TALLER Change Management en la Implementación de ... · impactos del cambio en la organización....

Mayo 2012

Procesos Tecnología Personas y

Cultura

TALLER

Change Management en la Implementación de

Soluciones Tecnológicas

Taller de Change Management en la

Implementación de Soluciones Tecnológicas



Nuestras Expectativas …



Comprender las dinámicas de los procesos de cambio y cómo actuar sobre ellos.

Tomar decisiones sobre una buena estrategia de cambio.

Aplicar herramientas y conceptos para mitigar impactos del cambio en la organización.

Objetivos



Temario 08:45 - 09:00 Bienvenida

09:00 - 10:00 Dinámica 1: Obra de Teatro

10:00 - 10:15 Coffe Break

10:15 - 11:30 El Proceso del Cambio Introducción - Evolución Evidencia - Banco Santander Dinámica 2: Historia

11:30 – 12:30 Metodología de Gestión del Cambio



Obra de Teatro

1. Tiempo de Duración de la obra 20 minutos

2. Todos pueden “Intervenir” la obra cuando esta se congele (detenga)

3. La forma de intervenir es usando las instrucciones que están en sus mesas.

4. La obra continua de acuerdo a la primera instrucción alzada.



Reflexión y Conclusiones

Retro Indumotora.mp4



Ahora vamos a un coffe break…



Una mirada evolutiva

El Cambio del Aguila.wmv



El proceso del desarrollo de caminar de los niños

Desde lo más simple a lo más

complejo

Proceso de Cambio Una mirada evolutiva



El Desafío del Proceso de Cambio

Ipad-bk.wmv



CURVA DEL ÁNIMO

Proceso de Cambio Reacciones Frente al Cambio

EXPERIENCIA DE TRANSICIÓN ORGANIZACIONAL

Facilitar el

proceso

de cambio



Implantación Sistema de Nómina Evidencia del desafío de la gestión del cambio

Proceso de Cambio Caso Banco Santander Chile

• Ex Subgerente de Remuneraciones y Procesos Corporativos, Banco Santander Chile.

• 14 años en Santander Chile

• Remuneraciones, Tecnología aplicada a RRHH, Procesos, Flujos, Gestión y Tecnologías de Información.

• Actualmente Socio de la empresa ASIrh (Asesorías en Soluciones Integrales para RRHH)



• En 1995 el Santander y otros bancos crean el proyecto: Muad’Dib, Sistema Integral de RRHH (Cliente-Servidor).

• En 2006 se declara por TI que no hay soporte para Sybase, por lo que se debe cambiar de Sistema.

• La empresa proveedora ya no existe, no hay soporte para el sistema. La opción es el cambio.

• La empresa cuenta con una dotación de mas de 12.000 colaboradores, con mas de 30 razones sociales y se encuentra localizada en todo Chile.

• El sistema es administrado por 5 personas, sin embargo, la formulación esta en un 95% fuera del sistema.

• Las fusiones han generado una complejidad alta en el calculo de remuneraciones.

La Urgencia del Cambio



• El 2006 se abordó proyecto con una solución nacional, se declara: 80% de implementación y 20% de desarrollo.

• Declaración inicial: “El sistema lo cubre todo, pidan ahora ya que después no se aceptan reclamos”

• Resultado: El proyecto se transformó en 80% de desarrollo y 20% de implementación.

• El desarrollo e implementación, se realizó separado a los usuarios.

• El nivel de expectativas fue alto y el resultado final no cubría sus necesidades.

• Se invirtieron 2 años, sin resultados, al final se abandona el proyecto debido a que no pudo ser aplicado a la realidad de la empresa.

• Decepción, frustración e imagen deteriorada.

Experiencia de Transición Organizacional



Que hacer??? Seguimos con el problema!!!!!

Desarrollo

Interno

• Web

• SQL Server

• Full paramétrico

• Modular

• Multiempresa

• Formulable



• Se escoge RHpro • Se acota a tres objetivos:

Doble Cotización Liquidación (Migración Total) Formulación

• Se incorpora a usuarios al equipo técnico, se los capacita desde el principio y aportan al logro del objetivo.

