I

AUDITORIA DE GESTION APLICADA A LA SECRETARIA DE EDUCACION DE SANTA

CRUZ DE LORICA PARA MEDIR LA EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DEL PROCESO

COBERTURA EDUCATIVA AÑO 2017

CIANY PAOLA GONZALEZ ALVAREZ

JESUS MANUEL SANCHEZ VELLOJIN

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

CONTADURIA PÚBLICA

ASESOR: LUIS CARLOS VALENCIA BURGOS

CONTADOR PÚBLICO

PROYECTO DE GRADO

MONTERIA – CORDOBA

2019

II

RESUMEN

El presente trabajo consiste en la elaboración de una Auditoría de Gestión en una entidad

estatal, la cual permitirá comprender un elemento determinante en la relación de la actividad

económica y por ello el impacto social y educativo en el Municipio de Lorica. El objetivo

general de estudio de esta Auditoría de Gestión, es que servirá como instrumento básico para

establecer el grado de economía, efectividad y eficiencia en el uso de los recursos disponibles,

promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia en las estrategias de acceso y

permanencia y el cumplimiento de los objetivos y metas formulados por la Secretaria de

Educación de Lorica.

Para el desarrollo de este trabajo se ha recopilado información de acuerdo a lo requerido en

el Manual de Procesos y Funciones del área de Cobertura; y adicionalmente se utilizó criterios

profesionales en el tema. Al desarrollar este tema se ha llegado a la conclusión de que se logrará

elevar el nivel de organización, administración y control de las estrategias que se realizan dentro

de la entidad y de esta manera permitirá alcanzar objetivos establecidos con menor tiempo,

mejorando su eficiencia y efectividad en el Proceso de Cobertura Educativa.

III

ABSTRACT

The present work consists in the elaboration of a Management Audit in a state entity,

which will allow to understand a determining element in the relation of the economic activity

and therefore the social and educational impact in the Municipality of Lorica. The general

objective of the study of this Management Audit is that it will serve as a basic instrument to

establish the degree of economy, effectiveness and efficiency in the use of available resources,

promote the optimization of efficiency levels, effectiveness in access strategies and permanence

and compliance with the objectives and goals formulated by the Lorica Secretary of Education.

For the development of this work, information has been compiled according to what is

required in the Processes and Functions Manual of the Coverage area; and additionally,

professional criteria were used in the subject. In developing this topic, it has been concluded that

the level of organization, administration and control of the strategies carried out within the entity

will be raised and this will allow achieving established objectives with less time, improving their

efficiency and effectiveness in the Educational Coverage Process.

IV

ÍNDICE DE CONTENIDOS

CAPITULO I

1 AUDITORIA DE GESTION APLICADA A LA SECRETARIA DE

EDUCACION DE SANTA CRUZ DE LORICA, PARA MEDIR LA

EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DEL PROCESO COBERTURA

EDUCATIVA

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………………………………11

1.1.1 Descripcion del problema……………………………………………..11

1.1.2 Formulacion del problema………………………………………….....13

2. OBJETIVOS…………………………………………………………...14

2.1 Objetivo general……………………………………………………….14

2.2 Objetivo especifico…………………………………………………….14

3. JUSTIFICACIÓN………………………………………………………...15

CAPITULO II

4. INFORMACION DE EMPRESA……………………………………….16

4.1 Reseña historia…………………………………………………………….16

4.2 Mision……………………………………………………………………..18

4.3 Vision……………………………………………………………………...18

4.4 Objetivo Estrategicos………………………………………………………18

4.5 Objetivos de calidad……………………………………………………….19

V

CAPITULO III

5. MARCO Y FUNDAMENTOS TEORICOS…………………………..19

5.1 Calidad en educación primaria en México………………………………25

5.2 Educacion primaria en el estado de Puebla México…………………......26

5.3 Evaluacion PISA y sus caracteristicas……………………………………27

5.3.1 Evaluaciones de PISA 2003…………………………………………..29

5.3.2 Poblacion participante de México en la evaluación de PISA 2003…...29

5.3.3 Resultados de México en la evaluación PISA 2003…………………..30

5.3.4 Resultados del estado de Puebla en la evaluación PISA 2003………..31

5.3.5 Conclusiones acerca de los resultados obtenidos de PISA 2003……...32

5.3.6 Concluiones acerca de la educación en México……………………….33

5.4 Programa escuela de calidad (PEC)……………………………………...34

5.4.1 Objetivos Del PEC…………………………………………………….37

5.4.2 Estandares Del PEC…………………………………………………...37

6. MARCO CONCEPTUAL……………………………………………….40

6.1 Concepto de Auditoria…………………………………………………….40

6.2 Tipos de Aditoria………………………………………………………....41

6.3 La Auditoria de gestión……………………………………………………43

6.4 Secretaria de eduación……………………………………………………..45

6.4.1 Educación Basica………………………………………………………46

6.4.2 Educación basica primaria……………………………………………..46

6.4.3 Educación basica secundaria…………………………………………...47

6.4.4 Educación inicial……………………………………………………….47

VI

6.4.5 Educación media………………………………………………………..47

6.4.6 Educación media academica……………………………………………47

7. COBERTURA EDUCATIVA…………………………………………….48

7.1 Eficiencia y efectividad en el proceso de cobertura educativa……………..48

CAPITULO IV

8. METODOLOGIA…………………………………………………………53

8.1 Tipo de estudio……………………………………………………………..53

8.2 Definición de población…………………………………………………….53

9. METODO DE INVESTIGACIÓN……………………………………….54

10. POBLACIÓN Y MUESTRA……………………………………………..55

10.1 Población…………………………………………………………...55

10.2 Muestra……………………………………………………………..57

11. VARIABLES……………………………………………………………….58

11.1 Auditoria de gestión………………………………………………..58

11.2 Secretaria de educación………………………………………….....59

11.3 Eficiencia y efectividad…………………………………………….62

11.4 Cobertura educativa………………………………………………...65

12. FUENTES Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN.66

12.1 Fuentes primarias……………………………………………………66

12.2 Fuentes secundarias………………………………………………….68

VII

CAPITULO V

13. APLICACIÓN DE AUDITORIA…………………………………………69

13.1 Planificación preliminar…………………………………………….69

13.1.1 Narrativa visita preliminar………………………………………………71

13.1.2 Entrevistas……………………………………………………………….72

13.2 Planificación específica……………………………………………..76

13.2.1 Motivo del examen……………………………………………………...76

13.3 Objetivos del exámen……………………………………………….76

13.3.1 Objetivo general…………………………………………………………76

13.3.2 Objetivo específico………………………………………………………76

13.3.3 Alcance del exámen……………………………………………………..77

14. BASE LEGAL………………………………………………………………77

14.1 Organismo de control………………………………………………..78

14.2 Actividad de la empresa……………………………………………..79

14.3 Objetivo del departameto de cobertura………………………………80

15. DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO Y TIEMPO ESTIMADO…………...81

16. REQUERIEMIENTO DEL PERSONAL TÉCNICO…………………….82

17. EQUIPO Y MATERIALES…………………………………………………83

18. RECURSOS FINANCIEROS………………………………………………83

19. DOCUMENTOS NECESARIOS…………………………………………...84

20. PROGRAMAS DE AUDITORIAS…………………………………………85

21. CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO……………………….....105

22. MEDICIÓN DEL CONTROL INTERNO………………………………..130

VIII

23. MATRIZ DE CONFIANZA……………………………………………….132

24. MATRIZ RIESGO DE AUDITORIA……………………………………. 136

25. APLICACIÓN DE TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS AUDITORIA.137

26. PAPELES DE TRABAJOS………………………………………………...143

27. HOJAS DE HALLAGOS…………………………………………………..162

28. INFORME PRELIMINAR………………………………………………...179

29. INFORME FINAL………………………………………………………….180

CAPITULO VI

30. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES…………………………..182

30.1 Recomendaciones……………………………………………………182

30.2 Conclusiones………………………………………………………...183

REFERENCIAS……………………………………………………………….186

IX

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Estructura Organizacional………………………………………………..16

Figura 2 Contexto PEC …………………………………………………………….40

Figura 3. Cobertura Educativa...……………………………………………………48

Figura 4. Proceso Planeación………………………………………………………..67

X

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Establecimiento Educativos del muniipio de Lorica…………………………….56

Tabla 2. Indicador de Oportunidad Educativa………………………………………….....60

Tabla 3. Indicador de Confiabilidad Educativa……………………………………………61

Tabla 4. Indice de reporte de matrícula……………………………………………………61

Tabla 5. Normograma……………………………………………………………………...77

Tabla 6. Distribución de tiempo y trabajo estimado en la Auditoria………………………81

Tabla 7. Equipos y materiales en la Auditoria……………………………………………..83

Tabla 8. Programas de Auditoria al Proceso de Cobertura Educativa………………….....85

Tabla 9. Cuestionario de control al Proceso de Cobertura Educativa…………………….105

Tabla 10. Matriz de medición de confianza Del control interno administrative………….132

Tabla 11. Matriz riesgo de Auditoria……………………………………………………..136

Tabla 12. Aplicación de Técnicas de Auditoria…………………………………………..137

Tabla 13. Procedimientos y Técnicas……………………………………………………..138

Tabla 14. Papeles de Trabajos…………………………………………………………….144

Tabla 15. Hojas de Hallazgos……………………………………………………………..162

11

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1.1 Descripción del problema

Debido al proceso de cobertura educativa en los últimos periodos se ha venido presentando

problemas con el área en sus procesos, funciones y seguimientos a las instituciones del

municipio ya que no son eficientes y efectivos con el cumplimiento con las normas de calidad

establecidas de acuerdo con la reglamentación que se expide para tal propósito. A su vez se

asimila el desconocimiento del proceso y las inconformidades por parte de los funcionarios de

esta área; tales como irregularidades con el cumplimiento del manual de funciones, faltas con el

cumplimiento de actividades estipuladas en el cronograma, y no menos importante las

consecuencias como el seguimiento anual de la disponibilidad de cupos en las instituciones y

demás falencias que traen consigo.

Hay una gran diferencia entre la oferta y la demanda en el municipio de Santa Cruz de

Lorica: colegios con capacidad importante no tienen en su entorno la correspondiente demanda

y, en consecuencia, hay una subutilización de los recursos instalados. Además, puede ocurrir que

no haya el mínimo de estudiantes que se considera para abrir un curso. Lo que afecta

adversamente los lineamientos y directriz establecido por el ministerio de educación nacional.

Por otro lado, el proceso de Prematricula no se realiza oportunamente por parte de los

establecimientos educativos, ya que los reportes e informes a la plataforma del SIMAT llegan

contratiempo.

12

Por lo tanto, si esto llegase a seguir continuando se deberá implementar medidas

correctivas ya que se ve afectado los indicadores anteriormente mencionados, interrumpiendo el

mejoramiento del conocimiento sobre los riesgos mediante su evaluación, monitoreo y

fortalecimiento de sistemas integrados de información del proceso y el fortalecimiento de las

técnicas de planificación del desarrollo, sectorial y territorial en las instituciones del municipio

Santa Cruz de Lorica.

Por tal motivo, se pretende hacer una auditoría de gestión al proceso de cobertura educativa

de la secretaria de educación de lorica de manera objetiva y concreta, para medir el grado de

eficiencia y efectividad del área en sus procesos y funciones. Así mismo para conocer la

evaluación de gestión del proceso, con seguimiento de las actividades y cronogramas de los

componentes del área de cobertura y que se dé su adecuado cumplimiento con base a las normas

legales vigentes que regulan el proceso y la entidad; cumplido por los niveles ejecutivo y

operativo por el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2018.

1.1.2 Formulación del problema

¿Cómo se controlaría el manejo de la eficiencia y efectividad del proceso de cobertura

educativa en la secretaria de educación de Lorica?

13

2. OBJETIVOS

2.1 General

Realizar una auditoría de gestión a la Secretaria de Educación de Lorica para medir la

eficiencia y efectividad del proceso de cobertura educativa y sus funciones, año 2017.

2.2 Específicos

Definir las variables de cobertura educativa para verificar el cumplimiento del manual de

procesos y funciones.

Elaborar los procedimientos de auditoría al proceso de cobertura educativa para

confirmar el cumplimiento de los criterios y lineamientos de la organización

correspondientes al año 2017.

Evaluar los procesos de control interno relacionados con la cobertura educativa para

identificar deficiencias y posibles hallazgos que obstaculicen la eficiencia y efectividad

del mismo.

14

3. JUSTIFICACIÓN

La Auditoría de Gestión a realizar al Departamento de Cobertura de la Secretaria de

Educación de Santa Cruz de Lorica, se hace con el propósito de establecer el grado de eficiencia

y efectividad de los procesos administrativos que se manejan en este Departamento. De igual

forma, se busca evaluar la capacidad de la SEM Lorica para asegurar el cumplimento de los

requisitos legales aplicables a este proceso.

A su vez, identificar debilidades y oportunidades de mejora relacionadas con los

lineamientos establecidos en la normativa legal del ministerio de educación para disminuir el

grado de diferencia entre la oferta y demanda en las instituciones que se encuentran a cargo de la

secretaria. Por tal motivo, hay muchas falencias en el programa estratégico de acceso y

permanencia en los estudiantes en donde la demanda es gigante obstaculizando los lineamientos

del proceso de cobertura educativa.

Por otra parte, es importante la elaboración de los instrumentos y técnicas de auditoria en

el proceso de cobertura educativa con el propósito de incrementar el nivel de satisfacción y

confiablidad en los usuarios prestadores del servicio pedagógico. Con esto, podríamos optimizar

el riesgo de control en los procedimientos y seguimientos que se realizan durante el periodo

educativo a los estudiantes de las instituciones de lorica. De igual forma, La auditoría da

respuesta a la pregunta ¿cómo confiar en que la información presentada por la administración de

la organización refleje realmente la realidad del proceso educativo?, y su respuesta se podría

brindar por el camino de la revisión, de allí surge la auditoría como puente que cruza la

15

incertidumbre hacia la seguridad relativa, logrando razonabilidad por parte de los usuarios en la

información de quienes administran y controlan las operaciones formativas.

4. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

4.1 Reseña histórica

La SECRETARIA DE EDUCACION SANTA CRUZ DE LORICA nace por iniciativa del

Ministerio de Educación Nacional, ubicada en la Carrera 25 # 4A - 03 Barrio Cascajal en el

municipio de Lorica, a cargo del secretario de educación de lorica OSCAR RENHAL ESPAÑA,

quien se encuentra encargado de verla por los actos administrativo del plantel educativo,

servicios que se ofrecen a la comunidad educativa del municipio de Santa Cruz de Lorica a

través de estudios especializado que permitan un diagnóstico oportuno de las sostenibilidad de la

cobertura y mejoramiento de la permanencia del sector educativo permitiendo mejorar la calidad

educativa de la demanda estudiantil.

Otras actividades de apoyo son: Gestión administrativo de establecimiento educativo,

Gestión de sistema de información, Gestión del talento humano, Gestión administrativa de bienes

y servicios, Gestión financiera, Control interno, Gestión de tecnología informativa, Asuntos

legales y públicos y Administración del sistema de gestión de calidad.

16

Figura 1. Estructura Organizacional

17

4.2 Misión

La Secretaría de Educación, Cultura, Recreación y Deporte del Municipio de Santa Cruz

de Lorica, es una organización de naturaleza oficial que presta, administra, coordina y provee en

forma integral los servicios educativos de excelente calidad, orientado al logro de los más altos

índices de cobertura, calidad educativa, y efectividad mediante el uso adecuado de nuevas

tecnologías, con personal calificado e infraestructura adecuada, enmarcados bajo los principios

de administración pública, contribuyendo al desarrollo social y económico de la región.

4.3 Visión

Para el 2019, la Secretaría de Educación, cultura y deporte de Santa Cruz de Lorica, será

una organización comprometida con el derecho a la educación, orientado al trabajo por procesos

y al mejoramiento continuo. Buscando el aumento de los resultados en pruebas externas y el

sostenimiento de la cobertura bruta y neta, a partir de la implementación de los componentes del

derecho a la educación: Asequibilidad, Accesibilidad, Adaptabilidad y Aceptabilidad, para

garantizar la igualdad y la equidad social.

4.4 Objetivo estratégico

Promover y fomentar la educación como fuente inagotable de progreso y prosperidad

«Lorica ciudad de Todos» para potencializar el sostenimiento de la cobertura educativa y los

niveles de calidad educativa de los estudiantes, teniendo en cuenta los componentes de la

educación: Asequibilidad, Accesibilidad, Adaptabilidad y Aceptabilidad.

18

4.5 Objetivos de calidad

Lograr la sostenibilidad de la cobertura y mejoramiento de la permanencia del sector

educativo del municipio de Santa Cruz de Lorica.

Garantizar el mejoramiento continuo de la calidad en los servicios que se ofrecen a la

comunidad educativa del municipio de Santa Cruz de Lorica.

Fortalecer la eficiencia del sector educativo del municipio a través de un talento

humano altamente capacitado, comprometido y consiente de la importancia de

mantener un SGC, para cumplir con los requisitos de nuestros clientes.

Garantizar la calidad de la educación en el municipio de Santa Cruz de Lorica

mediante el ejercicio de las funciones de regulación, inspección, control y evaluación

de la prestación del servicio educativo.

19

5. MARCO TEÓRICO

A través de la historia se han desarrollado diferentes estudios de la relación entre la

cobertura educativa y la demanda estudiantil que son útiles para entender el sistema

educativo que nos rige hoy en día. Para esto se ha contado con amplia información sobre la

base teórica, recomendaciones y sugerencias. A continuación, se presentan algunos

antecedentes relacionados con el tema de estudio que han sido realizados tanto fuera como

dentro de Colombia:

Teniendo en cuenta trabajos realizados por fuera de Colombia se realizaron un

análisis descriptivo de la evolución del porcentaje de individuos que han cursado

educación básica primaria y media en Chile.

Se utiliza los datos de la encuesta, donde la unidad de análisis son las comunas de

Chile. Respecto al análisis descriptivo se encuentra que este proceso se ha

desarrollado de manera heterogénea según distintas características de la población.

Por otro lado, a partir del desarrollo de estimación de efectos fijos se encuentra que el

aumento de demanda estudiantil no se ha relacionado en forma significativa con la

disminución de la desigualdad de acceso y permanencia en los establecimientos

educativos de las comunas de Chile.

Así mismo, se analizan las desigualdades sociales que se reproducen a través del

sistema educativo, explorando el estudio de caso de la República Dominicana. El

material empírico se basa en los resultados de un estudio etnográfico realizado en

diferentes escuelas de Santo Domingo, y en el uso de datos secundarios. De esta

20

forma, se ofrece un panorama amplio sobre la situación educativa en el país caribeño,

enfocando el discurso sobre las marcadas desigualdades que se construyen entre

diferentes grupos juveniles y sus respectivas escuelas. Tales procesos, que afectan

sobre todo a los grupos más pobres, ponen en peligro el derecho a la educación para

toda la juventud, dentro 21 de un sistema educativo notablemente diferenciado en

términos de acceso y permanencia.

En Colombia, revelan que en lugar de invertir en la expansión de oportunidades

de educación pública de calidad, para estos sectores socioeconómicos, a éstos se les

traslada la financiación de su educación superior, principalmente en instituciones

privadas, mediante el endeudamiento privado. Esto configura una situación de

extrema inequidad: los jóvenes pobres, generalmente con formación previa de baja

calidad, no pueden competir por los escasos cupos en las instituciones públicas, y se

ven entonces obligados a endeudarse para poder comprar educación privada. Este

análisis permite comprender si el crédito ACCES es un instrumento de promoción de

equidad social o una modalidad de privatización del costo de la educación a cargo de

los estudiantes más pobres.

Desde un plano más cualitativo, describe la distribución de credenciales

educativas en el caso mexicano, dado un contexto de una sociedad altamente

diferenciada y desigual. Tras plantear el problema de la diversidad sociocultural y de

la forma general cómo se lo ha enfrentado desde la política educativa general.

Concluye que la atención y desigualdad educativa, es retórica política, ya que no ha

sido capaz de formular estrategias conducentes a la disminución de las importantes

distancias en la educación de los distintos segmentos sociales del país, planteando la

21

importancia de atender a las definiciones del problema educativo desde la política,

desde la decisión pública de incorporar las grandes metas de igualdad en la educación

explícitamente en el diseño de las estrategias gubernamentales.

Con lo anterior, evidencia que “El gobierno Nacional establece la meta de elevar la

cobertura de la educación preescolar, básica y media de 82% a 92% a través de la

creación de 1.5 millones de cupos escolares. Estos cupos, según establece el plan,

resultaran de la aplicación de cuatro estrategias:

La primera, habla de continuar y fortalecer el proceso de reorganización

del sistema educativo;

La segunda, creación de nuevos cupos escolares;

La tercera, fortalecimiento de la escuela rural;

La cuarta y última, de los proyectos para atender a la población

desplazada, los grupos étnicos y la población con discapacidad”.

