Comunicación internaComunicación interna

Ateneo Inmaculada ConcepciónAteneo Inmaculada Concepción

TRABAJO PRÁCTICO Nº 2TRABAJO PRÁCTICO Nº 2

ALUMNOS:Aldanondo, Victoria

Correa, Helena

Diz, Francisco

Duarte, Julián

Fay, Josefina

Llera, Federico

Mansur, Mariel

Mc Gough, Felipe

Orban, Ana Lis

Pando, Juan Pablo

Facultad de ComunicaciónUniversidad Austral

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Introducción

Caso de comunicación interna del Ateneo Inmaculada Concepción.

En el pre-diagnóstico se detectó que uno de los problemas principales de la

organización, en el área de comunicación interna, es el modo en que circula la

información dentro de la empresa, ya que la misma no llega en tiempo y forma;

no hay una buena comunicación diaria entre el director general y administrativo

con los empleados. El único canal por el cual se comunican es el diálogo. No

existen herramientas que faciliten la fluidez, la interacción y la efectividad de la

comunicación. Y las pocas herramientas que existen están desaprovechadas.

Más adelante, en el F.O.D.A que presentaremos en este trabajo, ampliamos

estos aspectos con la mención de las debilidades.

A continuación pasaremos a analizar la estrategia, la estructura, la cultura, las

conductas y el F.O.D.A del Ateneo Inmaculada Concepción.

Situación preliminar

Ateneo Inmaculada Concepción es un centro de actividades ubicado dentro del

colegio Inmaculada Concepción en Almagro. Tiene como objetivo ofrecer a

toda la comunidad del barrio sus actividades y satisfacer sus

necesidades deportivas, educativas y culturales. Para ello brinda

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específicamente entrenamiento en Tae kwon do, patín artístico, tenis, gimnasia

deportiva, talleres literarios, ping pong, colonia de vacaciones, clases de teatro,

clases de inglés, alquiler del teatro, micro cine y natación.

Estos objetivos son compartidos por los miembros de la organización, quienes

también comparten una filosofía corporativa responsable, familiar y de respeto.

Sin embargo, a pesar de que el director de la institución reconozca a la visión

de la misma como: “Seguir creciendo en actividades y mejorar cada vez más el

servicio”, ésta no es reconocida por el resto de los trabajadores. Consideramos

que este desconocimiento es consecuencia de que no exista una misión ni

visión organizacional explícita.

El diferencial que aporta el Ateneo Inmaculada Concepción al mercado, radica

en la concentración de muchas actividades de diferentes características en un

sólo lugar. La institución no cuenta solamente con actividades deportivas –

como Megatlón, su competidor directo-, sino que también brinda talleres

educativos. Ofrece una atención más personalizada y accesible

económicamente, dentro de un marco informal que favorece la integración

entre empleados y clientes. De esta manera las personas que asisten al Ateneo

no sólo encuentran allí una actividad deportiva o educativa, sino también de

recreación y sociabilidad, con autoridades especializadas en el trato con niños

y adolescentes.

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El Ateneo se financia a traves de las cuotas de los alumnos, que asisten a las

diferentes actividades deportivas, recreativas y culturales; y a su vez, recibe

dinero de empresas que alquilan dos sectores del Ateneo: por un lado el teatro

-por ejemplo empresas como Herba Life que da conferencias, o escuelas de

danzas que realizan nuestras anuales-, y por otro lado el alquiler de los

gimnasios, que suelen ser solicitados por clubes que no cuentan con una

buena infraestructura.

Estructura

Por su carácter de empresa, Ateneo Inmaculada Concepción es el resultado de

la acción de organizar y el conjunto organizado en sí mismo, y siguiendo con la

definición de Annie Bartolie, entendemos a la organización como un sistema

formado por subsistemas interrelacionados. Entre los principales subsistemas

se encuentra el organigrama y, de acuerdo con la autora, el Ateneo se

encuadraría dentro de un organigrama funcional. Esto significa que se basa en

una especialización de las divisiones y requiere una centralización en la toma

de decisiones. En este caso, las disposiciones son tomadas por el director

general, Alfredo Mansur, la mayor autoridad de la institución. El director

administrativo, Daniel Allub, es otro de los fundadores del Ateneo y también

tiene un rol importante ya que es, junto con Mansur, el coautor en la toma

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decisiones. Ambos cumplen con ciertas reglas de funcionamiento. Se reúnen

