Trabajo Ciclo Vital

8/11/2019 Trabajo Ciclo Vital

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GESTIONDOCUMENTAL II

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Clara Milena Mario ColmenaresMara Elena Marn JimnezMelva Olarte Castellanos


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Faculta de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Programa de Ciencias de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y Archivstica

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CONCEPTUALIZACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

CLARA MILENA MARIO COLMENARESMARA ELENA MARN JIMNEZMELVA OLARTE CASTELLANOS

GRUPO G4

PROFESORA: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVISTICA

2014


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INTRODUCCION

La Gestin documental esel conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para

administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la

recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los

documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la

conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de

racionalizacin y economa. Es una actividad casi tan antigua como la escritura,

que naci debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos ytransacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.

Sin duda alguna es una actividad vital para el desarrollo de la labor profesional del

actual estudiante de CIDBA, de all la importancia de generar toda la atencin al

ejercicio planteado en la unidad respectiva, el cual en su proceso de elaboracin

ha permitido una relacin directa con su definicin, el marco normativo y las

actividades por realizar en el ejercicio prctico.

El propsito de este trabajo es conocer la forma de clasificacin de los archivos

teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y todos los procesosinherentes de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase de ese ciclo

vital adems los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o

etapas, por lo que se espera cumplir con los objetivos de este trabajo propuesto

en la unidad 3. Ofrecer herramientas de fcil acceso que oriente las labores en

los archivos tanto a nivel terico como metodolgico, en instituciones pblicas y

privadas, a los archivistas, funcionarios de archivo, estudiantes e interesados en el

tema, que les permita establecer los sistemas de ordenacin documental ms

adecuados de acuerdo con las caractersticas propias de las series documentales.


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OBJETIVO GENERAL

Conocer las etapas del Ciclo vital de los documentos y los procesos de unPrograma de Gestin Documental que se desarrollan en cada una de las etapas.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Presentar la normatividad vigente aplicada a la descripcin documental

Identificar los diferentes instrumentos de descripcin documental.

Promover la implementacin del proceso de descripcin documental,mediante la utilizacin de los diferentes instrumentos.

Identificar los valores que tienen los documentos en cada una de estasfases.


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ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

1. QU SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en elejercicio de sus funciones, las cuales, segn su jerarqua ilustrada en elorganigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y lassubseries documentales. De conformidad con los principios de procedencia yorden original, los documentos, de forma natural, se agrupan en:

Fondo Documental

Es la totalidad de la documentacin producida y recibida por una institucin opersona, en desarrollo de sus funciones o actividades.

Seccin Documental

Es una subdivisin del fondo identificada con la produccin documental de unaunidad o divisin administrativa o funcional de la institucin que produce el fondo.

Su seccin Documental

Es una subdivisin de la seccin documental (divisin administrativa). En algunoscasos la su seccin recibe el nombre de Oficina, Divisin o Seccin.La su seccin tiene a su cargo funciones y actividades especficas dentro de laseccin.

Serie Documental

Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladaspor una entidad en cumplimiento de una funcin determinada. Cada seccin ysubseccin est constituida por documentos agrupados en series.

Subseries Documental

Es una subdivisin de la serie documental. Est conformada por un conjunto deunidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

Unidad Documental


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La unidad documental, archivsticamente es el elemento fundamental de unaserie documental, la cual puede ser simple o compleja.

Es simple, cuando est constituida por el mismo tipo documental, Los tiposdocumentales que integran las series documentales simples son similares y

se colocan sistemticamente unos a continuacin de otros, pero ningndocumento tiene relacin con el anterior ni con el siguiente; el contenido decada uno es particular y la informacin es diversa.Ejemplos: Decretos, Acuerdos, Resoluciones, las actas, las circularesadministrativas o reglamentarias.

Es compleja, cuando est integrada por tipos documentales de diversandole, que responden a una secuencia dentro de un trmite comnmentellamadas expedientes. Cada uno est compuesto por varios tiposdocumentales diferentes entre s pero relacionados en razn de un trmitedeterminado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y porlo general se almacenan en unidades de conservacin (carpetas)separadas.

Por ejemplo en la serie Historias Laborales, cada expediente es una unidaddocumental compleja que se conforma con los documentos relativos a unapersona desde que se vincula a una entidad hasta su retiro.

Los tipos documentales

Son la expresin de las actividades tanto personales como administrativas,reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magntica, acetato, entreotros.) y con los mismos caracteres internos especficos para cada uno, loscuales determinan su contenido.

Las Agrupaciones Documentales refleja la Estructura Orgnica de lasEmpresasFondo DocumentalEntidadSecciones DocumentalesDependenciasMayor JerarquaSubsecciones DocumentalesGrupos de Trabajo

EJEMPLOS DE AGRUPACIONES DOCUMENTALESPROCEDENCIA AGRUPACIONES DOCUMENTALES

INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA FONDOSUBGERENCIA FINANCIERA SECCION DOCUMENTALDIRECCIN OPERATIVA DE TESORERIA SUBSECCION DOCUMENTALPAGO A PROVEEDORES FUNCINCOMPROBANTES CONTABLES SERIECOMPROBANTES DE EGRESO SUBSERIE


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COMPROBANTES DE EGRESO Y DE INGRESO TIPO DOCUMENTALSIMPLE UNIDAD DOCUMENTAL

PROCEDENCIA AGRUPACIONES DOCUMENTALESINSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA FONDOSECRETARIA GENERAL SECCION DOCUMENTALDIRECCION TECNICA CONTRACTUAL Y ADMINISTRATIVA SUBSECCION DOCUMENTALPROCESOS CONTRACTUALES FUNCI N

CONTRATOS SERIECONTRATO EMPRESTITO SUBSERIEESTUDIO SOLICITUD DE FOMENTO, MINUTA, COMUNICACIONESOFICIALES DERECHO DE PETICION, MODIFICACION,PUBLICACION EN LA GACETA, PAGARES

TIPOS DOCUMENTALES

COMPUESTA UNIDAD DOCUMENTAL

2. DEFINA CLASIFICACIN, ORDENACIN ARCHIVSTICA YDESCRIPCIN.

LA CLASIFICACIN es una operacin archivstica que consiste en el

establecimiento de categoras o grupos que reflejan una estructura jerrquica. Esel primer paso del proceso de organizacin, dentro de la fase del tratamientoarchivstico en cuanto a la identificacin.

Adems es una labor intelectual y fsica que consiste en separar ladocumentacin de acuerdo con unos criterios predeterminados como fase delproceso de organizacin documental, en la cual se identifican y establecenagrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de laentidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos). As mismo, paraclasificar los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde lo msamplios hasta los ms especficos,

Segn T. R Schellenberg propone que la clasificacin sea por criterios: como lasacciones a que se refieren, la estructura orgnica de la dependencia que losproduce, los asuntos y materias de los que versan. Por sistemas la cual establecetres tipos, la clasificacin funcional, orgnica, y por materias.

Puede ser:

Clasificacin de fondos en el interior de un depsito de archivoClasificacin de secciones o su secciones en el interior de un fondoClasificacin de series en el interior de una seccin o su seccin

La clasificacin documental es el establecimiento de agrupacionesdocumentales diferenciadas. Este proceso comienza determinando laagrupacin documental ms grande (fondo) y finaliza determinando las mspequeas (series documentales con los tipos documentales que la conforman).Para lograr la conformacin de series, el proceso de clasificacin procededeterminando, en primer lugar, las unidades administrativas y, en segundolugar, las funciones que stas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del


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proceso de clasificacin es la conformacin de las series (o subseries si es elcaso), las cuales pertenecen a una unidad administrativa (ubicada en unaestructura institucional), que a su vez ejecuta funciones asignadas. Laclasificacin no determina cmo deben arreglarse los documentos dentro decada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cules son los

de cada unidad administrativa, cada funcin y cada serie.Organizacin = Clasificacin + Ordenacin + Descripcin

Ordenacin Archivstica

Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin queconsiste en establecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro

de las categoras o grupos definidos en la clasificacin. La ordenacin se puedeentender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad lasrelaciones entre los documentos de una serie.

EL PROCESO DE ORDENACION: es el proceso mediante el cual se dadisposicin fsica a los documentos, determina qu documento va primero ycules van despus, es decir, es el proceso mediante el cual se unen yrelacionan las unidades documentales de una serie, as como los tiposdocumentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado. laordenacin no solo es una disposicin fsica coherente de documentos, tambines el testimonio de la gestin, de los trmites que dieron origen a tales

documentos, pues refleja la dinmica administrativa.

