HERRAMIENTA DE CARGUE HECAA V.3 - Sofinser Ltda. del Usuario IE… · Gráfica 3- Herramienta de...
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HERRAMIENTA DE CARGUE
HECAA V.3.3
Ministerio de Educación Nacional
MANUAL DEL USUARIO I.E.S.
Versión 1.0
Elaborado por:
SOFINSER Ltda.
Bogotá, 2016
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Manual de usuario IES – Hecaa 3.2 – Versión 2.0 Página 2 de 29
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1 INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 5
2 COMO ES LA DINAMICA PARA CARGAR LA INFORMACION? .............................. 6
3 INGRESAR AL SNIES ................................................................................. 8
4 REPORTE DE INFORMACIÓN ..................................................................... 11
4.1 CONSULTAR PLANTILLAS ......................................................................... 12
4.2 DESCARGAR PLANTILLAS ......................................................................... 13
4.3 DILIGENCIAR PLANTILLAS ......................................................................... 15
CONSULTA DE VALORES VALIDOS (DOMINIOS) .............................................................. 16
PLANTILLAS DE FORMATO *.CSV .................................................................................... 17
4.4 CARGAR PLANTILLAS ............................................................................... 18
5 OTRAS OPCIONES ................................................................................... 25
5.1 VERIFICAR INFORMACIÒN .................................................................... 25
5.2 ADMINISTRACION DE CONTACTOS ........................................................ 27
5.3 DESCARGAR TABLAS DE REFERENCIA .................................................... 27
5.4 TABLERO DE CONTROL ........................................................................ 28
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Manual de usuario IES – Hecaa 3.2 – Versión 2.0 Página 3 de 29
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Gráfica 1- Cómo se carga la información? .................................................................................... 6
Gráfica 2- Página Inicio del SNIES ................................................................................................. 8
Gráfica 3- Herramienta de cargue ................................................................................................. 8
Gráfica 4- Inicio Sesión ................................................................................................................. 9
Gráfica 5- Pantalla de bienvenida y noticias ................................................................................. 9
Gráfica 6- Componentes pantalla inicial de la herramienta de cargue ....................................... 10
Gráfica 7- Menú Reporte de Información ................................................................................... 11
Gráfica 8- Consultar Plantillas – Grupos de plantillas ................................................................. 12
Gráfica 9- Consultar Plantillas – Detalle de plantillas ................................................................. 12
Gráfica 10- Imagen de plantilla descargada Edge (explorador de Microsoft Windows 10) ....... 13
Gráfica 11- Imagen de plantilla descargada en Chrome (explorador de Google) ....................... 13
Gráfica 12- Imagen de plantilla descargada en Firefox (explorador de Mozilla) ........................ 13
Gráfica 13- Ejemplo de plantilla descargada .............................................................................. 15
Gráfica 14- Imagen de observaciones y valores para un campo ................................................. 15
Gráfica 15- Ejemplo de plantilla diligenciada .............................................................................. 16
Gráfica 16- Ejemplo de plantilla en formato csv descargada ...................................................... 17
Gráfica 17- Ejemplo de plantilla en formato csv diligenciada ..................................................... 17
Gráfica 18- Menú cargar plantillas .............................................................................................. 18
Gráfica 19- Pantalla para Cargar Plantillas .................................................................................. 18
Gráfica 20- Seleccionar Archivo que contiene plantilla a validar ............................................... 19
Gráfica 21- Avance de carga del archivo ..................................................................................... 19
Gráfica 22- Ejemplo de archivo leído preparado para cargar ..................................................... 20
Gráfica 23- Selección de periodo ................................................................................................ 20
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Gráfica 24- Error por falta de selección del periodo ................................................................... 20
Gráfica 25- Ejemplo de mensaje de registros publicados sobre la selección de un periodo ...... 21
Gráfica 26- Archivo cargado ........................................................................................................ 21
Gráfica 27- Error informativo de validación de plantillas .......................................................... 22
Gráfica 28- Ejemplo de plantilla con errores .............................................................................. 22
Gráfica 29- Validación exitosa .................................................................................................... 23
