SISTEMA PARA LA DETECCIÓN DE ESTUDIANTES EN RIESGO ACADÉMICO

MANUAL DEL USUARIO

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

Sistema de Información que permite caracterizar al estudiante al momento de ingreso a la

universidad, generando una valoración integral del estudiante en las dimensiones:

Socioeconómica, Salud y Académico-Cognitiva.

1. ENTORNO GENERAL

fig. 1.0

Descripción: El Entorno General vienen siendo el año y periodo académicos de ingreso de

estudiantes para los cuales se va a realizar el proceso de identificación de parámetros y posterior

la caracterización del estudiante. Por lo tanto es importante identificar qué año y periodo de ingreso

es el que se va a utilizar para el proceso.

Opción: Entorno General Consultar Entorno

Se acciona el botón Consultar mostrando los entornos existentes (fig1.1).

Fig. 1.1

Se acciona el link Crear (fig. 1.1) que muestra la vista de registro de Entornos (fig. 1.2)

Fig. 1.2

Se registra el periodo académico para el cual se realizará el proceso de detección y caracterización y se activa el botón Guardar (fig. 1.2) para almacenar el registro en la base de datos.

2. DIMENSIONES

Fig. 2.0

Descripción: Para determinar el posible nivel de riesgo en que se encuentra un estudiante al

ingresar a la universidad se han definido cinco dimensiones (Económica, Académica, Cognitiva,

Salud, Social) las cuales cada una al final del proceso de caracterización tendrá un valor que

definirá el nivel de riesgo. Cada dimensión consta de una serie de ítems y a su vez a cada ítem se

le asignan una serie de parámetros.

Opción: Dimensiones Consultar Tipo Dimensión

Permite consultar, crear, editar, eliminar y generar un reporte de las dimensiones con sus

respectivas dimensiones y parámetros.

Fig. 2.1

Para registrar un nueva Dimensión se activa el link Crear (fig. 2.1) y se muestra la vista de creación

de Dimensiones (fig. 2.2)

Vista para el registro de una nueva dimensión. Se ingresa la descripción o nombre de la dimensión

y se activa el botón guardar para almacenarla en la base de datos.

Fig. 2.2

Activando el botón Consultar (fig. 2.1) se visualiza un listado con las Dimensiones mencionadas

anteriormente (fig. 2.3).

Fig. 2.3

Para visualizar los ítems de cada dimensión se debe activar el link Ver Ítems (Link encerrado en

rojo en la fig. 2.3) y este lleva a la vista de ítems de la dimensión seleccionada (fig. 2.4).

Fig. 2.4

Activando el link Crear (fig. 2.4) de la vista de ítems se cargará la vista de creación de ítems (fig.

2.5).

Fig. 2.5

Se activa el botón Guardar (fig. 2.5) para almacenar el nuevo ítem de la dimensión seleccionada

en la base de datos.

Desde la vista de ítems para una dimensión seleccionada, se elige el ícono de ver parámetros (fig.

2.6) que envía a la vista de los parámetros de un ítem seleccionado (fig. 2.7).

Fig. 2.6

Fig. 2.7

Se selecciona el Link Crear (fig. 2.7) ya se carga la vista de creación de Parámetros.

Vista que permite el registro de un parámetro para el ítem seleccionado. Se introduce la

descripción y se activa el botón Guardar (fig. 2.8) para ser almacenado en la base de datos.

Fig. 2.8

REGISTRO DE PORCENTAJES A LOS ÍTEMS PARA UN PERIODO ACADÉMICO

Opción: Dimensiones Registrar Porcentajes Ítems por Periodo

Descripción: Dado un Periodo (Entorno) Cada Dimensión consta de una serie de ítems y cada

uno de estos ítems tiene un valor en porcentaje para calcular el nivel de riesgo. Para un periodo

académico (Entorno) se selecciona la dimensión y posteriormente se registran los porcentajes a

cada ítem, la sume total debe ser del 100%.

Se selecciona el periodo (Entorno) y se activa el botón Consultar (fig. 2.9) para visualizar las

Dimensiones.

Fig. 2.9

Se selecciona alguna de las dimensiones para visualizar sus ítems con sus respectivos porcentajes

ya sean para ser registrados o actualizarlos y posteriormente se activa el botón guardar para ser

registrados o actualizados en la base de datos (fig. 2.10).

Fig. 2.10

REGISTRO DE RANGOS Y PESOS A LOS PARÁMETROS PARA UN PERIODO ACADÉMICO

Opción: Dimensiones Registrar Rangos Pesos por Periodo

Descripción: Dado un periodo académico se definen los porcentajes de los ítems de cada

dimensión, al realizarse el proceso de identificación de parámetros de un estudiante debe haber un

solo parámetro por ítem que coincida con la información del estudiante, el parámetro identificado

tiene un valor o peso, el cual va hacer utilizado posteriormente para la caracterización del

estudiante.

Para un periodo académico se selecciona la dimensión luego el ítem y por último se registrará para

cada parámetro el valor desde, el valor hasta y el peso.

fig. 2.11 Se consulta las Dimensiones y se selecciona alguna de ellas.

