SISTEMAS DE SOPORTE A LA TOMA DE DECISIONES DE GRUPO

(Pre-clase Nº2) Grupo #9

UNIVERSIDAD DE ORIENTEDEPARTAMENTO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Profesora: Bachilleres:Beatriz Pérez Itriago Jennifer

Simosa Isaac Vallenilla Javier

SISTEMAS DE SOPORTE A LA TOMA DE DECISIONES DE GRUPO

En esta presentación trataremos sobre los sistemas de soporte a la toma de decisiones de grupo (GDSS: Group Decision Support Systems), los cuales tienen como objetivo lograr la participacion de un grupo de personas durante la toma de decisiones en ambientes de anonimato y consenso.

Los GDSS brindan la tecnología necesaria para apoyar este nuevo modelo de trabajo organizacional, basados en el trabajo realizado de manera eficaz por un grupo de personas, lo cual permite que las decisiones que deben ser tomadas en conjunto sean mas eficaces y eficientes.

GROUPWARE

El término "groupware" (en español conjunto de programas informáticos colaborativos) se refiere al uso de métodos y herramientas de software que permiten que los usuarios realicen trabajos colectivos a través de las redes.

Por lo tanto groupware hace referencia a las diversas y variadas aplicaciones que contribuyen a una única y misma meta: permitir que usuarios separados geográficamente trabajen en equipo. El trabajo en equipo puede ser llevado a cabo compartiendo información o creando e intercambiando datos informatizados. En la mayoría de los casos, groupware se refiere a las herramientas de mensajería (instantánea o no) y a las diversas aplicaciones de comunicación.

¿QUE ES UN GDSS?

Un GDSS puede ser definido de diferentes maneras, según la concepción de cada autor. De acuerdo a Huber (1984) un GDSS consiste en un juego de software, hardware, componentes lingüísticos y procedimientos que ayudan un grupo de gente comprometidos en tomar una decisión. Los GDSS es un sistema interactivo, flexible y adaptable basado en computadoras, el cual facilita la solución de problemas no estructurados para mejorar la toma de decisiones. Utiliza datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el propio análisis de la situación.

COMPONENTES DE UN GDSS

HARDWAREUn dispositivo de entrada Un dispositivo de salida

Un procesador. Una línea de comunicación

SOFTWAREEl GDSS requiere de una software adecuado que le permita tener:

• Bases de datos con información específica• Una base con diferentes modelos de soluciones• Programas de aplicaciones específicos

RECURSOS HUMANOSHace referencia a todas las

personas que participan en el proceso de la toma de decisiones, lo conforman principalmente:

• LIDER O FACILITADOR: El líder es el facilitador del proceso, es quien da instrucciones y dirige el funcionamiento del grupo.

• SOLICITANTE (jefe o encargado del

grupo): Ésta es la persona que solicita la reunión.

• PARTICIPANTES: Son todas las personas que forman parte del equipo de trabajo

PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos de un GDSS son los que facilitan el uso eficaz y la operación de la tecnología de los sistemas por parte de los miembros del grupo.

Fases de una reunión de toma de decisiones grupal

• GENERACIÓN DE IDEAS

Este es un proceso divergente diseñado para generar una lista diversa de posibilidades para un problema en particular. Requiere de la creatividad e iniciativa de los involucrados, con el fin de obtener nuevas ideas o ideas ya existentes analizadas con otro enfoque. Un ejemplo es la lluvia de ideas.

• ORGANIZACIÓN DE IDEAS

Por el contrario, éste es un proceso netamente convergente, que se lleva a cabo con el fin de depurar la información obtenida en la etapa anterior y darle algún orden lógico o definido.

• EVALUACIÓN DE IDEAS

El propósito de esta etapa es determinar el grado de consenso de un conjunto de alternativas. Es común que los grupos se constituyan con el fin de discutir, analizar, argumentar y evaluar alternativas de solución; es decir, se pretende obtener consenso sobre los temas tratados por el grupo. Un ejemplo es la votación del grupo sobre un plan de negocio.

• ANÁLISIS Y EXPLORACIÓN

Esta fase tiene por finalidad clarificar y desarrollar un lenguaje común con las ideas generadas por el grupo, es decir, de asegurar que todos los miembros del grupo tengan el mismo nivel de comprensión de las ideas y decisiones tomadas.

• ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

El manejo de los datos es muy importante para que todo proceso cooperativo sea documentado. Por ello, básicamente esta fase consiste en administrar los reportes y documentos utilizados en las sesiones grupales para uso posterior

CARACTERISTICAS• Sistemas diseñados para apoyar las decisiones en grupo, no están formados por sistemas ya existentes.

• Mejoran el proceso de toma de decisiones y las decisiones resultantes.

• Accesibles para los diferentes usuarios.

• Pueden ser de carácter específico o general.

• Contienen mecanismos para evitar el desarrollo de conductas negativas.

• Motivan la participación de todos los integrantes del grupo.

VENTAJAS DEL USO DE GDSS

a) Motiva a los elementos del grupo a trabajar juntos.

b) Mejora la etapa de preparación de la reunión.

c) Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros de la reunión.

d) Se optimiza el uso de la información que aporta cada persona cuando el grupo es numeroso.

e) Proporciona un mecanismo para enfocar la atención del grupo en el tema principal y evitar distracciones con temas irrelevantes o no agendados en la junta.

f) Apoya el desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra.

g) Mejora la calidad en la toma de decisiones debido al anonimato de las contribuciones y permite una mayor participación.

h) Incrementa la creatividad en la toma de decisiones, ya que permite que todos los miembros participen.

