Tema 2: Funciones del proceso administrativo y El entorno empresarialIntroduccin al temaLa administracin de una empresarequierede diversos elementos que permitan integrarse para poder cumplir con los objetivos deseados, lo que se hace complejo debido a los mmultiples factores que ocurren diariamente. Estos factores influyen directa e indirectamente en el desarrollo de la empresa, por eso se hace necesario el estudio de las funciones del proceso administrativo que nos va permitir el manejo adecuado de los recurss: humanos, materiales, economicos y tecnologicos a traves de un proceso secuencial basados en la planeacin, organizacin, direccin y control.Es importante que cada una de estas funciones llevadas a cabo en el proceso administrativo deben estar relacionadas con los objetivos de la empresa, considerando el entorno en el cual se desarrolla, analizando las variables: Poltico-legales, econmicas, socioculturales, tecnolgicas que pueden tener una influencia sobre sus resultados, pero deben ser tomadas en cuenta para el desarrollo de la estrategia asi como tambien a la competencia, clientes y proveedores.que contribuyan a una acertada toma de decisiones y asegure la continuidad de la empresa

2.1 El Proceso AdministrativoEs un sistema en el que interactan elementos secuenciales: planeacin; organizacin; direccin y control con el fin de administrar los recursos disponibles en una empresa sin importar su magnitud.El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin misma que se interrelacionan y forman un proceso integral.El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recursos humanos, tcnicos, materiales, etc., con los que cuenta la empresa.

2.2 Principios administrativos.Podemos mencionar los 14 principios de la administracin de Henry Fayol, los cuales son flexibles y susceptibles de adaptarse a todas las realidades., los que se muestran a continuacin:Subordinacin de intereses particulares, a los intereses generales de la empresa: Por encima de los intereses de los empleados estn los intereses de la empresa.Unidad de mando: En cualquier trabajo un empleado slo deber recibir rdenes de un superior.Unidad de Direccin: Un solo jefe y un solo plan para todo grupo de actividades que tengan un solo objetivo. Esta es la condicin esencial para lograr la unidad de accin, coordinacin de esfuerzos y enfoque. La unidad de mando no puede darse sin la unidad de direccin, pero no se deriva de esta.Centralizacin: Es la concentracin de la autoridad en los altos rangos de la jerarqua.Jerarqua: La cadena de jefes que va desde la mxima autoridad a los niveles ms inferiores y a la raz de todas las comunicaciones que van a parar a la mxima autoridadDivisin del trabajo: Quiere decir que se debe especializar las tareas a desarrollar y al personal en su trabajo.Autoridad y responsabilidad: Es la capacidad de dar rdenes y esperar obediencia de los dems, esto genera ms responsabilidades.Disciplina: Esto depende de factores como las ganas de trabajar, la obediencia y la dedicacin un correcto comportamiento.Remuneracin personal: Se debe tener una satisfaccin justa y garantizada para los empleados10 Equidad: amabilidad y justicia para lograr la lealtad del personalOrden: las personas y los materiales deben estar en el lugar indicado en el momento preciso.Estabilidad y duracin del personal en un cargo: Hay que darle una estabilidad al personalIniciativa: Tiene que ver con la capacidad de visualizar un plan a seguir y poder asegurar el xito de steEspritu de equipo: Hacer que todos trabajen dentro de la empresa con gusto y como si fueran un equipo, hace la fortaleza de una organizacin y control2.3 Medicin del desempeo administrativo.La gestin del desempeo es un proceso continuo que deben aplicar los lderes de laorganizacin como forma de mejorar el compromiso de las personas con su tarea yobtener los resultados esperados para la empresa, para lo cual se debe de hacer un anlisis de la Organizacin desde el punto de vista del desarrollo de las competencia requeridas, tantocorporativas como especficas de los puestos y en sucesivas evaluaciones ser posiblecomparar la evolucin de los indicadores que se establezcan, siendo primordial y necesaria para que los administrativos se sientan motivados y sepan lo que tienen que hacer y qu es lo que la organizacin espera de ellos.La evaluacin de desempeo es una herramienta fundamental para toda persona quien administre una empresa y quiera conducir a esta por un buen camino ya que la evaluacin de desempeo es el procedimiento para evaluar el recurso humano y generalmente se elabora a partir de programas formales de evaluacin, basados en una razonable cantidad de informaciones respecto de los empleados y de su desempeo en el cargo esto con el fin de reforzar las debilidades de los trabajadores a travs de capacitaciones que puedan ser tiles en el quehacer de sus actividades diarias con el fin de lograr mayor productividad sea cual fuese el tipo de organizacin que se encuentre administrando.

