SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Sistema de...

Estudio de Caso: SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Sistema de Información y Riesgo Empresarial -SIREM- y la

Baranda Virtual http://sirem.supersociedades.gov.co/SIREM

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Sistema de Información y Riesgo Empresarial -SIREM-

y La Baranda Virtual

PRESENTADO A: PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD

POR: UNION TEMPORAL SIGMA DOS - DDB

Bogotá D. C., diciembre de 2008

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SISTEMA DE INFORMACION Y RIESGO EMPRESARIAL -SIREM- RESUMEN EJECUTIVO – SIREM - SIREM - Sistema de Información y Riesgo Empresarial es una amplia base de datos que se alimenta de los estados financieros que remiten las sociedades cada año a la Superintendencia de Sociedades y está a disposición de los usuarios, a través de una bodega de datos, con una herramienta que se llama IBM - DB2 Alphablox. SIREM se creó con el fin de:

1. Que cualquier usuario en cualquier parte del mundo pudiera acceder a la información de las empresas Colombianas.

2. Ampliar el nivel de información de las empresas en aspectos como

a. Balances, b. Estados de resultados, c. Flujo de efectivo, d. Índices financieros e. Benchmark (Empresa – Empresa, Empresa – Sector y Empresa - Subsector) f. Informes Especializados g. Pronósticos simples y complejos h. Valoración

3. Centralizar las expectativas de los usuarios con respecto a las sociedades

4. Ofrecer información veraz al mercado para realizar análisis y estudios.

En su primera etapa SIREM era un sistema de información pero la Superintendencia de Sociedades, anticipándose a los cambios de economías interdependientes y abiertas, adopta un concepto de regulación, en virtud del cual adquiere una nueva connotación, donde el mercado es el gran regulador a partir de la información. La Superintendencia de Sociedades actúa entonces dotando al Gobierno, a los ciudadanos, a los centros de pensamiento, a los empresarios individuales e institucionales y a la comunidad nacional e internacional, de un tipo de Sistema/Centro/Información del tejido empresarial, transparente y confiable, para competir, profundizar la democracia y contribuir a la generación de riqueza económica y social, identificando excesos y defectos. Después se le da un valor agregado que es del inteligencia de negocio, al agrupar y transformar la información, se obtiene un producto que les permite observar como es el comportamiento sectorial.

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1Figura 1: Sitio Inicial del SIREM La información que anualmente reportan las empresas hace parte de un sistema que desde lo particular a nivel de cada compañía permite consolidar información sectorial, y realizar análisis a la superintendencia acerca del estado y las tendencias de los diferentes sectores y presentar al gobierno propuestas de política pública para los diferentes sectores.

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La siguiente gráfica muestra el entorno en donde se maneja la información que reportan las empresas y los diferentes organismos externos, así como los procesamientos que realiza el SIREM:

2 Gráfica 1: Flujo de información del SIREM 1. ANTECEDENTES

Motivación

Uno de las motivaciones para crear SIREM, fue que gran parte de las sociedades, quienes decían: “que ellos entregaban año a año los estados financieros, y no había claridad, de cuál era el papel que jugaba la Superintendencia de Sociedades en todos esos aportes de información, luego que se hacía con la misma, como se analizaba, como se evaluaba”3, y fue bajo esa premisa que se inicio el servicio.

De otra parte, la SUPERINTENDENCIA tenía muchas solicitudes al año de la misma información, y además dicha información es solicitada por diferentes grupos objetivos tales como: estudiantes, empresarios, instituciones, etc.; por lo anterior se decidió poner SIREM a disposición de los diferentes públicos objetivos para que puedan tener acceso a la información ofreciéndoles valor agregado y, evitando el desgaste en el tramite.

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Tradicionalmente la Superintendencia recibe información de todos los sectores y la finalidad es devolverles la información con valor agregado, ese es el objetivo de SIREM.

Estrategias de mercadeo y promoción Las principales acciones de promoción y divulgación para el lanzamiento de SIREM, se relacionan con: Inicialmente:

1. Se realizó una presentación a los medios de comunicación para que ellos se encargaran de la divulgación.

2. Se visitaron universidades y empresarios para divulgar el SIREM

3. El Superintendente de la época, se encargó de ir a las superintendencias regionales y a

las cámaras de comercio y en varios foros se presento el caso de SIREM.

