I. INTRODUCCION

I.1. Origen del Examen

El Examen Especial relacionado con la Adquisición de Bienes y Servicios, período del 01 de Ene.2013 al 31 Dic.2013, de la Municipalidad Provincial de Tumbes, se ha realizado en cumplimiento al Plan Anual de Control para el año 2013, aprobado mediante Resolución de Alcaldía N° 115-2013/MPT del 21 de Noviembre 2013

I.2. Naturaleza y Objetivo del Examen

La auditoría efectuada a un examen especial que tiene como objetivos:

Establecer la eficiencia de los controles internos implementados para cautelar el buen uso de los recursos públicos en las adquisiciones de Bienes y Servicios con el objeto de formarse una opinión sobre los controles internos implementados.

Evaluar la aplicación del cumplimiento de la normatividad vigente en las fases de los requerimientos, evaluación de propuestas, adjudicación, contratación y conformidad de la cantidad y calidad de los suministros. en la adquisición de bienes y servicios.

Establecer el grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstas en el Presupuesto Municipal, concordantes con las disposiciones legales vigentes.

I.3. Alcance del Examen

El Examen Especial se enmarcó dentro de las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU), y comprendió la evaluación selectiva de la documentación relacionada con los diferentes procesos de selección para la adquisición de bienes y servicios efectuados por la Municipalidad Provincial de Tumbes.El examen especial abarcó el periodo comprendido entre el 1ero de enero y el 31 de diciembre del 2013.

I.4. Antecedentes y Base Legal de la Entidad

La Municipalidad Provincial de Tumbes, es una entidad con personería jurídica de derecho público y goza de autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia. Su organización y funcionamiento se encuentra normado por la Ley No. 23853, Ley Orgánica de Municipalidades y tiene como finalidad planificar, ejecutar e impulsar un conjunto de acciones con el objeto de proporcionar el desarrollo integral y armónico de su jurisdicción.

Base Legal

- Ley N° 23853. Nueva Ley Orgánica de Municipalidades y sus modificatorias.

- Decreto Supremo No. 0138-2012 - EF que aprueba la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

- Resolución de Contraloría No. 042-2013-CG que aprueba la Directiva No. 005-2013-CG/OATJ que aprueban Directiva sobre la Información que las Entidades deben remitir a la Contraloría General de la República con relación a Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

- Ley N° 29951, Ley del Presupuesto del Sector Público Para el Año Fiscal 2013.

I.5. Comunicación de Hallazgos

Durante el trabajo de campo se determinaron hallazgos de auditoria, fueron comunicados a los funcionarios, ex funcionarios y servidores responsables, dándoles la oportunidad de ejercer el derecho de defensa; tal como se ilustra en Anexo N° 01.

I.6. Memorándum de Control Interno

Nuestro memorándum de control interno se presentó al titular de la entidad el día 02 de septiembre del presente año mediante oficio N° 098-2014/GCA-MPT.

II. OBSERVACIONES

Como resultado del Examen Especial relacionado con la Adquisición de Bienes y Servicios, período 02 Ene.2013 al 31 DIC.2013 se han determinado las siguientes observaciones:

II.1. La dirección de logística no ha llevado un “registro de procesos de selección y contratos”, y por consiguiente no cumplió con remitir la información referente a dichos procesos a la Contraloría General de la República.

Se ha determinado que la Dirección de Logística de la Municipalidad Provincial de Tumbes no ha llevado el “Registro de Procesos de Selección y Contratos”, en el cual obligatoriamente se debió registrar los procesos de Licitación Pública, Concursos Públicos, Adjudicación Directa y Adjudicación de Menor Cuantía, así como los contratos derivados de estos procesos y por consiguiente no ha cumplido con remitir trimestralmente información a la Contraloría General de la República ; información requerida por este organismo de acuerdo a los Formatos preestablecidos.

Lo expuesto transgrede la Directiva N° 005-2013-CG/OATJ, aprobada con Resolución de Contraloría N° 042-2013-CG, y modificada con Resolución de Contraloría N° 092-20014-CG, en la V DISPOSICION ESPECIFICA, numeral 1 señala: Las entidades remitirán a la Contraloría General de la República, dentro de los quince (15) días siguientes al cierre de cada trimestre, la información sobre los procesos de selección que hayan culminado durante el trimestre.

Lo expuesto constituye un riesgo potencial que la entidad sea sancionada de parte de la Contraloría General de la República, por no cumplir la entidad con lo dispuesto por este Órgano Superior de Control.

Situación que se ha producido por un débil control interno existente en la Dirección General de Administración y por la Dirección de Logística..

II.2. Procesos de adquisiciones son realizados sin criterio técnico.

II.3. Honorarios profesionales por la suma de s/.12,000.00 fueron pagados indebidamente a supervisores al no haberse iniciado la ejecución de la obra.