para evaluar sueldos, cambios estructurales que deban realizarse, inversiones,

etc. Ellos dos toman las resoluciones tanto de índole coyuntural como

estructural. Aportan visiones diferentes; Allub colabora con una mirada más

financiera y siempre brega por el equilibrio económico de la empresa; mientras

que el director general intenta solucionar problemas relacionados con recursos

humanos y gestión.

Las reuniones generales sólo se dan una vez al año y son convocadas por

Alfredo a principio de año. Pero en caso de ser necesario, se pueden generar

esporádicamente reuniones. Estas cuestiones las trataremos más adelante.

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Dirección general: Alfredo Mansur

Secretaría administrativa

(2)Guardavidas

(3)Médicos

(3)Mantenimiento

(6)Seguridad

(2)Profesores

(16)

Director Administrativo: Daniel Allub

Teatro y micro cine

Las secretarias administrativas, Graciela Epelman y Vanesa Asnard, son un

nexo importante dentro de la organización por ser quienes tienen contacto

directo con los alumnos, con los padres, con los directivos y con el cuerpo

docente. La principales funciones que realizan son inscribir a los nuevos

usuarios de los servicios que brinda el Ateneo, asistir al director general y

administrativo, y efectuar los pagos correspondientes de la empresa y a los

empleados. Son la columna vertebral de la organización, ya que poseen un

gran caudal de información tanto interna, como externa (clientes,

proveedores, pagos, etc.).

El sector de profesores está compuesto por un total de 10 docentes que se

dividen: Gimnasia deportiva y artística, inglés, informática, vóley, fútbol, patín y

tae kwon do. Por otro lado, el sector del natatorio cuenta con 6 profesores de

natación, 3 guardavidas y 3 médicos (uno permanente y dos auxiliares en el

caso de que el primero se ausente).

En cuanto a las instalaciones y equipos, que también forman parte

de la estructura podemos mencionar una serie de componentes

tangibles:

Teatro: 620 butacas tapizadas en pana, escenario de 10 mts por 5,10 mts,

consola de audio, retroproyector de tres cañones computarizado, iluminación

general y escénica sectorizada y gradual, aire acondicionado frío - calor

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Gimnasios: Son dos, uno para deporte (vóley, tenis, básquet), con piso de

parquet y otro gimnasio especial con elementos para gimnasia artística.

Micro cine: preparado para conferencias y charlas con una capacidad para

100 personas. Componentes: Video retroproyector Sony VID-P100, consola de

sonido, amplificador, reproductor de dvd y bafles

Natatorio: pileta climatizada con dos vestuarios, uno para hombres y otro

para mujeres.

Laboratorio de idiomas: con 40 computadoras.

Una sola oficina que se conecta con la portería, la cual cuenta con

monitores de seguridad.

Cultura

El Ateneo comienza con sus actividades a partir de las 14 horas,

posteriormente a las actividades académicas que dicta el colegio. Es por eso

que el clima que se genera es distendido, ya que es un momento de

esparcimiento y relajación.

Identificamos una cultura orientada a satisfacer las necesidades del cliente, ya

que se centran en el desarrollo físico, artístico y humano de los alumnos. Por

haberse fundado dentro de un colegio religioso, el Ateneo tiene una cultura

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basada en el respeto, la comunidad y los valores que se traducen en “la

competencia con el otro y no contra el otro”. Es por ello que los conflictos que

se presentan dentro de la organización, se intentan resolver de manera que las

actividades no se suspendan, priorizando a los alumnos para que no se vean

perjudicados.

Al momento de entrevistar a los empleados, éstos se mostraron abiertos y con

buena predisposición para colaborar con este proyecto. Fue notable también el

trato informal y personalizado entre alumnos y profesores, lo que generaba un

clima cálido de familiaridad.

Entre los valores que mencionaron algunos de los empelados en las encuestas,

se destacan principalmente la responsabilidad, la aceptación de personas con

discapacidades y el respeto.

