TEG Estefhany Silva

1

PLAN DE ACCIÓN PARA EL CONTROL

DEL PROCESO DE LA TRAMITACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS QUE SE ENVÍAN AL

DEPARTAMENTO DE PROCURA DE LA EMPRESA CORPOELEC DEL

ESTADO CARABOBO

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZFACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESASCARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PLAN DE ACCIÓN PARA EL CONTROL DEL PROCESO DE LA TRAMITACIÓN DE


EMPRESA: CORPOELEC

C.I: V- 24.969.908

2

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESASCARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PLAN DE ACCIÓN PARA EL CONTROL DEL PROCESO DE LA TRAMITACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS QUE SE ENVÍAN AL

DEPARTAMENTO DE PROCURA DE LA EMPRESA CORPOELEC DEL ESTADO CARABOBO

: CORPOELEC

AUTOR

San Diego, 2014

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PLAN DE ACCIÓN PARA EL CONTROL DEL PROCESO DE LA BIENES Y SERVICIOS QUE SE ENVÍAN AL


AUTOR: Estefhany Silva

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES




_________________________________________________

Prof. Ernesto Rodríguez C.

_________________________________________________

Ing. Pedro MillánC.V

C.I: V- 24.969.908

3

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS


DEPARTAMENTO DE PROCURA DE LA EMPRESA CORPOELEC DEL ESTADO CARABOBO

CONSTANCIA DE ACEPTACION

_________________________________________________

Prof. Ernesto Rodríguez C.V-12.314.372 Tutor Académico

_________________________________________________

C.V- 3.852.640 Tutor Empresarial

AUTOR

San Diego, 2014

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA




AUTOR: Estefhany Silva

4

ÍNDICE GENERAL

Pág.

Introducción……………………………………………………………………….. 01

CAPÍTULO I

LA EMPRESA

1.1 Ubicación de la Empresa……………………………………………………… 03

1.2 Reseña histórica……………………………………………………………….. 03

1.3 Misión………………………………………………………………………….. 05

1.4 Visión…………………………………………………………………………… 06

1.5 Valores…………………………………………………………………………. 06

1.6 Junta interventora………………………………………………………………. 06

1.7 Procesos medulares…………………………………………………………….. 07

1.8 Organigrama del Departamento de Procura…………………………………… 14

1.9 Proceso para realizar los expedientes de Procura………………………........... 15

1.10 Unidades Solicitantes de Transmisión……………………………………… 17

1.11 Organigrama de las Unidades Solicitantes de Transmisión………………… 18

1.12 Actividades del pasante……………………………………………………… 19

5

CAPÍTULO II

EL PROBLEMA Pág.

2.1 Planteamiento del Problema…………………………………………………… 21

2.2 Formulación del Problema……………………………………………………... 23

2.3 Objetivos…..………………….………………………………………………… 23

2.3.1 Objetivo general…………………………………………………………….… 23

2.3.2 Objetivos específicos…………………………………………………………. 23

2.4 Justificación…………………………………………………………………….. 24

CAPÍTLO III

MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL

3.1 Antecedentes…………………..………………………………………………. 25

3.2 Bases Teóricas………………………………………………………………… 28

3.3 Definición de Términos Básicos……………………………………………… 45

CAPÍTULO IV

FASES METODOLOGICAS

4.1 Fases I....................…………………………………………………………...... 46

4.2 Fase II......................................………………………………………………… 47

4.3 Fase III…………………………………………………………………………. 47

4.4 Fase IV…………………………………………………………………………..47

6

CAPÍTULO V

RESULTADOS Pág.

5.1 Resultados ……………………………………………………………………...49

5.2 Presentación …………………………………………………………………. 55

5.3 Procedimiento de tramitación de bienes y servicio Propuesto………………..58

5.4 Plan de Acción………………………………………………………………… 60

Conclusiones………………………………………………………………………..62

Recomendaciones…………………………………………………………………...63

Referencias Consultadas ……………………………………………………………64

Anexos……………………………………………………………………………….67

7

INTRODUCCIÓN

Durante el periodo de realización de las pasantías en la empresa CORPOELEC, se

propuso alcanzar una serie de propósitos relacionados con la implantación de un plan

de acción para el control del proceso de la tramitación de bienes y servicios que se

envían al departamento de procura de la empresa CORPOELEC del Estado

Carabobo, con el fin de evitar devoluciones de expedientes, realizar el proceso

nuevamente y agilizar el trabajo del departamento de procura; debido

fundamentalmente por la delegación de actividades de trabajo,con respecto a la

revisión del pedido por el coordinador de procura, el cual es realizado por la unidad

solicitante

Cuando el proceso está en su etapa final es que se observa que la SOLPEDestá

mal cargada y se tiene que devolver la tramitación de bienes o servicios por ese error

después que se ha realizado todo el proceso.

De esta manera, con la elaboración del plan de acción se resalta la necesidad de

implementarlo con el fin de corregir dicha situación. En este sentido, para alcanzar

los objetivos trazados dentro del proceso de pasantías se realizaron diversas

actividades: observación, investigación, recolección y realización de procedimientos

relacionados con el departamento de procura.

El informe se estructura de la siguiente manera: el capítulo I corresponde a toda la

información de la empresa, su ubicación, reseña histórica, misión, visión, valores,

junta interventora, procesos medulares los cuales son; generación, transmisión,

distribución y comercialización. En el capítulo II se identificaron las situaciones

problemáticas, se formularon los objetivos del trabajo, su justificación, su alcance y

limitaciones. El capítulo III el marco referencial conceptual donde se fundamentan

los antecedentes y las bases teóricas que sustentan la información contenida en el

8

informe, el capítulo IV las fases metodológicas y finalmente en el capítulo V se

muestran los resultados, conclusiones, recomendaciones, referencias bibliográficas y

anexos

9

CAPÍTULO I

LA EMPRESA

1.1 Ubicación de la Empresa

CORPOELEC, se encuentra ubicada en la Vía intercomunal la Isabelica- Plaza

de Toros- Sector la planta-Valencia- Edo. Carabobo

1.2 Reseña Histórica

CORPOELEC, Empresa Eléctrica Socialista, adscrita al Ministerio del Poder

Popular de Energía Eléctrica, es una institución que nace con la visión de reorganizar

y unificar el sector eléctrico venezolano a fin de garantizar la prestación de un

servicio eléctrico confiable, incluyente y con sentido social. Este proceso de

integración permite fortalecer al sector eléctrico para brindar, al soberano, un servicio

de calidad, confiable y eficiente; y dar respuestas, como Empresa Eléctrica Socialista,

en todas las acciones de desarrollo que ejecuta e implanta el Gobierno Bolivariano.

CORPOELEC se crea, mediante decreto presidencial Nº 5.330, en julio de 2007,

cuando el Presidente de la República, Hugo Rafael Chávez Frías, establece la

reorganización del sector eléctrico nacional con el fin de mejorar el servicio en todo

el país. En el Artículo 2º del documento se define a CORPOELEC como una

empresa operadora estatal encargada de la realización de las actividades de

Generación, Transmisión, Distribución y Comercialización de potencia y energía

eléctrica.

Desde que se publicó el decreto de creación de CORPOELEC, todas las

empresas del sector: EDELCA, La EDC, ENELVEN, ENELCO, ENELBAR,

CADAFE, GENEVAPCA, ELEBOL, ELEVAL, SENECA, ENAGEN, CALEY,

10

CALIFE Y TURBOVEN , trabajan en sinergia para atender el servicio y avanzar en

el proceso de integración para garantizar y facilitar la transición armoniosa del sector.

Ante la creciente demanda y las exigencias del Sistema Eléctrico Nacional, SEN,

el Ejecutivo Nacional crea al Ministerio del Poder Popular para la Energía Eléctrica

MPPEE, anunció hecho desde el Palacio de Miraflores por el Presidente de la

República Hugo Rafael Chávez Frías, el 21 de octubre de 2009. La información fue

publicada en la Gaceta Oficial número 39.294, Decreto 6.991, del miércoles 28 de

octubre. En ella se informa que el titular de esta cartera tendrá entre sus funciones ser

la máxima autoridad de CORPOELEC. "Vamos a fortalecer y reimpulsar el sistema

eléctrico nacional”, enfatizó el máximo líder de la Revolución Bolivariana de

Venezuela.

En el decreto 5.330 el ente rector de la política eléctrica era el Ministerio del Poder

Popular para la Energía y el Petróleo, MENPET. Ahora CORPOELEC está bajo la

tutela del Ministerio del Poder Popular para la Energía Eléctrica, MPPEE. El 12 de

julio del 2010, en la Gaceta Oficial 39.463, se aprueban las modificaciones a este

decreto que enfatiza la necesidad de dar un mayor impulso a la fusión de las filiales

de CORPOELEC en una persona jurídica única. Allí se establece el 30 de diciembre

de 2011 como la fecha tope para la integración definitiva.

CORPOELEC tiene como objetivo redistribuir las cargas de manera que cada

empresa (CADAFE, ENELBAR, ENELVEN, CALIFE, La EDC, EDELCA,

CVG, ENELCO, SENECA, ELEBOL, ELEGUA, ELEVAL, ENAGEN y

CALEY) asuma el liderazgo en función de sus potencialidades y fortalezas. En la

actualidad el proceso de reagrupación avanza para la conformación efectiva de

equipos de gestión bajo una gran corporación, aprovechando los valiosos recursos

humanos, técnicos y administrativos existentes en cada región.

