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Sistema de Prevención y Análisis de la Deserción en las Instituciones de Educación Superior

(SPADIES)

Manual de Usuario para el manejo de SPADIES 2.2

CEDE – Universidad de los ANDES

Jorge Hernán Franco Gallego MEN 2222800 ext 3112

Luis Omar Herrera Prada

Haider Jaime Rueda CEDE 3394949/99 ext 2400

Versión 1.2 Última actualización: noviembre 1 de 2006. Categoría: Manual de usuario

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Introducción Con el objetivo de tener mejor información sobre el sistema de educación superior y los factores determinantes de la deserción, se creó el Sistema para la Prevención y Análisis de la Deserción en las Instituciones de Educación Superior (SPADIES). Este sistema se alimenta de información de carácter histórico semestral que es suministrada por las Instituciones de Educación Superior (IES) a través de un conjunto de requerimientos de información solicitados previamente. Dada la variedad de sistemas de información y estructuras de datos que se encuentran en las IES, se hace necesario definir una interfaz común para cargar la información; tal interfaz es constituida por un conjunto de archivos que generan las IES, que deben cargarse en el sistema mediante un proceso denominado “sincronización”. SPADIES le ayudará a los encargados en cada IES (Institución de Educación Superior) a encontrar los determinantes de la deserción Universitaria, así mismo, le mostrará cómo se ha comportado ésta, y le informará de los estimativos para las cohortes y los estudiantes en particular de su esperanza de vida académica. Esta esperanza de vida discriminada principalmente por cohortes de estudio y por las carreras. Además, el programa permite al usuario realizar un seguimiento puntual a un grupo determinado de estudiantes con características como: el nivel de ICFES, Área de conocimiento, Ingresos de la familia en Salarios Mínimos, entre otros. Este documento es un manual de usuario que explica la forma de instalar, ejecutar, trabajar e interpretar el programa SPADIES.

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Tabla de contenido 1. Como instalar SPADIES .......................................................................................................................................................................................... 4 2. Como correr SPADIES ............................................................................................................................................................................................ 5 3. Como actualizar SPADIES ...................................................................................................................................................................................... 6 4. Como usar SPADIES................................................................................................................................................................................................ 7

4.1. Como funciona el SPADIES .............................................................................................................................................................................. 9 4.1.1. Datos cargados .......................................................................................................................................................................................... 10 4.1.2. Información básica ................................................................................................................................................................................... 11 4.1.3. Consultas gráficas ..................................................................................................................................................................................... 15 4.1.4. Análisis de riesgo (Gráficas) .................................................................................................................................................................... 19 4.1.5. Análisis de riesgo (Listados) .................................................................................................................................................................... 23 4.1.6. Otros........................................................................................................................................................................................................... 30

DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................................................................................................................ 37

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1. Como instalar SPADIES El administrador de SPADIES de su Institución debe entregarle los siguientes archivos:

1. El archivo spadies_v2.2.zip, que contiene la herramienta SPADIES. 2. Un archivo con extensión .spa (o varios, si la Institución tiene sedes), que corresponde al archivo de datos de su Institución. 3. El archivo LicenciaSPADIES.pdf, que contiene la licencia de SPADIES. 4. El archivo GuiaUsuarioSPADIES.pdf, que corresponde a este documento. 5. El instalador de Java Runtime Environment (JRE 5.0 Update 7 o superior) para su sistema operativo. Java Runtime Environment puede ser

descargado del sitio http://java.sun.com/. Los requerimientos de hardware del programa SPADIES son: Sistema operativo Windows 2000, Windows Server 2003, Windows XP, o Linux Procesador Mínimo 500MHz Memoria RAM Mínimo 128MB. Se recomienda 256MB o más. Disco duro Mínimo 50MB de espacio libre en disco Para el funcionamiento de SPADIES es necesaria la instalación de Java Runtime Environment (JRE 5.0 Update 7 o superior). Para instalar el programa SPADIES en su computador, siga los siguientes pasos:

1. Verifique que tenga instalado Java Runtime Environment (JRE 5.0 Update 7 o superior). 2. Descomprima el archivo spadies_v2.2.zip en el directorio que desee en su máquina. Al descomprimir el archivo, tendrá un directorio

con el nombre “spadies_v2.2” conteniendo los siguientes directorios y archivos:

3. Copie los archivos con extensión .spa (que le suministró el administrador de SPADIES de su Institución) dentro del directorio datos.

Si tiene algún problema con la instalación de SPADIES, comuníquese con el administrador de SPADIES de su Institución.

