lucin de problemas y toma de decisiones administrativasClaudia Vsquez Rojas Administracin 11.12.2012 11 minutos de lecturacreatividad e innovacindiagramas y flujogramasherramientas administrativassolucin de problemastoma de decisionestrabajo en equipoIntroduccinEn las organizaciones siempre surgen problemas algunos cotidianos otros complejos y muchas veces no se sabe cmo responder a ellos o que decisin tomar, para los administradores es un de las mayores responsabilidades, para facilitar esta tarea se pueden recurrir a procesos, modelos, y herramientas que nos ayudaran a no equivocar en la mejor solucin al problema o la situacin presentada.La solucin de problemas consiste en un proceso que abarca diversas actividades estas pueden ser cortas o extensas, la solucin de problemas es un factor determinante dentro de empresas y organizaciones, que principalmente es un riesgo tomado por los administradores. De esta necesidad surge el conocer los pasos principales para la identificacin y la buena aplicacin de tcnicas, mtodos y modelos que ayuden a la solucin de problemas.ConceptosPara comprender este tema es necesario definir los conceptos principales que conforman al tema de solucin a problemas y toma de decisiones.Concepto de problemaUn problema es algn asunto o una cuestin a la cual se necesita buscar una solucin.Concepto de solucinLa palabra solucin proviene del latn soluto que se refiere a la accin o efecto para resolver alguna dificultad o duda.Concepto de solucin de problemasEs el proceso mediante el cual se llevan a cabo diversas acciones para la resolver alguna cuestin mediante procesos de razonamiento.Concepto de DecisinLa palabra decisin proviene del latn deciso que se refiere a la resolucin que se elige para alguna cosa.Concepto de toma de decisionesEs el proceso de seleccin entre dos o ms alternativas despus de realizar un previo anlisis una serie de factores que intervienen de forma directa para elegir la ms adecuada.Proceso de solucin de problemas y toma de decisionesEl proceso de toma de decisiones puede variar de acuerdo a diversos criterios y este puede ser corto o tan extenso como se desee a continuacin en la figura 1 se muestra las principales etapas de este proceso.Figura 1. Proceso de solucin de problemas y toma de decisiones.Identificacin y seleccin del problemaEsta etapa hace referencia a encontrar el problema y estar consciente de que en un momento dado se debe tomar una decisin para encontrar la solucin al problema .Este problema puede tener la caracterstica de ser actual o ser la causa de muchos conflictos en la organizacin. Se pueden realizar las siguientes preguntas como ayuda para la seleccin del problema: Dnde est ocurriendo? Qu es lo que ocurre? En qu momento sucede? A quin involucra? Por qu ocurre este problema?Anlisis del problemaSe debe comprender el problema definirlo, estructurarlo y analizar las fallas si el problema resulta muy complejo es recomendable dividirlo en segmentos y realizar una breve descripcin de cada una de las partes.Se debe verificar la comprensin del problema esto resulta ser ms fcil si se comparte con otras personas para asegurar de que la comprensin sea la adecuada.Asignar prioridades a los problemas: Si son varios los problemas que se presentan se debe fijar prioridad para identificar a cual se le dar solucin primero y a cuales sucesivamente.Se debe diferenciar los aspectos que son importantes y cuales son urgentes, ya que los que resultan ser importante se les debe prestar mayor atencin.Un ejemplo de esto puede ser que a menudo se responden llamadas por telfono y estas son de carcter urgente lo imprtate seria disear un sistema que le permita el filtrar y priorizarlas.Generar alternativas de solucinLa solucin del problema se puede alcanzar mediante diversas alternativas de solucin, estas estn basadas en la incertidumbre.Se desarrollan posibles soluciones y se deben generar muchas para poder encontrar alguna que resulte adecuada para la solucin del problema de forma satisfactoria.Para generar gran cantidad de alternativas en el caso de problemas organizacionales es til involucrar los dems