Desde la Asamblea Nacional, y bajo el liderazgo de la Comisión Permanente de

Energía y Minas, se aprobó, en Primera Discusión, el Proyecto de Ley Orgánica del

11

Sistema y Servicio Eléctrico (LOSSE), instrumento legal que refuerza las líneas del

Plan Estratégico del MPPEE, que busca, en un plazo menor a los cinco años,

solucionar las deficiencias del SEN y realizar la efectiva restructuración

de CORPOELEC.

En referencia al MPPEE, su titular, Alí Rodríguez Araque, también Presidente

de CORPOELEC, ha destacado que, por primera vez en la historia, Venezuela tiene

un organismo que centraliza la planificación del sector eléctrico nacional para

mejorar la operación del sistema, la calidad del servicio, y maximizar la eficiencia en

el uso de las fuentes primarias de producción de energía, en beneficio de todo el país.

“La reestructuración resulta inaplazable” precisó el Ministro Rodríguez Araque.

En concordancia con esa afirmación y siguiendo la planificación del MPPEE, el 11 de

febrero de 2011 se inicia exitosamente la mudanza de los trabajadores y trabajadoras

de Caracas a las distintas sedes operativas de CORPOELEC en El Marqués, San

Bernardino, Chuao y El Rosal. Desde ese momento, 3.670 trabajadores

de CORPOELEC, Región Capital, laboran, integradamente, desde sus nuevos

puestos de trabajo. Esta experiencia constituye un hito trascendente en el proceso de

unificación del sector eléctrico nacional en su avance hacia el cumplimiento de su

compromiso legal de completar, para el 31 de diciembre de 2011, con el traspaso

definitivo de los activos de todas las empresas eléctricas y su integración total a

CORPOELEC, Empresa Eléctrica Socialista, única organización responsable de la

Generación, Transmisión, Distribución y Comercialización de la energía eléctrica en

Venezuela.

1.3 Misión de la Empresa

Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio eléctrico de calidad, eficiente,

confiable, con sentido social y sostenibilidad en todo el territorio nacional, a través de

la utilización de tecnología de vanguardia en la ejecución de los procesos de

generación, transmisión, distribución y comercialización del sistema eléctrico

12

nacional, integrando a la comunidad organizada, proveedores y trabajadores

calificados, motivados y comprometidos con valores éticos socialistas, para contribuir

con el desarrollo político, social y económico del país.

1.4 Visión de la empresa

Ser una Corporación con ética y carácter socialista, modelo en la prestación de

servicio público, garante del suministro de energía eléctrica con eficiencia,

confiabilidad y sostenibilidad financiera. Con un talento humano capacitado, que

promueve la participación de las comunidades organizadas en la gestión de la

Corporación, en concordancia con las políticas del Estado para apalancar el desarrollo

y el progreso del país, asegurando con ello calidad de vida para todo el pueblo

venezolano.

1.5 Valores

• Ética Socialista

• Responsabilidad

• Autocrítica

• Respeto

• Honestidad

• Eficiencia

• Compromiso

1.6 Junta interventora Corpoelec

Jesse Chacón Presidente de la Junta Interventora de CORPOELEC

Franco Silva Ávila Director Ejecutivo de la Junta Interventora de CORPOELEC

Gabriela Fernández Suzzarini Secretaria de la Junta Interventora de CORPOELEC

Dulfa Hernández Miembro Principal de la

Luís Bohorquez Miembro Principal de la

Igor Gavidia Miembro Principal de la

13

Junta Interventora de CORPOELEC



Simón Zerpa Miembro Principal de la Junta Interventora de CORPOELEC

Maria Godoy Miembro Principal de la Junta Interventora de CORPOELEC

1.7 Procesos Medulares

Generación

El parque de generación del Sistema Eléctrico Nacional, asciende a unos 24.000

megavatios de capacidad instalada y está conformado por un significativo número de

infraestructuras, localizadas en su mayoría, en la región de Guayana, donde funcionan

los complejos hidroeléctricos más grandes del país. Éstos ofrecen más del 62% del

potencial eléctrico que llega a hogares e industrias de toda la Nación.

Otro 35% de la generación de electricidad proviene de plantas termoeléctricas, y

casi un 3% corresponde al sistema de generación distribuida, conformada por grupos

electrógenos. Esto ha sido posible, gracias al rescate del parque de generación por

parte de la Corporación Eléctrica Nacional, que viene de sufrir más de dos décadas de

desinversión, lo que le ha proporcionado fragilidad al sistema eléctrico, haciéndolo,

sobre todo, dependiente de una sola fuente generadora.

CORPOELEC viene revirtiendo esa situación, y por eso está empeñada en

ofrecerle a los venezolanos y venezolanas, un sector eléctrico digno, confiable y de

calidad, invirtiendo importantes recursos para ampliar y reforzar el parque de

generación, y a la vez promueve el desarrollo de fuentes alternativas de energía, como

la eólica o solar.

14

Las obras acometidas el año pasado incrementaron la capacidad de Generación en

más de 2.116 megavatios. Para el 2011 se tien planteado poner en marcha una serie

de obras que incluyen tres plantas móviles, la rehabilitación de las unidades de Planta

Centro y dos plantas flotantes para Caracas.

En la actualidad, el patrimonio de generación de energía eléctrica existente en

Venezuela es el siguiente:

Plantas Termoeléctricas:

• Josefa Camejo (Falcón)

• Complejo Termoeléctrico General Rafael Urdaneta (Termozulia I y II) (Zulia)

• Argimiro Gabaldón (Lara)

• Planta Centro (Carabobo)

• Antonio José de Sucre (Sucre) (en ejecución)

• Termocentro (Miranda) (en ejecución)

• Ezequiel Zamora (en ejecución)

• Alberto Lovera (en ejecución)

• Juan Manuel Valdez (en ejecución)

• San Diego de Cabrutica (en ejecución)

• Termoisla (en ejecución)

Plantas Hidroeléctrica:

• Simón Bolívar (Bolívar)

• Antonio José de Sucre (Bolívar)

• Francisco de Miranda (Bolívar)

• Masparro (Barinas)

• Juan Antonio Rodríguez Domínguez (Barinas)

• General José Antonio Páez (Mérida)

15

• Manuel Piar (Bolívar) (en ejecución)

• Fabricio Ojeda (Mérida) (en ejecución)

• Leonardo Ruiz Pineda (Táchira) (en ejecución)

Plantas de Generación Distribuida (Grupos electrógenos):

• Mantecal (Apure)

• El Palito (Carabobo)

• Arismendi (Barinas)

• Guanapa I y II (Barinas)

• Caño Zancudo (Mérida)

• Coloncito (Táchira)

• La Fría I y II (Táchira)

• Tomoporo (Trujillo)

• Caripito (Monagas)

• Cruz Peraza (Monagas)

• Temblador (Monagas)

• Cantarrana (Miranda)

• Camaguán (Guárico)

• Puerto Ayacucho (Amazonas)

• Aragua de Barcelona (Anzoátegui)

• Clarines (Anzoátegui)

• Cuartel (Anzoátegui)

• El Rincón (Anzoátegui)

• Achaguas (Apure)

• Coro (Falcón)

• Punto Fijo I y II (Falcón)

• Boca de Río (Nueva Esparta)

• Luisa Cáceres I y II (Nueva Esparta)

16

• Luisa Cáceres III y IV (Nueva Esparta)

• Los Millanes (Nueva Esparta)

Transmisión

Más del 70% de la electricidad que se consume en Venezuela se produce en la

cuenca del río Caroní, al sur del país. Allí están las principales fuentes hidroeléctricas

venezolanas. Esto ha exigido el desarrollo de sistemas capaces de transmitir grandes

bloques de energía, a largas distancias y en niveles de voltaje muy elevados.

CORPOELEC posee la más extendida red eléctrica del país, con un total de 18

mil kilómetros de líneas en 400, 230 y 115 kilovoltios; 180 Subestaciones y una

capacidad de transformación que supera los 24 mil MVA.

Este enorme entramado energético demanda, por sus características,

requerimientos especiales para su planificación, diseño, construcción, operación y

mantenimiento. Actualmente CORPOELEC planea reforzar al Sistema

Interconectado Nacional, con la construcción y puesta en servicio de infraestructuras

de transmisión que se contemplan entre los Proyectos Estructurantes de la

organización. También se desarrolla un parque industrial de fabricación y reparación

de transformadores de distribución y potencia, medidores, condensadores y sistemas

de comprensión para mejorar sustancialmente las redes de transmisión.

Para incrementar la capacidad de transmisión y de transformación eléctrica se

ejecutan proyectos por un monto cercano a los mil millones de dólares. Estos

proyectos mejorarán notablemente la calidad del servicio.

• Línea a 230 kv Guanta II – Cumaná II – Casanay.

• Reconstrucción de la línea de transmisión a 115 kv “El Manzano - Quibor –

Tocuyo”.

• Subestación encapsulada planta “Josefa Camejo”.

17

• Línea de transmisión a 230/115 kV, Calabozo - San Fernando (Guárico -

Apure).

• Sistema de transmisión a 115 kVPalital – Barrancas – Tucupita (Anzoátegui

– Monagas – Delta Amacuro).

• Línea de Transmisión a 115 kVIsiro – Punto Fijo II (Falcón).

• Sistema de Transmisión Cayaurima Provisional (Bolívar).

• Segundo Autotransformador 400/230 kV El Furrial (Monagas).

• Tercer Autotransformador 400/115 kV Macagua (Bolívar).

• Subestación Caroní a 115/13,8 kV (Bolívar).

• Sistema Transmisión asociado a Planta Alberto Lovera (Anzoátegui).

• Sistema de Transmisión asociado a Planta Ezequiel Zamora (Guárico).