Gráfica 30- Segunda validación exitosa ...................................................................................... 23
Gráfica 31- Certificado de radicación de información ............................................................... 24
Gráfica 32- Menú verificar información ...................................................................................... 25
Gráfica 33- Pantalla de verificar información ............................................................................. 25
Gráfica 34- Cerrar variable para reporte del periodo ................................................................. 26
Gráfica 35- Solicitud de reapertura de variable en el período .................................................... 26
Gráfica 36- Formulario de solicitud de reapertura ..................................................................... 26
Gráfica 37- Menú administrar contactos .................................................................................... 27
Gráfica 38- Pantalla de gestión de contactos .............................................................................. 27
Gráfica 39- Menú descargar tablas de referencia ....................................................................... 28
Gráfica 40- Imagen pantalla descargar tablas de referencia ...................................................... 28
Gráfica 40- Menú tablero de control .......................................................................................... 28
Gráfica 42- Tablero de control .................................................................................................... 29
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1 INTRODUCCIÓN
Este documento tiene como propósito mostrar a los usuarios del Ministerio y a las instituciones de educación superior (IES) el funcionamiento de la herramienta de cargue que se empleará para realizar el cargue de todos los formatos del SNIES. Se divide en varias secciones a saber: - Explicación de la dinámica para cargar la información? - Consultar Plantillas - Diligenciar Plantillas - Cargar Plantillas - Estado de cargue y errores - Reportes y Consultas especiales
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2 COMO ES LA DINAMICA PARA CARGAR LA INFORMACION?
Antes de revisar las opciones de ingreso al sistema es importante conocer como es el proceso
de cargue y validación de información a través de las plantillas. En el cuadro que está a
continuación se muestra los pasos que se deben seguir para cargar la información de los
formatos al SNIES.
Gráfica 1- Cómo se carga la información?
Como se puede observar en el cuadro hay 2 instancias o momento para la validación:
En la primera validación el sistema revisará lo siguiente:
Columnas obligatorias: Deben estar diligenciadas, no pueden estar vacías.
Valores predefinidos o rangos definidos: Los campos que deben tener un valor existente
o un rango definido de opciones, no pueden tener valores diferentes. Por ejemplo los
códigos divipola de municipios, los códigos de países, los códigos de colegios, los campos
que solo aceptan S o N, o los valores de rubros presupuestales, entre otros. Todos estos
dominios se pueden descargar del aplicativo en la opción “Descargar tablas de
referencia”.
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Tipo de dato: Las columnas que esperan valores numéricos no pueden tener registradas
letras u otro tipo de caracteres.
En otras palabras se verifica que el archivo este “bien formado” y con información consistente.
En este punto se obtiene un primer archivo de errores o inconsistencias o se continúa a la
siguiente validación.
En la segunda validación el sistema revisará lo siguiente:
Registros duplicados: Dependiendo del formato revisa que el identificador de cada
registro no se duplique.
Completitud de la información: Por ejemplo en los formatos que requieren información
mensual se revisa que estén registrados los 3 meses del trimestre o en los que tienen
mediciones que haya cuatro mediciones por mes, etc.
Reglas específicas del negocio para cada columna: Por ejemplo valida que ciertos
campos sean mayores que 0, que si es un porcentaje el valor esté entre 0 y 100 y otras
más que están especificadas por cada formato en el documento de validaciones. Todas
las validaciones se pueden descargar de la zona de descargas.
Esta validación dependiendo de la plantilla y del número de registros enviados se puede
realizar en línea o en batch, es decir que puede obtenerse un mensaje de información
validada exitosamente, o un mensaje donde se indica que la validación se realizará
posteriormente. En los dos casos se enviará una notificación por correo indicando el
resultado.
Todo el proceso de envío de información se considera exitoso cuando se obtiene un
certificado de radicado de información, de lo contrario el proceso se considera incompleto.
Teniendo en cuenta esto en los numerales siguientes se mostrara el acceso a cada uno de
las opciones descritas en el flujo de información a continuación:
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3 INGRESAR AL SNIES
Al SNIES se ingresa mediante el siguiente URL http://snies.mineducacion.gov.co y se obtiene
la siguiente pantalla de inicio:
Gráfica 2- Página Inicio del SNIES
Al oprimir Reporte de información de IES al SNIES se ingresará a la herramienta de cargue donde
se debe autenticar o iniciar sesión digitando la clave y usuario asignado:
Gráfica 3- Herramienta de cargue
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Al seleccionar , se muestra la ventana que permite ingresar usuario y password.
