EXPLORANDO LA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

NOMBRE DEL INFORME: LA INFORMACION

TEMA:CONCEPTOS SOBRE EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Y LOS PRINCIPIOS DE LA ARCHIVÍSTICA.

PRESENTADO POR :

JORGE LUIS BRAVO PALOMINO

TUTORA: MONICA SOLORZANO SALAZAR

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACIO, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

TEORÍA ARCHIVÍSTICA G3  C160204 3

ARMENIA

EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

El principio de procedencia establece que los fondos de archivo deben conservarse en su organización original, no debiendo mezclarse los fondos procedentes de un organismo con los de otro.

El principio de procedencia se estructura en dos niveles o grados de aplicación:

1. nivel: principio de respeto a la procedencia u origen de los fondos.que conocer la estructura de la institución productora, sus métodos de funcionamiento, sus procedimientos de trabajo y las variaciones que sufre en el transcurso del tiempo. Un buen conocimiento de su estructura, aplicando este principio correctamente, da lugar a las pautas de un cuadro de clasificación.2. nivel: el principio de respeto al orden original o estructura interna de los fondos.los fondos de archivo deben conservar o recibir la clasificación correspondiente a las estructuras administrativas internas del organismo que lo ha creado, o a las actividades desarrolladas por las entidades o personas. Dicho de otro modo, las secciones no deben mezclarse entre sí, tampoco las series. Dentro de cada serie debe respetarse el orden que la documentación tuvo en origen, esto es, su ordenación.

Se puede decir que el principio de procedencia y de respeto al orden originario se fueron construyendo de forma paralela y estrechamente ligados, aunque para algunos autores son dos principios distintos, complementarios pero diferentes.

Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que pertenecen.

 Los documentos producidos por una institución, organismo, dependencia no deben mezclarse con los de otros.  

Un lugar para cada cosa, cada cosa en su lugar.

LA METODOLOGÍA ARCHIVÍSTICA

La metodología archivística se fundamenta en sus dos principios básicos: el principio de procedencia formulado en el siglo XIX y el ciclo vital del documento que se consolida en el XX; y consiste en el método analítico que permite conocer la institución productora del fondo y los documentos generados por ella y es el denominado procedimiento de identificación, soporte de todo el tratamiento archivístico.

 La aplicación del principio de procedencia garantiza la integridad administrativa de un fondo y su pleno valor de testimonio.1.Desde el punto de vista intelectual, preserva la objetividad de los documentos en sus funciones, procesos y relaciones con el productor, reflejados en la propia organización; evita toda interpretación y subjetividad, puesto que un documento normalmente no tiene nada más que una procedencia.2. La clasificación archivística se inspira directamente en la aplicación del principio fundamental de la archivística: el principio de “respeto al origen o procedencia de los fondos". 

El archivero tiene que identificarla y, si la documentación se encuentra fragmentada o desorganizada, entonces sólo le resta reorganizarla, respetando los principios rectores de la archivística.3. Asimismo, favorece la recuperación de la información ya que permite el conocimiento del organismo creador, sus competencias, funciones, actividades, funcionamiento y otros factores susceptibles de recuperar la información contenida en los documentos.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Se ha dado esta denominación a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento archivístico desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente. Control y seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las diferentes fases de formación del archivo, el documento presenta tres edades:Estas edades son una convención nacida de las necesidades surgidas a través de los tiempos, por una mayor producción de documentos y una más amplia accesibilidad de los mismos, la acumulación de ingentes masas documentales cuya conservación íntegra resulta imposible y cuya información es difícil manejar.los documentos pueden tener dos valores: un valor primario, cuando son útiles para la administración, y un valor secundario, que es el que pueden tener para la investigación histórica.- Primera edad: se corresponde con la circulación y tramitación de los asuntos iniciados. Los documentos forman parte de los archivos de gestión y son de uso frecuente.- Segunda edad: los documentos, o el expediente referente a un asunto, deben conservarse como objeto de consulta o antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en la que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario.- Tercera edad: el documento adquiere valor permanente, de manera que su uso estará derivado de su valor cultural o de investigación.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

• DOCUMENTACIÓN ACTIVA:– Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente.

• DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA:– Aquella de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables.

• DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA:– Aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente.

ARCHIVO DE TRÁMITE

Es el área responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. En este archivo se concentra la documentación activa, que es la información en fase de tramitación, así como los de uso frecuente para la gestión administrativa, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, a veces se comete el error de llamarlos archivo de oficina.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Es el área responsable de la administración de documentos, cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados, y que permanecen en él hasta su destino final.Las funciones de este archivo son de recibir toda la producción documental y pasa a ser semiactivo, y de seleccionar la parte a conservar, para liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas documentales; evitando colapsar los archivos históricos con documentos que todavía no son de libre acceso para el público, una parte considerable de los cuales está destinada a ser destruida transcurridos ciertos plazos de tiempo.

ARCHIVO HISTÓRICO

es el “área responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional”[3]• Los archivos históricos son en esencia, la consecuencia de una historia institucional, la cual se encuentra organizada de forma científica, debido a todo el ciclo de vida y tratamiento que se le viene aplicando a los documentos.

ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS

Denominado también pre archivo, el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo origino. Este momento comprende:Planeación: nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido.Elaboración: es la edición del documento mediante la aplicación del normatizacion y la normalización que se requiere según el tipo documental.Tramitación: tiene como fin acumular los antecedentes que se necesita para poner en vigencia el documento.

MOMENTO DE GESTION

MOMENTO INTERMEDIO

Llamado también archivístico, es aquel donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo, el documento informa, testimonió o dispone, es el momento de la vigencia y del plazo precaucional.Vigencia: Es cuando el documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice el texto, es le momento central en la vida de un documento.La vigencia concluye cuando se vence el plazo establecido en el mismo documentoPlazo precaucional: Una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el documento por precaución antes de decidir su destino final.Este persigue responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre lo que dice el texto o como soporte jurídico a un documento que lo requiera para estar vigente.

 

MOMENTO PERMANENTE

Es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines históricos de carácter administrativo , político, económico, investigativos o cultural que impiden su destrucción, guardándose en un sitio privilegiado, independiente de otras series documentales de la misma institución.

Valores Primarios

Archivo de Gestión

Archivo Central

Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico

Archivo Histórico

Valores Secundarios

Cultural Histórico Científico

VALOR SECUNDARIOVALOR SECUNDARIO

Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.1. Sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración.2. Sirven como fuente primaria para la historia.3.  Como testimonio de la memoria colectiva.4. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza.

VALORES PRIMARIOS

•Valor Administrativo: trámite o asunto que motivó su creación.  

•Valor Jurídico: deriva derechos u obligaciones.

•Valor Legal: Sirven de testimonio ante la ley.

•Valor Fiscal: Utilidad para el Tesoro o Hacienda Pública.

•Valor Contable: registros de ingresos y egresos.

•Valor Técnico: utilidad de la información específica de una función.