• Proyecto San Gerónimo - Cabruta (Guárico).

• Sistema de Transmisión San Diego de Cabrutica (Anzoátegui).

• Sistema de Transmisión asociado a la Central Masparro (Barinas).

CORPOELEC, dentro de su dinámica de integración y fortalecimiento, adelanta

un Plan Estratégico Global que responde a las políticas del Ejecutivo Nacional para el

desarrollo energético, social, territorial, económico, y político de la nación. Con este

plan CORPOELEC apunta hacia su modernización definitiva con el propósito

fundamental de ofrecer al país un servicio de calidad y alta confiabilidad.

Distribución

La red de distribución en Venezuela se caracteriza por poseer diferentes niveles de

voltaje de operación. Esta diversidad técnica permite minimizar las pérdidas de

energía.

El proceso de Distribución de la energía eléctrica generada y transmitida por

CORPOELEC, es posible gracias a 572 subestaciones, con una capacidad de

18

transformación de 9.200 megavoltamperios, MVA, y una red de distribución

conformada por 88 mil kilómetros de longitud.

Cuando la Empresa Eléctrica Socialista tomó las riendas del sector se diseño un

plan integral, con la participación activa de los trabajadores y trabajadoras, orientado

a optimizar las tareas de operación y mantenimiento del sistema de distribución y

mejorar la atención de reclamos comerciales. El fin es ofrecer una atención integral a

toda la población venezolana y trabajar con las comunidades, de forma directa.

Desde CORPOELEC se desarrolla un plan de mantenimiento correctivo y

preventivo que permitirá minimizar las fallas en el sistema de distribución y brindar

un servicio de electricidad confiable y eficiente, a fin de mejorar la calidad de vida de

los usuarios y usuarias.

El Plan de adecuación y expansión del sistema eléctrico de distribución Nacional

(SEDN) en media y alta tensión, es otro de los esfuerzos de CORPOELEC que

permitirá atender los requerimientos de desarrollo económico y social de la Nación.

Se sustenta en un sistema de gestión de distribución, que mejorará los índices de

calidad del servicio, mediante la gestión eficiente de la red de distribución que operan

las empresas integradas en CORPOELEC.

Entre los proyectos estructurantes en el área de distribución que actualmente se

ejecutan:

• Construcción y remodelación de la red de distribución en la Estación Terrena

del Satélite VENESAT-1, en Bamari, Guárico.

• Mejoras del sistema de distribución de Altagracia de Orituco y San Juan de

los Morros para la Interconexión del Sistema de Transporte de Gas Centro

Oriente y Occidente (ICO) (Guárico).

• Mejoras en los perfiles de distribución de las líneas 13,8 kV para

Compensación de Potencia Reactiva del convenio Cuba-Venezuela.

19

• Incremento de la capacidad de los circuitos de distribución e interconexiones

de grupos electrógenos en Aragua de Barcelona (Anzoátegui).

• Plan de iluminación nacional, gracias al convenio Vietnam-Venezuela en los

estados Sucre, Anzoátegui, Monagas, Miranda, Cojedes, Barinas, Portuguesa,

Carabobo, Yaracuy, Lara y Distrito Capital.

Comercialización

CORPOELEC, Empresa Eléctrica Socialista, desde su gestión viene

impulsando un proceso de comercialización eficiente con la finalidad de ofrecer a sus

usuarios diversas ventanas de atención, oficinas comerciales, atención telefónica y

oficinas virtuales, esto con el fin de velar por la comodidad y bienestar de nuestros

usuarios y usuarias.

1.8 Organigrama de

Fuente: (Silva, 2014)

SERVICIOS

LCDO EDWIN DIAZ

CONSULTOR

JESUS VILLEGAS

CONSULTOR

BETTY VILLEGAS

20

rganigrama del Departamento de Procura

COORDINADOR DE PROCURA REGIONAL

ING. ARGENIS BRAVO

LCDO EDWIN DIAZ

COORDINADOR DE PROCURA GTII

ING. PEDRO MILLAN

CONSULTOR

JESUS VILLEGAS

CONSULTOR

REYNA TAYLOR

CONSULTOR

BETTY VILLEGAS

ASISTENTE DE

CONSULTOR

PASANTE ESTEFHANY SILVA

BIENES

ING. CARMEN MEDINA

CONSULTOR

CLARET SALAS

PASANTE ESTEFHANY SILVA

BIENES

ING. CARMEN MEDINA

21

1.9 Proceso para tramitar los expedientes de Procura

Proceso

• Primero se aprueban los recursos, los cuales son autorizados por el gobierno

• Se realiza una reunión donde participan todas las áreas operativas, para tomar

una decisión de la programación de bienes y servicios a utilizar

• El subcomisionado aprueba los bienes y servicio que se van a tramitar

• Se le asigna a cada unidad el bien o servicio a tramitar dependiendo de la

partida presupuestaria

• Para tal fin cada unidad elabora la SOLPED (solicitud de pedido) en el

sistema SAP, debidamente aprobada por el nivel de autorización

(subcomisionado)

• Cada unidad solicitante elabora: la SOLPED antes mencionada, el informe

justificativo, presupuesto base, especificaciones técnicas y las empresas

recomendadas por la unidad (no es un requisito obligatorio).

• La SOLPED debe ser liberada por el subcomisionado, si no está liberada por

él, no es procesada.

• Luego dicho expediente pasa por el coordinador de procura el cual revisa y

realiza la “Creación del proceso” a través del sistema gestión procurar.

Los pasos que lleva la creación del proceso:

• Nro. de proceso: es el numero asignado por el sistema

• Región:es donde se está haciendo la solicitud, la región de GTII es

centro. Las regiones en el sistema son: Capital, Centro, Centro

Occidente, Guárico, Llanos, Los Andes, Nueva Esparta, Occidente,

Oriente y Sur

• Tipo de proceso:puede ser fondo de anticipo, concurso cerrado o

abierto y consulta de precio. En la actualidad la coordinación de

procura de GTII trabaja solo con fondo de anticipo la cual tiene que

22

realizarse en 2 días hábiles. Los tipos de procesos son: concurso

abierto, concurso cerrado, consulta de precio, contratación directa,

fondo de anticipo, modificación de contrato, servicios profesionales y

solicitud de propuestas

• Código: el cual es asignado por el sistema

• Objeto: es donde se explica detalladamente cual es el pedido que se

está realizando; el cual puede ser de un bien o un servicio

• Monto estimado

• Unidad tributaria:es el monto calculado en base a la unidad tributaria

vigente a la fecha y no puede exceder de 700 unidades tributarias,

• Estado proceso: es el estado donde se realiza la solicitud

• Comisión: puede ser 0 o 1, 0 es cuando no tiene comisión y el 1 indica

que existe una comisión

• Fecha de recepción: es la fecha en la que se está realizando la solicitud

• Tipo de solicitud: la cual puede ser de un bien o servicio

• Unidad solicitante: es la unidad que esta está haciendo la solicitud

• Consultor asignado:el cual es seleccionado por el coordinador de

procura teniendo en cuenta la carga de trabajo

• Monto estimado más el IVA

• Nivel de aprobación: quien es la persona que lo aprueba

• Estado solicitud: es en qué estado se encuentra la solicitud. Que sería

en formación porque no está terminada

Luego el coordinador de procura asigna al consultor.

• El consultor revisa el expediente que le envía el coordinador de procura y

procede a elaborar las cartas de invitación, tantas cartas como proveedores

sean (en duplicado), dicha carta debe estar firmada por el coordinador de

procura

23

• Cabe destacar que para cada proceso deben invitarse como mínimo 3

empresas, lo cual está establecido en el artículo 71 de la ley de licitación

• Luego se contacta a las empresas, se puede utilizar diversos medios; por

teléfono, correo, personalmente, entre otros.

• Una vez recibida las ofertas, el consultor analiza las mismas para tomar la

decisión de dar la orden al proveedor

• El consultor procede a realizar la hoja de análisis de las ofertas que luego el

coordinador de procura firma y autoriza el análisis correspondiente, al fin de

elaborar el correspondiente pedido

• El consultor también realiza el pedido correspondiente en SAP, para tal fin

anexa la SOLPED, la hoja de análisis, el informe justificativo.

1.10Unidades solicitantes de transmisión

• Mantenimiento de línea

• Mantenimiento de operación

• Mantenimiento de 115kv

• Mantenimiento red troncales

• Recursos humano

• Comunicaciones

• Servicio especializado de equipo de transformadores

• Obras y proyectos

24

1.11 Organigrama de las unidades solicitantes de GTII

Fuente: (Silva, 2014)

COORDINADOR DE PROCURA REGIONAL

SUBCOMISIONADURIA DE TRANSMISION

LINEAS DE TRANSMISION TRONCALES

OBRAS Y PROYECTOS OPERACIONES

PROTACIONES Y MEDICIONES

MANTENIMIENTO 115 KV

Servicio especializado de equipo de

transformadores

C.R.T.R

TALLER S/E HORQUETA

COORDINADOR DE PROCURA GTII

(APOYO LOGISTICO)

25

1.12 Actividades del pasante

“Creación del proceso” a través del sistema gestión procurar.

Los pasos que lleva la creación del proceso:

• Nro. de proceso: es el numero asignado por el sistema

• Región: es donde se está haciendo la solicitud, la región de GTII es centro.