Por lo cual, la Universalización de la educación básica, como el plan decenal

de educación indica: “Las instituciones educativas planificarán la oferta de

matrícula de acuerdo con las exigencias y tendencias poblacionales. Donde

cada municipio realiza un censo de las necesidades educativas que incluya

aulas, dotación, campos deportivos y educadores. Que definan los

compromisos y metas de expansión de la cobertura en las instituciones

escolares, los núcleos, distritos educativos, municipios y departamentos”.

22

De esta manera se determina que la tercera estrategia de la aplicación de la política de

cobertura: Busca la expansión y diversificación de la cobertura educativa, donde el sector

educativo ha avanzado en la planificación de los procesos de cobertura, especialmente en las

entidades territoriales certificadas, como Bogotá y los municipios aledaños. Lo anterior, cuenta

con el apoyo del Ministerio de Educación Nacional, que genera sistemas de información que

permiten identificar y clasificar la demanda de acuerdo con las características de la población a

tratar. Esto permite la recopilación de datos, que apoyan las decisiones en el proceso de la

matrícula anual y en la prioridad de la asignación de cupos para la población infantil desplazada.

La anterior información hace pensar que el aumento de la cobertura es relativa, una crítica

fuerte es que las instituciones educativas no tiene la capacidad de atención suficiente, ni la planta

de docentes adecuada frente a la gran demanda del servicio, porque a pesar de su crecimiento,

persisten altas tasas de inasistencia, de deserción escolar, grandes diferencias en la edad, pérdida

del año dentro de la población infantil desplazada.

La tasa efectiva de escolarización, o proporción de estudiantes que aprueba el grado cursado,

en relación con la población desplazada entre 5 y 17 años de edad, pasó de 60.6% en 1994 a

72.4% en 1998, cifra esta última que no se ha vuelto a alcanzar: la más reciente, de acuerdo con

la información disponible, corresponde a 2003 año que presenta una tasa efectiva de

escolarización de 68.3%, cuatro puntos porcentuales por debajo de la obtenida en 1998. La

diferencia en el promedio de educación entre los deciles de ingreso 1 a 10, es de 7.64 grados en

2003. En tanto que la población del decil 1 ha cursado 4.21 grados, la del decil 10 ha cursado

11.85 grados escolares”.

23

Lo cual quiere decir que “las tasas bruta y neta estimadas por el Ministerio de Educación

Nacional fueron de 82% y 78% respectivamente para el total nacional en 2002”. Estas tasas dan

cuenta sólo del registro de matrícula, más no de la asistencia al curso y la aprobación del mismo,

lo cual las convierte en una medida irreal de lo que pasa dentro del sistema educativo y la falta

de la implementación de las políticas establecidas en la prestación del servicio a la comunidad.

Igualmente, la organización y la ampliación de la oferta, se ha trabajado en tres estrategias:

una de ellas es “la reorganización del sistema educativo para mejorar la eficiencia en la

asignación de recursos; otra se trata de la construcción de infraestructura y la ampliación de la

oferta oficial; Y por ultimo, la generación de alianzas con prestadores privados del servicio. En

esta última se han generado esquemas innovadores como el Programa de Concesión Educativa y

se ha mejorado la capacidad del sector oficial para evaluar y seleccionar los mejores oferentes”.

Por ejemplo, hoy en día se trabaja en pro del ejercicio de las estrategias anteriormente

expuestas, pero por lo visto en ciertos casos no ha sido posible el desarrollo de estas en el

momento práctico en torno a la educación. Ya que os grupos infantiles de la población

desplazada por la violencia se incluyen en los valores totales y en los promedios, sin embargo, su

situación reviste mayor gravedad vista desde los indicadores no solo cuantitativos, también

cualitativos.

Es así que se refleja una gran tasa de inasistencia por parte de los niños a las aulas, por la

cantidad de infantes desplazados al momento de verificar la cobertura es un poco difícil, pero no

imposible entonces el sistema cae en el error de tener en cuenta solo a aquellos que se encuentran

dentro de una pequeña porción de población, haciendo más difícil la labor pedagógica. Entonces,

24

al momento de cursar algún grado de educación sea preescolar o primaria solo se brinda el

servicio y la oportunidad a los que están inscritos, donde el resto de la población cuenta como no

existente o deserta del sistema, según las estadísticas y perspectivas del Ministerio de educación

y el Estado.

En general, lo anterior describe la importancia de la ejecución de políticas de calidad y

cobertura, que solo son posibles por medio de los planes de acción: los programas y proyectos,

para la validación y reconocimiento de los derechos para la escolaridad de la población infantil

desplazada. Es importante anotar también, “que de la población total desplazada registrada en el

sistema de información, 18% son menores de cinco años y 36% se encuentran entre los 5 y los

17 años de edad. Dependiendo del número real de desplazados que puede ser de 1.600.000, de

acuerdo con los registros oficiales, o de cerca de 4.000.000 de acuerdo con otras fuentes, la

población que demanda atención escolar oscila entre 800.000 y 1.600.000 niños y jóvenes. En

estas condiciones y de acuerdo con los datos de atención suministrados por el Ministerio de

Educación Nacional para 2004, la inasistencia escolar puede afectar al 82.3%, o al 74.5% o al

66.7% de los desplazados, sin tener en cuenta ni la calidad ni la pertinencia de la atención

prestada”76. Al revisar estadísticamente las cifras de la totalidad de niños desplazados insertos

en la educación es atemorizante darse cuenta que son muy pocos los que están en el sistema

gozando de los beneficios otorgados por la ley, que en el marco real son más o menos un 10 %

de la población total”.

25

5.1 Calidad en Educación Primaria en México

La Calidad en Educación Primaria en México para el Sistema Educativo Mexicano (SEM), es

tema de relevancia debido a que nos encontramos en una sociedad competitiva en donde se exige

más a los ciudadanos.

La globalización demanda personas mejor capacitadas para poder ser país competitivo a nivel

internacional. Para comenzar a hablar de la calidad en la educación primaria de México, es

importante conocer las definiciones que se manejan en relación a este tema, por el Instituto

Nacional para la Evaluación de la Educación (INEE).

En torno al tema de la Calidad se manejan otras definiciones como el de la eficiencia, la cual

se refiere al mejor aprovechamiento posible de los recursos disponibles en el sistema educativo.

Una de las últimas definiciones que se dan es la de equidad, es entendida como la capacidad

del Sistema Educativo Mexicano para garantizar las mismas oportunidades educativas a toda la

población, sin importar su condición social, económica y cultural. Por último, en este libro se

define la palabra impacto (INEE, 2005, pg.4), la cual se refiere a que los aprendizajes logrados

por los alumnos se reflejen en su compartimiento para la sociedad y para el propio individuo.

Por lo que, para poder realizar un análisis de la calidad de la educación en México, es

necesario conocer estadísticas sobre México en relación al Sistema Educativo Nacional (SEN),

tomando en cuenta cómo ha crecido la población a nivel nacional y educativo. De ésta manera,

será posible valorar si la educación en México se ha ido mejorando de acuerdo a las evaluaciones

realizadas; siendo una de ellas, la realizada por PISA en el 2003.

26

Antes de hacer referencia a dicha evaluación, se explicará a la forma de cómo está constituido

el Sistema Educativo Nacional.

Los niveles escolares que podemos encontrar dentro del Sistema Educativo Nacional son los

siguientes: el nivel básico, medio superior y superior; el nivel básico, esta integrado por

preescolar, primaria y secundaria, conformada por planteles generales, técnicos, para

trabajadores, telesecundarias y escuelas comunitarias; medio superior, se incluyen bachilleratos

generales o técnicos y los planteles que crean profesionales técnicos; por último la educación

superior, integrada por el nivel técnico superior, licenciatura y posgrado.

Para el Sistema Educativo Nacional ha sido importante que exista equidad, ya que todos los

mexicanos deben de tener acceso a la educación básica a nivel primaria; por lo que, a lo largo del

siglo XX su principal objetivo fue la expansión de la alfabetización a toda la sociedad, lo que

implicó un esfuerzo de universalización de la educación primaria.

Debido a ésta preocupación, la Secretaría de Educación Pública (SEP) creada en 1921,

construyó escuelas y capacitó a un gran personal docente en todo el territorio nacional para poder

cumplir con ésta meta ante la sociedad.

5.2 La Educación Primaria en el Estado de Puebla México

En México de acuerdo al último censo realizado por el INEGI en el 2005, se tiene un registro

de 44 898 388 habitantes en edad escolar de entre 3 a 24 años de edad.

De la población antes mencionada, el número total de escuelas y alumnos del estado de

Puebla es de 10 616 escuelas y 1 374 782 alumnos ubicando a Puebla en el séptimo lugar del

total de las entidades federativas.

27

Haciendo referencia a la tabla 1.1, el estado de Puebla bajó el nivel de cobertura de educación

básica a nivel primaria del periodo 2002- 2003 al periodo 2004 – 2005, lo cual es negativo

debido a que debía haber subido en lugar su nivel de cobertura. De aquí la importancia de

ampliar la cobertura escolar primaria, para así Puebla poder elevar la cantidad de habitantes con

estudios básicos.

En el reporte de anual del INEE que corresponde al año 2005, se arrojan datos acerca de los

estados en los cuales existe un alto porcentaje de la población en situación regular en las edades

de 6 a 11 años (nivel primaria) y un porcentaje fuera de la escuela cerca del porcentaje nacional,

dentro de los cuales se encuentra ubicado el estado de Puebla (Aguilar R. M, et al, 2005).

Reafirmando el énfasis que el estado de Puebla debe darle al ampliar su número de escuelas en el

estado, para así poder tener un menor porcentaje de personas que se encuentran fuera de la

misma.

La siguiente tabla permite dar a conocer, los niveles de eficacia en cuanto a la deserción,

reprobación y la tasa de no conclusión en tiempo normativo, las entidades federativas están

acomodadas de acuerdo al puntaje final obtenido en el ciclo 2004 – 2005 en forma decreciente,

en donde Puebla ha ido reduciendo su nivel de deserción así como de reprobación con lo cual, se

puede notar que la enseñanza en Puebla ha ido mejorando, ya que en ambos aspecto podemos

incluir diferentes factores que afectan la misma en el nivel primaria dependiendo de la zona de

marginación en la que se encuentre la escuela.

5.3 Evaluación PISA y sus Características.

Para poder conocer el nivel de calidad en educación en el que se encuentra México, es

importante estar al tanto en las evaluaciones que se le han realizado al Sistema Educativo

28

Mexicano, que en este caso, se enfocara al Programa para la Evaluación Internacional de los

Estudiantes (Programme for Internacional Student Assesstment, PISA), el cual es programa

promovido y organizado por la OCDE en el cual participa México debido a que es miembro del

mismo desde 1994, el propósito de esta evaluación es el poder ayudar a que los países

reflexionen sobre las políticas y metas educativas para así poder analizar las causas y

consecuencias en cuanto a lo educativo.

El elemento central de la evaluación realizada por PISA es de evaluar las habilidades de los

estudiantes que serán requeridas en su vida diaria, este es el motivo del mismo Sistema

Educativo Mexicano, el cual se enfoca a la formación de personas con una serie de capacidades,

habilidades que les permita vivir una vida digna y que les permita aportar al país un mejor

servicio. Algunas características de este programa son las siguientes:

La evaluación cubre un rango de entre 4,500 y 10,000 estudiantes de 150

escuelas en cada país.

Puede haber una muestra más grande.

Se aplican instrumentos de lápiz y papel.

La prueba tiene una duración de tres horas por estudiante. Contiene

diferentes tipos de reactivos, predominando los de respuesta abierta

construida.

Los estudiantes responden un cuestionario que dura de 20 a 30 minutos.

La duración total para responder la prueba y el cuestionario del estudiante

será de tres y media horas.

Los directores escolares contestan un cuestionario que dura 20 minutos,

aproximadamente.

29

Se tiene planeado evaluar aproximadamente a 40,000 estudiantes de 1,200 escuelas del nivel

secundaria y bachillerato en sus diferentes modalidades de servicio, de las 32 entidades del país.

5.3.1 Evaluaciones de PISA 2003

La primera evaluación realizada por PISA en el 2000 y PISA Plus 2002, sus estadísticas

arrojan que México se encontraba en el número veinte de acuerdo a los países miembros de la

OCDE, las áreas en las que se baso esta evaluación fue en el área de: lectura, matemáticas y

ciencias, teniendo un énfasis mayor en la lectura.

La segunda evaluación fue realizada en el 2003, en donde México se volvió a ubicar en el

lugar número veinte con un total de 30 países participantes con una diferencia de dos países más

que se integraron a la OCDE, en donde se evaluaron cuatro áreas: lectura, matemáticas, ciencia y

solución de problemas. Se hará, referencia a la segunda evaluación realizada por PISA.

5.3.2 Población participante de México en la Evaluación PISA 2003

En cuanto a la población muestra registrada por PISA en el 2003, México registró una

cantidad de 29 983 de una población de 2 192 452 de jóvenes de 15 años.

La cantidad de alumnos evaluados en el 2003 fue de 29 983 y el número de escuelas fueron 1

124. Para PISA la muestra mínima de estudiantes es de 4 mil 500 y un mínimo de 150 escuelas,

tomando como referencia esto México participó con más del mínimo y con más de la evaluación

anterior en la cual participó con un total de 183 escuelas y de 5 276 alumnos. (Vidal y Díaz.

2003). El número de escuelas a evaluar en el Estado de Puebla por PISA en el 2003 fue de 42 de

las cuales se evaluaron 41 siendo el 98% de lo planeado.

30

Los estudiantes a evaluar por PISA 2003 en el estado de Puebla fue de 1 185 de los cuales se

evaluaron 1 060.

En la evaluación de matemáticas México obtuvo una media de 385 de una media total de 500,

obteniendo con un intervalo de confianza del 95 % un límite inferior de 373.4 y uno superior de

397.0, sobre el total de la media.

5.3.3 Resultados de México en la Evaluación PISA 2003

Se toma como referencia el promedio de la OCDE (media de 500), para observar que México

tiene un porcentaje mayor de estudiantes en el nivel 0, teniendo mayor porcentaje en el nivel 1,

menos en el nivel 2 y continúa decreciendo hasta el nivel 6. Cabe mencionar que los niveles a los

que se hace referencia, son los niveles de competitividad. Por lo que México, maneja un bajo

nivel de competitividad en relación a la categoría de matemáticas.

Comparación entre los Porcentajes globales de México y los de la OCDE en la categoría

de Solución de Problemas.

Podemos observar que México en cuanto a la solución de problemas, en el nivel 0 obtuvo alto

porcentaje, duplicando el porcentaje del nivel 1, mientras que en el nivel 2 y 3 obtuvieron muy

bajos porcentajes.

En la categoría de ciencias, México obtuvo puntajes muy bajos en la evaluación de PISA

2003, obteniendo 17 puntos menos, en comparación a la evaluación realizada en el 2000. Como

se puede ver en la gráfica, México se ubica por arriba de Chile por siete puntos de diferencia.

31

5.3.4 Resultados del Estado de Puebla en la Evaluación PISA

2003

El estado de Puebla dentro de la evaluación realizada por PISA en el 2003, se ubica a nivel

estatal en el numero 5 con una cantidad de 5 422 habitantes de acuerdo a lo registrado hasta el

2004, ubicándose debajo de Dinamarca y arriba de Finlandia, en donde Puebla tiene un

porcentaje de 33.5 en cuanto a la población de 0 a 14 años.

De acuerdo a la media obtenida por el estado de Puebla, en cuanto al numero de estudiantes

por entidad federativa en relación al desempeño en escala global de matemáticas se puede

apreciar que se encuentra con 42 puntos en el nivel 0, en el nivel 1 con 29 puntos, en el nivel 2

con 19 y en 8 puntos en el nivel 3.

En comparación con las otras entidades federativas, Puebla refleja un bajo nivel de

competencia en cuanto a matemáticas, tomando en cuenta que Colima es el estado que obtuvo el

mayor puntaje, en relación al nivel más alto de competitividad.

Porcentaje de Estudiantes por nivel de desempeño en la escala global de lectura por entidad

federativa en comparación a Puebla y con el porcentaje mayor obtenido.

Las medias obtenidas por los estudiantes por entidad federativa en cuanto a la categoría de

lectura, en el nivel 0 se ubica Puebla con 26 puntos, en el nivel 1 con 29 puntos y en forma

decreciente del 2 al 4-6. Volviendo Puebla, a reflejar un bajo nivel de competencia en cuanto a

lectura, en comparación con Colima.

Comparación entre las medias globales por entidad federativa y la media Nacional en la

categoría de Ciencias.

32

5.3.5 Conclusiones acerca de los resultados obtenidos de PISA 2003

México se ubica con una media global de 385 en la evaluación PISA 2003 con un límite

inferior de 373.4 y un límite superior de 397.0, de un promedio de 500 ubicándose en el ante-

antepenúltimo.

México se encuentra en los países con medias significativamente menores a la media de la

OCDE, con lo cual se puede decir que México no se encuentra en un buen nivel en cuanto a

matemáticas para la OCDE.

En la evaluación de lectura, México obtuvo una media de 400 de una media de 492 y

obteniendo con un intervalo de confianza del 95 % un límite inferior de 386.5 y uno superior de

413.0, sobre el total de la media. En las medias de la evaluación de Matemáticas, obtuvo una

media de 387, siendo la más alta de 560 obtenida por Hong Kong y en las medias de la

evaluación de ciencias, obtuvo una media de 405, siendo la mayor de 548 la cual fue obtenida

por Finlandia. Una observación importante realizada en ésta evaluación de PISA 2003, fue que

en ciencias, México obtuvo un puntaje menor al obtenido en la evaluación de PISA 2000; siendo

algo preocupante para los evaluadores, debido a que el gobierno de México a invertido bastante

en la educación de los mexicanos.

En la prueba de lectura, matemáticas, ciencias y solución de problemas México ubica dentro

de los países con medias significativamente menores al promedio de la OCDE, ubicándose junto

con otros países como Argentina, Chile, Brasil, Tailandia, Bulgaria, entre otros.

33

Sin la realización de estadísticas y evaluaciones, no se sabría en que nivel se encuentra

nuestro país, tanto de tasa demográfica como los niveles educativos, es de suma importancia

conocer la deserción escolar, el incremento y el nivel en que se encuentra a nivel mundial en los

diferentes rubros los cuales abarca la evaluación de PISA 2003. Así como también, el nivel en el

que se encuentra Puebla a nivel Internacional en las evaluaciones realizadas por PISA.

5.3.6 Conclusiones acerca de la Educación en México

La población de México que se encuentra en edad escolar ha incrementado en los últimos

años del siglo XX, de ahí la necesidad de la mejora continua, ya que el Sistema Educativo

Nacional debe enfrentar diferentes factores como son las desigualdades económicas,

demográficas, entre otras, una forma de mejora continua es a través de la creación de programas

educativos.

Con las estadísticas expuestas a lo largo de este tema, se puede notar que gran parte de los

resultados aquí expuestos pertenecientes a una evaluación realizada por una institución nacional

y otra por una institución internacional, el eje fundamental es el maestro, quien es que recibe el

logro educativo de los estudiantes, es por eso que es importante investigar qué esta pasando en la

realidad actual comparándola con la pasada para poder conocer los avances que se han tenido en

Sistema Educativo México en cuanto a la Calidad en la Educación.

Siendo uno de sus propósitos el mejoramiento pedagógico del SEM ha desarrollado diversos

programas para la mejora educativa, en donde uno de los programas que ha tenido mayor énfasis

ha sido el Programa de Escuelas de Calidad. Por lo que, es de suma importancia conocer el

funcionamiento de los programas educativos en México.

34

5.4 Programa Escuelas de Calidad (PEC)

Se considera importante mencionar lo qué es por una parte la calidad y por el otro lo que ésta

es aplicada al campo de la educación.

Al analizar diferente literatura que ha abordado el tema de la calidad, se encuentran

definiciones y enfoques muy heterogéneos de la calidad. Todo depende de la perspectiva

profesional desde la que se analiza, ya que se lee de diferente manera por un economista, un

político, un filósofo o un educador.

El Programa Escuelas de Calidad (PEC), comenzó en el ciclo escolar 2000-2001, con una

iniciativa del gobierno federal y estatal, básicamente su propósito es mejorar la calidad en la

educación que se imparte en las escuelas públicas de educación básica. El PEC, busca en todo

momento la equidad a través del mejoramiento de la calidad en la educación que se ofrece en las

escuelas públicas de educación básica.

El programa, se fundamenta en la necesidad de hacer efectiva la igualdad de oportunidades

para el logro educativo de todos los educandos. Es decir, lograr la equidad en la calidad de la

educación que se ofrece en las escuelas de enseñanza básica.

Una de las estrategias fundamentales con las que cuenta el programa, consiste en apoyar las

acciones, para mejorar tanto la calidad del servicio educativo, como los resultados de

aprendizaje, mediante una reorientación de la gestión institucional -federal y estatal- para

ampliar los márgenes de decisión escolar; ofrecer capacitación y acompañamiento técnico para

enriquecer el proceso de transformación escolar; abrir espacios significativos para la

participación social responsable y proveer recursos financieros adicionales administrados

directamente por la escuela.

