DEPARTAMENTO DE MATEMÁTICAS Y ESTADÍSTICA

CICLO II-2013

Asignatura: Teoría Administrativa

GUÍA TEÓRICA # 3

Alumno(a):___________________________________________Sección______

I. Tema: La Organización y la Administración de Personal.

II. Objetivo de la UnidadI: Launidad requiere que el estudiante explique los

diferentes conceptos y tipos de organización, a efecto de que pueda tener

criterio para establecer cuál es la que más le conviene, si llega a crear su

propia empresa, o de poder identificar a cuál de ellas presta sus servicios

profesionales.

III. Esquema de esta Guía:

¿Cómo se define a la Organización?

¿Cuáles son los tipos de organización existentes?

¿Qué es un Organigrama y sus tipos?

¿Cómo interpretar la estructura de la organización?

¿Cuáles son las áreas básicas de la administración?

¿Qué es la Integración?

¿Cómo efectuar correctamente la Integración en una empresa?

¿Cuáles son las fases de Integración de personal?

¿Qué es la mercadotecnia y su relación con la calidad total?

¿Qué es la organización? ¿Para qué sirve la organización? ¿Qué otras preguntas se pueden plantear? __________________________________ __________________________________ __________________________________

Instrucción

IV. PROBLEMATIZACIÓN:

V. RED CONCEPTUAL BÁSICA:

Organización Objetivos

Dividir el trabajo Organización lineal

Organización funcional Organización línea – staff

Organigrama Principios

VI. ESTÁNDAR DE RENDIMIENTO:

Qué el alumno, al término de esta guía esté en la capacidad de definir e

identificar la importancia de la organización en una entidad social, así como los

aspectos importantes de la misma.

1. ¿Por qué y para qué crees tú que es necesario aprender sobre organización?

2. ¿Cuál crees tú que es la utilidad del tema?

Lee detenidamente el párrafo siguiente e interpreta la teoría. ¡VAMOS,

COMENCEMOS BIEN!

ORGANIZACIÓN

VII. INICIO

"No hagas a otro no lo no quieres para tí."

Reflexión:

VIII. DESARROLLO

LA ORGANIZACIÓN Y SU IMPORTANCIA.

Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para

alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de

combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la

empresa.

De la estructura establecida, se hace necesaria la asignación de

responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto.

Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el

establecimiento de una estructura organizativa.

Para que exista un papel organizacional y sea significativo para los

individuos, deberá de incorporar:

1- Objetivos verificables que constituyen parte central de la planeación.

2- Una idea clara de los principales deberes o actividades.

3- Una área de discreción o autoridad de modo que quien cumple una función

sepa lo que debe hacer para alcanzar los objetivos.

Además, para que un papel dé buenos resultados, habrá que tomar las

medidas a fin de suministrar la información necesaria y otras herramientas que se

requieren para la realización de esa función.

Importancia de la Organización.

Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar.

Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales,

por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales.

En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva

o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha

dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la

organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder

realizar sus tareas.

Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre

sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben

cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.

Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas

como en cualquier institución.

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que

sea perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien

es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las

dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y

se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y

promueve los objetivos de la empresa.

En síntesis, el propósito de la Organización es contribuir a que los objetivos

sean significativos y favorezcan la eficiencia organizacional.

Características de la Organización.

1- Complejidad: Existen organizaciones altas y bajas. Las grandes organizaciones

tienen un gran número de niveles intermedios que coordinan e integran las labores

de las personas a través de la interacción indirecta. Las empresas pequeñas las

actividades las realizan interactuando directamente con las personas.

2- Anonimato: Le da importancia al trabajo u operación que se realice, sin tomar

en cuenta quién lo ejecuta.

3- Rutina Estandarizada: Son procesos y canales de comunicación que existe en

un ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes organizaciones tienden a

formar sub-colectividades o grupos informales, manteniendo una acción

personalizada dentro de ellas.

4- Estructura especializada no oficiales: Configuran una organización informal

cuyo poder, en algunos casos, son más eficaz que las estructuras formales.

5- Tendencia a la especialización y a la proliferación defunciones: Pretende

distanciar la autoridad formal de las de idionidad profesional o técnicas, las cuales

necesitan un modeloextraformal de interdependencia Autoridad-Capacidad para

mantener el orden.

6- Tamaño: Va depender del número de participantes y dependencias.

Tipos de organización.