4. Capacitaciones de los empleados a nivel interno a través del grupo de estadística de la Superintendencia, con el fin de que:

a. Conocieran la herramienta. b. Divulgaran la herramienta

Posteriormente se realizaron:

5. Jornadas pedagógicas “dirigidas a empresarios, empleados de la empresas, funcionarios de entidades financieras y de las cámaras de comercio, en donde no sólo se profundizó en temas financieros sino que se hizo una acercamiento en temas jurídicos y de responsabilidad social de las empresas”4

6. Plegables que se entregan en los espacios en donde se habla de SIREM

7. En el video institucional de la Superintendencia se promueve a SIREM y se le hace

mucho énfasis.

Tiempo de Implementación El desarrollo del proyecto SIREM desde su concepción hasta su implementación ha tomado varios años, se implementó el sistema de información a partir del año 2005 y se emplearon cerca de 6 meses en su desarrollo hasta su primer lanzamiento como se quiere seguir creando una herramienta completa en el ámbito financiero no se establecieron etapas precisas del proyecto. Modelos de Soporte

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En la actualidad se están desarrollando diferentes modelos de Soporte del SIREM como:

• Modelo de Predicción de Quiebra • Modelos econométricos para mejorar el funcionamiento de la herramienta IDI • Modelamiento de riesgos empresariales, por sectores económicos con herramientas de

simulación y creación de una interfase, como lo muestra la siguiente gráfica

5 Gráfica 2: Modelo de evaluación de riesgos mediante simuladores econométricos

• Modelamiento de la transmisión del Riesgo de la Política Monetaria y Política Fiscal a los sectores y sociedades comerciales.

• Modelamiento de instrumentos de cobertura de riesgo • Modelamiento para la detección de dineros ilícitos que circulan en el tejido corporativo • Modelamiento del Costo de Capital y Riesgo Sistemático

o Modelo CAMP o Modelo CAMP Extendido o Modelo Build-Up o Modelo Fama-French

• Modelamiento para la Valoración Económica 6 Consideran que si logran desarrollar e implementar estos modelos / servicio el SIREM estará a nivel de los países desarrollados en sus sistemas de información empresarial y corporativo. Escala-Cobertura geográfica La cobertura de SIREM es a nivel nacional e internacional, ya que para poder accesar al servicio solo se requiere un computador e Internet, cualquier persona en cualquier lugar puede acceder al SIREM. 2. OBJETIVOS Objetivos generales

• Diseñar e implementar un Sistema/Centro de información y conocimiento financiero, contable, jurídico-económico y de riesgo, de las empresas comerciales y de sectores económicos que componen el sector real o empresarial de la economía de Colombia.

•••• Usar las tecnologías de la información y comunicaciones como herramientas

fundamentales para cumplir los objetivos del Estado y de la Superintendencia de Sociedades, y retribuir a los ciudadanos información y conocimiento constituido en Valor

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Económico y así potenciar las funciones de la Superintendencia de Sociedades en términos de eficacia

• Entregar al alto gobierno, a los empresarios y a la ciudadanía en general, información,

indicadores y conocimiento oportuno y confiable, para la formulación de políticas en ambientes determinísticos y aleatorios

• Implementar el concepto que el mercado requiere de información dotada de atributos

especiales: confiabilidad, homogeneidad y transparencia, es una herramienta eficaz para cumplir las funciones misionales de la Superintendencia de Sociedades

• La Superintendencia de Sociedades a través de su facultad de Supervisión podrá

corregir los defectos y/o excesos en los que incurra el mercado.

Objetivos específicos

• Diseñar e implementar un Sistema/Centro de información empresarial al nivel individual y por categorías de análisis y estructurado a partir de una Bodega de Datos, un Sistema de actualización de información y un sistema de acceso a la Bodega de Datos.