35

El PEC forma parte de la política nacional de reforma de la gestión institucional y escolar, que

busca, como se mencionó con anterioridad, superar diversos obstáculos para el logro educativo,

estos fueron identificados en el Programa Nacional de Educación (ProNae 2001-2006), como

son: el estrecho margen de la escuela para tomar decisiones, el desarrollo insuficiente de una

cultura de planeación, la ausencia de evaluación externa de las escuelas y de retroalimentación

de información para mejorar su desempeño, los excesivos requerimientos administrativos que

consumen el tiempo de los directores, supervisores y jefes de sector, las condiciones poco

propicias para el desarrollo de un liderazgo efectivo de los directores, supervisores y jefes de

sector, la escasa vinculación real de los actores escolares, el ausentismo, el uso poco eficaz de los

recursos disponibles en la escuela, la limitada participación social, las prácticas docentes

rutinarias, formales y rígidas con modelos únicos de atención a los educandos, así como las

deficientes condiciones de infraestructura y equipamiento.

Debido a que una de las políticas del ProNae es la de la transformación de la gestión escolar,

pretende generar ambientes escolares favorables para el logro de aprendizajes en los educandos

(ProNae, 2000), es, a través del PEC que se espera aumentar la participación ciudadana,

capacitación de profesores para mejorar la calidad de enseñanza, con el fin de que los estudiantes

al obtener una mejor enseñanza tengan la oportunidad de obtener una vida profesional y familiar

plena. (Bonilla Hernández, S., Sosa Trujillo, C. 2005).

El Programa Escuelas de Calidad es un programa que cubre todo el territorio nacional y para

participar en él, los estados tienen que manifestar su voluntad de incorporarse.

Es de suma importancia mencionar que la participación dentro del PEC es voluntaria,

mientras las escuelas cumplan con las bases de las convocatorias, podrán solicitar su inscripción

36

al proceso de selección, a la par, deben comprometerse a constituir un Consejo Escolar de

Participación Social.

Ahora bien, ¿qué significa el Consejo Escolar de Participación Social? Es a través de este

consejo, como se involucran todas las personas que participaran en el mejoramiento de la

escuela. Todos ellos, aceptan recibir capacitación y asesoría para diseñar el Plan Estratégico de

Transformación Escolar y el Programa Anual de Trabajo, dicho plan y programa, representarán

el análisis de la situación de la escuela, así como las perspectivas y metas de las escuelas de

manera particular.

Finalmente, después de presentar estos documentos, las escuelas son sometidas a un proceso

de selección que son establecidos por cada estado, de acuerdo con algunos lineamientos

generales; para las escuelas que ya participaban en ciclos anteriores, el procedimiento radicará en

la presentación de sus resultados, así como la actualización de su plan y programa

respectivamente.

Por otra parte, una vez que la escuela ha sido seleccionada o bien se ha renovado su

incorporación, se compromete a firmar un convenio de desempeño que debe contener la rúbrica

del director, los docentes y todos los integrantes del Consejo Escolar de Participación Social.

Así es como se sella el compromiso de todos los involucrados en la educación, para el

cumplimiento de sus metas planteadas en el plan y programa que presentaron con anterioridad.

Una vez que han sido admitidas, las escuelas abren una cuenta bancaria en la que se depositan

los recursos recibidos, de esos recursos, por lo menos 60 por ciento debe ser invertido en la

mejora de infraestructura.

37

5.4.1 Objetivo del PEC

El Programa de Escuelas de Calidad, busca desarrollar en las escuelas participantes prácticas

innovadoras sustentadas en valores, tanto en la gestión escolar, como en la docencia y la

participación social, para equipar las escuelas con mas aulas, inmobiliario y tecnología de punta.

Uno de los objetivos principales del PEC, es el de instituir en las escuelas públicas de

educación básica, incorporadas al programa, un modelo de autogestión enfocado a la mejora del

aprendizaje de los estudiantes y la práctica docente mediante una gestión escolar estratégica que

atienda con equidad a la diversidad, a partir de un esquema de cofinanciamiento, participación

social y rendición de cuentas.

5.4.2 Estándares del PEC

Los Estándares de una Escuela PEC (indicadores de proceso), se obtienen a raíz de la

elaboración de los objetivos, ya que pretenden medir el grado de cumplimiento de cada objetivo.

Los estándares de gestión, práctica docente y participación social en la escuela son los

siguientes:

1. La comunidad escolar comparte una visión de futuro, planea sus actividades y

estrategias y cumple con las metas que ella misma se fija.

2. El director ejerce liderazgo académico, administrativo y social, para la transformación

de la comunidad escolar.

3. El personal directivo, docente y de apoyo trabaja como un equipo integrado, con

intereses afines y metas comunes.

4. Los directores y docentes se capacitan continuamente y se actualizan.

38

5. Los directivos y docentes demuestran un dominio pleno de los enfoques curriculares,

planes y programas y contenidos.

6. Se cumple con el calendario escolar, se asiste con puntualidad y se aprovecha

óptimamente el tiempo dedicado a la enseñanza.

7. La escuela mejora las condiciones de su infraestructura material, para llevar a cabo

eficazmente sus: aulas en buen estado, mobiliario y equipo adecuado a los procesos

modernos de enseñanza-aprendizaje, laboratorios equipados, tecnología educativa,

iluminación, seguridad, limpieza, así como los recursos didácticos necesarios.

8. Los docentes demuestran capacidad crítica de su propio desempeño, así como la

rectificación a partir de Concepto positivo de sí mismos y su trabajo.

9. Los docentes planifican sus clases anticipando alternativas que toman en cuenta la

diversidad de sus estudiantes.

10. Las experiencias de aprendizaje propiciadas por los docentes ofrecen a los estudiantes

oportunidades diferenciadas en función de sus diversas capacidades, aptitudes y

ritmos.

11. Los docentes demuestran a los estudiantes confianza en sus capacidades y estimulan

constantemente sus avances, esfuerzos y logros.

12. Los docentes consiguen de sus alumnos una participación activa, crítica y creativa.

13. La escuela se abre a la integración de niñas y niños con necesidades educativas

especiales, otorgando prioridad a los que presentan alguna discapacidad y que

requieren de apoyos específicos para desarrollar plenamente sus potencialidades.

14. En la escuela se favorece el conocimiento y valoración de nuestra realidad

multicultural.

39

15. La escuela incentiva el cuidado de la salud, el aprecio por el arte y la preservación del

medio ambiente.

16. La comunidad escolar se desenvuelve en un ambiente propicio a la práctica de valores

universales tales como la solidaridad, la tolerancia, la honestidad y la responsabilidad,

en el marco de la formación ciudadana y la cultura de la legalidad.

17. El personal, los padres de familia y miembros de la comunidad a la que atiende la

escuela participan en la toma de decisiones y en la ejecución de acciones en beneficio

del centro.

18. Los padres de familia están organizados y participan en las tareas educativas con los

docentes, son informados con regularidad sobre el progreso y rendimiento de sus hijos

y tienen canales abiertos para expresar sus inquietudes y sugerencias.

19. Los alumnos se organizan y participan activamente en las tareas sustantivas de la

escuela.

20. La comunidad escolar se autoevalúa, busca la evaluación externa y, sobre todo, la

utiliza como una herramienta de mejora y no de sanción.

21. La escuela promueve el desarrollo profesional de su personalidad mediante la

reflexión colectiva y el intercambio de experiencias para convertirse en una verdadera

comunidad de aprendizaje.

22. La escuela participa en una red de intercambio con otras escuelas.

23. La escuela se abre a la sociedad, rinde cuentas de su desempeño.

40

Figura 2. Contexto del PEC

6. MARCO CONCEPTUAL

Es necesario en dicho marco que se relacionen conceptos de las variables contempladas en

el problema y en los objetivos de investigación, al igual que de los términos utilizados con

mayor frecuencia y preferencia dentro del contenido general del trabajo. Lo cual permitirá un

mayor conocimiento, información e ilustración de conceptos referenciales:

6.1 Concepto de Auditoria:

Es un examen crítico que se realiza con el fin de evaluar la eficiencia y eficacia de una

organización. Es una revisión metódica, periódica e intelectual de los registros, tareas y

resultados de la empresa, con el fin de diagnosticar el comportamiento global en el desarrollo de

sus actividades y operaciones. Puede decirse que la auditoría es un tipo de examen o

evaluación que se lleva a cabo siguiendo una cierta metodología. Lo habitual es que el auditor no

pertenezca a la entidad auditada. En su acepción mas amplia significa verificar

la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veras y

Componen

Práctica Pedagógica

O

G

O

agregado

41

oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron

planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se

cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma

como se administra y opera teniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos.

6.2 Tipos de auditoria

Dependiendo de lo que se busque examinar y la forma en que se realiza podemos encontrar

diferentes tipos de auditoría entre los que podemos encontrar:

Auditoría externa o legal: es la más conocida popularmente y consiste en el análisis de

las cuentas del balance anual de una empresa a través de un profesional auditor externo

por requerimiento legal. Tiene efecto de inscripción en el Registro Mercantil.

Auditoría interna: se lleva a cabo por los propios empleados del negocio, para

investigar la validez de los métodos de operaciones y su coherencia con respecto a la

política general de la empresa. Para ello se evalúan ciertos detalles que intervienen en los

procesos y mecanismos internos. Es una herramienta clave para el control interno y una

vez finalizado el análisis emitirá un informe a la dirección o a órganos superiores del

equipo, para evaluar posibles soluciones en referencia a los problemas encontrados.

Auditoría operacional: este tipo de auditoría se desempeña por un profesional

cualificado para ello y tiene como objetivo valorar la empresa y su gestión para

aumentar la eficacia y la eficiencia, hacia una mejora importante en la productividad. No

tiene porqué desarrollarse por alguien interno de la empresa, sino que la propia Dirección

podrá contratar a un profesional especializado en ello. El auditor analizará el sistema y

propondrá ideas con mejoras útiles.

42

Auditoría de sistemas o especiales: en este grupo encontramos otro tipo de auditorías

dirigidas a evaluar otro tipo de factores no económicos, como es el caso de la auditoría de

software, entre otros muchos.

Auditoría pública gubernamental: se desarrolla por el Tribunal de Cuentas gracias a las

competencias adquiridas por la Ley Orgánica de 1984.

Auditoría integral: esta auditoría evalúa por completo toda la información financiera,

estructura de la organización, los sistemas de control interno, cumplimiento de leyes y

objetivos empresariales para dar una visión global y certera del cumplimiento de la

empresa.

Auditoría forense: se realizan en las investigaciones criminales con el objetivo de

esclarecer los hechos ocurridos.

Auditoría fiscal: esta auditoría se realiza con el objetivo de velar por el cumplimiento de

las leyes tributarias, para que las empresas y organizaciones paguen sus impuestos de

forma correcta.

Auditoría financiera: también denominada auditoría contable. Se encarga de examinar y

revisar los estados financieros y la preparación de informes de acuerdo a normas

contables establecidas.

Auditoría de recursos humanos: se utiliza para hacer una revisión de la plantilla, las

necesidades que posee la empresa y la gestión del talento.

Auditoria de gestión: Es el examen que se realiza a una organización con el propósito de

evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el que se manejan los recursos disponibles y

se logran los objetivos previstos por el ente responsable.

43

6.3 La auditoría de gestión:

Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de

proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad,

programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía

en el uso de los recursos públicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son

responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su responsabilidad ante el público.

“En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association

sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la cual, en sus palabras, consistía

en "una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y

futuro probable." Viendo ya la necesidad de las revisiones integrales y analizando a la empresa

como un todo en 1945, el Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona que la

revisión de una empresa puede realizarse analizando sus funciones. A fines de 1940 cuando los

analistas financieros y los banqueros expresaron el deseo de tener información que le permitiera

realizar una evaluación administrativa trajo consigo el surgimiento de otro tipo de Auditoría, la

de gestión.”

“En 1949, Billy E. Goetz declara el concepto de auditoría administrativa, que es la encargada

de descubrir y corregir errores de administrativos. Seis años después, en 1955, Harold Koontz y

Ciryl O´Donnell, también en sus Principios de Administración, proponen a la auto-auditoría,

como una técnica de control del desempeño total, la cual estaría destinada a "evaluar la posición

44

de la empresa para determinar dónde se encuentra, hacia dónde va con los programas presentes,

cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos."

El interés por esta técnica lleva en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El

Análisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividad para

establecer las bases para mejorarla a través de un método que identifica y cuantifica los factores

y funciones que intervienen en la operación de una organización. En 1962, William Leonard

incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la Auditoría

Administrativa. A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria

Administrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditoría.

Asimismo, precisa las diferencias entre la auditoría administrativa y la auditoría financiera, y

desarrolla los criterios para la integración del equipo de auditores en sus diferentes modalidades.

En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodológico para

instrumentar una auditoría de las operaciones que realiza una empresa; y Gabriel Sánchez Curiel,

en 1987, “aborda el concepto de Auditoría Operacional, la metodología para utilizarla, la

evaluación de sistemas, el informe y la implantación y seguimiento de sugerencias, mientras que

John Williams Wingate en su obra “Auditoria Administrativa para comerciantes”, señala como

evaluar el comportamiento comercial de la empresa. En 1989, Joaquín Rodríguez Valencia

analiza los aspectos teóricos y prácticos de la auditoría administrativa, las diferencias con otra

clase de auditorías, los enfoques más representativos, incluyendo su propuesta y el

procedimiento para llevarla a cabo.

45

En 1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluación con un enfoque

profundo; muestra las fases y metodología para su instrumentación, la forma de diseñar y

emplear cuestionarios y cédulas, y presenta un caso práctico para ejemplificar una aplicación

específica.

La auditoría de gestión es “un examen positivo de recomendaciones para posibles mejoras en

las 5 Es (Eficiencia, efectividad y economía, ética y ecología.)” 8 MALDONADO, Milton,

Auditoría de Gestión, Tercera Edición, Quito 2006.

La Auditoría de Gestión surgió de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados

por la empresa en un período de tiempo determinado. Surge como una manera efectiva de poner

en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeño y productividad. Desde el

mismo momento en que existió el comercio se llevaron a cabo auditorias de algún modo. Las

primeras fueron revisiones meticulosas y detalladas de los registros establecidos para determinar

si cada operación había sido asentada en la cuenta apropiada y por el importe correcto. Hoy en

día, el inversionista, el accionista, las actividades del gobierno, y el público en general, busca

información con el fin juzgar la calidad administrativa.

6.4 Secretaria de educacion:

La Secretaría de Educación del municipio de lorica es la entidad responsable de garantizar el

derecho a la educación de los niños, niñas y jóvenes en cada una de las nueve regiones del

departamento, teniendo como gran reto fortalecer la calidad de la educación pública, en procura

del mejoramiento de las condiciones de vida de los niños Santa Cruz de Lorica.

46

El sistema educativo colombiano lo conforman: la educación inicial, la educación preescolar,

la educación básica (primaria cinco grados y secundaria cuatro grados), la educación media (dos

grados y culmina con el título de bachiller), y la educación superior.

En Colombia la educación se define como un proceso de formación permanente, personal

cultural y social que se fundamenta en una concepción integral de la persona humana, de su

dignidad, de sus derechos y de sus deberes.

En nuestra Constitución Política se dan las notas fundamentales de la naturaleza del servicio

educativo. Allí se indica, por ejemplo, que se trata de un derecho de la persona, de un servicio

público que tiene una función social y que corresponde al Estado regular y ejercer la suprema

inspección y vigilancia respecto del servicio educativo con el fin de velar por su calidad, por el

cumplimiento de sus fines y por la mejor formación moral, intelectual y física de los educandos.

También se establece que se debe garantizar el adecuado cubrimiento del servicio y asegurar a

los menores las condiciones necesarias para su acceso y permanencia en el sistema educativo.

6.4.1 Educación básica:

Corresponde a la identificada en el artículo 356 de la Constitución Política como educación

primaria y secundaria: comprende nueve grados y se estructura en torno a un currículo común,

conformado por las áreas fundamentales del conocimiento y de la actividad humana. (Ley 115.

Art.19).

6.4.2 Educación básica primaria:

Corresponde al ciclo de los cinco (5) primeros grados de la educación básica. (Ley 115. Art.

21).

47

6.4.3 Educación básica secundaría:

Corresponde al ciclo de los cuatro (4) grados subsiguientes de la educación básica. (Ley 115.

Art. 22).

6.4.4 Educación inicial:

Periodo de inicio de la acción educativa en función de los niños y se refiere a los procesos

educativos oportunos y pertinentes que se generan a partir de las necesidades, intereses y

características de los mismos, a fin de favorecer aprendizajes significativos que aporten al

desarrollo de todas sus capacidades físicas, (biológico) psicológicas (afectivo y cognitivo), y

sociales (ambiental).

6.4.5 Educación media:

Constituye la culminación, consolidación y avance en el logro de los niveles anteriores y

comprende dos grados, el décimo y el undécimo. Tiene como fin la comprensión de ideas y los

valores universales y la preparación para el ingreso del educando a la educación superior y al

trabajo. (Ley 115. Art. 27).

6.4.6 Educación media académica:

La educación media académica permitirá al estudiante, según sus intereses y capacidades,

profundizar en un campo específico de las ciencias, las artes o las humanidades y acceder a la

educación superior. (Ley 115. Art. 29).

48

7. COBERTURA EDUCATIVA

La cobertura educativa es un indicador para explorar la relación entre la demanda y la oferta

de servicios en un sistema educativo, su uso se remonta a partir de los años. La siguiente tabla

mostrara en el direccionamiento de gestión estratégico para el proceso de cobertura educativa:

Figura 3. Cobertura Educativa

7.1 E

ficiencia y efectividad del proceso cobertura educativa:

Conceptualización de eficacia y eficiencia en México

49

Autor Definición

Eficacia. Eficiencia.

UNESCO Hace referencia a la medida y a la

proporción en la que se alcanzan los

objetivos educativos, respecto de la

equidad en la distribución de los

aprendizajes, de su relevancia y de

su pertinencia.

Es lo que se observa y se valora

como impacto de la educación.

Se refiere a la relación entre los

objetivos educativos esperados y

los aprendizajes logrados,

mediante la utilización óptima de

los recursos destinados para ello.

En el sistema educativo nacional

se asocia a la eficiencia con los

niveles de logro de indicadores

que se alcanzan en un periodo

determinado.

Felipe

Martínez

Rizo

Logra que la más alta proporción

posible de destinatarios acceda a la

escuela, permanezca en ella y egrese

alcanzando los objetivos de

aprendizaje.

Cuenta con recursos suficientes y

los aprovecha bien

50

Silvia

Schmelkes

La capacidad de un sistema

educativo básico de lograr los

objetivos –suponiendo que estos son

relevantes– con la totalidad de los

alumnos que teóricamente deben

cursar el nivel, y en el tiempo

previsto para ello. Un sistema

educativo será más eficaz en la

medida en que se acerque a esta

finalidad. Este concepto incluye el

de cobertura, el de permanencia, el

de promoción y el de aprendizaje

real

Un sistema será de mayor calidad

en la medida en que, comparado

con otro, logra resultados

similares con menores recursos.

51

Al hacer un breve repaso histórico sobre la forma en que el derecho a la educación ha sido

plasmado en las constituciones de nuestro país resulta evidente cómo se ha transformado su

conceptualización. Desde el siglo XIX se encuentran referencias muy importantes sobre la

educación en las distintas constituciones que tuvo la República. La Constitución de Apatzingán

de 1814, por ejemplo, establece en su artículo 39 que “La instrucción, como necesaria a todos los

ciudadanos, debe ser favorecida por la sociedad con todo su poder”. Por su parte, la Constitución

Federal de los Estados Unidos Mexicanos de 1857, considerada el antecedente más importante

del texto constitucional de 1917, inicia con los derechos del hombre y, en su artículo primero,

establece que: “el pueblo mexicano reconoce que los derechos del hombre son la base y el objeto

de las instituciones sociales”. En consecuencia, declara: “que todas las leyes y todas las

autoridades del país deben respetar y sostener las garantías que otorga la presente Constitución”.

Además, en el artículo tercero se establece que: “La enseñanza es libre. La ley determinará qué

profesiones necesitan título para su ejercicio, y con qué requisitos se deben expedir”. La

Constitución de 1917 inicia con las Garantías Individuales y la tercera de ellas se refiere a la

educación. El texto original establecía: “La enseñanza es libre, pero será laica la que se dé en los

establecimientos oficiales de educación, lo mismo que la enseñanza primaria elemental y

superior que se imparta en los establecimientos particulares (…). En los establecimientos

oficiales se impartirá gratuitamente la enseñanza primaria”. Nótese cómo se introduce el

concepto de gratuidad que había adquirido importancia desde finales del siglo XIX, así como el

de laicidad, íntimamente relacionado con el proceso de separación de los ámbitos de

competencia de la Iglesia y el Estado mexicano.