Gráfica 4- Inicio Sesión
Una vez autenticado se mostrará la pantalla de bienvenida, donde se aprecian las últimas
noticias y algunas comunicaciones que se deben tener en cuenta:
Gráfica 5- Pantalla de bienvenida y noticias
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En este punto hay que observar el menú superior y todos los componentes, donde están las
opciones disponibles para cada usuario.
Gráfica 6- Componentes pantalla inicial de la herramienta de cargue
Como se observa el grafica anterior, el aplicativo tiene en su pantalla principal un menú superior
de opciones disponibles de acuerdo al perfil del usuario conectado, y unos botones o iconos que
permiten desconectarse o cerrar sesión, cambiar la contraseña o intercambiar la IES con la que
se quiere trabajar.
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4 REPORTE DE INFORMACIÓN
Cuando se ingresa a la Herramienta de cargue al menú se
despliega un submenú, donde se muestras las siguientes opciones
Consultar Plantillas
Cargar Plantillas
Estado de cargue y errores
Verificar Información
Estas opciones como todas las de los diferentes menú, pueden estar activas o no dependiendo
del perfil o rol que tenga el usuario conectado.
Gráfica 7- Menú Reporte de Información
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4.1 CONSULTAR PLANTILLAS
Al seleccionar la opción se tendrá un listado con todas las plantillas a las
cuales el usuario tiene acceso, las plantillas o formatos están agrupados por su característica en
tipos o grupos de plantillas.
Gráfica 8- Consultar Plantillas – Grupos de plantillas
En cada grupo de plantillas aparece el simbolo , el cual al oprimir desplegará hacia abajo
el detalle de las platillas autorizadas para el usuario:
Gráfica 9- Consultar Plantillas – Detalle de plantillas
Al oprimir el símbolo , se contrae nuevamente el grupo de plantillas.
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4.2 DESCARGAR PLANTILLAS
Para cada una de las plantillas listadas en el borde derecho se encuentran los íconos
que permite descargar la plantilla en formato de hoja de cálculo o en formato
csv, respectivamente. (No todas las plantillas están pueden estar habilitadas para descargar
en los dos formatos).
Gráfica 10- Imagen de plantilla descargada Edge (explorador de Microsoft Windows 10)
Gráfica 11- Imagen de plantilla descargada en Chrome (explorador de Google)
Gráfica 12- Imagen de plantilla descargada en Firefox (explorador de Mozilla)
En todos los casos presentados se descarga la plantilla al disco duro o unidad de datos, por
defecto se hace sobre la carpeta de “descargas”, pero se puede colocar en cualquier ubicación
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y se puede renombrar el archivo, según los estándares y necesidades de almacenamiento de los
usuarios.
Las plantillas se pueden descargar en cualquier momento y no es necesario descargarlas todos
los periodos a no ser que se haya informado de algún cambio en las mismas. Si por la plantilla
cambia por alguna actualización el sistema informará que la plantilla es inconsistente y será
necesario descargarla de nuevo y pegar la información en el orden apropiado.
Cuando hablamos de plantillas, se dice que es un instrumento que permite guiar el reporte de
la información previamente predefinida, por lo cual la estructura de filas y columnas se debe
respetar. Si el usuario realiza cambios a la plantilla, el sistema detectará que la misma se
encuentra inconsistente y enviará un error.
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4.3 DILIGENCIAR PLANTILLAS
Un ejemplo de la plantilla generada y posteriormente descargada será el siguiente:
Gráfica 13- Ejemplo de plantilla descargada
En esta plantilla se tendrá una pestaña por cada formato y al final habrá una pestaña INFO
que contiene información de control de la plantilla, la cual NO se puede modificar.
En todas las columnas se tendrá un comentario que le indica al usuario lo que debe
diligenciar y generalmente muestra el tipo de dato (numérico o alfanumérico), si es
obligatorio o no y los posibles valores si hay a lugar.