• La Bodega de Datos se estructura a su vez en dos categorías:

• La demanda de las unidades de planeación del sistema como lo son las empresas

comerciales y los sectores económicos (64)

• Los requerimientos específicos de las unidades de operación de la Superintendecia de Sociedades y otras instancias gubernamentales. Se aumenta el recaudo de información a 151.425 sociedades.

• Desarrollar productos de información que respondan a las demandas de los usuarios del

sistema de información, con indicadores analíticos y estadísticos desde una perspectiva dinámica.

• Diseñar un producto estándar denominado Sistema de Información Empresarial, por

empresas individuales y es uno de los productos centrales del sistema, y a su vez, responde a las necesidades de información del tejido empresarial para la competencia.

• Diseñar un producto denominado Sistema de Información Empresarial, por sectores

económicos, y es uno de los productos centrales del sistema, y a su vez, responde a las necesidades de información del tejido empresarial, para la competencia.

• Diseñar un producto denominado Sistema de Información Empresarial de Riesgo

Corporativo "Risk Corporation", uno de los productos centrales para el diseño de políticas de cobertura de riesgo. La unidad de planeación del riesgo corporativo son los sectores/empresas.

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• Diseñar un producto de información para la detección oportuna del ingreso de dineros y riqueza económica, provenientes de actividades ilícitas como narcótico y/o terrorismo, sujeta al universo de nuestro sistema (10.674) empresas comerciales del sector real o corporativo, especialmente, a lo que tiene que ver con el lavado de activos.

• Desarrollar y desplegar una campaña pedagógica entre los usuarios del sistema, para

lograr la finalidad de la información desde la confiabilidad, la homogeneidad y la transparencia.

• Propiciar a partir de la información las sinergias de los gremios, entidades del estado, y

entidades del exterior, como el Banco Mundial, el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), la Organización de la Naciones Unidad (ONU) y la Organización de Estados Americanos (OEA), entre otras, con el objeto de adelantar estudios que apoyen la toma de decisiones estratégicas, políticas y económicas de estado.

• Liderar e implementar programas de capacitación al tejido empresarial, sobre prácticas

de finanzas corporativas y políticas de cobertura. “Las cifras consignadas en estos objetivos no han sido actualizadas desde el 2005”7.

3. PARTES INTERESADAS

Población Objetivo

Para establecer la población objetivo, se tomo como fuente la base de datos suministrada por CONFECÁMARAS, la cual contiene información de 768.438 organizaciones jurídicas y 570.948 establecimientos de comercio con corte a 31 de diciembre de 2005.

Las organizaciones jurídicas están clasificadas según su tipo como figura en la siguiente tabla:

Tipo Descripción Sociedad 1 Personas Naturales 2 Establecimientos de Comercio 3 Soc. Limitada 4 Soc. S. A. 5 Soc. Colectivas 6 Soc. Comandita Simple 7 Soc. Comandita por Acciones 8 Soc. Extranjeras 9 Soc. de Hecho

10 Soc. Civiles 11 Reseña Ppal, Suc, Agencia 12 Sucursal 13 Agencia 14 Emp. Asociativas de Trabajo E.A.T

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15 Entidades Sin Animo de Lucro E.S.A.L. 16 Empresas Unipersonales E.U.

8 Tabla 1: Clasificación de los diferentes tipos de sociedades que realiza la Superintendencia de

Sociedades

Identificación de la Población Objetivo De acuerdo con la Ley 222 de 1995, artículos 82, 83, 84 y 85, la Superintendencia de Sociedades realizará la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales no vigiladas por la Superintendencia Bancaria. Por ende la población objetivo está conformada por las organizaciones jurídicas de tipo 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 16 citados en la tabla anterior, excluyendo aquellas que se encuentran adelantando un proceso de liquidación.

En el siguiente gráfico muestra los pasos que se siguieron en la identificación de la población objetivo del SIREM, de acuerdo con la clasificación de empresas de la tabla 2.

9 Gráfica 3: Proceso de identificación de población objetivo del SIREM

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Conformación actual muestra de Superintendencia de Sociedades

En la actualidad la muestra de esta Superintendencia está conformada por 19.109 Sociedades que enviaron estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2005, que es la información mas reciente que ha publicado el SIREM sobre la muestra.