La educación es un derecho de la persona y un servicio público obligatorio que tiene una

función social, cuya responsabilidad es compartida entre el Estado, la sociedad y la familia. La

52

Constitución autoriza que este servicio sea prestado por particulares, creando y gestionando

establecimientos educativos bajo las condiciones establecidas por la ley y garantizando el

cumplimiento de los fines de la educación y la calidad en la prestación del servicio (Artículos 67

y 68 de la Constitución Política de 1991 ).

La comunidad educativa participa democráticamente a través del Gobierno Escolar (Artículo

142 de la Ley 115 de 1994 y artículo 2.3.3.1.5.2. del Decreto 1075 de 2015) y las secretarías de

educación ejercen inspección y vigilancia, en desarrollo de las políticas y normas emitidas por el

Ministerio de Educación, para garantizar la equidad, eficiencia y calidad en la prestación del

servicio educativo por parte de los establecimientos educativos privados.

Entre las estrategias de ampliación de cobertura aplicadas por el Ministerio de Educación

Nacional se encuentran la transferencia de los recursos del sector (Sistema General de

Participaciones) del Ministerio de Educación a las entidades territoriales certificadas, por cada

estudiante matriculado en su jurisdicción, la organización de la oferta del servicio educativo en

los establecimientos oficiales y la contratación del servicio educativo con particulares. En el año

2015, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1851, el cual reglamenta la contratación de la

prestación del servicio de educación preescolar, básica y media con particulares, subrogando el

Capítulo 3, del Título 1, de la Parte 3, del Libro 2, del Decreto 1075 de 2015.

La educación es un derecho humano fundamental y es un bien público. Existe un amplio

consenso de que los derechos humanos, indispensables para el desarrollo de las personas y de la

sociedad, están fuera del alcance de quienes han sido privados de educación. Esto es más

evidente en los derechos relacionados con el empleo, la seguridad social (por ejemplo, los

servicios de salud) o la participación ciudadana. La educación en general, y la educación escolar

en particular, tienen un efecto multiplicador en el ejercicio de los derechos humanos.

53

8. METODOLOGIA

En este punto se señalará el nivel de profundidad de la investigación objeto de conocimiento y

la aplicación de la misma, organización del sistema educativo en la elaboración de actas

administrativas que soportan la cobertura educativa, las cuales se desarrollaran simultáneamente

con la investigación.

8.1 Tipo de estudio

Teniendo en cuenta el problema objeto de investigación se llevará a cabo un estudio de tipo

descriptivo, gracias a que se tiene un marco de referencia real sobre el cual se aplicara la

auditoria de gestion en la organización, en lo que consiste aplicar para deducir un bien o

circunstancia que se esté presentando; se aplica describiendo todas sus dimensiones, en este caso

se describe el órgano u objeto a estudiar. Es decir, en llegar a conocer las situaciones, costumbres

y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos

y personas. Asi mismo, se plantean las variables de eficiencia y eficacia que componen el

problema, se analizan sus comportamientos e incidencia en el funcionamiento de la secretaria de

educacion municipal de santa cruz de lorica comparando los resultados obtenidos y aplicados,

proporcionando así un plan de mejoramiento para la implementación de la auditoria de gestion

en las instituciones encargadas de esta estructura.

8.2 Definición de población

La población está conformada por la SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE

SANTA CRUZ DE LORICA

54

9. MÉTODO DE INVESTIGACIÓN

Se tomará información general para aplicar a un caso puntual por tanto se utilizará el método

Descriptivo, se encarga de detallar las secciones que conforman la totalidad del caso a estudiar,

describiendo todas sus dimensiones, datos obtenidos y técnicas para la recolección de detalles en

este caso se describe el órgano u objeto a estudiar. En base a las variables que componen el

problema de estudio.

Se desarrolla en el entendimiento de lo concreto a lo abstracto, descomponiendo los

elementos que constituyen la teoría general para estudiar con mayor profundidad cada elemento

por separado y de esta forma conocer la naturaleza del fenómeno de estudio para revelar su

esencia.

Posteriormente del resultado de la investigación y aplicación se obtendrá una base para la

implementación de una Auditoria de Gestion para medir la eficiencia y efectividad del proceso

cobertura educativa en la Secretaria de Educacion Municipal de Santa Cruz de Lorica.

55

10. POBLACIÓN Y MUESTRA

10.1 Población:

Es el conjunto total de individuos, objetos o medidas que poseen algunas características

comunes observables en un lugar y en un momento determinado. Cuando se vaya a llevar a cabo

alguna investigación debe de tenerse en cuenta algunas características esenciales al seleccionarse

la población bajo estudio.

Se estima que el total de la población en edad escolar del Municipio de Lorica son niños,

niñas y joven que habitan las zonas rurales y de difícil acceso. Las cifras que sustentan el estado

actual de la educación rural del país destacan las altas tasas de analfabetismo, los bajos niveles

de escolaridad y los grandes índices de deserción; por tanto es necesario que los procesos

educativos brinden oportunidades que mejoren la calidad de vida de sus pobladores

contribuyendo a disminuir los índices de migración a los centros urbanos. La población rural

requiere de alternativas educativas pertinentes que tengan en cuenta características geográficas,

sociales y culturales, con el fin de acercar la escuela a las comunidades y disminuir la brecha

existente entre el campo y la ciudad; Para esto, es de especial importancia que las entidades

territoriales direccionen sus esfuerzos hacia la ampliación de cobertura en los niveles de

preescolar, básica secundaria y media, dado que es allí donde residen los principales problemas

de acceso y permanencia al sistema educativo. También se deben tener en cuenta los programas

de calidad que garanticen contenidos curriculares, materiales educativos y formación docente

acordes con las particularidades de la zona.

La Secretaria de Educación de Santa Cruz de Lorica cuenta con una población estadística

correspondiente a niñas, niños y adolescentes entre 3 y 16 años a quienes les asiste el derecho de

acceder a la educación; para un total de 1765 niños y niñas en el municipio. Esto se refleja en la

56

plataforma SIMAT para los 31 establecimientos educativos existentes dentro del municipio; los

cuales son:

Tabla 1. Establecimiento Educativos del muniipio de Lorica

1 CE ANTONIO SANCHEZ GUTIERREZ

2 CE CASTILLERAL

3 CE COTOCA ABAJO

4 CE COTOCA ARRIBA

5 CE LA PEINADA

6 CE LAS CAMORRAS

7 CE MATA DE CAÑA

8 IE EL CAMPANO DE INDIOS

9 IE EL LAZO

10 IE EL REMOLINO

11 IE LOS GOMEZ

12 IE ANTONIO DE LA TORRE Y MIRANDA

13 IE DAVID SANCHEZ JULIAO

14 IE EL CARITO

15 IE EL RODEO

16 IE EUGENIO SANCHEZ CARDENAS

17 IE INSTITUTO TECNICO AGRICOLA

18 IE JESUS DE NAZARETH

19 IE JOSE ISABEL GONZALEZ

57

20 IE LACIDES C. BERSAL

21 IE LAS FLORES

22 IE PAULO VI

23 IE ROMAN CHICA OLAYA

24 IE SAN ANTERITO

25 IE SAN LUIS CAMPO ALEGRE

26 IE SANTA CRUZ

27 IE CANDELARI HACIENDA

28 IE LA UNION

29 IE LAS CRUCES

30 IE RAFAEL NUÑEZ

31 IE VILLA CONCEPCION

10.2 Muestra

Es un subconjunto o parte de la población en que se llevará a cabo la investigación. La

muestra es una parte representativa de la población, mientras más grande y representativa sea la

muestra, menor será el error de la muestra.

Por lo tanto, en este caso de investigación la muestra es la misma población porque no supera

el promedio ponderado equivalente a 100.

58

11. VARIABLES

11.1 Auditoría de gestión

El objetivo de toda auditoría de gestión es que la organización adapte sus recursos humanos

principales a las condiciones ambientales del entorno de los negocios. Para poder llevarla a cabo

debe de adoptarse el punto de vista del director general. Éste debe tomar decisiones críticas sobre

la atribución de los recursos, la estructura de la organización y el enfoque de la estrategia de

mercado.

La metodología a seguir debe de satisfacer una serie de cuestiones para que su desarrollo sea

fructífero para la organización. Estas cuestiones pueden simplificarse de la siguiente forma:

Definición del problema y determinación de la estrategia

Documentación sobre la organización

Entrevistas con los ejecutivos

Valoración sistemática individual de equipos y sistemas internos

Presentación de resultados y medidas sugeridas

Información retroactiva y seguimiento

La norma ISO 9001 se implanta en entidades del sector servicios para ofrecer lo mejor de sí

mismas a sus clientes. El Sistema de Gestión de la Calidad que aporta necesita de una serie de

documentos que requiere la norma. Dichos documentos son el manual de calidad, los

procedimientos, los instructivos de trabajo y otra documentación y se ponderan del modo

siguiente:

Manual de calidad.

Procedimientos.

59

Instructivos de trabajo y otra documentación.

La documentación de los procedimientos del SGC implica la definición de las

responsabilidades de cumplimiento, revisión, archivo y tiempo de conservación de los registros

relacionados al procedimiento en cuestión.

Lo expuesto anteriormente significa que tendrán acceso a los registros los responsables y otro

personal de las áreas afectadas, el responsable de calidad y los clientes, en base a lo acordado en

el contrato. Tenemos que posibilitar el acceso a estos documentos y tenemos la obligación de

eludir que se deterioren o se pierdan, por tanto se considera recomendable archivarlos y

conservarlos como es debido y realizar copias de los mismos como medida de seguridad.

11.2 Secretaria de Educación

En el marco de la Resolución 7797 de 2015 “por medio de la cual se establece el proceso de

gestión de la cobertura educativa en las Entidades Territoriales Certificadas", las Secretarías de

Educación tienen la responsabilidad de reportar al Ministerio de Educación Nacional, de acuerdo

con el cronograma establecido, los siguientes productos generados a partir del proceso de gestión

de cobertura:

a. Acto administrativo que reglamenta el proceso de gestión de la cobertura educativa en la

ETC

b. Proyección de cupos

c. Solicitud de cupos

d. Inscripción de alumnos nuevos

e. Reporte de Información de matrícula

60

Con el fin de realizar el seguimiento al reporte de estos productos, se utiliza el Indicador de

Nivel de Gestión que refleja el comportamiento y desempeño del proceso de cobertura en cada

entidad territorial certificada y a su vez permite adelantar los ajustes y compromisos de mejora

continúa.

El indicador evalúa en forma porcentual la oportunidad y la confiabilidad en el reporte de los

productos generados a partir del proceso, así:

• Oportunidad: Evalúa el reporte de los productos de seguimiento y oficialización en el

Sistema Integrado de Matrícula - SIMAT, de acuerdo con el cronograma establecido en la

normatividad vigente.

Tabla 2. Indicador de Oportunidad Educativa

Criterio Categoría Rangos*

Oportunidad Verde X= 100%

Amarillo X>=75% y <=99%

Rojo X>=0% y <=74%

• Confiabilidad: Evalúa el cumplimiento de los parámetros o lineamientos establecidos en

cuanto a calidad de los productos reportados.

61

Tabla 3. Indicador de Confiabilidad Educativa

Criterio Categoría Rangos*

Confiabilidad Verde X= 100%

Amarillo X>=75% y <=99%

Rojo X>=0% y <=74%

• Índice de reporte de matrícula: Expresa en forma porcentual la relación entre el total de la

matrícula del año del proceso (n) sobre el total de la matrícula del año anterior (n-1).

Tabla 4. Indice de reporte de matrícula

Criterio Categoría Rangos*

Reporte de matrícula Verde X>= 90%

Amarillo X>=90% y <=89%

Rojo X>=20% y <=88%

*Los rangos se calculan teniendo en cuenta la importancia de cada indicador

62

¿QUE DEBE HACER LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN CON ESTA INFORMACIÓN?

Uno de los insumos relevantes en el proceso de Gestión de la Cobertura Educativa es la

información de matrícula registrada en el SIMAT, que debe reunir ciertas condiciones

relacionadas con la calidad, veracidad, disponibilidad, oportunidad y confiabilidad de la

información, que se constituyen como fuente de información para la toma de decisiones, la

consolidación de estadísticas educativas y la construcción de indicadores, entre otros.

En este mismo contexto, el propósito de socializar los resultados del indicador es

retroalimentar a las secretarías de educación para que autoevalúen su gestión.

A través de este mecanismo las Secretarías de Educación podrán identificar las causas que

posiblemente generaron el comportamiento en cada uno de los criterios del indicador y formular

acciones correctivas, preventivas y de mejora para próximas vigencias, garantizando así un

mayor compromiso en el mejoramiento de los resultados alcanzados.

11.3 Eficiencia y efectividad

Entre los motivos que dan lugar a una auditoría de gestión está la necesidad de controlar la

gestión de la empresa en sus diferentes niveles. En este caso, se persigue el objetivo de establecer

un control de eficacia, eficiencia y economía. La eficacia de una organización se mide por el

grado de cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas de actuación de la misma,

es decir, comparando los resultados realmente obtenidos con los resultados previstos y, por tanto,

existe eficacia cuando una determinada actividad o servicio obtiene los resultados esperados,

independientemente de los recursos que hayan sido utilizados para ello. La evaluación de la

63

eficacia requiere siempre la existencia de objetivos claros, concretos y definidos, pudiéndose

realizar la medición del nivel de eficacia sobre los hechos y sobre los resultados. Esta evaluación

nos permite:

Conocer si los programas cumplimentados han conseguido los fines propuestos.

Facilitar información para decidir si un programa debe ser continuado, modificado

o suspendido.

Suministrar bases empíricas para la evaluación de futuros programas.

Descubrir la posible existencia de soluciones alternativas con mayor eficacia.

Fomentar el establecimiento por parte de la alta dirección de la empresa de sus

propios controles internos de gestión.

La eficiencia se mide por la relación entre los bienes adquiridos o producidos o los servicios

prestados y los recursos utilizados; la evaluación de los niveles de eficiencia requiere la

existencia de una determinada información y de una organización suficientemente preparada.

Para valorarlos, dicha evaluación puede ser realizada en términos cuantitativos o cualitativos, y

nos permite conocer:

El rendimiento del servicio prestado o del bien adquirido o vendido, en relación

con su coste.

La comparación de dicho rendimiento con una norma establecida previamente.

64

Las recomendaciones para mejorar los rendimientos estudiados, y en su caso, las

críticas de los obtenidos.

Definidos los conceptos, para realizar el cálculo de los indicadores de efectividad, eficacia y

eficiencia se suelen emplear las siguientes fórmulas:

Eficacia = (Resultado alcanzado*100)/Resultado previsto. Esto nos dará un

porcentaje que podremos evaluar en función de una tabla de percentiles, de modo que en

función del resultado le otorgaremos una puntuación del 1 al 5, siendo 1 muy ineficaz y 5

muy eficaz.

Eficiencia = (Resultado alcanzado/Costo real) *Tiempo invertido/ (Resultado

esperado/Coste estimado) *Tiempo previsto. En este caso, el análisis del indicador

también se hará en virtud de una tabla donde si el resultado es menor a 1, se considerará

ineficiente; si es igual a 1, eficiente; y si supera la unidad, será muy eficiente. En cada

caso, asignaremos una puntuación a cada horquilla; por ejemplo, 5, 3 y 1 de más a menos

eficiente.

Efectividad = (Puntaje de eficiencia/Puntaje de eficacia)/2)/Máxima puntuación

posible. Obtendremos un porcentaje que nos dirá lo efectiva que es la actividad analizada.

65

11.4 Cobertura Educativa

Indicadores del proceso

a) Uso efectivo de la oferta

UEO = matricula oficial año x / proyección de cupos nuevos * 100

b) Evolución de la relación alumno / docente

RAD = matricula en establecimientos educativos oficiales / total docentes oficiales

c) Cobertura en alimentación escolar

N° alumnos oficiales atendidos con programas de alimentación escolar / matricula

oficial * 100

d) Cobertura en transporte escolar

N° alumnos oficiales atendidos con programas de transporte escolar / matricula oficial

* 100.

66

12. FUENTES Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Continuando con el diseño metodológico se hace necesario puntualizar las fuentes y técnicas

de recolección de información. La cual serán fuentes de información obtenida es la misma

materia prima por la cual puede llegarse a explorar, describir y explicar hechos, acontecimientos

o fenómenos que define el problema de investigación, tal es el caso de las estrategias fiscales que

los empresarios sinaloenses están utilizando. Según Méndez (1999), es la materia prima por la

cual puede llegarse a explorar, describir y explicar hechos o fenómenos que definen un problema

de investigación.

12.1 Fuentes primarias

Ésta información es proporcionada por la Secretaria e Instituciones que se encuentra

encargado de la misma. Para esto se utilizarán las siguientes técnicas: Dada la afirmación de que

la observación científica conoce la realidad y permite definir previamente los datos más

importantes que deben recogerse por tener relación directa con el problema de investigación y

que el proceso de cobertura educativa es el reflejo de todos los procedimientos y seguimientos

de un centro educativo que como función es el cumplimiento de dirrecionamiento estratégico de

las instituciones, se hace necesario el conocimiento de la misma y es allí donde empezaremos a

aplicar ésta técnica.

En primera instancia, se realizará una tabulación del cumpliento de las variables eficiencia y

efividad del proceso de cobertura educativa en las instituciones con el fin de medir la veracidad

de los métodos que se ha efectuando para su desempeño desde su creación, pasando por los

67

procedimientos esenciales de sus procesos y los medios respaltados que fueron utilizados para el

desarrollo de su constitución.

Figura 3. Proceso de Planeación

Asi mismo, se realizara el análisis respectivo de todos los datos obtenidos con detalles de las

pruebas de la auditoria de gestión que serán pertienetes para este desarrollo de investigación.

Este análisis tendrá un carácter cuantitativo de las cantidades de instituciones por cuanto nos

permitirá conocer el proceso de la apertura educativa en la población que se encuentre y de tipo

cualitativo ya que detallaremos en las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través

de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas que se hacen en estas

instituciones con relación al seguimientos respectivo por la secretaria educativa del municipio de

Lorica.

68

Por otro lado, la verificación de la información recolectada mediante observación; se

realizarán consultas y entrevistas especialmente a la encargada del proceso de cobertura

educativa de Santa Cruz de Lorica, para confrontar los documentos, aportar datos, descripciones

y opiniones de los responsables de su manejo.

12.2 Fuentes secundarias

Dentro de esta fuente de información están los documentos que certifica constitución la

apertura de la secretaria como la elaboración de actas administrativas que soportan la cobertura

educativa, misión, visión, organigrama, manula de procesos y otros documentos esenciales como

son la historia, informes y disponiblidad de cobertura.

69

13. APLICACIÓN DE AUDITORIA

AUDITORIA DE GESTION APLICADA A LA SECRETARIA DE EDUCACION DE

SANTA CRUZ DE LORICA, PARA MEDIR LA EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DEL

PROCESO COBERTURA EDUCATIVA.

PROCESO DE GESTION DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO.

13.1 Planificacion preliminar

17 de junio de 2017

Señores administradores de la Secretaria de Educación de Santa Cruz de Lorica.

De mis consideraciones.

Mediante el presente confirmo nuestro entendimiento de los términos y objetivos del trabajo,

naturaleza y limitación de los servicios que proporcionaremos.

La Auditoría de Gestión a realizarse al Proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio

Educativo de la Secretaria de Educación de Santa Cruz de Lorica, a partir del 01 al 24 de

noviembre del 2017, de conformidad al Oficio No. -DG-321-2089, con fecha 28 de octubre, de

acuerdo al cual se acepta la Oferta de Servicios presentado por la firma de auditores Bleydis

Araujo, Ciany Gonzalez, Jesus Sánchez respecto al período de análisis del 1 de enero al 24 de

noviembre del 2017.

Para lo cual solicito comedidamente se nos brinde todo el acceso y disposición necesaria del

personal administrativo y operativo de la Empresa, de modo que dicho examen pueda ser

realizado en condiciones favorables para ambas partes.

70

Nuestra Auditoría de Gestión será realizada de acuerdo con las Normas de Auditoría

Generalmente Aceptadas aplicables en el sector público; determinada en ley 43/1990 art 7

(NAGA) y la ley 1314/2009 en su artículo 5 y 6 con aplicación en Colombia en el decreto

reglamentario 0320 del 20/febrero/2015 expedido por la presidencia de la república.

La planificación de la auditoría a realizarse al Proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio

educativo de la Secretaria de Educación de Santa Cruz de Lorica, cuenta con la participación del

Supervisor y Jefe de Equipo, para lo cual se ha considerado, entre otras cuestiones, las

siguientes:

Adecuada comprensión del negocio de la entidad, organización y base legal.

Grado de eficacia y fiabilidad inicialmente esperado de los sistemas de control interno

administrativos.

