Facultad de Ingeniería Departamento de Ciencias Básicas de Ingeniería

Introducción a la ingeniería I Tema: Trabajo en equipo

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TRABAJO EN EQUIPO

PRESENTACIÓN

Este material de trabajo pretende ser una guía de consulta y apoyo, como documento es flexible y adaptable, susceptible de ser enriquecido continuamente a partir de las acciones emprendidas en las distintas actividades. Dado que se inspira en la sistematización y prácticas desarrolladas por los participantes del curso de Introducción a la ingeniería I, es un instrumento que busca facilitar su intervención comunal.

Objetivos:

• Identificar la importancia del trabajo en equipo • Conocer las principales características relacionadas con el trabajo en equipo.

¿Qué es el trabajo en equipo? Toda organización es fundamentalmente un equipo constituido por sus miembros. Desde el nacimiento de ésta, el acuerdo básico que establecen sus integrantes es el de trabajar en conjunto; o sea, el de formar un equipo de trabajo. De aquí surgen dos conceptos importantes de aclarar: equipo de trabajo y trabajo en equipo.

→ El equipo de trabajo es el conjunto de personas asignadas o autoasignadas, de acuerdo a habilidades y competencias específicas, para cumplir una determinada meta bajo la conducción de un coordinador → El trabajo en equipo se refiere a la serie de estrategias, procedimientos y metodologías que utiliza un grupo humano para lograr las metas propuestas.

Para cumplir los objetivos y metas que cada equipo de trabajo se propone, se deben crear maneras de trabajar adecuadas a su propia realidad, así como estrategias útiles que ayuden a cumplir lo programado. Una vez que esto sucede comienza recién el trabajo en equipo, con miembros comprometidos que contribuyen de manera responsable y entusiasta a la realización de las tareas y se apoyan mutuamente.

Características del trabajo en equipo:

• Es una integración armónica de funciones y actividades desarrolladas por diferentes personas. • Para su implementación requiere que las responsabilidades sean compartidas por sus miembros.

Necesita que las actividades desarrolladas se realicen en forma coordinada.

• Necesita que los programas que se planifiquen en equipo apunten a un objetivo común.

→ ejemplo: Un equipo de fútbol es un equipo de trabajo constituido por jugadores con funciones y competencias específicas: uno defiende el arco, otros contienen a los delanteros del conjunto rival y algunos crean juego para que los delanteros de su propio equipo traten de introducir la pelota en el arco rival. Cada uno de esos jugadores, bajo la dirección del técnico realiza, a su vez, un trabajo en equipo, moviendo la pelota con tácticas y procedimientos en función de alcanzar la meta, marcando la mayor cantidad de goles posibles en el arco contrario y evitando que su arco sea goleado.

Sin participación, la organización no funciona, por muy bien estructurada que esté. Con el compromiso de sus miembros se pueden generar diversos equipos de trabajo para conseguir, gracias a la cooperación de todos, las metas propuestas en la organización.

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La participación es, en el fondo, el motor que mueve a toda organización y a todo equipo; y a su vez, el trabajo en equipo, es una de las formas de ejercer participación dentro de la organización.

Rol del dirigente en el trabajo en equipo En el desafío del trabajo en equipo, el dirigente o líder debe asumir un papel central en el fortalecimiento de la participación de los miembros. Lograr la participación es uno de sus principales desafíos, ya que por diferentes factores es algo difícil de conseguir y de mantener: falta de tiempo de los socios, sentimiento de no ser tomado en cuenta y percepción de que los resultados se aprecian de manera muy lenta. Es rol del dirigente: 1. Tomar en cuenta a las personas, reconociendo sus competencias y habilidades:

El principal recurso con que cuenta la organización está en sus miembros. En este sentido, la principal tarea del dirigente es conocer a los integrantes de la organización, partiendo por el nombre de cada uno, sus competencias y habilidades, así como las afinidades naturales que los unen a distintos grupos al interior de la organización. Una tarea más personal a la que se ve enfrentado es la de confiar en la gente y solicitar su compromiso cuando es necesario trabajar en conjunto. Esto significa delegar, por un lado, y exigir resultados, por otro: ¿cómo va a saber que los otros se pueden comprometer tanto como él, si no tienen posibilidad de probarlo? ¿qué importa que inicialmente el trabajo sea lento, si las personas van a aprender a trabajar en equipo, si se van a sentir motivadas e identificadas con su organización y, a la larga, podrán trabajar tan rápido como se desea? Por todo ello es importante que el dirigente se atreva y delegue responsabilidades, que asigne responsabilidades a equipos y deje que los demás también desarrollen su creatividad e iniciativa.

