Sistema Integral de Administración Subsistema de Recursos ... · Sistema Integral de...

Sistema Integral de Administración

Subsistema de Recursos Financieros

Módulo de Comisiones Nacionales

Manual de usuario

Julio 2016.

SIA Comisiones Nacionales 2016

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Contenido: TEMA PÁG. I. Aspectos Generales del Sistema I.1 Introducción 3 I.2 Acceso al sistema 3 I.3 Privilegios 5 I.4 Solicitud de alta, baja o modificación de perfiles de usuarios del

sistema 5 I.5 Flujo del sistema 5 II. Solicitud de Viáticos y Pasajes II.1 Registro de Solicitudes de Viáticos y Pasajes 7 II.2 Oficio de comisión nacional 16 II.3 Modificaciones al Oficio de Comisión Nacional 18 II.4 Oficio de modificación de comisión nacional 19 II.5 Réplica de solicitudes 19 III. Comprobación de viáticos y pasajes III.1 Registro de Comprobación de Viáticos y Pasajes 21 III.2 Comprobación de viáticos y pasajes 33 III.3 Informe de la comisión 35 IV Anexos IV.1 Formato para el registro de usuarios Capturistas 37


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I. ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA

I.1 Introducción. El Módulo de Comisiones Nacionales que forma parte del Sistema Integral de Administración, es una herramienta administrativa desarrollada para ambiente web y disponible en la intranet institucional que permite registrar y controlar la gestión de viáticos y pasajes nacionales, desde la solicitud de los recursos financieros hasta el finiquito de su comprobación, generando la documentación soporte y detonando las operaciones que harán la afectación presupuestal, contable y financiera; convirtiéndose en una herramienta de gran apoyo en la operación administrativa. El módulo, al ser parte del Sistema Integral de Administración, no es un módulo aislado sino que por el contrario, comparte y a su vez genera información para otros sistemas informáticos que impactarán en la operación de todos ellos. El objetivo del presente manual es describir de manera clara y detallada el funcionamiento de esta herramienta informática, para el adecuado registro y seguimiento de las solicitudes de viáticos y pasajes, así como el aprovechamiento de la información que genera a través de las diferentes consultas, y de apoyo al trabajo administrativo y toma de decisiones.

I.2 Acceso al sistema. El acceso a SIA-Comisiones Nacionales es a través de la Intranet del INEGI, en el apartado Servicios/ Recursos Financieros (http://intranet.inegi.org.mx/Servicios/Recursos_Financieros).


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Al dar clic sobre la liga, se deberá capturar la cuenta de usuario a los servicios de red:

Una vez dentro del sistema encontrará los iconos correspondientes a Solicitud de Viáticos y Pasajes, y Comprobación, considerando los siguientes perfiles de usuarios: SERVIDORES PÚBLICOS

• Son todos los servidores públicos empleados del Instituto, los cuales podrán acceder para el registro de comisiones oficiales y comprobaciones a nombre propio. Este tipo de usuario no requiere realizar solicitud de trámite de asignación de privilegios para el acceso a la aplicación.

CAPTURA

• Corresponde a los servidores públicos que realizan tareas de apoyo administrativo relativas al registro y gestión de viáticos y pasajes. Este perfil permitirá registrar solicitudes de viáticos y pasajes y/o las comprobaciones de otro(s) servidor(es) público(s). Este tipo de usuario requiere de realizar el trámite de acceso al sistema para la vinculación de los servidores públicos que atenderá.


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I.3 Privilegios. Los usuarios podrán tener los siguientes privilegios:

Privilegios Función Documentos relacionados Solicitud de viáticos y pasajes

Registro de una comisión nacional. Oficio de comisión nacional (SIA) Oficio de modificación de comisión nacional (SIA)

Comprobación

Registro de los gastos realizados derivados de la comisión nacional efectuada.

Comprobación de viáticos y pasajes nacionales (SIA) Informe de Comisión Nacional (SIA)

Réplica de solicitudes de viáticos y pasajes

Permite a partir de una comisión nacional registrada, realizar una réplica a nombre de otro(s) servidor(es) público(s), permitiendo editar los elementos necesarios de la nueva comisión.

Oficio(s) de comisión nacional (SIA)

I.4 Solicitud de alta, baja o modificación de perfiles de usuarios del sistema.