Identificación de las principales políticas y prácticas ordinarias que se manejan en el

Proceso de Recursos Humanos.

Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia del

departamento a analizarse.

Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encontrarán expresados

en los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constarán en el informe.

Anticipamos nuestros agradecimientos por la colaboración prestada para el ejercicio de

nuestro trabajo de auditoría.

Atentamente,

BLEYDIS DEL C. ARAUJO C

AUDITORA C.P.A

71

13.1.1 Narrativa visita preliminar

Instalaciones area de cobertura educativa

Al contemplar la idea de estudiar la Secretaria de Educación de Santa Cruz de Lorica,

establecimos diferentes visitas en las cuales ocurrió lo siguiente:

Estando en la entidad nos presentamos ante los directivos, recorrimos la entidad, estudiamos

sus objetivos, misión, visión, filosofía, en general toda su estructura administrativa que tuviera

relación con el manejo del objeto social. Luego nos trasladamos a la oficina de planeación y nos

atendió el funcionario Manuel Darío Correa Arteaga y le contamos acerca de nuestra visita y

objetivos; este nos sugirió el área de Cobertura que está a cargo de la funcionaria Marlen Gómez.

En planeación nos contaron sobre sus protocolos, acta de constitución y todo sobre el marco

legal que los acobija. De allí nos dirigimos a la oficina del departamento de Cobertura con el

objetivo de obtener el Manual de procesos, procedimientos y funciones sobre este cargo, y

conocer el manejo y fallas que existen en estos. Cabe destacar que para obtener estos

documentos, nos recomendaron crear un oficio y entregarlo por medio del SAC (Sistema de

Atención al Ciudadano) que entregamos a la auxiliar del área.

De igual forma la funcionaria Victoria Ramos nos dio información de cómo manejaba su

cargo en Cobertura, por medio de una entrevista que aceptó satisfactoriamente.

Teniendo todo esto realizamos el diagnóstico donde encontramos los distintos hallazgos entre

la comparación del proceso, las observaciones y la entrevista con la resolución No. 07797 de

2015 y la ley 4108 de administración y función pública.

72

13.1.2 Entrevistas

Profesional Especializado de Cobertura

MARLEN GOMEZ

En el momento de llegar a las instalaciones de la SEM Lorica, el Profesional Especializado

de Cobertura nos compartió de forma verbal una breve narrativa de todas sus funciones a

realizar. Y nos dijo lo siguiente:

“La función principal del Departamento de Cobertura es coordinar el desarrollo del Proceso

de Gestión de la Cobertura que garantiza el acceso al servicio educativo en el Municipio,

ejecutando planes de acción requeridos para mejorar el acceso y la permanecía de los estudiantes

en los Establecimientos Educativos. Todos estos procedimientos se realizan mediante las

siguientes funciones:

Velar por el correcto funcionamiento del comité de cobertura.

Coordinar la expedición del acto administrativo que regula el proceso gestión de la

cobertura en el Municipio.

Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos relacionados con el registro de

matrícula de cupos oficiales.

Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos relacionados con el seguimiento a la

gestión y auditoría de matrícula.

73

Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la consolidación de la

proyección de cupos y la identificación de estrategias de acceso y permanencia.

Coordinar, supervisar y controlar los proyectos relacionados con poblaciones vulnerables

que pertenecen a la jurisdicción de la Secretaria de Educación.

Definir estrategias de continuidad y evaluar la viabilidad de estrategias para la generación

de cupos.

Elaborar el Plan de Cobertura y el Estudio de Insuficiencia.

SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL SANTA CRUZ DE LORICA

NARRATIVA – ENTREVISTA

Profesional Universitario de Acceso

HECTOR MEJIA

El Profesional Universitario de Acceso, al llegar al área de Cobertura, nos compartió de

forma verbal una breve narrativa de todas sus funciones a realizar y nos dijo lo siguiente:

“Dentro de mis responsabilidades en este cargo, mi objetivo es conseguir cupos para los

estudiantes nuevos en las instituciones educativas y verificar que por cualquier motivo de hecho

irrespetuoso entre los estudiantes se lleve a cabo el debido proceso. De igual forma está a mi

cargo modificar la resolución que nos acobija y realizar el cronograma de actividades. Todo esto

lo realizo mediante las siguientes funciones:

Participar en la proyección y expedición del acto administrativo que regula el proceso

gestión de la cobertura en el Municipio.

74

Publicar a través de los medios de educación disponibles en la Secretaria de Educación el

acto administrativo que regula el proceso gestión de la cobertura, para el conocimiento de

la Comunidad Educativa en general.

Desarrollar las capacitaciones sobre lineamientos y directrices de la gestión de la

cobertura, suministrando a los asistentes el acto administrativo que regula el proceso.

Definir y ejecutar estrategias de continuidad y evaluar la viabilidad de estrategias para la

generación de cupos.

Diseñar, socializar y ejecutar el plan de inscripciones para el año lectivo siguiente.

Analizar la viabilidad de implementar un nuevo modelo educativo, con el fin de ofrecer a

los alumnos matriculados opciones y alternativas para continuar sus estudios.

Planear y ejecutar la evaluación de la matrícula oficial en los Establecimientos

Educativos.

SECRETARIA DE EDUCACION DE LORICA

NARRATIVA – ENTREVISTA

Profesional Universitario de Permanencia

FRANCISCO ESTRADA

El Profesional Universitario de Permanencia, al llegar al área de Cobertura, nos compartió

de forma verbal una breve narrativa de todas sus funciones a realizar. Y nos dijo lo siguiente:

La función principal de permanencia es diseñar e implementar las estrategias de permanencia

que permitan asegurar la continuidad de los alumnos en Establecimientos Educativos Oficiales.

75

“Dentro de mis responsabilidades en este cargo, mi objetivo es garantizar la permanencia del

estudiante dentro de la institución, mediante la creación de estrategias de alimentación PAE

(programa de alimentación escolar), transporte, kits escolares, etc. Por tanto debo monitorear y

estar al pendiente de que estas estrategias de permanencia se estén cumpliendo dentro de las

instituciones educativas urbanas y rurales.” Todo esto lo realizo a través de las siguientes

funciones:

Analizar y evaluar la información de oferta educativa de los Establecimientos Educativos

del Municipio, definiendo estrategias de continuidad.

Elaborar, ejecutar y realizar seguimiento al plan de permanencia.

Registrar y sistematizar la planeación, ejecución y control de las estrategias de

permanencia, de modo que se tenga información de todos los estudiantes beneficiados.

Coordinar el la identificación, seguimiento y posterior análisis de los estudiantes que

reprobaron y desertaron en los Establecimientos Educativos oficiales.

Evaluar la viabilidad de estrategias de generación de cupos para definir alternativas que

permitan satisfacer la demanda, teniendo en cuenta los lineamientos y las metas de

cobertura de la Secretaría de Educación.

76

13.2 Planificación específica

13.2.1 Motivo del examen

La Auditoría de Gestión a realizarse al Departamento de Cobertura de la Secretaria de

Educación de Santa Cruz de Lorica. Se le realizó de acuerdo al oficio 32-1 DU – ORG del 28 de

octubre de 2017, expedido por el administrador General de la empresa, con el propósito de

establecer el grado de eficiencia y efectividad del proceso Cobertura Educativa.

13.3 Objetivos del examen

13.3.1 Objetivo general

Identificar los departamentos en donde existen mayores problemas y deficiencias en la

ejecución del trabajo, los cuales generan reducción de beneficios económicos y humanos, con la

finalidad de incrementar los índices de productividad y desempeño de los diferentes

departamentos, para esto se analiza si las actividades bajo examen están operando con eficiencia,

efectividad y economía.

13.3.2 Objetivo especifico

Determinar la conformidad del proceso con los criterios de auditoría.

Evaluar la capacidad de la SEM Lorica para asegurar el cumplimiento de los requisitos

legales aplicables.

Identificar oportunidades de mejora relacionadas con los criterios establecidos para la

categoría del proceso.

77

13.3.3 Alcance del examen

La Auditoría de Gestión al Departamento de Cobertura de la Secretaria de Educación de Santa

Cruz de Lorica, cubre la evaluación de la gestión cumplida por los niveles ejecutivo y operativo

de la entidad, por el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2016,

durante el 01 al 30 de noviembre del 2017, con una carga de 168 horas.

14. BASE LEGAL

Tabla 5. Normograma

PROCESO TEMA NORMATIVA

tab

COBERTURA

Resolución No. 1290

Por medio de la cual se

establece el Proceso de Gestión

de Cobertura Educativa en el

Municipio de Santa Cruz de

Lorica para el año 2018.

Ley 715 de 2001

Por la cual se dictan normas

orgánicas en materia de

recursos y competencias de

conformidad con los artículos

151, 288, 356 y 357 (Acto

Legislativo 01 de 2001) de la

78

Constitución Política y se dictan

otras disposiciones para

organizar la prestación de los

servicios de educación y salud,

entre otros.

Resolución No. 07797

de 2015

Por medio de la cual se

establece el Proceso de Gestión

de la Cobertura Educativa en

las Entidades Territoriales

Certificadas.

Ley No. 41-08

Función Pública y crea la

Secretaría de Estado de

Administración Pública.

14.1 Organismos de control

Ministerio de educación nacional.

79

14.2 Actividad de la empresa

Las NIIF Plenas deberán ser aplicadas por todas las entidades que pertenecen al grupo 1.

Respecto a lo anterior, el Decreto 2784 de 2012, menciona las entidades que pertenecerán a

dicho grupo las entidades y negocios de interés público, es decir, aquellas entidades que, con la

aprobación de la autoridad competente, captan, maneja o administra recursos del público.

La secretaria de educación municipal de lorica, pertenece al grupo #1 definido por el gobierno

para la implementación de las NIIF plenas, por ser entidad de interés público según lo contempla

el decreto 2784 de 2012.

De igual forma en la normatividad del decreto 3024 de 2013, contempla que mediante la Ley

1314 de 2009 se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de

aseguramiento de la información, aceptados en Colombia, se señalan las autoridades

competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de

vigilar su cumplimiento; que el 28 de diciembre de 2012, el Gobierno Nacional expidió el

Decreto 2784, por el cual se reglamenta la Ley 1314 de 2009 sobre el marco técnico normativo

para los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 1, que para facilitar la

implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera, es importante precisar

el ámbito de aplicación del Decreto 2784 de 2012; el marco técnico normativo para los

preparadores de información financiera que conforman el Grupo 1 y su cronograma de

aplicación; así como establecer un periodo de permanencia para los mencionados preparadores

de información financiera que dejen de cumplir las condiciones para pertenecer al Grupo 1.

80

14.3 Objetivos del departamento de cobertura

Coordinar el desarrollo del proceso de gestión de la cobertura que garantiza el acceso al

servicio educativo en el Municipio, ejecutando planes de acción requeridos para mejorar

el acceso y la permanecía de los estudiantes en los Establecimientos Educativos.

Coordinar el desarrollo de las actividades del área que ejecutan el acceso a la cobertura

del servicio educativo en el Municipio ejecutando planes de acción requeridos para

mejorar el acceso a los Establecimientos Educativos.

Diseñar e implementar las estrategias de permanencia que permitan asegurar la

continuidad de los alumnos en Establecimientos Educativos Oficiales.

81

15. DISTRIBUCION DEL TRABAJO Y TIEMPOS ESTIMADOS

La Auditoría de Gestión del Departamento de Cobertura Educativa de la Secretaría de

Educación Municipal de Santa Cruz de Lorica se realizará con el siguiente equipo de trabajo:

CARGO NOMBRE INICIALES

Jefe de Auditoría C.P Bleydis Araujo A.L

Auditor Senior Ciany Gonzalez A.C

Auditor Junior Jesús Sánchez J.S

El tiempo para cumplir la auditoria de gestión a los procesos administrativos de este

departamento se ha estimado en 168 horas en días hábiles, distribuidos de la siguiente manera:

Tabla 6. Distrución de tiempo y trabajo estimado en la Auditoria

FASE DE AUDITORIA HORAS RESPONSABLES

Planificación 8 A.L

Evaluación de control

interno

18

Medición del riesgo 8

Programa 8

82

Aplicación de

procedimientos y técnicas

en el desarrollo del

examen a través de papeles

de trabajo.

109 EQUIPO

DE

AUDITORIA Comunicación de

resultados

17

Monitoreo o seguimiento

TOTAL 108

16. REQUERIMIENTOS DE PERSONAL TECNICO

Analizadas las características de la Secretaria Educación Municipal de Santa Cruz de Lorica y

del Departamento de Cobertura Educativa a ser auditado, se puede determinar que no existe la

necesidad de contratar personal técnico especializado para la realización de la Auditoría de

Gestión.

83

17. EQUIPOS Y MATERIALES

Para el desarrollo del examen es necesario que la Secretaria de Educación Municipal de

Lorica nos provea de los siguientes equipos y materiales que faciliten su ejecución.

Tabla 7. Equipos y materiales en la Auditoria

DESCRIPCION CANTIDAD

Equipos de computo

Computadora 3

Impresora 2

Suministro de oficina Lo indispensable

Fotocopiadora 1

Muebles de oficina

Escritorio 3

Silla 3

18. RECURSOS FINANCIEROS

Con el fin de cumplir con las fechas establecidas de los avances y de la entrega final del

informe se prevé que se necesitara las siguientes 168 horas con un valor de CIENTO CINCO

MIL MILLONES DE PESOS COLOMBIANOS ($105.000.000) más IVA 19%, según se

estipula en el contrato de servicio suscrito.

84

20. DOCUMENTOS NECESARIOS

Los documentos necesarios para la ejecución del examen de auditoría al Departamento de

Cobertura son los siguientes:

Proyecto de acto administrativo para ajuste acto administrativo sancionado sobre

lineamiento de gestión de matrícula.

Plan de desarrollo educativo nacional.

Normatividad y documentos oficiales de matrícula.

Manual de Calidad.

Material para taller de capacitación.

Formatos diligenciados de pre matrícula y traslado.

Reporte de proyección de cupos.

Formulario para continuidad de jardín de niños provenientes de Bienestar Social o

Familiar diligenciado

85

21. PROGRAMA DE AUDITORIA

PROCESO DE GESTION DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO

SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE LORICA

PROGRAMA DE AUDITORIA

AREA DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO

PERIODO DEL 01 ENERO A 31 NOVIEMBRE DE 2017

OBJETIVOS:

Conocer los procesos y actividades realizados en el departamento.

Evaluar el control interno existente.

Determinar responsables y funciones.

Tabla 8. Programas de Auditoria al Proceso de Cobertura Educativa

No PROGRAMAS A EVALUAR HORAS

PLANIFICA

DAS

HORAS

REALES

DIF REF

P/T

ELABO

RADO

POR

OBSERVACIO

NES

CONOCIMIENTO

PRELIMINAR

PROCEDIMIENTO DE

AUDITORIA

8 8 0 P.1

1 Visite las instalaciones de la

empresa y observe la

ejecución de los procesos del

3 1 P.4 AL

AC

86

Departamento de Cobertura

anotando cualquier novedad

en una narrativa.

2 Entreviste al Jefe de Cobertura

para indagar sobre aspectos

como políticas, funciones,

responsabilidades y demás

aspectos que se consideren

importantes.

3 1 P.5 AL

AC

3 Evalué el Riesgo Inherente de

los procesos manejados en el

Departamento de Cobertura.

2 1 P.7 AL

AC

EQUIPO SIGLAS

Auditor jefe: Bleydis Araujo A.L

Auditor senior: Ciany

Gonzalez

A.C

Auditor junior: Jesús Sánchez J.S

87

SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE LORICA

PROGRAMA DE AUDITORIA

AREA DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO

PERIODO DEL 01 ENERO A 31 DICIEMBRE DE 2017

No PROGRAMAS A EVALUAR HORAS

PLANIFICA

DAS

HORAS

REALES

DI

F

REF

P/T

ELABOR

ADO

POR

OBSERVACIONES

EVALUACION CONTROL

INTERNO

DEPARTAMENTO DE

COBERTURA

PROCEDIMIENTO DE

AUDITORIA

26 26 0

1 Prepare el cuestionario de

Control Interno.

7 0 P.6 AL

JS

2 Aplique el cuestionario de

Control Interno.

10 0 P.6

88

EQUIPO SIGLAS

Auditor jefe: Bleydis Araujo A.L

Auditor senior: Argenida

Cuadrado

A.C

Auditor junior: Jesús

Sánchez

J.S

3 Evalúe el Riesgo de Control,

Detección y Auditoría de los

procesos manejados en el

Departamento.

9 0 P.7 AL

AC

89

SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE LORICA

PROGRAMA DE AUDITORIA

AREA DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO

PERIODO DEL 01 ENERO A 31 NOVIEMBRE DE 2017

No PROGRAMAS A

EVALUAR

HORAS

PLANIFICADAS

HORAS

REALES

DIF REF

P/T

ELABORADO OBSERVACIONES

1 ESTABLECIMIENTO

DE LAS

DIRECTRICES,

CRITERIOS,

PROCEDIMIENTOS

Y CRONOGRAMA

PARA LA

ORGANIZACIÓN Y

GESTIÓN DE

COBERTURA DEL

SERVICIO

EDUCATIVO

PROCEDIMIENTO 15 15

90

DE AUDITORIA

1 Defina y divulgue

acerca de los

lineamientos generales

para la organización

de la gestión de

matrícula, para

determinar la calidad

del mismo. Revise las

actas de los actos

administrativos que

reglamentan el proceso

de la gestión de

cobertura educativa,

documente,

identificando

debilidades del control

y archive en papeles

de trabajo.

4 AC

JS

2 Cerciórese que el

funcionario

responsable del área

4 AC

JS

91

cobertura de la SE,

encargado de la

planeación de las

jornadas de

capacitación en la

Gestión de Cobertura,

planee las jornadas de

información,

socialización y

capacitación de los

procesos de Cobertura

a las partes

interesadas,

documente y archive

en papeles de trabajo.

3 Indague y divulgue si

al momento de realizar

la capacitación en los

procesos de Gestión de

la Cobertura del

Servicio Educativo les

hace entrega a los

asistentes los

3 AC

JS

92

EQUIPO SIGLAS

Auditor jefe: Bleydis Araujo A.L

Auditor senior: Ciany

Gonzalez

C.G

Auditor junior: Jesús

Sánchez

J.S

documentos necesarios

para el entendimiento

de esta. Documente y

archive en papeles de

trabajo.

93

SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE LORICA

PROGRAMA DE AUDITORIA

AREA DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO

PERIODO DEL 01 ENERO A 31 NOVIEMBRE DE 2017

N

o

PROGRAMAS A

EVALUAR

HORAS

PLANIFICADA

S

HORAS

REALE

S

DI

F

RE

F

P/T

ELABORAD

O

OBSERVACION

ES

2 PROYECTAR

CUPOS Y

ESTRATEGIAS

PROCEDIMIENT

O DE

AUDITORIA

15 19

1 Verifique si los

trabajadores del

área de cobertura

conocen acerca de

los procedimientos

para la proyección

4 AC

JS

94

de cupos,

documente y

archive en papeles

de trabajo.

2 Cerciórese que se

cumplan las

estrategias de

acceso y

permanencia para

determinar la

calidad educativa

por medio visitas

y monitoreo a

instituciones y

estrategias

empleadas

(alimentación,

transporte y kits

escolares). Por

medio de un oficio

establezca lo

supervisado y

archive en papeles

4 AC

JS

95

de trabajo.

3 Entreviste al

empleado

encargado de la

proyección de

cupos y verifique

si cumple con el

manual de

funciones,

compare y archive

en papeles de

trabajo.

4 AC

JS

EQUIPO SIGLAS

Auditor jefe: Bleydis Araujo A.L

Auditor senior: Ciany

Gonzalez

A.C

Auditor junior: Jesús

Sánchez

J.S

96

SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE LORICA

PROGRAMA DE AUDITORIA

AREA DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO

PERIODO DEL 01 ENERO A 31 NOVIEMBRE DE 2017

No PROGRAMAS A

EVALUAR

HORAS

PLANIFICADAS

HORAS

REALES

DIF REF

P/T

ELABORADO OBSERVACIONES

3 SOLICITAR,

RESERVAR Y

ASIGNAR CUPOS

PROCEDIMIENTO

DE AUDITORIA

15 31

1 Indague y defina las

estrategias para

asignar cupos a

niños de bienestar

social o familiar,

cerciórese de que se

maneje el

formulario de

continuidad,

4 AC

JS

97

establezca

debilidades y

archive en papeles

de trabajo.

2 Indague sobre la

disponibilidad de

cupos, y cerciórese

del envió de

formatos de

inscripción de

alumnos nuevos a

los

Establecimientos

Educativos,

identifique

debilidades y

establezca en

papeles de trabajo.

4 AC

JS

3 Identifique si el

proceso de

inscripción se dio

de manera

cronológica para

3 AC

JS

98

EQUIPO SIGLAS

Auditor jefe: Bleydis Araujo A.L

Auditor senior: Ciany

Gonzalez

A.C

Auditor junior: Jesús

Sánchez

J.S

llegar a la

asignación de cupo,

documente

debilidades y

archive en papeles

de trabajo.