Conductas

Los encuentros entre el cuerpo docente, el director de finanzas, el director

general y el resto de los empleados se llevan a cabo en una reunión de todo el

personal, una vez por año. Esto se lleva a cabo al principio del año lectivo.

Luego, en caso de que alguna situación lo requiera, se realizan reuniones entre

los implicados y los directivos. La metodología mediante la cual anuncian los

grandes cambios organizacionales es también a través de reuniones, pero

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teniendo en cuenta que la institución es estable y no acostumbra a realizar

cambios constantes, estas reuniones son poco frecuentes.

Los empleados se concentran en dictar sus propias actividades y en el caso

concreto de que alguno se ausente, se reemplazan entre sí. Sin embargo, esta

cooperación se da únicamente en áreas en las cuales los profesores están

gran parte del tiempo juntos. Parecería ser más una respuesta de camadería

entre colegas, que un intento por reparar el daño que generaría en el

funcionamiento de la organización en sí. Una situación que grafica claramente

esta cuestión es la de las profesoras de natación, que al pasar todo el día

dentro del mismo recinto y compartir sus jornadas diarias, también cooperan

entre sí cuando el otro lo requiere. Caso contrario, es el de uno de los

profesores de Tae Kwon do, quien se define a sí mismo como un “ente aparte”

de la organización, ya que no comparte ni el tiempo, ni el espacio físico con el

resto de los profesores. Esto se debe a que el gimnasio se encuentra en el

último piso del edificio y está desconectado del resto de las áreas.

Observamos, con esto último, que dentro de la institución, existen excepciones

a la filosofía corporativa familiar que describimos anteriormente.

Un caso particular es el del director, que suele cumplir varios roles al mismo

tiempo. Además de su cargo da clases de fútbol, gestiona el teatro y si alguno

de sus empleados falta los reemplaza –exceptuando a los guardavidas, los

únicos que no son reemplazables y paralizan la actividad en su sector si se

ausentan-.

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Agentes de influencia

Podemos identificar tres agentes de poder dentro del Ateneo Inmaculada

Concepción:

Alfredo Mansur es el primer agente de poder, por ser el fundador, por la

prerrogativa legal que le adjudica su puesto de director general y por ser quien

toma las decisiones finales. Es él quien ostenta el poder, ya que organiza y

lidera la grilla de actividades que llevan adelante todos los días. A su vez, es

quien tiene mantiene relación permanente con una serie de contactos, que fue

generando a lo largo de los años, quienes alquilan las instalaciones del Ateneo

-el teatro, el micro cine, las aulas, los gimnasios-, y ésta es una de las

principales fuentes de ingreso.

El segundo agente de poder es Daniel Allub, director administrativo. Es quién

maneja la información del cash flow. Ostenta el poder porque conoce los

movimientos bancarios y conoce la remuneración que percibe cada empleado.

Es también quien, con su opinión, tiene la mayor influencia para tomar

decisiones financieras. Así, cuenta con una habilidad técnica y cuerpo de

conocimientos específicos para analizar la economía del Ateneo y evaluarla.

Graciela Epelman, es el tercer agente de influencia, por ser la confidente de la

mayoría de los empleados. Es quien más conoce sobre las historias personales

y los estados de ánimos de los empleados, de este modo tiene acceso a las

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opiniones que puedan tener sobre el funcionamiento de la institución en

general, tanto conformidades como disgustos. El 44% de los empleados la

elige para manifestarle sus problemas, y la sienten como la cara visible de la

organización. A su vez, en situaciones donde se han generado conflictos entre

los empleados actuó de mediadora.

Diagnóstico F.O.D.A basado en las encuestas y en las

entrevistas

Para el diagnóstico, nos basaremos en el método de análisis F.O.D.A:

fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del Ateneo Inmaculada

Concepción, que logramos conseguir a través de las entrevistas y nuestra visita

e inmersión en la organización.

Posit ivos

Negativos

Origen interno ------------- Fortalezas

Debil idades

Origen externo ------------- Oportunidades

Amenazas

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FORTALEZAS:

• La sociedad que existe, desde 1992, entre el director administrativo y el

director general (fundadores de la organización) permite que haya una

buena comunicación entre ellos y un contacto permanente.