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2. Como correr SPADIES Para correr el programa SPADIES:

• Si tiene Windows, de doble clic al archivo run.bat ( ) que se encuentra dentro del directorio spadies_v2.2. • Si tiene Linux, ejecute los comandos que se encuentran en el archivo run que se encuentra dentro del directorio spadies_v2.2.

En el caso de Windows, aparecerá una ventana de comandos cargando la herramienta, que luce de la siguiente forma:

Tras de esperar unos segundos, el programa SPADIES estará cargado y listo para su utilización.

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3. Como actualizar SPADIES Semestre a semestre, el administrador de SPADIES de su Institución deberá entregarle un archivo con extensión .spa (o varios, si la Institución tiene sedes) conteniendo los datos actualizados de su Institución hasta la fecha. Para mantener actualizado SPADIES en su máquina:

1. Reciba del administrador de SPADIES de su Institución, un archivo con extensión .spa (o varios, si la Institución tiene sedes) con los datos actualizados de su Institución.

2. Cierre el programa SPADIES si lo tiene corriendo. 3. Copie los archivos recibidos con extensión .spa dentro del directorio datos, reemplazando los archivos .spa viejos que se encontraban

allí. La próxima vez que corra el programa SPADIES dispondrá de los datos actualizados de su Institución.

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4. Como usar SPADIES Al correrse el programa SPADIES, encontrará la pantalla principal de la herramienta:

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Al costado izquierdo de la pantalla encontrará la IES a la que pertenece en particular, y en el caso de que se hayan reportado sedes, estas también aparecerán en este costado. A su vez, encontrará las pestañas de trabajo, las cuales analizaremos detalladamente a continuación.

Listado de IES

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4.1. Como funciona el SPADIES El Sistema para la Prevención y Análisis de la Deserción en las Instituciones de Educación Superior (SPADIES) tiene el propósito de brindar herramientas de medición y análisis de la deserción de tal manera que las Instituciones puedan generar políticas que combatan este problema. Menú de navegación: Datos cargados: Se presenta una tabla general de la cantidad de datos cargados que tiene el sistema en sus diferentes variables. Información básica: Muestra información netamente estadística en forma de histogramas sobre las características de la población de la IES. Consultas gráficas: Este enlace permite observar los resultados del modelo por medio de una gráfica de supervivencia. Análisis de riesgo (Gráficas): Este enlace permite observar diferentes consultas y reportes predefinidos sobre la información que se almacena en la base de datos, en forma de histograma bajo la caracterización que se dé al grupo particular a estudiar. Análisis de riesgo (Listado): Este enlace permite observar diferentes consultas y reportes predefinidos sobre la información que se almacena en la base de datos. Este vínculo permite ver un listado de los estudiantes que cumplen con las características solicitadas. Menú superior: Operaciones: Permite configurar la herramienta o salir del programa. Extras: Da acceso a la presentación que se hizo en su Institución. Ayuda: Muestra el grupo de participantes en el proyecto.

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4.1.1. Datos cargados Muestra la cantidad de información cargada en la base de datos. Este reporte se realiza para poder llevar control sobre los archivos.

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4.1.2. Información básica

Aquí encontrará un listado con los parámetros de la consulta

solicitada

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En la parte de ‘Información básica’ usted tendrá acceso a la siguiente información en forma de histograma:

• Distribución de la población estudiantil que ingresa a su primer semestre en la Institución (primíparos), según características como: o Sexo. o Si trabajaba o no al presentar el examen del ICFES. o Edad de presentación del examen del ICFES. o Ingreso de la familia del estudiante al presentar el examen del ICFES. o Si la familia del estudiante, al presentar el examen del ICFES, tenía o no vivienda propia. o Número de hermanos al presentar el examen del ICFES. o Posición entre los hermanos al presentar el examen del ICFES. o Clasificación del puntaje obtenido en el examen del ICFES en un rango Bajo-Medio-Alto. o Nivel educativo de la madre del estudiante, al presentar el examen del ICFES. o Área de conocimiento del programa académico cursado.

• Distribución de la población estudiantil matriculada cada semestre en la Institución, según características como: o Si recibió o no crédito del ICETEX. o Tipo de crédito ICETEX recibido (Largo plazo, Mediano plazo, ACCES). o Si recibió o no apoyo de la Institución.

• Otras consultas: o Clasificación de los desertores por nivel de aprobación. o Porcentaje de deserción por cohorte.

