““ JORNADAS PARA LA CULMINACION JORNADAS PARA LA CULMINACION DE EFECTIVIZACION EN LA DE EFECTIVIZACION EN LA

TRANSFERENCIA DE FUNCIONES EN TRANSFERENCIA DE FUNCIONES EN MATERIA AGRARIA E INICIO DE LA MATERIA AGRARIA E INICIO DE LA GESTION DESCENTRALIZADA, CON GESTION DESCENTRALIZADA, CON

LOS GOBIERNOS REGIONALES LOS GOBIERNOS REGIONALES -- 20092009””

OFICINA DE PLANEAMIENTO OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTOY PRESUPUESTO

UNIDAD DE DESARROLLO UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Y DE PROCESOS ORGANIZACIONAL Y DE PROCESOS

(UDOP)(UDOP)

“MODIFICACION DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN””””

DEFINICION

Son instrumentos normati-vos que tienen por finalidad el rediseño y mejoramiento de la gestión pública.

�Reglamento de Organización y Funciones (ROF)

�Cuadro para Asignación de Personal (CAP)

�Manual de Organización y Funciones (MOF)

�Texto Unico de Procedimientos Administrativos (TUPA)

..JERARQUIA DE DOCUMENTOS DE GESTION

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)(ROF)

A. DefiniciónEl Reglamento de Organización y Funciones (ROF) es un instrumento técnico normativo de gestión que determina la naturaleza, finalidad, competencia, estructura orgánica y relaciones de una entidad Pública, las funciones y la composición de cada una de sus dependencias; las atribuciones, jerarquías de decisión y ámbito de supervisión de los cargos directivos.

El ROF es el insumo que necesitan los otros documentos El ROF es el insumo que necesitan los otros documentos para su formulacipara su formulacióón.n.

En efecto una vez que se tiene definida la organizaciEn efecto una vez que se tiene definida la organizacióón n interna de la entidad, es decir, establecidos los niveles interna de la entidad, es decir, establecidos los niveles jerjeráárquicos asrquicos asíí como asignada las funciones y como asignada las funciones y responsabilidades entre los responsabilidades entre los óórganos y unidades rganos y unidades orgorgáánicas, se puede, a travnicas, se puede, a travéés del CAP, establecer los s del CAP, establecer los cargos necesarios para llevar a cabo tales funciones ascargos necesarios para llevar a cabo tales funciones asíícomo, mediante el MOF, establecer las funciones como, mediante el MOF, establecer las funciones particulares de cada cargo.particulares de cada cargo.

B. Ventajas del ROF

Las siguientes son las ventajas que presenta el Reglamento de Organización y Funciones :

1. Establece claramente las funciones y las responsabilidades que corresponde a los diferentes órganos de una entidad, evitando la duplicidad de las mismas.

2. Clasifica y ordena las funciones de acuerdo a los tipos de órgano de Alta Dirección, Asesoramiento, Apoyo, Control y de Línea.

3. Precisa la Unidad de Mando por parte de los jefes hacia su persona.

4. Define las atribuciones que les corresponde desempeñar a los cargos jefaturales.

5. Tipifica la jerarquía de los cargos jefaturales

6. Facilita la formulación del Cuadro para Asignación de Personal (CAP) de la entidad y de los Manuales de Organización y Funciones (MOF), de cada uno de sus órganos.

7. Constituye un documento base para efectuar los procesos de reestructuración o reorganización que estime conveniente la Alta Dirección.

C. Base Legal para Formular el ROF

Las entidades de la Administración Pública deciden la formulación de sus respectivos Reglamentos de Organización y Funciones, teniendo en cuenta que dicho proceso debe sujetarse a los criterios y disposiciones establecidos en :

- Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado Ley Nº 27658 que contiene el marco general sobre el diseño y estructura de la Administración Pública de los diferentes niveles de gobierno.

- Los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización y Funciones – ROF, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 043-2006-PCM del 26.07.2006. Contiene el marco normativo que las entidades de los diferentes gobiernos deben seguir para su correspondiente elaboración y aprobación de su respectivo ROF.

D. Dependencia de la Entidad que D. Dependencia de la Entidad que

elabora el ROFelabora el ROF

La conducción del proceso de la elaboración ómodificación del ROF, esta a cargo del Organoresponsable de las funciones de planeamiento, racionalización o quien haga sus veces (Art. 7º).

Corresponde a la Secretaría General de los Ministerios, Gerencia Regional y la Gerencia Municipal supervisar el cumplimiento de las disposiciones previstas en los lineamientos (Art. 8º).