• Los profesores empleados cuentan con muchos años de experiencia y la

mayoría permanece desde que se fundó la organización. Esto hace que

haya un sentimiento de lealtad hacia la organización y que se trabaje en

un clima familiar.

• Hace poco inauguraron su página web que, si bien carece de algunos

datos institucionales (misión y visión), brinda información básica para el

público interesado en inscribirse en alguna de las actividades.

• Existe un sentimiento de compañerismo entre los empleados que

pertenecen a cada área en particular. Suelen cooperar en los

reemplazos, en el caso de que un profesor no pueda asistir a su clase.

• Hay un ambiente cómodo de trabajo, dado al grado de confianza que

existe entre los empleados. Esto a su vez, hace que les sea más fácil

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expresar su conformidad o disconformidad con determinadas

circunstancias.

OPORTUNIDADES:

• Celebrar determinadas fechas relacionadas con el deporte. Por ejemplo,

el 7 de abril de cada año, se festeja el día mundial del deporte y de la

actividad física.

• Al ser una institución con cierta tradición y antigüedad en el barrio, se ha

posicionado como ícono de centro cultural en Almagro. Se puede

aprovechar este prestigio para seguir creciendo en el mercado,

expandirse.

• La bici senda (ubicada en la esquina del edificio) y servicio gratuito de

bicicletas, junto con una gran campaña de motivación al cuidado físico

del gobierno de la ciudad.

DEBILIDADES:

• No existe una comunicación diaria entre los empleados con el director

general y el director de finanzas. Como mencionamos anteriormente,

sólo una vez al año tienen reuniones generales.

• Al no haber una intranet en la institución, sólo se comunican por medio

del diálogo. Esto hace que no toda la información circule entre todos

empleados y los directivos, por lo cual muchas noticias no llegan a

tiempo.

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• No hay una misión ni una visión manifiestas que los empleados puedan

reconocer y a las cuales puedan adherirse.

• Si bien el ambiente es ameno y familiar, esto ha generado cierta desidia

entre algunos de los empleados que llevan a cabo sus actividades cada

vez con menor responsabilidad, sin motivaciones fuertes. Es el caso de

las secretarias, que justifican su falta de dinamismo e incumplimiento de

determinadas tareas “porque la oficina es pequeña y los muebles son

viejos.”

• Falta mayor conexión entre los empleados de los distintos sectores.

• Falta mayor difusión de algunas actividades.

• Las carteleras no están bien aprovechadas en las oficinas ya que rara

vez se renuevan, hay muchos carteles con información desactualizada.

AMENAZAS:

• Su competidor directo, Megatlón, por ser líder en el mercado y por ser

una marca con un elevado awareness.

• La injerencia del estado contra la iniciativa privada, en cuanto al

dictamen de normas que no estimulan la creatividad privada. No toma en

cuenta la realidad que se vive dentro de una empresa, a nivel laboral y a

nivel impositivo.

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• La inestabilidad económica de nuestro país, que dificulta proyectar a

largo plazo.

• Los padres de los alumnos, que muchas veces delegan en las

instituciones funciones que deben cumplir ellos mismos.

Herramientas que uti l izamos

• Entrevista al director general

• Entrevista a las secretarias

• Encuestas a los empleados

• Análisis de su página web

• Libros institucionales del Colegio Inmaculada Concepción,

para conocer la historia y fundación del Ateneo

• Recorrido y reconocimiento de las inmediateces del edificio

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ANEXO

Este informe fue realizado en base a los resultados de las

encuestas que repartimos entre los empleados durante un día

laboral

Muestra: 23 empleados

Método: Encuestas

Conclusiones en porcentajes:

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• El 30 % de los empleados considera que los valores predominantes son

la solidaridad y la integración de alumnos con capacidades diferentes

• El 26% considera que los valores predominantes son el respeto y la

responsabilidad

• El 21% considera que la confianza, el compañerismo y el apoyo son los

valores preponderantes

• Es decir que el 77% de los empleados destaca que los valores que

gobiernan la organización son predominantemente valores humanos.