La ordenacin bien hecha facilita el acceso a la informacin gracias a lapertinente ubicacin de los documentos y a su rpida localizacin posterior;facilita la comprensin documental pues el arreglo fsico es informacincontextual y, por ltimo, al disponerse todos los documentos necesarios en elorden que es debido, se facilitan el estudio y los anlisis de contenido. Es como


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tener las piezas necesarias de un mecanismo correctamente ensambladas oencajadas, para que funcione.

Para la ordenacin se debe tener en cuenta los siguientes principios archivsticos:

Principio de Orden Original: consiste en ordenar los documentos deacuerdo a la secuencia del trmite que los produjo, el documento con lafecha ms antigua de produccin ser el primer documento que seencontrar al abrir la carpeta, y la fecha ms reciente se encontrar al finalde la misma.

Principio de Procedencia: consiste en separar los documentos producidospor cada unidad administrativa de la entidad, lo que indica que no sepueden mezclar.

Para los archivos se utilizan varios sistemas de ordenacin, se debe acoger elque ms se acomode a la serie y subserie documental:

Sistemas de Ordenacin Numricos:

Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva,progresivamente. Ejemplo: cuenta de cobro N 01, cuenta de cobro N. 02, cuentade cobro N 03 y as sucesivamente.

Cronolgico: Consiste en colocar un documento detrs del otro en formasecuencial de acuerdo con la fecha en la que la documentacin ha sido tramitada,teniendo en cuenta en primer lugar el ao, seguido el mes y al final el da.Ejemplo: Serie consecutivo de comunicaciones:

2012013120120201


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Sistemas de Ordenacin Alfabticos:Consiste en la ordenacin de los documentos por las letras del alfabeto y puedenser:

Onomstico: Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes quepermanecen abiertos por grandes lapsos de tiempos: Ejemplo: Historias laborales

ALVARZ, SOSA, CarlosCARDONA AGUIRRE, LinaPINEDA CARDONA, Mara

Toponmico (o alfabtico geogrfico): Se ordena la serie documentalalfabticamente por nombres de lugares. Ejemplo: el Plan de capacitacin alcliente externo, servicios que se presta por municipios o regiones de Antioquia:

GuarneLa Ceja

MarinillaRionegroTemtico: Se ordenan las series documentales por el contenido. Ejemplo:

Actas

Informes

Resoluciones

Sistemas de Ordenacin Mixtos:

Alfanumricos: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabticoy numrico. Ejemplo: Contratos de prestacin de servicios:

0132 RAMIREZ DURN, Luis

0133 GALLEGO FRANCO, Luz Elena

0134 ARIAS CARDONA, Lucero

0135 ARIAS OCHOA, Daniel

Orden cronolgico: Aplica este sistema a series documentales cuyas unidadesdocumentales son numricas y a la vez cronolgicas. Ejemplo: Resoluciones,

Actas.

Resolucin 001 20120120




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ORDENACIN DEL EXPEDIENTEEn la ordenacin del expediente se deben tener en cuenta aspectos como ladepuracin y la foliacin

DEPURACIN DOCUMENTA L:

Es la operacin que consiste en la destruccin organizada de documentoscarentes de valor, por ejemplo: copias, invitaciones, borradores de documentos,manuales externos, normas tanto internas como externas en copia.Las categoras ms usuales de documentos depurables son:

Formatos en blanco no utilizados- y que ya se encentran en desuso odesactualizados (de encuestas, de estudios, para surtir trmites).

Portafolios de publicidad de empresas privadas (ofreciendo productos,seminarios, congresos, eventos, bienes y servicios). Siempre y cuando

estos documentos no se encuentren asociados a contratos u rdenescontractuales.

Copias de normatividad interna y externa (Leyes, Decretos, Circulares,Acuerdos, Resoluciones) si bien es cierto que estos documentos son unapoyo muy valioso para la gestin de muchas unidades, pues orientan einforman sobre los procedimientos, requisitos, formas de adelantaraspectos de la gestin, cada oficina y/ o unidad debe tener absolutaclaridad respecto a que estos documentos no se registran en la Tabla deRetencin Documental, no se organizan por tanto de la misma manera quelos Archivos de Gestin y lo ms importante, deben ser revisadosperidicamente (p. Ej. mensual, semestral o anualmente) por el jefe y/ o

director y el personal de la oficina para seleccionar cules de ellos hanperdido vigencia y por tanto valor para la consulta y pueden ser destruidos.

Fotocopias de artculos y extractos de libros duplicados varias veces. Documentos de carcter social (invitaciones, tarjetas de felicitacin). Documentos en borrador cuya versin definitiva se encuentre en alguna (s)

de las series de la oficina. La responsabilidad de efectuar la depuracin le corresponde al personal de

cada una de oficinas o a los archivos de gestin. Este tipo de depuracin no requiere autorizacin del Comit de Archivo ni

de otra oficina. Es indispensable solicitar asesora por parte del Centro de Administracin

Documental, para lograr identificar los documentos depurables, evitar queerrneamente se eliminen documentos de TRD y garantizar que las oficinasy funcionarios comprendan correctamente cual es el concepto de losdocumentos facilitativos.

Si se encuentran escritos o usados por sus dos caras, se destruirnmediante el picado manual o con mquina en caso de ser ello posible.

Si los documentos solo ocupan una cara de la hoja, pueden utilizarse paraimpresin de borradores por su cara limpia en las mismas oficinas.


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FOLIACIN DOCUMENTALConsiste en enumerar continuamente todos los folios de una carpeta.Dentro del proceso de ordenacin debe aplicarse la foliacin, es parteimprescindible de los procesos de organizacin archivstica pues da fe de la

responsabilidad de los productores de los documentos. Tiene como finalidadcontrolar la cantidad de documentos de una carpeta, as mismo permite laconservacin e integridad de la misma y tambin permite ubicar y localizar demanera puntual los documentos.Es necesaria para la elaboracin del Inventario nico Documental y requisitoineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestin al ArchivoCentral), como secundarias (Archivo Central al archivo histrico).Para realizar la foliacin de los documentos de una carpeta, esta debe estardebidamente clasificada segn la Tablas de Retencin Documental o Tabla deValoracin Documental, ordenada segn el sistema elegido y depurada.

Procedimientos: Se debe foliar de manera consecutiva, una vez se halla verificado el orden

cronolgico de los documentos. Cuando se est llevando a cabo la foliacin debe tenerse cuidado de no

repetir nmeros o de omitirlos como tampoco dejar de numerar algn folio. Si existe otra foliacin, sta se anular con una lnea diagonal (/) y quedar

como vlida la ltima realizada. Los suplementos como 1A, 1B, 1Bis, no deben utilizarse en la foliacin. En el caso de expedientes contenidos en ms de una carpeta, la foliacin

de la segunda ser continuacin de la primera, si por ejemplo, un Contratode Obra X, est contenido en dos carpetas y el ltimo folio de la primeratermin en 200, la segunda carpeta iniciar con el folio 201.

Las respectivas carpetas se controlan tambin consecutivamente, paranuestro ejemplo, la carpeta que contiene los folios 1 a 200 ser la No. 1 delcontrato de obra y la carpeta que contiene los folios del 201 en adelanteser la No. 2 del mismo contrato.

Cuando se registren anexos tales como planos, mapas, fotografas,impresos (peridicos, revistas), etc., stos debern foliarse en el ordenconsecutivo que les corresponda y separarse de la carpeta de dondeproceden dejando un testigo en el lugar de origen, como referenciacruzada, en donde debe constar fondo, seccin, subseccin, seriedocumental, unidad de conservacin y folio al que corresponde; paraefectos de recuperacin y acceso, el mismo testigo o referencia cruzadadebe dejarse donde se ubique el soporte anotado (plano teca, mapoteca,fototeca, hemeroteca, etc.).

Cuando existan anexos en soportes diferentes al papel como discos, cintasde audio y de video, negativos de fotografas, acetatos, disquetes,corresponde hacer la respectiva referencia cruzada y ubicacin de destino.Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetirnmeros.

Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la hoja.


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Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre unespacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeracionesoriginales.

No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a

una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de folio. En caso de unidades de conservacin (legajos, tomos, libros decontabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados defbrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el instrumento de controlo de consulta, la cantidad de folios o pginas que contiene.

Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas porimpresora, se dejar esta foliacin siempre y cuando en una unidad deconservacin no haya ms de una, en caso contrario, cuando haya ms deuna, deber refoliarse toda la unidad de conservacin.

La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso dedescripcin o proceso tcnico de reprografa (microfilmacin odigitalizacin).

La documentacin que ya se encuentra haciendo parte del acervodocumental en Archivos Histricos, cuyos folios estn sueltos y en blanco,se retirarn. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidosdebern foliarse y se dejar la anotacin respectiva en el rea de notas delinstrumento de control o de consulta.

No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stoscumplen una funcin de conservacin como: aislamiento de manifestacinde deterioro biolgico, proteccin de fotografas, dibujos, grabados u otros,o para evitar.

