“Herramientas para mejorar la productividad

de la empresa”

Planteamiento del problemaTodo organización presenta retos organizacionales

importantes, entre uno de ellos se encuentra la productividad de los colaboradores de la organización. En el presente las tecnologías actuales avanzas con una rapidez, mayor a la de adaptación por parte de las organizaciones, por lo cual representa un desafío muy grande de parte de las mismas adaptar estas tecnologías en pro de elevar la productividad, automatizar procesos y ser eficientes en las organizaciones. Existen diferentes herramientas que pueden ser gratuitas o de paga que pueden ser efectivas para los propósitos que la organización requiera. En el presente trabajo se analiza las variables que suscitan diferentes ambientes de improductividad dentro de las instalaciones de la empresa de outsourcing “Servicios y más”, pretendiendo con esto apoyar, persuadir y sugerir herramientas que puedan elevar la productividad de la misma, llevando con esto a alcanzar mayores beneficios dentro de la misma.

Definición del problema“Servicios y más”, se encuentra ubicada en la zona diez

de la ciudad de Guatemala, dicha empresa se dedica a la prestación de servicios de outsourcing, siendo este con énfasis en la contratación y subcontratación de personas para las diferentes área económicas. En el presente “Servicios y más” gracias a seguimiento visuales y reportes de post servicio se logró inferencia que se encuentran en una fase improductiva en cuanto al proceso de contratación de personal para empresas externas dado que no se cuenta con sistemas de automatización y centralización de información, ni se tiene transmitida los lineamientos, reglamentos, metas, objetivos de la organización ni del departamento lo cual genera un atraso en los procesos por lo que afecta en la reputación de la misma, y repercute en un impacto negativo directo en los ingresos de la organización.

JustificaciónEntre las consecuencias directas en el

retraso en la fase de contratación de personal para organizaciones externas se encuentran es la falta de un sistemas de automatización y centralización de información que este aun lado al sistema informático que se mantiene en el presente, además de esto no se cuenta con un sistema interno de ordenamiento y centralización de la documentación, dando con esto que el personal tenga que buscar manualmente en diferentes lugares los avances de los prospectos a evaluar y contratar .

Especificación del problema¿Cuáles son las causas implicadas que

provocan retraso en el proceso de contratación de personal de la empresa de outsourcing “servicios y más” en el año 2014?

Variable de estudioLa variable específica en estudio es la

productividad, la cual es definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema.

Objetivo generalEstablecer un las causas principales que

afectan y retrasan el proceso de contratación en la organización.

Objetivos específicosEstablecer tiempos reales productivos que se

debe llevar el proceso de contratación. Comprobar el nivel de destreza de los

colaboradores en el proceso de contratación de personal.

Implementar sistemas que mejoren la optimización del tiempo de contratación en la organización.

Antecedentes de la organización “Servicios y más” abrió sus puertas en agosto del 2010. Ubicada en el

centro de la zona empresarial de la Ciudad de Guatemala, así estando a la mano de las diferentes empresas que requieran nuestros servicios.

Que se traten de puestos operativos, administrativos, jefaturas o gerencias, por corto, mediano o largo plazo, la calidad de nuestro servicio, el profesionalismo de nuestro personal garantizan la total satisfacción de nuestros clientes.

Servicios y Mas, ofrece variedad de servicios, ya que nuestro objetivo primordial es convertirnos en el aliado estratégico de nuestros clientes.

Beneficiando de haber pertenecido a la más importante empresa mundial del sector, manteniéndonos actualizados, esto hace que la utilización de cualquiera de nuestros servicios sea una experiencia enriquecida de aportes internacionales y las mejores prácticas.

Como organización contamos con valores que nos proporcionan los lineamientos para actuar con nuestros clientes y colaboradores.

