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TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN APROVISIONAMIENTO (PARTE II)

15/1/2010 Introducción

Nos corresponde ahora, una vez que conocemos el proceso para la fabricación del bien o prestación del servicio, seleccionar al proveedor de productos o servicios necesarios para llevar a cabo la actividad de la empresa. Veremos el proceso de búsqueda y selección de los proveedores y la forma correcta de comunicarse con los mismos, para poder elegir el más adecuado.

TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN DE APROVISIONAMIENTO (PARTE II) – Pablo Peñalver Alonso

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TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN DE APROVISIONAMIENTO (PARTE II)

INDICE

7.1. INTRODUCCIÓN

7.2. CONCEPTO Y PRECISIONES

7.2.1. CONCEPTO

7.2.2. EL MERCADO

7.3. PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES

7.3.1. BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

7.3.2. SOLICITUD DE INFORMACIÓN

7.3.3. EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

7.3.3.1. PRECIO

7.3.3.2. CALIDAD

7.3.3.3. PAGO

7.3.3.4. ENTREGA

7.3.3.5. SERVICIO POST-VENTA

7.3.3.6. OTROS FACTORES

7.4. BIBLIOGRAFÍA


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TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN APROVISIONAMIENTO. PARTE II

7.1. INTRODUCCIÓN

Una de las tareas más importantes en una plan de

aprovisionamiento es la de buscar al proveedor adecuado antes de realizar la compra.

El departamento de compras o comercial es el que

se encarga generalmente de esta función. Debe

tener muy claro que criterios de evaluación permiten realizarla.

Previamente al inicio de la búsqueda de

proveedores se ha de tener muy claro cuáles son

los productos que se desean adquirir, de qué

calidad y en qué cantidad, para que la selección

se realice comparando productos de iguales o muy similares características. Una vez realizado este análisis, comienza el proceso de selección en el que se pueden dar diversas situaciones:

La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de proveedores.

La empresa tiene unos proveedores que habitualmente le suministran, pero no se

encuentra satisfecha con ellos.

Se quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de productos y de condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestión comercial.

Nos encontramos en el primer caso de los citados. Y esta situación presenta una circunstancia

adicional: no será necesario hacer la selección de proveedores sólo para el activo corriente,

sino también para el activo no corriente. En tanto los procesos de selección de proveedores

para ambos casos tienen notas comunes, vamos a abordar el tema de forma conjunta, haciendo los matices que sean necesarios en cada caso.

7.2. CONCEPTO Y PRECISIONES

7.2.1. CONCEPTO

Por definición, son considerados activos corrientes el efectivo y todas aquellas otras cuentas

que se espera se conviertan, a su vez, en efectivo o que se hayan de consumir durante el ciclo normal de operaciones.

Es importante recalcar dos puntos incluidos en la definición anterior.


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En primer lugar, al incluir los activos que se

hayan de "consumir" se estará dando cabida a

que, de una vez por todas, se incorporen como

activo corriente los gastos pagados por

anticipado, tales como intereses, seguros y

mantenimiento de equipos, entre otros; así

mismo, podría incluirse algunos conceptos de

cargos diferidos como útiles y papelería, lo que

implicaría "refundir" nuevamente los cargos

diferidos con los gastos pagados por

anticipado, que son conceptos sustancialmente

distintos y cuya diferencia cobra especial importancia en el momento de dar aplicación

al sistema integral de ajustes por inflación.

En segundo lugar, al hablar de "ciclo de operaciones" que es el tiempo promedio de

retorno del efectivo invertido en inventarios -después de su venta como producto

terminado, transformación en una cuenta por cobrar y posterior recaudo- no necesariamente deberá entenderse períodos de un año o menos.

Habrá sectores y empresas en las cuales el ciclo de operación puede ser mayor a un año, y no

por ello algunos de sus activos, como por ejemplo inventarios, habrán de ser excluidos del

activo corriente. Esto quiere decir que si el ciclo normal de operaciones es mayor de un año, se

considerará la duración del ciclo como base para la clasificación como activo corriente o no corriente.

Por otra parte, activo no corriente representa el valor de los bienes y derechos de propiedad

de la empresa que pueden convertirse en efectivo, en un plazo mayor del periodo contable o de un año y está conformado por las siguientes cuentas:

Depreciación acumulada propiedad,

planta y equipo: Constituye la pérdida

de valor que produce el desgaste por el

uso, el envejecimiento por el paso del

tiempo de las propiedades, planta y

equipo. Esta cuenta representa el valor

acumulado de depreciación de los activos

fijos depreciables, que se encuentran en

uso de la empresa (El valor de la

depreciación acumulada de los edificios,

muebles, enseres, equipos, maquinaria y

vehículos, en el momento de ser dados de

baja por venta, perdida, robo, destrucción

o cualquier otro concepto).

