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Temas y formato condicional

1. TRABAJAR CON TEMAS

Para mejorar el aspecto de tus hojas existen características avanzadas de Excel, que permiten una modificación del

formato de una manera más profesional.

Ya sabemos cómo establecer el formato de las celdas, desde los controles de la Cinta de opciones, desde el cuadro de Formato de celdas. Además, también disponemos de los estilos, que puedes aplicar a través del botón .

Aparte de estas posibilidades, Excel y otros programas de Office disponen de los temas, que son un conjunto de colores, fuentes y efectos, que se pueden aplicar a un libro para cambiar su diseño general.

En el grupo de comandos Temas (que está en la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones) se encuentran varios botones que muestran listas desplegables, desde las cuales podemos aplicar temas y trabajar con ellos.

En la lista que se muestra al pulsar el botón puedes ver los temas disponibles en Excel.

Si quieres aplicar alguno de ellos, simple-mente debes seleccio-narlo. El cambio de tema afectará a todas las hojas del libro, afectando al formato de las celdas de todas sus hojas.

En cada una de las opciones corres-pondientes a los temas puedes ver una pequeña previsualización o muestra de sus colores y fuentes, para que te hagas una idea del aspecto que podrían tener las celdas.

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Temas y formato condicional

De esta forma, puedes cambiar el aspecto general de las hojas del libro, simplemente cambiando el tema.

Los estilos del libro se adaptarán al tema, por lo que, si has aplicado algún estilo a alguna celda, cambiará el formato de la celda para ajustarse al estilo.

Los cuadros de selección de color están divididos en varias partes: en la sección Colores del tema puedes seleccionar alguno de los colores que están definidos en el tema actual, pero también seleccionar alguno de los Colores estándar o elegir Más colores para seleccionar exactamente el color que quieras.

Si has utilizado algún color del tema (para la fuente de una celda, su relleno, las líneas del borde o cualquiera de los otros elementos de las hojas), al cambiar el tema este color cambiará, para adaptarse a los colores definidos en el nuevo tema. Por el contrario, si has utilizado un color estándar u otro color, este color no se verá modificado al cambiar el tema, sino que seguirá igual.

Lo mismo ocurre con las fuentes: si has utilizado alguna de las fuentes del tema en una celda, cambiará al cambiar el tema, mientras que, si has usado alguna de las otras fuentes disponibles, seguirá igual al cambiar el tema.

Pues bien: estos elemen-tos (los colores del tema y las fuentes del tema) se pueden ver y modificar desde los otros controles del grupo de comandos Temas.

Aunque selecciones un determinado tema, puedes cambiar los colores del mismo eligiendo otra combinación desde la lista del botón

. De esta forma, si seleccionas otra combinación de colores, cambiarán únicamente los colores de las celdas de las hojas del libro, permaneciendo las fuentes igual, sin modificar.

Desde el menú del botón

también

puedes buscar más temas en

el sitio web de Microsoft

Office Online o buscar otros

temas en tu disco duro o en

una ubicación de red.

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De la misma forma que con los colores, podrías seleccionar una combinación de fuentes desde el botón para cambiar el aspecto del libro. En este caso, los colores no se verían modificados.

Si accedes a la opción Crear nuevos colores del tema desde el menú del botón , podrás ver los colores del tema. Como ves, la combinación de colores está compuesta de cuatro colores de texto y de fondo, de seis colores de énfasis y de dos colores de hipervínculo.

En el apartado de Muestra puedes ver el aspecto

general al ir cambiando los

colores. Por otro lado, el

botón Resta-blecer permite

recuperar los colores

originales de la combinación

de colores.

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Temas y formato condicional

Desde este cuadro puedes cambiar los colores del tema, creando un nuevo conjunto de colores con el nombre que indiques en el campo Nombre.

De manera similar, desde la opción Crear nuevas fuentes del tema del menú del botón puedes cambiar las fuentes del tema, creando una nueva combinación de fuentes. En este caso, disponemos de una fuente para el cuerpo y otra fuente para los encabezados o títulos.

