un sistema de CRM para tener una mejor relación con los clientes y de esta manera poder satisfacer a los mismo. Que el mismo sirva para poder recabar del cliente nuevos datos, nueva información y poder hacerla mas accesible a todos las partes de la organización.

V. Conclusiones y Recomendaciones

Como primera conclusión para la expansión seria la de crear una base de datos integra. De la cual la organización completa se pueda beneficiar. Donde una base de datos correctamente montada serviría para que nuevas arquitecturas tecnológicas pueda montarse sobre la misma para la toma de decisión y modificación de planes operacionales.

Es muy importante que se de una alineación entre la planificación estratégica de la empresa y la planificación estratégica de información, las mismas deben ir en conjunto para que la empresa logre optimizar sus procesos, su producción, y crear valor para la misma.

Las tecnologías de información ayudan en las actividades de una empresa interactuando con el recurso humano y permite que los mismos puedan enfocarse en los asuntos empresariales de una forma mas eficiente.

GRACIAS