DEPARTAMENTO DE COSTOS DEFINICIONUn departamento de costos es una forma de organizar / agrupar los costos organizacionales de tal forma que sean tiles para: a) la toma de decisiones y b) satisfacer las necesidades de reporte interno o externo.Cada organizacin tiene mnimo 2 tipos de centros de costos: A nivel ms micro, el agrupamiento o clasificacin simple de costos encontrado en el plan de cuentas, como por ejemplo suministros de oficina o honorarios. A nivel ms macro, el conjunto de todo lo que hace la organizacin, es decir la organizacin misma como centro de costos; Los Centros de Costos son las reas o departamentos determinados para la planificacin, acumulacin y control de costos, siendo la unidad ms pequea de actividad o rea de responsabilidad, representada por el conjunto de actividades y funciones relativamente homogneas, de las que es responsable un funcionario o supervisor determinado. Dependiendo del tamao y de las necesidades de la empresa, un departamento puede coincidir en un solo centro de costos o integrarse por varios centros.

OBJETIVOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE COSTOS.El establecimiento de centros de costos conlleva los siguientes objetivos: Ayudar a la planeacin y al control administrativo mediante la asignacin, acumulacin y el control de los costos Contar con registros de costos especficos para la determinacin de los costos unitarios de produccin y la valuacin de inventarios

CLASIFICACION DE LOS DEPARTAMENTOS DE COSTO SEn atencin a la actividad que desarrollan los centros de costos del rea de produccin, stos se clasifican como sigue: CENTROS DE COSTOS DE PRODUCCIN.

Son los relacionados directamente con el proceso productivo, en ellos se lleva a cabo la manufactura del producto, ejemplo: Mezcla Moldeo Ensamble Corte acabado Pintura

CENTROS DE COSTOS DE SERVICIO.

Su actividad no se relaciona directamente con la manufactura de los productos, pero proporciona las facilidades necesarias para llevarla a cabo, ejemplo:

Direccin de la fbrica Personal Servicios generales Mantenimiento Almacn de materias primas Ingeniera

CENTROS DE COSTOS MIXTOS.

Realizan funciones relacionadas con la produccin y funciones de servicio, ejemplo:

control de calidad porque: para produccin realiza anlisis selectivo de los productos terminados.como servicio realiza anlisis selectivo de materias primas o de productos de la competencia.

DE LA RELACIN CON LOS DEPARTAMENTOS DE COSTOS.

EN CASO DE RDENES:

(a) Una orden puede ser procesada en un centro productivo especfico y otra en otro centro diferente; por ejemplo una orden es de muebles tubulares y la otra de muebles rsticos.

(b) Una o ms rdenes diferentes pueden requerir ser procesadas en los mismos dos o ms centros productivos; por ejemplo, muebles de diferentes tipos, diseos y maderas pasan primero por el taller de carpintera y luego por el de tapizado y finalmente por barnizado.

EN CASO DE PROCESOS:

(a) Proceso nico.- En caso de que el producto se elabore en un solo proceso, el propio proceso constituye el nico centro de costos involucrado en la produccin.

(b) Procesos continuos o consecutivos.- En caso de que el producto se elabore en varias etapas seriadas involucrando cada una un diferente centro de costos de produccin, estos constituirn los procesos consecutivos o continuos.

APLICACIN DEL CONCEPTO DEPARTAMENTO DE COSTO Y SU RELACION CON LA RENTABILIDAD EMPRESARIALES

Importante determinar qu es lo que definimos como estrategia y cmo lo comunicamos a la estructura de la organizacin, para esto debemos de preguntarnos:

Qu objetivo busco como empresa; rentabilidad, utilidad o costo?Qu comportamiento quiero en los miembros de la empresa?