La foliacin debe efectuarse utilizando lapicero de tinta negra insoluble,segn la Norma Tcnica Colombiana NTC 5397 tem 4.6 y Circular InternaNo. 13 de 1999 del Archivo General de la Nacin. No se deben utilizarmicropuntas o bolgrafos de tinta hmeda.

Las ms utilizadas son:ORDENACIN CRONOLGICA: Ubicacin de los documentos en el

tiempo y con relacin a este, en forma ascendente por ao, mes y da.ORDENACIN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organizacin que

consiste en establecer secuencias dentro de las agrupacionesdocumentales definidas en la fase de clasificacin.

ORDENACIN NUMRICA: Algunos documentos deben ordenarse enforma numrica ascendente, en la que el primer nmero corresponde alprimer documento almacenado en la unidad de conservacin. Dentro delas carpetas los documentos se ordenarn en forma numrica ycronolgica ascendente, evitando guardar duplicados.

Descripcin Documental

La descripcin documental es el registro que se hace en el Formato nico deInventario Documental, y se realiza en el momento que se hacen transferencias


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primarias y secundarias, es de gran ayuda en el Centro de administracinDocumental para la localizacin de unidades documentales. Adems, en laextraccin de informacin para registrar en los ndices del software deadministracin documental. La descripcin documental es el proceso de anlisisde los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en

representaciones que permitan su identificacin, localizacin y recuperacin de suinformacin para la gestin o la investigacin.

La descripcin es el medio utilizado por el archivista para obtener la informacincontenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ellaLa descripcinpersigue dos objetivos: dar informacin a los dems y facilitar el control alarchivista. Antonia Heredia, 1988.

ASIENTO DESCRIPTIVO: Conjunto de elementos informativos queindividualizan las unidades de descripcin de un instrumento de consulta yrecuperacin.

Esta actividad en teora slo es viable cuando el acervo se encuentra debidamenteclasificado, ordenado e instalado, considerado como la actividad final del quehacerarchivstico, cuyo propsito es transmitir la informacin contenida en losdocumentos a los interesados, se lleva a cabo a travs de la recopilacin, anlisis,organizacin y registro de la informacin histrica explicando su contexto ysistema que lo ha producido partiendo de lo general a lo particular y especfico(fondo, seccin, serie, pieza documental) obteniendo como resultado los distintostipos de instrumentos de descripcin que se detallan. Antonia Herediadice que:la descripcin es el puente que comunica el documento con los usuarios, en lacabeza del puente sta el archivero, que realiza una tarea de anlisis que suponeidentificacin, lectura, resumen e indizacin que transmite al usuario para que esteinicie la recuperacin en sentido inverso a partir de los ndices[1]

Un ejemplo claro de esto es la norma ISAD (G) que por su estructura recoge ensus distintos campos la informacin de los instrumentos de descripcin (guas,inventarios y catlogos) de los cuales se toman los necesarios adecuados a cadanivel de descripcin.

La ISAD (G) realiza descripciones coherentes e inteligibles y, adems, mediante lanormalizacin aceptada internacionalmente, pretende facilitar el intercambio deinformaciones de archivo, coincide con otras normas precedentes en considerar laprocedencia y el fondo como bases de la descripcin y en la utilizacin del sistemamultinivel, que consiste en describir las agrupaciones documentales como unconjunto que proporciona informacin general (macrodescripcin) y por otroinformacin concreta sobre expedientes y documentos (microdescripcin). Ambosniveles se pueden simultanear, estableciendo relaciones entre ellos. La NormaInternacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivsticos para Entidades,Personas y Familias ISAAR (CPF) sirve para establecer los encabezamientos
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4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN?

La clasificacin debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que lasagrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones queconforman la institucin.

ORGANIZACIN DOCUMENTA L

Segn la definicin dada por el Archivo General de la Nacin en la Gua para laImplementacin de un Programa de Gestin Documental, la organizacin archivsticaes el conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de

los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.

Con la organizacin de los documentos sefacilita la identificacin de los documentosque se producen en cada unidad administrativa del IDEA, aportando elementos para lavaloracin y planificacin de las funciones y necesidades operacionales , contando conun sistema de ordenacin fcil de entender por los usuarios, agilizando el proceso deconsulta, transferencia y/o disposicin final.

La organizacin se implementa en cada fase, Archivo de Gestin, Archivo Central yArchivo Histrico, y deben implementarse las Tablas de Retencin Documental o Tablade Valoracin Documental. Para ello, el Centro de Administracin Documental es launidad administrativa encargada de asesorar en los lineamientos y polticas que para elcaso se divulguen.

La organizacin archivstica se da mediante tres procesos, a saber, la clasificacin, laordenacin y la descripcin.

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN

Se entiende como Archivo de Gestin el archivo que se encuentra en cada oficina delIDEA, donde reposan los documentos que se encuentran en trmite o funcin.

ACTIVIDADES:


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Tome la Tabla de Retencin Documental (TRD) correspondiente a su dependenciae identifique las series y subseries y unidades documentales que estn establecidasen ella.

Identifique de igual forma el cuadro de clasificacin correspondiente a sudependencia.

No se debe abrir un expediente con un nombre de serie subserie si no seencuentra registrado en la Tablas de Retencin Documental.

Ordene la documentacin de acuerdo al sistema de ordenacin escogido: numrico,alfabtico o mixto. Los documentos deben ordenarse dentro del expediente demanera que se evidencie el desarrollo de la produccin y trmite, el documento conla fecha ms antigua ser el primer documento que se vea al abrir la carpeta y lafecha ms reciente debe quedar al final.

Realice la depuracin de la documentacin: Retire hojas en blanco, fotocopias siexiste el original, documentos que son de apoyo: Normatividad interna y externa etc.

Debe realizarse una depuracin de copias de documentos, cerciorndose queexiste el original Los expedientes no pueden exceder de los 200 folios por conservacin y agilidad en

la consulta. Realice la foliacin de los documentos segn indicaciones anteriormente dadas. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. Rotule la carpeta con la siguiente informacin:

o Cdigo y nombre de la dependenciao cdigo y nombre de serieo cdigo y nombre de subserie, con mayscula sostenida

o unidad documentalo nmero de carpetao fechas extremaso nmeros de folios

o Marcar con la siguiente marca si el expediente se encuentra digitalizadoesa informacin debe diligenciarse con lapicero rojo en maysculasostenida.

Para legajar la documentacin debe ser con gancho legajadores plstico, puestocomo se muestra a continuacin:


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Debe realizarse la transferencia documental segn el plan de transferencias dadospor el Centro de Administracin Documental, y segn lo indicado en las Tablas deRetencin Documental.

Las transferencias deben diligenciarse en el formato nico de InventarioDocumental para que desde el Centro de Administracin Documental se verifique lo

que se transfiere. Debe quedar una copia del formato para la dependencia y otrapara el Centro de Administracin Documental firmada por quien recibe y quienentrega.

Adems del soporte fsico de la transferencia debe enviarse al centro deAdministracin Documental el inventario Diligenciado electrnicamente, que estesirva para alimentar el inventario documental elaborado por el Centro de

Administracin Documental. Cuando la transferencia se realice en cajas, estas deben rotularse con los

siguientes campos:

Nombre de la dependencia y cdigoo Nombre de Series y subseries documentales con sus respectivos cdigos.o Nmero de expedienteso Fechas extremas de los expedientes

Los documentos de apoyo como lo son normatividad interna y externa no debentransferirse al Centro de Administracin Documental, estos deben ser conservadoso eliminados en la misma oficina.

ORGANIZACIN DE SERIES DOCUMENTALES ESPECIALES

Organizacin de Historias Laborales: debe basarse en la circular 004 del 2003 dada porel Archivo General de la Nacin.

La Direccin Operativa de Gestin Humana, ser la nica encargada del manejo,control, archivo y conservacin del expediente de historias laborales, durante eltiempo que segn lo establecido en las Tablas de Retencin Documental seencuentren cumpliendo en el Archivo de Gestin.

Los documentos de cada expediente de historia laboral se deben archivar enunidades de conservacin (carpetas) individuales, ordenados segn la secuencia desu produccin, de manera que al revisar el expediente el primer documento sea el

que registre la fecha ms antigua y el ltimo el que refleje la fecha ms reciente. En el archivo de gestin las carpetas se almacenaran alfabticamente, tomando

como referencia el primer apellido del empleado. Elaborar lista de chequeo para identificar los diferentes tipos documentales que

contiene el expediente. Los documentos deben ser ordenados, depurados y foliados para facilitar el control

y acceso.


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Los espacios destinados al archivo de expedientes de historias laborales, deben serde acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones

Medio ambientales necesarias para garantizar la integridad y conservacin fsica delos documentos.