El proceso para llevar a cabo el registro de usuarios para el trámite de comisiones oficiales en SIA Módulo de Comisiones Nacionales, será administrado por la Tesorería del Instituto.

Las Unidades Administrativas definirán el perfil de cada usuario, mediante el llenado del formulario (anexo 1), en el cual se establecen los roles que tendrán cada uno de ellos.

Las solicitudes para el registro de usuarios, baja o modificación de roles deberán formularse por los Subdirector de Recursos Financieros de las Áreas Administrativas, o su equivalente en las Coordinaciones Estatales y enviarse en formato Excel a las cuentas de correo electrónico definidas para tal fin. Una vez concluido el trámite, la Tesorería del Instituto lo notificará a través de correo electrónico.

I.5 Flujo del sistema. El flujo general de operación de una solicitud de viáticos y pasajes es el siguiente:


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D o n d e Q u i e n E s t a t u s

Solicitud Viáticos y Pasajes

Capturistao

Administrativo

Solicitud de Pago

Administrativo

ComprobaciónCapturista

oAdministrativo

Reclasificación Administrativo

Liquidación Administrativo

En captura

Cancelada

En Gestión de pago

Trámite de Operación de

PagoPagada

En Comprobación

Registrada

Comprobada

En Reclasificación

SIAReclasificada

En Reclasificación

SAPFIN

En Validación FinalizadaAceptada

Viáticos Anticipados y Devengados

Viáticos Anticipados


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II. SOLICITUD DE VIÁTICOS Y PASAJES

Esta opción del Menú permite el registro de una Solicitud de Viáticos y Pasajes, así como la generación de las Modificaciones que se requieran. Al concluir el proceso de registro, el sistema generará los documentos “Oficio de comisión Nacional” y/o “Oficio de Modificación de Comisión Nacional” según corresponda. Los estatus asociados a la generación de una Solicitud de viáticos y pasajes que se detonan en esta opción son: v En captura. Este estatus permite continuar haciendo adecuaciones a una Solicitud. v Registrada. Una vez que la Solicitud pasa a este estatus, se generará el Oficio de

comisión nacional para su impresión; el área administrativa podrá comenzar con la gestión del pago anticipado.

v Modificada. Corresponde a una Solicitud pagada y que posteriormente se aplicó un cambio por ajustes en la comisión.

v Cancelada. Corresponde a una comisión que ya no se va a efectuar y que debe ser cancelada.

II.1 Registro de Solicitud de Viáticos y Pasajes. Para iniciar la captura de una Comisión Nacional, se debe seleccionar en el menú la opción “Solicitud de Viáticos Nacionales”.

Una vez accediendo a esta opción, se presenta el listado de los servidores públicos a los que se está facultado para registrar la “Solicitud de Viáticos y Pasajes”. Se deberá seleccionar el nombre del comisionado para iniciar la captura.


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Una vez que se selecciona el servidor público, aparece el listado de comisiones registradas:

1) Por default aparece seleccionado el ejercicio presupuestal vigente, se puede seleccionar uno distinto para consulta de información.

2) Indica el nombre del servidor público seleccionado en la ventana previa.

3) Aparece la tabla con el Listado de solicitudes de viáticos y pasajes, donde se muestra la siguiente información.

Acciones:

Editar solicitud Permite aplicar cambios a la Solicitud previamente registrada, el ícono se encuentra visible mientras la Solicitud se encuentre en estatus “en Captura”.

Consultar solicitud Permite consultar el detalle de la Solicitud de viáticos y pasajes.

Réplica Permite generar una copia de una Solicitud de viáticos y pasajes seleccionada a nombre de otro servidor público.

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Modificar comisión

Esta opción permite generar una Modificación a la Solicitud de viáticos y pasajes ya pagada, el ícono estará activo cuando la Solicitud sobre la cual se quiere elaborar la Modificación, se encuentre en estatus de “Pagada”. Consultar punto II.3 del menú.

Fecha de elaboración Fecha en que la Solicitud es elaborada.

Oficio de comisión Número del oficio de comisión, la numeración se reinicializa al inicio de un ejercicio presupuestal por Unidad Administrativa.