Porque el comportamiento lo definir el tipo de centro de responsabilidad que seamos, por ejemplo; Asumimos que queremos ser un centro de responsabilidad basado en el costo. El comportamiento se orientara al ahorro, a la mejora de procesos, a la innovacin; se premiar la creatividad de la gente al buscar nuevas formas de ahorro; energa, recursos materiales, en creacin de productos, etc.En cambio si fuera en base a la utilidad, es decir orientada a las ventas, toda la organizacin se orientar al proceso de ventas, vender y vender bajo cualquier condicin, se estimula: la imagen, el servicio, la entrega, entre otros. He aqu que muchas organizaciones se autodenominan centros de costo y estn ubicados en grandes zonas corporativas, pagando grandes rentas, empleando la mayor parte del presupuesto en publicidad e imagen, parece que aqu se presenta una gran contradiccin y con gran riesgo de sobrevivencia de la empresas. Es por ello que cuando hablamos de Unidad de Costeo nos referimos a aquel concepto de unidad orgnica u operativa con relacin al cual se busca agrupar o concentrar los Costos. Los costos pueden acumularse por cuentas, trabajos, procesos, productos u otros segmentos del negocio. Los costos sirven, en general, para tres propsitos: 1. Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y evaluar el inventario (estado de resultados y balance general). 2. Ofrecer informacin para el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (informes de control). 3. Proporcionar informacin a la administracin para fundamentar la planeacin y la toma de decisiones (anlisis y estudios especiales).El sistema formal de la contabilidad de costos generalmente ofrece informacin de costo de informes para la realizacin de los dos primeros objetivos. Sin embargo, para los fines de planeacin y toma de decisiones de la administracin, esta informacin generalmente debe reclasificarse, reorganizarse y complementarse con otros informes econmicos y comerciales pertinentes tomados de fuentes ajenas al sistema normal de contabilidad de costos. SISTEMAS DE COSTOS Es un conjunto de procedimientos y tcnicas para calcular el costo de las distintas actividades, y para ello definimos lo siguiente: 1. Segn el tratamiento de los costos fijos o Costeo por absorcin: Todos los costos de fabricacin se incluyen en el costo del producto, as como se excluyen todos los costos que no son de fabricacin. La caracterstica bsica de este sistema es la distincin que se hace entre el producto y los costos del perodo, es decir los costos que son de fabricacin y los que no lo son.

2. Costeo variable: Los costos de fabricacin se asignan a los productos fabricados. La principal distincin bajo este sistema es la que existe entre los costos fijos y los variables. Los costos variables son los nicos en que se incurre de manera directa en la fabricacin de un producto. Los costos fijos representan la capacidad para producir o vender, e independientemente del hecho de que se fabriquen o no los productos y se lleven al perodo, no se inventaran. Los costos de fabricacin fijos totales permanecen constantes a cualquier volumen de produccin. Los costos variables totales aumentan en proporcin directa con los cambios que ocurren en la produccin. La cantidad y presentacin de las utilidades vara bajo los dos mtodos. Si se utiliza el mtodo de costeo variable, los costos variables deben deducirse de las ventas, puesto que los mismos son costos en los que normalmente no se incurrira si no se produjeran los artculos.

3. Segn la forma de concentracin de los costos o Costeo por rdenes: Se emplea cuando se fabrica de acuerdo a pedidos especiales de los clientes.

4. Costeo por procesos: Se utiliza cuando la produccin es repetitiva y diversificada, aunque los artculos son bastante uniformes entre s.

5. Segn el mtodo de costeo o Costeo histrico o resultante: Primero se consume y luego se determinan el costo en virtud de los insumos reales. Puede utilizarse tanto en costos por rdenes como en costos por procesos.

6. Costeo predeterminado: Los costos se calculan de acuerdo con consumos estimados. Dentro de estos costos predeterminados podemos identificar 2 sistemas:

Costeo estimado o presupuesto: slo se aplica cuando se trabaja por rdenes. Son costos que se fijan de acuerdo con experiencias anteriores. Su objetivo bsico es la fijacin de precios de venta. Costeo estndar: Se aplica en caso de trabajos por procesos. Los costos estndares pueden tener base cientfica (si se pretende medir la eficiencia operativa) o emprica (si su objetivo es la fijacin de precios de venta). En ambos casos las variaciones se consideran ineficiencias y se saldan por ganancias y prdidas.