La distribución de la muestra según su estado ante esta superintendencia, aparece en la siguiente tabla:

ESTADO NÚMERO DE SOCIEDADES CONTROL 44 INSPECCIÓN 13.402 VIGILANCIA 5.663 TOTAL 19.109

10Tabla 2: Número de sociedades que enviaron estados financieros a 31 de diciembre del 2005

Motivación para la participaron de las partes interesadas La información es el principal motivador de participación en el SIREM, pues los reportes recibidos, “no solamente se limita a los mismos empresarios que tienen que tomar decisiones empresariales, tradicionalmente la superintendencia recibe información de todos los sectores y la idea es devolver esa información con valor agregado a los empresarios y al mercado en general, entonces desde un estudiante hasta un inversionista experto en la toma decisiones, son los interesados en que la información sea los mas completa y confiable posible11” Es por esto que dentro de las metas del SIREM esta la ampliación de la cobertura tanto del registro de la información como de los servicios y valores agregados que pueda ofrecer el SIREM a sus usuarios.

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Las siguientes gráficas, muestran la cobertura actual y la propuesta del SIREM para el año 2005, así como la composición de la muestra de las empresas que reportan al SIREM

4. ALCANCE ACTUAL

CONFORMACIÓN ACTUAL MUESTRA

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

ESTADO

Muestra Estados Financieros de 2005

Participan %

Vigiladas 5.563 29.6 % Controladas 44 0.23 % Inspeccionadas 13.402 70.1 % TOTAL 19.109 100 %

12Gráfica 3: Muestra del alcance actual de la Superintendencia de Sociedades 5. ALCANCE PROPUESTO

13Gráfica 4: Muestra el alcance propuesto del SIREM de la Superintendencia de Sociedades

La gráfica 3 presenta la muestra actual distribuido en tras tipos de empresas ( Vigiladas, Controladas e Inspeccionadas) y en la gráfica 4 se presenta la meta de la muestra propuesta que es igual al número de empresas que han reportado sus estados financieros a Confecámaras. 4. PRODUCTOS Y SERVICIOS La superintendencia de sociedades cuenta actualmente con una base de datos que contiene la información financiera y contable de 19.109 empresas colombianas. Esta información se obtiene de un formulario, que de manera anual, estas empresas diligencian y posteriormente

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envían para su ingreso a la base de datos. Parte de la información que se tiene puede ser consultada por las empresas y el público en general a través del sitio web de la superintendencia (www.supersociedades.gov.co) . Se quiere brindar un mejor servicio en el portal de acceso a la información, más adecuado, con mayor información. Por ello se requieren hacer dos mejoras, la primera que sea flexible y amable para el proceso de la búsqueda del usuario y la segunda, que ofrezca más información.�En SIREM los usuarios tienen la posibilidad de:

• Buscar información o Restringir y categorizar información

• Ver o Visualizar esa información

• Guardar o Bajar y guardar esa información para su análisis

• Re-direccionar o Dirigirse a otros puntos que contengan información más relevante, en relación a

lo que él está buscando y que no tenga en esta base. El sistema le dará el link. • Comparar

o Puede hacer comparaciones entre una empresa y su sector o entre empresas en los criterios que desee.

El usuario que va a ingresar a la página puede requerir varios tipos de información. Una referente al funcionamiento de sectores económicos generales, regiones o alcances, o bien una empresa en particular. Se establecieron para facilidad del usuario dos procesos: “como” buscar y categorizar la información y otro el “que” buscar. Adicionalmente se puede tener una búsqueda general y una avanzada, cada una con criterios definidos para facilitar al los usuarios encontrar la información deseada, así como los resúmenes obtenidos de las búsquedas de información los cuales son el objetivo del usuario. La información obtenida va entre otros desde Estados Financieros, índices de gestión, índices financieros, de competitividad, ranking, caracterización por ciclos económicos, variables macroeconómicas, informes especializados ( ingresos operacionales, costos de ventas, costos indirectos, gastos operacionales, costos y gastos, inversiones en sociedades, propiedades, planta y equipo, obligaciones financieras, movimientos de reservas, patrimonio, capital, acciones, corrección monetaria, pensiones, jubilación, inventarios, etc.. Para los usuarios entrevistados, la información que ofrece el SIREM es importante en especial para las universidades y centros de investigación especializados, así como entidades como la DIAN que “cruzan” información empresarial con la fiscal