• El 44% recurre a la secretaria para contarle sus problemas laborales

• El 34% recurre al director ante cualquier inconveniente que surja

• El 21% considera a los padres de sus alumnos como amenazas

externas

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• El 18% considera temas de infraestructura y renovación de

computadoras como principales amenazas para la organización

• El 17% está disconforme con la remuneración

• Sólo el 13% recurre a algún compañero si tiene algún conflicto laboral

• El 8% de las personas considera que uno de los valores que sobresalen

es la puntualidad en la remuneración

• El 8% afirma que hay un mito entre las profesoras: “Todas mujeres

solteras trabajando”

• El 8% considera a la situación económica del país como la principal

amenaza externa (sobre todo por la inflación)

• Al 8% le preocupa la división entre los sectores y la falta de

comunicación

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Entrevista personal al director:

1) ¿Los empleados son de hablar las cosas, sus problemas con vos?

Algunos sí, otros no. Si no recurren a la secretaria, Graciela. Yo suelo

estar corriendo de acá para allá pero si necesitan que los escuchen,

estoy.

2) ¿Qué percibís que es lo que más les preocupa a los empleados?

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Poder mejorar el sueldo y mantener la fuente de trabajo principalmente.

3) ¿Qué crees que es lo que los motiva a los empleados a trabajar en el

Ateneo?

El buen clima que hay y la seguridad de trabajar en blanco.

4) ¿Cuál es el mayor problema que enfrentan y les genera más

incertidumbre?

La inflación.

5) ¿Cuál es la visión del Ateneo?

Seguir creciendo en actividades y mejorar cada vez más el servicio

6) ¿Cuáles son los principales valores de la organización?

La responsabilidad y el compromiso

7) ¿Cuál es la competencia del Ateneo?

El Megatlón (una cadena deportiva) que compite a nivel natatorio, está

acá en Almagro.

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8) Nombre a una o dos personas que usted crea, que tengan injerencia

dentro de la empresa. Especifique el sector al que pertenece. ¿Por qué

cree que tienen injerencia?

Graciela, la secretaria. Porque hace 8 años que trabaja con nosotros y

conoce cada detalle. Todos le tenemos mucha confianza.

9) A lo largo de estos años ¿Se ha creado algún tipo de mito o creencia

dentro de la empresa que hoy perdure? ¿Cuál?

Que yo recuerde en este momento no.

10) Nombre una fortaleza que caracterice al Ateneo, orientada a la

problemática de la comunicación interna.

El tratar de cubrirse siempre el uno al otro.

11) Nombre una debilidad que caracterice a esta comunicación interna

El retraso en alguna información como puede ser la ausencia de un

profesor o el médico. También cuando hay algún desperfecto técnico y

no se comunica inmediatamente. Y dejame decirte otra cosa que no se

si viene al caso pero tenemos un problema con la optimización del

espacio. Empezó siendo una pavada pero ya perdimos mucha

información. Resulta que las secretarias tienen una oficina que es muy

chiquita, bueno, vos la viste. Los muebles están unos pegados al lado

del otro, y tienen un fichero que es del año de Tutankamón. Ese fichero

es un desastre y guarda los papeles más importantes del Ateneo. Datos

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de los alumnos, finanzas, etc. Pero como es viejo, cuesta abrirlo y como

cuesta abrirlo se van acumulando papeles que deberían ir ahí en otros

lados ¡y se nos traspapela todo! Y por último: tenemos problemas con el

armado de la página web. Tuve que pedirle a una tía que la arme pero

le falta interacción, anmación y hasta te diría.. contenido y ¡el logo! Me

gustaría también que tenga acceso directo a los mails nuestros.

12) ¿Ves alguna oportunidad para mejorar las condiciones de comunicación

interna?

Internet, publicidad a través de internet. Mejorar la página web,

incluyéndose en google. Generar una intranet, para solucionar los

problemas de retraso de información.

13) ¿Ves alguna amenaza que pueda perjudicar la armonía y la

comunicación entre vos y los empleados, o entre los empleados

mismos?

La injerencia del estado que no significa el control, sino la injerencia

desmedida que a veces tiende a ser una persecución contra la iniciativa

privada.

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