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UNIDAD V: MANUALES

ADMINISTRATIVOS

TEMA # 1 : CONCEPTOS Y TIPOS DE MANUALES

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AGENDA� Objetivos.� Introducción.� Concepto de manuales.� Objetivos de los manuales.� Clasificación de los manuales.� Preguntas

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OBJETIVOS

� Conocer el concepto y los objetivos de los

manuales administrativos.

� Identificar los diferentes tipos de

manuales administrativos.

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CONCEPTO DE MANUAL ADMINISTRATIVO

� Los manuales administrativos: sondocumentos que sirven como medio decomunicación y coordinación para registrar ytransmitir ordenada y sistemáticamente tantola información de una organización(antecedentes, legislación, estructura,objetivos, política, sistemas, procedimientos,elementos de calidad, etc.) como lasinstrucciones y lineamientos que seconsideren necesarios para que desempeñemejor sus tareas.

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OBJETIVOS DE LOS MANUALES� Presentar una visión de conjunto de la

organización (individual, grupal o sectorial).

� Precisar las funciones de cada unidadadministrativa para definir responsabilidades,evitar duplicaciones y detectar omisiones.

� Coadyuvar a la correcta realización y uniformidadde las labores encomendadas al personal.

� Ahorra tiempo y esfuerzo en la realización defunciones al evitar la repetición de instrucciones ydirectrices.

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OBJETIVOS DE LOS MANUALES� Agilizar el estudio de la organización.

� Facilitar el reclutamiento, selección e integración depersonal.

� Sistematizar la iniciativa, aprobación, y aplicaciónde las modificaciones necesarias en laorganización.

� Determinar la responsabilidad de cada unidad ypuesto respecto de la organización.

� Mostrar claramente el grado de autoridad yresponsabilidad de los distintos niveles jerárquicoque la componen.

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OBJETIVOS DE LOS MANUALES� Promover el aprovechamiento racional de los

recursos humanos, materiales, financieros ytecnológicos disponibles.

� Funcionar como medio de relación y coordinacióncon otras organizaciones.

� Servir como vehículo de orientación e informacióna las proveedores de bienes, prestadores deservios y usuarios o clientes con los queinteractúa la organización

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CLASIFICACIÓN BÁSICA

Por su Naturaleza

Por su Ámbito

Por su Contenido

CRITERIOSCRITERIOS

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CLASIFICACIÓN POR SU NATURALEZA

Microadministrativos

Macroadministrativos

Mesoadministrativos

NATURALEZANATURALEZA

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CLASIFICACIÓN POR AMBITO

Generales

Específicos

AMBITOAMBITO

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CLASIFICACIÓN POR CONTENIDOOrganizaciónProcedimientosCalidadHistoriaPolíticasContenido MúltiplePuestosTécnicasVentasProducciónFinanzasPersonalOperaciónSistemas

CONTENIDOCONTENIDO

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN

� Estos manuales contienen información

detallada referente a los antecedentes,legislación, atribuciones, estructura,

organigrama, misión y funciones

organizacionales. Cuando corresponde aun área específica incluyen la descripción

de puestos; de manera opcional, pueden

presentar el directorio de la organización.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS� Constituye un instrumento técnico que incorpora

información sobre la sucesión cronológica ysecuencial de operaciones concatenadas entresí, que se constituye en una unidad para larealización de una función, actividad o tareaespecífica en una organización.

� Todo procedimiento incluye la determinación detiempo de ejecución y el uso de recursosmateriales y tecnológicos, así como laaplicación de métodos de trabajo y control paradesarrollar las operaciones de modo oportuno yeficiente.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

� La descripción de los procedimientos permitecomprender mejor del desarrollo de las

actividades de rutina en todos los nivelesjerárquicos, lo que propicia la disminución defallas u omisiones y el incremento de la

productividad.

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MANUAL DE CALIDAD� Son documentos que describen y consignan los

elementos del sistema de calidad, el cual incluye

información sobre el alcance, políticas, objetivosgenerales, estructura, responsabilidades, normaaplicables (con sus referencias), definiciones,

listas de distribución y codificación deprocedimientos.

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MANUAL DE HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN

� Estos manuales son documentos que refieren lahistoria de una organización, es decir, sucreación, crecimiento, logros, evolución de suestructura, situación y composición.

� Este tipo de conocimiento proporciona alpersonal una visión de la organización y sucultura, lo que facilita su adaptación yambientación laboral. Además, sirve comomecanismo de enlace y contacto con otrasorganizaciones, autoridades, proveedores ,clientes y usuarios.

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MANUAL DE POLÍTICAS� También denominado de normas, estos

manuales comprenden las guías básicas que

sirven como marco de actuación para la

realización de acciones en una organización.

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MANUAL DE CONTENIDO MÚLTIPLE� Estos manuales concentran información relativa

a diferentes tópicos o aspectos de una

organización. El objeto de agruparla en un solodocumento obedecería básicamente a lassiguientes razones:

� Que se considere más accesible para su consulta.

� Que resulte más viable económicamente.

� Que técnicamente se estime necesaria integrar másde un tipo de información.

� Que se una instrucción específica del nivel directivo.

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MANUAL DE PUESTOS� Conocido también como manual individual o

instructivo de trabajo, precisa la identificación,

relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.

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MANUAL DE TÉCNICAS� Este documento detalla los principios y criterios

necesarios para emplear las herramientas

técnicas que apoyan la ejecución de procesos ofunciones.

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MANUAL DE VENTAS� Es un compendio de información específica para

apoyar la función de venta, por ejemplo:

� Definición de estrategias.

� Descripción de productos y/o servicios.

� Mecanismo para llevarlas a cabo.

� Políticas de funcionamiento

� Estructura de equipo de trabajo.

� Análisis ambiental.

� División territorial

� Medición del trabajo

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MANUAL DE PRODUCCIÓN � Elemento de soporte que dirige y coordina

procesos de producción en todas susfases. Constituye un auxiliar muy valioso

para uniformar criterios y sistematizar

líneas de trabajo en áreas de fabricación.

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MANUAL DE FINANZAS� Manuales que respaldan el manejo y

distribución de los recursos económicosen todos sus niveles de una organización,

en particular en las áreas responsables de

su captación, aplicación, conservación ycontrol.

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MANUAL DE PERSONAL� Identificados también como de relaciones industriales,

de reglas de del empleado o de empleo, básicamente

incluyen información sobre:� Condiciones de trabajo.

� Organización y control de personal.

� Lineamientos para:� El análisis y evaluación de puestos.

� Reclutamiento, selección, contratación e inducción depersonal

� Capacitación y desarrollo.

� Higiene y seguridad.

� Prestaciones.

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MANUAL DE OPERACIÓN� Estos manuales se utilizan para orientar el uso

de equipos y poyar funciones altamente

especializadas o cuyo desarrollo demanda unconocimiento muy específico.

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MANUAL DE SISTEMAS� Instrumento de apoyo que permite el

funcionamiento óptimo de sistemas de

información, administrativos, informáticos, etc,de una organización.

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PREGUNTAS