Inversiones permanentes: Representa

los dineros colocados por la empresa en

acciones o partes sociales de otros

negocios, con carácter permanente, por lo

cual se convierte en socio o accionista

(valor de las inversiones, rendimientos

obtenidos).

Propiedad, planta y equipo: Llamados

también activos fijos, adquiridos para

utilizarlos en la empresa; no están disponibles para la venta. Estos bienes tienen una vida útil y un valor más o menos considerable.

Propiedad, planta y equipo está conformado de las siguientes cuentas:


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Terreno: precio de coste de los terrenos donde se encuentran construidos los edificios y

también los terrenos donde no hay construcción.

Edificios: representa los valores que la empresa posee en casas, locales, edificios y toda

clase de construcciones terminadas.

Muebles y enseres: muebles y enseres de propiedad de la empresa, contabilizados a

precio de coste.

Equipo de oficina: comprende los equipos adquiridos por la empresa, como maquinas de

escribir, fax, calculadoras y otros equipos necesarios para la buena marcha del negocio,

registrados a precio de coste.

Equipos para procesos de información.

Maquinaria y equipo: equipos adquiridos por la empresa y destinados a la producción.

Vehículos: Vehículos de propiedad de la empresa, destinados al transporte de personas

o carga.

Una vez que sabemos el bien a adquirir, tenemos que hacer otra precisión, ya que el bien va a

implicar una problemática diferente en función del mercado en el que se realice la compra-venta.

7.2.1. EL MERCADO

El mercado, en general, está constituido por

vendedores que ofertan sus productos y

servicios y compradores que tienen necesidad

de adquirir esos bienes y servicios (oferta y demanda).

En función del número empresas vendedores

y compradoras, distinguimos los siguientes

tipos de mercado:

OFERTA

DEMANDA

MUCHOS POCOS UNO

MUCHOS Competencia perfecta Oligopolio de oferta Molopolio bilateral

POCOS Oligopolio de demanda Oligopolio bilateral Monopolio de oferta

limitada

UNO Monopolio de

demanda Oligopolio Monopolio bilateral

Así, nos encontramos con las siguientes posibilidades:

Monopolio: un solo vendedor, sin competencia. Esto le permite controlar los precios

que más le interesan para alcanzar el máximo beneficio.

Oligopolio: un pequeño grupo de oferentes controla la mayor parte de la oferta.

Competencia perfecta: existe un gran número de proveedores y compradores. El precio se establece por el juego de la oferta y la demanda.


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7.3. PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Para poder iniciar sus actividades, las empresas necesitan adquirir productos y servicios

(materias primas, componentes, seguros, servicios de comunicación, etcétera). Las personas o

empresas que suministran productos o servicios a otras empresas se denominan

proveedores.

Todas las empresas deben

realizar un proceso de búsqueda

y selección de los proveedores de

bienes y servicios más adecuados

a sus necesidades. Normalmente,

se realiza en el departamento de

compras. El propósito es

establecer una lista de las

empresas que fabrican los

productos que nos interesan para

solicitarles información y, luego,

elegir la más adecuada a nuestros intereses.

Antes de decidir si se va tomar en cuenta a un proveedor, se debe estudiar si los productos o

materia prima que ofrece van a tener impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad.

Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los más adecuados

basándose en los criterios de selección que se hayan elegido hasta reducir la cantidad a unos

pocos proveedores. No es muy recomendable tener a un solo proveedor y hacerle todo el

pedido que necesitamos; es preferible distribuir nuestras compras entre varios proveedores, para que la empresa no quede sin abastecimiento si un proveedor falla.

A su vez, se ha de tener en cuenta que el proceso de búsqueda y selección tiene un coste

económico para la empresa (aunque únicamente se considere el tiempo dedicado por las

personas encargadas de la selección), por lo que sólo se realizará para la adquisición de los

productos que se compren con más asiduidad o en los que el ahorro final que se obtenga sea

superior a la inversión realizada en la búsqueda y selección de los proveedores.

Antes de comenzar la búsqueda de proveedores se ha de tener muy claro cuáles son los

productos que se necesita adquirir, de qué calidad y en qué cantidad para que la selección

se realice comparando productos de iguales o muy similares características. Una vez realizado

este análisis, comienza el proceso de selección en el que se pueden plantear diferentes

situaciones de partida, por ejemplo:

La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de proveedores.