Las regiones en el sistema son: Capital, Centro, Centro Occidente, Guárico,

Llanos, Los Andes, Nueva Esparta, Occidente, Oriente y Sur

• Tipo de proceso: puede ser fondo de anticipo, concurso cerrado o abierto y

consulta de precio. En la actualidad la coordinación de procura de GTII

trabaja solo con fondo de anticipo la cual tiene que realizarse en 2 días

hábiles. Los tipos de procesos son: concurso abierto, concurso cerrado,

consulta de precio, contratación directa, fondo de anticipo, modificación de

contrato, servicios profesionales y solicitud de propuestas

• Código: el cual es asignado por el sistema

• Objeto: es donde se explica detalladamente cual es el pedido que se está

realizando; el cual puede ser de un bien o un servicio

• Monto estimado

• Unidad tributaria: es el monto calculado en base a la unidad tributaria vigente

a la fecha y no puede exceder de 700 unidades tributarias,

• Estado proceso: es el estado donde se realiza la solicitud

• Comisión: puede ser 0 o 1, 0 es cuando no tiene comisión y el 1 indica que

existe una comisión

• Fecha de recepción: es la fecha en la que se está realizando la solicitud

• Tipo de solicitud: la cual puede ser de un bien o servicio

• Unidad solicitante: es la unidad que esta está haciendo la solicitud

26

• Consultor asignado: el cual es seleccionado por el coordinador de procura

teniendo en cuenta la carga de trabajo

• Monto estimado más el IVA

• Nivel de aprobación: quien es la persona que lo aprueba

• Estado solicitud: es en qué estado se encuentra la solicitud. Que sería en

formación porque no está terminada

• Revisar el expediente que envía el coordinador de procura y elaborar las

cartas de invitación

• Luego se contacta a las empresas, se puede utilizar diversos medios; por

teléfono, correo, personalmente, entre otros.

• Una vez recibida las ofertas analizar las mismas para tomar la decisión de dar

la orden al proveedor

• Realizar la hoja de análisis de las ofertas que luego el coordinador de procura

firma y autoriza el análisis correspondiente, al fin de elaborar el

correspondiente pedido

• Realiza el pedido correspondiente en SAP, para tal fin anexa la SOLPED, la

hoja de análisis, el informe justificativo.

27

CAPÍTULO II

ELPROBLEMA

2.1 Planteamiento del Problema

Las organizaciones son estructuras sociales diseñadas para lograr metas o leyes

por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro

tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones

especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito

específico. Las organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la

Administración, a su vez de otras disciplinas como la Sociología, la Economía y la

Psicología. Grupo social compuesto por personas, tareas y administración, que

forman una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir

bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un

entorno y así poder satisfacer su propósito distintivo que es su misión.

Por otra parte, la Administración es la ciencia social y técnica encargada de la

planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos,

financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización,

con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser

económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

Por su parte, Chiavenato I (2008), explica “que la verdadera definición de la

administración es una ciencia social que persigue la justificación de los objetivos

28

institucionales por medio de un mecanismo de operación y a través de un proceso

administrativo”

En otras palabras, si las organizaciones no cuentan con una eficiente herramienta

administrativa, se corre el riesgo de sufrir consecuencias como la sobrecargas de

actividades, descontrol y bajo rendimiento en las actividades.

Así mismo, el control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas

las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan

con las operaciones planificadas

Es importante destacar, que para toda empresa específicamente; la de servicio,

todos sus departamentos son claves para el cumplimiento de sus objetivos y entre

ellos destaca el departamento de procura ya que se encarga de las compras de la

empresa para que todo funcione mejor y cubre las necesidades de las unidades

solicitantes

En otro orden de ideas, CORPOELECEmpresa Eléctrica Socialista, adscrita al

Ministerio del Poder Popular de Energía Eléctrica, es una institución que nace con la

visión de reorganizar y unificar el sector eléctrico venezolano a fin de garantizar la

prestación de un servicio eléctrico confiable, incluyente y con sentido social. Este

proceso de integración permite fortalecer al sector eléctrico para brindar, al soberano,

un servicio de calidad, confiable y eficiente; y dar respuestas, como Empresa

Eléctrica Socialista. Se crea una situación en el proceso de la tramitación de bienes y

servicios que se envían al departamento de Procura, la unidad solicitante carga mal la

SOLPED y el departamento de procura como no tiene dentro de sus funciones

revisar la SOLPED, el proceso sigue mal y al final se muestra el error y tienen que

devolver el expediente para arreglarlo

29

Esta situación se genera ya que el coordinador de procura no tiene dentro de sus

funciones revisar la SOLPED. Por lo que se hace necesario proponer un plan de

acción para el control del proceso de la tramitación de bienes y servicios que se

envían al departamento de Procura de la empresa CORPOELEC del Estado

Carabobo.

2.1.1 Formulación del problema

¿Qué consecuencias traerá a CORPOELEC la elaboración de un plan de acción

para el control del proceso de la tramitación de bienes y servicios que se envían al

departamento de Procura de la empresa CORPOELEC del Estado Carabobo?

2.2 Objetivos

2.2.1 Objetivo General

Proponer un plan de acción para el control del proceso de la tramitación de bienes

y servicios que se envían al departamento de Procura de la empresa CORPOELEC

del Estado Carabobo

2.2.2 Objetivos Específicos

• Diagnosticar la situación actual que presenta el departamento de Procura de la

empresa CORPOELEC del Estado Carabobo

• Establecer los lineamientos teórico y metodológicos para la ejecución de un

plan de acción para el control del proceso de la tramitación de bienes y

servicios que se envían a Procura de la empresa CORPOELEC del Estado

Carabobo

• Determinar la factibilidad técnica, operativa y económica que establezca la

viabilidad del proyecto que consta de un plan de acción para el control del

proceso de la tramitación de bienes y servicios que se envían a Procura de la

empresa CORPOELEC del Estado Carabobo

30

• Diseñar un plan de acción para el control del proceso de la tramitación de

bienes y servicios que se envían al departamento de Procura de la empresa

CORPOELEC del Estado Carabobo

2.3 Justificación

En CORPOELEC Se crea una situación en el proceso de la tramitación de bienes y

servicios que se envían al departamento de Procura, la unidad solicitante carga mal la

SOLPED y el departamento de procura como no tiene dentro de sus funciones

revisar la SOLPED el proceso sigue mal y al final se muestra el error y tienen que

devolver el expediente para arreglarlo. El cual trae como consecuencia el retraso de

los procesos ya que se tienen que devolver para corregir el error.

El ámbito de aplicación o alcance de su aplicabilidad en el departamento de

procura. Esta tiene una transcendencia a que mejore los procesos de tramitación de

bienes y servicios de la empresa

La Administración es la ciencia social y técnica encargada de la planificación,

organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales,

tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el

máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo

de los fines perseguidos por la organización.

Por último, se puede indicar que se espera contribuir a la solución de esta

problemática para la empresa, con el consecuente beneficio para el departamento de

procura y para los estudiantes de Administración de Empresa de la Universidad José

Antonio Páez, siendo de gran relevancia para la empresa y para los estudiosos de la

materia.

31

CAPITULO III

MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL

El marco referencial evidencia todos aquellos autores y bibliografías que sirven de

soporte y sustentación a la investigación que a continuación se presenta.

Según Arias (2006) afirma que consiste en una recopilación de ideas, posturas de

autores, conceptos y definiciones que sirven de base a la investigación por realizar

(p.106)

3.1 Antecedentes

Entre los trabajos que sirvieron de apoyo en la realización de la presente

investigación, cabe mencionar el estudio presentado por Marques, S. (2013), titulado

“Plan de acción para el control del proceso de cobranza en el centro clínico

quirúrgico cardiovascular cardiopraxis, C.A.”para optar el título de licenciado en

administración de empresa en la Universidad José Antonio Páez. El objetivo

fundamental de esta investigación se centra en diseñar un plan de acción dirigida al

control del proceso de cobranza. Se utilizo la encuesta en modalidad de entrevista y

cuestionario.

Los aportes de esta investigación a la presente fue el diseño de un plan de acción

el cual ayudo a la empresa con su control de procesos de cobranza

Al mismo tiempo, resulta importante mencionar el trabajo de Fajardo, E. (2012). En

su trabajo titulado “Análisis de las estrategia implantadas por American

Airlines” para optar el título de licenciado en administración de empresa en la

Universidad Católica Andrés Bello. El objetivo principal del presente trabajo se baso

32

en sentar las bases para analizar las estrategias implantadas por American Airlines. El

tipo de documentación y su nivel o tipo es descriptivo. La categoría de la unidad de

análisis está conformada por las revistas electrónicas de dicha empresa. Entre los

instrumentos y técnicas que utilizaron, cabe destacar que las fuentes secundarias son

las principales fuentes de información para el análisis de las fuentes documentales. Se

concluye que se determino el impacto negativo que ha producido el nacimiento de las

aerolíneas de bajo costo y la excesiva alza de los precios del combustibles ha llevado

a American airlines a tener pérdidas millonarias, lo que la ha obligado a iniciar

alianzas estratégicas para mejorar sus resultados económicos

La relación que se encuentra con la presente investigación está en las estrategias

que analizaron

Indico asimismo, que resulta importante mencionar el trabajo de Rivas, M. (2010),

en su trabajo de grado titulado “Estrategias de control en el suministro de

artículos de oficina en la empresa Fiesta Cars C.A” para optar el título de

licenciado en administración de empresa en la Universidad José Antonio Páez. El en

planteamiento del problema se menciona la importancia de aplicación de estrategias

hacia la competitividad interna que se observa en problemas de comunicación y

estimulación lo que origina falta de planificación y control en el proceso de compras.