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5. TECNOLOGIA Y SISTEMAS Los usuarios frecuentes del SIREM son dos:

• Organizaciones Empresariales que buscan mediciones de su rol y desempeño en el Sistema de Producción de Bienes y Servicios del país y

• La Superintendencia de Sociedades buscando orientar y supervisar a estas

organizaciones. El siguiente gráfico muestra el flujo de la información en el SIREM, su ingreso y procesamiento, y las opciones de salida de la misma que se ofrecen a los usuarios del servicio.

14 Gráfica 5: Flujo de información del SIREM

Los usuarios entrevistados reportaron que hubo dificultades al comienzo del servicio, estas fueron principalmente en el uso de los formatos para los reportes, así como en montar la información en el sistema. Igualmente consideran “que el SIREM es una herramienta que recoge información valiosa sobre el sistema productivo colombiano, y por lo mismo esta información se debería aprovechar para realizar estudios más específicos que propendan por un mejor desarrollo de los sectores de las empresa que vigila la Superintendencia”15 Es evidente el desconocimiento dentro de algunos de los entrevistados, sobre los estudios e informes que genera el SIREM, así como los diferentes modelos de evaluación que esta desarrollando

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La siguiente gráfica muestra el manejo de la información al interior del SIREM:

• Un grupo de especialistas organiza, procesa y guarda la información para su consulta al interior del SIREM y para ser utilizada en los diversos estudios que realiza la Superintendecia

• Otro grupo de funcionarios organiza, procesa y guarda la información para ser

consultada por los diferentes usuarios del sistema. La siguiente gráfica muestra los procesos descritos anteriormente:

16 Gráfica 6: Manejo de la información al interior del SIREM 6. ELEMENTOS CLAVE

Beneficios

Los principales beneficios para el usuario, se pueden resumir en:

• Eficiencia • Eficacia • Agilidad • Oportunidad

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• Transparencia • Información • Agilizan los tramites al usuarios

Además, el usuario encuentra beneficios a nivel de tiempo y costos, ya que no tiene que desplazarse a la entidad a radicar o acceder a la información ya que desde su PC obtiene lo que necesita. Anteriormente debía llevar un CD para poder grabar la información requerida. Es importante señalar que la entidad aún no ha cuantificado los beneficios a nivel económicos ni de tiempo, a pesar de ser conscientes de que son ahorros evidentes para el usuario. De otra parte vale la pena señalar como algunas empresas ya no requieren de analistas, pues con la herramienta SIREM puede tomar decisiones.

Principales logros y obstáculos Entre los logros obtenidos podemos destacar:

• El principal logro a nivel tecnológico es el desarrollo de la herramienta, recibieron un premio por IBM quien lo escogió como un caso de éxito.

• Otro logro a nivel nacional es la satisfacción del buen servicio, ya que los usuarios los

llaman y los alientas por el trabajo realizado.

• Se ganaron un diploma firmado por el Presidente de la Republica Dr. Alvaro Uribe Vélez.

• El mayor logro es convertir la información enviada por las sociedades en una herramienta importante para los empresarios.

• Dejaron de ser un supervisor puro para convertirse en un supervisor que previene y

apoya al empresario.

• Para poder hacer un requerimiento o consulta particular, el usuario hoy cuenta con la posibilidad de correos electrónicos o una línea telefónica que les ayudan en todo lo requerido.

• Además, en la sitio web hay una ventana de contáctenos que les permite a los usuarios hacer preguntas o hacer requerimientos específicos, en donde hay personal capacitado para resolver o brindar información mas especifica.

• En SIREM tienen el record de los visitantes que solicitan un resultado en el sitio web, ya

que ellos cuentan con un archivo que se encarga de contar, de acuerdo a las paginas que ellos consideran importantes.