El último botón del grupo de comandos Temas es . Los efectos se aplican a las formas, líneas y rellenos. No puedes crear tu propio conjunto de efectos, pero puedes elegir el que quieres utilizar, si no te gusta el que se aplica en el tema seleccionado.

Si, después de crear una combinación de colores y de fuentes y de seleccionar unos efectos, quieres guardar todos estos formatos como un tema, puedes hacerlo a través de la opción

Guardar tema actual del menú del botón .

Excel te pedirá un nombre de archivo para el tema, y lo guardará en la carpeta de temas de Office. A partir de ese momento, este tema

aparecerá disponible en el menú para que lo puedas aplicar en

los documentos que quieras.

Los temas se comparten en-tre los progra-mas de Office, para que pue-das utilizarlos en cualquiera

de ellos y puedas crear documentos

que tengan el mismo aspecto

uniforme.

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Temas y formato condicional

Aunque con un formato personalizado puedes poner el color de la fuente de una celda dependiendo del valor que tiene,

hay una manera más adecuada y más potente de hacer esto.

El formato condicional sirve para aplicar unos determinados formatos (color de la fuente o de relleno, estilos, bordes, etc.), según la condición que indiquemos.

Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar la celda o celdas sobre las que vamos a trabajar. A continuación, utiliza las distintas opciones del menú del botón , que está en el grupo de comandos Estilos, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones, para asignar formatos condicionales, modificarlos o eliminarlos.

Los dos primeros submenús sirven para resaltar las celdas que cumplan las condiciones que se indican: las que sean mayores, menores o iguales a un determinado valor, las que tengan valores únicos o valores duplicados, los valores más altos o más bajos, etc.

Las opciones del submenú Resaltar reglas de celdas se basan en el valor de la celda y, en función de si se cumple o no la condición, cambian el formato de la celda.

Al seleccionar cualquiera de ellas, se mostrará un cuadro en el que introduciremos el valor a utilizar en la comparación y el formato que se aplicará a las celdas que cumplan esta condición.

2. APLICAR FORMATOS CONDICIONALES

Incluso puedes obtener el va-

lor a comparar desde una

celda del libro, escribiendo la referencia a la celda (como si fuera una fór-mula, es decir, con el formato

=ColumnaFila) o pulsan-

do el botón Minimizar

diálogo y haciendo clic

en dicha celda.

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Temas y formato condicional

En los datos de la hoja puedes ver el efecto que obtendrías si aceptarás el cuadro con los parámetros que tengas en ese momento. Si pulsas el botón Cancelar, se cancelará este comando y no se aplicará el comando de formato condicional en las celdas de la tabla.

Las opciones del submenú Reglas superiores e inferiores permiten cambiar el formato de los valores más altos o más bajos: por ejemplo, podrías cambiar el formato de los 6 valores más altos o más bajos, de los 25% más altos o más bajos o de los que estén por encima o por debajo de la media.

Desde la lista del cuadro de diálogo se indica el formato a aplicar a las celdas que cumplan la condición. Puedes utilizar alguno de los formatos predefinidos que proporciona el programa o indicar tú mismo el formato, utilizando la opción Formato personalizado. De esta forma se abrirá el cuadro de Formato de celdas que ya conoces, por lo que no tendrás problemas en establecer el formato adecuado desde sus distintas fichas y controles.

Las opciones de formato condicional del submenú Barras de datos muestran barras en las celdas, donde la longitud de cada barra representa el valor de la celda en relación a las otras. Una barra corta indica que el valor de la celda es bajo

en relación a los valores de las otras celdas, mientras que una barra larga indica un valor alto.

El tipo de formato condicional Conjuntos de iconos muestra un icono en la celda, que sirve para clasificar el valor de la misma (por ejemplo, valores altos, medios y bajos). Puedes clasificar los valores de tres a cinco categorías, además de elegir distintos tipos de iconos.

El formato condicional con los conjuntos de iconos se basa en la distribución proporcional de los valores de las celdas (por ejemplo, si el valor está por encima del 80% se muestra un icono, si está entre el 80% y el 60% se muestra otro, y así sucesivamente).