Si el usuario da clic en cualquiera de los links, recibirá la información solicitada en términos totales (información total por cohorte que reportó la Institución) y la verá también normalizada a términos porcentuales, tanto en totales como por cohorte, según el reporte de información de los datos entregados por la Institución. La calidad reflejada en las consultas que se presentan desde este punto y a continuación van estrechamente ligadas a la calidad de la información entregada por la IES. En la gráfica a continuación se muestra un ejemplo del resultado arrojado al realizar cualquiera de estas consultas; la interpretación es fácil ya que los histogramas permiten una sencilla interpretación de los resultados. A su vez, la clasificación de desertores por nivel de aprobación se interpretaría de acuerdo con la tasa de repitencia (materias aprobadas sobre materias vistas) el último semestre cursado; del total de desertores por período, se aprecia cuántos de estos tuvieron qué tasa de repitencia antes de desertar de la IES. La calificación de ICFES de cada persona se estandarizó dando al máximo teórico un puntaje de 100, al mínimo teórico un puntaje de 0, y al resto un puntaje estandarizado entre 0 y 100.

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Ventana de retorno de información en las consultas de ‘Información básica’. Para todos los casos puede ver, según la pestaña, las cantidades, los porcentajes y las tablas de estos histogramas.

Aquí encontrará un listado con los parámetros de la consulta

solicitada

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Desertores según nivel de aprobación

Tasa de repitencia del último período

para los desertores

Aquí encontrará un listado con los parámetros de la consulta

solicitada

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4.1.3. Consultas gráficas

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En el módulo de consultas gráficas usted tendrá acceso a la siguiente información en forma de curva de supervivencia. La curva de supervivencia se interpreta sobre el porcentaje o el total general. Del agregado de estudiantes reportados, ya sea en porcentaje o al número total en el primer período cuantos quedan al segundo, tercero y así sucesivamente. Usted puede realizar estas consultas sobre las variables del listado a continuación:

• Distribución de la población estudiantil que ingresó a la Institución, según características como: o Sexo. o Si trabajaba o no al presentar el examen del ICFES. o Edad de presentación del examen del ICFES. o Ingreso de la familia del estudiante al presentar el examen del ICFES. o Si la familia del estudiante, al presentar el examen del ICFES, tenía o no vivienda propia. o Número de hermanos al presentar el examen del ICFES. o Posición entre los hermanos al presentar el examen del ICFES. o Clasificación del puntaje obtenido en el examen del ICFES en un rango Bajo-Medio-Alto. o Nivel educativo de la madre del estudiante, al presentar el examen del ICFES. o Área de conocimiento del programa académico cursado. o Programa académico cursado. o Número de apoyos recibidos de la IES durante toda la carrera. o Número de créditos recibidos del ICETEX durante toda la carrera. o Período de ingreso (cohorte a la que pertenece el estudiante). o Clasificación de riesgo de desertar, de bajo a alto de acuerdo a la estimación de SPADIES.

• Filtros particulares de selección de la población estudiantil matriculada cada semestre en la Institución, según características como: o Estado (graduado, retirado forzosamente, desertor, ninguna de las anteriores (activo)) o Filtro por período cursado: para discriminar estudiantes por período cursado. o Filtro por número de semestre cursado: para discriminar estudiantes por número de semestre cursado.

Aparte de realizar la consulta sobre un grupo en particular, el usuario puede hacer combinación de criterios de consultas, diferenciar entre los componentes de las variables para observar comportamientos característicos y agrupar selecciones. Para diferenciar entre los componentes de una variable, seleccione los componentes a diferenciar y marque la casilla ‘Diferenciado?’. Para agrupar los componentes, simplemente marque los componentes que desea agrupar.

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Para combinar los criterios de consulta, realice la selección en la variable que desee, y luego diríjase a la siguiente que quiera combinar y seleccione la consulta. El programa mostrará la gráfica de supervivencia para un máximo de 100 criterios diferenciados dada la selección del usuario. Al terminar la selección, de clic en ‘Generar gráfica’. El ejemplo a continuación muestra la forma de generar la línea de supervivencia mostrando la evolución de cohortes diferenciadas.

