Teoria de SyO

Sistemas y organizaciones Resumen (2012) UTN FRD

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RESUMEN DE LA MATERIA

Posibles preguntas de final:

1. Como se configura la organización formal? Es suficiente su conocimiento para determinar el

comportamiento de una organización en una empresa? (se refiere a la organización informal). Por

qué?

2. Según LANGEFORS, en que consiste nuestro trabajo al aplicar el enfoque sistémico? (oral)

3. Explique las consecuencias de una acción sinérgica

4. Mencione las áreas funcionales de una empresa. Dada una empresa de comercialización y

fabricación, enumere los departamentos de las dos áreas principales.

5. Considerando la misión de la facultad, que propiedades del sistema pueden apreciarse (entropía,

sistema abierto, sistema cerrado, homeostasis, sistema armónico, estable, etc.). Enuncie un objetivo,

considerando esa misión.

6. Indicar por que la responsabilidad se asigna, y no se delega.

7. Explicar la importancia de los objetivos en relación con los sistemas abiertos. (relacionado con la

equifinalidad, las entradas, y los recursos)

8. Diferencia entre dato e información, y mencionar cual es el concepto incorrecto acerca de la

información (concepto incorrecto: dato procesado)

9. Propiedades emergentes de los sistemas. Postulado aristotélico “el todo es más que la suma de las

partes” (sinergia).

10. Diferencia entre entradas y recursos

11. Definición de efecto sinérgico

12. Por qué el enfoque sistémico se vuelve crítico en tiempos de cambio?

13. Rol organizacional

14. Definición de organizar

15. Cuestiones relacionadas a las lecciones orales (ejemplo: Explique por qué es util la información en

tiempo real en relación con el control)


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TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS

Características de los sistemas según Frederick Hegel:

1. El todo es más que la suma de las partes

2. El todo determina la naturaleza de las partes

3. Las partes no pueden comprenderse si se consideran en forma aislada

4. Las partes están dinámicamente interrelacionadas.

Teoría general de los sistemas: Planteada por Bertalanffy. Se reduce tres premisas básicas:

1. Los sistemas existen dentro de otros sistemas

2. Los sistemas son abiertos (intercambian energía y materia con el ambiente)

3. Las funciones de los sistemas dependen de su estructura.

Entradas: Las entradas proceden del ambiente. El sistema no tiene control sobre ellas, pero son las

encargadas de darle energía al sistema. Las entradas pueden ser

En serie: cuando proceden de otro sistema

Aleatorias: cuando el sistema no puede preverlas

Retroalimentación: cuando el sistema toma parte de una salida, y la vuelve a introducir al

sistema. Principalmente esto se usa para controlar si hay alguna desviación en los resultados.

Salidas: Las salidas son el resultado del procesamiento. A una entrada se le aplica algún tipo de

proceso, y la salida es el resultado de ese procesamiento. Las salidas generalmente son liberadas al

Ambiente.

Ambiente: Es el medio que rodea externamente al sistema y ejerce una influencia sobre este, la cual

retorna hacia el sistema mediante la retroalimentación. El sistema no posee control sobre el ambiente, y

este resulta ser una fuente de recursos y amenazas potenciales.

Procesos: Acciones que transforman una entrada, en salida. Si el proceso se conoce, o es diseñado por

el administrador, se denomina proceso de caja blanca. Si se desconoce un proceso, se denomina de

caja negra.

Recursos: Son entes controlados por el sistema, y se utilizan en la realización de procesos.

Análisis de Sistemas: Se interesa en el diseño de los canales de comunicación que forman la red de

información que vincula los entes de la organización, así como también de la definición y normalización

de los procesos y medios de información. Una organización puede observarse como un sistema,

compuesto de elementos denominados subsistemas.

Formas de descomponer un sistema:

Funcionalmente: Según las acciones que realiza el sistema.

Mediante Objetos: según los conceptos del sistema “ej. Libro, Devolución, etc.”

Diferencia entre entradas y recursos: Las entradas son entidades que funcionan de materia prima

para el sistema, y mediante algún proceso, estas son transformadas y se convierten en salidas. Los

Recursos son entidades que están relacionadas con los procesos del sistema, y por lo tanto, el sistema

tiene control sobre ellos. Por ejemplo, en una facultad, los profesores, actuarían como recursos, ya que

se encargan de realizar el proceso de enseñanza. Las entradas siempre vienen del ambiente, aunque los


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recursos pueden tanto ser parte del sistema como buscarse en el ambiente, y luego pasar a formar parte

del sistema, o ser parcialmente controlado por este (trabajadores contratados, empresas contratistas,

etc.)