Se utilizarn carpetas de yute en el almacenamiento de las historias laborales de:

personal retirado, jubilado y activo. Los expedientes de historia laboral deben tener el orden sealado en la lista de

chequeo y contener los siguientes documentos:

Por comisin nacional de registro civil- vinculacin directa: Resolucin de comisin

Lista elegibles

Tutelas del cargo

Comunicaciones

Resolucin gerencia nombramiento

Notificacin nombramiento periodo de prueba

Aceptacin de nombramiento

Fotocopia cedula

Fotocopia libreta militar

Fotocopia tarjeta profesional

Hoja de vida de la funcin publica

Certificados de estudios Certificados laborales

Acta de posesin

Certificados de antecedentes (polica - contralora) Certificado juramentado de bienes y rentas

Exmenes de ingreso

Afiliacin a seguridad social

Afiliacin a fondo de pensin y cesantas

Afiliacin aportes parafiscales

Afiliacin ARP

Documentos beneficiarios (fotocopia de registro civil-fotocopia cedula-registro dematrimonio etc.) Original de paz y salvo de centro de administracin documental y bibliotecaResolucin de gerencia de liquidacin y retiro.

Documentos historia laboral jubilados: Resolucin Seguro Social

Acto administrativo

Renuncia


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Resolucin de gerencia de aceptacin de renuncia

Liquidacin

Egreso de seguro de vida por parte de jurdica

Certificado de ingresos de la Dian

Comunicaciones

Certificados laborales

Situaciones administrativas: permisos por ms de dos das se da por medio deresolucin-al igual que las vacaciones

Organizacin de las Series Contratos y Convenios: El Centro de AdministracinDocumental hace las veces de archivo de gestin para la Oficina Asesora Jurdica quedentro de sus funciones es el encargado de los contratos y es all donde se le debenrealizar los diferentes procedimientos para su organizacin:

La subserie del contrato debe estar estipulada dentro de la Tabla de RetencinDocumental. Cuando se le da apertura a un expediente, debe generarse un nmero consecutivo,

el cual corresponde al nmero del contrato. Los expedientes ingresan al CAD por medio de transferencia primaria, previo

registro en el FUID. La transferencia debe realizarse antes de las 9:00 am los das martes y jueves. En el Centro de Administracin Documental se debe verificar que la documentacin

coincida con la reflejada en el Formato nico de Inventario Documental y firmadopor quien entrega y quien recibe y la fecha de recibido.

Al expediente se le realiza una depuracin, retirando las copias de los documentos,si se requiere.

Si la transferencia son tipos documentales y el expediente se encuentra yaalmacenado, debe irse a buscar el expediente correspondiente y actualizarlodebidamente foliado.

Pasa a ser digitalizado e indizado al software de administracin documental, con elfin de gestionar su consulta.

Cuando se remitan anexos como (Planos-mapas-cd- dvd-fotografias), deben serretirados de los expedientes y generar un testigo donde se registre la ubicacindonde se conservar este tipo de soportes.

La ordenacin de los documento dentro de la carpeta debe reflejar la consecucindel trmite, el primer documento que se vea cuando se abra la carpeta es el de lafecha ms antigua, y el documento con la fecha ms reciente debe quedarseubicase en la ltima hoja.

El expediente debe ubicarse en los estantes de manera consecutiva en la seccinde la Oficina Asesora Jurdica.


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De acuerdo con el tipo documental conformado, convenio o contrato, se sugiereelaborar una hoja de control. Esta hoja no hace parte integral del expediente, esdecir no se folia; slo es un instrumento de informacin y verificacin y se ubicar alinicio del expediente.

ORGANIZACIN EN EL ARCHIVO CENTRAL

En el Archivo Central reposa toda la documentacin que es transferida por cada uno delos archivos de gestin y aunque los documentos ya han terminado su trmite ansiguen siendo objeto de frecuente consulta.

El CAD debe tener calculada la proyeccin aproximada de transferencias para cadaao, segn las transferencias recibidas; esto con el fin de disponer de unidades deconservacin suficientes para continuar con el almacenamiento de las unidadesdocumentales que son objeto de conservacin, segn las directrices dadas en lasTRD del Instituto.

Se debe tomar la Tabla de Retencin Documental para organizar la documentacinpor dependencias-series y subseries documentales con sus respectivos cdigos.

Al iniciar cada ao, se debe calcular la cantidad de expedientes que se deben abrirpara cada serie y subserie, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos y asreservar el espacio necesario para evitar que su crecimiento disminuya la facilidadde consulta por efecto de reduccin de espacio.

Las transferencias primarias deben recibirse en el Centro de AdministracinDocumental diligenciadas en el formato nico de inventario documental.

Adems de la transferencia en soporte fsico, debe recibirse tambin en soporteelectrnico para alimentar el inventario general manejado en el Centro de

Administracin Documental. El funcionario en el centro de Administracin Documental, debe cerciorar que lo

registrado en el formato nico de inventario documental sea lo que se transfiere. El formato debe ser firmado por quien entrega la transferencia y quien la recibe. La documentacin que se recibe debe ser inventariada en el inventario documental

al Centro de Administracin Documental. Ordenar la documentacin en los estantes, de acuerdo a las Tablas de Retencin

Documental.

Ejemplo:

La ordenacin topogrfica de los estantes debe identificarse segn criteriosestablecidos en el Sistema de Ordenacin Archivo Central IDEA


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SIGNATURA TOPOGRFICA: Para la asignacin del control de las ubicaciones delas unidades documentales almacenadas en los contenedores del archivo central, seutilizar la siguiente estructura de ordenacin con el objetivo de agilizar la bsquedarpida de las unidades documentales ya almacenadas.

El Punto de Asignacin Topogrfica PAT se conformar de la siguiente manera.

ESTRUCTURA FSICA DEL ARCHIVO

Cada mdulo se divide en dos elementos, y cada elemento se divide en 6 entrepaos.

Grfica 1.

A cada elemento se le asignar un nmero en el Archivo Central siendo 21 elementos,con seis entrepaos cada uno, donde se identificar as:

01: nmero del elemento

01: nmero del entrepao

1000: cdigo dependencia segn TRD

08: cdigo de la serie segn TRD

01: cdigo de la subserie

PUNTO DE ASIGNACIN TOPOGRAFICA PAT

ELEMENTOENTREPAO DIGO TRD De orden

Dependencia ie Subserie

0


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Nro. De orden: Es el consecutivo de la unidad documental. Para el caso de loscontratos ser el mismo nmero consecutivo que llevan, ejemplo 0138.

Cuando el expediente contractual est conformado por varias carpetas, se registrarel nmero de carpeta, ejemplo 0138-1, 0138-2, 0138-3

Grfica 2

Resultado final asignacin topogrfica PAT:

02-01-1000-08-01-138

Es decir que en el elemento 2, entrepao 1, se ubica el convenio interadministrativo0138.

Igualmente, se identificarn los elementos por colores y su ordenacin corresponde alas agrupaciones documentales reflejadas en la Tablas de Retencin Documental.

Colores de identificacin para cada dependencia

N NOMBRE DEPENDENCIA CDIGOCOLOR

IDENTIFICACI

1 Gerencia General 1000 Anaranjado

2 Oficina Asesora Jurdica 1100 Fucsia

3 Oficina de Control Interno 1200 Verde

4 Oficina Asesora de Comunicaciones 1300 Amarillo

5 Oficina de Mercadeo Estratgico 1400 Verde Ctrico

6 Oficina Asesora de Planeacin 1500 Rojo

7Subgerencia Comercial de FomentDesarrollo

00Lila

8 Subgerencia Financiera 00 Rosado

1000-08-01-138 hasta N capacidad del

entrepao 2,17 mts. Lineales


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N NOMBRE DEPENDENCIA CDIGOCOLOR

IDENTIFICACI

9Direccin Operativa de ContabilidaPresupuesto

10Azul Oscuro

10 Direccin Operativa de Tesorera 20 Amarillo Ocr

11 Direccin Operativa de Cartera 30 Verde Oscuro

12Direccin Operativa de ConvenioProyectos

40Blanco

13 Secretaria General 00 Azul Rey

14 Direccin Operativa de Gestin Human 10 Gris

15 Direccin Administrativa 20 Azul Claro16 Direccin Operativa de Sistemas 30 Morado

17Subgerencia de Cooperacin y NegoInternacionales

00Verde Menta

En el diligenciamiento del Formato nico de Inventario Documental FUID, estos datossern las tres primeras columnas, as:

ORGANIZACIN ARCHIVO HISTRICO

Se conserva la documentacin que ha sido transferida desde el Archivo Central para serde conservacin total, los documentos adquieren valores histricos, culturales y


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cientficos. Tambin pueden conservarse documentos histricos recibidos por donaciones,depsitos voluntarios, adquisicin o expropiacin.