2. Definir claramente las metas o misiones:

Es necesario definir cuáles son las metas o misiones fijadas para el año y qué se requiere de los equipos de trabajo. Esto significa que deben tener claro qué es lo que se tiene que hacer y cómo hacerlo, única manera de que los esfuerzos de los integrantes se concentren en un mismo sentido y se aúnen para conseguir los objetivos claramente expresados. Es importante, por lo tanto, que se entregue información respecto a dónde se quiere llegar, que se aclaren las dudas, e incluso -si es necesario-, que se puedan volver a discutir los objetivos con el equipo. No obstante, cuando el objetivo a lograr es resultado de un acuerdo de la asamblea, el equipo deberá funcionar según ese objetivo.

3. Estimular a las personas para que se integren a grupos:

Una vez que se conoce a las personas, sus capacidades e intereses, y se tiene claro qué hay que hacer, será mucho más fácil para el dirigente estimular a cada una de ellas para que se integren al trabajo en equipo. Así, por ejemplo, el dirigente podría decir: "usted, señor, por lo que sé es muy bueno para esto y creo que lo hará muy bien... ¿qué le parece?".

El dirigente debe estimular la conformación de equipos de trabajo pensando en las diversas personas que existen en la organización más que en sus afinidades, ya que el trabajo en equipo es más creativo cuando los grupos son conformados por personas distintas.

Para esto se debe tomar en cuenta sexo, edad y también variedad de opinión. Aquí, lo importante es generar un clima centrado en la tarea que se tiene entre manos y favorecer una buena comunicación interpersonal.

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4. Generar condiciones para un buen trabajo en equipo: Un equipo funciona mejor cuando tiene la posibilidad de hacer cosas atractivas, entretenidas y útiles. No basta con conformar equipos de trabajo para que se realice un buen trabajo en equipo; éste es sólo el primer paso.

Estrategias que fomentan el trabajo en equipo - Entregar toda la información para que el equipo funcione:

Debe brindarse toda la información requerida, o indicar dónde o con quién hablar para obtenerla. La información debe ser siempre fidedigna y útil.

- Generar un clima de trabajo agradable:

Incluye tanto aspectos físicos como psicológicos. En lo físico es importante que el lugar en donde se funcione sea relativamente cómodo, sin interferencias, y que cuente con elementos para el trabajo. Como lo usual es que los equipos se reúnan para compartir los avances individuales, es importante que exista una pizarra o una cartulina donde las personas puedan mostrar lo que han hecho y estimular, de esa manera, la discusión grupal. En lo psicológico, se deben emplear las habilidades de comunicación interpersonal -es decir, atención, respeto y comprensión del otro- así como una buena planificación de reuniones. También es importante recompensar los avances, tanto individuales como grupales, expresando verbal y corporalmente la satisfacción: "Ese es un buen trabajo", "estamos avanzando más rápido de lo que suponía".

- Definir claramente los tiempos para lograr la tarea:

Aunque parezca algo obvio, es bueno recordar que una manera de darse cuenta de los avances del equipo es mediante la clara definición de plazos para cada tarea. Es recomendable recordar a tiempo los días de reunión y las fechas de término de los plazos, así como lograr que todos estén de acuerdo en los días y horas de tales reuniones.

Requisitos para el trabajo en equipo Si se logra cumplir el desafío de motivar y comprometer a los socios en la organización, surge un nuevo desafío: que su ingreso a equipos de trabajo sea acogedor y estimulante. - Buenas comunicaciones interpersonales.

El papel de todo dirigente y de todo encargado de un equipo es generar un clima en el cual la comunicación sea fluida, que se escuche a los otros y se manifiesten los desacuerdos, que exista respeto entre las personas, que se dé un nivel mínimo de real comprensión por el otro y que haya algún grado de afecto entre los integrantes.

- Equipo concentrado en la tarea.

Se deben generar las condiciones para que el equipo se concentre en la tarea y aparezca la creatividad individual, y de todo el grupo, en función de lo programado.

- Definir la organización del equipo.

Deben delimitarse las funciones que cumplirá cada persona, dar a conocer las normas de funcionamiento, cómo va a ser la dirección y quién la ejercerá y establecer un calendario de reuniones. Además, se debe respetar las funciones específicas de cada uno de los miembros.

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- Establecer la situación, tema o problema a trabajar. Es necesario establecer claramente la situación, tema o problema en el cual se va a trabajar; preparar un programa objetivo, con una clara y precisa definición de objetivos y con metas alcanzables.

- Interés por alcanzar el objetivo.