- Atributos de la información del formato: En estas columnas se debe diligenciar el
código del ítem deseado para el atributo a registrar. En el ejemplo se muestra un
formato que tiene el atributo ID_TIPO_REGLAMENTO y se ve el comentario que
tiene esa columna mostrando los códigos válidos para ese atributo que son
únicamente los números entre el 1 y el 5.
Gráfica 14- Imagen de observaciones y valores para un campo
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En este ejemplo también se observa que se debe colocar un valor numérico y que
el campo es obligatorio es decir que no puede ser nulo.
- Para valores numéricos. Se debe usar como separador de decimales la coma (,) y no
se debe incluir separador de miles. Si el valor es un porcentaje debe estar entre 1 y
100.
- No se deben incluir en las celdas fórmulas o referencias a otras hojas, en lo posible
si se copia la información de otra hoja de cálculo a la plantilla hay que hacerlo como
“valores”.
Cuando una plantilla tiene varias las pestañas, hay que diligenciarlas, para hacer la posterior
validación y cargue de la información de las mismas. Generalmente la existencia de varias
pestañas obedece a detalles que se requieren para complementar la información de un
registro maestro.
Un ejemplo de diligenciamiento de una pestaña de la plantilla sería el siguiente
Gráfica 15- Ejemplo de plantilla diligenciada
CONSULTA DE VALORES VALIDOS (DOMINIOS)
Cuando no se logra apreciar los valores validos por tener dominios muy extensos,
o cuando Ud. quiere descargar los códigos válidos para preparar la información se
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debe descargar del menú de opciones Administrativas el
reporte de tablas de referencia:
Esta opción se revisará más adelante.
PLANTILLAS DE FORMATO *.CSV
De la misma forma se pueden descargar las plantillas *.csv cuando están habilitadas
y cuando se debe reportar de variables que tienen gran cantidad de registros y
generalmente cuando la información se extrae de un sistema especial.
El proceso para descargar la plantilla es el mismo de las de hoja de cálculo solo que
se oprime el icono respectivo:
Esta operación descarga un archivo en formato csv, el cual debe abrirse con un
editor de texto y seguir el orden de los campos separado por punto y coma (;),
respetando las primeras 4 filas, las cuales no se deben alterar.
Gráfica 16- Ejemplo de plantilla en formato csv descargada
Gráfica 17- Ejemplo de plantilla en formato csv diligenciada
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4.4 CARGAR PLANTILLAS
Gráfica 18- Menú cargar plantillas
Una vez diligenciada y guardada la plantilla, se selecciona la opción “Cargar Plantillas” para
iniciar el proceso de reporte de información, obteniendo la siguiente pantalla:
Gráfica 19- Pantalla para Cargar Plantillas
Aquí se debe hacer click sobre el ícono y el aplicativo lo llevará
a seleccionar el archivo que contiene la plantilla que se quiere Cargar.
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Gráfica 20- Seleccionar Archivo que contiene plantilla a validar
Una vez se selecciona el archivo a cargar al portal se muestra el avance del proceso.
Gráfica 21- Avance de carga del archivo
Esta selección carga el archivo al portal, sin embargo tenga en cuenta que hasta aquí solo se ha seleccionado el archivo, así que si se aborta o termina el proceso no se ha realizado ningún proceso efectivo. De esta forma el archivo cargado es leído en el aplicativo, donde identifica cuantos registros se van procesar y que plantilla es la que se está gestionando.
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Gráfica 22- Ejemplo de archivo leído preparado para cargar
En este punto, la herramienta al detectar que plantilla se va a cargar, muestra los periodos habilitados si la plantilla es periódica, de lo contrario solo espera que el usuario presione el botón de cargar. Para seleccionar el periodo para el cual va a realizar la carga solo despliegue a lista de valores de los mismos.
Gráfica 23- Selección de periodo
Si la plantilla requiere periodo y el mismo no se selecciona se obtendrá este error:
Gráfica 24- Error por falta de selección del periodo
Cuando se está seleccionando el periodo, se puede ver un mensaje sobrepuesto que indica si la variable ya posee información publicada, sea cuidadoso de escoger el periodo correcto pues puede remplazar la información ya publicada si comete un error.