Atributos: Son características que definen a los sistemas o a los entes Existen dos tipos de atributos:

Definidores: Son aquellos que definen biunívocamente un ente, y son fundamentales para su

descripción.

Concomitantes: Definen características de los entes tratados, pero no son necesarios para su

definición.

Variables y parámetros: Las variables son los estados que pueden tener una entidad o sistema, en

función de un proceso interno. Los parámetros son los posibles comportamientos de una variable.

Objetivo (según TGS): Determinan el funcionamiento del sistema, y cuál es el fin que este busca

conseguir. El enfoque de sistema depende de los objetivos del sistema.

Propiedades emergentes del sistema: Son propiedades que hacen que el sistema se comporte de

forma única, y surgen por la intervención e interacción de cada una de las partes, y está estrechamente

vinculado con el concepto de sinergia. Al modificar una parte del sistema, cambiaran las propiedades

emergentes del mismo

Efecto Sinérgico: Propiedad por la cual la capacidad de actuación de un sistema es superior a la de sus

componentes sumados individualmente. Para que se dé la sinergia en un sistema, debe existir en el

mismo una organización.

Enfoque sistémico: Es una forma de ver el problema que resulta de una decisión deliberada de suponer

que un conjunto de elementos están relacionados y constituyen una cosa llamada "un sistema". Es muy

importante en tiempos de cambio, ya que precisamente, cuando se efectúa un cambio dentro del

sistema, este afectara a las propiedades emergentes del mismo. Entonces, es necesario analizar

correctamente el sistema, antes de modificarlo, para evitar causar efectos contraproducentes.

Relaciones: Son los vínculos existentes entre los subsistemas o elementos que componen a un sistema.

Existen tres tipos de relaciones:

Simbióticas: Donde los dos subsistemas conectados dependen el uno del otro para funcionar.

Sinérgicas: Relación que si bien no es necesaria operacionalmente para el sistema, ayuda

muchísimo al desempeño del mismo. (Ejemplo, un sistema informático que ayude a que los

datos se procesen más rápido, porque perfectamente podrían ser procesados manualmente,

pero no es recomendable).

Superfluas: No son necesarias, pero permiten que el sistema siempre esté en funcionamiento.

Tiene la desventaja que son costosas, y no brindan beneficios directos, sino que son “por las

dudas” (ej.: tener dos servidores iguales con la misma información, con back up).

Propiedades de los sistemas (descripción):

1. Homeostasis: La homeostasis es lograr el equilibrio del sistema, manteniendo constantes sus

variables, y utilizando energía en los procesos.

2. Entropía: Es el degrada miento del sistema, por el gasto de energía y trabajo que realiza. Todos

los sistemas generan entropía positiva por la pérdida de energía interna que sufren, pero la


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reducen obteniendo información de su ambiente. De aquí que es muy importante el concepto de

sistemas abiertos.

3. Permeabilidad: Define que tan abierto es un sistema

4. Sistema integrado: Un cambio en un subsistema, produce cambios en los demás subsistemas

(relacionado con propiedades emergentes).

5. Adaptabilidad: Define si un sistema se adapta a su ambiente. Si modifica procesos en función

de su ambiente

6. Armonía: Nivel de compatibilidad con su medio. Si el medio cambia, cambia el sistema (todos

los sistemas abiertos, cambian con su medio)

7. Estabilidad: Un sistema es estable cuando tiene flujo continuo de entradas y salidas.

LANGEFORS

Definiciones:

Sistemas imperceptibles: (todos los sistemas estudiados en la materia). Sistemas que no

pueden percibirse u observarse de una sola vez, porque son sistemas complejos.

Estructura de subsistemas: Partición del sistema en un conjunto de subsistemas, con un

conjunto de relaciones o interacciones.

Estructura practicable: Estructura de subsistemas tal que las propiedades de ellas y sus

relaciones determinan las propiedades del sistema global

Estructura realizable: Cada uno de los subsistemas y relaciones puede llevarse a la practica en

la realidad

Estructura constructiva: Estructura de la cual sus propiedades pueden deducirse

Paso perceptible: Agregado de un conjunto perceptible de subsistemas o relaciones a la

estructura de un sistema (básicamente descomponer una cosa grande en cosas más chicas)

Axiomas

1. La gente tiende a descuidar la importancia de las cosas que no puede ver o percibir

2. Todos los sistemas y también el trabajo de su descripción tiene asociado un costo positivo

3. Para hacer un sistema que tenga propiedades especificas hay que combinar un conjunto de

subsistemas que tenga las propiedades deseadas

4. Para hacer que un sistema tenga propiedades especificas se debe diseñar para él, una

estructura practicable y realizable de subsistemas

Teoremas:

1. La gente tiende a subestimar la complejidad de un sistema imperceptible

2. La subestimación de costos se manifiesta cuando el sistema es imperceptible

3. Es probable que se subestime el trabajo manual

4. La funcionalidad solo puede controlarse en una estructura constructiva

5. Una estructura es practicable si y solo si, es una estructura constructiva

6. Todo sistema de propiedades especificas posee una estructura practicable y realizable

7. Pasos para diseñar un sistema según langefors se siguen estos pasos:

a. Realizar pasos perceptibles, y armar cada estructura de subsistemas

b. Construir las propiedades de cada subsistema

c. Comparar las propiedades de cada subsistema

d. Comprobar la realizabilidad de cada subsistema

e. Repetir los mismos pasos, para diferentes alternativas, y seleccionar una para su

estudio.


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8. Todo sistema que se diseña mediante un sistema jerárquico de procesos, tendrá circunscripta,

una estructura jerárquica

9. El sistema tendrá tantos niveles jerárquicos como subsistemas posea.

10. Para diseñar eficientemente un sistema es necesario verificar la factibilidad de la estructura de

cada subsistema

11. Al analizar el sistema de forma descendente (de lo global a lo particular), reducimos cada vez

más el número de subsistemas ignorados, cada vez que bajemos de nivel

PASOS PARA ESTUDIAR UN SISTEMA (La posta: aplicar el enfoque sistémico):

1. Descomponer el sistema en subsistemas hasta que el sistema sea perceptible, luego no

descomponer más.

2. La descomposición se hace en base a las acciones que realiza el sistema (descomposición

funcional)

3. Establecer las relaciones entre los subsistemas

4. Analizar las propiedades y volver a componer al sistema como un todo.

La totalidad de los sistemas se logra cuando cada subsistema posee acciones que les permiten la

realización de los objetivos totales

Cuando descomponemos el sistema en subsistema reducimos la cantidad de partes que se desconocen.

INFORMACION

Información: Es un ente que permite a un sistema efectuar la toma de decisiones, reduciendo la

cantidad de incertidumbre o entropía, del mismo.

Dato e información: La información permite la toma de decisiones, y reduce la entropía de los sistemas.

La información está compuesta por un conjunto de datos. El Dato es simplemente un mero conocimiento

acerca de algún hecho, pero se convierte en información cuando se utiliza para tomar decisiones

Información operativa: Información necesaria que tiene que ver con el funcionamiento operativo del

sistema, al cual el sistema de información sirve. Es importante porque cada operación nueva del sistema

necesita información operativa, por lo tanto, es necesaria para el funcionamiento del mismo. (ej.: solicitud

de stock)

Información directiva: Información que no es absolutamente necesaria, no es imprescindible, pero

resulta ser útil. Se la reclama cuando al requerimiento de funcionamiento operativo se le agrega el

requerimiento de economía.

Es importante porque ayuda a mejorar la eficiencia del sistema y hace que sea más sencillo solucionar

ciertos problemas.

El valor de las decisiones: Una decisión es más valiosa si se usa más información, pero pierde su valor

si se tarda mucho tiempo, ósea no se puede perder el tiempo buscando información, hay que encontrar

un balance.

Característica del sistema de Información: no tiene valor por sí mismo, pero vale porque le sirve a

alguien. Es una herramienta. El Sistema de información le ofrece algún valor a otros sistemas dentro de

la organización. Pero el sistema de información es un subsistema del sistema Organización.


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PLANEACION

Planeación: Seleccionar las misiones y objetivos, así como las acciones para lograrlos (estrategias)

Misiones: Identifica el propósito básico de una organización, función o tareas de la empresa (por

ejemplo, formar profesionales). Pero una misión solo fija que “que” se pretende lograr, no el “como”.

Objetivos: Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Los objetivos deben ser claros,

verificables, cuantificables, y con un tiempo límite para cumplirlos. Los objetivos deben ser acordes a la

misión de la empresa. Los objetivos son todo aquello que una empresa se plantea cumplir, para lograr

una misión. Poseen dos funciones importantísimas las cuales representan:

El punto final de la planeación.

El fin hacia el cual la organización, la integración de personal, la dirección y el control, están

dirigidos.

Estrategias: Define la materia de determinar los objetivos, y el camino para lograrlos. Son los cursos de

acción a tomar, y la asignación de recursos.

Políticas: Entendimientos generales que guían la toma de decisiones.

Procedimientos: Detallan la manera precisa de cómo deben realizarse ciertas actividades.

Eficacia y eficiencia: La eficacia existe cuando se logran los objetivos propuestos, pero la eficiencia

existe cuando se emplean un mínimo de recursos para lograr el mismo objetivo.