La palabra organización puede adoptar varios significados en administración,

de los cuales los dos principales son:

1. Organización como entidad social orientada hacia los objetivos

específicos y estructurada de manera deliberada. La organización es

una entidad social porque está constituida por personas, y se halla

orientada hacia objetivos porque está diseñada para alcanzar resultado; por

ejemplo, obtener ganancias (empresas en general), proporcionar

satisfacción social (clubes), etc. Está estructurada deliberadamente porque

divide el trabajo, y su ejecución se asigna a los miembros de la

organización. Esta definición se aplica a todos los tipos de organizaciones,

aunque tengan o no ánimo de lucro, como empresas fabriles, bancos,

empresas financieras, hospitales, clubes, iglesias, etc. La organización

puede visualizarse desde dos aspectos distintos:

1.1 Organización formal: basada en una división del trabajo que especializada

órganos y funciones en determinadas actividades. Es la organización

planeada o definida en el organigrama, consagrada por la dirección y

comunicada en todos los manuales de la empresa. Es la organización

formalizada de modo oficial.

1.2 Organización informal: surge de modo natural y espontáneo, debido a las

relaciones humanas que establecen las personas que desempeñan cargos

en la organización formal. Se basa en relaciones de amistad (o de

antagonismo) y el surgimiento de grupos que no aparecen en el

organigrama ni en ningún otro documento formal.

2. Organización como función administrativa y parte integrante del

proceso administrativo: en este sentido organización se refiere al acto de

organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en

su organización; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones

de cada uno.

Las organizaciones consisten en:

Dividir el trabajo, es decir, determinar las actividades para alcanzar los

objetivos planeados (especialización).

Agrupar las actividades en una estructura lógica (departamentalización).

Designar a las personas para que ellos las lleven a cabo (cargos y tareas).

Asignar los recursos necesarios.

Coordinar los esfuerzos.

Alcance de la organización:

2.1 Organización en el nivel global: abarca la empresa en su totalidad. Se

denomina diseño organizacional, que pueden ser de tres clases:

organización lineal, funcional y línea – staff.

2.2 Organización en el nivel departamental: es la organización que abarca

cada departamento de la empresa. Se denomina diseño departamental o

simplemente departamentalización.

2.3 Organización en el nivel de tareas y operaciones: organización enfocada

hacia cada tarea, actividad u operación específica. Se denomina diseño de

cargo o tareas y está constituido por la descripción y el análisis de cargo.

Organización lineal: es el tipo de organización más antiguo y más sencillo, se

basa en el principio de la unidad de mando. Sus características principales son la

autoridad única basada en la jerarquía, los canales formales de comunicación, la

centralización de las decisiones y su configuración claramente piramidal. Presenta

grandes ventajas: su estructura simple y de fácil compresión, la gran delimitación

de la responsabilidad de cada órgano, la facilidad de implementación, su

estabilidad y adecuación a organizaciones de tamaño pequeño. Sus desventajas:

radican en el mando autocrático, la tendencia a la rigidez y la inflexibilidad, la falta

de especialización, el énfasis en los jefes que quieren hacerlo todos (generalistas)

y la congestión de los canales o líneas de comunicación a medida que la empresa

crece. En consecuencia, la organización lineal es la adecuada para la

organización pequeña, rutinaria, de vida corta o que todavía este en su etapa

inicial de formación.

Organización funcional: se basa en el principio funcional, es decir, en el principio

especialización. Sus características principales son: autoridad funcional o dividida,

líneas directas de comunicación, descentralización de las decisiones y énfasis en

la especialización. Sus ventajas descansan en la supervisión técnica, debido a la

especialización de los órganos, y a las comunicaciones directas y sin

intermediario. Sus desventajas residen en la múltiple subordinación, que provoca

dilución de la autoridad de mando, tendencia a la competencia entre los diferentes

especialistas, confusión en cuanto a los objetivos, y surgimiento de tensión y

conflicto en la organización. La funcional es la mas indicada cuando la

organización es pequeña o cuando es necesario delegar transitoriamente la

actividad funcional en algún órgano para implementar un programa o evaluar

alguna actividad.

Organización línea – staff: es una combinación de la organización lineal y la

funcional que maximiza las ventajas de ambas y reduce sus desventajas, aunque

en el fondo predomine las características lineales. Existen órganos de línea (de

ejecución o de operación) y órganos de staff (de consultaría, asesoría o incluso, la

presentación de servicio especializado). Se caracteriza especialmente por la

función de la estructura lineal con la estructura funcional lo cual permite la

coexistencia de líneas o canales formales de comunicación y la prestación de

asesoría funcionales, y la separación de órganos operacionales (de línea) y

órganos de apoyo (staff o asesoría); también permite la coexistencia de la

jerarquía de mando y la especialización técnica. Presenta la siguiente ventajas:

oferta interna de asesoría especializada e innovadora, manteniendo el principio de

unidad demando y la actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y

staff. Sus desventajas radican en la posibilidad de conflicto entre los órganos

operativos (línea) y los de asesoría (staff), y la dificultad para mantener el

equilibrio dinámico entre el poder de los órganos de línea y el poder de los staff.