Oficio de modificación Número del oficio de modificación. Este consecutivo comienza en 1 para cada Solicitud de viáticos y pasajes.

Lugar Lugar(es) de la comisión.

Periodo Periodo(s) de la comisión por cada lugar especificado.

Estatus Estatus de la solicitud de viáticos y pasajes.

Bitácora

Detalle de los estatus por los que ha pasado la Solicitud de viáticos y pasajes, mostrando el usuario que detonó cada estatus, fecha y hora.

Documentos relacionados

Muestra la liga para descargar en formato PDF: • Oficio de comisión o en su caso de Modificación,

siempre y cuando la Solicitud o Modificación se encuentre o haya pasado por el estatus de “Registrada”,

• Comprobación de viáticos y pasajes nacionales, mostrará una versión preliminar del formato de Comprobación cuando no ha sido concluido el registro,

• Informe de la comisión, mostrará una versión preliminar del formato cuando no ha sido concluido el registro, y

• Reclasificación de la comprobación de viáticos y pasajes nacionales, para el caso en que se haya reclasificado la Solicitud.

Operaciones en SAPFIN Muestra el número de las operaciones generadas en SAPFIN así como su estatus en ese sistema.


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4) El botón Generar nueva solicitud permite generar una solicitud nueva para el servidor público seleccionado; el botón Regresar permite ir a la ventana previa para la selección del servidor público.

Al dar clic en el botón Generar nueva solicitud se desplegará la pantalla para capturar los datos de una comisión oficial nueva. Ø Datos del empleado, se muestran los datos generales del comisionado como son:

número de empleado, CURP, RFC, nombre del empleado, adscripción, nivel-grupo-puesto y tipo de plaza, teléfono-extensión y correo electrónico.

Ø Datos de la comisión, esta sección presenta de forma automática el lugar de adscripción del comisionado y fecha de elaboración, así como el número de oficio, una vez que se haya guardado la información de la comisión. La Denominación del encargo y el objetivo de la comisión son campos obligatorios de captura libre.


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Ø Lugar y periodo de la comisión, se deberá indicar la entidad y municipio en donde se

llevará a cabo la comisión, la selección de la localidad aplica solamente para los municipios que tienen combinación de localidades con tarifa I y II que marca la NIVPGC; dependiendo del destino seleccionado, será la tarifa diaria que aplique. Adicionalmente se deberá especificar el periodo de la comisión, en automático el sistema calcula el número de días; se deberá seleccionar el porcentaje de la tarifa de viáticos, el importe total de los viáticos es un campo calculado que muestra el sistema de acuerdo a la información previamente capturada.

La opción de homologar tarifa, permitirá otorgar a un servidor público la tarifa de viáticos del siguiente nivel, al marcar la casilla se habilitará el buscador para seleccionar el servidor público con el que se homologa.

La comisión del servidor público de rango superior con quién se homologa debe registrarse previamente, el sistema validará que coincida el destino y periodo en ambos comisionados.

Una vez incorporada la información del lugar y destino de la comisión, se dará clic en el botón Agregar para que se muestren el registro dentro de la tabla Detalle de la comisión. El registro en esta tabla, podrá editarse o eliminarse a través de los iconos de acción para este fin. Se podrán incorporar tantos destinos como sea necesario.


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Se marcará está casilla cuando se seleccionen 2 o más periodos en la misma comisión que no son consecutivos, y el sistema asignará día completo al final de cada periodo intermedio; esto mismo aplica cuando en una comisión mixta, es decir que se asignen recursos para viáticos y gastos de campo, debiendo seleccionar, de ser el caso, la casilla “Al final del periodo de viáticos, existe un Gastos de Campo subsecuente”.

Ø Medios de transporte, se elegirá el (los) tipo(s) de transporte para el traslado al lugar

de comisión, indicando el lugar de origen y destino. Opcionalmente se podrán especificar viajes redondos.

Para el caso de transportación aérea se deberán seleccionar los aeropuertos de origen y destino. Para el resto de los medios de transporte se habilitará la entidad y municipio de origen y destino, así como el campo para la captura de los costos de los traslados a realizar.

Al dar clic en el botón Agregar se presentarán los datos del medio de transporte, en la tabla Detalle del medio de transporte; el registro se podrá editar o eliminar a través de los iconos de acción que se identifican en la tabla.


