AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Automatización de Procesos Administrativos I

TAREA 2: INFORMACIÓN, COMUNICACIÓN, Y SISTEMATIZACION Valor: 5 pts.

Comité del Área de Automatización de Procesos Administrativos; T2-APA_1-15 Página 1

Nombre: ERICK FELIPE BARRERA GAMEZ________________ Carné: 15007173

CEI: JUTIAPA_____ Fecha: _07-03-15_______ Tutor: SENDER ALAY

TAREA 2.

Información y Comunicación en la Organización:

La fábrica de muebles El Súper Mueble de Oficina, actualmente se encuentra en proceso de

actualización de su estructura organizacional tal como se observó en la tarea 1, sin embargo uno de

los departamentos de mayor conflictividad administrativa , es el departamento de ventas debido al

manejo de la información, ya que la misma presenta problemas como los siguientes:

1. Orden inadecuado, códigos de productos erróneos, cálculos inexactos.

2. Fácil acceso de cualquier miembro de la organización a la información.

3. No es posible segmentar correctamente a los clientes.

4. Demasiado tiempo al procesar datos, generando atraso en respuesta a clientes.

5. La previsión de las ventas hasta hoy es muy subjetiva e inexacta.

Considerando que en toda organización la información y comunicación se constituyen como

recursos valiosos para el ser humano se le solicita realice lo siguiente:

1. Un análisis de estos problemas y proponga una solución considerando las características

de la información, esto con el objeto de evitar errores en la toma de decisiones en el

departamento de ventas. (2 pts.).

2. Proponga una forma de cómo proteger la información en el departamento de ventas. (1

pto.).

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Automatización de Procesos Administrativos I

TAREA 2: INFORMACIÓN, COMUNICACIÓN, Y SISTEMATIZACION Valor: 5 pts.

Comité del Área de Automatización de Procesos Administrativos; T2-APA_1-15 Página 2

3. Realice un análisis y proponga que tipos de sistemas de información, permitirían mejorar

el manejo de la información, comunicación y elevar la productividad del departamento de

ventas. (2 pts.)

Para el desarrollo de esta tarea se recomienda considerar lo siguiente:

1. Consultar en su libro de texto los capítulos 3 y 4, básicamente las páginas:

69, 72, 108 y 109

2. Elabore propuestas concretas y con fundamento, basado en los conceptos estudiados en

cada capítulo del libro de texto.

3. Investigar en su empresa u organización, como se trabajan los temas de información y

comunicación y aplíquelos a la solución de su tarea.

4. A las hojas adicionales de su tarea, identifíquelas con sus datos personales, curso y centro

De estudios.

DESARROLLO DE TAREA:

Análisis

La empresa tiene un desorden en el área de ventas, debió a esto, los códigos de los productos son erróneos. Cualquier persona puede entrar a la información del departamento de ventas, por ende, los clientes no pueden ser segmentados correctamente, debido a este problema, el tiempo para procesar la información en estos problemas en la inexactitud en la prevención de las ventas.

Solución

Corto plazo

1. Automatizar el ingreso de la información al departamento de ventas. Implementando un software que pueda llevar el control exacto de los mismos dando así un margen de error muy pequeño.

2. El departamento de informática, tiene que crear usuarios en la red institucional, brindándoles permisos y roles a cada uno de ellos, segmentando cada departamento para que la información no se cruce o cualquier usuario pueda tener acceso a cualquier computador.}

3. En este caso, se podría implementar un software CRM y un ERP, para poder agilizar el área de marketing con los clientes, y también poder tener un mejor control en los inventarios. Aplicar permisos de uso de software del empleado, para que cada quien cumpla con su función, y no estropear o inferir en el trabajo del otro.

La idea general de la mejora del departamento es implementar sistemas que permitan manejar de una manera más eficiente la información, así como también llevar un mejor control de la misma, evitando fuga de información, y robo de la misma o sabotaje. En este caso, para manejar de una mejor manera o sabotaje. En este caso, para manejar de una mejor manera y ordenar en el departamento, se recomienda la implementación de un sistema ERP.

¿Qué es un ERP y un CRM"ERP y CRM son dos términos que muy a menudo se vinculan a algunos conceptos donde los límites que incluyen cada uno no están tan claros.Si ha tratado de buscar información sobre este tema, es posible que haya encontrado una avalancha de material muy centrado en los beneficios de ventas. Esto puede hacer que sea difícil para una persona sin conocimientos técnicos comprender con claridad estos conceptos. En términos simples, ERP y CRM son muy similares, pero diseñados para diferentes p r o p i s i t o s .   A m b o s   s o n   a p l i c a c i o n e s   f u e   p e r m i t e n   a  l o s   e m p l e a d o s   c o m p a r t i r información y coordinar toda la organización además de dar acceso a los ejecutivos a los informes y pronósticos basados en los datos recogidos en estos sistemas. Y mi modo de ver , l as empresas só lo pueden c recer sus gananc ias en dos fo rmas y aumenta r las ven tas o reduc i r l os cos tos . Es tas pueden ser cons ideradas como dos fuerzas opuestas, lo que requiere dos estrategias completamente diferentes. Por esta razón, tiene sentido para las organizaciones gestionar estas dos fuerzas por separado, es decir

Los clientes y las ventas se pueden gestionar a través de un sistema de Customer Relationship Management (CRP)

Los empleados y la productividad pueden ser manejados a través de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP)

Conclusión:

Un CRM es una aplicación que permite la gestión comercial de marketing y atención al cliente. Aunque siempre es posible agregar módulos ad-hoc y generalmente cubre estos aspectos, y un ERP se encuentra orientado hacia áreas operativas de la empresa, tales como finanzas, recursos humanos, producción.

Es decir que pese a que son sistemas similares están diseñados para distintos fines. Cuando usar un CRM o un CRP dependerá principalmente del grado de madurez de la empresa, sus operaciones y los beneficios que pueden obtener en cada caso respectivamente.