En la actualidad, la organización de línea – staff es el tipo de organización mas

utilizada en las empresas.

Principios de la organización.

Principio de la unidad de objetivos

La estructura de una organización es eficaz si le permite al personal contribuir a

los objetivos de la empresa. Principio de la eficiencia organicional. Una

organización es eficiente si está estructurada para ayudar al logro de los objetivos

de la empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados.

Principio del tramo de administración

En cada posición administrativa existe un límite al número de personas que

pueden manejar con eficacia una persona, pero el número exacto depende de la

repercusión de diversas variables subyacentes.

Principio escalar

Cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el puesto administrativo más

alto de una empresa cada puesto subordinado, más clara será la responsabilidad

para tomar decisiones y más eficaz la comunicación organizacional.

Principio de delegación por resultados esperados

La autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para

asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados.

Principio del carácter absoluto de la responsabilidad

La responsabilidad por la acciones no puede ser mayor que la implícita en la

autoridad delegada, ni debe ser menor.

Principio de unidad de mando

Mientras más completas sean las relaciones de dependencia de un solo superior,

menor será el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensación de

responsabilidad personal por los resultados.

Principio de nivel de autoridad

El mantenimiento de la delegación requiere que las decisiones propias de la

autoridad de los administradores individuales deben tomarlas ellos en lugar de

hacerlas ascender por la estructura de la organización.

Principio de la definición fundamental

Mientras más clara sea la definición de un puesto o un departamento sobre los

resultados esperados, las actividades a realizar y la autoridad de organización

delega y la comprensión de las relaciones de autoridad e informales con otros

puestos, la persona responsable podrá contribuir en forma más adecuada al logro

de los objetivos de la empresa.

Principio del equilibrio

En toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicación de los principios o

técnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la estructura para

cumplir los objetivos de la empresa.

Principio de flexibilidad

Mientras más increíbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de

una organización, mejor podrá ésta cumplir con su propósito. En cada estructura

se deben incorporar procedimientos y técnicas para anticipar y reaccionar ante el

cambio. Toda empresa avanza hacia su meta en un ambiente cambiante, tanto

externo como interno. La empresa que sufre de inflexibilidad, tanto si se trata de

resistencia al cambio, procedimientos demasiado complicados o líneas

departamentales demasiado rígidas, se arriesga a ser incapaces de hacer frente a

los retos de los cambios económicos, técnicos, biológicos, políticos y sociales.

Principio de facilitación del liderazgo

Puesto que la gerencia depende en alto grado de la calidad del liderazgo de

quienes se encuentran en puestos gerenciales, es importante que la estructura

organizacional contribuya a crear una situación en la que el administrador pueda

dirigir con mayor eficacia. En este sentido, la organización es una técnica para

fomentar el liderazgo. Si la asignación de autoridad y los arreglos estructurales

crean una situación en la que exista la tendencia a que los jefes de departamentos

sean considerados como líderes y en el cual se les ayude en sus tareas de

liderazgo la estructuración organizacional habrá cumplido una tarea esencial.

Tipos de organigramas.

Los organigramas son sistemas de organización que se representa en

forma intuitiva y con objetividad. También son llamados cartas o gráficas de

organización.

Consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se

representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones

de quien lo ocupa) representándose, por la unión de los cuadros mediante líneas,

los canales de autoridad y responsabilidad. Los organigramas señalan la

vinculación que existe entre sí de los departamentos a lo largo de las líneas de

autoridad principales.

Los organigramas revelan:

1. La división de funciones.

2. Los niveles jerárquicos.

3. Las líneas de autoridad y responsabilidad.

4. Los canales formales de comunicación.

5. La naturaleza lineal o staff del departamento.

6. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

7. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en

cada departamento o sección.

Cabe mencionar que la naturaleza lineal o staff se indican por distintos colores,

distintos gruesos de línea de comunicación, pero la más usual es marcando la

autoridad lineal con línea llena, y la staff con línea punteada.

Requisitos de un organigrama:

1. Deben ser muy claros; por ello se recomienda que no contenga un número

excesivo de cuadros y de puestos, puede producir confusiones. Los

cuadros deben quedar separados entre sí por espacios separados.

2. No deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. Los

más frecuente es hacerlos arrancar del Director, o Gerente General y

terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.