Debe haber interés por alcanzar el objetivo común y estar de acuerdo en éste, considerando las motivaciones de cada miembro del grupo.

- Crear un clima democrático.

Es importante lograr un clima democrático propicio, en donde cada persona pueda expresarse libremente sin ser juzgado por sus compañeros, y donde cada idea pasa a ser del grupo, por lo tanto el rechazar una idea no significa rechazar a la persona.

- Ejercitar el consenso en la toma de decisiones

En la medida que se escuchan las opiniones de todos, se obtiene el máximo de información antes de decidir, y los integrantes se convencen con argumentos más que con votaciones.

- Disposición a colaborar y a intercambiar conocimientos y destrezas.

El último requisito que es importante lograr para un buen trabajo en equipo es el desarrollo de la disposición a colaborar y a intercambiar conocimientos y destrezas. Esto implica contar con tiempo necesario para que cada integrante pueda mostrar a los otros lo que sabe y esté dispuesto a entregar los conocimientos que posee para que los demás también lo aprendan.

Ventajas del trabajo en equipo Se realizan acciones que hacen más eficiente a una organización.

El trabajo en equipo no es igual a la suma del trabajo individual, sino que el producto resultante es más que eso. Es lo que se llama sinergia de un grupo. Este es un concepto proveniente de la física, que dice que cuando se suman dos energías, éstas se multiplican más allá de su simple suma.

→ ejemplo:

• Supongamos que la organización tiene un terreno y desea construir un espacio multiuso que sirva de salón de actos, multicancha y salas divisibles. El tesorero calcula los costos, el director hace un plano, otro se preocupa de pensar los diferentes servicios que se requieren Necesita que los programas que se planifiquen en equipo apunten a un objetivo común.

→ ejemplo: Un equipo de fútbol es un equipo de trabajo constituido por jugadores con funciones y competencias específicas: uno defiende el arco, otros contienen a los delanteros del conjunto rival y algunos crean juego para que los delanteros de su propio equipo traten de introducir la pelota en el arco rival. Cada uno de esos jugadores, bajo la dirección del técnico realiza, a su vez, un trabajo en equipo, moviendo la pelota con tácticas y procedimientos en función de alcanzar la meta, marcando la mayor cantidad de goles posibles en el arco contrario y evitando que su arco sea goleado.

Sin participación, la organización no funciona, por muy bien estructurada que esté. Con el compromiso de sus miembros se pueden generar diversos equipos de trabajo para conseguir, gracias a la cooperación de todos, las metas propuestas en la organización.

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La participación es, en el fondo, el motor que mueve a toda organización y a todo equipo; y a su vez, el trabajo en equipo, es una de las formas de ejercer participación dentro de la organización.

Desventajas del trabajo en equipo Realizar un trabajo en equipo presenta innumerables desafíos, algunos de los cuales pueden, muchas veces, constituir, tales como: 1. El trabajo inicial es lento.

En comparación con el trabajo que podría realizar cada uno por separado, el trabajo en equipo es generalmente más lento. Si no se tiene claridad respecto de esto, puede generarse frustración y desaliento. No obstante, un equipo que funciona a largo o mediano plazo puede lograr ser tan rápido como una persona trabajando individualmente, o incluso más en ciertos casos.

2. Problemas de competitividad.

Si no ha habido un buen trabajo de orientación por parte del dirigente o del coordinador del equipo de trabajo, se pueden producir roces entre las personas debido a las diferencias de enfoques de sus conocimientos.

3. Dificultades para coordinarse.

Como se ha dicho, para lograr un buen trabajo en equipo se requiere poner de acuerdo a varias personas para que concurran a un lugar en un momento determinado. Con frecuencia, se utiliza bastante tiempo en decidir cuándo y dónde se realizará la próxima reunión de coordinación.

Factores importantes del trabajo en equipo - Ambiente.

El grupo debe contar con un lugar físico que reúna las características mínimas de comodidad, amplitud e implementación, de forma tal que les permita llevar a cabo las actividades que han programado.

- Reducción de la intimidación.

Se entenderá por intimidación a los sentimientos de temor, inhibición, hostilidad y timidez, los que al ser reducidos favorecen el trabajo y la producción de los grupos. Los miembros deben conocerse lo mejor posible, ser tolerantes y comprensivos, pues lo que se pretende, precisamente, es lograr buenas relaciones interpersonales.

- Liderazgo distribuido.

Todo grupo requiere una conducción (liderazgo) que facilite la tarea y favorezca el logro de sus objetivos, pero esa conducción ha de ser distribuida en todo el grupo, con el fin de que los miembros tengan la oportunidad de Necesita que los programas que se planifiquen en equipo apunten a un objetivo común.