E. Criterios para la elaboración del ROF

a. Observar las disposiciones contenidas en la normasque regulan el proceso de modernización y descentralización del Estado

b. Aplicar criterios de simplicidad y flexibilidad en el diseño de la Organización que permita lograr mayor nivel de eficiencia y mejor atención a los usuarios.

c. Observar el principio de especialidad integrando funciones afines, eliminando conflictos de competenciay duplicidad de funciones entre órganos y unidadesOrgánicas

F. AprobaciF. Aprobacióón / Modificacin / Modificacióón del ROFn del ROFLas funciones generales y especificas transferidas a los gobiernos regionales deberán ser incorporadas en sus respectivos reglamentos de organización y funciones para el adecuado ejercicio de cada función.Corresponde a las entidades receptoras definir el órgano o unidad orgánica responsable de realizar las funciones acreditadas y aprobar las modificaciones a sus respectivos ROF

d. Observar el principio de legalidad de funciones, las mismas que debe estar plenamentejustificadas y amparadas en normas sustantivas

La aprobación de la modificación del ROF deberá estar amparada en un Informe Técnico Sustentatorio En el caso de los Gobiernos Regionales, es aprobado por el Titular de la Entidad (Ordenanza Regional), no requiere opinión del Sector

Del Informe TDel Informe Téécnico cnico SustentatorioSustentatorio::

El mismo que para el caso de los Gobiernos El mismo que para el caso de los Gobiernos Regionales debe contener la siguiente informaciRegionales debe contener la siguiente informacióón:n:

-- Del Informe TDel Informe Téécnico cnico SustentatorioSustentatorio por por ModificaciModificacióón :n :

SecciSeccióón 1.n 1.-- JustificaciJustificacióónnSecciSeccióón 2.n 2.-- AnAnáálisis de consistencialisis de consistenciaSecciSeccióón 3.n 3.-- Efectos PresupuestalesEfectos Presupuestales

SecciSeccióón 1.n 1.-- JustificaciJustificacióón:n:

a)a) AnAnáálisis Funcional.lisis Funcional.--

i i -- IdentificaciIdentificacióón de las nuevas funciones establecidas n de las nuevas funciones establecidas en el ROF propuesto; asen el ROF propuesto; asíí como aquellas que han sido como aquellas que han sido suprimidas o modificadas en relacisuprimidas o modificadas en relacióón con el ROF n con el ROF vigente y sustento legal de cada una de estas funcionesvigente y sustento legal de cada una de estas funcionesEjemplo:Ejemplo:

FunciFuncióón Especn Especíífica o) del artfica o) del artíículo 51culo 51ºº de la Ley de la Ley OrgOrgáánica de los Gobiernos Regionales (LOGR) nica de los Gobiernos Regionales (LOGR) Promover polPromover polííticas para generar una cultura de ticas para generar una cultura de seguridad seguridad alimentariaalimentaria::

--Efectuar el seguimiento y evaluaciEfectuar el seguimiento y evaluacióón de los principales n de los principales indicadores de seguridad indicadores de seguridad alimentariaalimentariaa nivel regionala nivel regional

--Realizar campaRealizar campaññas de difusias de difusióón de la estrategia nacional n de la estrategia nacional de seguridad de seguridad alimentariaalimentariaa nivel regionala nivel regional

--Formular Formular aproyectosaproyectosde inverside inversióón pn púública en materia de blica en materia de seguridad seguridad alimentariaalimentaria en concordancia con las guen concordancia con las guíías as aprobadas y manuales taprobadas y manuales téécnicos vigentescnicos vigentes

-- Realizar el seguimiento y evaluaciRealizar el seguimiento y evaluacióón de proyectos de n de proyectos de inversiinversióón en materia de seguridad n en materia de seguridad alimentariaalimentaria de de acuerdo a las normas del Sistema Nacional de Inversiacuerdo a las normas del Sistema Nacional de Inversióón n PPúública (SNIP)blica (SNIP)

-- CapacitaciCapacitacióón de funcionarios y profesionales n de funcionarios y profesionales involucrado en gestiinvolucrado en gestióón de n de pryectopryectode inverside inversióón pn púública blica agraria con enfoque de seguridad agraria con enfoque de seguridad alimentariaalimentaria en el en el áámbito regionalmbito regional

iiii –– Sustento tSustento téécnico de la inclusicnico de la inclusióón, modificacin, modificacióón o n o supresisupresióón de cada una de estas funciones, segn de cada una de estas funciones, segúún n corresponda.corresponda.Ejemplo:Ejemplo:

Esta establecido que por efecto del proceso de Esta establecido que por efecto del proceso de descentralizacidescentralizacióón las entidades receptoras de funciones n las entidades receptoras de funciones deben incorporar en su reglamento de organizacideben incorporar en su reglamento de organizacióón y n y funciones para el adecuado ejercicio de cada funcifunciones para el adecuado ejercicio de cada funcióón n Art. 27Art. 27ºº del del D.SD.S.043.043--20062006--PCMPCM

b) Anb) Anáálisis de Estructuralisis de Estructura

i.i. Razones que sustenten la creaciRazones que sustenten la creacióón de cada uno de n de cada uno de los nuevos los nuevos óórganos y unidades orgrganos y unidades orgáánicas, cuando nicas, cuando corresponda. Para estos efectos, debe desarrollarse corresponda. Para estos efectos, debe desarrollarse una explicaciuna explicacióón detallada de por qun detallada de por quéé las nuevas las nuevas funciones no pueden ser asumidas por los funciones no pueden ser asumidas por los óórganos rganos existentesexistentesEjemplo:Ejemplo:

. Creaci. Creacióón de una Direccin de una Direccióón de Forestal y de Fauna n de Forestal y de Fauna SilvestreSilvestre

-- RazRazóón de su creacin de su creacióón, en este caso se debern, en este caso se deberáá desarrollar desarrollar un explicaciun explicacióón detallada de porqun detallada de porquéé las funciones las funciones transferidas de DGFF no pueden ser asumidas por los transferidas de DGFF no pueden ser asumidas por los óórganos existentes rganos existentes EjemEjem.: Razones de especialidad en .: Razones de especialidad en la materia forestal, volumen o carga de trabajo en el la materia forestal, volumen o carga de trabajo en el desempedesempeñño de las funciones (numero de o de las funciones (numero de procedimientos administrativos que se desprenden de procedimientos administrativos que se desprenden de la funcila funcióón transferida) n transferida)

iiii Organigrama vigente : ActualOrganigrama vigente : Actualiiiiii Organigrama propuesto : Con inclusiOrganigrama propuesto : Con inclusióón de nuevas n de nuevas

unidadesunidades

c) Anc) Anáálisis de no duplicidad de funciones, con lisis de no duplicidad de funciones, con éénfasis en nfasis en las funciones generales de la Entidad y en las de sus las funciones generales de la Entidad y en las de sus óórganos de lrganos de líínea, relacinea, relacióón con otras entidades del n con otras entidades del sector psector púúblico que realizan funciones o actividades blico que realizan funciones o actividades similares o que persiguen fines iguales o semejantessimilares o que persiguen fines iguales o semejantes

Ejemplo:Ejemplo:

Comparar con otras Direcciones de LComparar con otras Direcciones de Líínea o nea o Entidades del Sector PEntidades del Sector Púúblico que realizan funciones blico que realizan funciones en materia Forestal.en materia Forestal.

d) En caso de que la nueva estructura implique cambios d) En caso de que la nueva estructura implique cambios sustantivos en el Cuadro de Asignacisustantivos en el Cuadro de Asignacióón de n de Personal, se incluirPersonal, se incluiráá la propuesta del nuevo CAP. Se la propuesta del nuevo CAP. Se entiende por cambios sustantivos el incremento, entiende por cambios sustantivos el incremento, reduccireduccióón o reubicacin o reubicacióón interna de al menos quince n interna de al menos quince por ciento (15%) del personal de la entidadpor ciento (15%) del personal de la entidad

e) Se podre) Se podráá incluir un acincluir un acáápite en el cual se explique la pite en el cual se explique la simplificacisimplificacióón y optimizacin y optimizacióón de procesos con n de procesos con detalle y justificacidetalle y justificacióón de cada uno y su n de cada uno y su especializaciespecializacióónn

f)f) Se puede establecer la posibilidad de Se puede establecer la posibilidad de tercerizartercerizardeterminadas labores de los determinadas labores de los óórganos de rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluirasesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluiráála identificacila identificacióón de los n de los óórganos de asesoramiento o rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, incluyendo la identificacide apoyo de la entidad, incluyendo la identificacióón n de los de los óórganos responsables de la supervisirganos responsables de la supervisióón de las n de las actividades actividades tercerizadastercerizadas..