• Se premia cada etapa cumplida (asados, regalos y viaje de capacitación a Argentina). • Se cuenta con el apoyo del Gerente de Area y de División. • El liderazgo del proyecto es de RRHH, con el apoyo de TI.

Facilitando el Cambio



Ruta del éxito (2010)

May Jun - Jul Ago - Dic Mar

• Firma Contrato • Conformar equipo • Habilitar Sistemas • Buscar Patrocinio

• Instalación • Relevamiento • Diseño • Implementación • Pruebas • Puesta en Marcha

primera Etapa • Capacitación • Celebración • Comunicación

• Relevamiento • Diseño • Implementación • Pruebas • Capacitación • Celebración • Comunicación

Doble Cotización

Liquidación

• Lanzamiento • Comunicación • Presentaciones • Premio final (Viaje

a Buenos Aires para todo el equipo)



Una Historia …

4 personas: Todos, Alguien, Cualquiera y Nadie. Había que hacer un trabajo importante y TODOS estaban seguros que ALGUIEN lo iba a hacer. CUALQUIERA lo podría haber hecho, pero NADIE lo hizo. ALGUIEN se enojó por esto, porque era el trabajo de TODOS. Cada uno pensó que CUALQUIERA lo podía hacer, pero NADIE se enteró de que TODOS no lo iban a hacer. TODOS culparon a ALGUIEN, cuando NADIE hizo lo que CUALQUIERA podría haber hecho.



Ejercicio … • 4X todos pierden $ 500.000

• 3X+ 1Y Las X ganan $ 500.000 y la Y pierde $ 1.500.000

• 2X + 2Y Las X ganan $1.000.000 y la Y pierde 1.000.000

• 1X + 3Y Las X ganan $ 1.500.000 y la Y pierde $500.000

• 4Y todos ganan $ 500.000



Reflexión y Conclusiones



Metodología de Gestión Cambio (La Receta)



ETAPA 1

Decisión

ETAPA 2

El Problema y la

Solución

ETAPA 3

Diagnóstico

ETAPA 4

Implementación

ETAPA 5

Monitoreo y Medición

Definir la visión y el sentido de urgencia

Definición de Requerimientos

Evaluación de las Soluciones

Selección de la Solución

Diagnóstico de Predisposición al

Cambio

Definición de la Estrategia de

Gestión del Cambio

Plan de Gestión del Cambio

Cumplimiento de Objetivos

Seguimiento



Definir la visión y el sentido de urgencia

CREAR NECESIDAD VISION DE FUTURO

Necesidad de cambiar ahora Expresar un Futuro que otros fácilmente puedan comprender

Cuál es el Riesgo de No Cambiar Crear y compartir un propósito claro que entusiasme a actuar

Cuáles son los Beneficios del Cambio

Asegurar que sea simple y entendible



Definición de Requerimientos

Evaluación de las Soluciones

Selección de la Solución



FASE 4

ESTRATEGIA DE GESTIÓN DEL

CAMBIO

FASE 3

ANÁLISIS DE RIESGOS

FASE 2

ANÁLISIS DE STAKEHOLDERS

FASE 1

MADUREZ DE LA ORGANIZACIÓN

Capacidad de adopción y aprendizaje al cambio

Cultura para trabajar proyectos

Potencial para trabajar en equipo

colaborativamente

Comunicación de la Organización

Stakeholders

Sponsors

Riesgos asociados a una implementación

Tecnológica Definir una Estrategia

Project Charter



Diagnóstic

o perfil

cultural

Diagnóstic

o gestión

de

proyectos

Diagnóstic

o adopción

tecnología

e

Innovación

Análisis de

Stakeholde

r

Mapa de

Riesgo



Análisis de

Stakeholde

r



Funcionales

Gestión de Proyectos

Ejecutivo

Organizacional

Técnico

Recursos

Riesgos

Mapa de

Riesgo

HARDWARE, SOFTWARE

Arquitectura de Sistema

Perfomance

Sizing

Seguridad

Etc.