99

SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE LORICA

PROGRAMA DE AUDITORIA

AREA DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO

PERIODO DEL 01 ENERO A 31 NOVIEMBRE DE 2017

No PROGRAMAS A

EVALUAR

HORAS

PLANIFICADAS

HORAS

REALES

DIF REF

P/T

ELABORADO OBSERVACIONES

4 REGISTRAR

MATRÍCULA DE

CUPOS

OFICIALES

PROCEDIMIENTO

DE AUDITORIA

15 12

1 Cerciórese que cada

establecimiento

educativo haya

formalizado la

matrícula de los

estudiantes antiguos

y nuevos, lo

5 AC

JS

100

anterior teniendo en

cuenta que el

registro de

matrícula es

responsabilidad

directa de los EE, y

que estos deben

ejecutar este

proceso en dicho

sistema integrado

de matrícula.

Documente y

archive en papeles

de trabajo.

2 Compare e

identifique que la

cantidad de

alumnos

matriculados

concuerde con las

reservas de cupos

establecidas para

alumnos nuevos y

5 AC

JS

101

antiguos,

documente y

archive en papeles

de trabajo.

3 Verifique que las

actividades para el

proceso de

matrícula sean

suministradas en el

sistema (SIMAT),

documente y

archive en papeles

de trabajo.

5 AC

JS

EQUIPO SIGLAS

Auditor jefe: Bleydis Araujo A.L

Auditor senior: Ciany

Gonzalez

A.C

Auditor junior: Jesús

Sánchez

J.S

102

SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE LORICA

PROGRAMA DE AUDITORIA

AREA DE LA COBERTURA EDUCATIVA

PERIODO DEL 01 ENERO A 25 NOVIEMBRE DE 2017

No ACTIVIDAD A

REALIZARSE

HORAS

PLANIFICADAS

HORAS

REALES

DIF REF

P/T

ELABORADO OBSERVACIONES

5 SEGUIMIENTO A

LA GESTIÓN DE

MATRÍCULA.

PROCEDIMIENTO

DE AUDITORIA

15 8

1 Indague e

identifique que los

funcionarios del

área de cobertura

ejecuten el proceso

de auditoria externa

al proceso de

cobertura, revise

que se defina el

alcance,

4 AC

JS

103

participantes,

cronograma y

recursos necesarios.

Documente y

archive en papeles

de trabajo.

2 Verifique que los

funcionarios

designados de las

dependencias de la

SE, realicen las

visitas a los

Establecimientos

Educativos, de

acuerdo a las fechas

establecidas en el

cronograma de

actividades.

Documente y

archive en papeles

de trabajo.

4 AC

JS

104

EQUIPO SIGLAS

Auditor jefe: Bleydis Araujo A.L

Auditor junior: Ciany

Gonzalez

A.C

Auditor junior: Jesús

Sánchez

J.S

3 Cerciórese que el

auditor líder

informa por medio

de comunicación

oficial (Acto

administrativo o

comunicación

escrita) el Plan de

Auditoría y solicite

documentación a

los

Establecimientos

Educativos para su

verificación.

Documente y

archive en papeles

de trabajo.

3 AC

JS

105

22. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

COBERTURA EDUCATIVA

SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE SANTA CRUZ DE LORICA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Procedimiento: Cobertura

Personal entrevistado: Profesional Especializado en Cobertura

Fecha de Auditoria: 25/Octubre/2017

Tabla 9. Cuestionario de control al Proceso de Cobertura Educativa

NO PREGUNTAS RESPUESTA PUNTAJE OBSERVACIONES

SI NO OPTIMO OBTENIDO

1 ¿Se evidencia el

manual de procesos y

procedimientos

actualizados, tal y

como lo dispone el

artículo 1 del

capítulo 1 de la

resolución 07797 de

2015?

X

2

1

Al verificar la lista de

documentos internos

y externos se la SEM

Lorica, se evidencio

que no disponen con

lo establecido en el

articulo1 del capítulo

1 de la resolución

07797 de 2015.

106

2 ¿Se evidencia el

conocimiento y

aplicación del

manual de procesos

de cobertura en la

entidad territorial

certificada, con base

al capítulo 1 artículo

2 de la resolución

07797 de 2015?

X

2

2

3 ¿Se observa el

manejo de

información del

proceso, a cargo del

jefe de cobertura,

según lo estipulado

en el artículo 3

capítulo I de la

resolución 07797 de

2015?

X

2

2

4 ¿Se denota la

responsabilidad de la

107

SEM Lorica al estar

incluida en llevar a

cabo el proceso de

gestión de la

cobertura como

entidad territorial

certificada, teniendo

en cuenta lo dicho en

el artículo 4 capítulo

II de la resolución

07797 de 2015?

X

2

2

5 ¿Se evidencia la

capacitación a los

funcionarios de la

SEM Lorica en el uso

del Sistema Integrado

de Matricula

SIMAT?

X

2

1

6 ¿Se cumple el

manejo de

información de los

registros de

108

matrículas en el

sistema integrado de

matrícula SIMAT,

según los incisos 3 y

4 del artículo 6 de la

resolución 07797 de

2015?

X

2

1

7 ¿Se evidencia la

implementación por

parte del encargado

del debido proceso

en cargar la

información en el

SIMAT, teniendo en

cuenta el artículo 7

de la resolución

07797 de 2015?

X

2

2

8 ¿Se cumple la

estructura

organizacional para

llevar a cabo el

manejo del proceso y

109

sus funciones dentro

del departamento de

cobertura, con base al

capítulo III artículo 9

de la resolución

07797 de 2015?

X

2

2

9 Con base al inciso 1

del artículo 6 de la

resolución 07797 de

2015, ¿Se ejecuta el

desarrollo

consecutivo de las

etapas de las

actividades de los

subprocesos del

proceso de gestión de

la cobertura

educativa?

X

2

1

10 Dentro del

subproceso de

proyección de cupos

y estrategias, ¿Se

110

denota el

cumplimiento de la

prioridad hacia los

estudiantes, teniendo

en cuenta lo

estipulado en el

artículo 10 de la

resolución 07797 de

2015?

X

2

2

11 ¿Se evidencia la

definición de las

etapas del proceso de

gestión de la

cobertura, teniendo

en cuenta el manejo

de información a

cargo de los

responsables del

departamento de

cobertura, según el

capítulo IV artículo

12 de la resolución

X

2

1

111

07797 de 2015?

12 ¿Las funciones

dichas por el

responsable de la

etapa de planeación,

cumplen con lo

establecido en el

artículo 13 de la

resolución 07797 de

2015?

X

2

1

13 ¿Las funciones

dichas por el

responsable de la

etapa de proyección

de cupos y

estrategias, cumplen

con lo establecido en

el artículo 17 de la

resolución 07797 de

2015?

X

2

0

Con las entrevistas

realizadas se pudo

constatar que el

responsable del

procedimiento de

proyección de cupos

no conoce a fondo el

debido proceso a

cargo.

14 ¿Los objetivos de la

etapa de matrícula

112

definidos en la

caracterización del

proceso de gestión de

la cobertura,

concuerdan con lo

establecido en el

artículo 21 de la

resolución 07797 de

2015?

X

2

2

15 ¿El cronograma de

actividades realizado

por el profesional

especializado de

permanencia,

concuerdan con el

periodo de

realización y

actividades

estipulados en el

artículo 32 de la

resolución 07797 de

2015?

X

2

0

Luego de cuestionar a

los funcionarios

encargados de las

visitas a los

establecimientos

educativos, se

evidenció que realizan

las visitas a los

establecimientos

educativos pero sin

tener en cuenta el

cronograma de

actividades..

113

16 ¿Se evidencia el

reporte de matrícula

por parte de los

establecimientos

educativos hacia la

SEM Lorica, de las

instituciones que

están oficiales y las

que no lo están, con

base al capítulo VI

artículo 33 de la

resolución 07797 de

2015?

X

2

2

17 ¿Se evidencia el

ejercicio de las

facultades legales de

la resolución 07797

de 2015 dentro del

departamento de

cobertura de la SEM

Lorica?

X

2

2

114

18 ¿Se contempla la

base legal vigente

por la cual se

establece el proceso

de gestión de calidad

en el Municipio de

Santa Cruz de

Lorica?

X

2

1

19 ¿Se evidencia el

cumplimiento de la

función social del

servicio educativo,

como derecho

fundamental en la

constitución política

de Colombia;

teniendo en cuenta lo

dicho en el párrafo 1

del considerando de

la resolución 1290?

X

2

1

20 ¿Establecen las

directrices, criterios y

115

programas para la

organización y

gestión de cobertura

al servicio educativo,

de acuerdo a los

lineamientos

establecidos en la

resolución 07797 de

2015?

X

2

2

21 ¿El acceso de los

niños a la educación

que ofrece la SEM

Lorica, concuerda y

cumple los

parámetros del

capítulo 1 artículo 2

de la resolución

1290?

X

2

2

22 ¿Se evidencia la

información y

capacitación en el

diseño e

116

implementación de

estrategias de acceso

y permanencia

escolar a los rectores

y directores de la

SEM Lorica?

X

2

2

23 ¿Existe evidencia de

la divulgación de la

información

suministrada a la

comunidad educativa

sobre los requisitos,

fechas,

procedimientos y

resultados del

proceso de

matrícula?

X

2

1

24 ¿Se evidencia

acompañamiento y

asesoría prestada a

los rectores en la

determinación de la

117

oferta educativa,

según la planeación

de la cobertura?

(Por ejemplo: actas

de reuniones,

registros, verificación

con rectores de

Instituciones)?

X

2

2

25 ¿Se evidencia que las

estrategias de

ampliación de la

oferta para la

vigencia siguiente se

realizaron en

conjunto con los

rectores de los

establecimientos

educativos?

X

2

2

26 ¿Se evidencia la

comunicación con el

MEN acerca de la

proyección de cupos?

X

2

2

118

27 ¿Se evidencia que se

garantiza a los

estudiantes antiguos

cupos en los mismos

establecimientos

educativos o la

continuidad en el

sistema educativo?

X

2

1

Al verificar pre-

matricula y revisar si

se realizan convenios

de continuidad de los

estudiantes en el

Sistema Educativo

cuando sea necesario,

no se evidencia la

periodicidad necesaria

para hacerlo. De lo

contrario lo hacen

finalizado el

calendario educativo

en curso.

28 ¿Se evidencia la

reserva de cupo, de

acuerdo con la

disponibilidad en los

establecimientos

educativos, de los

estudiantes que

solicitan traslado de

un plantel educativo

X

2

0

Al revisar

aleatoriamente casos

de estudiantes

antiguos con y sin

traslado; no se

evidencia la reserva

de cupo por parte de

la SEM Lorica, por

tanto no lleva a cabo

119

oficial a otro? el debido proceso.

29 ¿Se evidencia la

articulación de la

SEM Lorica con

entidades de

Bienestar social o

familiar territoriales,

con el fin de

identificar y asignar

cupos a los niños

provenientes de esas

instituciones, de

acuerdo con los

requisitos de edad?

X

2

0

Al verificar si dentro

del departamento y

comité de cobertura

existía alguna

representación de

algún miembro del

ICBF, no se puso

evidenciar ese

representante que

debe existir, de igual

forma no se evidencia

la interacción de la

SEM Lorica con

entidades de Bienestar

Social; lo que implica

que no llevan a cabo

el debido proceso.

30 ¿Se evidencia que la

inscripción de

alumnos nuevos se

ha realizado de

No se evidencia la

inscripción de

alumnos nuevos

debido a que ese

120

acuerdo a los

lineamientos

establecidos por el

Ministerio de

Educación Nacional

y en las fechas

definidas en el

cronograma?

X

2

0

formato ya no es

usado por la SEM

Lorica. Cabe destacar

que se consolida

dicha información

mediante el SIMAT.

31 ¿Se evidencia que la

asignación los cupos

se haya efectuado en

orden de prioridad

que establece la

resolución 5360 de

2006?

X

2

1

Al no llevar a cabo de

la mejor manera el

debido proceso de

reservas de cupo y su

proyección, la

asignación de cupos

se ve de una u otra

manera afectada.

32 ¿Se evidencia las

acciones ejercidas

por la SEM Lorica

para que los rectores

y directores de los

establecimientos

121

educativos renueven

la matrícula de los

alumnos antiguos y

de los alumnos que

solicitaron traslado?

X 2 2

33 ¿Se evidencia que la

asignación de cupos

se realizó en los EE

incluidos en el Banco

de Oferentes?

X

2

2

34 ¿Se evidencia en el

SIMAT que los

rectores de los

establecimientos

educativos oficiales

realizaron la

matrícula

efectivamente

después de la

asignación de cupos

y reportaron la

información en

X

2

2

122

SIMAT?

35 ¿Se evidencia que los

cupos liberados

después de los

procesos de

renovación de

matrícula de alumnos

antiguos y matrícula

de nuevos, fueron

asignados?

X

2

2

36 ¿Se evidencia en el

SIMAT el registro de

información de las

variaciones o

cambios que se

presentan en la

información de

matrícula?

X

2

0

Al verificar el

cronograma del

proceso de matrícula

no concuerda con el

suministro de

información en el

SIMAT, lo que

conlleva a realizar

actividades sin

correspondencia de

fecha y tiempo

estipulado, es decir,

123

no llevan a cabo el

debido proceso.

37 ¿Se cumple con el

envió de reportes

establecidos en cada

una de las etapas del

proceso de matrícula

de la SEM Lorica al

Ministerio de

Educación Nacional?

X

2

1

Al revisar el envío de

reportes de

proyección de cupos

al Ministerio de

Educación Nacional

se pudo notar que se

informa por medio de

un correo electrónico;

pero la SEM Lorica

los envía faltando al

cumplimiento de la

periodicidad que se le

da.

38 ¿Se evidencia la

realización de

seguimiento o

auditoría para cada

una de las etapas del

proceso de cobertura

en los

Al revisar si existe

algún plan de

auditoría que

contenga por ejemplo:

objetivo, alcance,

participantes,

cronograma, recursos

124

establecimientos

educativos?

X

2

1

necesarios; se pudo

evidenciar que el

seguimiento se realiza

para cada una de las

etapas. Sin embargo

no en el orden en el

que debe ser.

39 ¿Se evidencia el

seguimiento dado a

los resultados de las

auditorías realizadas

al proceso de gestión

de la cobertura

educativa?

X

2

1

Al verificar los planes

de mejoramiento que

generan acciones

correctivas para la

SEM Lorica; se

evidencia que el

seguimiento del

resultado de las

auditorias es

totalmente efectivo

con relación a los

simulacros realizados.

40 ¿Se evidencia

conocimiento y

apropiación de las

Al verificar el acta de

revisión por la

dirección, notamos

125

políticas y objetivos

de calidad de la SEM

Lorica?

X

2

1

que no se evidencia el

conocimiento de la

base legal de la SEM

Lorica.

41 ¿Se evidencia la

periodicidad en la

medición de los

indicadores?

X

2

1

Se pudo verificar que

los indicadores de

nivel de gestión se

realizan, pero no con

la periodicidad

establecida. Sin

embargo no es

cuestión de culpa

únicamente de la

SEM Lorica, sino

también de los

establecimientos

educativos al no

enviar la información

necesaria en el tiempo

estimado.

42 ¿Se realiza informe

de análisis de los

X

2

2

126

indicadores?

43 ¿Se evidencia

socialización de los

resultados del

informe con respecto

al análisis de los

indicadores?

X

2

2

44 ¿Se evidencia que la

SEM Lorica ha

realizado auditorías

internas?

X

2

1

Al revisar los

programas de

auditoria, registro de

auditoria y sus

resultados; notamos

que la SEM lorica si

realiza auditoria

internas mediante

simulacros.

45 ¿Se evidencia la

definición y

cumplimiento de

estrategias para

garantizar el acceso y

permanencia de los

Al realizar la visita a

las instituciones,

obtuvimos que no se

cumplían las

estrategias de acceso

y permanencia,

127

niños, niñas y

jóvenes en el sistema

educativo?

X

2

0

teniendo en cuenta

que estas están

establecidas tanto en

el manual, como

también son

aprobadas por el

ministerio de

educación.

46 ¿Los funcionarios de

acceso y

permanencia del área

de matrícula son

responsables de

cargar información

en el SIMAT, de

acuerdo al artículo 7

de la resolución

1290?

X

2

2

47 ¿Se evidencia

tratamiento adecuado

a las quejas

128

realizadas por parte?

Cuando aplique.

X 2 2

48 ¿Se lleva a cabo la

implementación de

las directrices para la

organización del

proceso,

particularmente en el

departamento de

cobertura; partiendo

de lo dicho en el

capítulo III artículo 9

de la resolución

1290?

X

2

2

49 ¿Se tienen en cuenta

las etapas del proceso

de gestión de la

cobertura, para llevar

a cabo la toma de

decisiones en el

departamento de

cobertura; teniendo

X

2

2

129

claro lo dicho en

capitulo IV artículo

12 de la resolución

1290?

50 ¿Se evidencia que el

Acto administrativo

incluye la creación,

funcionamiento y las

responsabilidades de

los participantes del

Comité de Cobertura,

y define que debe ser

presidido por el

Secretario de

Educación?

X

2

2

TOTAL 100 68

130

23. MEDICION DEL CONTROL INTERNO

RIESGO INHERENTE: el riesgo inherente es de 14, el 14% de los controles preventivos no

se instalaron, lo que determina un riesgo bajo medio en los riesgos de confianza 11,12% al

22,22% y está determinado por:

Al realizar la visita a las instituciones, obtuvimos que no se cumplían las estrategias de

acceso y permanencia, teniendo en cuenta que estas están establecidas tanto en el manual,

como también son aprobadas por el ministerio de educación.

No se evidencia la inscripción de alumnos nuevos debido a que ese formato ya no es

usado por la SEM Lorica. Cabe destacar que se consolida dicha información mediante el

SIMAT.

Al verificar si dentro del departamento y comité de cobertura existía alguna

representación de algún miembro del ICBF, no se puso evidenciar ese representante que

debe existir, de igual forma no se evidencia la interacción de la SEM Lorica con

entidades de Bienestar Social; lo que implica que no llevan a cabo el debido proceso.

Al revisar aleatoriamente casos de estudiantes antiguos con y sin traslado; no se

evidencia la reserva de cupo por parte de la SEM Lorica, por tanto no lleva a cabo el

debido proceso.

Luego de cuestionar a los funcionarios encargados de las visitas a los establecimientos

educativos, se evidenció que realizan las visitas a los establecimientos educativos, pero

sin tener en cuenta el cronograma de actividades.

Con las entrevistas realizadas se pudo constatar que el responsable del procedimiento de

proyección de cupos no conoce a fondo el debido proceso a cargo.

131

RIESGO DE CONTROL: Realizada la evaluación del control interno mediante la utilización

de cuestionarios se obtuvo los siguientes resultados:

Riesgo de Control = Puntaje óptimo – Puntaje obtenido

Riesgo de control =100% - 68% = 32%

El riesgo de control está determinado por una calificación de 30 la cual está ubicada en la

matriz de confianza y determina que se encuentra en el rango 22,23% al 33,33%. Su valoración

de riesgo es bajo alto y se aplica a las siguientes detecciones:

Al verificar la lista de documentos internos y externos se la SEM Lorica, se evidencio

que no disponen con lo establecido en el articulo1 del capítulo 1 de la resolución 07797

de 2015.

Al verificar el acta de revisión por la dirección, notamos que no se evidencia el

conocimiento de la base legal de la SEM Lorica.

Al revisar los programas de auditoria, registro de auditoria y sus resultados; notamos que

la SEM lorica si realiza auditorías internas mediante simulacros.

Al revisar el envío de reportes de proyección de cupos al Ministerio de Educación

Nacional se pudo notar que se informa por medio de un correo electrónico; pero la SEM

Lorica los envía faltando al cumplimiento de la periodicidad que se le da.

Para la medición del Nivel de Confianza del Control Interno del Departamento de

cobertura educativa de la secretaria de educación de lorica, se Utiliza la siguiente matriz

de medición:

132

24. MATRIZ DE CONFIANZA

Tabla 10. Matriz de medición de confianza Del control interno administrativa

CONFIANZA MINIMO MAXIMO

ALTO

ALTO 88,89% 99,99%

MEDIO 77,78% 88,88%

BAJO 66,67% 77,77%

MEDIO

ALTO 55,56% 66,66%

MEDIO 44,45% 55,55%

BAJO 33,34% 44,44%

BAJO

ALTO 22,23% 33,33%

MEDIO 11,12% 22,22%

BAJO 0.01% 11,11%

Riesgo de deteccion: Tomando como referencia los riesgos antes determinados se puede

afirmar que el riesgo de detección, correspondiente al trabajo del equipo de auditoría es del 24%

(riesgo bajo – alto), debido a las siguientes consideraciones:

133

Al verificar pre-matricula y revisar si se realizan convenios de continuidad de los

estudiantes en el Sistema Educativo cuando sea necesario, no se evidencia la periodicidad

necesaria para hacerlo. De lo contrario lo hacen finalizado el calendario educativo en

curso.

