SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE

CONCEPTO Un sistema de información contable

comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.

Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios.

LA INFORMACIÓN CONTABLE SE PUEDE CLASIFICAR EN:

La contabilidad financiera: muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa.

Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa. La contabilidad de costos: estudia las relaciones costos,

beneficios, volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.

OBJETIVO Conocer y demostrar los recursos controlados por un

ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

* Predecir flujos de efectivo. * Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios. * Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

* Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. * Ejercer control sobre las operaciones del ente económico. * Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas. * Ayudar a la conformación de la información estadística nacional. * Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad.

IMPORTANCIA La contabilidad tiene una función

específica de control y se ha convertido en la base fundamental de los sistemas de información que proporcionan a los gerentes los datos necesarios para la toma de decisiones oportuna.

La importancia de la información contable para la toma de decisiones, tanto para los destinatarios internos como para los destinatarios externos.

ELEMENTOS QUE LO INTEGRAN

Documentó fuente Documento contabilizador Pólizas Catalogo de cuentas Guía contabilizadora Libros principales: libro de Diario y libro de Mayor

DEFINICIÓN DE DOCUMENTO FUENTE

El Documento Fuente captura los datos clave de cada transacción comercial que se produce. Incluye los hechos básicos del movimiento, su fecha, el propósito y su cuantía. Además, durante las auditorías los documentos fuente se utilizan como pruebas de cada transacción que se produjo

La realización del Documento Fuente puede ser propia (es decir de la empresa que lo posee) o ajena (de un cliente o proveedor).

EJEMPLO Una factura que entregó un proveedor a

quien se le compró mercadería o una factura propia, que indique una venta.

Con cada documento fuente que se emita o se obtenga se irán realizando los asientos que configuran la contabilidad de la empresa. Otros pueden ser un cheque cancelado, una nota de crédito para un cliente de devolución o la cinta de la caja registradora.

FACTURA

CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABILIZADOR

Puede concebirse así tanto el documento fuente debidamente registrado, como a la póliza que contiene el asiento contable, de cualquier forma es el documento conductor a la información para efectos de registro. Resulta conveniente que los documentos cumplan con la función mixta de ser fuente y contabilizarse a la vez.

PÓLIZA Póliza Contable: La póliza es un documento

en el que se asientan las operaciones desarrolladas por el municipio y toda la información necesaria para su identificación.

Se elabora una póliza por cada grupo de cuentas.Los datos contenidos en las pólizas se registrarán en el libro diario, para después ser concentrados en el libro mayor. Las pólizas contables se pueden clasificar

en: Póliza de ingresos. Póliza de egresos. Póliza de diario.

EN LA PÓLIZA DE INGRESOS :

se anotan diariamente las operaciones que representan ingresos, es decir, entradas de dinero en efectivo para la empresa.

Los elementos que la póliza de ingresos debe contener son:

· Especificación del tipo de póliza. · Nombre del ayuntamiento. · Columnas para el número de cuenta, número de

subcuenta y nombre de las cuentas. · Columnas para el parcial, el debe y el haber. · Renglón para sumas iguales. · Espacio para anotar el concepto. · Espacios para anotar quién la formuló, quién la

revisó y quién la autorizó. · Espacio para señalar la fecha y número de póliza.

Para elaborar este tipo de pólizas se deben tomar en cuenta todos los documentos que comprueben los ingresos del municipio; asimismo, se deben anotar las claves numéricas correspondientes al catálogo de cuentas

LA PÓLIZA DE EGRESOS: sirve para anotar las operaciones que impliquen

egresos o salidas de dinero en efectivo para la empresa.

Los elementos de la póliza de egresos son: Especificación del tipo de póliza que se elabora. Nombre del ayuntamiento. Copia(s) del cheque(s) expedido(s) o recibos, notas,

etc. Columna para el número de cuenta. Columnas para el parcial, el debe y el haber. Renglón para sumas iguales. Espacios para señalar quién la formuló, quién la

revisó y quién la autorizó. Espacios para la fecha y el número de póliza.

La póliza de egresos se elabora cada vez que se expida un cheque o haya salida de dinero en efectivo (una póliza por cada gasto realizado). Debe contener los datos de la aplicación contable de acuerdo a las claves del catálogo de cuentas.

LA PÓLIZA DE DIARIO La póliza de diario sirve para anotar las

operaciones que realiza el municipio y que implican entradas o salidas de dinero en efectivo.

Los elementos que contiene son: Especificación del tipo de póliza que se elabora. Nombre del ayuntamiento. Columnas para el número de cuenta, subcuenta y

nombre. Columnas para el parcial, el debe y el haber. Renglón para sumas iguales. Espacios para anotar quién la formuló, quién la

revisó y quién la autorizó. Espacios para señalar la fecha y número de póliza.

La póliza de diario se elabora para anotar operaciones tales como: pago de un pasivo a otro, adquisiciones a crédito, cobro de documentos descontados, etcétera.

CATALOGO DE CUENTAS Es una lista o numeración pormenorizada y

clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo y Capital Contable, así como los ingresos y egresos de una entidad económica. La elaboración de este catálogo puede ser de forma

Numérica.- Consiste en fijar un número progresivo ٭a cada cuenta.