La organizacin para un fondo acumulado debe basarse en las Tablas deValoracin Documental.

Las transferencias deben diligenciarse en el formato nico de inventariodocumental, identificados los documentos que tienen deterioros ambientales yantropognicos.

Verificar por parte del funcionario que recibe que lo registrado en el formato coincidacon lo fsico y debe ser firmado el documento por quien entrega y recibe.

Las unidades de almacenamiento deben conservarse en carpetas desacidificadasque permitan la conservacin de los documentos durante el tiempo.

Se debe realizar una descripcin de la documentacin de manera ms especfica,para responder la necesidad de los investigadores.

ARCHIVO DE DOCUMENTOS:

Los documentos slo pueden ser archivados cuando han cumplido el trmite requerido.nicamente los funcionarios responsables del manejo de los documentos archivadostienen acceso a este material, los funcionarios podrn realizar consultas en lasinstalaciones del rea de Archivo o se prestarn los expedientes diligenciando la Gua de

Afuera. La consulta y prstamo de carpetas se har slo a los documentos de sucompetencia.

Los contratistas solo pueden hacer prstamos sobre asuntos de su competencia, previodel interventor del respectivo contrato, no podrn acceder a sus contratos. Al finalizar el

contrato, deben tener el Paz y Salvo del rea de Archivo.

La certificacin, requerimientos y consultas, sobre los documentos que reposan en elArchivo, son atendidos por el Tcnico de Archivo o quien haga sus veces, previo VoBo dela Direccin Administrativa.

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones tcnicas y administrativascuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criteriosorgnicos o funcionales.

ORGANIZACIN DOCUMENTAL: Proceso archivstico orientado a la clasificacin, la

ordenacin y la descripcin de los documentos de una institucin.ORGANIZACIN DE LAS CARPETAS

ARCHIVO DE GESTIN: El archivo de oficina est compuesto por los documentos quese producen como resultado de la ejecucin de las funciones propias de la dependencia.


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La organizacin documental de los Archivos de Gestin consiste en agruparlos deacuerdo con la serie y subserie documental a la que pertenecen, estipulados en lasTablas de Retencin Documental.Dentro de cada serie, los expedientes que la forman debern ser individualizados,manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden en que se

han producido.

CARPETAS ELECTRNICAS:

Documento electrnico: Ada Abdal. Un documento electrnico se puede definir como:aquel contenido integrado en un archivo informtico mediante un programa decomputador, el cual es generado, transferido, comunicado o archivado en medioselectrnicos, pticos y permite una representacin material para reproducir lasdecisiones, voluntades, exigencias, requerimientos, polticas, etc., de una organizacino una persona natural

Expediente tradicional y expediente electrnico: En general puede decirse que un

expediente es el conjunto de los documentos producidos y recibidos como resultado dediferentes actuaciones administrativas orientadas a resolver un determinado asunto otrmite de la administracin. Las caractersticas bsicas de un expediente son:

Responde a un trmite que debe ser resuelto, de acuerdo con procedimientopreviamente establecidos En el expediente obran diferentes instancias o dependencias que aportandocumentos para resolver dicho trmite

Me

de

lln

,1deoc

tubre

de

2007

4

Me

de

lln

,16de

jun

iode

2007

3

Me

de

lln

,8dea

bri

lde

2007

2

Me

de

lln

,23deenero

de

2007

1


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Los documentos se presentan en el mismo orden en el cual se dieron lasactuaciones y trmites Tiene un principio y fin claramente determinados Existen un vnculo indeleble de unin entre cada uno de los documentos que loconforman

Los documentos de un expediente pueden ser de diferentes tipos y formatos Los expedientes forman series documentales

En cuanto al expediente informtico, segn Casas de Barrn el expediente electrnicoes la sucesin ordenada de documentos registrados por va informtica, tendientes ala formacin de una voluntad administrativa en un asunto determinado. En es tadefinicin se presentan al menos cuatro de los elementos del expediente tradicionalcomo son:

Formato Ordenacin Contenido Medio o instrumento de creacin

Para una adecuada planeacin de la documentacin, se requiere configurar un modelode gestin de archivos electrnicos que integre los aportes de diferentes profesionales(archivistas, abogados, historiadores, ingenieros, etc.) y el cual debe estarcaracterizado por: Uso de estndares Manejo de cdigos basados en las mejores prcticas Guas ymanuales

Entrenamiento y soporteAdicionalmente se requiere que el programa de administracin de documentos yarchivos electrnicos est basado en los siguientes principios:

Identificable desde otros programas corporativos. Soportado en polticas, ampliamente documentadas, autorizadas y divulgadas

institucionalmente. Planeado, obedecer a un plan en dos niveles: estratgico y operativo. Asignar responsable, que tenga la funcin especfica de planearlos, desarrollarlo y

monitorearlo. Localizado, que el programa est ubicado adecuadamente dentro de la estructura

organizacional de la entidad. Organizado de acuerdo con las necesidades y la estructura de la institucin, la

naturaleza del negocio y el ambiente tecnolgico. Manejado por personas con habilidades y conocimientos adecuados en el campo de

la informacin, la gestin de documentos y la informtica.


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Implementado en toda la organizacin de manera sistemtica y bajo la direccin deun responsable con autoridad y autonoma.

Mensurable regularmente, a travs de procedimientos de auditora de informacin

ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS:

Las carpetas se abrirn y organizarn de acuerdo con las series documentalesestablecidas en las Tablas de Retencin Documental.

No se deben abrir carpetas con el ttulo de VARIOS, GENERALIDADES,MISCELNEA, CORRESPONDENCIA RECIBIDA, CORRESPONDENCIAENVIADA, DECRETOS...

Las carpetas en el archivador o sistema de conservacin estarn organizadas deizquierda a derecha, de arriba hacia abajo.

Los archivadores son sistemas de almacenamiento que permiten la conservacin,seguridad y buen manejo de los documentos, por lo tanto, no deben guardarse enellos elementos que no cumplan esta funcin, tales como papelera, implementos de

oficina, equipos, impresoras, repuestos, etc. En cada carpeta se deben almacenar mximo 120 folios u hojas. El contenido debe corresponder al mismo asunto, teniendo en cuentas las TRD de

cada oficina productora de documentos. Los documentos deben almacenarse en forma horizontal.

1000.

08.

01.

2320

CONVENIO

INTERADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO

DEANTIOQUIA


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Los documentos debern conservarse en su orden natural, como se producen en eltiempo, primero debe aparecer la fecha ms antigua y al final debe estar la fechams reciente.

El gancho legajador debe colocarse hacia abajo. Todos los documentos, no importa el tamao se organizarn, en la carpeta

utilizacin la gua de la perforadora en tamao oficio. Se deben foliar, utilizando para ello bolgrafo negro, sin tachones, borrones o

enmendaduras.

IDENTIFICACIN EXTERNA DE LA CARPETA

Las carpetas deben marcarse en la parte superior, as: Estas etiquetas deben estar digitadas con letra Arial en tamao 14. Se deben dejar

los espacios para las fechas extremas y el nmero de folios para llenarlos conlapicero negro, cuando se considere que la carpeta debe cerrarse debido al topemximo de folios o por otra razn.

Los espacios de Carpeta N___________ y Caja N_______ no se llenan, ya que sonespacios para uso del archivo central.

5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN?

De acuerdo con el Reglamento del Archivo General (art. 35) los documentos seorganizan desde los archivos de gestin de acuerdo con un cuadro de clasificacinde aplicacin general, de carcter funcional, que permite una recuperacin globalde la informacin a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos, esto es,mientras perdura el valor administrativo y cuando finalmente adquiere valorhistrico

Carpeta N _________ Caja N_________

INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA

1000 GERENCIA GENERAL

1000.08 CONVENIOS

1000.08.02 CONVENIOS DE COFINANCIACIN


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6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIN Y EN QUCONSISTE CADA UNO DE ELLOS?

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la

teora archivstica por el cual se establece que la disposicin fsica de losdocumentos debe respetar la secuencia de los trmites que los produjo. Esprioritario para la ordenacin de fondos, series y unidades documentales o derespeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el ArchivoHistrico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron.