Al revisar si existe algún plan de auditoría que contenga por ejemplo: objetivo, alcance,

participantes, cronograma, recursos necesarios; se pudo evidenciar que el seguimiento se

realiza para cada una de las etapas. Sin embargo, no en el orden en el que debe ser.

Al verificar los planes de mejoramiento que generan acciones correctivas para la SEM

Lorica; se evidencia que el seguimiento del resultado de las auditorias es totalmente

efectivo con relación a los simulacros realizados.

Riesgo de auditoria: Determinados cada uno de los riesgos que afectan tanto a la empresa

como al auditor después de realizar el análisis respectivo, se establece el riesgo de auditoría con

la siguiente fórmula:

RA = RI * RC * RD

Riesgo Inherente= 14%

Riesgo de Control = 32%

Riesgo de Detección = 24%

En donde el resultado de la fórmula es:

RA = 0,14 * 0,32 * 0,24

RA = 1,0752%

134

Como conclusión tenemos que el Auditor se enfrenta a un riesgo de auditoría del 1,0752%

(riesgo bajo) de que ha ocurrido un error material, y este no ha sido evidenciado ni por los

controles que se mantiene en la empresa ni por los procedimientos que ha establecido el Auditor.

Media aritmetica: teniendo en cuenta los siguientes valores correspondientes a los riesgos,

sacar la media aritmética 0,14; 0,32; 0,24.

N= 3

0,7= 0,14 + 0,32 + 0,24

X= 1/n ∑ ^n a i

i=1

X = 1/3 * 0,7 = 0,23

Desviación estandar: escogiendo los mismos valores de la media aritmética hallamos nuestra

desviación estándar:

S= √∑(X-X) ^2

N – 1

135

X X-X (X-X) ^2

0.14 (0.14-0.23)= -0.09 (-0.09) ^2= -0.0081

0.32 (0.32-0.23)= 0.09 (0,09) ^2= 0.0081

0.24 (0.24-0.23)= 0.01 (0.01) ^2= 0.0001

0,0001

S= √ (0.14-0.23) ^2+ (0.32-0.23) ^2+ (0.24-0.23) ^2

3-1

S= 0.1171

136

25. MATRIZ RIESGO DE AUDITORIA

Tabla 11. Matriz riesgo de Auditoria

DEFINICION RESULTADO

Expectativas antes de considerar el control

interno

Es posible que existan algunos errores

RIESGO INHERENTE 14%

Confianza del control interno Bajo-medio

RIESGO DE CONTROL 32%

Disponibilidad del auditor para permitir

que existan errores importantes

Disponibilidad Bajo-alto

RIESGO DE DETECCIÓN 24%

Nivel de pruebas de cumplimiento Bajo-alto

137

26. APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Tabla 12. Aplicación de técnicas de auditoría

TÉCNICA CLASIFICACIÓN

OCULAR Comparación

Observación

Rastreo

Revisión selectiva

VERBAL Indagación

ESCRITA Análisis

Conciliación

Confirmación

DOCUMENTAL Comprobación

Cálculo

FISICA Inspección

138

Tabla 13. Procedimientos y Tecnicas

No PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA TECNICAS

1 ESTABLECIMIENTO DE DIRECTRICES,

CRITERIOS, PROCEDIMIENTOS Y

CRONOGRAMAS PARA LA ORGANIZACIÓN

Y GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL

SERVICIO EDUCATIVO.

1 Defina y divulgue acerca de los lineamientos

generales para la organización de la gestión de

matrícula, para determinar la calidad del mismo.

Revise las actas de los actos administrativos que

reglamentan el proceso de la gestión de cobertura

educativa, documente, identificando debilidades del

control y archive en papeles de trabajo.

Revisión selectiva

Observación

Inspección

2 Cerciórese que el funcionario responsable del área

cobertura de la SE, encargado de la planeación de las

jornadas de capacitación en la Gestión de Cobertura,

Planee las jornadas de información, socialización y

capacitación de los procesos de Cobertura a las

partes interesadas, documente y archive en papeles

de trabajo.

Observación

Confirmación

Comprobación

139

3 Indague y divulgue si al momento de realizar la

capacitación en los procesos de Gestión de la

Cobertura del Servicio Educativo les hace entrega a

los asistentes los documentos necesarios para el

entendimiento de esta. Documente y archive en

tabpapeles de trabajo.

Indagación

Inspección

Comprobación

2 PROYECCIÓN DE CUPOS

1 Verifique si los trabajadores del área de cobertura

conocen acerca de los procedimientos para la

proyección de cupos, documente y archive en

papeles de trabajo.

Inspección

Revisión

2 Cerciórese que se cumplan las estrategias de acceso y

permanencia para determinar la calidad educativa por

medio visitas y monitoreo a instituciones y

estrategias empleadas (alimentación, transporte y kits

escolares). Por medio de un oficio establezca lo

supervisado y archive en papeles de trabajo.

Inspección

Observación

Revisión

3 Entreviste al empleado encargado de la proyección

de cupos y verifique si cumple con el manual de

funciones, compare y archive en papeles de trabajo.

Comparación

Observación

Indagación

3 SOLICITACIÓN, RESERVACIÓN Y

140

ASIGNACIÓN DE CUPOS OFICIALES.

1 Indague y defina las estrategias para asignar cupos a

niños de bienestar social o familiar, cerciórese de que

se maneje el formulario de continuidad, establezca

debilidades y archive en papeles de trabajo.

Indagación

Comprobación

2 Indague sobre la disponibilidad de cupos, y

cerciórese del envió de formatos de inscripción de

alumnos nuevos a los Establecimientos Educativos,

identifique debilidades y establezca en papeles de

trabajo.

Indagación

Comprobación

3 Identifique si el proceso de inscripción se dio de

manera cronológica para llegar a la asignación de

cupo, documente debilidades y archive en papeles de

trabajo.

Indagación

Comprobación

4 REGISTRO DE MATRÍCULAS DE CUPOS

OFICIALES.

1 Cerciórese que cada EE haya formalizado la

matrícula de los estudiantes antiguos y nuevos, lo

anterior teniendo en cuenta que el registro de

matrícula es responsabilidad directa de los EE, y que

estos deben ejecutar este proceso en dicho sistema

integrado de matrícula. Documente y archive en

Inspección

Observación

Comprobación

141

papeles de trabajo.

2 Compare e identifique que la cantidad de alumnos

matriculados concuerde con las reservas de cupos

establecidas para alumnos nuevos y antiguos,

documente y archive en papeles de trabajo.

Comparación

Observación

Confirmación

3 Verifique que las actividades para el proceso de

matrícula sean suministradas en el sistema (SIMAT),

documente y archive en papeles de trabajo.

Indagación

Inspección

5 SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DE

MATRICULA

1 Indague e identifique que los funcionarios del área de

cobertura ejecuten el proceso de auditoria externa al

proceso de cobertura, revise que se defina el alcance,

participantes, cronograma y recursos necesarios.

Documente y archive en papeles de trabajo.

Indagación

Revisión

Comprobación

2 Verifique que los funcionarios designados de las

dependencias de la SE, realicen el cronograma de

fechas de visitas a los Establecimientos Educativos.,

documente y archive en papeles de trabajo.

Observación

Confirmación

3 Cerciórese que el auditor líder informa por medio de

comunicación oficial (Acto administrativo o

Confirmación

Comprobación

142

comunicación escrita) el Plan de Auditoría y solicite

documentación a los Establecimientos Educativos

para su verificación. Documente y archive en papeles

de trabajo.

143

27. PAPELES DE TRABAJO

SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE LORICA

COBERTURA EDUCATIVA

Período del 1 de enero al 25 de noviembre del 2017

Tabla 14. Papeles de Trabajos

PROCESO No 1 ESTABLECIMIENTO DE LAS

DIRECTRICES, CRITERIOS, PROCEDIMIENTOS

Y CRONOGRAMA PARA LA ORGANIZACIÓN

Y GESTIÓN DE COBERTURA DEL SERVICIO

EDUCATIVO

HALLAZGO

PROCEDIMINETO 1:

Defina y divulgue acerca de los lineamientos

generales para la organización de la gestión de

matrícula, para determinar la calidad del mismo.

Revise las actas de los actos administrativos que

reglamentan el proceso de la gestión de cobertura

educativa, documente, identificando debilidades del

control y archive en papeles de trabajo.

APLICACIÓN:

144

Se solicitó el documento de los lineamientos

generales de la secretaria de educación municipal de

santa cruz de lorica, en el cual se describen las

directrices y criterios del funcionamiento de

organización y gestión de la cobertura educativa.

Estos están formados por diferentes actividades con

las cuales se determina la calidad del mismo, algunas

de estas actividades son: atender los lineamientos

sobre la evaluación del aprendizaje y promoción de

los estudiantes a los distintos niveles de educación

establecidos en el decreto 1290 del 2009. Fomentar

cuando sea pertinente el uso de modelos pedagógico

flexible para los distintos ciclos de educación (niños-

jóvenes-adultos).

Aplicado los

Procedimientos de

Auditoría no se

encontraron

hallazgos dignos de

comentar.

CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:

Lineamientos generales implementados

Lineamientos generales establecidos

6

6 = 100% lineamientos generales implementados.

PROCEDIMIENTO 2:

Cerciórese que el funcionario responsable del área

145

cobertura de la SE, encargado de la planeación de las

jornadas de capacitación en la Gestión de Cobertura,

Planee las jornadas de información, socialización y

capacitación de los procesos de Cobertura a las partes

interesadas, documente y archive en papeles de

trabajo.

APLICACIÓN:

Luego de revisar la entrevista al profesional

especializado del área de cobertura, se verificó que

este realiza jornadas de información, socialización y

capacitación, por medio de circulares y oficios que

les son entregados a los capacitados.

Procedimientos de

Auditoría no se

encontraron

hallazgos dignos de

comentar.

CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:

Total personal que recibió la capacitación

Total personal capacitado

31

31 = 100% personal que recibió la capacitación

PROCEDIMIENTO 3:

Indague y divulgue si al momento de realizar la

146

capacitación en los procesos de Gestión de la

Cobertura del Servicio Educativo les hace entrega a

los asistentes los documentos necesarios para el

entendimiento de esta. Documente y archive en

papeles de trabajo.

APLICACIÓN:

Luego de indagar a los funcionarios del área de

cobertura, acerca de los oficios, resoluciones entre

otros documentos, se confirmó con las personas que

fueron capacitadas si estos si recibieron materiales

para la mejor comprensión de esta, tal y como está

establecido en los procedimientos.

Procedimientos de

Auditoría no se

encontraron

hallazgos dignos de

comentar.

CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:

Total de personas indagadas

Total de personas que recibieron la capacitación

29

31 = 94% de personas indagadas

147

SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE LORICA

PAPELES DE TRABAJO

COBERTURA EDUCATIVA

Período del 1 de enero al 25 de noviembre del 2017

PROCESO No 2, PROYECCIÓN DE CUPOS HALLAZGO

PROCEDIMIENTO 1:

Verifique si los trabajadores del área de cobertura

conocen acerca del procedimiento para la

proyección de cupos, documente y archive en

papeles de trabajo.

APLICACIÓN:

Se entrevistó a los empleados del área de cobertura

para verificar si conocían sobre los procedimientos

para la proyección de cupos, con esta se pudo

constar que estos conocen sobre este procedimiento

y contenido, sin embargo no todos lo manejan a la

perfección.

H.2-1

CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION

Personas que manejan la proyección de cupos

148

Personas entrevistadas

1

3 = 33% personas que manejan la proyección de

cupos

PROCEDIMIENTO 2:

Cerciórese que se cumplan las estrategias de acceso

y permanencia para determinar la calidad educativa.

Por medio visitas y monitoreo a instituciones y

estrategias empleadas (alimentación, transporte y

kits escolares). Por medio de un oficio establezca lo

supervisado y archive en papeles de trabajo.

APLICACIÓN:

Luego de visitar algunas instituciones, y observar

acerca de las estrategias de acceso y permanencia

que se les brindaba a los alumnos, notamos que no

todas las instituciones cumplen con esto, y que

entre algunas de las que cumplían las estrategias no

se llevaban de la manera correcta. Cabe destacar

que las intuiciones hacen notar los deberes y

derechos de los niños.

H.2-2

CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:

149

E.E que cumplen con las estrategias

E.E visitados

6

20 = 30% cumplen con las estrategias

PROCEDIMIENTO 3:

Entreviste al empleado encargado de la proyección

de cupos, y verifique si cumple con el manual de

funciones, compare y archive en papeles de trabajo.

APLICACIÓN:

Luego de entrevistar al profesional especializado de

acceso notamos que este realiza varias funciones tal

y como lo indica el manual, sin embargo la mayoría

de estas son indagadas por un auxiliar que

acompaña al área de cobertura, notamos que este no

realiza su trabajo completamente, es respaldado por

el auxiliar.

H.2-3

CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:

Funciones que realiza el Prof. de acceso

Funciones establecidas en el manual

150

4

10 : 40%Funciones que realiza el Prof. de acceso

SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE LORICA

PAPELES DE TRABAJO

COBERTURA EDUCATIVA

Período del 1 de enero al 25 de noviembre del 2017

PROCESO No 3 SOLICITACIÓN,

RESERVACIÓN Y ASIGNACIÓN DE CUPOS

OFICIALES.

HALLAZGO

PROCEDIMIENTO 1:

Revise y cerciórese que se Definan las acciones

para garantizar la continuidad de los estudiantes

en el sistema educativo, identifique las

debilidades del control y archive en papeles de

trabajo.

APLICACIÓN :

Se solicitaron los documentos donde se verifica

la continuidad de los alumnos y se revisó que el

proceso fuera llevado al sistemas, en el cual se

Procedimientos de

Auditoría no se

encontraron

151

maneja toda la información de cada uno de los

alumnos.

hallazgos dignos de

comentar.

CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION

Documentos revisados

Documentos solicitados

35

35 = 100% documentos revisados

PROCEDIMIENTO 2:

Indague y Defina las estrategias para asignar

cupos a niños de bienestar social o familiar,

cerciórese de que se maneje el formulario de

continuidad, establezca debilidades y archive en

papeles de trabajo.

APLICACIÓN:

Luego de indagar sobre los niños que apenas

inician la vida escolar, notamos que las

estrategias están establecidas pero no son

implementadas, que el formulario se maneja pero

no es llevado a función, ya que muchos padres

después de sacar de bienestar a sus niños, estos

H.3-2

152

mismos se encargan de buscar las instituciones.

CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:

Niños que llenaron el formulario

Muestra de niños que vienen del bienestar

0

30 = 0% niños llenaron el formulario

PROCEDIMIENTO 3:

Indague sobre la disponibilidad de cupos, y

cerciórese del envió de formatos de inscripción

de alumnos nuevos a los Establecimientos

Educativos, identifique debilidades y establezca

en papeles de trabajo.

APLICACIÓN:

Luego de visitar algunas instituciones y verificar

que tengan cupos disponibles, indagamos con

sus entes directivos si la secretaria de educación

les hacía llegar los formularios de inscripción de

alumnos nuevos, las cuales verificaron la

información.

Procedimientos de

Auditoría no se

encontraron

hallazgos dignos de

comentar.

CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:

153

E.E que les enviaron los formularios

E.E visitados

20

20 = 100% E.E que les enviaron los formularios

PROCEDIMIENTO 4:

Identifique si el proceso de inscripción se dio de

manera cronológica para llegar a la asignación

de cupo, documente debilidades y archive en

papeles de trabajo.

APLICACIÓN:

Se solicitaron los formularios de inscripción de

alumnos para verificar si las fechas concuerdan

con las establecidas en el cronograma de

actividades. Sin embargo se evidenciaron

falencias en el cumplimiento de esta.

Procedimientos de

Auditoría no se

encontraron

hallazgos dignos de

comentar.

154

CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:

# de formularios ordenados

# de formularios verificados

20

20 = 100% de los formularios de inscripción

verificados.

SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE LORICA

PAPELES DE TRABAJO

COBERTURA EDUCATIVA

Período del 1 de enero al 25 de noviembre del 2017

PROCESO No 4, REGISTRO DE

MATRÍCULAS DE CUPOS OFICIALES.

HALLAZGO

PROCEDIMIENTO 1:

Cerciórese que cada EE haya formalizado la

matrícula de los estudiantes antiguos y nuevos,

lo anterior teniendo en cuenta que el registro de

155

matrícula es responsabilidad directa de los EE, y

que estos deben ejecutar este proceso en dicho

sistema integrado de matrícula. Documente y

archive en papeles de trabajo.

APLICACIÓN:

Se visitó cada establecimiento educativo y al

pedir los documentos de matrícula para

estudiantes antiguos y nuevos, evidenciamos que

ejecutan el debido proceso de información en el

SIMAT como responsabilidad propia de ellos.

Procedimientos de

Auditoría no se

encontraron

hallazgos dignos de

comentar.

CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:

E.E que ejecutan el proceso de matricula

E.E visitados

31

31 = 100% de los E.E evidencian el método de

información SIMAT.

PROCEDIMIENTO 2:

Compare e identifique que la cantidad de

alumnos matriculados concuerde con las reservas

de cupos establecidas para alumnos nuevos y

156

antiguos, documente y archive en papeles de

trabajo.

APLICACIÓN:

Al revisar las reservas de cupos para los alumnos

nuevos y antiguos de cada establecimiento

educativo, se denota que algunos no concuerdan

con la reserva estipulada; por tanto al hacer el

proceso de matrícula incluyen más cupos de

alumnos sin tener en cuenta la reserva que

tienen.

H.4-2

CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION

E.E que manejan las reservas de cupos

E.E estudiados

15

31 = 48% de E.E manejan reservas de cupos.

PROCEDIMIENTO 3:

Verifique que las actividades para el proceso de

matrícula sean suministradas en el sistema

(SIMAT), documente y archive en papeles de

trabajo

157

APLICACIÓN:

Se interactuó con el responsable del SIMAT y

nos dijo que la información de las actividades si

las suministra en esa plataforma. Sin embargo,

algunos establecimientos educativos tardan de

uno a dos días para enviar la información a la

SEM lorica pero que este se hace responsable del

adecuado proceso.

Procedimientos de

Auditoría no se

encontraron

hallazgos dignos de

comentar.

CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:

E.E oportunos con la información

E.E visitados

16

16 = 100% información es suministrada al

SIMAT.

158

SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE LORICA

PAPELES DE TRABAJO

COBERTURA EDUCATIVA

Período del 1 de enero al 25 de noviembre del 2017

PROCESO No 5, SEGUIMIENTO A LA

GESTION DE MATRICULA.

HALLAZGO

PROCEDIMIENTO 1:

Indague e identifique que los funcionarios

del área de cobertura ejecuten el proceso de

auditoria externa al proceso de cobertura,

revise que se defina el alcance,

participantes, cronograma y recursos

necesarios. Documente y archive en

papeles de trabajo.

APLICACIÓN.

Se verificó que los funcionarios existentes

dentro del área y departamento de

cobertura ejecutan el debido proceso de

gestión de la cobertura educativa, teniendo

en cuenta la base legal y los recursos

Procedimientos de

Auditoría no se

encontraron

hallazgos dignos de

159

necesarios. comentar.

CALCULO DEL INDICADOR DE

GESTION:

# funcionarios entrevistados

# funcionarios existentes en Cobertura

3

3 = 100% de los funcionarios cumplen con

el proceso.

PROCEDIMIENTO 2:

Verifique que los funcionarios designados

de las dependencias de la SE, realicen las

visitas a los Establecimientos Educativos

de acuerdo a las fechas establecidas en el

cronograma del proceso, documente y

archive en papeles de trabajo.

APLICACIÓN:

Al cuestionar a los funcionarios encargados

de las visitas a los establecimientos

educativos, se evidenció que lo realizan

pero a su manera, es decir no cumplen con

H.5-3

160

el cronograma y actividades para que el

proceso de cobertura se lleve a cabo.

CALCULO DEL INDICADOR DE

GESTION:

# funcionarios que cumplen con visitas

# funcionarios del área de cobertura

1

3 = 33% de los funcionarios cumplen con

las visitas a tiempo.

PROCEDIMIENTO 3:

Cerciórese que el auditor líder informa por

medio de comunicación oficial (Acto

administrativo o comunicación escrita) el

Plan de Auditoría y solicite documentación

a los Establecimientos Educativos para su

verificación. Documente y archive en

papeles de trabajo.

APLICACIÓN:

Se solicitó el acto administrativo que

legaliza la SEM Lorica, la documentación

Procedimientos de

Auditoría no se

161

del proceso de cobertura y el plan de

auditoría que se lleva a cabo y se evidenció

que el líder mantiene informado a los

demás funcionarios del área de cobertura.

encontraron

hallazgos dignos de

comentar.