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Ø Los comentarios o notas adicionales relacionados con la comisión, se ingresarán en el

campo de Observaciones, el cual es opcional y de libre captura para incluir alguna explicación o justificación sobre la comisión registrada.

Ø Se deberá elegir el servidor público que instruye la comisión seleccionando del catálogo

a alguno de los facultados disponibles, y corresponderá con el facultamiento otorgado a través del Formato de Registro de servidores públicos facultados para suscribir documentación presupuestaria.

Ø Los botones de acción son:

Concluir Captura: el sistema valida que todos los campos obligatorios hayan sido capturados y almacena la información capturada. Esta acción asigna un consecutivo a la Solicitud, mismo que corresponde al Oficio de comisión y genera el formato “Oficio de Comisión Nacional”, la solicitud quedará en estatus “Registrada”.

El sistema mostrará en pantalla el número de oficio de comisión generado y la liga para la descarga del Oficio de comisión nacional en formato PDF:


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Al dar clic en el botón Aceptar, se presentará la ventana para el envío opcional del correo de notificación de generación del Oficio de comisión, por default el sistema presenta la cuenta de correo del servidor público comisionado y adicionalmente se podrá especificar otra cuenta de correo para el envío de la notificación.

La información que se envía por correo es el número de Oficio de comisión, nombre del comisionado, lugar y periodo de la comisión, así como el usuario que generó la Solicitud de viáticos y pasajes:


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Para el caso de los viáticos anticipados, una vez que el área administrativa genera el pago, el sistema envía el siguiente correo de notificación al comisionado:

Guardar solicitud / Guardar y regresar a en captura: almacena la información capturada y se asigna un consecutivo a la Solicitud (cuando no se haya asignado previamente) sin que se genere algún documento, dejando la solicitud en estatus “En Captura”.

Cancelar solicitud: el botón aparecerá visible una vez que haya una Solicitud de viáticos previamente registrada; permite cancelar la Solicitud, quedando inutilizado el consecutivo generado, esta acción no se puede revertir, la solicitud quedará en estatus “Cancelada”.

Regresar: cierra la ventana sin que quede registro de la información capturada.


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II.2 Oficio de Comisión Nacional La estructura del formato de oficio de comisión nacional es:

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1. Datos Generales:

- Lugar y fecha Lugar de adscripción del servidor público comisionado y fecha de generación de la solicitud de viáticos y pasajes.

- Nombre Nombre del servidor público comisionado.

- Cargo Cargo que ocupa el servidor público al momento de generar la solicitud de viáticos y pasajes.

- Adscripción Área de adscripción del servidor público comisionado.

- Oficio No. Número consecutivo del oficio de comisión asignado automáticamente por el SIA Comisiones.

- Teléfono Teléfono institucional del servidor público comisionado.

- Extensión Extensión del servidor público comisionado.

- Tipo pago

Instrumento bancario a través de la cual se realiza el pago al servidor público comisionado.

2. Objetivo

Aparecerá la información capturada en los campos Denominación del encargo y Objetivo de la comisión.

3. Lugares y periodos de la comisión

Indicar el destino de la comisión oficial, detallando la tarifa, cuota diaria, número de días e importe de viáticos para cada lugar y periodo. Este apartado mostrará en todos los casos el importe autorizado para la comisión con independencia de recibir por anticipado los recursos financieros para sufragar la misma.

4. Medio de transporte

Indicar los medios de transporte a utilizar y el monto autorizado por cada uno de ellos. No aplica monto para transportación aérea.

5. Total autorizado para la comisión

Presenta la suma del importe autorizado para viáticos y transportación.

6. Autorizaciones de la comisión

Nombre y firma del servidor público que instruye la comisión oficial.

7. Observaciones

Campo de captura libre y opcional en donde se podrá precisar algún dato relacionado con la comisión oficial.