Esta investigación se caracterizó metodológicamente como documental – descriptivo

y se utilizaron encuestas como instrumentos de recolección de la información. Se

concluye que existe una debilidad en la aplicación de las estrategias hacia la

competitividad interna que la organización presenta, ya que solo existe planes de

capacitación y adiestramiento para la alta gerencia, los empleados nos son tomados en

cuenta para la toma de decisiones laborales, cada integrante de la organización posee

conocimientos claros de la necesidad de platea objetivos claros y metas orientadas al

logro del éxito en la empresa

33

La relación que se encuentra con la presente investigación está en el diseño de

estrategias para la solución del problema de competitividad interna en término de

participación, conocimiento de los procesos, capacitación y adiestramiento.

Igualmente, resulta importante mencionar el trabajo de Sánchez, L. (2009),

titulado “Plan estratégico para la optimización de la toma de decisiones

administrativa en relación a la compra y venta para la empresa postre pizza,

C.A” presentado ante la Universidad José Antonio Páez para optar al título de

Licenciado en administración. En dicha investigación se plateo como objetivo general

diseñar un plan estratégico para la optimización de la toma de decisión en relación a

la compra y venta de la empresa Pasta Pizza C.A, que proporcione información

confiable en función de minimizar los riesgos administrativos. En cuanto a la

metodología, la investigación posee características de tipo factible con nivel de

campo – descriptivo, con respecto a la población estuvo conformada por el gerente de

administración, por lo que no existió muestra, ya que la persona seleccionada fue la

más indicada en suministrar la información necesaria. El instrumento de recolección

de dato fue una entrevista conformada por 10 ítems. En las conclusiones se menciona

que la dicción presenta varias en losprocesos administrativos, tales como falta de un

proceso de control de los insumos y de una eficiente directiva para mantener alos

empleados motivados.

La presente investigación sirvió de apoyo ya que se tomo en cuenta como guía

para diseñar estrategias

Por último, resulta importante mencionar el trabajo de Lucena, A. (2009) titulado

“Estrategias para la retención del capital humano en la empresa Expotran, S.A.”

para optar el título de Licenciado en Administración de Empresa en la Universidad

José Antonio Páez. En el presente trabajo se menciona la importancia de mantener al

personal capacitado y motivado al considerarlo como recurso estratégico en la toma

de decisiones en la empresa. Se concluyo que la fortaleza de la empresa consiste en la

34

capacitación constante del personal, por lo tanto es importante formar estrategias de

retención del capital humano ofreciendo oportunidades de crecimiento y desarrollo al

mismo, y minimizando la rotación del mismo.

Este trabajo de grado guarda relación con al presente investigación, debido a las

estrategias tomadas en la empresa Expotran

3.2 Bases Teóricas

Con la finalidad de sustentar teóricamente el problema en estudio se considera

necesario exponer y analizar una serie de enfoques teóricos que fundamenta el

propósito de obtener una mayor comprensión del área estudiada, que proporcionen

los conocimientos adecuados que permitan el correcto desarrollo de los objetivos

planteados. Según Arias (2006) afirma que las bases bibliográficas son consultas que

el investigador realiza con la finalidad de aclarar teorías y adecuarlas al desarrollo de

esta (p. 36)

3.2.1 Plan de acción

Según Suarez (2002) dice que son “documentos debidamente estructurados que

forman parte del planeamiento estratégico de una investigación de carácter

cualitativo, se busca materializar los objetivos estratégicos previamente establecidos,

dotándose de un elemento cuantitativo y verificable a lo largo del proyecto” (p. 40)

El plan de acción es un instrumento gerencial de programación y control de la

ejecución anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo las

dependencias para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el

Plan Estratégico. En ese orden de ideas el plan de acción crea las actividades que

deben llevar a cabo las dependencias para dar cumplimiento a los objetivos fijados en

35

el Plan Estratégico Sectorial, permitiendo alinear la operación con

la planeación estratégica de la entidad.

El Plan de Acción, como herramienta eficaz detalla proyectos y

actividades, indicadores y metas a las que se comprometen las dependencias de la

Entidad en una vigencia determinada, fijación de tiempos y responsables.

Implementación y revisión del plan de acción

Una vez que los planes operativos son elaborados deben ser implantados. El

proceso de implantación cubre toda la gama de actividades directivas, incluyendo

la motivación, compensación, evaluación directiva y procesos de control.Los planes

deben ser revisados y evaluados. No existe mejor manera para producir planes por

parte de los subordinados que cuando los altos directivos muestran un interés

profundo en éstos y en los resultados que pueden producir. Cuando fue desarrollada

por primera vez la planificación formal en la década de los cincuenta, las compañías

tendían a hacer planes por escrito y no revisarlos hasta que obviamente eran

obsoletos. En la actualidad, la gran mayoría de las empresas pasa por un ciclo anual

de planificación, durante el cual se revisan los planes. Este proceso debería contribuir

significativamente al mejoramiento de la planificación del siguiente ciclo.

3.2.2 Control del proceso

Según Henri Fayol (1975) “El control consiste en verificar si todo ocurre de

conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los

principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de

rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente” (p. 102)

36

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque

una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y

una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la

organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van

de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto

organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

Por otra parte Robert B. Buchele dice que “El proceso de medir los actuales

resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y

tomando las medidas correctivas necesarias”

Asimismo Chiavenato (1999) dice que “El control es una función administrativa:

es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la

acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso

esencialmente regulador” (p. 105)

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la

función o del área en que se aplique; puede ser entendida:

Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto

con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.

Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como

determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para

acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. También hay casos en

que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que mantenga un

grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso

de control de las refinerías de petróleo o de industrias químicas de procesamiento

37

continuo y automático: el mecanismo de control detecta cualquier desvío de los

patrones normales, haciendo posible la debida regulación.

Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro

de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del control de

frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen

popular según la cual la palabra control está asociada a un aspecto negativo,

principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el

sentido de restricción, coerción, limitación, dirección, refuerzo, manipulación e

inhibición.

También hay otras connotaciones para la palabra control:

Comprobar o verificar, Regular, Comparar con un patrón, Ejercer autoridad sobre

alguien (dirigir o mandar, Frenar o impedir.

Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas del

control, quizás definidas en un modo subjetivo y de aplicación; en definitiva, debe

entenderse el control como:

Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración,

que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad,

elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados

que se esperan.

Requisitos de un buen Control

Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de

planeación, organización o dirección.

38

Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores

actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o

dirección. Cabrera, E (2007) “Control” [Documento en Línea].

Disponible:http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml. Consulta:

Enero del 2014

Importancia del Control

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el

mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para

eliminar errores.

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier

organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece

productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y

tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La

función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las

oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están

afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los

consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy

distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos

y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan

velocidad, sino también productos y servicios a su medida.

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la

administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de

39

fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la

responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso

de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance

de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

Cabrera, E (2007) “Control” [Documento en Línea].


Enero del 2014

Bases del Control

Se podría comenzar definiendo qué es una base. Bastaría traer a nuestra memoria y

fijarnos en la clase de geometría cuando nos explicaban que un triángulo está

conformado por dos elementos principales: base y altura. Para aquel entonces bastaba

fijarnos en la parte inferior de la figura y darnos cuenta que sin aquella base ¿sería

acaso posible la estabilidad del triángulo? Asimismo funciona con el control

organizacional y sus basamentos, podríamos decir que el control se basa en la

consecución de las siguientes actividades:

Planear y organizar, hacer, evaluar, mejorar.

Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán

alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para

fijar qué debe hacerse y cómo.

El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de los

objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona detalles sobre

lo que se está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta

información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar.

40

El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información

obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de qué

medidas debe ser necesario tomar.

La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones

que hacen perder el equilibrio al sistema. Cabrera, E (2007) “Control” [Documento

en Línea]. Disponible:http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml.

Consulta: Enero del 2014

Elementos del Control

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos

que se suceden:

Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los

estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un

criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen

cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:

Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias,

cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.

Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad

de producción, especificaciones del producto, entre otros.

Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado

producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.

Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos

de ventas, entre otros.

41

Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin

evaluar lo que se está haciendo.

Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del

control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para

verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al

desempeño esperado.

Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el

desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una

medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al

estándar esperado. Cabrera, E (2007) “Control” [Documento en Línea].


Enero del 2014

Áreas del Control

El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa.

Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de

control o monitoreo.

Las principales áreas de control en la empresa son:

Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella

donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de

producción es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles

existentes en el área de producción son los siguientes:

Control de producción: El objetivo fundamental de este control es programar,

coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en

las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr

42

las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento

de ventas.

Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de los

productos o servicios, en cada sección (control de rechazos, inspecciones, entre

otros).

Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción, ya sea de

materia prima o de mano de obra.

Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria; para eliminar

desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y

movimientos.

Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos,

tanto su ensamblados como terminados, entre otros.

Control de operaciones Productivos: Fijación de rutas, programas y

abastecimientos, entre otros.

Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables y

deseables.

Control de mantenimiento y conservación: Tiempos de máquinas paradas, costos,

entre otros.

Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender o comercializar

los productos o servicios producidos.

43

Control de ventas: Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y anula de las

ventas de la empresa por cliente, vendedor, región, producto o servicio, con el fin de

señalar fallas o distorsiones en relación con las previsiones.

Control de propaganda: Para acompañar la propaganda contratada por la empresa

y verificar su resultado en las ventas.

Control de costos: Para verificar continuamente los costos de ventas, así como las

comisiones de los vendedores, los costos de propaganda, entre otros.

Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga de los recursos

financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los

principales controles en el área financiera se presentan a continuación:

Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros,

por departamento, para verificar cualquier desvío en los gastos.

Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean

costos de producción, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los

cuales están; salarios de la dirección y gerencia, alquiler de edificios, entre otros),

financieros como los intereses y amortizaciones, préstamos o financiamientos

externos entre otros.

Área de recursos humanos: Es el área que administra al personal, los principales

controles que se aplican son los que siguen:

Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del

expediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos

médicos, y las no justificadas.

44

Control de vacaciones: Es el control que señala cuando un funcionario debe entrar

en vacaciones y por cuántos días.

Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos

colectivos, entre otros. Cabrera, E (2007) “Control” [Documento en Línea].


Enero del 2014

Pasos del Proceso de control

El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de

desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de reinformación,

para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para

determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar

aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la

empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los

objetivos de la empresa".

En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:

Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un plano

ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación

están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites

específicas. Cabrera, E (2007) “Control” [Documento en Línea].


Enero del 2014

Tipos de Control

Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y

de los resultados dentro de la organización, estos son: el control preliminar,

45

concurrente y de retroalimentación. El primero se enfoca en la prevención de las

desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organización.

El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los

objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en

funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las políticas que

surgen de la función de la planificación, y último tipo de control se centra en los

resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso

para la adquisición de recursos o hacia las operaciones entre sí.

Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los

esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales

concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva,

las políticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar

debido a que son directrices para la acción futura. Por lo tanto esimportante distinguir

entre el establecimiento de las políticas y su realización. El establecimiento de las

políticas forma parte de la función de la planificación, mientras que se realización

corresponde a la función de control.

Selección de recursos humanos y formación de equipos de trabajo: La función de

organizar define los requerimientos del trabajo y predetermina los requerimientos de

las habilidades de los empleados. Estos requerimientos varían en su grado de

especificidad, dependiendo de la naturaleza de la tarea. En el nivel del taller, los

requerimientos de las habilidades pueden especificarse tomando en cuenta los

atributos físicos y la destreza manual; por otro lado, los requerimientos para las tareas

del personal de gerencia que la capacidad de la gerencia es un determinante

fundamental del éxito de la organización.

Materiales: La materia prima que se transforma en un producto determinado debe

ajustarse a los estándares de calidad. Al mismo tiempo, debe mantenerse un

46

inventario suficiente para asegurar el flujo continuo que satisfaga las demandas de los

clientes. En años recientes se han diseñado muchos métodos que utilizan el muestreo

estadístico para controlar la cantidad de los materiales, el cual consiste en la

inspección de las muestras más que de todo el lote. Estos métodos son menos

costosos en cuanto al tiempo de inspección, pero existe el riesgo de aceptar materiales

defectuosos si la muestra no tiene ningún defecto.

El control preliminar de los materiales ilustra un sistema de control que es muy

rutinario.

El estándar puede medirse fácilmente y la información (la muestra) está disponible

de inmediato. La duda de aceptar o rechazar materiales surge con bastante frecuencia

y deben tomarse las decisiones con un fundamento justo y uniforme. La decisión para

aceptar, rechazar o tomar otra muestra se basa en instrucciones directas; al tener los

resultados de la muestra, la decisión es automática.

Capital: La adquisición de capital refleja la necesidad de reemplazar el equipo

existente o de aumentar la capacidad de la empresa. Las adquisiciones de capital son

controladas por el establecimiento de criterios de rentabilidad potencial que deben

determinarse antes de que la propuesta sea autorizada. Estas adquisiciones

generalmente se incluyen en el presupuesto de capital, un documento de planificación

a mediano y largo plazo que detalla las fuentes y usos alternativos de los fondos. Las

decisiones de la gerencia que implican el compromiso de los fondos presentes a

cambio de los fondos futuros se denominan decisiones de inversión. Los métodos que

sirven para cribar las propuestas de inversión se basan en análisis económico. Existen

varios métodos ampliamente utilizados, cada uno de los cuales implica la formulación

de un estándar al que deben ajustarse para aceptar la adquisición prospectiva del

capital:

47

Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el

trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente

cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y

cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza

adecuadamente.

La dirección sigue la cadena de mando formal, pues la responsabilidad de cada

superior es interpretar para sus subordinados las órdenes recibidas de niveles más

altos. La relativa importancia de dirección depende casi por entero de la naturaleza de

las actividades llevadas a cabo por los subordinados.

Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de control

retroalimentativos consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base

para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una

empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y

determinar cuáles son los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos

futuros o actividades operativas. Cabrera, E (2007) “Control” [Documento en Línea].


Enero del 2014

Fallas en el Proceso de Control

Normalmente la no consecución de los objetivos fijados con anterioridad que han

sido medidos y evaluados por un sistema de control deben expresarse con una

explicación que se fundamenta en la búsqueda de respuestas. El papel del analista

debe ser objetivo y centrarse en las técnicas utilizadas y los criterios que le

fundamentan, para no caer en errores típicos de la supervisión como son los

siguientes:

48

Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser demasiado

específico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar

el restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente.

Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones

por lo que se vuelve costoso, creando, además, un clima de baja confianza ya que

limita la libertad individual para actuar y auto controlarse.

Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve recursivo, lo

que limita una efectiva toma de medidas correctivas. Cabrera, E (2007)

“Control” [Documento en Línea].


Enero del 2014

El Control de Gestión

Definir el concepto de control de gestión implica considerar el desarrollo del

mismo en su ámbito administrativo, distintos autores ha definido el concepto de

acuerdo a sus propias posiciones e interpretaciones. Sin embargo la mayoría coincide

en que es un sistema dinámico e importante para el logro de metas organizacionales,

dichas metas provienen inicialmente del proceso de planeación como requisito básico

para el diseño y aplicación del mismo, dentro de ciertas condiciones culturales y

organizacionales.

Dentro de la descripción y valoración del control de gestión se especifican dos

concepciones comunes aceptadas en el ámbito administrativo, por un lado se tiene al

control como necesidad inherente al proceso de dirección (enfoque racional) y por el

otro, en un paradigma mas integral vinculado no sólo a la dirección formal, sino a

factores claves como la cultura, el entorno, la estrategia, lo psicológico, lo social y la

calidad, representados por los llamados enfoques psicosociales, culturales, macro

49

sociales y de calidad. Cabrera, E (2007) “Control” [Documento en Línea].


Enero del 2014

El Control Organizacional desde el punto de vista Humano

El control social corresponde a todos los medios y métodos utilizados para inducir

a las personas o grupos a corresponder a las expectativas de una organización social o

de la propia sociedad. Hemos visto que las organizaciones sociales, y también las

empresas, ejercen poder o control sobre las personas. El poder es una condición que

consiste en ejercer una voluntad sobre otra persona o grupo de personas, pudiendo

controlar de este modo su comportamiento. El poder es legítimo cuando los

individuos que lo ejercen están investidos de autoridad. La autoridad para ejercer el

poder es institucionalizada por medio de documentos escritos, como estatutos,

manuales de la organización, descripción de cargos, circulares, cartas, etc.,

debidamente publicados para conocimiento general de las personas involucradas.

El control social puede hacerse también mediante normas, reglas y reglamentos,

esto crea un proceso con más eficacia y eficiencia. Éstos pueden ser prescriptivos o

restrictivos. Son prescriptivos cuando especifican lo que las personas deben hacer;

son restrictivos cuando especifican algo que las personas no deben hacer.

Entre los principios de la organización se establece dicha normalización o

especificaciones de lo que debe o no hacer o ejercer una persona. Institucionalmente

es preferible referir el potencial humano como principal materia prima de la empresa;

a través del principio de especialización y el principio de paridad autoridad-

responsabilidad se delegan y especifican las funciones básicas a cumplir por este

elemento de la organización (la persona). La organización como tal ha tenido muchas

acepciones y se ha trazado a través de muchas teorías, una de ellas, y muy nombrada,

por cierto, es la teoría burocrática de Max Weber. Esta teoría "privilegia la estructura

50

organizacional como medio de garantizar que todo suceda de acuerdo con lo

establecido previamente, es la estructura burocrática. Ante todo, la estructura

burocrática significa control; en todo sentido. La burocracia está asentada en normas

y reglamentos para asegurar la disciplina. Para esto, la burocracia acentúa la

formalización. Todo debe hacerse por escrito, para que pueda ser debidamente

documentado. Además, la burocracia reposa en una jerarquía de autoridad, para que

el mando pueda conducirse mejor y para que sea más seguro el control, ya que la

especialización resultante de la división del trabajo exige coordinación. Esta

especialización hace que la burocracia seleccione sus participantes de acuerdo con su

calificación y competencia profesional, promoviéndolos a medida que sus habilidades

se van desarrollando. La intensa división del trabajo y la especialización conducen a

la impersonalidad en el ejercicio de la autoridad, el cual está íntimamente ligado al

sistema de normas y reglamentos capaz de garantizarlo en todos los niveles de la

jerarquía. Cuando esas características burocráticas, el aumento de las normas y

reglamentos, la formalización, la rígida jerarquía de autoridad, la división del trabajo

y la consiguiente especialización, la selección y promoción del personal con base en

la competencia técnica y profesional, la impersonalidad en el tratamiento de las

personas- se vuelven muy acentuadas, la sensación de burocratización tiende a

asfixiar a las personas y a limitar su comportamiento dentro de esquemas muy

rígidos. Esto produce la despersonalización de las relaciones, la interiorización de las

reglas y de los reglamentos en la manera de pensar, y la alienación gradual respecto al

trabajo. La apatía, el desinterés y el distanciamiento pasan a ser las características del

comportamiento de las personas en las empresas que tienen exagerada

burocratización. Cabrera, E (2007) “Control” [Documento en Línea].