Relacin con la planeacin, el control y la toma de decisiones Estos costos ayudan a la gerencia y a los administradores en las funciones de planeacin, control y toma de decisiones. Entre estos costos se pueden destacar: Costos absorbentes. Costos estndares y costos presupuestados. Costos controlables y no controlables. Costos fijos comprometidos y costos fijos discrecionales. Costos relevantes y costos irrelevantes. Costos diferenciales. Costos de oportunidad. Costos de cierre de planta.

He aqu la importancia que ha adquirido la funcin de costos en las organizaciones, cada vez ms estratgico que operativo, ya que debido a la informacin, control y toma de Decisiones, los nuevos Directores definen el rumbo y la permanencia de las organizaciones basado en los centros costos.ACTIVIDAD DEL DEPARTAMENTO DE COSTOSA continuacin se presentan las principales actividades en la Contabilidad de Costos y como pueden estas ayudar a mejorar la direccin tctica de una empresa e incrementar sus utilidades.

Valuacin de Inventarios

El contador de costos tiene la obligacin de calcular el costo del inventario final. Este clculo tendr un fuerte impacto en el margen de utilidad de una empresa, y por lo tanto llama la atencin de los auditores, quienes se basan en los clculos del contador de costos para verificar su precisin. un pequeo error en el clculo del inventario final se puede traducir en un cambo muy grande en los resultados financieros de una empresa, debido a esto, esta sera la actividad ms importante en la para un contador de costos.

La valuacin de inventarios no es un simple clculo, es la culminacin de varios pasos complicados como a) el tener un sistema de transacciones de inventarios muy preciso (el cual puede requerir conteos fsicos de los inventarios), usar correctamente un mtodo de valuacin de inventarios (verValuacin de Inventarios), llevar una contabilizacin de los inventarios obsoletos, y ajustar los costos de inventario como sea necesario. Hay un vasto nmero de transacciones que pueden afectar la valuacin de los inventarios, por lo tanto el contador de costos se llevara una buena parte de su tiempo en investigar problemas y actualizar los sistemas de registro para mejorar la calidad de la informacin.

Al inicio de la carrera de un contador de costos, la valuacin de inventarios para propsitos de reportes financieros tiene bsicamente el enfoque central de sus actividades. Una vez que tenga el conocimiento suficiente para manejar correctamente una valuacin de inventarios, entonces podr dedicar tiempo a las siguientes actividades que se muestran a continuacin.

Reportes Administrativos

Las responsabilidades de reportes financieros del contador de costos no terminan en la valuacin de inventarios, tambin existe una serie de informes financieros que la administracin de una empresa puede solicitar, los ms comunes pueden ser:

- Anlisis de propuestas para inversin de capital - Desempeo de centros de costo - Tendencias de precios de las principales materias primas usadas en los productos - Desempeo de clientes - Desempeo de decisiones tomadas previamente - Mtricos - Rentabilidad por departamento - Rentabilidad por orden o proyecto - Rentabilidad por producto - Rentabilidad por lnea de producto

Solucin de problemas

El contador de costos puede estar fuertemente involucrado en diferentes reas como produccin, almacenes de inventarios, ingeniera de productos, y otras para el monitoreo las causas de problemas, reportarlos a la administracin y participar en las posibles soluciones.Este tipo de problemas puede no involucrar ningn reporte por escrito, sino solamente necesitar una simple comunicacin verbal o una breve nota. Este es el tipo de trabajo que los gerentes de Produccin verdaderamente aprecian de la Contabilidad de Costos, y que es el sello de un contador de costos verdaderamente involucrado.