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La siguiente es la gráfica resultado de la consulta anterior

Curva de evolución de

cohortes

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4.1.4. Análisis de riesgo (Gráficas)

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En el módulo de análisis de riesgo (gráficas) usted tendrá acceso a la siguiente información estadística a manera de histograma. Usted puede realizar estas consultas sobre las variables del listado a continuación:

• Distribución de la población estudiantil que ingresó a la Institución, según características como: o Sexo. o Si trabajaba o no al presentar el examen del ICFES. o Edad de presentación del examen del ICFES. o Ingreso de la familia del estudiante al presentar el examen del ICFES. o Si la familia del estudiante, al presentar el examen del ICFES, tenía o no vivienda propia. o Número de hermanos al presentar el examen del ICFES. o Posición entre los hermanos al presentar el examen del ICFES. o Clasificación del puntaje obtenido en el examen del ICFES en un rango Bajo-Medio-Alto. o Nivel educativo de la madre del estudiante, al presentar el examen del ICFES. o Área de conocimiento del programa académico cursado. o Programa académico cursado. o Número de apoyos recibidos de la IES durante toda la carrera. o Número de créditos recibidos del ICETEX durante toda la carrera. o Período de ingreso (cohorte a la que pertenece el estudiante). o Clasificación de riesgo de desertar, de bajo a alto de acuerdo a la estimación de SPADIES.

• Filtros particulares de selección de la población estudiantil matriculada cada semestre en la Institución, según características como: o Estado (graduado, retirado forzosamente, desertor, ninguna de las anteriores (activo)) o Filtro por período cursado: para discriminar estudiantes por período cursado. o Filtro por número de semestre cursado: para discriminar estudiantes por número de semestre cursado. o Filtro por tasa de repitencia (materias aprobadas sobre materias vistas). o Filtro de si ha recibido o no apoyos de tipo académico, financiero u otros por parte de la Institución. o Filtro de cuales tipos de crédito ICETEX (Largo plazo, Mediano plazo, ACCES) ha recibido.

Aparte de realizar la consulta sobre un grupo en particular, el usuario puede hacer combinación de criterios de consultas, diferenciar entre los componentes de las variables para observar comportamientos característicos y agrupar selecciones. Para diferenciar entre los componentes de una variable, seleccione los componentes a diferenciar y marque la casilla ‘Diferenciado?’. Para agrupar los componentes, simplemente marque los componentes que desea agrupar.

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Para combinar los criterios de consulta, realice la selección en la variable que desee, y luego diríjase a la siguiente que quiera combinar y seleccione la consulta. Al terminar la selección de clic en ‘Generar gráfica’. El ejemplo a continuación muestra cómo generar el análisis de riesgo para masculino y femenino según el criterio de clasificación en el resultado del examen del ICFES.

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La siguiente es la gráfica resultado de la consulta anterior

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4.1.5. Análisis de riesgo (Listados)

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En el módulo de análisis de riesgo (listados) usted tendrá acceso a la información en listado de los estudiantes que pertenecen al criterio seleccionado en la consulta. Usted puede realizar estas consultas sobre las variables del listado a continuación:

• Distribución de la población estudiantil que ingresó a la Institución, según características como: o Sexo. o Si trabajaba o no al presentar el examen del ICFES. o Edad de presentación del examen del ICFES. o Ingreso de la familia del estudiante al presentar el examen del ICFES. o Si la familia del estudiante, al presentar el examen del ICFES, tenía o no vivienda propia. o Número de hermanos al presentar el examen del ICFES. o Posición entre los hermanos al presentar el examen del ICFES. o Clasificación del puntaje obtenido en el examen del ICFES en un rango Bajo-Medio-Alto. o Nivel educativo de la madre del estudiante, al presentar el examen del ICFES. o Área de conocimiento del programa académico cursado. o Programa académico cursado. o Número de apoyos recibidos de la IES durante toda la carrera. o Número de créditos recibidos del ICETEX durante toda la carrera. o Período de ingreso (cohorte a la que pertenece el estudiante). o Clasificación de riesgo de desertar, de bajo a alto de acuerdo a la estimación de SPADIES.

• Filtros particulares de selección de la población estudiantil matriculada cada semestre en la Institución, según características como: o Estado (graduado, retirado forzosamente, desertor, ninguna de las anteriores (activo)) o Filtro por período cursado: para discriminar estudiantes por período cursado. o Filtro por número de semestre cursado: para discriminar estudiantes por número de semestre cursado. o Filtro por tasa de repitencia (materias aprobadas sobre materias vistas). o Filtro de si ha recibido o no apoyos de tipo académico, financiero u otros por parte de la Institución. o Filtro de cuales tipos de crédito ICETEX (Largo plazo, Mediano plazo, ACCES) ha recibido. o Filtro por nombres, apellidos, código y documento de identificación.

Aparte de realizar la consulta sobre un grupo en particular, el usuario puede hacer combinación de criterios de consultas y agrupar selecciones. Para agrupar los componentes, simplemente marque los componentes que desea agrupar.

