Tendencias en el rol de las personal assistant
-
Upload
daemon-quest-deloitte -
Category
Business
-
view
612 -
download
0
Transcript of Tendencias en el rol de las personal assistant
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI -3-
El Papel Actual
Director General
Assistant
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI -5-
Síntomas de la Situación
Actual Todo es para ahora mismo
Recibo los encargos en último momento
No planifican y me llueve todo de golpe
No me comunican el dead-line para una tarea y si lo pregunto la respuesta es “PARA YA”
Recibo encargos muy importantes y muy urgentes y antes de que pueda hacerlos llegan otros más importantes y más urgentes.
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI -6-
No me dan información
Se toman decisiones que me afectan y nadie me informa
Mi jefe cierra compromisos directamente y no me lo comunica
Me piden muchos “POYAQUES”
Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje
No puedo hablar con mi jefe
…
Síntomas de la Situación
Actual
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI -7-
1. Los que tienen que ver con la organización.
2. Los que tienen que ver con la Información y Comunicación.
Síntomas de la Situación
Actual Agrupación:
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI -8-
Organización de la Actividad
Todo es para ahora mismo
Recibo los encargos en último momento
No planifican y me llueve todo de golpe
No me comunican el dead-line para una tarea y si lo pregunto la respuesta es “PARA YA”
Recibo encargos muy importantes y muy urgentes y antes de que pueda hacerlos llegan otros más importantes y más urgentes.
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI -9-
No me dan información
Se toman decisiones que me afectan y nadie me informa
Mi jefe cierra compromisos directamente y no me lo comunica
Me piden muchos “POYAQUES”
Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje
No puedo hablar con mi jefe
…
Información y Comunicación
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI -10-
Urgencia
PLAZO = MOMENTO CIERTO
TIEMPO DISPONIBLE = SITUACIÓN
PERSONAL
LA URGENCIA ES UN CRITERIO
PERSONAL
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI -11-
La Importancia
Es el impacto con relación a los
resultados
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI -12-
Matriz de Programación
Actividad I U
I = Importancia A - B - C
U = Urgencia 1 - 2 - 3
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI -13-
Matriz de Programación
Actividad I U
I = Importancia A - B - C
U = Urgencia 1 - 2 - 3
Tarea x
Tarea y
Tarea z
Tarea j
Tarea h
1
3
1
2
1
A
A
C
B
B
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI -14-
Prioridades
A 3 2 1
B 3 2
C 3
3 2 1
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI -16-
El Semáforo
•Hay fluidez en la tarea
•Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado
•No hay aglomeraciones
•Hay cierto atraso
•Te ves obligada a interrumpir tareas
•Está aumentando el flujo de lo imprevisto
•Está aumentando el flujo de lo inmediato
VERDE: SIGUE!!
ÁMBAR: PIENSA!!
•Hay un flujo intenso de imprevistos
•Hay cambios continuos en cuestión de minutos
•A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes
•Te sientes desorientada y confusa
ROJO: PÁRATE
•Hay fluidez en la tarea
•Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado
•No hay aglomeraciones
•Hay cierto atraso
•Te ves obligada a interrumpir tareas
•Está aumentando el flujo de lo imprevisto
•Está aumentando el flujo de lo inmediato
VERDE: SIGUE!!
ÁMBAR: PIENSA!!
•Hay un flujo intenso de imprevistos
•Hay cambios continuos en cuestión de minutos
•A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes
•Te sientes desorientada y confusa
ROJO: PÁRATE
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI -17-
Información y Comunicación
Anticipación:
Crear espacios de comunicación
- Con mi Jefe
- Con otros directivos
Aprovechar las fuentes
- Secretarias
- Correos
- Actas de reuniones
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI -18-
Información y Comunicación
LA ASERTIVIDAD
Capacidad de las personas para resolver y
prevenir los conflictos verbalmente
Escuchar para
Comprender
Aportar Soluciones
De Contribución
Tendencias en el Rol de las Personal Assistant
en el Siglo XXI -19-
Imaginación
Unir los nueve puntos con un solo trazo (Es decir sin levantar el lápiz)