La empresa tiene ya unos proveedores que habitualmente le suministran, pero no

se encuentra satisfecha con ellos.

Se quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de

productos y de condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestión comercial.


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El proceso de búsqueda y selección tiene tres fases: búsqueda de información, solicitud de

información y evaluación y selección de proveedores. Representamos un esquema de este proceso a continuación:

1. Búsqueda de información.

2. Solicitud de información.

a. Información a solicitar:

i. Condiciones económicas.

ii. Condiciones técnicas.

iii. Otras.

b. Medio de comunicación:

i. Carta.

ii. Representante.

iii. Visitas personales.

3. Evaluación y selección de

proveedores.

a. Tabulación de la información:

i. Ficha de proveedor.

ii. Cuadro comparativo de

proveedores.

b. Criterios de selección:

i. Precio.

ii. Calidad.

iii. Pago.

iv. Entrega.

v. Servicio post-venta. vi. Otros factores.

7.3.1. BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

Algunas de las fuentes de información que se pueden utilizar para localizar proveedores son las siguientes:

Internet.

Páginas amarillas.

Prensa de información general.

Radio y televisión.

Publicaciones especializadas en la actividad de la

empresa.

Publicaciones e informes de bancos y cajas de

ahorro.

Ferias y exposiciones comerciales especializadas en

el sector.

Asociaciones empresariales y profesionales.

Cámaras de comercio.

Bases de datos de organismos públicos (ministerios,

comunidades autónomas, ayuntamientos,

universidades, organismos oficiales, etcétera).

Información obtenida de empresas especializadas en gestión de bases de datos.

Fuentes internas de la propia empresa, como especialistas y técnicos en los productos


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Merece especial atención el portal

de camerdata fue creado en 1985

para aglutinar información de

distintas cámaras de comercio de

ámbito nacional. En la actualidad

aglutina a 85 cámaras de comercio

y tiene un fichero con más de 2,5

millones de empresas censadas.

Este portal posibilita el acceso a

diferentes bases de datos con

información de interés empresarial

que permite responder a múltiples

necesidades de las empresas,

como: acciones de ventas, planes

de marketing, estudios de

mercado, seguimiento de la

competencia, almacenamiento de

datos y reducción del riesgo comercial.

7.3.2. SOLICITUD DE INFORMACIÓN

Una vez confeccionado un listado con los posibles proveedores, se inicia el contacto directo

para solicitar la información que interesa recabar. Se ha de procurar que respondan

claramente a los aspectos que más interese conocer. Los aspectos más importantes, entre otros, pueden ser:

ASPECTOS A CONOCER DE LOS PROVEEDORES

CALIDAD PRECIO OTRAS

Calidad Precio unitario Periodo de validez de la

oferta

Materiales utilizados Descuento comercial Causas de rescisión del

contrato

Características técnicas Rappels

Circunstancias que pueden

dar lugar a revisiones de

precios

Período de garantía Forma de pago Plazo de entrega

Formación Plazo de pago Embalajes especiales

Servicio post-venta Precio de envases y

embalajes Devolución de excedentes

Servicio de atención al cliente Pago del transporte Otra información

Otra información Pago del seguro

Recargo por aplazamiento de

pago

En el supuesto de que a la empresa le urgiera recibir la respuesta de los posibles proveedores,

se indicará en las comunicaciones una fecha límite para responder a la solicitud de información.

Para conocer esta información pueden utilizarse diferentes medios. Habrá que seleccionar el

más adecuado, entendiendo como tal, aquel que nos ofrezca mayor cantidad y calidad de información. Entre los medios a utilizar tenemos:


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Carta, en sus diferentes versiones.

Representante. Visitas personales.

7.3.3. EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la

selección de los más adecuados; esto implica el estudio

exhaustivo de los posibles proveedores y su eliminación

sucesiva basándose en los criterios de selección que se hayan

elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores.

