Subdirección de servicios de apoyo al aprendizaje Etapa 1, paso 1 Etapa 1, paso 2 Informe de...

Departamento de Bibliotecas y Salas de Cómputo

Primera Reunión Extraordinaria con Responsables de Bibliotecas

20 de Octubre 2015

Subdirección de Servicios de Apoyo al Aprendizaje

CURSO SABATINO 2015-2016 PARA LA PREPARACIÓN DEL

FORTALECIMIENTO DEL RAZONAMIENTO MATEMÁTICO Y

COMPRENSIÓN LECTORA

1

ORDEN DEL DÍA

MATERIAL BIBLIOGRÁFICO CURSO SABATINO

DOCUMENTACIÓN

ETAPA 2: RECEPCIÓN DE MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS EN EL PLANTEL

ETAPA 3: ENTREGA DE MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS A LOS ALUMNOS

ETAPA 4: CARGA Y PROCESAMIENTO FÍSICO DE LOS MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS

ETAPA 5: DEVOLUCIÓN DE MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS A BIBLIOTECA

2

ETAPA 1: ENTREGA DE LISTAS DE ALUMNOS INSCRITOS


OBJETIVOS GARANTIZAR QUE LOS ALUMNOS CUENTEN CON LOS MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS DE APOYO DURANTE EL CURSO.

DURACIÓN DEL CURSO DE LA ÚLTIMA SEMANA DE OCTUBRE 2015 A LA PRIMERA SEMANA DE MARZO 2016.

DIRIGIDO A ALUMNOS DE QUINTO SEMESTRE

HORARIO SÁBADOS, DE 09:00 A 14.00

MATERIAL DE APOYO CADA ESTUDIANTE DEL COLEGIO QUE SE INSCRIBA RECIBIRÁ, COMO PRÉSTAMO, DOS LIBROS: UNO PARA COMPRENSIÓN LECTORA Y OTRO PARA MATEMÁTICAS (EXCLUSIVAMENTE ALUMNOS DE 5° SEMESTRE).

3

GARANTIZAR QUE LOS MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS SE INTEGREN A LOS ACERVOS DE LAS BIBLIOTECAS.


4

SOLICITUD DE LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN ACADÉMICA

ENTREGA DIRECTAMENTE EN PLANTELES

DISTRIBUCIÓN INICIAL

PROPUESTA EN PLANTELES

CANTIDAD DE EJEMPLARES

UN PAQUETE CONTIENE DOS

EJEMPLARES (UNO DE CADA

TÍTULO)


PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS

Los Responsables de Biblioteca reciben de los Coordinadores de Modalidades copia de las listas de alumnos inscritos.

Los Responsables de Biblioteca comparan los datos de alumnos inscritos con la tabla de distribución de materiales bibliográficos (paquetes). (La tabla de distribución se

encuentra al final de esta presentación).

1

2

3 Ambos Responsables de Biblioteca firman las listas y las envían a los Coordinadores de Modalidades y a los tres correos electrónicos de la SSAA ([email protected], [email protected], [email protected]).

En el correo informan cuántos alumnos se encuentran inscritos en la lista y cuántos paquetes tienen asignados a su plantel según la lista de distribución

La suma de los alumnos inscritos debe ser igual o menor al número de paquetes que van a recibir <=


Es decir, el número de paquetes debe coincidir o ser mayor al número de alumnos inscritos. >=

26 OCT 2105

5

BUSCAR A LOS ALUMNOS EN LA BASE DE DATOS Y REGISTRAR LOS

QUE NO SE ENCUENTREN


Entre el 28 y 29 de Octubre, los Responsables de Biblioteca reciben del proveedor los paquetes en cada plantel.

Verifican que la cantidad de los paquetes recibidos coincide con el número asignado al plantel (La tabla de distribución se encuentra al final de esta presentación).

1

2


¿Coincide vale de entrega y lo

recibido?

Los Responsables de Biblioteca firman el vale de entrega,

conservando una copia

Los Responsables de Biblioteca informan, el mismo día de la

entrega, por escrito al proveedor y por correo electrónico a la SSAA.