ORGANIZACIONES

Análisis Estructural (Estructura organizativa): Es el estudio de las formas en que se dividen las tareas

en una organización, la asignación de funciones y responsabilidades entre sus miembros, y relaciones

jerárquicas entre las mismas

Estructura: Distribución de las partes que componen un sistema. Conjunto de las relaciones existentes

entre los diversos subsistemas que conforman a la organización.

La estructura organizativa surge de mirar a la organización con un enfoque sistémico, y es la manera en

que están ordenados y relacionados sus subsistemas.

Organizar: Es identificar las actividades requeridas, la agrupación de las mismas para alcanzar

objetivos, la asignación de un gerente a cada grupo (delegación de autoridad) y la coordinación

horizontal y vertical entre esos grupos

Organización: Estructura formal o informal, compuesta por roles o posiciones.

Rol organizacional: Función gerencial de organizar. Debe cumplir con los siguientes ítems

1. Objetivos verificables

2. Idea clara de las principales actividades involucradas

3. Conocer que es lo que se debe hacer para alcanzar metas u objetivos


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Funciones gerenciales: Funciones que deben cumplir los gerentes o administradores.

Planeación

Organización

Integración de personal

Dirección

Control

Organización formal: Estructura intencional de los roles en una empresa formalmente organizada. Esta

establecida formalmente, documentada, reglamentada, y posee un protocolo de realización. Se halla

dividida en diversas unidades que son agrupaciones de manera lógica, de acuerdo a las tareas que se

deben cumplir (organigrama)

Organización informal: Red de relaciones interpersonales que surgen cuando las personas se asocian

entre sí. No está documentada ni reglamentada, pero funciona dentro de una organización.

ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS

Delegación: Es el proceso por el cual un miembro de una organización o de un área superior transfiere o

cede una o más funciones a otro miembro o área inferior.

Autoridad: La autoridad se define como el derecho propio de un individuo a ejercer discrecionalidad y

realizar la toma de decisiones o acciones que afecten a otros grupos. La autoridad puede delegarse:

Cuando se hace esto, se está otorgándole a una persona o grupo, el derecho de realizar la toma de

decisiones. La delegación implica transferencia de responsabilidad hacia el subalterno con relación al

grado de eficiencia, pero no exime de responsabilidad a quien delega en otro con relación a su

respectivo nivel superior

Poder: Es mucho más amplio que la autoridad y es la capacidad de los individuos o los grupos, de

inducir o influir en las creencias o acciones de otras personas o grupos.

Departamentalización: La división del trabajo es la separación de una actividad compleja en

componentes más pequeños. La departamentalización, es la agrupación de actividades, tareas, o

funciones.

Tipos de departamentalización:

1. Por función: se dividen según las funciones que realiza cada parte de la empresa

2. Por área geográfica: Se realiza la división según la zona geográfica en la que se encuentre

cada sector de la empresa (región occidental, región suroeste)

3. Por Clientes: Según el tipo de clientes al que este orientado cada sector.

4. Por productos: Según el tipo de productos que se fabriquen (sillas, zapatos, etc)

Principios de los organigramas:

1. Unicidad de mando: Cada persona debe recibir órdenes de un solo jefe. En base a esto, el

organigrama a se divide en diferentes niveles, y cada grupo de un nivel inferior, recibe órdenes

de un solo jefe del nivel superior. No debe existir dualidad de mando.

2. Alcance de control: un jefe no puede tener al mando más subordinados que la cantidad que es

capaz de manejar


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3. Homogeneidad operativa: no se debe establecer una tarea a un cargo al cual no le

corresponde

4. Delegación efectiva: se deben delegar tareas y funciones para que estas se puedan realizar

mejor. Al realizar una división, se debe dividir en al menos dos partes, para lograr una delegación

efectiva.

Áreas Funcionales de una empresa (de producción y comercialización):

GERENCIA GENERAL

1. Auditoria (asesores)

2. Sistemas (asesores)

3. Comercialización (AREA IMPORTANTE)

a. Departamento de ventas

b. Departamento de desarrollo comercial

4. Abastecimiento

a. Departamento de compras

b. Departamento de almacenes

5. Industrialización (AREA IMPORTANTE)

a. Departamento de producción

b. Departamento técnico

6. Administración y finanzas

a. Departamento de administración

b. Departamento de finanzas

7. Relaciones industriales

a. Departamento de personal

b. Departamento de desarrollo de personal

8. Control de calidad

Relación entre sistemas y estructura organizativa: La coordinación de las relaciones potenciales

entre cada división del sistema empresa, requiere inevitablemente información; aquí se evidencia la

fundamental importancia del sistema de información en su relación con la respectiva estructura sobre la

cual se plasmaría.

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