Se ha determinado que, el Director de Infraestructura, recomendó a la Dirección Municipal la contratación de un Inspector de Obra y un

Inspector Adjunto, dos meses antes del inicio de la obra, tal como se detalla a continuación:

El Director de Infraestructura Ing. Junior Zapata Dios, sin tener en cuenta que el Otorgamiento de la Buena Pro de la Obra “Construcción de Puestos de Venta-En el paseo Triunfino”, no había quedado consentida, con Informe Nº 1380-2013-DI/MPT de fecha 28 Ago.2013, recomienda a la Dirección Municipal, se contrate a partir del 01 Set.2013 al Arq. Juan Yamunaque Diaz como Inspector de Obra y al Ing. Carlos Córdova Garcia como Inspector Adjunto, para lo cual también debía disponer el monto de los Honorarios Profesionales:

La Dirección Municipal con fecha 28 Ago.2013, autoriza la referida contratación, sin tener en cuenta que la obra no se había iniciado, no requiriendo como era su obligación, autorización al titular a fin de que se emita la Resolución de Alcaldía autorizando dichas contrataciones, disponiendo además pagar como honorarios profesionales el importe deS/. 3.000,00, mensual a cada profesional, no obstante a esa fecha el honorario que venían percibiendo los supervisores era de S/. 1,800.00 mensual, y que solo se contrataba a un supervisor por obra. Con la autorización de la Dirección Municipal a través de la Dirección de Logística se elaboran los contratos por servicios profesionales, cuyo plazo de contratación era desde el 1° Set.2013 hasta la culminación de la obra. La obra se inició el 12 Nov.2013, según Acta de Entrega de Terreno, y es el mismo Director de infraestructura Ing. Junior Zapata Dios, quien solicita nuevamente a la Dirección Municipal, mediante Informe N° 1618-2013-DI/MPT de fecha 28 Oct.2013 que se designe como Inspector al Arq. Juan Yamunaque Diaz a partir del 17 Oct.2013, sin mencionar que dicho profesional supuestamente ya venía prestando servicios desde el 1° Set.2013, acción esta que se omitió con la finalidad de sorprender al titular a fin de que autorice la contratación y no tomara conocimiento que dicho profesional ya venía laborando desde antes del inicio de la obra; emitiéndose la Resolución de Alcaldía N° 987-2013-A/MPP de fecha 11 Nov.2013; no solicitando dicha autorización para el Ing. Carlos Córdova Garcia, igualmente con la finalidad de que el titular no tome conocimiento de que se estaba contratando indebidamente a Inspector Adjunto, y aún más antes del inicio de la obra, acciones que la Dirección de Infraestructura, ejecutó en coordinación con el Director Municipal, y sin conocimiento del titular. De otro lado tampoco se hizo de conocimiento que el Arq. Juan Yamunaque Diaz con fecha 11 Oct.2013, había firmado además el contrato por la Adjudicación de Menor Cuantía N° 1223-2013-CEP/MPT para que brinde los servicios del Estudio de

Consultoría del Proyecto Rediseño y Relotización del Sector El Tablazo – Barrio 1, 2, 3y 4 por S/. 12,300.00 con un plazo de entrega de 60 días calendarios.

Los pagos a los indicados profesionales se efectuaron en las siguientes condiciones:Con Informe Nº 1526-2013-DI/MPT de fecha 25 Set.2013, el Director de Infraestructura remite al Director Municipal los informes de actividades realizadas por los indicados profesionales, los mismos que están numerados correlativamente, tienen el mismo estilo, el mismo tipo de letra, y además consignan las mismas actividades realizadas y son tal como se detalla a continuación:1. Inspección de Terreno2. Revisión Expediente:

Planos MetradosAnálisis de Costos UnitariosPresupuesto

Estos Honorarios Profesionales fueron cancelados con Comprobante de Pago Nº 5173 del 27 Set.2013, al Ingº Carlos Córdova Garcia y Comprobante de Pago Nº 5327 del 04 Oct.2013, al Arqº Ruy Juan Yamunaque Diaz, por S/. 3,000.00 c/u. Con Informes Nºs 1616-2013 y 1617-2013-DI/MPT de fechas 23 y 24 Oct.2013, respectivamente, el Director de Infraestructura remite los Informes de Actividades de los mencionados profesionales a la Dirección Municipal solicitando el pago correspondiente al mes de Octubre, en los que igualmente ambos detallan las mismas actividades, como son:1. Inspección de Terreno2. Evaluación de Requisitos previos a la firma del Contrato:- Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado.- Capacidad Libre de Contratación- Garantía de fiel cumplimiento del contrato.Cancelándose los honorarios profesionales con Comprobante de Pago Nº 05790 del 30 Oct.2013 al Ing. Carlos Córdova Garcia y Comprobante de Pago 05829 de fecha 31 Oct.2002, al Arq. Juan Yamunaque Diaz, por S/. 3,000.00 c/u.