NO

SÍ

No coincide con número de

alumnos inscritos, pero es la cantidad de libros asignados

Los Responsables de Biblioteca informan, por correo electrónico, el mismo día, a la SSAA y al Coordinador de Modalidades

Remiten de inmediato, escaneado, vía correo electrónico, el recibo a

la SSAA

28-29 OCT. 2015


6

30 de octubre: Reunión en cada plantel de Monitores, Coordinadores de Modalidades y Responsables de Biblioteca


Elaboran relación de grupos y paquetes por entregar.

Entregan, con el grupo de apoyo, los paquetes para cada grupo de alumnos inscritos y reciben los vales firmados (a las 08:00 hrs.).

1

2

3

En coordinación con el Coordinador de Modalidades entregan los vales de préstamo para pre-llenado de los alumnos.


Los Responsables de Biblioteca:

Reúnen los materiales sobrantes. Los paquetes no entregados, deberán ser enviados a la SSAA. 4 Reciben del Coordinador de Modalidades los vales de entrega de materiales, debidamente firmados y con todos los datos.


31 OCT. 2015

5 Elabora oficio, dirigido al Coordinador de Modalidades, con copia a la SSAA, informando que recibió los vales, indicando la totalidad. 6

7

INICIO DE CURSOS

Entre el 16 y el 20 de Noviembre 2015

Prestar exclusivamente a alumnos de 5° semestre


El DBySC cataloga y clasifica 20 veces los dos títulos en la base de datos, y realiza la carga de los ejemplares en la base de datos. 1

2

3

El DBySC generan e imprime las etiquetas de código de barras, de lomo y de bolsillo. Convoca a los Responsables de Biblioteca, a acudir al DBySC para entregarle las etiquetas.

ETAPA 4: CARGA Y PROCESAMIENTO FÍSICO DE LOS MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS A LOS ALUMNOS

Al término del curso y una vez efectuada la devolución de los materiales bibliográficos, los planteles realizarán el proceso físico de los materiales devueltos.


NOV. 2015 – FEB. 2016

De Marzo a Junio 2016 (antes de los inventarios).

Etapa 5, paso 4

8

NO CARGAR NINGUN EJEMPLARES EN PLANTELES


Concluido el curso sabatino, elaborarán un calendario de entrega de los materiales bibliográficos por grupo, en la biblioteca. Envían copia a la SSAA.

Al momento de la entrega de materiales, devuelve al alumno el vale con el sello de devuelto.

1

2

3 Elaborarán un informe con el número total de materiales recibidos e incidencias, y lo enviarán a la SSAA.


Los Responsables de Biblioteca:

Inician el proceso físico de los materiales. 4

En caso de pérdida o extravío, el alumno repondrá sin excepción el mismo material. Los Responsables de Biblioteca otorgarán un plazo máximo de un mes para la reposición.


7 MARZO 2016

5

De Marzo a Junio 2016 (antes de los inventarios).

9

SE INCLUIRÁ ESTE PUNTO EN LAS SUPERVISIONES 2016-A

DOCUMENTACIÓN

10

1


Listas de alumnos inscritos.

Tabla de distribución de materiales bibliográficos (paquetes).

Relación/recibo/vale de entrega por parte del proveedor.

Informe de la cantidad de paquetes recibidos.

Etapa 1, paso 1

Etapa 1, paso 2

Informe de alumnos inscritos y cantidad de paquetes recibidos. Etapa 1, paso 3

Etapa 2, paso 2

Etapa 2, paso 2

Copia de Relación/recibo/vale de entrega por parte del proveedor (enviada a la SSAA).

Etapa 2, paso 2 Relación de grupos y paquetes por entregar.

2

3

4

5

6 Etapa 3, paso 1

7 Vales de préstamo. Etapa 3, paso 3

8 Oficio al Coordinador de Modalidades, con copia a la SSAA, informando que recibió los vales. 9

Etapa 3, paso 6

Calendario de devolución de los materiales bibliográficos por grupo. 10 Etapa 5, paso 1