Decimal.- Consiste en conjuntar las cuentas de ٭una empresa utilizando los números dígitos, para cada grupo,

Alfabética.- Se utilizan las letras del alfabeto ٭asignando una a cada cuenta,

Numérica alfabética o alfanumérica.- Se usan las ٭letras iniciales de los grupos y subgrupos,

Combinado.- Se ocupan dos o más sistemas ٭anteriores.

Todo esto dependerá siempre de las necesidades de la negociación o empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un número en forma ordenada para su fácil manejo y control.

CUALES SON LOS OBJETIVOS DE UN CATALOGO DE CUENTAS. La elaboración de un catálogo de cuentas tiene los

siguientes objetivos: Facilitar le elaboración de estados financieros. Estructurar analíticamente el sistema contable

implantado, incluyendo el sistema de costos, en el caso de las empresas industriales y de las de servicio.

Agrupar operaciones homogéneas y facilitar su contabilización

En caso de auditoria, aligerar al auditor su labor. Se hace necesario utilizar símbolos, letras, enumeración,

a efecto, de simplificar el agrupamiento y estructuración de los diversos conceptos que integran el catálogo de cuentas.

Facilita su manejo, incluso su memorización.

CATALOGO DE CUENTAS

GUÍA CONTABILIZADORA La Guía Contabilizadora es una

herramienta que ayuda a facilitar la contabilización de la información, estableciéndose en ella la contabilización de la información, estableciéndose en ella todos los posibles asientos contables a registrar, por cada grupo de los posibles asientos contables a registrar, por cada grupo de cuentas y por cada operación en específico. Cuentas y por cada operación en específico.

O B J E T I V O La Guía Contabilizadora La Guía Contabilizadora tiene como

objetivo básico la unificación tiene como objetivo básico la unificación de criterio respecto a la forma en que se debe de registrar de criterio respecto a la forma en que se debe de registrar contablemente la información generada dentro de la institución.

ELEMENTOS A CONSIDERAR Naturaleza de la información base que generará el asiento

contable Criterio utilizado para registrar contablemente la información. Catálogos existentes en la institución (catálogo de cuentas, de

Catálogos existentes en la institución (catálogo de cuentas, de fondos, fondos, de funciones, de unidades responsables, entre otros)de funciones, de unidades responsables, entre otros)

Controles y formatos establecidos. Documentos fuente que darán soporte al asiento contable. Procedimientos y políticas de la institución. Procedimientos y

políticas de la institución. Normativa existente: Normas y principios de contabilidad, leyes

entre otros. reglamentos vigentes, entre otros.

LIBROS PRINCIPALES Y/O ELECTRÓNICOS Con el nombre de libros principales se

denominan contablemente los libros de:

DIARIO MAYOR

LIBRO DIARIO: Es aquel en el cual se registran por orden progresivo de

fechas cada una de las operaciones que se van efectuando.En el libro de diario se deben describir detalladamente las operaciones, indicando no solo el nombre de las cuentas de cargo y abono, como hasta ahora se ha venido haciendo, sino, además, una serie de datos de carácter informativo, como son:

Fecha de operación Numero de orden de la operación Nombre de las personas que intervienen en la operación Nombre y número de los documentos que amparan la

operación; por ejemplo, facturas, recibos, notas, letras, etc. Vencimiento de los documentos. Condiciones bajo las cuales se contrató la operación; por

ejemplo, en efectivo, a crédito, parte en efectivo y el resto a crédito, etcétera.

LIBRO MAYOR. El libro mayor es aquel en el cual se abre una cuenta

especial para cada concepto de activo, pasivo y capital.Al libro mayor se deben trasladar por orden progresivo de fechas de asiento del libro diario.Rayado del libro mayor. Cuando en las cuentas únicamente se registran los cargos y abonos, el rayado de libro mayor es el siguiente: Fecha. Cuenta relativa o contra cuenta. Numero de asiento de diario. Número de folio de la cuenta relativa o contra cuenta. Cargos. Abonos. Tipos de Libros MayorSe reconoce que hay dos tipos:

Libro Mayor principal.- Para las cuentas de control general Libro Mayor Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares

SISTEMA DE REGISTRO ELECTRÓNICO. Este sistema es de gran importancia, ya que implica

el uso de una computadora.A continuación se describen los elementos que se requieren para poder efectuar el registro de las operaciones mediante el sistema electrónico. Se requiere de una computadora. Es necesario contar con los programas adecuados

(software), que permitan la captura de información y que se refieren a todas aquellas instrucciones que la computadora interpreta para para procesar los datos suministrados. Actualmente, para el proceso de la información contable se cuenta en el mercado con una gran variedad de programas que varían según las necesidades de cada empresa. Entre las más comerciales tenemos: macro, pro, coi, noi y sae.

Ventajas del sistema de registro electrónico. Algunas de las ventajas que tiene utilizar este sistema son las siguientes:

Rapidez Capacidad de almacenamiento Precisión y exactitud. Los programas están diseñados

de tal manera que se puedan detectar errores humanos, tal caso, cuando no se respeta la teoría de la partida doble, por lo que el margen de error es mínimo y evita horas-hombre en la detección y corrección de errores por medio de asientos de contrapartida.

Saldos actualizados. Cada vez que se registra una operación, tanto las cuentas de mayor afectadas, como las cuentas auxiliares, así como la balanza de comprobación y los estados financieros son actualizados al instante.

Genera información adicional con un costo mínimo. Interacción con otros sistemas.