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Gráfica 25- Ejemplo de mensaje de registros publicados sobre la selección de un periodo
Al terminar la selección del archivo y colocar y el periodo aparece un botón que permitirá
cargar el archivo.
Gráfica 26- Archivo cargado
Si no se quiere continuar con el proceso se oprime el botón , retornando a la
pantalla donde se puede realizar la carga del archivo.
Si se quiere continuar con la validación y si la plantilla a validar presenta errores se tendrá
la siguiente pantalla informativa:
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Gráfica 27- Error informativo de validación de plantillas
Para poder visualizar los errores se debe hacer click sobre el ícono
y la herramienta procede a bajar al disco duro del usuario un archivo Excel que contiene los
errores de la plantilla validada.
El archivo que contiene los errores será de la siguiente forma:
Gráfica 28- Ejemplo de plantilla con errores
En el archivo de errores se resalta cada error y hay un comentario que le indica al usuario el
error cometido.
Si se desea sobre este archivo de errores se puede realizar la corrección de los datos.
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Una vez realizadas las correcciones al archivo se debe hacer click sobre el ícono
, lo cual deja al usuario nuevamente en la pantalla mostrada en la gráfica 10
(Cargar Plantillas) para volver a hacer la validación sobre el archivo deseado (puede ser el
de los errores).
Una vez la validación fue exitosa se obtendrá el siguiente mensaje:
Gráfica 29- Validación exitosa
En este momento ya se puede realizar el cargue del archivo validado y comienza la segunda
validación del sistema, para esto se debe hacer click en el ícono
Si la segunda validación no encontró errores en la plantilla se tendrá la siguiente pantalla
informativa:
Gráfica 30- Segunda validación exitosa
En esta pantalla se informa:
Número de registros cargados
Nombre de la plantilla cargada
Número de radicación obtenido, el cual puede descargarse oprimiendo el botón
respectivo.
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Gráfica 31- Certificado de radicación de información
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5 OTRAS OPCIONES
5.1 VERIFICAR INFORMACIÒN
Gráfica 32- Menú verificar información
En el menú, al ingresar a la opción mostrada, se aprecia una pantalla que contiene el estado de
todas aquellas las variables reportadas que son periódicas.
Gráfica 33- Pantalla de verificar información
Aquí se podrá observar la fecha del ultimo cargue, el estado de las validaciones y los datos de
publicación, entendiéndose por publicación el reporte exitoso de información de la información
en el SNIES.
A través de esta pantalla también el usuario puede cerrar o bloquear la variable para el periodo
seleccionado oprimiendo el icono .
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Gráfica 34- Cerrar variable para reporte del periodo
Al oprimir se cerrará la variable para reportarla en el periodo seleccionado, apareciendo
el icono .
Para habilitar el esta variable para el reporte, se oprime el icono , y se confirma o no la
solicitud de reapertura, completando el formulario de la solicitud. Dicha solicitud es enviada al
administrador, quien la aprobará o rechazará.
Gráfica 35- Solicitud de reapertura de variable en el período
Gráfica 36- Formulario de solicitud de reapertura
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5.2 ADMINISTRACION DE CONTACTOS
Esta opción permite la gestión de los contactos de las IES. Recuerde que es necesario mantener
actualizado dichos datos.
Gráfica 37- Menú administrar contactos
Al ingresar a la opción se mostrará la pantalla que permite la gestión de los contactos:
Gráfica 38- Pantalla de gestión de contactos
5.3 DESCARGAR TABLAS DE REFERENCIA
La herramienta de cargue, permite descargar en todo momento en archivos de formato de
hoja de cálculo todas las tablas de referencia o dominios.
Para ingresar a esta opción debe buscar la opción del Menù “Administración” y dentro de esta
escoger el sub menú “Descargar tablas de referencia”
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Gráfica 39- Menú descargar tablas de referencia
Gráfica 40- Imagen pantalla descargar tablas de referencia
5.4 TABLERO DE CONTROL
Como utilidad de seguimiento de información se cuenta con un tablero de control que permite
ver el estado de cargue de las variables y los datos generales del reporte de información.
Gráfica 41- Menú tablero de control
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Gráfica 42- Tablero de control