En la Fig. 2.12 Se selecciona un ítem específico y se carga la vista de Rangos Pesos la cual

contiene los parámetros del ítem seleccionado junto con sus rangos y sus pesos respectivamente.

Fig. 2.12

Fig. 2.13 Se registran los rangos y el peso de cada parámetro y se activa el botón Guardar para

almacenar o actualizar la información en la base de datos.

PROCESO DE COPIA DE PORCENTAJES A LOS ITEMS PARA UN PERIODO ACADÉMICO

Opción: Tipos Dimensiones Duplicar Porcentajes Ítems por periodo

Proceso que permite copiar desde un periodo académico los porcentajes de los ítems para un

nuevo periodo.

Fig. 2.14

PROCESO DE COPIA DE RANGOS Y PESOS A LOS PARÁMETROS PARA UN PERIODO

ACADÉMICO

Opción: Tipos Dimensiones Duplicar Rangos Pesos por Periodo

Proceso que permite copiar desde un periodo académico los rangos y pesos de los parámetros

para un nuevo periodo.

Fig. 2.15

3. NIVELES DE RIESGO

Fig. 3.0

Descripción: El objetivo final del proceso es identificar en qué nivel de riesgo se encuentra el

estudiante por lo tanto es necesario tener información de soporte como lo son los tipos de niveles

de riesgo que se van a utilizar en el sistema, los valores equivalentes cognitivos por periodo y los

rangos de valores equivalentes cuantitativos por periodo para poder caracterizar al estudiante.

CONSULTA Y REGISTRO DE NIVELES DE RIESGOS

Opción: Niveles de Riesgo Consultar Niveles de Riesgo

Se registran los niveles de riesgo como MUY ALTO, ALTO, MEDIO ALTO, MEDIO, MEDIO BAJO,

BAJO y MUY BAJO

Fig. 3.1 Niveles de Riesgo

REGISTRO DE VALORES CUALITATIVOS EQUIVALENTES A LOS TIPOS DE RIESGO

Opción: Niveles de Riesgo Registrar Valor Riesgo Cognitivo por Periodo

Seleccionando un periodo académico se registra el nivel de riesgo equivalente al nivel de riesgo

que se da como resultado de la prueba cognitiva.

Fig. 3.2 Se seleccionan los valores equivalentes y se activa el botón Guardar para almacenar o

actualizar la información en la base de datos

REGISTRO RANGO DE VALORES CUANTITATIVOS EQUIVALENTES A LOS NIEVELES DE

RIESGOS

Opción: Niveles de Riesgo Registrar Valor Riesgo por Periodo

Seleccionando un periodo académico se registra el rango de valores que concentra el nivel de

riesgo.

Fig. 3.3 Se registra el rango de valores de cada nivel de riesgo y se activa el Botón Guardar para

almacenar o actualizar la información en la base de datos.

PROCESO DE COPIA DE VALORES COGNITIVOS EQUIVALENTES A LOS TIPOS DE RIESGO

Opción: Niveles de Riesgo Duplicar Valores Riesgos Cognitivos por Periodo

Este proceso realiza una copia de los niveles de riesgo equivalentes a los niveles de riesgo

resultado de la prueba cognitiva desde un periodo académico a un nuevo periodo.

Fig. 3.4

PROCESO DE COPIA DE RANGO DE VALORES CUANTITATIVOS EQUIVALENTES A LOS

TIPOS DE RIESGOS DE UN PERIODO ACADEMICO A OTRO

Opción: Niveles de Riesgo Duplicar Rango de Valores Riesgo

Este proceso realiza una copia de los rangos registrados en un periodo académico para un nuevo

periodo.

Fig. 3.5

4. CARGUE DE INFORMACIÓN

Fig. 4.0

Descripción: La información para detectar los parámetros de las dimensiones ACADEMICA y

COGNITIVA son el resultado de un curso precalculo y de una prueba cognitiva respectivamente y

estos resultados son guardados en archivos planos, debido a esto se utiliza una opción de cargue

de archivos en formato .xls y esta información quedará almacenada en la base de datos para

determinado periodo.

Opción: Cargue de Información Dimensión Académica

Opción que permite cargar un archivo plano con la información del curso precálculo para un

periodo dado.

Fig. 4.1

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO

El archivo debe ser de extensión .xls donde la primera fila y cada columna debe contener los

encabezados en el siguiente orden Código, Nota Final, % Asistencia, Quíz y Seleccionado para

tutoría. Las siguientes filas deben contener los valores respectivos a cada columna.

Fig. 4.2

CARGUE DE INFORMACIÓN PARA LA DIMENSIÓN COGNITIVA

Opción: Cargue de Información Dimensión Cognitiva

Opción que permite cargar un archivo plano con la información de la prueba cognitiva para un

periodo dado.

Fig. 4.3

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO

El archivo debe ser de extensión .xls donde la primera fila y cada columna debe contener los

encabezados en el siguiente orden Código y Nivel de Riesgo. Las siguientes filas deben contener

los valores respectivos a cada columna.