DESVENTAJAS DEL USO DE GDSS

a) Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones diferente al de la forma tradicional de realizarlo.

b) Resistencia al cambio por parte de los administradores, por pensar que el sistema puede desplazarlos.

c) La responsabilidad al tomar una decisión pudiera diluirse ya que las aportaciones son anónimas y la decisión representa al consenso del grupo.

d) Que en el grupo no exista una cultura desarrollada de trabajo de grupo.

RELACIÓN ENTRE DSS, EIS Y GDSS

Estos tres tipos de sistemas están relacionados entre sí por un objetivo común: apoyar el proceso de toma de decisiones, aunque cada uno de ellos tenga sus propias características.

Para pasar de un DSS a un GDSS es necesario introducir lo siguiente: • Capacidad de comunicación. Un GDSS requiere capacidades de comunicación y de

desplegado de información.• Mejorar la base de modelos para permitir el consenso (votaciones, rangos, etc.)• Mejorar las instalaciones físicas• Incrementar la preparación del sistema antes de su uso.

La relación que tienen los GDSS con los EIS, es que los EIS presentan información útil para que el ejecutivo tome decisiones y si esa información puede visualizarse en una junta en donde se utilice un GDSS.

DISEÑO DE SALAS

La forma en que se diseñe una sola para el uso de un GDSS puede variar dependiendo de la duración de la sesión de toma de decisiones y del grado de proximidad física de los miembros del grupo.

Las alternativas más utilizadas según DeSanctis y Gallupe son: • Cuarto de decisión: Cuarto que cuenta con instalaciones especiales para facilitar la toma

de decisiones en grupo.

• Red local de decisión: Se utiliza cuando es necesario que cada miembro del grupo trabaje en su propia oficina al momento de celebrar una junta

• Teleconferencias: Son útiles cuando los miembros del grupo están geográficamente distantes, pero deben reunirse para tomar una decisión

• Toma de decisiones remota: Se utiliza cuando existe un grupo fijo de personas que deben reunirse regularmente para tomar una decisión.

PAQUETES DE APOYOEntre los paquetes que se usan para apoyar la toma de decisiones en grupo están los siguientes: • PLEXSYS: Conjunto de herramientas desarrolladas para facilitar la adquisición del conocimiento

implementadas en el Laboratorio de Planeación y Decisión de la Universidad de Arizona.

• Colab: Salón de juntas experimental diseñado en Xerox en el Centro de Investigaciones de Palo Alto.

• Shell GDSS: Desarrollado en la universidad de Minnesota.

• DECAID: (Decision Aids for Groups), diseñado por Gallupe, DeSanctis y Dickson.

• LADN: (Local Area Decision Network)

• SMU: (Southern Methodist University), proyecto de una sala de decisiones

• APL: Modelo de planeación usado por Xerox para las operaciones financieras.

• DELAWARE: Prototipo de asistencia interactiva por computadora para comunicaciones y pronósticos, desarrollado en APL.

Usos prácticos de un GDSS

• Determinar la misión de una empresa. Durante el proceso de creación de una empresa es necesario definir la misión que se le asignará a la misma en el mercado, proceso en el cual puede usarse un GDSS para generar ideas útiles y tomar la mejor decisión.

• Formular estrategias. Así como se establece la misión, es necesario formular las estrategias que ayudarán a que la misión se cumpla, proceso en que también pueden ayudar los GDSS.

• Evaluar administradores. Para aumentarles el sueldo o verificar que cumplen con su deber, las empresas realizan evaluaciones de sus administradores. El uso de un GDSS ayuda a que las evaluaciones sean objetivas y se realicen en un tiempo adecuado.

• Apoyar las decisiones visuales. Como la selección de un empaque para un nuevo producto, el diseño de un comercial publicitario, etcétera.

CASOS DE APLICACIÓN

ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN:

Un grupo de administradores se reunieron con el objetivo de identificar las áreas problemáticas y de oportunidad en la administración de sistemas de información y las implicaciones de administrar esa área. Para cumplir con este objetivo utilizaron un GDSS: el GroupSystem. Que fue instalado por primera vez en 1985, en la Universidad de Arizona. Actualmente se utiliza en muchas organizaciones públicas y privadas debido a que ayuda a que las juntas sean más eficientes y productivas.

Las principales características que ofrece este sistema son:

• Anonimato: los participantes aportan sus ideas y comentarios en forma anónima, ninguno puede conocer la fuente de una entrada al sistema.

• Procesamiento simultáneo: los participantes pueden dar ideas al mismo tiempo. El proceso de teclear las ideas acelera lo que puede alcanzarse al realizar una junta.

• Memoria organizacional: todas las entradas que generan los miembros de la junta se registran en forma automática y están disponibles para imprimirlas al final de la junta.

TENDENCIAS FUTURAS

Los GDSS son una tecnología que está emergiendo. En el futuro la tecnología actual con la cual se están llevando a cabo las juntas de toma de decisiones deberá mejorar, ser más amigable para los usuarios ejecutivos y más transparente en su uso. En este proceso de cambio ayudarán los sistemas basados en el reconocimiento de voz y signos escritos.

En el futuro mediante el uso del video y la conferencia por computadora, será posible invitar a un experto a una junta, pedirle su consejo y dejarlo ir sin que tenga que moverse de su lugar de trabajo.

En un futuro muy próximo, los administradores modernos tendrán que utilizar esta tecnología para apoyar el proceso de toma de decisiones en la organización, debido a las ventajas que pueden obtenerse de ella.