8. El comisionado Nombre y firma del servidor público comisionado.


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II.3 Modificación al Oficio de Comisión Nacional El objetivo de las Modificaciones al Oficio de Comisión Nacional es registrar cambios a una Solicitud de viáticos y pasajes previa, estos cambios podrán hacerse en cualquier dato de la Solicitud. Así, se podrá ampliar el periodo de la comisión o cambio en los destinos de la comisión; en el caso de que esta modificación implique registrar medios de transporte distintos a los originalmente definidos, se podrán especificar siempre y cuando el importe en cada uno de los costos sea igual o superior a los originales, o se especifiquen costos distintos. A cada Modificación se le asignará un consecutivo que las identifique, la comprobación de la comisión se hará considerando la última Modificación registrada. Cuando en la Modificación se registre un cambio que incremente el importe autorizado de los viáticos y/o pasajes, la diferencia podrá pagarse también de forma anticipada, o bien, de forma devengada. En el caso de que los cambios en la Modificación impliquen un importe inferior al previamente autorizado, el sistema en automático generará un reintegro por esta diferencia que se verá reflejado al realizar la comprobación.

Para elaborar una Modificación de Comisión Nacional se dará clic en el icono como se muestra en la imagen.

Los datos a registrar son los mismos que para la solicitud de viáticos y pasajes, adicionalmente se muestra un campo obligatorio para la captura de las causas que dan lugar a dicha Modificación. El sistema asigna de forma automática un consecutivo a la Modificación.

Los botones en esta pantalla son los mismos y tiene la misma funcionalidad que en una Solicitud de viáticos y pasajes.


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II.4 Oficio Modificación de Comisión Nacional La estructura del Oficio de modificación de comisión nacional es muy similar al Oficio de comisión nacional, solo se le incorpora el motivo de la modificación.

II.4 Réplica de solicitudes El objetivo de la réplica a las Solicitudes de viáticos y pasajes nacionales es permitir, a partir de una Solicitud previamente registrada, generar una nueva a nombre de otro(s) servidor(es) público(s). Las Solicitudes de viáticos y pasajes generados por una réplica, quedará en estatus de “en Captura” y su seguimiento será como cualquier otra Solicitud generada.

Una vez que se da clic en el ícono correspondiente, el sistema muestra la información de la Solicitud a replicarse y en seguida deberá indicarse la siguiente información:


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1) Se deberá buscar el nombre del servidor público a quién se requiere realizar la réplica, a través de la captura de una parte de su nombre o su CURP.

2) Una vez localizado al servidor público, dar clic en el botón Seleccionar y el nombre se incorporará en la tabla de empleados a replicar. Se podrán seleccionar tantos servidores públicos como se requiera.

3) El botón Replicar comisión, generará una Solicitud de viáticos y pasajes para cada servidor público seleccionado. El sistema mostrará el número de Oficio de comisión generado para cada comisionado:

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III. COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES

Esta opción permite realizar la comprobación de las Solicitudes de Viáticos y Pasajes, mediante el registro detallado de los gastos efectuados durante una comisión oficial. Es indispensable contar con los archivos PDF y XML para el registro de los gastos con Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) y realizar su carga al sistema. La comprobación de los viáticos anticipados podrá comenzarse a capturar desde el día en que inicia la comisión, mientras que para el caso de los viáticos devengados, la captura podrá realizarse una vez que concluya el periodo de la comisión. Los estatus asociados al proceso de comprobación son: v En comprobación. Permite registrar los gastos derivados de la comisión. v Comprobada. La comprobación se ha cerrado y pasa a la bandeja del área

administrativa para continuar con el proceso de Liquidación. III.1 Registro de Comprobación de Viáticos y Pasajes. Para iniciar la captura de la comprobación, se debe seleccionar en el menú la opción “Comprobación de Viáticos Nacionales”.

Una vez accediendo a esta opción, se presenta el listado de los servidores públicos a los que se está facultado para registrar la “Comprobación de Viáticos y Pasajes”. Se deberá seleccionar el nombre del comisionado para iniciar la captura.


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Una vez que se selecciona el servidor público, aparece el listado de comisiones registradas:

1) Por default aparece seleccionado el ejercicio presupuestal vigente, se puede seleccionar uno distinto para consulta de información.

2) Aparece la tabla con el Comprobación de viáticos y pasajes, donde se muestra la siguiente información:

Acciones:

Registrar comprobación

Permite registrar o realizar cambios a la comprobación, siempre y cuando no haya sido concluida.

Consultar comprobación

Permite acceder al detalle de la comprobación registrada, este ícono se encuentra disponible cuando la comprobación ha sido concluida.