El submenú Escalas de

color muestra una gradación

de colores en las cel-

das, donde el tono de color

representa los valores

(por ejemplo, los valores

superiores con un color más

verde y los va-lores inferiores

con un color más rojo).

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Temas y formato condicional

Por ejemplo, en la siguiente hoja hemos utilizado formatos condicionales, para poder analizar y entender los datos de una forma más rápida y clara:

En las celdas B4..E10 hemos establecido un formato condicional del tipo Barras de datos, que nos permite ver de un vistazo las mayores y menores notas de los distintos exámenes para los alumnos.

Por otra parte, en las celdas F4..F10 tenemos dos formatos condicionales del tipo Resaltar reglas de celdas. Uno pone el fondo de la celda en color rojo claro y el texto en rojo oscuro y en cursiva, si el valor de la celda es menor que 5, mientras que, si el valor de la celda es mayor que 7, el fondo de la celda se pone en color verde claro. De esta forma vemos si el alumno ha suspendido o ha sacado una buena nota media.

Aparte de estas opciones de formato condicional, también puedes crear formatos condicionales avanzados, en los que

puedes especificar las condiciones de una manera más personalizada que con las opciones predefinidas.

Desde la opción Nueva regla del menú de crearás una regla de formato condicional manualmente, mientras que desde el submenú Borrar reglas puedes borrar las reglas de las celdas seleccionadas o de toda la hoja.

Al seleccionar la opción Nueva regla, en la parte superior del cuadro de diálogo que aparecerá seleccionaremos el tipo de regla de formato condicional que queremos aplicar, mientras que en la parte inferior configuraremos dicha regla.

3. FORMATO CONDICIONAL AVANZADO

La opción Administrar

reglas abre un cuadro de diá-logo en el que puedes ver las reglas de for-

mato condicio-nal existentes en las celdas

seleccionadas o en cualquier hoja del libro.

Desde este cuadro tam-bién puedes

añadir nuevas reglas, así

como modificar o eliminar las ya existentes.

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Temas y formato condicional

Los parámetros de configuración de la regla cambian según el tipo de regla. Por ejemplo, en este caso podemos indicar si aparecerán barras de color en las celdas según su valor, barras de datos con longitud mayor o menor o iconos.

En los campos Tipo podemos indicar los valores que se utilizarán para las barras o los iconos: el valor más alto y más bajo de las celdas, según un porcentaje o un percentil, según el resultado de una fórmula o indicar el valor exacto.En la regla

Utilice una fórmula que

determine las celdas para

aplicar forma-to la condición

se basa en la fórmulas que introduzcas;

debes empezar la fórmula con

un signo = y debe dar como

resultado un valor lógi-

co, es decir, VERDADERO o

FALSO.

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Temas y formato condicional

El tipo de regla Aplicar formato únicamente a los valores con rango inferior o superior permite cambiar el formato a las celdas con los valores mayores o menores. En este caso, puedes indicar el número de celdas a tener en cuenta o indicar un porcentaje superior o inferior del rango de valores.

En cuanto a la regla Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan, desde la primera lista del apartado de configuración de la regla puedes indicar si para la condición de la regla se compararán valores con la celda, un texto o una fecha, o se cambiará el formato de las celdas en blanco, sin espacios en blanco, con valores de error o sin errores.

En esta segunda lista indicaremos cuál es el criterio que seguiremos para comparar el valor que tenga la celda.

En los campos de la condición de algunas de las reglas también puedes utilizar el botón de Minimizar diálogo , de forma que podrías indicar cómodamente una referencia de celdas, en lugar de un valor constante.

Tras indicar los parámetros de la regla, desde el botón Formato puedes indicar el formato que se aplicará a la celda cuando se cumpla la condición que hemos puesto.

Por otro lado, al seleccionar la opción Administrar reglas del botón , podrás seleccionar una regla y pulsar los botones Editar regla o Eliminar regla para modificarla o eliminarla de la lista de reglas de formato. El botón Nueva regla permite añadir nuevas condiciones, de la misma forma que con la opción Nueva regla del menú de .