Con la información que se recabe en el proceso de selección

se realiza el siguiente trabajo:

Una ficha de cada proveedor para formar un

fichero de proveedores en el que se reflejarán las

características de los artículos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece:

FICHA DE PROVEEDORES

NOMBRE:

NIF:

DOMICILIO:

LOCALIDAD:

CP:

TELÉFONO:

FAX:

E-MAIL:

PRODUCTOS O SERVICIOS QUE SUMINISTRA

CONDICIONES COMERCIALES

PRECIO DESCUENTO FORMA DE PAGO PLAZO DE ENTREGA

COMERCIAL:

RAPPELS:

TRANSPORTE DESCUENTO FORMA DE PAGO PLAZO DE ENTREGA

Un cuadro comparativo en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los

proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega,

etc., que sirva para realizar un estudio comparativo con toda la información recabada:


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ARTÍCULO

CARACTERÍSTICAS PROVEEDOR A PROVEEDOR B PROVEEDOR C

PRECIO UNITARIO

DESCUENTO COMERCIAL

TRANSPORTE

SEGUROS

RAPPELS

PRECIO TOTAL

PERÍODO DE GARANTÍA

PLAZO DE ENTREGA

SERVICIO TÉCNICO

FORMA DE PAGO

OBSERVACIONES

No es conveniente depender de un único proveedor. Se deben repartir los pedidos entre varios

para garantizar el suministro en el caso de que alguno falle y así evitar un desabastecimiento

de la empresa con el consiguiente perjuicio económico, al tener que parar el proceso productivo o desabastecer a los clientes.

Tener varios proveedores puede generar el inconveniente de que, al distribuir la

cantidad comprada entre varios proveedores, los rappels fuesen menores. Una vez

elegido un proveedor o proveedores, es conveniente notificar a los seleccionados la

decisión que se ha tomado y cuáles son las razones que han llevado a dicha

elección. A los proveedores no seleccionados se les puede notificar las causas que

han motivado el no aceptar sus condiciones, ya que podrían realizar nuevas ofertas que diesen

lugar a nuevas negociaciones comerciales, no sólo en el momento, sino también en futuras ocasiones.

Una vez elaborado un cuadro comparativo con las características de las ofertas de todos los

proveedores preseleccionados, se procederá a la elección del proveedor que ofrezca el

producto y las condiciones más adecuadas a las necesidades de la empresa.


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Para la selección de los proveedores se utilizan básicamente criterios económicos y de calidad,

aunque se pueden utilizar otros criterios.

Los proveedores que posea una empresa determinarán en gran medida el éxito de ésta. El

contar con buenos proveedores no sólo significa contar con insumos de calidad y, por tanto,

poder ofrecer productos de calidad, sino también la posibilidad de tener bajos costos, o la seguridad de contar siempre con los mismos productos cada vez que se requieran.

Por lo que cada vez que tengamos que elegir a nuestros proveedores, debemos tomarnos

nuestro tiempo y evaluar bien las diferentes alternativas que existan.

Lo primero que se fija una empresa al momento de evaluar un proveedor es el precio y la

calidad de sus productos o servicios; sin embargo, existen otros criterios o factores además del

precio y la calidad, que se deben tomar en cuenta al momento de decidirse por un determinado proveedor. Veamos cuáles son:

7.3.3.1. PRECIO

Uno de los principales criterios que se debe

tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor, son sus precios.

Siempre debemos procurar proveedores con

precios razonables, que sean acordes a la

calidad del producto o servicio que ofrecen, y a

los precios promedio del mercado.

Al evaluar el precio del producto, debemos

tener en cuenta también los gastos que podrían adicionarse a éste, tales como los gastos de transporte, seguros, embalaje, etc.

Asimismo, al momento de evaluar el factor precio, debemos considerar los posibles descuentos

que el proveedor nos pueda otorgar, tales como descuentos por volumen de compra,

descuentos por pronto pago, etc.

7.3.3.2. CALIDAD

De nada sirve tener un proveedor con bajos precios, si la

calidad de sus productos o servicios es mala.

La calidad es otro de los principales criterios a tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor.

Siempre que nos sea posible debemos procurar proveedores

que ofrezcan insumos, productos o servicios de muy buena

calidad o, en todo caso, que la calidad de éstos sea acorde con

los precios que tienen.

Al evaluar la calidad del producto, debemos tomar en cuenta

los materiales o componentes del producto, sus características,


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sus atributos, su durabilidad, etc.

7.3.3.3. PAGO

En el criterio del pago evaluamos las formas de

pago que ofrece el proveedor, por ejemplo, si

ofrece la posibilidad de hacer pagos vía transferencia bancaria, o vía Internet.

Y también evaluamos las condiciones o el plazo

del pago, por ejemplo, si nos piden pagar al

contado, o nos dan la posibilidad de pagar a 30 días, pagar un 50% a 60 días, etc.