Enero del 2014

51

3.3 Definición de Términos Básico

Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la

realización de una acción.

Eficiencia: Es el uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un

objetivo predeterminado. Se trata de la capacidad de alcanzar los objetivos y metas

programadas con el mínimo de recursos disponibles y tiempo, logrando de esta forma

su optimización.

Estrategia: Plan ideado para dirigir un asuntoy para designar al conjunto de reglas

que aseguran una decisión óptima en cada momento. En otras palabras, una estrategia

es el proceso seleccionado a través del cual se prevé alcanzar un cierto estado futuro.

Organización: Es un grupo social formado por personas, tareas y administración,

que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus

objetivos. Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay personas

que se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su

misión.

Administración: Son todos aquellos procesos que interactúan dentro de las

organizaciones para fomentar los procesos financieros que en ella se realizan

Planificación: es la primera función de la administración, y consiste en determinar

las metas u objetivos

Planear: consiste en seleccionar relacionar los hechos, formulas y emplear supuestos

respecto al futuro.

52

CAPÍTULO IV

FASES METODOLOGICAS

Fase I. Se diagnosticó la situación actual que se presenta en el departamento de

procura de la empresa Corpoelec para elaborar un Plan de Acción que mejore las

condiciones de la misma, a través del cuestionario como técnica de recolección de

datos, El Cuestionario: es la información que se obtiene a través de las preguntas y

sondeos de opinión masiva y dicotómica, generalmente en anonimato, con el

propósito de conocer el comportamiento de las tendencias del público sobre el hecho

o fenómeno por estudiar

Según Arias, F (2006) “el cuestionario es la modalidad de encuesta que se realiza

de forma escrita mediante un instrumento o formato en papel contentivo de una serie

de preguntas. Se le denomina cuestionario auto administrado porque debe ser llenado

por el encuestado, sin intervención del encuestador”. (p. 74)

Población

Según Tamayo y Tamayo, (1997), ¨La población se define como la totalidad del

fenómeno a estudiar donde las unidades de población posee una característica común

la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación¨

La población para ser estudiada durante la investigación fueron los integrantes del

departamento de Procura y la Gerencia específicamente (5) personas.

53

Muestra

Según Tamayo, T. Y Tamayo, M (1997), afirma que la muestra ¨ es el grupo de

individuos que se toma de la población, para estudiar un fenómeno estadístico. (p.38)

Se toman la muestra del personal del departamento de Procura específicamente (5)

personas

Fase II. Se estableció los lineamientos teóricos y mitológicos para la ejecución de

un Plan de Acción para el control del proceso de la tramitación de bienes y

servicios que se envían al departamento de Procura de la empresa

CORPOELEC

Fase III. Se determinó la factibilidad técnica, operativa y económica que

establece la vialidad del proyecto que consta de un Plan de Acción para el

control del proceso de la tramitación de bienes y servicios que se envían al

departamento de procura de la empresa CORPOELEC

Fase IV. Se elaboró un Plan de Acción para el control del proceso de la

tramitación de bienes y servicios que se envían al departamento de Procura de la

empresa CORPOELEC

Se elaboró el siguiente esquema:

• Resultados

• Propuesta

• Presentación

• Justificación

• Objetivo General de la propuesta

• Objetivos específicos

• Factibilidad de la propuesta

54

• Misión del Plan de Acción

• Visión del Plan de Acción

• Plan de acción

• Procedimiento de tramitación de bienes y servicio del Departamento de

Procura

55

CAPITULO V

RESULTADOS, CONSLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 Resultados

En este capítulo se realizó la representación gráfica y el análisis de los resultados

con la debida interpretación de los datos obtenida durante la fase de recolección de

datos, las cuales se obtuvieron de la observación directa realizada en el sitio donde se

evidencia el fenómeno a estudiar, también se aplicó la encuesta modalidad

cuestionario dirigido al personal que labora en la parte de procura de la empresa

Corpoelec.

Se evidencio que a través de la observación directa se pudo constatar que el

personal de procura amerita métodos y técnicas efectivos que mejores el desempeño

en las funciones.

Finalmente, se obtuvo información con el cuestionario aplicado sobre la necesidad

de un plan de acción, resultan claro que se debe establecer nuevas políticas para que

el control del proceso de tramitación de bienes y servicios que se envían al

departamento de procura este correctamente

Ítem N° 1 ¿Se lleve un buen control del proceso de la tramitación de bienes y

servicios que se envían al departamento de procura en la empresa CORPOELEC?

Alternativa

SI

NO

Total

Fuente: Silva (2014)


Interpretación: el 100 % de los encuestados afirma que no existe

proceso de la tramitación de bienes y servicios que se enví

procura en la empresa CORPOELEC

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

56

¿Se lleve un buen control del proceso de la tramitación de bienes y


Cuadro N° 1 resultados de ítems N° 1

Alternativa Frecuencia Porcentaje %

0

5

Total 5


Gráfico N° 1 Resultado del Ítems N°1


el 100 % de los encuestados afirma que no existe

proceso de la tramitación de bienes y servicios que se envían al departamento de

procura en la empresa CORPOELEC.

SI NO

¿Se lleve un buen control del proceso de la tramitación de bienes y



Porcentaje %

0%

100%

100%


el 100 % de los encuestados afirma que no existe un buen control del

an al departamento de

Porcentajes

Ítem N° 2 ¿Existen normas establecidas por la empresa CORPOELEC referentes al


departamento de procura?

Alternativa

SI

NO

Total



Interpretación: el 100 % de los encuestados afirma que si existe

por la empresa CORPOELEC referentes al control del proceso de la tramitación de

bienes y servicios que se en

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

57

¿Existen normas establecidas por la empresa CORPOELEC referentes al


departamento de procura?



5

0

Total 5

(2014)

Gráfico N° 2 Resultados del Ítems N°2

ilva (2014)

el 100 % de los encuestados afirma que si existe normas establecidas


bienes y servicios que se envían al departamento de procura

SI NO

¿Existen normas establecidas por la empresa CORPOELEC referentes al


Porcentaje %

100%

0%

100%

s N°2

normas establecidas


Porcentajes

Ítem N° 3 ¿El problema de control del proceso de la tramitación de bienes y servicios

que se envían al departamento de procura en la empresa CORPOELEC es causado

por la unidad solicitante?

Alternativa

SI

NO

Total



Interpretación: el 100 % de los encuestados afirma que e


procura en la empresa CORPOELEC es caus

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

58

¿El problema de control del proceso de la tramitación de bienes y servicios

ían al departamento de procura en la empresa CORPOELEC es causado

por la unidad solicitante?



5

0

Total 5


Gráfico N° 3 Resultados del Ítems N°3


el 100 % de los encuestados afirma que el problema de control del


procura en la empresa CORPOELEC es causado por la unidad solicitante

SI NO

¿El problema de control del proceso de la tramitación de bienes y servicios

ían al departamento de procura en la empresa CORPOELEC es causado

Porcentaje %

100%

0%

100%

s N°3

l problema de control del


ado por la unidad solicitante

Porcentajes

Ítem N° 4 ¿El proceso de la tramitación de bienes y servicios que se envían al

departamento de procura en la empresa CORPOELEC se termina en un lapso de

tiempo adecuado?

Alternativa

SI

NO

Total



Interpretación: el 100 % de los encuestados afirma que e

bienes y servicios que se

CORPOELEC no se termina

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

59

¿El proceso de la tramitación de bienes y servicios que se envían al




0

5

Total 5




el 100 % de los encuestados afirma que el proceso de la tramitación de

bienes y servicios que se envían al departamento de procura en la empresa

se termina en un lapso de tiempo adecuado

SI NO

¿El proceso de la tramitación de bienes y servicios que se envían al


Porcentaje %

0%

100%

100%

s N°4

l proceso de la tramitación de

envían al departamento de procura en la empresa

Porcentajes

Ítem N° 5 ¿Estaría usted de acuerdo con la elaboración de un Plan de Acción para el

control del proceso de la tramitación de bienes y servicios que se en

departamento de procura en la empresa CORPOELEC?

Alternativa

SI

NO

Total



Interpretación: el 100 % de los encuestados acepta

Acción para el control del proceso de la tramitación de bienes y servicios que se

envían al departamento de p

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

60

Estaría usted de acuerdo con la elaboración de un Plan de Acción para el

control del proceso de la tramitación de bienes y servicios que se en

departamento de procura en la empresa CORPOELEC?



5

0

Total 5




el 100 % de los encuestados acepta la elaboración de un Plan de


envían al departamento de procura en la empresa CORPOELEC

SI NO

Estaría usted de acuerdo con la elaboración de un Plan de Acción para el


Porcentaje %

100%

0%

100%

s N°5

la elaboración de un Plan de


Porcentajes

61

PROPUESTA

5.2 Presentación

El presente proyecto tiene como objetivo fundamental el diseño de un plan de

acción para el control del proceso de la tramitación de bienes y servicios que se

envían al departamento de Procura de la empresa CORPOELEC

En esta etapa de la investigación se presenta la propuesta la cual ofrece una serie

de elementos diseñados en base a la situación detectada, que el momento de su

ejecución determine cuales son las debilidades de la situación actual.

1. Justificación

La propuesta de un Plan de Acción para el control del proceso de la tramitación de

bienes y servicios que se envían al departamento de Procura de la empresa

CORPOELEC, está fundamentada en autores en el área de administración.

Un plan adecuado debe procurar hacer efectiva las metas trazadas por la empresa.

Se hace necesario establecer un buen control del proceso de tramitación de bienes y

servicios y de ese modo evitar las devoluciones de expedientes que atrasan todo el

proceso.