Integridad Espíritu de equipoPasión por el Servicio al Cliente Personalidad Proactiva

  Problema Causa Efecto

Falta de sistemas

archiveros en oficinas de

evaluadores de

prospectos

Desorden en escritorios

de los colaboradores

Psicológicamente crea

una improductividad en

las actividades dado que

no se tiene un espacio

limpio y libre para

ejecutar la labores de

mejor manera

Acumulación de

documentación en

escritorios de

colaboradores que

contratan

Sobrecarga de trabajo en

área especificas

Desgaste mental en los

mismo por no poder

avanzar en las

obligaciones diarias, los

cual repercutirá en un

cansancio de los mismo y

por ende en un modelo

improductivo

No se cuenta con un

programa de itinerario en

las actividades diarias

No existe un lineamiento

específico de los pasos

para contratación de

persona nuevo.

Toma de tiempo ocio

mayor del permitido.

Acumulación de papelería

obsoleta en la bodega

No se cuenta con un

control de innecesarios ni

su método de desecho

No se optimiza el uso de

las bodegas con

documentación

actualizada

El movimiento de las 5´s Es una concepción ligada a la orientación

hacia la calidad total que se originó en el Japón bajo la orientación de Deming hace más de 40 años y que está incluida dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo o Kaizen. Las etapas de la filosofía 5´s son:

Clasificación (seiri): separar innecesariosEs la primera de las cinco fases. Consiste en

identificar los elementos que son necesarios en el área de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos últimos, evitando que vuelvan a aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo lo necesario. En esta etapa se clasifican los elementos por uso en cuanto a su reciprocidad del que se usa una vez al mes hasta el que se usa a diario, dejando estos últimos elementos a la mano del operario.

El objetivo particular de esta etapa es aprovechar lugares despejados.

Orden (seiton): situar necesariosSe pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el

orden, identificando los elementos y lugares del área. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) «un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar». En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía.

Normas de orden:Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad,

objetos pesados fáciles de coger o sobre un soporte, ...)Definir las reglas de ordenamientoHacer obvia la colocación de los objetosLos objetos de uso frecuente deben estar cerca del

operarioClasificar los objetos por orden de utilizaciónEstandarizar los puestos de trabajo

Limpieza (seisō): suprimir suciedad

Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo (seisō). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo.

Normas de limpieza:Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalíasVolver a dejar sistemáticamente en condicionesFacilitar la limpieza y la inspecciónEliminar la anomalía en origen

Estandarización (seiketsu): señalizar anomalíasConsiste en detectar situaciones irregulares o

anómalas, mediante normas sencillas y visibles para todos. Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse únicamente de manera puntual, en esta etapa (seiketsu) se crean estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día.

Para conseguir esto, las normas siguientes son de ayuda:

Hacer evidentes las consignas «cantidades mínimas» e «identificación de zonas».

Favorecer una gestión visual.Estandarizar los métodos operatorios.Formar al personal en los estándares.

Mantenimiento de la disciplina (shitsuke): seguir mejorando

Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua, cerrando el ciclo PDCA (Planificar, hacer, verificar y actuar) . Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el sistema 5S pierde su eficacia.

Ventajas  Mayores niveles de seguridad Reducción en las pérdidas de tiempo.Mayor calidad.Tiempos de respuesta más cortos.Aumenta la vida útil de los equipos.Genera cultura organizacional.Acerca a la compañía a la implantación de modelos de calidad

total y aseguramiento de la calidad.Cumple mejor los plazos.Realiza mejor las labores de mantenimiento.Es más motivante para el trabajador.Aumenta sus niveles de crecimiento personal y empresarial

Desventajas

Contar con un personal dedicado a las implementación

Contar con el personal necesario para supervisión

Compra de mayor mobiliario para ordenamiento de la forma que se requiera

Se incurren en mayores gastos en el proceso de implementación.

Usos principales

Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es más agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado

Reducir gastos de tiempo y energíaReducir riesgos de accidentes o sanitariosMejorar la calidad de la producciónMejorar la seguridad en el trabajo

Empresas que implementan la filosofía 5´S