Establecimiento de Precios

El departamento de ventas es el responsable de establecer los precios de venta de los productos, los cuales estn basados tanto en la oferta y demanda, como en el costo de produccin de los mismo. Aun as, el contador de costos est involucrado en el establecimiento de precios por las siguientes 4 razones:

-Establecimiento de precios incrementales. Estos precios se establecen cuando el cliente ordena uno o ms productos solamente por una sola vez. -Establecimiento de precios basados en el costo estndar del producto. El contador de costos debe llevar un sistema de costos estndar muy especfico y a detalle para poder basar en este los precios de venta. -Contratos gubernamentales. Muchos gobiernos ordenan productos en donde al proveedor se le reembolsa por todos los costos incurridos ms un posible utilidad. -Precio de venta demasiado bajo. Existe el riesgo de que un gerente de Ventas establezca un precio de venta demasiado bajo, por lo tanto el contador de costos deber proporcionar informacin actualizada y correcta de los costos de produccin de cada producto.

Investigacin de Costos

El contador de costos tiene la obligacin de investigar todos los costos de la compaa, y de reportar a la administracin cualquier oportunidad que encuentre de reduccin de costos. Estas son algunas herramientas para la investigacin de costos:

- Anlisis de 5s - Anlisis de costos fijos - Consolidacin de materias primas - Anlisis de gastos - Anlisis de mermas y scrap

Elaboracin de Presupuestos

El contador de costos no es probablemente el responsable de elaborar el presupuesto de una compaa, pero ciertamente estar involucrado en proporcionar informacin usada para la realizacin del mismo. La siguiente informacin podr ser proporcionada y revisada por el contador de costos:

- Presupuesto de produccin - Planeacin de capacidad de produccin - Presupuestos departamentales

Sistemas de Acumulacin de Costos

Un punto muy importante que a veces tiende a ser ignorado es el tipo del sistema que una compaa usa para acumular sus costos. Este sistema debe ser basarse en los tipos de anlisis necesitados para poder llevar a una empresa a generar utilidades.Tambin muy importante en cuanto a la acumulacin de costos es el diseo de una estructura apropiada para la distribucin de gastos indirectos de fabricacin u overead. Para poder elaborar los reportes financieros correctamente, es necesario tener una razn justificada para distribuir los gastos indirectos a los productos y servicios.El contador de costos necesita verificar peridicamente cuales costos son definidos como gastos indirectos de fabricacin, como son acumulados para su distribucin y la base sobre la cual esas distribuciones son calculadas.PERSONAS QUE INTERVIENEN EN EL DEPARTAMENTO DE COSTOS DOCUMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COSTOS Solicitud de comprasLa persona encargada de hacer las compras de los materiales para la produccin debe recibir una solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningn trmite para efectuarlas.De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que adems de amparar la operacin, evita que se efecten compras cuando no es necesario hacerlasSolicitud de cotizacin a proveedoresUna vez que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud de compras, debidamente autorizada, puede empezar a hacer los trmites necesarios para efectuar las compras del material que se le solicit.El primer trmite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios a la empresa. De tal forma que el encargado de compras debe efectuar una investigacin convarios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que ms le convenga.

Orden de compraCuando el encargado de compras recibe las contestaciones por parte de los proveedores de las solicitudes de cotizacin a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra fase del trmite de compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y precios al negocio.

Nota de recepcinEs importante que en cualquier negocio exista una persona que asuma la responsabilidad de recibir los materiales que entregan los proveedores. Para que dicha persona efecte la recepcin de materiales deber tener una copia de la orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de control, no se debe recibir material.

Nota de devolucin de materiales a proveedoresEn algunas ocasiones, es necesario regresar al proveedor material daado o en malas condiciones. En tal situacin, es responsabilidad del encargado de compras efectuar el trmite de devolucin y solicitar al proveedor que le bonifique el importe pagado por la mercanca objeto de la devolucin.

RELACION CON OTROS DEPARTAMENTOS