que se encuentren involucrados en el tema y con ayuda de tcnicas tales como la lluvia de ideas recabar informacin de los dems.Evaluacin de alternativasSe realiza un estudio de cada una de las posibles alternativas de solucin para el problema, se deben identificar las ventajas y desventajas de cada una de acuerdo a los objetivos de la organizacin y asignar un valor ponderado.Seleccin y planificacin de la solucinSe debe seleccionar una o varias alternativas de acuerdo a la evaluacin para la obtencin de mejores resultados para la solucin del problema, para lo cual se debe tomar en cuenta las siguientes preguntas: Con cul alternativa tiene ms probabilidades de resolver el problema?, Se cuenta con los recursos necesarios?, Cul es el grado de riesgo inherente a cada alternativa?Para la planificacin de la solucin se debe tomar en cuenta las medidas y/o procesos que debern modificarse en la organizacin, as como los recursos humanos, financieros e infraestructura que se necesitaran, el tiempo en que se llevara a cabo y quienes sern los responsables.Ejecucin y ControlEste paso se encarga de garantizar que la planificacin de la solucin se lleve a cabo en los tiempos previamente planeados aplicando controles correctos para el aseguramiento de los objetivos deseados.Estilos de toma de decisionesLos estilos de toma de decisiones varan de acuerdo a las circunstancias y en que se encuentre administrador o las personas que toman decisiones tambin las alternativas juegan un papel importante. A continuacin en la figura 2 muestra un cuadro en donde se muestran algunos estilos para la toma de decisiones.Figura 2. Estilos de toma de decisiones.Tipos de tomas de decisionesDecisiones ProgramadasEstas se toman de forma frecuente debido a su naturaleza de ser repetitivas y rutinarias debido a que los problemas que resuelven se presentan cotidianamente. Estos tipos de problemas ya cuentan con pasos planeados para su solucin, a este tipo de decisiones tambin se les conocen como estructurada. Las personas que se encargan de tomar este tipo de decisiones ya no tiene que disear las soluciones si no que toman la decisin que aplicaron anteriormente.Estas decisiones deben seguir polticas, procedimientos y reglas para facilitar la toma decisiones en situaciones que se dan con cierta frecuencia.Decisiones No programadasEstas tambin se conocen como estructuradas, son contrarias a las anteriores, las decisiones que se toman son para resolver situaciones que se presentan espordicamente o aquellas que requieren de un modelo muy especfico para su solucin por ejemplo un cambio de ubicacin de oficinas, el lanzamiento de un producto nuevo entre otros. Estas decisiones requieren de ayuda de algn modelo para la tomas de decisiones para soluciones adecuadas.En las circunstancias que no se presentan muy frecuentemente o situaciones que son importantes para la organizacin se debe manejar con un trato especial y como una decisin no programada.Decisiones en grupoAlgunas de las decisiones en las organizaciones son tomadas de forma grupal pertenecientes dentro del mismo o en diferentes departamentos dependiendo de la situacin, esta forma de decisin es considerada un factor importante de las organizaciones.Algunas ventajas de la toma decisiones en grupo: De forma grupal se pueden sugerir ms formas de solucin. Los grupos tienen mayor aportacin de conocimientos y experiencias distintas. Se promueve un mayor involucramiento de todos los integrantes en la bsqueda y aplicacin de la solucin. Las consecuencias se asumen mejor en grupo La estrategia de solucin est ms completa.Algunas desventajas de la toma de decisiones en grupo El grupo tiende a decidir con la base que les da algunas situaciones conocidas. Los grupos siempre cuentan con un lder y generalmente siempre lo siguen. Los grupos tardan ms tiempo en tomar decisiones y a veces no llegan a un acuerdo.Herramientas y tcnicas para toma de decisionesRecoleccin de datosEsta herramienta permite reunir, clasificar y analizar informacin de acuerdo a la situacin o problema del cual se desea tomar una decisin principalmente es utilizado para la