Preguntas1. Evaluar el desempeo es

Un proceso que nos ayuda a medir el rendimiento global de un trabajador

Elegir al hombre adecuado para el sitio adecuado

La tcnica de seleccin ms comn en las empresas

Una medida de desempeo por medio de operaciones mentales o manuales.

Analizar los distintos rasgos de personalidad.Correcto: Fija estndares que determina la eficacia y la eficiencia con las que el trabajador desempea sus labores a partir de indicadores que miden:

2. La evaluacin del desempeo tiene como finalidad:

Establecer estrategias para solucionar problemas

Motivar a los trabajadores a trabajar como puedan.

No permite el desarrollo personal y profesional

Acumular desperdicio

Utilizar los recursos con que se opera en la empresa en el momento que lo necesite sin importar su racionalidad.Correcto: La finalidad de la evaluacin del desempeo es el establecimiento de estrategias que permitan la solucin de los problemas.

3. Cual de las siguientes definiciones no corresponde a la finalidad de la evaluacin del desempeo

Evitar los desperdicios

Motivar a los trabajadores a trabajar mejor

Hacer uso racional de los recursos

Fomentar el desarrollo personal y profesional

Motivar a los trabajadores a trabajar como puedanCorrecto: El trabajador debe estar motivado para mejorar su trabajo.