Fig. 4.4

5. PROCESO DE IDENTIFICACIÓN DE PARÁMETROS Y CARACTERIZACIÓN DEL

ESTUDIANTE

Descripción: Este proceso es el que permite identificar los parámetros que coinciden con la

información registrada en las diferentes pruebas realizadas al estudiante al ingresar a la

universidad y posteriormente realizar la caracterización del mismo.

Fig. 5.0

Opción: Identificación de Parámetros Procesar Información

Se selecciona el periodo (Entorno) para realizar el proceso y el usuario deberá activar el botón

Ejecutar (Fig. 5.1), el sistema valida que no exista información o parámetros detectados para el

periodo académico seleccionado, el sistema se encargará de identificar los parámetros,

almacenarlos en la base de datos y posteriormente a la identificación el mismo sistema se

encargará de caracterizar estudiante por estudiante para dar paso a la vista de resultado de

consolidado de valoraciones (Fig. 5.2)

Fig. 5.1

Fig. 5.2 Resultado de la identificación y caracterización de estudiantes.

LISTADOS: EL usuario puede visualizar o descargar el listado general y el listado Agrupado

resultado de la caracterización de estudiantes.

Fig. 5.3

Listar General: Archivo en Excel con los resultados obtenidos

Fig. 5.4

Listar Agrupado: Archivo en Excel con los resultados obtenidos agrupados por programa

académico.

Fig. 5.5

VER DETALLE DEL ESTUDIANTE

El usuario al activar el link Ver Detalle podrá visualizar la siguiente información del estudiante:

Datos Personales

Información Familiar

Parámetros Identificados

Consolidado de Valoración de riesgos

Planes de apoyo (agregar nuevo apoyo)

Información académica (Solo si existe)

INFORMACIÓN DETALLADA DEL ESTUDIANTE

Datos Personales

Fig. 5.6

Información Familiar

Fig. 5.7

Ítems – Parámetros Identificados para cada dimensión

Fig. 5.8

Consolidado de Valoración de Riesgos.

Fig. 5.9

Planes de Apoyo: En esta vista se brinda la posibilidad de registrar los apoyos que se le ofrecen

al estudiante. El usuario activa el link Registrar Apoyo, Ingresa la descripción y activa Guardar.

Fig. 5.10

Datos Académicos: Visualiza la información académica del estudiante de los periodos que ha

cursado.

Fig. 5.11

El usuario activa el link Ver Detalle de algún periodo para visualizar las notas de ese periodo.

Fig. 5.12

Listar Instrumento de caracterización Archivo en formato PDF con todos los detalles del

estudiante caracterizado. El usuario activa el Link Listar

Fig. 5.13

Fig. 5.14-1 INSTRUMENTO DE CARACTERIZACIÓN

Fig. 5.14-2 (INSTRUMENTO DE CARACTERIZACIÓN)

6. MÓDULO DE ESTADÍSTICAS

Descripción: Módulo de estadísticas que describe, resume y visualiza algunos datos

originados en la caracterización de los estudiantes.

Fig. 6.0

Opción: Estadísticas Dimensión Nivel Género

Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto

agrupado por dimensión.

fig. 6.1

Fig. 6.2 Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto agrupado por

dimensión.

Opción: Estadísticas Programa dimensión Género:

Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto

agrupado por Programa Académico.

Fig. 6.3

Fig. 6.4 Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto agrupado por

Programa Académico.

Opción: Estadísticas Dimensión Condicionalidad Género

Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto

agrupado por Condicionalidad.

Fig. 6.5

Fig. 6.6 Describe la cantidad de estudiantes que se encontraron en los diferentes niveles de riesgo, esto agrupado por

Condicionalidad

7. LISTADOS

Descripción: Información de soporte resultado de la caracterización de los estudiantes

para un periodo dado.

Fig. 7.0

Opción: Listados Estudiantes con Apoyos:

Fig. 7.1

Listar Excel:

Fig. 7.2 Lista los estudiantes que recibieron apoyos y las respectivas descripciones.

Listar Agrupado

Fig. 7.3 Lista de manera agrupada los apoyos que obtuvo cada estudiante.

Opción: Listados Por Programa Estudiantes Caracterizados:

Fig. 7.4

Descripción: Lista los estudiantes caracterizados agrupados por Programa académico

Fig. 7.5

Fig. 7.6

Opción: Listados Por Condicionalidad Estudiantes Caracterizados

Descripción: Esta opción permite Consultar y listar los estudiantes caracterizados teniendo en

cuenta la condicionalidad en que se encuentra cada estudiante.

Fig. 7.7

Fig. 7.8

Listar General:

Fig. 7.9 Muestra un listado general teniendo en cuenta la condicionalidad de cada estudiante.

Listar Agrupado por Condicionalidad

Fig. 7.10

Listar Agrupado por Programa

Fig. 7.11

8. CONSULTAS

Fig. 8.0

Descripción: Esta función es idéntica al proceso de caracterización del estudiante que se realiza

posterior a la identificación de parámetros de la opción procesar información. Tiene como opción

adicional la de seleccionar un solo estudiante para llevar a cabo el proceso de caracterización.