Situación actual de vehículos Hortifrut y propuestas

de mejora

OBJETIVO

Vehículos

CUANTIFICAR Los vehículos de la empresa

IDENTIFICARpolítica de uso y rendiciones de

gastos

PROPONERpolítica de uso y mejoras en

rendiciones de gastos

ACORDAR con Gerencia las bases para definir política de empresa

O & M

SS.GG

Gerencia

Contabilidad

VEHÍCULOS HORTIFRUT

Hortifrut S.A.

18 Vehículos

Hortifrut Chile S.A.

29 Vehículos

Agrícolas Asociadas

10 Vehículos

Hortifrut Comercial

2 Vehículos

Viveros Hortifrut Chile S.A.

5 Vehículos

64 Vehículos

SEPTIEMBRE, 2009

VEHÍCULOS HORTIFRUT

HORTIFRUT CHILE

VEHÍCULOS HORTIFRUT

HORTIFRUT S.A.

VEHÍCULOS HORTIFRUT

AGRICOLA ASOCIADOS

VEHÍCULOS HORTIFRUT

VIVERO HORTIFRUT S.A.

HORTIFRUT COMERCIAL S.A.

VEÍCULOS HORTIFRUT

Tipo de Gasto Tipo de Vehículo

Combustible

Vehículos compañía

Vehículos arrendados

Vehículos particulares

Peaje

Estacionamiento

Lavado Vehículo

Mantenciones

Reparaciones

Permiso Circulación

Seguro Obligatorio

Revisión Técnica

Seguro vehículo

Tipo VehículoCombustible

Peaje, Estacionamiento, Lavado vehículo

SegurosMantenciones, Reparaciones

EmpresaTarjeta CopecRendiciones

Factura

Rendiciones Centraliza en casa matriz

Rendiciones

Declaración SII SI SI SI SI

Particular (contrato)

CLP / Km (Rendición)

Rendiciones Centraliza en casa matriz

CLP / Km(Rendición)

Declaración SII NO NO NO NO

Particular RendicionesCLP / Km

Rendiciones - RendicionesCLP / Km

Declaración SII NO NO NO NO

ArrendadoRendición Rendiciones Centraliza en casa

matriz -

Declaración SIICumple Ley 825No Cumple Ley 825

SINO

SINO

SINO

SINO

VEHICULOS HORTIFRUT

VEHÍCULOS HORTIFRUTCOMENTARIOS:

1.-Vehículos comprados por una sociedad que se encuentran asignados a personal que trabajan en otra empresa asociada

2.-Vehículos asignados a personal que ya no trabajan en la empresa o no tienen un responsable directo

3.-Inventario de activos fijos en SAP no esta actualizado de acuerdo al listado

4.-Vehículos vendidos o comprados no se informan en forma oportuna al departamento de Contabilidad

5.-Vehículos que se dan de baja no se informa formalmente su situación

6.- Vehículos que se utilizan pero ya cumplieron su vida útil y generan mayor gasto

7.- Vehículos asignados a personal administrativo (Ej: Vivero)

8.- Variedades de modelos y marcas

VEHÍCULOS HORTIFRUT

COMENTARIOS:

9.- Asignación parcial de tarjetas de combustible (Copec) a los vehículos de la empresa

10.- Vehículo utilizado por personal externo de la compañía

11.- Rendiciones de gastos por personal externo de la compañía

12.- Uso de petróleo asignado para maquinaria es utilizado en vehículos asignados a agrícolas

13.- No existen políticas y procedimiento de uso y responsabilidades de vehículos

14.-Se realizan rendiciones que no pueden declararse como gastos antes el SII (Ej. Contratación personal con vehículo propio, vehículo arrendado que no cumpla Ley 824 / 825)

15.- Carga de trabajo para departamento contabilidad para gestionar rendiciones

VEHÍCULOS HORTIFRUT

A) PROPUESTA:Actualización formal de listado Vehículos:

1.- Validar en terreno de ubicación de vehículos y responsable a cargo2.- Actualizar activos fijos en SAP (Listado oficial empresa)

RESPONSABLE:

Jorge SaezWilfredo Brevis

FECHA COMPROMISO: Validar disponibilidad de recursos para realizar esta operación

VEHICULOS HORTIFRUT

B) PROPUESTA:

Definir políticas y procedimientos en 5 ítem:

1.- Tipo de Vehículo y Cargos relacionados

Vehículos cumplan Ley 824 y 825 Marca, Modelo, Combustible, Seguridad, Equipamiento Cargos relacionados con modelo de vehículo

2.-Compra y recepción de vehículo

Responsable de generar la solicitud de la necesidad de un vehículo Aprobación la solicitud de compra Responsable de obtener documentación legal (Inscripción, Permisos, Seguros) y que el vehículo cumpla con los requisitos de la empresa (Logos, u otros) Entrega formal al responsable del vehículo (Normas de uso, inventario del vehículo, Formulario recepción conforme) Informar entrega de vehículo a contabilidad

VEHICULOS HORTIFRUT

B) PROPUESTA:

Definir políticas y procedimientos en 5 ítem:

3.- Normas uso y prohibiciones

Uso del vehículo (trabajo y/o particular, Horarios, Solo Personal HF, Tercero de HF o sólo responsable) Respetar normas vigentes y licencia conducir al día Bitácora de uso y Mantenciones Aseo y mantenciones del vehículo Responsabilidad de mantenciones del vehículo Evaluación alternativas para ejecutar reparaciones Utilizar concesionarias o talleres asignados por la empresa Responsabilidad frente a infracciones de transito Utilizar seguro frente a siniestros Informar cuando se da de baja un vehículo asignado Prohibiciones

Anexar las definiciones al contrato de trabajo

VEHICULOS HORTIFRUT

B) PROPUESTA:

Definir políticas en 5 ítem:

4.- Política de gastos de viajes

Solicitud de Viajes Viajes Terrestres Vehículos propios Vehículos arrendados (empresas precontratos) Otros Informe de gastos

5.- Control uso de vehículos

Control GPS de vehículos Incluir en Programa de inventario activos fijos (vehículos) Control de bitácoras de uso y mantenciones Control cumplimiento Normas de uso y prohibiciones Formalizar reportes de control (Ej. Consumo combustible tarjeta Copec)

VEHICULOS HORTIFRUT

RESPONSABLES:

Alejandra Lara Elaboración de políticas 30 NoviembreCarlos Jara Aprobación Gerencias 10 DiciembreJorge Saez Publicación 15 DiciembreChristian Doberti

VEHICULOS HORTIFRUT

C) PROPUESTA:

Rendición de Gastos:

1.- Homologar uso tarjeta Copec para todos los vehículos de la empresa

2.- Reemplazar rendiciones de gastos incorporando en remuneraciones Ítem arriendo vehículo, Ítem Combustible que se aceptan como gastos ante SII y en empleado no tributa este ingreso

RESPONSABLE:

Alejandra Lara Evaluar factibilidad 30 Marzo 2010Wilfredo Brevis Aprobación Gerencias 10 Abril 2010Carlos Jara Publicación 15 Abril 2010

Implementación 1 mayo 2010