El Principio de Orden Original se refiere precisamente a la reflexin sobre loshechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieroncumplir para la resolucin de un trmite o problema, que a su vez es una reflexinsobre la secuencia en la produccin documental. Merced a esta reflexin esposible la ordenacin fsica de los documentos que componen los expedientes ylas series y tambin es llamado Principio Histrico, es una herramientametodolgica para proceder adecuadamente en la organizacin de los archivos. Elrespeto al Principio de Orden Original no consiste en otra cosa que en tomar encuenta los pasos indispensables para la satisfaccin de una gestin. Es la relacincausa-efecto que se produce entre los documentos, pues, hay un documentoinicial, otro u otros que le siguen y, por ltimo, uno ms que concluye.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoraarchivstica por el cual se establece que los documentos producidos por unainstitucin y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Al preocuparse por la unidad de los documentos, protege su integridad ya quelos orgenes y procedimientos a los que deben su existencia estn reflejadosen su ordenacin.Sirve para revelar el significado de los documentos. Esto es, el contenido de undocumento individual slo puede entenderse completamente cuando losdocumentos son ordenados de acuerdo con este principioProporciona al archivista una gua prctica y econmica para ordenar, describiry analizar los documentos que estn bajo su custodia.

Si el Principio de Procedencia permite saber quin produce los documentos (lasunidades administrativas) y por qu razones lo hace (por asignacin de funciones),el Principio de Orden Original permite saber cules son los pasos necesarios detal produccin (los procedimientos) para determinar con qu documento se inicia,cules le siguen a ste, hasta finalizar. Se puede afirmar que el orden originalnace desde el mismo momento de la produccin documental y debe versereflejado en los archivos mediante la correcta ordenacin de las series, subseriesdocumentales y expedientes. La experiencia permite observar que en nuestromedio no siempre se ha respetado el Orden Original en el trnsito administrativo,surgiendo de esta manera la desorganizacin, llevando consigo una fatal prdida


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de la razn final de ser de los archivos que no es otra que el servicio a lasociedad.

Entre las causas por las cuales dicho orden se pierde, se pueden mencionar lassiguientes:

Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias decada oficina. Ausencia de manuales de procedimientos Desconocimiento del trmite para la disposicin fsica de los documentos,

pues es el trmite o gestin es el que indica (y obliga) el orden debido. Interrupcin de los trmites, lo cual no permite hacer un seguimiento

puntual al asunto y mucho menos determinar si el trmite est en curso oen qu momento se encuentra.

Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formenseries que no reflejan trmites establecidos (las que se denominan seriesfacticias), como tambin a que se formen series con expedientesdesagregados (documentos de un mismo trmite repartidos en distintasseries).

Agrupacin por tipos documentales: (solicitudes, certificaciones,correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas,constancias).

Incorrectos procesos de produccin y distribucin documentales (duplicidadde documentos, mal manejo en la remisin de copias)

Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos ydocumentos facilitativos.

7. QU DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECFICAS DE

UNA ORGANIZACIN EN LA CLASIFICACIN?

El cuadro de clasificacin documental sirve de soporte a todos los procesosde gestin y permite que las operaciones de valoracin, seleccin,asignacin de responsabilidades, limitacin de derechos de acceso, entreotros, puedan llevarse a cabo sobre conjuntos de documentos y no sobrecada uno de los documentos por separado. Tambin la clasificacin implicala determinacin previa del dominio o conjunto que se clasifica y de loscomponentes de ese conjunto. En el caso de los sistemas tradicionales dearchivo, implica la identificacin de los fondos y series documentales.

El proceso de organizacin de archivos requiere normalmente el desarrollode dos tipos de clasificacin la de fondos documentales, que genera elcuadro de fondos, y la clasificacin de las series incluidas en cada fondodocumental, que genera los cuadros de series.

Para el caso de los documentos electrnicos El "Modelo de requisitos parala gestin de documentos electrnicos de archivo"(MoReq), tambinconsidera que el cuadro de clasificacin es el "elemento clave" de la


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organizacin documental. El cuadro, en este caso, se emplea paraorganizar el directorio de carpetas y ficheros electrnicos y para asignardiversos metadatos de identificacin

Las operaciones de clasificacin que determinan las agrupaciones y tipos

documentales de archivos determinan tambin las unidades de descripcin. La clasificacin normaliza la denominacin de las agrupaciones de

documentos de archivo y la asignacin de ttulos a las unidadesdocumentales.

La clasificacin garantiza la realizacin de bsquedas genrales dedocumentos y la formulacin y depuracin de bsquedas especficas en unmbito determinado.

La clasificacin permite la ordenacin de los resultados de las bsquedas

documentales mediante criterios jerrquicos de relevancia.

El dominio de clasificacin tambin se por los objetivos, la estructura, loscriterios y los cdigos de clasificacin.

8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE LACLASIFICACIN?

Cuando se clasifican debidamente los documentos estos deben reflejar la

misin, objetivos y funcionamientos de la entidad que los produjo, para realizarefectivamente esta labor es necesario adelantar las siguientes actividadessecuencialmente:

a- Identificacin de productores:Como primera tarea se encarga de identificar las Agrupaciones Documentales,esto es, Fondo, Seccin, Subseccin, a partir de de la informacin relacionadaen los actos administrativos de creacin y reconstrucciones del organismoproductor y de los organigramas.Para identificar un Fondo documental se debe recopilar informacin sobre elorigen y evolucin del organismo productor, teniendo en cuenta:

Fecha de creacin Fecha de supresin (si es el caso) Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad Organismos que la han precedido en el desempeo de Funciones anlogas Organismos que heredan competencias


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b- Estructura orgnica:En el proceso de identificar las Secciones y Subsecciones documentalesrelacionadas con la documentacin producida por cada una de lasdependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estos sesubdividen es necesario recopilar los actos administrativos a travs de los

cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad y establecer lajerarqua de las dependencias para saber cules de ellas son de nivel directivo ycules del subalterno. Son datos muy importantes para codificar lasdependencias y las series documentales que le corresponden a cada una.Para realizar esta tarea es necesario recopilar informacin sobre la estructuraorgnica de la entidad teniendo en cuenta:

Organigramas Creacin y supresin de dependencias Manuales de funciones Manuales de procedimientos Reglamentos internos

c- Series documentales y asuntos:Se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por lasdependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Para desarrollarsus funciones cada entidad establece tramites y procedimientos que se reflejanen la produccin documental necesaria para iniciar y finalizar la accinadministrativa. La documentacin generada en el desarrollo de esta actividadorigina una unidad documental que, reunidas con otras de estructura ycontenidos homogneos, conforman la serie documental. Cada seriedocumental est asociada a un asunto en particular, cuya denominacin resultadel anlisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trmite que losgenera.

Hay funciones especficas que identifican un asunto principal. Sin embargo losprocedimientos establecidos para los trmites administrativos pueden variar, loque hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos eltitulo o denominacin del asunto principal Serie- podra subdividirse en ciertosnmeros de asuntos relacionados los cuales quedarn indicados comosubseries. Los asuntos hacen referencia al contenido especfico de cada unidaddocumental que materializan los trmites administrativos adelantados por lasdependencias delegadas para resolverlos. En consecuencia, los documentosque guardan relacin con el asunto debern integrarse en torno al trmite delcual forma parte.

A travs de los asuntos se puede restablecer la historia institucional, con lo cualse lograr hacer la clasificacin aplicando los principios archivsticos deprocedencia y orden original.


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9. QU SON UNIDADES DOCUMENTALES?

Se entienden como una unin de documentos que busca generar una accin

administrativa para que en su posterior trmite realice la funcin determinadacon motivo de su creacin.

Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de losdocumentos que hagan parte de esta unin. Para tener mayor claridad de estadefinicin hay que referenciar el concepto de tipologa documental entendidoeste como una pieza documental, ya que es la unidad archivstica mnima quese conforma por un solo documento completo .Ejemplos:una carta, un recibode caja, una hoja de vida, una ley, una resolucin, etc.

Hay algunas tipologas que son ms extensas que otras ya que en las unidadesdocumentales simples estn conformadas por una tipologa documentalextensa, mientras que las compuestas puede tener varias tipologas que serepresenten en ya sea una hoja, en otras de dos o poseer tambin una tipologaextensa, dependiendo de los documentos que hagan parte de la unidaddocumental y de la funcin administrativa que est generando.

10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTALCOMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA

La unidad documental simple es la que est conformada por una sola tipologa,ya que su funcin es la misma y un tanto repetitiva como por ejemplo:

La unidad documental de Actas de reunin de la Junta de accin comunal delbarrio Obrero, poseen un orden consecutivo y cronolgico las actas hechasdurante un periodo determinado (varios das). En la que contiene una solatipologa llamada Actas de reunin, en las que estn registradas todas lasreuniones en funcin de solucionar y/o realizar las labores administrativas de laJunta en mencin.

Unidad documental compuesta es la unidad que posee variedad de tipologasdocumentales que van relacionadas con algo en comn. Por Ejemplo: La unidaddocumental de la historia acadmica de Mara Alejandra Roncancio Olarte,posee la fotocopia del documento de identidad (tarjeta), Formulario deinscripcin, Cuenta de servicios pblicos, Certificado de bachillerato, diploma debachillerato, pruebas del examen de estado, registro de las notas, etc. Muchosdocumentos que se relacionan con un individuo, en este caso Mara Alejandraen funcin de ejecutar un programa acadmico.