3. Deben contener nombres de funciones y no de personas. Cuando se desea

que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con

una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la

persona.

4. Pueden presentar un número muy grande de elementos de organización.

De ordinario sirven exclusivamente para lo anteriormente dicho.

Ventajas de un organigrama:

1. Las relaciones subordinado-superior no existen debido a que se elabore el

diagrama, sino más bien, a las relaciones de dependencia esenciales. En

cuanto a que el organigrama crea una sensación de demasiada comodidad

y ocasione falta de empuje por parte de quienes han llegado, estos son

asuntos de la alta dirección: reorganizar en el momento en que el ambiente

de la empresa lo demande, desarrollar una tradición de cambio y hacer que

los gerentes subordinados continúen cumpliendo con estándares de

desempeño adecuados y bien comprendidos.

2. Los gerentes que piensan que se puede lograr un espíritu de equipo sin

exponer con claridad las relaciones, se están engañando a sí mismos y

preparando el camino para políticas, intrigas, frustración, evasión de

responsabilidades, falta de coordinación, duplicación de esfuerzos, políticas

indefinidas, toma de decisiones inciertas y otras evidencias de falta de

eficiencia organizacional. . Puesto que el organigrama muestra líneas de

autoridad para tomar decisiones, el simple hecho de presentar en

organigrama una organización puede mostrar, en ocasiones inconsistencias

y complejidades y llevar a su corrección. El organigrama también le muestra

a los gerentes y al personal nuevo cómo encajan dentro de toda la

estructura

Limitaciones de un organigrama:

1. Están sujetos a limitaciones importantes. En primer lugar, un organigrama

sólo muestra las relaciones formales de autoridad y omite las múltiples

relaciones importantes informales que se encuentran en una empresa

típicamente organizada, pero no todas. Muestra también las relaciones

importantes de línea o formales. No muestra cuanta autoridad existe en

cualquier punto de la estructura.

2. Otra dificultad con los organigramas es que quizá las personas confundan

las relaciones de autoridad con la posición en la empresa. El funcionario

staff que depende del presidente de la organización puede mostrarse en la

parte superior del organigrama, mientras que un funcionario de línea

regional quizá aparezca uno o dos niveles por debajo. Aunque una buena

elaboración del organigrama intenta hacer que los niveles en la gráfica

estén de acuerdo con los niveles de importancia en la empresa, no siempre

puede hacerse así. Este problema se puede manejar exponiendo con

claridad las relaciones de autoridad y utilizando el mejor indicador de la

posición –los niveles de sueldos y de bonos.

Clases de organigramas:

1. Verticales

2. Horizontales.

3. Circulares.

4. Escalares

Organigrama Vertical:

Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel

inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de

responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas

que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que

dependen de él y así sucesivamente.

Ventajas:

1. Son más fácil comprender.

2. Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal.

Desventajas:

Se produce el llamado “efecto de triangulación”, ya que, después de dos niveles,

es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacerse

organigramas muy alargados.

ORGANIGRAMA HORIZONTAL:

Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma,

sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los

demás niveles sucesivamente hacia la derecha.

Ventajas:

1. Siguen la forma en que se leer.

2. Disminuyen el efecto de triangulación.

3. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal.

Desventajas:

Son pocos usados en prácticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola

carta de toda la organización, resultan los nombres de los jefes poco claros.

Ejemplo de Organigrama horizontal

ORGANIGRAMAS CIRCULARES:

Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la

empresa, a cuyo derredor se trazan círculos, cada uno de los cuales constituye un

nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes

inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de autoridad y

responsabilidad.

Ventajas:

1. Señalan muy bien los niveles jerárquicos.

2. Eliminan, o disminuyen, la idea del status más alto.

3. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.

Desventajas:

Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar con facilidad niveles

donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.

ORGANIGRAMAS ESCALARES:

Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles

jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.

Ventajas:

Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.

Desventajas:

Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos,

carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un

cuadro, para destacarlo adecuadamente.

ORGANIGRAMA MIXTO:

Puede mezclar los tres tipos de organigramas anteriores (Vertical, Horizontal,

Circular) en uno sólo, cada empresa, cada organización utiliza este tipo de

organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo

su administración y con ello buscan la optimización del espacio en el que se

encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayoría de los documentos con los

cuales se labora son de tipo tamaño carta por lo que se hace imprescindible el

utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que

utiliza la organización.

Instrucción

IX. CULMINACIÓN.

A continuación aparecerán una serie de interrogantes las

cuales tienes que contestar en tu guía de trabajo.

¿Por qué es importante la Organización?

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Explica tres principios de la organización

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Investiga el organigrama del ITU y explique qué tipo de organigrama es

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