La lista supe-rior del cuadro

del Admi-nistrador de

reglas permite seleccionar si

quieres ver las reglas de la selección de

celdas actual, todas las reglas existentes en la hoja actual del

libro o selec-cionar otra

hoja para ver las reglas que

hay en ella.

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Temas y formato condicional

Puedes aplicar las reglas de formato de condicional que quieras. Estas reglas se evalúan por orden de prioridad según aparezcan en este cuadro: primero se evalúan las reglas que están en la parte de arriba, y luego las reglas de abajo.

El formato condicional puede ayudar a analizar los datos visualmente, a encontrar valores y a identificar modelos o tendencias.

Con lo que ya sabes hasta ahora ya puedes crear hojas de cálculo y darles formato, haciendo que se vean de una forma

agradable.

Ahora vamos a ver cómo podemos mejorar todavía más la presentación de tus hojas: añadiendo objetos de dibujo (como rectángulos, círculos y otras formas más sofisticadas), imágenes, objetos WordArt, etc.

Desde los distintos botones de la ficha Insertar de la Cinta de opciones podemos insertar en la hoja distintos tipos de objetos, imágenes, cuadros de texto, objetos WordArt, gráficos, hipervínculos, etc.

Desde el menú del botón puedes dibujar líneas, flechas, rectángulos, elipses y otras formas más complejas.

Puedes cam-biar el orden de prioridad de las reglas

utilizando los botones

Subir y

Bajar

del cuadro de diálogo.

4. INSERTAR DIBUJOS E IMÁGENES

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Temas y formato condicional

Pulsando y arrastrando los pe-queños controles blancos que hay al-rededor de los dibujos que crees po-drás cambiar su tamaño, mientras que el circulito verde que hay sobre ella permite girar el dibujo. Para mover los dibujos, pulsa sobre ellos y arrás-tralos hasta la posición que quieras.

Al seleccionar un objeto de dibujo, aparece la ficha contextual Formato en la Cinta de opciones, que dispone de todas las herramientas que permiten trabajar con este tipo de objetos: colores, tipos de línea, girar, etc.

Desde la lista del botón puedes seleccionar un color de relleno, utilizar un degradado de colores, una textura o una imagen como relleno. Además, si seleccionas la opción Más colores de relleno, puedes indicar, además del color, la transparencia que tendrá este relleno.

El botón establece el color, ancho y estilo de la línea de la forma, mientras que aplica efectos, como sombras, resplandor, un reflejo o efectos tridimensionales.

También pue-des modificar el formato de los objetos de

dibujo desde el cuadro de diá-logo Formato

de forma, al que pue-des acceder

desde el menú contextual del

objeto.

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Temas y formato condicional

Desde el grupo de comandos Insertar formas puedes añadir más objetos de dibujo o cuadros de texto, así como cambiar la forma seleccionada a otra distinta o convertirla a una forma libre para modificarla de la manera que quieras.

Para insertar una imagen en la hoja de cálculo, desde la ficha Insertar

de la Cinta de opciones, utiliza el botón o ,

para añadir alguna de las imágenes que proporciona Office.

Al insertar o seleccionar una imagen que hayas insertado, puedes ver la ficha contextual Formato, que en este caso tiene varios controle para hacer distintas operaciones con la imagen.

Entre otras posibilidades, puedes aumentar o disminuir el brillo de la imagen , aumentar o disminuir su contraste ,

colorearla , recortarla o restablecer sus

propiedades y ponerla como estaba al insertarla .

Además de poder añadir dibujos e imágenes, en Excel también puedes insertar objetos WordArt (que son textos decorativos con efectos vistosos), gráficos SmartArt (que representan visualmente cierta información o concepto) o gráficos a partir de los datos que tengas en la hoja de cálculo.

Recuerda que también

puedes utilizar los botones

de Iniciador de cuadro de

diálogo para acceder

a distintos cuadros de

diálogo, donde ver y modificar todas las pro-

piedades de la imagen.