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11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS

Partimos del concepto que plantea que un documento es toda aquella informacincontenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido,recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante eldesarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana.

Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados oimpresos), iconogrficos (mapas, planos, dibujos, fotografas, diapositivas, etc.),sonoros (discos, cintas magnetofnicas, discos compactos), audiovisuales (cintasde video, pelculas cinematogrficas), electrnicos (disquetes, CD.ROM, bases dedatos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avancetecnolgico pudiera plantear en el futuro

Tipo documental son las unidades de informacin contenidas en los documentos.Se clasifican en:

TIPO DOCUMENTAL SIMPLE

Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad deinformacin. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, unlibro de caja, recibo, etc.

TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO

Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entre si y cuyocontenido mantiene una unidad de informacin. Se le conoce comnmente comoexpediente. Ejemplos: el comprobante de pago, trmites para licencias, etc.

12. SEGN EL ARTCULO 9 DEL DECRETO 2609 DE 2012 LOS PROCESOSDE LAGESTIN DOCUMENTAL SON: PLANEACIN, PRODUCCIN,

GESTIN Y TRMITE, ORGANIZACIN, TRANSFERENCIA, DISPOSICINDE DOCUMENTOS, PRESERVACIN A LARGO PLAZO, YVALORACIN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE UNAENTIDAD PBLICA E INDAGUE PASO A PASO CULES SON LASACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DEDICHOS PROCESOS, TENIENDO EN CUENTA LO INDICADO EN EL
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2193http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2193


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DECRETO 2609, ILUSTRE CON FOTOGRAFAS CADA UNO DE LOSPROCESOS.

ARCHIVO MUNICIPALALCALDIA DE DUITAMA

En cumplimiento a la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000 y de susacuerdos reglamentarios, EL Municipio de Duitama consiente de ser salvaguardadel patrimonio documental, ha adelantado tareas concernientes a la organizacinde los archivos de gestin as como de la recuperacin y organizacin de su fondoacumulado.

En tal sentido a partir el ao 2008 se iniciaron las tareas enmarcadas en la normalo cual ha contribuido de manera importante a garantizar los derechos de los

ciudadanos suministrndole informacin eficaz y oportunamente.

Dentro del proceso adelantado en desarrollo de la organizacin general, seidentificaron tareas inherentes e intervencin archivstica como primer elementoque aporta el diagnostico general y por consiguiente establecer el Plan deMejoramiento a Desarrollar, de acuerdo al resultado obtenido de la evaluacin.


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PLANEACION:

Como actividad inicial se realiz la revisin de la documentacin institucional y quesirvi como base para el conocimiento organizacional del Municipio y lacontextualizacin de su produccin documental.

Se lleva a cobo un diagnostico tanto en archivos de gestin como en archivosacumulados el cual determina el nivel de organizacin y los correctivosnecesarios, as se enmara el plan de mejoramiento archivstico.

Los elementos bases para establecer esta fase son: observacin directa,descripcin, clasificacin, agrupacin.


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PRODUCCION

Con base en el anlisis de la informacin recolectada y el estudio de ladocumentacin objeto de organizacin, se construyen instrumentos archivsticos

como cuadros de clasificacin y tablas de retencin documental.

El cuadro de clasificacin se elabor con base en datos suministrados en losdecretos y Acuerdos del Concejo Municipal y lectura de documentos. Para la tablade retencin documental segn los principios y procesos que regula el trabajoarchivstico y la evolucin histrica del Municipio de Duitama considerando ochoestructuras orgnicas funcionales.

Las tareas realizadas fueron: Compilacin de la informacin institucional Entrevistas a funcionarios responsables de las dependencias

Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada Codificacin estructura de la Alcalda Elaboracin del cuadro de clasificacin documental. Elaboracin de tablas de retencin documental Presentacin ante el Concejo Municipal de Archivos para aprobacin Aprobacin de tabla de Retencin Documental mediante acto administrativo

(Acuerdo No 02 de diciembre de 2008 Generacin del Acto administrativo para adopcin y aplicacin de las TRD

(Resolucin 1036 diciembre de 2008)


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GESTION Y TRMITE

En cada dependencia hay persona encargada del recibo y tramite de lascomunicaciones externas y solicitudes, con esto solo se logra atender a lascomunicaciones en tiempos reglamentarios, sin embargo se observa que no se halogrado trabajar con la duplicidad de documentos relacionados en la mayora conderechos de peticin radicados a diferentes dependencias; por esto se presenta elproyecto de la ventanilla nica, el cual fue aprobado y se ha logrado adecuar lasinstalaciones, actualmente se presta el servicio de atencin al usuario conproyeccin de adquirir los equipos necesarios y cumplir con el propsito de laVentanilla nica o Cen

tro de Respuesta y Archivo


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ORGANIZACION DOCUMENTAL

Partiendo de la informacin que se evidenci en el inventario inicial documental yen particular en el estudio durante la intervencin de la documentacin existenteen el Fondo acumulado, se procedi a conformar y denominar diferentes series y/oasuntos para lograr conformar La Tabla de Valoracin Documental, adems detener en cuenta:

Respeto de Principio de Procedencia dado por el Municipio Respeto a la denominacin asignada por los diferentes productores de

documentos a ciertas series y/o asuntos documentales, en concordanciacon el sentido de practicidad para la recuperacin y consulta deinformacin.

Agrupacin de series y subseries de acuerdo a las funciones propias decada dependencia, conservando en lo posible la conservacin inicial dadapor el productor.

Se hace el retiro de material metlico de la documentacin, se lleva a cabola foliacin y rotulado.


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CONSERVACIN TOTAL

Se aplic a aquellos documentos que tienen valor permanente, dado que reflejanel origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas del Municipio, aspectosconstitutivos de su patrimonio documental, indispensables para la garanta dederechos de los ciudadanos y para la sociedad en general y se conservan comofuente para la investigacin y la cultura.

VALORACIN

La valoracin es la Labor intelectual por la cual se determinan los valoresprimarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer supermanencia en las diferentes fases del ciclo vital, se procedi a determinar estosvalores teniendo en cuenta entre otros aspectos la preservacin de losdocumentos, que informan y testimonian sobre el desarrollo institucional del

Municipio y respetando la valoracin dada por lo funcionarios de esta poca.Se establecieron valores primarios, pues en los fondos acumulados an existendocumentos con dichos valores, adems se establecieron los valores secundariosteniendo como fundamento el punto de vista histrico.

13. QU ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SONSUS FASES O ETAPAS?

El ciclo vital de los documentos son las etapas por las que pasan losdocumentos desde su proceso de creacin hasta su disposicin final, siendoesta su eliminacin o su conservacin permanente, teniendo en cuenta loscriterios establecidos desde su creacin por la entidad o los valores adquiridoscon el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios ysecundarios de cada documento (valor primario es cuando el documento es de


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utilidad para la administracin y valor secundario es el que pueden tener para lainvestigacin histrica).

La teora del ciclo vital de los documentos fue planteada en el ao de 1947 poruna comisin Norteamericana al darse cuenta de los grandes volmenes de

informacin que posean y lo complejo que era el tema de la localizacin de losdocumentos no solo en su organizacin sino tambin en la mayora de lasentidades tanto pblicas como privadas alrededor del mundo. Esta teora sebasa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos dearchivo dentro de una organizacin:

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relacinestrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cualesson: Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico de acuerdo con lasTablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental.

Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestin por serde uso frecuente. Se conservan ms o menos cinco aos.Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no seconservan ms de cincuenta aos. Los documentos del archivo histrico se

conservan definitivamente. Corresponde a los archivos histricos.

14. QU ES UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y CUL ES SUIMPORTANCIA EN UNA ORGANIZACIN?

PRIMERA EDADCubre desde la creacin del documento y eltrmite de la informacin que contiene

SEGUNDA EDAD

Informacin que no es consultadafrecuentemente pero que todava tiene unvalor primario o secundario por lo cualdeben conservarse como objeto de

consulta.

TERCERA EDAD

Documentos que tienen valor secundario opermanente, que se puede utilizar comodocumento investigativo.


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La unidad de correspondencia es la encargada de recibir, controlar, clasificar ydistribuir la documentacin de carcter administrativa que ingresan, provenientede diferentes fuentes externas, as como la generada por todas las dependenciasque conforman una organizacin. Su propsito centralizar toda lacorrespondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas y garantizar laentrega a su destinatario de manera oportuna, rpida y eficaz.