La siguiente propuesta se justifica por la necesidad que tiene la empresa

CORPOELEC de aplicar acciones para que los controles de tramitación de bienes y

servicio sean más eficientes

62

2. Objetivo General de la propuesta

Elaborar un plan de acción para el control del proceso de la tramitación de bienes

y servicios que se envían al departamento de Procura de la empresa CORPOELEC

del Estado Carabobo

3. Objetivos específicos

• Definir la planificación para el control de tramitación de bienes y servicios

• Señalar el proceso del control de tramitación de bienes y servicio

• Establecer los controles al proceso de tramitación de bienes y servicios de la

empresa CORPOELEC

4. Factibilidad de la propuesta

En este proyecto se evaluarán y considerarán aspectos de tipo documental, esto

consiste en la evaluación de la situación en que se encuentra el departamento de

procura y determinar la viabilidad de implementar la propuesta planteada a la

empresa COPPOELEC

En resumen, el análisis de factibilidad consiste en plantear todos los aspectos que

de una u otra forma afectan la propuesta

Factibilidad técnica

La empresa CORPOELEC cuenta con todos los equipos y sistemas necesarios

para llevar a cabo la propuesta que se plantea

Factibilidad Económica

Todos los recursos que implica esta investigación, son bajos en costos debido a

que el personal requerido se encuentra dentro del mismo departamento, así también la

empresa cuenta con todo los materiales que se requieren para la implementación de la

misma, es por esta razón que se considera la propuesta económicamente factible

63

Factibilidad Operativa

El recurso humano se presenta como el eje fundamental de todo proyecto, por

cuanto este representa el ente ejecutor del mismo. Por cuanto la empresa cuenta con

el personal calificado y preparado para ejecutar, implementar charlas, cursos, talleres

para mejorar la eficiencia del personal

Factibilidad de Recursos Materiales

La empresa CORPOELEC cuenta con los materiales necesarios para la aplicación

de la propuesta

5. Misión del Plan de Acción

Evaluar y verificar los procesos de tramitación de bienes y servicios que se envían

al departamento de procura para que no se presente las devoluciones que atrasan todo

el proceso, adiestrando al personal en este proceso de evaluación. Para que los

resultados le otorguen a la empresa productividad.

6. Visión del plan de Acción

Desarrollar un proceso de evaluación y verificación para disminuir los errores que

hacen que el proceso sea regresado

64

5.3 Procedimiento de tramitación de bienes y servicio Propuesto

Tramitación de bienes y servicio

Responsable: Coordinador de Procura

Procedimiento: Elaboración de la documentación para la tramitación de bienes y

servicios

Responsable Paso Acción

Unidad solicitante

Solicitud de la unidad

solicitante

La unidad solicitante

elabora la SOLPED el

informe justificativo,

presupuesto base y

especificaciones técnicas

Coordinador de Procura

Evaluación de la

documentación

El coordinador de procura

recibe la documentación

de la unidad solicitante e

ingresa al sistema para

revisar si la SOLPED está

correctamente

Coordinador de Procura

Creación del proceso

El coordinador de procura

realiza la “Creación del

proceso” a través del

sistema gestión procurar

65

Consultor

Evaluación de la

documentación y

elaboración de las cartas

El consultor revisa el

expediente que le envía el

coordinador de procura y

procede a elaborar las

cartas de invitación

Consultor

Analizar las ofertas

Se contacta a las empresas

y una vez recibida las

ofertas, el consultor

analiza las mismas para

tomar la decisión de dar la

orden al proveedor

Consultor

Elaboración de la hoja de

análisis

El consultor procede a

realizar la hoja de análisis

de las ofertas y también el

pedido correspondiente en

SAP


66

5.4 Plan de acción

Objetivo General

Elaborar un plan de acción para el control del proceso de la tramitación de bienes y

servicios que se envían al departamento de Procura de la empresa CORPOELEC del

Estado Carabobo

Objetivos

Específicos

Actividades

Recursos

Responsable

tiempo

Inversión

Definir la

planificación

para el control

de tramitación

de bienes y

servicios

Buscar

información

sobre el

control para

mejorar la

tramitación de

bienes y

servicios

Humano

Materiales:

hojas

Tecnológicos

computadora

Coordinador de procura

Del 6 al 10 de enero del

2014

5 Bsf

Señalar el

proceso del

control de

tramitación de

bienes y

servicio

Realizar el

procedimiento

de tramitación

de bienes y

servicio

Humano

Materiales:

hoja


Del 9 al 13 de junio del

2014

1 bsf

67


Establecer los

controles al

proceso de

tramitación de

bienes y

servicios de la

empresa

CORPOELEC

Capacitación

del

coordinador de

procura con

respecto a la

SOLPED

Informar a

todo el

departamento

de procura

sobre las

nuevas

funciones que

tendrá el

coordinador de

procura

Humano

Financiero

Materiales

Tecnológicos


Del 1 al 31 de julio del

2014

5.000 bsf

68

CONCLUSIONES

CORPOELEC, Empresa Eléctrica Socialista, adscrita al Ministerio del Poder

Popular de Energía Eléctrica, es una institución que nace con la visión de reorganizar

y unificar el sector eléctrico venezolano a fin de garantizar la prestación de un

servicio eléctrico confiable, incluyente y con sentido social. Este proceso de

integración permite fortalecer al sector eléctrico para brindar, al soberano, un servicio

de calidad, confiable y eficiente; y dar respuestas, como Empresa Eléctrica Socialista,

en todas las acciones de desarrollo que ejecuta e implanta el Gobierno Bolivariano.

Las actividades que fueron realizadas durante el periodo de pasantías permitieron

realizar las habilidades necesarias para el desarrollo profesional del pasante dentro de

la organización. Durante las estadía del pasante de observaron diferentes

problemáticas dentro del campo laboral la cual se observó en la tramitación de bienes

y servicio de la empresa CORPOELEC; donde se llego a la conclusión que la

empresa presenta falla en ese proceso.

Es por esta razón que el pasante decide realizar una propuesta de un plan de acción

para el control del proceso de la tramitación de bienes y servicios que se envían al

departamento de Procura de la empresa CORPOELEC del Estado Carabobo.

De acuerdo a la interpretación de los resultados, esta investigación concluye que

no existe una verificación de la SOLPED cuando es pasada al departamento de

procura, creando un problema al final del proceso, por estar mal cargada la SOLPED

y esto hace que la tramitación sea regresada y se deba comenzar nuevamente el

proceso.

69

RECOMENDACIONES

Establecer un control en el proceso de la tramitación de bienes y servicios que se

envían al departamento de Procura de la empresa CORPOELEC

Preparar al coordinador de procura para realizar la nueva función de verificación

Adiestrar al personal de las unidades solicitantes para que realice la SOLPED sin

errores

70

REFERENCIAS

CONSULTADAS

Arias (2000). El proyecto de investigación. 5ta Edición. Editorial Episteme.

Caracas.

Chiavenato, I (1999) Introducción a la teoría general de la administración.

Septima edición. Editorial Mc Graw hill

Fajardo, E. (2012). En su trabajo titulado “Análisis de las estrategia implantadas

por American Airlines” para optar el título de licenciado en administración de

empresa en la Universidad Católica Andrés Bello.

Fayol Henri (1971). Administración industrial y general. Edición 12. Editorial

Universitaria

Lucena (2009) titulado “Estrategias para la retención del capital humano en la

empresa Expotran, S.A.” para optar el título de Licenciado en Administración de

Empresa en la Universidad José Antonio Páez.

Marques, S. (2013), titulado “Plan de acción para el control del proceso de

cobranza en el centro clínico quirúrgico cardiovascular cardiopraxis, C.A.” para

optar el título de licenciado en administración de empresa en la Universidad José

Antonio Páez.

Rivas (2010), en su trabajo de grado titulado “Estrategias de control en el

suministro de artículos de oficina en la empresa Fiesta Cars C.A” para optar el

título de licenciado en administración de empresa en la Universidad José Antonio

Páez.

71

Sánchez, L. (2009), titulado “Plan estratégico para la optimización de la toma de

decisiones administrativa en relación a la compra y venta para la empresa postre

pizza, C.A” presentado ante la Universidad José Antonio Páez para optar al título de

Licenciado en administración.

Suárez, P. (2002) Algunas Reflexiones sobre la Investigación

Tamayo y Tamayo (2000). El proceso de la investigación Científica. Tercera

Edición. Ediciones Limusa, S.A.

REFERENCIAS ELECTRONICAS

Cabrera, E (2007) “Control” [Documento en Línea].


Enero del 2014

72

Anexos

73

Cuestionario

1. ¿Se lleve un buen control del proceso de la tramitación de bienes y servicios que se envían al departamento de procura en la empresa CORPOELEC?

SI _____ NO______

2. ¿Existen normas establecidas por la empresa CORPOELEC referentes al control del proceso de la tramitación de bienes y servicios que se envían al departamento de procura?

SI _____ NO______

3. ¿El problema de control del proceso de la tramitación de bienes y servicios que se envían al departamento de procura en la empresa CORPOELEC es causado por la unidad solicitante?

SI _____ NO______

4. ¿El proceso de la tramitación de bienes y servicios que se envían al departamento de procura en la empresa CORPOELEC se termina en un lapso de tiempo adecuado?

SI _____ NO______

5. ¿Estaría usted de acuerdo con la elaboración de un Plan de Acción para el

control del proceso de la tramitación de bienes y servicios que se envían al departamento de procura en la empresa CORPOELEC?

SI _____ NO______

TEG Estefhany Silva

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