• La eficiencia del servicio ayudo a desmitificar la fama de ineficiencia de los empleados

públicos, como lo manifestó uno de los funcionarios entrevistados. Logramos ponernos a la talla de una empresa privada”17

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• “La automatización de los datos se ha venido trabajando para que casi en tiempo real se

actualice la información financiera de las sociedades que envían la información año a año”18.

Los principales obstáculos, se relacionan con:

• Desconocimiento a todo nivel inicialmente

• Empatar lo práctico con lo teórico. En la teoría habían muchas ideas pero llevarlas a cabo no fue fácil.

• El tiempo de respuesta de la herramienta para las consultas

• A nivel humano los obstáculos eran superar los paradigmas, ya que se presentaron

resistencias. • SIREM, no solo permitió que la información fuera accesible a cualquier tipo de usuario

sino que permitió que los usuarios interactúen con la información.

• Los usuarios solo pueden acceder a SIREM por Internet, sin embargo, los usuarios cuentan con una línea telefónica para obtener información específica de una sociedad o pueden hacer un requerimiento por correo.

• SIREM disponible 7 días a la semana, 24 horas al día. . Sin embargo, el servicio

actualmente no permite a sus usuarios tener interacción personal en línea, pues el servicio no cuenta con Chat. Por lo anterior, han pensado en crear un chat con horario establecido para resolver las dudas más frecuentes.

Lecciones aprendidas

A partir de las experiencias de construcción y desarrollo del sitio se destacan como lecciones aprendidas

• Todo se puede realizar • Se aprendió que todos pueden apropiar las herramientas • Estamos en un mundo más global • Los proyectos debe depender de la cabeza de la entidad

Cuando se habla de valor agregado se refiere a que la información que recibe la SUPERINTENDENCIA, se analiza, se transforma, se consolida y se generan productos como:

1. Pronósticos

2. Valoración

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3. Indicadores

4. Modelos de riesgos (por implementar al futuro) En el futuro este servicio se va a

convertir en una herramienta preventiva de supervisión para que los empresarios adopten un sistema de administración de riesgos, (cuando se tengan modelos de riesgos) que va a permitir que los empresarios adopten un sistema de auto-control, consulten SIREM y puedan tomar en las juntas directivas los correctivos necesarios.

Se pretende que en el futuro el empresario pueda consultar el resultado en los modelos de riesgos. Hoy se tienen unos modelos iníciales por sectores que les permiten establecer en alerta temprana quien va a entrar en solvencia. “En el futuro los usuarios podrán consultar el diagnostico y el posible el riesgo de la empresa, para esto los usuarios van a requerir una contraseña para poder ingresar a información particular de su propia empresa”19.

BARANDA VIRTUAL RESUMEN EJECUTIVO BARANDA VIRTUAL Dentro de la Superintendencia de Sociedades están los procesos mercantiles que se manejan con las sociedades. Con el fin de hacer más ágiles dichos procesos se creo un sitio web para que los usuarios obtuvieran información oportuna y confiable de la Superintendencia. Estos procesos son:

• Radicaciones: Documentos de entrada al sistema, relacionado con los trámites de sometimiento a vigilancia (Fusiones, Escisiones, disminuciones de capital, etc.)

• Procesos: Demandas, investigaciones ó requerimientos que realiza la Superintendencia

de Sociedades.

• Coactiva: Procesos con demandas y multas ya establecidas y en proceso de cobro. • Estados: Información de los procesos relacionada con la dependencia en donde se

encuentra el proceso.

• Traslados: Información relacionada con el estado del proceso en cuanto a su desarrollo ( Coactivo, Persuasivo, etc.)

• Edictos: Avisos con el fin de notificar a interesados sobre el desarrollo de un proceso.

• Avisos: Publicaciones con el fin de informar los cambios o mandatos surgidos en los

procesos a los jueces.

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• Publicidad Estados Financieros: Publicación de los estados financieros de las empresas de acuerdo con el desarrollo del proceso.

• Sentencias: Información de sentencias dada por el grupo de procesos especiales.