→ ejemplo: Un equipo de fútbol es un equipo de trabajo constituido por jugadores con funciones y competencias específicas: uno defiende el arco, otros contienen a los delanteros del conjunto rival y algunos crean juego para que los delanteros de su propio equipo traten de introducir la pelota en el arco rival. Cada uno de esos jugadores, bajo la dirección del técnico realiza, a su vez, un trabajo en equipo, moviendo la pelota con tácticas y procedimientos en función de alcanzar la meta, marcando la mayor cantidad de goles posibles en el arco contrario y evitando que su arco sea goleado.

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Sin participación, la organización no funciona, por muy bien estructurada que esté. Con el compromiso de sus miembros se pueden generar diversos equipos de trabajo para conseguir, gracias a la cooperación de todos, las metas propuestas en la organización.

La participación es, en el fondo, el motor que mueve a toda organización y a todo equipo; y a su vez, el trabajo en equipo, es una de las formas de ejercer participación dentro de la organización.

Papel de los integrantes y del coordinador Según las circunstancias, la coordinación de las actividades tiene que estar a cargo de una persona, que puede denominarse jefe, director o coordinador. Es por ello que la responsabilidad va a pasar a cada miembro del equipo, dependiendo de la actividad que realicen y es consecuencia de una buena coordinación, teniendo siempre presente que "la responsabilidad es compartida y las funciones son delegadas".

Al director le corresponde distribuir las tareas según las perspectivas del trabajo que se desee, es el responsable de la claridad de los propósitos y metas, y es quién moviliza los esfuerzos y recursos. Debe ser activo, desenvuelto y crear las condiciones y circunstancias para el logro de las metas propuestas.

Condiciones que deben reunir los miembros del equipo: Todos los integrantes del equipo deben saber que son parte de un grupo; por lo mismo, deben cumplir cada uno su rol sin perder la noción del equipo. Para ello, tienen que reunir las siguientes características: 1. Ser capaces de poder establecer relaciones satisfactorias con los integrantes del equipo. 2. Ser leales consigo mismo y con los demás. 3. Tener espíritu de autocrítica y de crítica constructiva. 4. Tener sentido de responsabilidad para cumplir con los objetivos. 5. Tener capacidad de autodeterminación, optimismo, iniciativa y tenacidad. 6. Tener inquietud de perfeccionamiento, para la superación.

Ventajas del trabajo en equipo

• Más motivación. Los equipos satisfacen necesidades de rango superior. Los miembros de un equipo de trabajo tienen la oportunidad de aplicar sus conocimientos y competencias y ser reconocidos por ello, desarrollando un sentimiento de autoeficacia y pertenencia al grupo.

• Mayor compromiso. Participar en el análisis y toma de decisiones compromete con las metas del equipo y los objetivos organizacionales.

• Más ideas. El efecto sinérgico que se produce cuando las personas trabajan juntas tienen como resultado la producción de un mayor número de ideas que cuando una persona trabaja en solitario.

• Más creatividad. La creatividad es estimulada con la combinación de los esfuerzos de los individuos, lo que ayuda a generar nuevos caminos para el pensamiento y la reflexión sobre los problemas, procesos y sistemas.

• Mejora la comunicación. Compartir ideas y puntos de vista con otros, en un entorno que estimula la comunicación abierta y positiva, contribuye a mejorar el funcionamiento de la organización.

Mejores resultados. Cuando las personas trabajan en equipo, es indiscutible que se mejoran los resultados.

Un equipo es un grupo de personas organizadas, que trabajan juntas para lograr una meta.

Un equipo pretende alcanzar unas metas comunes. El equipo se forma con la convicción de que las metas propuestas pueden ser conseguidas poniendo en juego los conocimientos, capacidades, habilidades,

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información y, en general, las competencias, de las distintas personas que lo integran. El término que se asocia con esta combinación de conocimientos, talentos y habilidades de los miembros del equipo en un esfuerzo común, es SINERGIA.

Sinergia significa que el resultado alcanzado por el trabajo de varias personas es superior a la simple suma de las aportaciones de cada una de ellas. Este es el objetivo del trabajo en equipo. Tras la discusión en el equipo, cada componente puede aportar un conocimiento, por ejemplo, del que no disponen los demás. Igualmente, el resto puede tener ciertos conocimientos importantes de los que carecen los otros miembros. Cada uno pone a disposición de los otros sus conocimientos (habilidades y capacidades en general) y, tras un diálogo abierto se ayudan mutuamente hasta alcanzar una comprensión más nítida de la naturaleza del problema y de su solución más eficaz.