Pregunta Verdadero-Falso En el video se opina que los compaeros estn desmotivados porque no se autoevalanVerdadero Falso Correcto! Efectivamente para el entrevistado es necesaria una autoevaluacin que les permita mejorar.Uno de los trabajadores que es entrevistado piensa que la empresa ofrece un servicio regularVerdadero Falso Correcto! Efectivamente el trabajador piensa que la empresa ofrece un servicio regular y es algo que no le gusta.2.4 PlaneacinEs la primera etapa del proceso administrativo que se refiere en ver hacia el futuro qu se va hacer, para determinar los objetivos y los cursos de accin que van a seguirse, tomando en cuenta: las estrategias, propsitos, polticas, programas y presupuesto.La Planeacin es el eje central de las dems etapas del proceso administrativo donde se establecen los objetivos que la empresa desea alcanzar as como las estrategias que va utilizar partiendo de un anlisis situacional.Segn Hellriegel, Jackson y Slocum en su libro Administracin: Un enfoque basado en competencias indica que la importancia de la planeacin radica en descubrir nuevas oportunidades, anticipar problemas futuros y evitarlos, desarrollar cursos de accin (estrategias y tcticas) y comprender la incertidumbre y los riesgos de diversas opciones.Cabe sealar que la planeacin ayuda a los gerentes a tomar mejores decisiones debido a que saben que van hacer, hacia donde quieren llegar y que objetivos deben alcanzar.Cada una de las actividades que se realizan en esta etapa es evaluada por la etapa de control.Dentro de sus actividades principales tenemos: Determinar los objetivos. Determinar las estrategias, polticas y procedimientos. Establecer las tareas que han de realizarse para lograr los objetivos trazados. Identificar y analizar posibles alternativas de solucin Establecer el tipo de estrategia que ha de emplearse de acuerdo al plan establecido Modificar los planes a la luz de los resultados del control2.5 Organizacin.En esta segunda etapa se busca determinar Quin lo va hacer el trabajo especificado en la planeacin, qu va hacer para llevar a cabo lo planeado y cmo lo va hacer.Se enfoca a distribuir el trabajo entre los miembros del grupo para establecer y reconocer las relaciones necesarias, fundamental para establecer la estructura orgnica, las funciones, descripcin de puestos y delinear las relaciones.En esta etapa se van a desarrollar las condiciones que se requieren para llevar a cabo lo planeado que consiste en disear una estructura que facilite las lneas de autoridad y responsabilidad, crear los departamentos, reas y cargos que faciliten la comunicacin y los procesos, dividir y agrupar las tareas de acuerdo a funciones similares que dinamicen la participacin de sus miembros.La organizacin agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquas; estableciendo adems las relaciones de coordinacin que entre dichas unidades debe existir para hacer optima la cooperacin humana, en esta etapa se establecen las relaciones jerrquicas, la autoridad, la responsabilidad y la comunicacin para coordinar las diferentes funciones.Dentro de sus actividades principales tenemos: Subdividir el trabajo en unidades operativas Agrupar las obligaciones operativas en puestos Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. Proporcionar facilidades personales y otros recursos. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado y acordar la autoridad adecuada para cada miembro. Ajustar a la organizacin a la luz de los resultados del control2.6 DireccinEs la etapa de la materializacin o puesta en accin de la planeacin y la organizacin, por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.Se encuentra relacionada con la actividad misma de dirigir un grupo humano a la consecucin de los objetivos propuestos.Esta etapa juega un rol importante dentro de la empresa debido a que se manejan recursos humanos que son complejos y se deben tomar decisiones que puedan llevar al xito o al fracaso, por eso es necesario que exista una adecuada comunicacin entre el jefe y los subordinados, una constante motivacin al personal encargado que garantice el cumplimiento de los objetivos, as mismo se debe contar con un liderazgo adecuado que integre los elementos necesarios para llevar a cabo con xito cada una de las actividades necesarias en cumplimiento al plan.Es la accin e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivacin, la comunicacin y coordinacin de esfuerzos la direccin contiene: ordenes, relaciones personales jerrquicas y toma de decisiones.Dentro de sus actividades principales tenemos: Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la decisin. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. Motivar a los miembros. Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.2.7 Control.Es la etapa en que conviene comprobar o vigilar lo que se viene haciendo para asegurar que el trabajo realizado esta de acuerdo con lo planeado.Permite realizar medidas correctivas e incluso innovar o avanzar segn los resultadosEstablece sistemas para medir los resultados y corregir las desviaciones que se presenten, con el fin de asegurar que los objetivos planeados se logren, a travs del establecimiento de estndares, medicin de ejecucin, interpretacin y acciones correctivas.El control se hace necesario en todas las reas de la organizacin, debido a que identifica las posibles desviaciones y el uso inadecuado de los recursos, adems sirve como medio de informacin en el anlisis para la toma de decisiones de los gerentes.Dentro de sus actividades principales tenemos: Comparar los resultados con los planes generales. Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo. Idear los medios efectivos para medir las operaciones Comunicar cuales son los medios de medicin. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.2.8 Entorno y Ambiente.EntornoLa empresa desarrolla su actividad en un entorno concreto que se compone de una serie de fuerzas que tienen incidencia sobre la actividad empresarial.Del entorno la empresa recibe trabajo, capital, materiales, recursos, denominados entradas, que una vez transformadas proporcionarn salidas: productos y servicios que la empresa ofrece al mercado.Segn la teora de la contingencia todo es relativo en el mundo empresarial, es decir que el resultado de toda empresa depende de la interaccin mutua de las condiciones ambientales externas e internas de la organizacin.Es necesario que el administrador deba conocer su entorno para tomar mejores decisiones, que le permitan alcanzar sus objetivos y establecer las estrategias adecuadas que garanticen el xito.El entorno empresarial generalmente se divide en entorno general y especfico, los que podemos definir de la siguiente manera:A) Entorno general o macroentorno.Segn Hellriegel, Jackson y Slocum en su libro: Administracin: un enfoque basado en competencias, 11va edicin, pagina 115manifiesta que: El entorno general representa un amplio conjunto de factores que influyen, de forma directa e indirecta, en las organizaciones de todas las industrias. Este entorno incluye el tipo de sistema econmico (capitalismo, socialismo o comunismo) y la situacin de la economa (ciclo de expansin y recesin y nivel general de vida), el tipo de sistema poltico (democracia, dictadura o monarqua), la tecnologa (artesanal, produccin en masa y proceso continuo), la demografa (edad, genero, raza, origen tnico y grado de estudios de la poblacin), la formacin cultural (valores, creencias, idioma e influencias religiosas) y a los competidores. Por supuesto que los administradores no pueden controlar los factores del entorno general.Es preciso resaltar que el entorno general afecta a las organizaciones directa o indirectamente y que los administradores deben de analizar cada una de las variables en un contexto determinado que le ayude a tomar decisiones acertadas y minimizar el riesgo a la cual se enfrenta as como el grado de incertidumbre existente en cada una de las situaciones.B) Entorno especfico o microentorno:Se trata de factores cercanos a la empresa o al sector en el que desarrolla su actividad y que le influyen directamente. Sobre estos factores la empresa puede ejercer un cierto control. Se refieren a:La competencia (empresas que compiten entre s para obtener los recursos necesarios que aseguren la colocacin de sus productos o servicios).Los clientes reales o potenciales (se encargan de consumir los productos o servicios de la actividad empresarial)Los proveedores e intermediarios (quienes suministran capital, dinero, materiales, fuerza laboral, equipos, servicios, y espacio de trabajo necesarios para las operaciones de la empresa)Los grupos reguladores (conformado por el gobierno, los sindicatos, asociaciones, instituciones, que ejercen control sobre las actividades de las empresas)AmbienteSegn Idalberto Chiavenato en su libro Administracin: Proceso administrativo, sexta edicin, pagina 71 manifiesta que: El ambiente comprende todo un universo externo que envuelve a una empresa; todo aquello que est situado fuera de la empresa. El ambiente y la propia sociedad mayor estn constituidos por otras empresas, organizaciones, otros grupos sociales, etc. Las empresas no viven en el vaco, aisladas y ni son autosuficientes, si no que funcionan dentro de un contexto del que dependen para sobrevivir y crecer.Es importante resaltar que las empresas operan en un ambiente de acuerdo a sus objetivos y lo perciben segn sus experiencias, expectativas e intereses y que las personas que trabajan en ella deben regirse a sus criterios adoptados, para asegurar resultados favorables.El ambiente empresarialconstituye un grupo de factores naturales yartificiales concurrentes en las reas de trabajo y que son capaces de influir sobre el trabajador, generando un resultado que puede ser positivo o negativo.Cabe precisar que el ser humano se encuentra en un constante cambio de actividad que lo lleva a modificar su ambiente en forma dinmica a travs de su trabajo demandando un ambiente concreto, el cual establece en las empresas, existiendo en ellas reas y condiciones claramente definidas para su desarrollo.2.9 Ambiente interno y externo.Ambiente InternoLlamado clima organizacional, toda organizacin tiene una estructura en la que apoya su accionar: (personas, procesos y procedimientos escritos), responsabilidad que recae en un director o subgerentes que ejercen influencia directa en las actividades de la organizacin, y su influencia del orden y organizacin.Las empresas realizan una serie de actividades necesarias para su desarrollo y cumplimiento de los objetivos enfocadosa examinar las actitudes y actividades de la fuerza laboral, que permitan inculcar valores y establecer una cultura organizacional entre los trabajadores tratando de influir en forma positiva en su comportamiento para el mejor desempeo de sus actividades.