La siguiente figura muestra los procesos de la baranda virtual:

20 Figura 2: Nueva Página inicial Baranda Virtual, puesta en servicio en el 2009 ANTECEDENTES Motivación La Superintendencia de Sociedades tiene un sistema documental, en el cual se manejan todas las radicaciones y documentación de la entidad, esa información inicialmente se orientaba al grupo involucrado dentro de la entidad, solo ese grupo podía tener acceso por tratarse de una información confidencial, pero según el perfil de cada uno de los funcionarios de la entidad podía o no ver la información, eso era el trabajo inicial como SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

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Lo que se quería a futuro era mostrar a todos los usuarios externos los procesos e información que manejaba la superintendencia de sociedades, por eso se creó la Baranda Virtual, que inicialmente se llamaba procesos virtuales. Inicialmente se enfrentaron problemas con el servicio en especial en radicaciones o consultas por sociedades., ya que las personas podían consultar la información y para la entidad era beneficioso porque todo era transparente; sin embargo, las sociedades se quejaban de que los demandados se informaban a través de Internet y el demandante estaba en espera de que llegara la información, ante ésta situación se dieron cuenta de que no todos los procesos podían ser publicados. Por lo anterior, se tuvo que reducir la funcionalidad de Baranda Virtual, ya no se podían ver los documentos pero si podían saber que había una radicación, lo máximo que podía saber el demandante es que Supersociedades había dado respuesta al demandado y que seguía el siguiente proceso. Posteriormente, se dieron cuenta que podría ser utilizado para realizar ciertas maniobras para corromper el proceso y es que si había respuesta podían iniciar otro proceso. Se habla de corrupción porque el demandante pone un derecho de petición porque la contraparte ya conoce el caso. Todo lo anterior llevó a Baranda Virtual a seguir reduciendo el servicio y solo se podía mostrar lo estrictamente público. Por querer cumplir el objetivo que era mostrar toda la información, fue necesario implementar un sistema de registro mediante una contraseña. Sin embargo al interior del sistema se tiene clara la identificación del proceso y esa radicación hace parte de la cedula o del NIT. El proceso coactivo (demandas, multas) en donde ya tiene implementado su registro de usuario, y se puede ver la etapa del proceso. El usuario se ha sentido muy cómodo con el servicio, esto se ha nota porque lo están usando, lo consultan y tienen aproximadamente entre 180 a 200 visitas diarias. De otra parte, hay quienes llaman antes de las 7 de la mañana cuando se está reiniciando el servidor a preguntar porque no hay servicio. El servicio está disponible los 7 días a la semana, tan solo sale de funcionamiento cuando se reinicia el sistema por solo 10 minutos. En la siguiente figura se muestra la consulta de un Edicto:

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21Figura 3: Ejemplo de consulta de Edicto en la Baranda Virtual Población objetivo Baranda Virtual está dirigida principalmente a 3 tipos de usuarios, así:

• El usuario administrador que es quien resuelve cualquier requerimiento (Dirección de Informática y Desarrollo).

• El usuario interno que es quien ingresa y llena los datos y automáticamente genera un

documento • El usuario externo

Acciones de promoción y divulgación La divulgación del servicio se ha hecho a través del sitio web y cuando las personas iban a los grupos se empezó a promocionar boca a boca el servicio.

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Interacción La interacción con los usuarios se realiza a mediante diversos canales: presencial en donde los usuarios radican su solicitud y lo pueden visualizar y /o ver en Internet, también pueden llamar telefónicamente y hacer sus solicitudes, preguntar y/o resolver inquietudes. LOGROS Y DIFICULTADES Los logros de Baranda Virtual:

• Facilidad del usuario interno en crear estados, hay pre-formatos que facilitan los procesos

• Poder mostrar la información al usuario a través de la web • Satisfacción de cada una de las personas que lo trabajan porque se les disminuyó en un

90% el trabajo operativo, el resto del tiempo lo pueden emplear en otras tareas • La inmediatez de la publicación • Compromiso y apoyo de la directivas de la institución

Las principales dificultades se relación con:

• La brecha cultural fue una dificultad enorme tanto para los usuarios del servicio como para los empleados de la institución

• Por la parte institucional las personas que por costumbre llevan unas labores establecidas y que llevan años realizándolas, cambiarlas o mostrarles otra manera de realizar la tarea fue difícil.