FALTA DE APOYO GERENCIAL

Falta de Recursos

SPONSORS

Alineación con otras iniciativas

ALINEAMIENTO ORGANIZACIONAL

Comunicación

Alineación con la estrategia del negocio

GESTION DE RECURSOS

Presupuestos

Disponibilidad

Perfiles

REQUERIMIENTOS FALTANTES

Entendimiento de los procesos

Expectativas de Funcionalidad

Confiabilidad, Usabilidad

Integración con Sistemas Legacy

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

Metodologías

Proceso de toma de decisiones



Project Charter Gestión del Cambio Despliegue de la ESTRATEGIA de la

GESTIÓN DEL CAMBIO.

Sirve como una carta fundacional

DIAGNOSTICO

PROJECT CHARTER

PLAN DE GESTION DEL

CAMBIO



PROJECT CHARTER GESTIÓN DEL CAMBIO

COMUNICACIÓN

Canales de comunicación

Formatos

Mensaje, contenido y posicionamiento

CAPACITACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

Modalidad y metodología (presencial, eLearning, semi presencial)

Bases de conocimientos, sistemas colaborativos

Formadores de facilitadores (Train Trainners)

GESTIÓN DE STAKEHOLDERS

Compromisos y persuasión, identificación de líderes de cambio

MOTIVACIÓN

Plan de incentivos (auto desarrollo, reconocimiento, estabilidad laboral etc. )

GESTIÓN DE RIESGOS

Plan de prevención, mitigación y resolución de riesgos

EQUIPO DE PROYECTO

Definir organización del equipo de trabajo, perfiles, roles, alcance del equipo de proyectos.



COMUNICACIÓN

MOTIVACIÓN

CAPACITACIÓN Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

GESTIÓN DE RIESGOS

GESTIÓN DE STAKEHOLDERS

EQUIPO DE PROYECTO

ACTVIDADES DE GESTIÓN DEL CAMBIO

PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN SOLUCIÓN TECNOLÓGICA

Inicio del proyecto

Termino el proyecto



Transferencia de conocimiento

QUE (ACTIVIDAD) FORMATO CUANDO A QUIEN VA DIRIGIDO RESULTADOS ESPERADOS

Workshop Equipo de proyecto

Reuniones de Avance

1 vez a la semana Equipo de Proyecto Controlar Avances

Presentación Demostrativa

(DEMO)

Presentaciones Breves y

Demostrativas

Utilizar las sesiones de presentación de avance del

proyecto para mostrar el Sistema.

Gerentes Compromiso Gerentes

Presentación 1: En AMBIENTE DE QA.

Presentación 2: En Ambiente de

Producción, antes de GO LIVE.

Equipo Ejecutivo Supervisores

Promotores Internos Otros Evaluados impactados

Compromiso

(QUICK WINS) Reuniones de

Trabajo Durante las reuniones de

trabajo programadas. Todos Mantener Expectativas

Cursos E-Learning (QUICK WINS)

Cursos interactivos

relevantes – Cía,

Entrando a GO LIVE - Learning

Todos Motivar Usabilidad



Seguimiento al plan de Gestión del Cambio

TIPOS DE FACTORES COMUNICACION CAPACITACION Y TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

MOTIVACIÓN

Variables que podemos medir

• Número De participantes • Número de reuniones realizadas • Reacción de la audiencia frente

al mensaje (Malo- Indiferente-Bueno)

• Número de comunicaciones de logros tempranos (quick wins)

• Aprendizaje del contenido • Aplicación en el trabajo de los

aprendido • Horas o costo de capacitación

por empleado • Empleados capacitados versus el

total de empleados a capacitar

• Percepción del nivel de orgullo de los empleados por trabajar en la empresa

• Número de desacuerdos y problemas abordados oportunamente y resueltos

• Número de acciones de reconocimiento formales (email, discurso, etc.)

• Percepción respecto a la calidad de las compensaciones y servicios entregados al personal

Cómo? • Formularios de participación • Encuesta cuantitativa y

cualitativa • Focus group • Acciones acordadas versus

acciones realizadas

• Encuestas individuales • Observación en el trabajo / uso

de competencias aprendidas • Eventos donde se utilizó la

competencia • Cumplimiento de eventos

programados

• Encuestas cuantitativas y cualitativas

• Focus group



ETAPA 1

Decisión

ETAPA 2

El Problema y la

Solución

ETAPA 3

Diagnóstico

ETAPA 4

Implementación

ETAPA 5

Monitoreo y Medición

Diagnóstico y medición

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