Alcanzar esta sinergia es el objetivo fundamental de los equipos de trabajo. No pueden implantarse mediante una orden ni aparece por sí sola. Solamente aparece cuando al interés por el resultado del equipo se suma la confianza y el apoyo mutuo de sus miembros.

¿Qué hace a un equipo diferente a un grupo? ¿Se tiene un equipo solamente porque un grupo de personas trabajan juntas para conseguir algo? Hay grupos de trabajo que no son en realidad equipos (y tal vez no necesiten serlo) porque no poseen una meta común, relaciones duraderas o una necesidad de trabajar de un modo integrado. Por ejemplo, los grupos "ad hoc" pueden ser formados para trabajar en una sola reunión, o en proyectos de corta duración. O los "grupos focalizados" que son reunidos con el sólo propósito de obtener información de entrada para un proyecto, no para que sus participantes trabajen juntos.

Tales grupos no reflejan las características típicamente atribuidas a los equipos. Para que un grupo de personas sea considerado un equipo es preciso que se tenga un objetivo común. Y que se pretenda el alcance de la meta cooperando y ayudándose mutuamente. No hay equipo sin meta compartida.

Cuáles son las cualidades que hacen posible que un equipo tenga un alto rendimiento?

• Liderazgo. Los líderes deben ser entrenadores. El buen liderazgo hace posible que los empleados realicen su trabajo con orgullo. Los líderes no hacen las cosas a su gente; hace las cosas con su gente. Ellos escuchan. Ellos y ellas se ganan el respeto de los demás. Tienen un profundo conocimiento que les permite dirigir. Un líder adecuado debe tener la visión de hacia dónde va la organización. El líder debe ser capaz de comunicar a su equipo las metas de la organización, para que los esfuerzos se dirijan hacia la dirección correcta.

• Metas específicas, cuantificables. Sin una meta, no hay equipo. ¿Por qué es importante para un equipo tener un propósito, una meta? Porque ayuda a sus miembros a saber hacia dónde van. Les proporciona una dirección. Un equipo tendrá más probabilidad de alcanzar el éxito en la medida en que todos sus componentes conozcan y comprendan su propósito y metas. Si existe confusión o desacuerdo, el éxito del equipo será más difícil de conseguir.

• Respeto, compromiso y lealtad. El respeto mutuo entre los miembros del equipo y los líderes, es otra característica de los equipos eficaces. También existirá disposición a hacer un esfuerzo extra si está presente la lealtad y el compromiso con las metas.

Comunicación eficaz. Son numerosas las investigaciones que demuestran que este es el

• problema principal que perciben los empleados actualmente. El líder y los miembros del equipo deben intercambiar información y retroalimentación. Deben preguntar: ¿Cómo lo estoy haciendo? ¿Qué es correcto y qué es incorrecto? ¿Cómo lo puedo hacer mejor? ¿Qué necesitas para hacer mejor el trabajo?

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• Aprender durante el camino. ¿Hay progreso? ¿Cómo lo estamos haciendo? Debe obtenerse retroalimentación sobre el resultado del trabajo realizado por el equipo. Esta retroalimentación permitirá rectificar cuando se detecte que no se está en la dirección correcta. Por otra parte, el líder del equipo deberá reconocer los esfuerzos realizados, alabar cuando se está trabajando bien y redirigir cuando no es así.

• Pensamiento positivo. Permitir que las ideas fluyan libremente. Ninguna idea debe ser criticada. Las nuevas ideas son bienvenidas y asumir riesgos debe ser valorado y estimulado. Los errores deben ser vistos como oportunidades de crecimiento y aprendizaje, no como ocasiones para la censura y la reprensión.

Reconocimiento. El reconocimiento es una clave para la motivación. La otra es el reto, el desafío. El reconocimiento puede ser tan simple como una expresión verbal del tipo: "Bien hecho". O tener la oportunidad de presentar los resultados a la dirección, o una mención del trabajo realizado por el equipo hecha al resto de la organización, una carta de felicitación,... En definitiva, el equipo debe ser reconocido por sus esfuerzos y resultados. BIBLIOGRAFÍA 1. Avendaño, C., Medina, A & Pinedo, J. (1996). Liderazgo y comunicación en la Organización Social. Pontificia Universidad de Chile. Dirección de Educación a distancia. Santiago de Chile. 2. CIDE (1990). Técnicas participativas para la educación popular. Santiago de Chile. 3. CIDE (1992). Técnicas participativas para la educación popular. Tomo II. Santiago de Chile.