Estos pagos realizados por un total de S/. 12,000.00, a razón de S/. 6,000.00 a cada profesional, según como se detallan en Anexos N°s 02

y 03 adjuntos, se presumen son ilegales, toda vez que la Buena Pro quedó consentida recién el 27 Set.2013, medianteResolución de Alcaldía Nº 877-2002-A/MPP, dándose inicio a la Obra el 12 Nov.2013, según Acta de Entrega de Terreno.

Los hechos expuestos, contravienen el Art. 3° del Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante D.S Nº 0138-2012-EF, que establece, “Los procesos de adquisición y contratación regulados por esta Ley y su Reglamento se rigen por los principios de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía, vigencia tecnológica y trato justo e igualitario; teniendo como finalidad garantizar que las entidades obtengan bienes, servicios y obras de calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados”. A su vez el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado con Decreto Supremo Nº 0142-2012-PCM en el Art 148º Inspector o Supervisor de Obras, señala: “Toda obra contará de modo permanente y directo con un inspector o un supervisor, quedando prohibida la existencia de ambos en una misma obra”; y el Art.149º Funciones del Inspector o del Supervisor de Obra, señala: “La Entidad controlará los trabajos efectuados por el contratista a través del inspector o supervisor, según corresponda, quien será el responsable de velar directa y permanentemente por la correcta ejecución de la obra y del cumplimiento del contrato”, siendo que el Ingº Juan Yamunaque Diaz y Carlos Córdova Garcia fueron contratados antes del inicio de la obra y que las actividades informadas como ejecutadas por ambos profesionales son similares, no se ajustan a la Ley como es el de velar directa y permanentemente por la correcta ejecución de la obra, por no haberse iniciado la misma, no justificándose por lo tanto los pagos efectuados..Los hechos expuestos han traído como consecuencia un perjuicio económico a la entidad por el importe de S/. 12,000.00.Habiendo sido originado por deficiencias en controles internos que no permitieron que el Titular de la entidad tome conocimiento de la irregularidad que se estaba produciendo con la autorización de la Dirección Municipal.

III. CONCLUSIONES

III.1. La dirección de logística no ha llevado un “registro de procesos de selección y contratos”, y por consiguiente no cumplió con remitir la

información referente a dichos procesos a la Contraloría General de la República.

Que la Dirección de Logística no ha llevado el Registro de Procesos de Selección y Contratos, en el cual se registran los procesos de Licitación Pública, Concursos Públicos, adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, así como los contratos derivados de estos procesos, y por lo consiguiente no se ha remitido la información requerida por la Contraloría General de la República, de los procesos de selección culminados en el trimestre, situación que transgrede la Directiva N° 005-2013-CG/OATJ, aprobada con Resolución de Contraloría N° 042-2013-CG, y modificada con Resolución de Contraloría N° 092-20014-CG.(Observación 2.1)

III.2. Que, la Comisión Especial Permanente, realizó dos procesos de adjudicaciones de Menor cuantía para adquirir agregados y ladrillos KK para la obra Construcción Puestos de Venta en el paseo Triunfino, teniendo como cronograma de los procesos las mismas fechas,; además en los expedientes

III.3. Honorarios profesionales por la suma de s/.12,000.00 fueron pagados indebidamente a supervisores al no haberse iniciado la ejecución de la obra.

Que el Director de Infraestructura, Ing. Junior Zapata Dios solicitó a la Dirección Municipal, la contratación de los profesionales Arq. Juan Yamunaque Díaz y del Ing. Carlos Córdova Garcia, como Inspector e Inspector Adjunto respectivamente, de la obra: Construcción Puestos de Venta en el paseo Triunfino, sin que la Buena Pro de la mencionada obra quede consentida, ni mucho menos se iniciase su ejecucdión.

Los pagos por los honorarios se efectivizaron con la presentación de sus Informes de actividades presentados por los mencionados Inspectores, habiendo informado ambos las mismas actividades, y es más los documentos (informes) son similares en cuanto a fondo y forma, y están aprobados por el Director de Infraestructura, habiéndose pagado por los meses de Septiembre y Octubre el monto de S/. 6,000.00 a cada Inspector, lo cual resulta un pago indebido por no haber laborado en dichos meses, al no iniciarse la obra, y que las actividades que supuestamente indican haber realizado no justifican el pago efectuado; presumiéndose además que dichos profesionales tampoco laboraron en los meses de Noviembre y Diciembre del presente año, al no ser ubicados en obra, más aún se encontró supervisando dicha obra al Ing. Arturo Coronado Peralta, acciones que han trasgredido lo dispuesto en el Art. 3° del Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado; y los Arts. 148° y 149° del Reglamento de la mencionada Ley.(Observación 2.3)