SecciSeccióón 2.n 2.-- AnAnáálisis de consistencialisis de consistencia

En esta secciEn esta seccióón del informe se debe sustentar la n del informe se debe sustentar la coherencia entre la estructura orgcoherencia entre la estructura orgáánica propuesta y los nica propuesta y los objetivos institucionales contemplados en documentos objetivos institucionales contemplados en documentos de planeamiento de carde planeamiento de caráácter cter multianualmultianual y otros y otros instrumentos que expresen las polinstrumentos que expresen las polííticas sectoriales ticas sectoriales regionales o locales.regionales o locales.

Se sustentarSe sustentaráá la coherencia entre la estructura orgla coherencia entre la estructura orgáánica nica propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad con un horizonte de tres acon un horizonte de tres añños. Se incluiros. Se incluiráá la siguiente la siguiente informaciinformacióón.n.

a) Cuadro comparativo de los gastos de operacia) Cuadro comparativo de los gastos de operacióón de la n de la estructura vigente y la propuestaestructura vigente y la propuesta

SecciSeccióón 3.n 3.-- Efectos presupuestalesEfectos presupuestales

b) Cuando se haya previsto la b) Cuando se haya previsto la tercerizacitercerizacióónn de de determinadas labores de los determinadas labores de los óórganos de asesoramiento o rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluirde apoyo de la entidad, se incluiráá el anel anáálisis costo lisis costo ––beneficio que sustente esta decisibeneficio que sustente esta decisióónn

c) Por excepcic) Por excepcióón, en el caso en que la nueva estructura n, en el caso en que la nueva estructura orgorgáánica represente un mayor gasto corriente para la nica represente un mayor gasto corriente para la entidad, deberentidad, deberáá incluirse la sustentaciincluirse la sustentacióón del n del financiamiento de financiamiento de ééste como la proyecciste como la proyeccióón de gasto n de gasto corriente con un horizonte de tres acorriente con un horizonte de tres aññosos

-- Del Informe TDel Informe Téécnico cnico SustentatorioSustentatoriopor por modificacimodificacióón parcialn parcial

Cuando la modificaciCuando la modificacióón parcial del ROF no represente n parcial del ROF no represente cambios en la estructura orgcambios en la estructura orgáánica o en el presupuesto nica o en el presupuesto aprobado de operaciaprobado de operacióón y funcionamiento para la n y funcionamiento para la entidad mayores a un cinco por ciento (5%) en el entidad mayores a un cinco por ciento (5%) en el ejercicio presupuestal vigente, el Informe Tejercicio presupuestal vigente, el Informe Téécnico scnico sóólo lo versarversaráá sobre lo contenido en los incisos a) de la sobre lo contenido en los incisos a) de la secciseccióón primera y a) de la seccin primera y a) de la seccióón tercera del Artn tercera del Artíículo culo 3030ºº..

SecciSeccióón Primera :n Primera :•• AnAnáálisis Funcional.lisis Funcional.--

IdentificaciIdentificacióón de las nuevas funciones establecidas n de las nuevas funciones establecidas en el ROF propuesto; asen el ROF propuesto; asíí como aquellas que han como aquellas que han sido suprimidas o modificadas en relacisido suprimidas o modificadas en relacióón con el n con el ROF vigente y sustento legal de cada una de estas ROF vigente y sustento legal de cada una de estas funcionesfunciones

SecciSeccióón Tercera:n Tercera:•• Cuadro comparativo de los gastos de operaciCuadro comparativo de los gastos de operacióón n dede

la estructura vigente y la propuestala estructura vigente y la propuesta

INICIO

Recibe, revisa y Visa :. Proyecto de ROF. Proyecto Ordenanza

Regional . Informe Técnico ROF

Proyecto OR

Revisa y Visa Documentos. Remite a Presidencia Regional

Proyecto ROF.

Informe Técnico

Proyecto de ROF.

Revisa y da conformidad a documentos

Proyecto O.R.

Informe Técnico

Proyecto de ROF

Visa Proyecto

Recibe, revisa, aprueba y firma Ordenanza Regional

NO SI

Tramita aprobación

Remite a OPP para su modificación

Opinión favorable

1

FIN

OF. PLANEAMIENTO YPRESUPUESTO/

OF. ASESORIAJURIDICA

GERENCIA GENERALPRESIDENCIA

REGIONALCONSEJO REGIONAL

GOBIERNO REGIONAL

FLUJOGRAMA: PARA LA MODIFICACION DEL ROF NIVEL REGIONAL

Formula modificación:. Proyecto de ROF. Proyecto Ordenanza

Regional . Informe Técnico Sust.

Proyecto OR

Informe Técnico

Proyecto de ROF.

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