identificacin y anlisis de problemas.Facilita el anlisis debido que al identificar el problema que se desea estudiar se determinan categoras y los datos son registrados en una lista que facilita el manejo de informacin. A continuacin se mencionan algunos de los aspectos que se deben analizar: Si la informacin es cualitativa o cuantitativa. Cual ser el procedimiento que se seguir para recolectar los datos. Qu uso se le dar a la informacin recabada. De qu forma se va a realizar el anlisis. Quien se encargara de recoger los datos Cul ser la frecuencia en que se realizar el anlisis Lugar donde se llevara a cabo.Lluvia de ideasCon frecuencia esta herramienta es utilizada cuando se pretende realizar alguna actividad o resolver problemas de acuerdo a diferentes puntos de vista de los integrantes de un grupo. Dentro de las organizaciones es importante el uso de esta herramienta ya que fomenta el trabajo en equipo y motiva a la generacin de opiniones de los integrantes de los grupos siempre y cuando estas sean coherentes de acuerdo al tema que se est abordandoPrincipales beneficios Lo integrantes alcanzan razonamientos de niveles ms altos de lo que imaginaban Se genera creatividad Se genera confianza en los integrantes Fomenta la participacinEs considerada una herramienta de planeacin ya que de la participacin del grupo en la generacin de lluvias de ideas se puede pueden crear estrategias importantes y creativas que pueden afectar positivamente a la organizacin.Diagrama de ParetoAyuda a la deteccin de problemas que tienen ms relevancia, visualmente permite identificar las minoras pero de caractersticas vitales a las cuales es primordial prestarles atencin y as tomar decisiones para llevar a cabo una accin. En la figura el eje vertical es la frecuencia con la que ocurren los valores de forma individual y el eje vertical derecho es el porcentaje acumulado. Como se muestra en la figura 3.Figura 3. Diagrama ParetoDiagrama de GanttEsta aportacin es de Henry Laurence Gantt, de ah el nombre de esta herramienta grafica de Gantt hasta nuestros das se utiliza con bastante frecuencia desde sus origines en el ao de 1910.Esta herramienta consiste en mostrar por medio de una grfica los tiempos de duracin de las diferentes actividades que conforman un proyecto de forma que permita observar el avance del proyecto y el tiempo de inicio y fin del mismoPermite llevar a cabo la planeacin y control de todas las actividades a realizar en un proyecto y en cada una de estas actividades se determina el tiempo de inicio, duracin y final para que el proyecto se termine en tiempo y forma tal como se plane. En la actualidad para el desarrollo de proyectos ya existen muchos software que se encargan de almacenar mayor informacin de cada actividad y permite llevar ms detalles como costos a quien se le asigno esa actividad entre otras cosas, que es informacin de valor para el administrador de proyectos. En la figura 4 se muestra un ejemplo.Figura 4. Ejemplo de grafica de GanttDiagrama de FlujoEn esta herramienta se utilizan figuras geomtricas que tiene su significado en el diagrama, con el fin de solucionar problemas o mejorar algn sistema o proceso.Figura 5. Diagrama de flujoDiagrama de IshikawaTambin conocido como Diagrama causa efecto o diagrama espina de pescado, el nombre de este diagrama hace honor al DR. Kaoru Ishikawa donde el desarrollo esta herramienta mediante la observacin de que un procedimiento no puede ser predecible sin tomar en cuenta todos aquellos factores que pueden originar aquel proceso y de qu forma se interrelacionan entre s.Este diagrama consiste en una flecha horizontal la cual nos lleva al extremo derecho donde nos lleva al problema que se deber analizar pero a su vez contempla varios factores causas que estn directamente relacionados con el problema que se est analizando, ya sea porque influyen o afectan , como se muestra en la figura 6. Al eje horizontal van llegando lneas oblicuas parecidas a la espina de un pez que representan las causas, a su vez cada una de estas lneas que representan un causa, reciben otras lneas perpendiculares que representan