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Para combinar los criterios de consulta, realice la selección en la variable que desee, y luego diríjase a la siguiente que quiera combinar y seleccione la consulta. Al terminar la selección de clic en ‘Buscar estudiantes’. En este módulo, el usuario puede buscar estudiantes en particular, acción que se explicará luego de enseñar el manejo del módulo. El ejemplo a continuación muestra cómo generar el análisis de riesgo para masculino según el criterio de clasificación en el resultado del examen del ICFES.

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Cuando el listado a mostrar es mayor a 2000 registros, el programa únicamente muestra los 2000 primeros.

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Para buscar estudiantes en particular, seleccione ‘Datos personales’ que está marcado en azul y luego de clic en ‘Modificar’. Ingrese el nombre a buscar, de clic en ‘Modificar’ y luego en ‘Buscar estudiantes’. El usuario puede buscar estudiantes por nombres, apellidos, código o por documento de identificación que cumplan con criterios de variables anteriormente seleccionados.

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Del listado de estudiantes que cumplen con las características solicitadas y que muestra el SPADIES, no sólo se pueden encontrar las personas que cumplen con los requerimientos. Al generarse el reporte del listado de estudiantes requeridos, el usuario puede dar doble clic sobre el estudiante en particular para hacer seguimiento. Este seguimiento es individual y registra el comportamiento y características del estudiante, a su vez que indica el nivel de riesgo al que pertenece el estudiante. Esta información suministrada contiene la información básica del estudiante en particular y la información intratemporal del estudiante, tales como la tasa de repitencia y el nivel de riesgo.

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En la misma pantalla se evidencia una gráfica de supervivencia. La roja en este caso es el comportamiento del estudiante, y la azul es la forma como se esperaba se comportara.

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4.1.6. Otros Para contrastar la información de su Institución con la información del agregado nacional, simplemente de clic en ‘Selección del tipo de análisis’ y seleccione ‘Agregado’. El usuario puede realizar las mismas consultas que para la IES pero a nivel agregado y puede a su vez seleccionar el departamento, origen o carácter de Institución con que se quiera comparar; inclusive puede comparar o diferenciar.

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Para todos los casos y consultas, el usuario puede exportar las gráficas a formato .png o exportar las tablas a formato .csv, y la información del estudiante la puede exportar a formato .html. Basta dar clic derecho en la gráfica que desee, luego seleccionar ‘Grabar como’, y luego escoger la ubicación en donde guardar la imagen.

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Para exportar a formato .csv cualquier tabla, solamente de clic en ‘Exportar a formato CSV’.

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Para exportar a formato .html la información de un estudiante, de clic en ‘Exportar a formato HTML’.

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Al dar clic en ‘Operaciones’, puede seleccionar ‘Configuración’ para modificar la dirección en red del servidor a donde se consultan los agregados nacionales y ‘Salir’ para cerrar el programa.

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Al dar clic en ‘Extras’, tendrá acceso a la presentación que hizo el CEDE (Centro de Estudios sobre Desarrollo Económico) en la Institución, actualizada con los datos que se tiene de la Institución.

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En ‘Ayuda’ está el ‘Acerca de’ que muestra los participantes tanto del MEN (Ministerio de Educación Nacional) como del CEDE (Centro de Estudios sobre Desarrollo Económico) en el proyecto.

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DERECHOS DE AUTOR La información en este documento, incluyendo las direcciones URL, pueden estar sujetas a cambios sin previo aviso. Todo el riesgo del uso de este documento cae bajo responsabilidad directa y estricta del usuario. Algunas de las graficas mostradas en el manual han sido modificadas para proteger la privacidad de cada IES en particular. Sin embargo, dichas modificaciones no afectan en nada el desarrollo del programa, o el entendimiento del manual. Los ejemplos, compañías, organizaciones, productos, códigos, nombres, lugares, documentos de identidad que fueron usados en el desarrollo de los ejemplos son ficticios, y no tienen ninguna relación con cualquier ejemplo, compañía, organización, producto, código, nombre, lugar, o documentos de identidad de la realidad. El cumplimiento de las restricciones que se dan por los derechos de autor (Copyright) son responsabilidad del usuario y no existen salvedades a esta regla, ninguna parte del documento (o los documentos que se anexan en el disco) puede ser reproducido, guardado o introducido en otro documento, retransmitido en forma alguna (electrónica, mecánica, fotocopiada, grabada o cualquier otra) o por cualquier otro motivo, sin la autorización expresa del propietario de los derechos de reproducción (Ministerio de Educación Nacional).

Copyright © 2006, Ministerio de Educación Nacional. Todos los Derechos Reservados.

Elaborado por: CEDE-Universidad de los Andes.

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