FUNCIONES DEL AREA DE CORRESPONDENCIALas funciones del rea de Correspondencia se relacionan con el manejo ydistribucin interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por laorganizacin y la administracin del sistema de correo. Entre sus funcionestenemos:

Control de Ingreso de la Documentacin Organizacin del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir) Conservacin

Servicio y Control de Prstamo de los documentos Seleccin y Traslado de la Documentacin al archivo central Digitalizacin de los Documentos Atencin de consultas El rea de Correspondencia debe velar tambin por la adecuada

conservacin y el control en la produccin documental, radicando ytramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitosexigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato yfirmas responsables.

IMPORTANCIA

Adems de evitar la duplicidad de documentacin y el que un oficio seacontestado por varias dependencias, se da cumplimiento al Artculo Tercero delAcuerdo AGN 060 de 2001 que determina que las entidades debern establecerconforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia de manera centralizada ynormalizada, ofreciendo los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de lascomunicaciones, de tal manera, que stos procedimientos contribuyan aldesarrollo del programa de gestin documental, integrndose a los procesos quese llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos. Adems las unidades


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de correspondencia, debern contar con personal suficiente y debidamentecapacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlaroportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, medianteservicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, quefaciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que

contribuyan al cumplimiento de los principios que rigen la administracin pblica.Es importante hacer nfasis en que ninguna comunicacin oficial podr salir de lasentidades por va diferente a la de las unidades de correspondencia.En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos delPrograma de Gestin Documental:

Recepcin, Distribucin, Trmite, Conservacin y Consulta de documentos

15. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO ENCUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULESSON LOS PROCESOS DE LAGESTIN DOCUMENTAL QUE SEDESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIN, CENTRAL EHISTRICO).

ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA:Comprende toda la documentacin de uso continuo por la misma oficinaproductora o quien lo solicite. Su circulacin o trmite se realiza para darrespuesta o solucin a algunos asuntos.
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2193http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2193


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PROCESO DE Planeacin, Produccin, Gestin y Trmite.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIOEs en el que se agrupan documentos trasferidos por los distintos archivos degestin de una entidad u organizacin, su consulta no es tan frecuente pero

sigue con vigencia.PROCESO DE: Valoracin seleccin y expurgo

ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTEEs el trasferido desde el archivo central, son documentos de valor informativo,histrico y/o cultural que se conserva en condiciones que garanticen suintegridad y transmisin a las generaciones futuras por esto forma parte depatrimonio histrico.PROCESO DE: Transferencia, disposicin y Preservacin a largo plazo

16. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UNDOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE STEPOR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIN.

APORTE MARIA ELENA MARIN JIMENEZ

ARCHIVO DE GESTIN

PRODUCCIN

CARTA:Es una comunicacin escrita utilizada para interrelacionarse entre empresas, conpersonas naturales o con los empleados.

CARACTERISTICAS:

Mrgenes: Se deben tener las siguientes mrgenes:

Superior entre 3cm y 4 cm

Inferior entre 2cm y 3 cmLateral Izquierdo entre 3cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2cm y 3cm

Entre

Entre

3cm y4

Entre

2cm y

Entre


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PRESENTACIN DE LA CARTA: La carta se escribir en estilo Bloque extremo,que consiste en iniciar todas las lneas en el margen izquierdo de las hojas.

ELEMENTOS QUE DEBEN CONSIGNARSE EN LA CARTA:

Cdigo:se debe dejar una interlinea despus del logotipo del IDEA, se consigna el

cdigo numrico de la dependencia, la serie y subserie que se asigna en la Tablade Retencin Documental

1820.07.01

Lugar de origen y fecha de elaboracin:se deja una o dos interlineas debajo delcdigo, se consiga la ciudad donde se elabora el documento, seguido de unacoma (,). La fecha de elaboracin se asigna en el Centro de AdministracinDocumental, en el momento en que se radica la comunicacin.

Medelln,

Datos del destinatario:dejar de dos a tres interlineas despus del lugar de origen yconsignar los siguientes datos en lneas independientes:

1. Ttulo acadmico en mayscula inicial

2. Nombre del destinatario debe ir en mayscula sostenida3. Cargo en mayscula inicial4. Nombre de la entidad u organizacin, este debe ir en mayscula inicial y

su acrnimo o sigla en mayscula sostenida5. Direccin: se escribe sin abreviaturas, si contiene informacin

complementaria como bloque, apartamento, se debe escribir la palabracompleta.

6. Nombre del lugar de destino: se identifica la ciudad y, seguido de unacoma (,) el departamento. Si el lugar de destino es el exterior, debeidentificarse el pas en la misma interlinea.

Cdigo de subserie: Contratos Interadministrativos

Cdigo de la serie: Contratos

Cdigo de la dependencia: Direccin Administrativa

IngenieroCARLOS MARIO BETANCURGerente GeneralConstructora Conconcreto S.A.Carrera 43A No.18 sur 135, Sao Paulo PlazaMedelln, Antioquia


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Asunto: Se colocar a dos interlneas de los datos del destinatario la palabraAsunto con mayscula inicial, seguida de dos puntos y sin subrayar. Es unresumen breve del documento en cuatro o cinco palabras. Se deben omitirartculos, preposiciones y conjunciones de modo que no afecte el sentido de lafrase. Se recomienda producir una comunicacin para cada asunto.

En ningn momento debe anotarse como asunto el nmero que trae lacomunicacin a la cual se da respuesta. Si es necesario destacar estainformacin se puede hacer en el primer prrafo del texto.

Asunto: Respuesta solicitud prstamo auditorio

Saludo:Se inicia dos interlineas abajo del asunto. Para las damas se acostumbrael nombre sencillo o compuesto, y para los caballeros los apellidos. Estimado o

Apreciado se utilizan solo con personas de confianza. Se pueden utilizar comosaludo independiente o como parte inicial del texto. Por ejemplo:

Texto: Comienza a dos interlineas del asunto o del saludo independiente, siexiste. El prrafo debe estar en interlineado sencillo y una interlinea libreseparando cada prrafo, distribuyendo el texto de acuerdo a la extensin delcontenido y tener en cuenta los siguientes puntos.

- Escribir de forma breve, concisa, sencilla y respetuosa.

- Redactar en primera persona del plural y usar tratamiento de usted.- Tener especial cuidado en no dejar la firma en una hoja aparte.- Para utilizar segundas hojas se debe pasar a la siguiente, como mnimo,

un prrafo de tres renglones.- No debe contener errores ortogrficos, gramaticales o de puntuacin.

Despedida: se utiliza a dos interlineas del ltimo prrafo del texto de lacomunicacin. Se recomienda la despedida seguida de una coma, con palabrassencillas.

Remitente: Se dispone a cuatro interlineas de la despedida. Nombre completo dequien va a firmar la carta en mayscula sostenida, y en el siguiente rengln elcargo que ocupa, en mayscula inicial.

Cordial saludo seora Lina Mara:Atento saludo doctor Martnez Osa:

Respetuosamente lo saludo y le comunicoCon alegra y complacencia lo saludamos y confirmamos

Despedidas terminadas en coma:

Atentamente,Cordialmente,Sinceramente,


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Anexos:Se debern detallar en el texto y al final de la carta, a dos interlineasde los datos del remitente; se enunciar la cantidad, y entre parntesis serelaciona el nmero de folios y el tipo de anexo.

Copias:Se escribe la palabra copia seguida de dos puntos a dos interlineas de losdatos del remitente o de la relacin de anexos, si existe. Deben relacionarse losdatos en este orden: tratamiento de cortesa o ttulo, nombre y apellidos, cargo ynombre de la entidad. Si es para un funcionario de la misma entidad no se registra

el nombre de esta.

Identificacin del transcriptor: Se debe poner a dos interlineas del remitente o auna de anexos o copias. Se escribir el nombre y apellido del o la trascriptora,seguido de la palabra transcriptor en mayscula inicial. Se utiliza letra Arial,tamao 8. Si hay ms participantes en la elaboracin del documento se debeaclarar el papel desempeado por cada uno.

Archivar en: Todo documento producido, relacionado con un contrato o convenio,debe indicar en la parte final, a una interlinea del transcriptor, en letra arial tamao8, a que contrato o convenio pertenece, registrando el nmero de este y el ao en

el que se suscribi, de la siguiente manera: Escribir la frase Archivar en: y luegode los dos puntos poner la palabra Contrato o Convenio, segn sea el caso,seguido, el nmero que identifica a cada uno, y luego el ao de suscripcin.

Archivar en: Convenio 0164 de 2011Archivar en: Contrato 0143 de 2010

NOTA: La carta original debe ir con la rbrica del remitente y las copias pueden ircon facsmil, bajo la responsabilidad de cada funcionario, de acuerdo a lo

Anexos: uno (

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