Informe con el número total de materiales recibidos, que enviarán a la SSAA. 11

Etapa 5, paso 3 Reporte de incidencias (bitácora). 12 Etapa 5, paso 3


DISTRIBUCIÓN BASADA EN LA MATRÍCULA DE PLANTELES

11

VALE DE PRÉSTAMO

12

VERIFICAR QUE LOS TÍTULOS DE LOS MATERIALES

SEAN LOS CORRECTOS EN

EL VALE

FORMATO DE INCIDENCIAS

13

REGISTRAR CADA NUEVA

INCIDENCIA, CONSERVANDO

LAS ANTERIORES

ENVIAR POR CORREO

ELECTRÓNICO, A LA SSAA, CADA VEZ QUE SE REGISTRE

UNA NUEVA INCIDENCIA

Coordinadores de Modalidades


RESUMEN

14


Listas de alumnos inscritos

Ambos firman las listas y las envían por correo electrónico a la SSAA

Responsables de Biblioteca >=<

Tabla de distribución


Responsables de Biblioteca Proveedor >=<

Tabla de distribución

Informan, el mismo a la SSAA y al proveedor


Relación de grupos y paquetes Paquetes para cada grupo de alumnos inscritos

Vales de préstamo que firmarán alumnos

Resguardan materiales sobrantes Vales de entrega

firmados y con todos los datos

Oficio informando recepción de vales

Responsables de Biblioteca

Coordinadores de Modalidades

Prestar sólo a alumnos de 5° semestre


RESUMEN

ETAPA 4: CARGA Y PROCESAMIENTO FÍSICO DE LOS MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS



Cataloga , clasifica los títulos y carga los ejemplares

Genera e imprime etiquetas de

código de barras, de lomo y bolsillo Al término del curso, una vez efectuada la

devolución de los materiales bibliográficos, realizarán el proceso físico de los materiales

devueltos.

DBySC

Entrega a los Responsables de Biblioteca las etiquetas

Concluido el curso, calendario de entrega de materiales bibliográficos

por grupo. Copia a la SSAA.

Al momento de la entrega de materiales, devuelve al alumno el

vale con el sello de devuelto

Informe de materiales recibidos e incidencias, y lo enviarán a la SSAA. Inician proceso

físico de los materiales

En caso de pérdida o extravío, el alumno repondrá sin excepción el mismo material. Los Responsables de Biblioteca

otorgarán un plazo máximo de un mes para la reposición 15


SSAA Responsables de Biblioteca

CHECKLIST

PLANTEL ________________________________________________________

16

RESPONSABLES DE BIBLIOTECA (NOMBRE Y FIRMA) TURNO MATUTINO ______________________________________________________________ TURNO VESPERTINO ______________________________________________________________

1. Recibir la relación de alumnos inscritos por grupo, de parte del Coordinador de Modalidades.

2. Comparar datos de alumnos inscritos con tabla de distribución de materiales (paquetes).

3. Firmar listas, escanearlas y enviarlas por correo a la SSAA.

Sí No (Registrar incidencia y reportar)



5. Recepción de los paquetes entregados por el proveedor.

6. Verificar que la cantidad de los paquetes recibidos coincide con la asignada al plantel.

7. Enviar copia de la relación, o recibo de entrega firmado, a la SSAA y al Coordinador de Modalidades.




8. Elaborar relación de grupos y paquetes por entregar.


4. Solicitar la impresión de los VALES de préstamo. Sí No (Registrar incidencia y reportar)

CHECKLIST

17





10. Coordinar con el Coordinador de Modalidades la entrega de los VALES de préstamo a los alumnos, para su pre-llenado.

11. Reunir los materiales sobrantes.

12. Enviar los paquetes no entregados a la SSAA. Sí No (Registrar incidencia y reportar)

13. Recepción, el día del inicio del Curso, de vales de contra entrega de materiales, con todos los datos y firmados.

14. Elaboración y entrega de oficio al Coordinador de Modalidades (con copia a la SSAA) informando recepción de vales, indicando la totalidad.

15. Concluido el curso, elaboración de calendario de recepción de materiales por grupo, en la biblioteca, y envío de copia a la SSAA.

16. Entrega de los vales, con sello de entregado a los alumnos, una vez recibidos los materiales.

17. Elaboración de informe con el número total de materiales recibidos e incidencias, y envío a la SSAA.


9. Entregar al Coordinador de Modalidades los paquetes para cada grupo de alumnos inscritos. Sí No (Registrar incidencia y reportar)



CALENDARIO

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MUCHAS GRACIAS

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