Siempre debemos buscar las mejores condiciones

de pago, es decir, que el financiamiento o plazo del

crédito otorgado sea el mayor posible, sin que ello

implique recargo alguno. Mientras mejores condiciones de pago, mayor liquidez para nosotros.

Aunque debemos tener en cuenta que al iniciar relaciones con un proveedor, es poco probable

que éste nos otorgue algún crédito comercial, por lo que al menos debemos averiguar si existe la posibilidad de que ello pueda suceder más adelante.

7.3.3.4. ENTREGA

Otro criterio importante a tener en cuenta al momento de

seleccionar un proveedor es la entrega, en donde lo primero

que debemos evaluar es que si el proveedor requiere de un pedido mínimo para poder trabajar con nosotros.

En el criterio de entrega también evaluamos la oportunidad

de entrega, si son capaces de asegurarnos que cumplirán

siempre con nuestros pedidos, que nos los entregarán

oportunamente cada vez que lo requiramos, que siempre

contarán con el mismo producto, que nos podrán abastecer durante todo el año, etc.

Y también evaluamos la rapidez o los plazos de entrega, que

es el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido

hasta que nos entregan el producto, por ejemplo, si nos hacen la entrega del producto a los 3 días, a los 30 días, etc.

7.3.3.5. SERVICIO DE POST-VENTA

En el servicio de post venta evaluamos principalmente las garantías que el proveedor nos pueda brindar, qué garantías nos otorga y cuál es el periodo de éstas.


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También evaluamos la capacitación que nos pueda brindar en el

uso de sus productos, la asistencia técnica, el servicio de

mantenimiento, su política de devoluciones, la posibilidad de canjear productos de baja rotación, etc.

7.3.3.6. OTROS FACTORES

Los criterios que hemos mencionado anteriormente son los más importantes y los que más

debemos tener en cuenta al momento de evaluar y seleccionar un proveedor; sin embargo,

también existen otros factores que siempre es bueno considerar:

Experiencia: a mayor experiencia de la empresa proveedora, probablemente mayor

eficiencia y seguridad en su abastecimiento.

Reputación: debemos considerar, por ejemplo, si los testimonios de sus clientes son

favorables.

Organización: si, por ejemplo, su personal es calificado, si tiene un buen sistema de

distribución.

Localización: mientras más cerca esté ubicado el proveedor mejor, sobre todo si

somos nosotros los que constantemente tenemos que acudir donde éste.

Servicio al cliente: si, por ejemplo, son

capaces de brindarnos rápidamente toda

la información que requiramos.

Convenios publicitarios: si, por

ejemplo, nos brindan la posibilidad de

otorgarnos productos gratis a cambio de

publicidad.

Situación económica: si su situación

económica es estable ello podría

significar productos de calidad y un

abastecimiento seguro; si tuviera

dificultades financieras, ello podría

significa una posible disminución en la

calidad de sus productos (al querer

reducir sus costos), la posibilidad de que

dejen de atender nuestros pedidos (por ejemplo, al incumplir los pagos de sus propios

proveedores), poca posibilidad de que nos otorguen finamiento (debido a su necesidad

de tener liquidez), etc.

Tamaño: si es un proveedor pequeño, probablemente su atención sea más directa (por

ejemplo, la posibilidad de que resuelvan mejor cualquier inconveniente que tengamos),

mayor flexibilidad para adaptarse a nuestras necesidades, y mayor poder de

negociación para nosotros; si es un proveedor es grande, probablemente tenga mayor

eficiencia y seguridad de abastecimiento, pero un menor poder de negociación para

nosotros.

Fabricante o mayorista: la principal ventaja de los fabricantes con respecto a los

mayoristas son sus bajos precios, pero su principal desventaja es que probablemente

no puedan ofrecer la variedad de productos que sí podría ofrecernos un mayorista, sobre todo, al hacer pedidos pequeños.


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7.4. BIBLIOGRAFÍA

CRECENEGOCIOS. http://www.crecenegocios.com/criterios-de-seleccion-de-

proveedores/

BIBLIOTECA ON-LINE DE PROYECTO:

o GESTIÓN DE COMPRAS. Emilio Martínez. Editorial FC. 2007.

o NUEVA ESTRATEGIA DE APROVISIONAMIENTO PARA LA FABRICACIÓN.

Giorgio Merli. Editorial Díaz de Santos. 1998.

o NUEVAS TÉCNICAS DE GESTIÓN DE STOCKS. Companys y Fonollosa.

Editorial Marcombo. 1988.

http://www.crecenegocios.com/criterios-de-seleccion-de-proveedores/

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