Ambiente ExternoLas actividades que se realizan dentro de la empresa requieren de instituciones o fuerzas fuera de la organizacin, tomando de ellas (materias primas, dinero, mano de obra y energa), necesarias para sus operaciones, estos insumos se transforman en productos o servicios que la sociedad requiere, es por eso que deben ser tomados en cuenta para no afectar su rendimiento.El ambiente externo se clasifica en dos tipos:Elementos de accin Directa (Micro entorno), Ejercen influencia directa en las actividades de la organizacin. Son afectados, directa o indirectamente, por la forma en que la organizacin busca lograr sus objetivos.Elementos de accin Indirecta (Macro entorno), afectan al clima en el que se desarrolla la actividad organizacional.Conclusiones de la segunda semanaPodemos concluir esta segunda semana manifestando que en las empresas se llevan a cabo un conjunto de actividades las cuales son necesarias para su funcionamiento, el proceso administrativo aporta a travs de sus etapas: planeacin, organizacin, direccin y control las bases para que se lleven a cabo con xito.Las empresas no viven aisladas, al contrario requieren de su entorno los elementos que este les proporciona, por eso se hace necesario conocer el ambiente en donde se desarrollan las actividades y los factores que influyen directa e indirectamente en el funcionamiento de la misma.Si bien es cierto esta tarea de administrar recursos no es fcil, los aportes de la administracin contribuyen al desarrollo adecuado a travs de la aplicacin del proceso administrativo, que sumado a las habilidades y destrezas que el individuo desarrolla, podr enfrentar satisfactoriamente los factores que influyen positiva y negativamente para encontrar soluciones inmediatas.