BENEFICIOS PARA EL CIUDADANO Los usuarios se han visto beneficiados con el servicio de baranda Virtual ya que:

• Dejaron de gastar tiempo en movilizaciones y tramites que hacían personalmente

• Se pueden hacer los trámites vía Internet desde cualquier ciudad sin necesidad de desplazarse para averiguar el estado de los procesos, o consultas sobre temas de interés

• Eliminación de intermediarios, fuente de corrupción

• Mayor eficiencia al estar disponible la información de manera inmediata

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____________________________________________________________________________ REFERENCIAS Documentos consultados Webs:

• www.supersociedades.gov.co • www.sirem.supersociedades.gov.co/SIREM/ • www.dnp.gov.co • http://superwas.supersociedades.gov.co/virtuales/jsp/externo/baranda_virtual.jsp

Documentos:

• Cartilla del SIREM • Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de

Colombia, Bogotá, Mayo de 2008 • Documento CONPES 3292. de junio 28 de 2004, Departamento Nacional de Planeación, Bogotá,

Junio de 2004 • Aspectos metodológicos para la inclusión de los componentes de las Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones, Ministerio de Comunicaciones, Bogotá, Abril de 2008 Entrevistados: Segmento Entrevistados Entidad Cargo Fecha

Esperanza Sanabria Super Sociedades Directora Informática 18/11/08 Gladys Rivera Super Sociedades Informática y Desarrollo 18/11/08 Funcionarios

Jorge Gómez R Super Sociedades Informática y Desarrollo 18/11/08 Myriam Luz González Independiente Contadora 9/12/08 José F. Roldán Independiente Contador Revisor 3/12/08 Marta Romero C. Nal. de Consultoría Contadora 5/12/08 Liliana Guerra ONDEC S.A. Asesora financiera 5/12/08

Usuarios

Osman Pinzón Asesores empresariales Asesor 22/12/08

1 http://sirem.supersociedades.gov.co/SIREM/ Consultado 21 / Nov. / 08 2 Flujo de información en el SIREM http://sirem.supersociedades.gov.co/SIREM/index.jsp Consultado 21 / Nov. / 08 3 Entrevista Esperanza Sanabria, funcionaria Supersociedades. 18 / Nov. / 08 4 Entrevista Esperanza Sanabria, funcionaria Supersociedades. 18 / Nov. / 08 5 http://sirem.supersociedades.gov.co/SIREM/index.jspb Consultado 2 / Dic. / 08 6 http://sirem.supersociedades.gov.co/SIREM/index.jsp Consultado 2 / Dic. / 08 7 Entrevista Jorge Gómez R., funcionario Supersociedades

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8 www.supersociedades.gov.co Consultado 21 / Nov. / 08 9 Cartilla del SIREM http://sirem.supersociedades.gov.co/SIREM/index.jsp Consultado 2 / Dic. / 08 10 Ibidem Consultado 21 / Nov. / 08 11 Entrevista Esperanza Sanabria, funcionaria Supersociedades. 18 / Nov. / 08 12 Ibídem Consultado 21 / Nov. / 08 13 www.supersociedades.gov.co Consultado 21 / Nov. / 08 14 Cartilla del SIREM http://sirem.supersociedades.gov.co/SIREM/index.jsp Consultado 2 / Dic. / 08 15 Entrevista a José Francisco Roldán, Contador Independiente 3 / Dic. / 08 16 Cartilla del SIREM http://sirem.supersociedades.gov.co/SIREM/index.jsp Consultado 2 / Dic. / 08 17 Entrevista Esperanza Sanabria, funcionaria Supersociedades. 18 / Nov. / 08 18 Entrevista Jorge Gómez R., funcionario Supersociedades 19 Ibidem, 18 / Nov. / 08 20 http://www.supersociedades.gov.co/web/paginas/barandaVirtual.html Consultado 2 / Dic. / 08 21 http://superwas.supersociedades.gov.co/virtuales/jsp/externo/baranda_virtual.jsp Consultado 2 / Mar. / 09

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