CALCULO DEL INDICADOR DE

GESTION:

# documentos revisados

# documentos existentes

3

3 = 100% de los documentos son

conocidos por el líder y funcionarios de

cobertura.

162

28. HOJA DE HALLAZGOS

COBERTURA EDUCATIVA

SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE LORICA

PAPELES DE TRABAJO

COBERTURA EDUCATIVA

Período del 1 de enero al 25 de noviembre del 2017

Tabla 15. Hojas de Hallazgos

PROCESO: PROYECCIÓN DE CUPOS H.2-1

PROCEDIMIENTO 1:

Verifique si los trabajadores del área de

cobertura conocen acerca del

procedimiento para la proyección de cupos,

documente y archive en papeles de trabajo.

a) CONDICIÓN:

Con las entrevistas realizadas se

pudo constatar que los empleados

de cobertura no conocen a fondo el

procedimiento de proyección de

cupos, teniendo en cuenta que estos

163

al momento de acceder al empleo

son capacitados y tienen acceso al

manual de funciones.

b) CRITERIO:

Todo trabajador del área debe ser

preparado y estar acto para el

puesto que va ocupar, tener

conocimiento acerca de todas las

funciones a realizar, ya que de estas

depende el desarrollo del proceso.

c) CAUSA:

Los trabajadores a pesar de contar

con el manual y herramientas

necesarias para tener pleno

conocimiento de sus funciones, solo

se dedican a lo necesario en el

momento y no cumplen con lo

estipulado en el manual, por tanto

no conocen del procedimiento tal y

como es debido.

d) EFECTO:

El 67% de los trabajadores del área

de cobertura no manejan el proceso

164

para la proyección de cupos, lo cual

puede perjudicar el área y la

entidad como tal, ya que aunque sea

un funcionario el que maneje el

proceso como tal, todos deben tener

conocimiento sobre este ya que su

trabajo debe ser en equipo para que

haya eficiencia y eficacia como lo

estipula su misión, y así tener más

seguridad al momento del proceso

estar en desarrollo.

CONCLUSION:

Los trabajadores del proceso de cobertura, no tienen pleno conocimiento acerca del proceso

de proyección de cupos, las actividades van siendo realizadas en fechas in-correspondientes ya

que no se sigue el manual de funciones, esto se debe a que, al momento de iniciar al cargo, ni en

el periodo de prueba se le da la capacitación necesaria al funcionario sobre lo que él va realizar

como ente constituyente del área de cobertura.

RECOMENDACIÓN:

Al momento de vincular un funcionario, cerciorarse de manera efectiva si este tiene

conocimiento del cargo, de no ser así brindarle la capacitación correspondiente para que este

165

conozca de las funciones que debe realizar, como también de sus deberes y derechos, y tomar en

el periodo de prueba evidencia de que el empleado maneja el cargo debidamente.

PROCESO: PROYECCIÓN DE CUPOS H.2-2

PROCEDIMIENTO 2:

Cerciórese que se cumplan las estrategias

de acceso y permanencia para determinar la

calidad educativa mediante visitas y

monitoreo a instituciones y estrategias

empleadas (alimentación, transporte y kits

escolares). Por medio de un oficio

establezca lo supervisado y archive en

papeles de trabajo.

a) CONDICIÓN:

Al realizar la visita a las

instituciones, obtuvimos que no se

cumplían las estrategias de acceso y

permanencia, teniendo en cuenta

que estas están establecidas tanto en

el manual, como también son

166

aprobadas por el ministerio de

educación.

b) CRITERIO:

Se establece que las instituciones

deben brindar alimentación a sus

alumnos por medio de PAE, pero

este programa no es brindado en

algunas instituciones o en otras se

lleva de manera incorrecta, aparte a

los niños no se les otorga el kits

escolar y a otros que tienen

inconvenientes con la llegada a sus

instituciones, debe brindárseles

transporte y tampoco cuentan con

este.

c) CAUSA:

Los alumnos no reciben

alimentación escolar porque

muchas instituciones tienen

inconvenientes al momento de

gestionar el programa con la

alcaldía o la gobernación,

negándoles así el beneficio que

167

poseen los menores, el transporte es

negado por falta de orden y gestión.

d) EFECTO:

La entidad está incumpliendo con

un derecho que tienen los alumnos,

la cual se encuentra establecida por

el ministerio y que es representada

con el 70% de que no se cumplan

las estrategias de acceso y

permanencia, lo cual les quita

motivación a esos pequeños que

tienen dificultad para llegar a sus

escuelas, y en cosos a esos que no

llevan para la merienda a los

colegios.

CONCLUSION:

No todas las entidades cumples con las estrategias de acceso y permanencia, ya que son pocas

las que brindan estos servicios a los alumnos, por tanto, el programa no es ejecutado en su

totalidad, debido a la falta de gestión.

168

RECOMENDACIÓN:

Gestionar a tiempo con los proveedores del PAE para que los niños reciban este beneficio,

ordenar un presupuesto para que ellos tengan motivación para llegar la institución, que los

responsables de acceso y permanencia trabajen más por los derechos de los niños.

PROCESO: PROYECCIÓN DE CUPOS H.2-3

PROCEDIMIENTO 3:

Entreviste al empleado encargado de la

proyección de cupos, y verifique si cumple

con el manual de funciones, compare y

archive en papeles de trabajo.

a) CONDICIÓN:

La entidad cuenta con un

funcionario para la proyección de

cupo, el cual hace las funciones

más representativas al cargo, pero

deja la mayoría en manos de un

auxiliar o necesita ayuda de este,

teniendo como base un manual que

debe conocer y cumplir.

169

b) CRITERIO:

Al momento de ingresar un

trabajador a la entidad se le hace

entrega del manual en el cual va

revisar las funciones con las cuales

tiene que cumplir, para así

mantener un adecuado y confiable

proceso para el área de cobertura y

que todo se desarrolle como debe

ser.

c) CAUSA:

El encargado de la proyección de

cupos no cumple con todas sus

funciones establecidas, esto se debe

a que este tal vez no fue puesto a

periodo de prueba, y por lo tanto no

se cercioraron si cumplía con el

perfil del puesto, ya que para

ejercer todas las funciones necesita

de la intervención de compañeros

del área.

d) EFECTO:

El encargado de la proyección de

170

cupos está incumpliendo con sus

funciones, las cuales son

demostradas en un 60% por los

indicadores, poniendo en riesgo el

proceso ya que por la tanta

intervención de terceros se pueden

dar malos entendidos y llevar el

proceso por camino incorrecto.

CONCLUSION:

El encargado de la proyección de cupos no es responsable de todas sus funciones, por lo tanto,

la entidad se encuentra en riesgo al momento del desarrollo de sus procesos, ya que la mucha

intervención puede distorsionar la información, y realizarse así malas gestiones.

RECOMENDACIÓN:

Al momento de integrar una persona a una entidad se le debe hacer seguimiento que cumpla

con sus funciones, que este maneje el manual y lo ponga en práctica, pasando por periodos de

prueba, igualmente realizar capacitaciones en las cuales se les dé a conocer a los trabajadores

sobre sus deberes y derechos, y que tengan en cuenta para su labor los manuales a los cuales

ellos tienen acceso.

171

PROCESO: SOLICITACIÓN,

RESERVACIÓN Y ASIGNACIÓN DE

CUPOS OFICIALES.

H.3-2

PROCEDIMIENTO 2:

Indague y defina las estrategias para

asignar cupos a niños de bienestar social o

familiar, cerciórese de que se maneje el

formulario de continuidad, establezca

debilidades y archive en papeles de trabajo.

a) CONDICIÓN:

Luego de indagar sobre los niños

que apenas inician la vida escolar,

notamos que las estrategias están

establecidas, pero no son

implementadas.

b) CRITERIO:

Todos los niños que estén en

bienestar social y vallan a empezar

sus estudios desde nivel preescolar,

deben digitarle un formulario de

continuidad a cargo de la persona

172

especializada en bienestar familiar.

c) CAUSA:

La persona encargada de diligenciar

el formulario de continuidad lo

maneja, pero no es llevado a

función, ya que muchos padres

después de sacar de bienestar a sus

niños estos mismos se encargan de

buscar las instituciones.

d) EFECTO

La SEM Lorica está incumpliendo

con el diligenciamiento de este

formulario; sin embargo, la persona

encargada lo realiza, pero no envía

la información adecuada y

necesaria para que eso niños tengan

seguro su continuidad escolar.

CONCLUSION:

No se lleva a cabo el manejo e implementación del formulario de continuidad escolar en los

niños provenientes de establecimientos de bienestar social o los CDI; por tanto, afectan su

integridad y desarrollo educativo.

173

RECOMENDACIÓN:

1. Hacerle un llamado de atención a la persona encargada de diligenciar el formulario,

dándole a conocer las consecuencias negativas que les trae a los niños.

2. Que la SEM Lorica este más al pendiente de estos casos, ya que es la encargada de

manejar información de la disponibilidad y proyección de cupos de los estudiantes.

3. Recordarles las funciones del área de cobertura en sus diferentes etapas; teniendo en

cuenta que esta falencia de formulario de continuidad afecta el área de acceso del Proceso

de Gestión de la Cobertura Educativa.

PROCESO: REGISTRO DE

MATRÍCULAS DE CUPOS OFICIALES.

H.4-2

PROCEDIMIENTO 2:

Compare e identifique que la cantidad de

alumnos matriculados concuerde con las

reservas de cupos establecidas para

alumnos nuevos y antiguos, documente y

archive en papeles de trabajo.

a) CONDICIÓN:

Luego de revisar las reservas de

cupos para los alumnos nuevos y

174

antiguos de cada establecimiento

educativo, se denota que algunos no

concuerdan con la reserva

estipulada.

b) CRITERIO:

Todos los establecimientos

educativos deben tener en cuenta la

reserva de cupos para llevar a cabo

el proceso de matrícula.

c) CAUSA:

Al hacer el proceso de matrícula sin

tener en cuenta la reserva de cupos,

incluyen más cupos de alumnos que

exceden el tope de los establecidos

en la reserva.

d) EFECTO:

En el momento de realizar el

proceso de matrícula se verá

afectado el debido proceso, ya que

no se tiene en cuenta la reserva para

la proyección de cupos, demostrado

esto en el 52% del indicador de los

EE que no manejan esta reserva, lo

175

que conlleva a que en las aulas de

clase halla más estudiante de lo

normal. .

CONCLUSION:

Como no se tiene en cuenta la reserva de cupos afecta de manera directa el proceso de

proyección de cupos y el debido proceso de matrícula; así mismo los establecimientos educativos

tendrán más estudiantes en sus aulas y en diferentes niveles de educación sin tener en cuenta la

infraestructura con la que cuentan.

RECOMENDACIÓN:

Cerciorar a la SEM Lorica de estos acontecimientos para que lo tengan en cuenta a la hora de

la proyección de cupos; ya que esta debe realizarse con relación a la reserva de cupos estipulada

para cada nivel y establecimiento educativo tanto rural como urbano.

176

PROCESO: SEGUIMIENTO A LA

GESTION DE MATRICULA.

H.5-3

PROCEDIMIENTO 3:

Verifique que los funcionarios designados

de las dependencias de la SE, realicen las

visitas a los Establecimientos Educativos

de acuerdo a las fechas establecidas en el

cronograma del proceso, documente y

archive en papeles de trabajo.

a) CONDICIÓN:

Luego de cuestionar a los

funcionarios encargados de las

visitas a los establecimientos

educativos, se evidenció realizan

las visitas a los establecimientos

educativos, pero a su manera.

b) CRITERIO:

Las visitas realizadas a los

establecimientos educativos por

parte de los funcionarios de las SE

deben ser de acuerdo al cronograma

177

de actividades realizo por esta.

c) CAUSA:

Los funcionarios de la SEM Lorica

encargados de las visitas hacia los

establecimientos educativos no

cumplen con el cronograma de

actividades para que el proceso de

cobertura se lleve a cabo.

d) EFECTO:

Un 67% nos demuestra que los

funcionarios no cumples con las

visitas, ya que no cumplen con las

fechas del cronograma, lo cual

afecta todo el proceso de cobertura;

ya que si hay atraso o adelanto de

actividades puede incrementar el

nivel de riesgo o éxito de algún

proyecto que se esté llevando a

cabo.

178

CONCLUSION:

Teniendo en cuenta las faltas al no cumplir con el cronograma de actividades a realizar, se

conlleva al relejo del mal manejo de las operaciones y acciones correspondientes a la SEM

Lorica.

RECOMENDACIÓN:

1. Comunicar las consecuencias negativas que esto conlleva.

2. Darles a conocer la importancia de cumplir con los tiempos y fechas estimadas para cada

actividad a realizar.

3. Cerciorarlos de que el mal manejo de sus actividades refleja el mal estructura miento

organizacional que se lleva a cabo.

179

29. INFORME PRELIMINAR

De acuerdo con los hallazgos antes mencionados, con su respectivo criterio, condición, causa

y efecto se corroboraron con el responsable del proceso y los funcionarios del Departamento de

Cobertura, el cual por medio de un Acta de Discusión se les hace conocimiento y socialización

de los mismos. Hay que tener en cuenta que estos hallazgos están dentro del criterio profesional

del auditor; los cuales son:

Los trabajadores del área de cobertura no conocen de un todo el procedimiento de la

proyección de cupos.

No se cumplen de la mejor forma la implementación de las estrategias de acceso y

permanencia por parte de los establecimientos educativos.

Lo dicho por el encargado del procedimiento de la proyección de cupos, no concuerda de

una todo con el manual de funciones que se le fue asignado al momento de la

capacitación.

No se lleva a cabo por parte del encargado de bienestar social el diligenciamiento del

formulario de continuidad educativa para los niños provenientes de bienestar social o

familiar.

No se tiene en cuenta la reserva de cupos al momento de realizar el procedimiento de

matrícula y el registro de matrículas oficiales.

Los funcionarios del departamento de la SEM Lorica no llevan a cabo las visitas externas

a los establecimientos educativos en conformidad con las fechas establecidas en el

cronograma de actividades.

180

30. INFORME FINAL

Dadas todas las circunstancias estudiadas correspondientes al Proceso de Gestión de

Cobertura Educativa de la Secretaría de Educación Municipal de Santa Cruz de Lorica, se denota

que el control de la gestión; por el seguimiento de los procesos de acceso y permanencia, los

análisis de los resultados, las diferentes actividades implementadas por el grupo de trabajo para

mantener el control sobre el enfoque estratégico formulado por el MEN y el apoyo de

herramientas informáticas que permiten el registro y la consulta oportuna de la información; son

ejecutadas y llevadas a cabo con base a la normativa del proceso y de la entidad que los regula.

Sin embargo, es preciso que tengan en cuenta los siguientes aspectos para llevar a cabo un

mejor manejo de control interno en sus procesos:

El seguimiento del plan de cobertura; para que periódicamente se realice la evaluación de

la ejecución y se determine los niveles de avance de las actividades allí establecidas.

El documento Plan de la Cobertura; para que este se complemente entre otros aspectos

con las cifras estadísticas de la proyección de cupos justificadas en la demanda del

servicio educativo.

Los indicadores de Permanencia; para que se considere hacer gestión sobre el indicador

consolidado de Permanencia de los niños que inician en grado 1 a los 6 años y terminan

en grado 11 a los 16 y el porcentaje que aumenta en extra edad, entre otros asociados a la

permanencia.

La legalización de Predios, para que las acciones emprendidas para gestionar el estudio y

análisis de la situación de la SEM Lorica, se consoliden y desarrollen con prioridad para

181

tener oportunamente el resultado requerido para mejorar las condiciones actuales de la

infraestructura disponible para la prestación del servicio.

Las estrategias para sensibilizar a los rectores y docentes sobre la importancia de trabajar

en las estrategias lideradas desde la Secretaría para asegurar el acceso y permanencia de

niños, niñas y jóvenes en el sistema educativo; para lo cual es importante a través de la

comunicación institucional el fortalecimiento de esta.

182

31. RECOMEDACIONES Y CONCLUSIONES

31.1 RECOMENDACIONES

Es indispensable priorizar la ampliación de la cobertura de este nivel educativo a la

población más vulnerable, dado que este grupo del municipio tiene más dificultades de

acceso a este nivel de enseñanza. Sin embargo, la evidencia nacional ha alertado que el

aumento en este nivel no es suficiente si no se asegura una educación de calidad,

particularmente en cuanto a los espacios, los materiales, el cuidado y las interacciones

sociales que promuevan el desarrollo infantil.

Se recomienda fortalecer la educación para los pueblos originarios del municipio desde el

respeto a su cultura y a sus lenguas en al menos tres ámbitos: reforzar la capacidad de los

docentes para la inclusión proactiva de los niños indígenas en los procesos educativos;

desarrollar métodos de enseñanza y evaluación diversos, que consideren las

características culturales de la población originaria y fortalecer el diseño curricular y

desarrollar materiales educativos que fomenten la interculturalidad y que estén a

disposición de todos los establecimientos educativos.

Los exámenes de evaluación al docente se deben de usar principalmente para diseñar e

implementar sistemas de Capacitación y Desarrollo de los Docentes que tengan la calidad

y rigor adecuado requerido. Todo docente que tenga el deseo de enseñar debe tener la

posibilidad de desarrollarse y mejorar. Con este sistema, gran parte de los maestros que

no tengan vocación se va a auto eliminar. Hay que ofrecer la oportunidad a todos y

ofrecerles programas de calidad que les ayude a preparase mejor, no solo a cumplir con

183

un requisito de cumplir con determinadas horas de capacitación como parte de su carrera

magisterial.

Existe una fuerte asociación entre el nivel socioeconómico de los estudiantes y las

escuelas con el desempeño, por ello, es necesario el desarrollo de políticas sociales

intersectoriales (salud, alimentación, vivienda, trabajo) para mitigar la relación de dichas

variables con el logro académico. Es indispensable que los docentes y los centros

educativos tengan las herramientas y estrategias pedagógicas de acceso y permanencia,

así como las condiciones materiales, para promover el desarrollo de los niños. Se

requieren programas de apoyo para las escuelas, con acompañamiento y evaluación

rigurosa, que permitan su adaptación continua hasta conseguir los resultados deseados.

31.2 CONCLUSION

La presente investigación se ha dedicado al estudio de conocimiento y la aplicación de una

auditoría de gestión para medir la eficiencia y eficacia del sistema educativo en la elaboración de

actas administrativas que soportan la cobertura educativa, las cuales se desarrollaran

simultáneamente en la investigación con la secretaria de educación de Santa Cruz de Lorica,

Cordoba.

Mediante la aplicación de la práctica de la ejecución de este examen de auditoria se han

reforzados los conocimientos y destrezas aprendidas en el aula de clases, ya que el ejercicio

práctico nos hace participes del rol profesional en el campo de auditoria.

El análisis de estudio de tipo descriptivo desarrollado encontramos que el aspecto teórico es

muy amplio y enrequicedor en el método de investigación, ya que son estudios observacionales,

en los cuales no se interviene o manipula el factor de estudio, es decir se observa lo que ocurre

184

con el fenómeno en estudio reales. Por otro lado, la Auditoria es muy importante en el

seguimiento y vigilancia de los procesos que intervienen en las distintas áreas de una entidad u

admdinistracion, puesto que se vale de instrumentos de seguimiento que pueden ser utilizados en

cualquier campo y área de la organización, buscando como fin una gestión eficaz y eficiente.

A través de esta ejecución del examen de auditoria se logro los objetivos planteados de

identificar falencias del sistema de control interno, irregularidades y posibles problemas que

están afectando directa o indirectamente a la organización, y se pudo determinar los niveles de

eficiencia, efectividad, normativa, y ética en los procesos.

Asi mismo, el personal encargado del área de cobertura educativa y los responsables del

proceso formativo en las instituciones deben dar cumplir a los Marcos Normativos vigentes que

estos lo regulan, de igual forma, tener en cuenta todas las recomendaciones y quejas que se

presenta de terceros para brindar soluciones y pasos sumistrados en pro de propuestas razonables

y disposición optimas de seguimiento. Sin dejar aun lado, el objeto social, estratégico y

misional del mismo, ya que el nivel de satisfacion por los usuarios externos no son optimos.

Los resultados logrados con esta investigación de tipo descriptivo nos brindan una visión

importante sobre el aporte profesional que podemos ofrecer como contadores y auditores para el

desarrollo administrativo y financieros de las organizaciones, permitiendo asi ampliar campos de

acción en el ámbito laboral y de asesorías para las empresas.

185

Para culminar, mencionar y no menos importante en el informe de auditoria podran encontrar

todas las conclusiones y recomendaciones de mejora para ayudar a la Secretaria de Educación

Santa Cruz de Lorica en el proceso de cobertura educativa a lograr un correcto funcionamiento, y

que estas apoyen la toma de decisiones.

186

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evaluación académica enfocados en la calidad de la enseñanza de la carrera de auditoria

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https://www.umag.cl/biblioteca/tesis/espinoza_sepulveda_2005.pdf