las causas secundarias, formando un grupo de causas de naturaleza comn.Figura 6. Diagrama IshikawaPrincipales beneficios: Ayuda pensar en las causas reales de un problema y no solo en las obvias o simples Amplia la visualizacin de un problema Motiva la discusin grupal. Ayuda a identificar soluciones, tomar decisiones, y realizar plan de accionesrboles de decisinLos rboles de decisin es una tcnica que permite analizar decisiones basadas en el uso de resultados y probabilidades. Los rboles de decisiones son la forma de representacin ms conocida para la esquematizacin de problemas de decisin, la informacin se representa de forma fcil de comprender y visualizar posibles alternativas para tomas una decisin. En estos esquemas se observan alternativas, eventos, posibles resultados, y la secuencia de las decisiones. Como se muestra en la figura 7.Figura 7. rbol de decisin.Modelos de toma de decisiones y solucin de problemasModelo de D Zurilla y Goldfried.En el modelo de DZurilla y Goldfried se consideran dos dimensiones:Una orientacin al problema.Donde contiene las creencias sobre el dominio que ejerce el individuo sobre la solucin del problema. Pero tambin incluye dos aspectos que se basan en la teora de autoeficacia:La creencia en la autoeficacia en la resolucin de los problemas. Basada en la expectativa de eficacia.La creencia que los problemas de la vida se pueden resolver. Basada en la expectativa de resultado.La orientacin al problema puede ser positiva o negativaLa orientacin positiva al problema puede generar los siguientes aspectos: Los problemas los visualiza como retos.Genera optimismo al saber que todos los problemas tiene una solucin. Saber que se tiene capacidad para el enfrentamiento de los problemas.Ser consciente y estar dispuesto a invertir tiempo y esfuerzo en su solucin.La orientacin negativa al problema implica ver los problemas como amenazas. Dudar de las habilidades para solucionarlos.Surgimiento de estrs y frustracin cuando estn frente al problemaEstas dos orientacin sirven para en el caso de la positiva a que problema induce al sujeto a enfrentarse a l, por otro lado la orientacin negativa le prepara para evitarlo.Este modelo propone un proceso para la solucin de problemas: Definicin del problema. Desarrollo de soluciones y alternativas. Toma de decisiones y su ejecucin. Evaluacin de resultados Reiniciar el procesoModelo racional de L Taylee1. Este modelo propone siete pasos:2. Definicin y diagnstico del problema3. Establecimiento de metas4. Bsqueda de soluciones alternativas5. Comparacin y evaluacin de soluciones alternativas.6. Seleccin entre soluciones alternativas7. Implementacin de la solucin seleccionada8. Seguimiento y control.Trabajo futuroCreacin e implementacin de manual de solucin de problemas y tomas de decisiones.ObjetivoCrear un manual que contenga las herramientas que puede aplicar para una toma de decisiones, as como la facilitacin de la solucin a problemasConclusionesLa solucin de problemas y toma de decisiones son importantes para las organizaciones ya que nos ayuda a la identificacin de problemas y su posibles soluciones. Si no se analiza correctamente un problema que se pretende resolver puede llevarnos a tomar una mala decisin que puede afectar en aspectos financieros, de tiempo, dependiendo del rea a que se est enfocando.La solucin de problemas y la toma de decisiones son un proceso que aumenta las posibilidades de tomar decisiones ms eficientes y eficaces, esto se debe a que se pueden identificar y evaluar los problemas involucrando a personas para profundizar el anlisisReferencias1. http://definicion.de/problema/2. http://definicion.de/solucion/3. http://www.gqs-inc.com/spanish/solucion-problemas.htm4. http://definicion.de/decision/5. http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia-2/toma-decisiones-solucion-problemas-administracion.htm6. http://www.slideshare.net/ishtarmaria/toma-de-decisiones-y-solucion-de-problemas#btnPrevious7. http://www.gestiopolis.com/Canales4/ger/sixpautas.htm8. http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/mujeres/estilos-de-toma-de-decisiones.htm