Clave operativa Clave de la estructura operativa. Comisionado Nombre del servidor público comisionado.

Fecha de elaboración Fecha en que se inicia la captura de la comprobación.

Oficio de comisión Número del oficio de comisión. Oficio de modificación Número del oficio de modificación. Lugar Lugar(es) de la comisión.

Periodo Periodo(s) de la comisión por cada lugar especificado.

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Estatus

Estatus de la Solicitud de viáticos y pasajes. El sistema mostrará: • semáforo rojo cuando no se ha concluido con la

comprobación y se excedió el plazo establecido en la NIVPGC;

• semáforo amarillo cuando faltan 1 o 2 días para el plazo establecido, de acuerdo a lo establecido en la NIVPGC; y

• semáforo verde cuando faltan 3 días o más.

Fecha de comprobación Fecha en que se concluye la captura de la comprobación.

Documentos relacionados

Muestra en formato PDF: • Oficio de comisión o en su caso de Modificación,

siempre y cuando la Solicitud o Modificación se encuentre o haya pasado por el estatus de “Registrada”,

• Comprobación de viáticos y pasajes nacionales, mostrará una versión preliminar del formado de Comprobación cuando no ha sido concluido el registro,

• Informe de la comisión, mostrará una versión preliminar cuando no se ha concluido el registro, y

• Reclasificación de la comprobación de viáticos y pasajes nacionales, para el caso en que se haya reclasificado la Solicitud.

Operaciones en SAPFIN Muestra el número de las operaciones generadas en SAPFIN así como su estatus.

Cuando la solicitud de viáticos y pasajes se encuentra en semáforo amarillo (descrito en el cuadro previo), el sistema detona un correo al comisionado notificando el plazo de vencimiento de la comprobación:


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Al ingresar a la comprobación la pantalla mostrará los datos generales del comisionado, el número de oficio, tipo de viático, el estatus, el (los) lugar(es) y periodo(s) de la comisión.

En la siguiente sección de la ventana aparecerán una serie de pestañas: Ø Resumen, mostrará de manera sintetizada y por concepto de gasto el importe:

- Autorizado, para llevar a cabo la comisión, - Pagado, para el caso de viáticos anticipados, - Comprobado, total de los gastos registrados, - Reclasificado, aplica cuando el gasto realizado fue utilizado para un concepto

distinto al autorizado, esta actividad será responsabilidad de las áreas administrativas,

- Por reintegrar, importe pagado no utilizado en el ejercicio de la comisión, y - Por reembolsar, importe gastado no pagado. Este rubro no aplica para el concepto

de viáticos.

El reglón de Excedente aplica para las columnas de Pagado y Por reintegrar y corresponde al importe pagado en demasía y que deberá reintegrarse. Esta diferencia se genera en el caso de una Modificación en donde el importe autorizado sea inferior al importe pagado derivado de la solicitud previa.


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Ø Gastos con comprobante, en esta pestaña se deberán registrar los comprobantes de los gastos efectuados durante la comisión de acuerdo a lo siguiente:

En la parte inicial mostrará, a modo de resumen, la tabla Comprobantes registrados que contiene la información de los comprobantes que se vayan ingresando.

El contenido de esta tabla es:

Acciones:

Editar Permite editar la información registrada para cada gasto con comprobante fiscal.

Eliminar Elimina el gasto registrado. Folio Folio fiscal de los comprobantes (CFDI).

Comprobante digital

Muestra para descarga los archivos PDF y XML del comprobante fiscal, así como el comprobante del método de pago, cuando aplique. Para el caso de gastos con otros comprobantes, aparecerá disponible el comprobante cargado en PDF.

Nombre o razón social

Nombre o razón social de quien emite el comprobante. Para el caso de los comprobantes fiscales el sistema verifica que el proveedor sea válido ante el

SAT, en cuyo caso aparecerá el ícono . Aunque el proveedor no haya podido validarse, se podrá concluir la comprobación, sin embargo para concluir con el proceso de Liquidación, el proveedor deberá estar en un estatus de validado, para lo cual serán las áreas administrativas las encargadas de esta actividad. * Cabe hacer mención que el proceso de validación de las facturas ante el SAT no lo hace el sistema, esta actividad deberá realizarse directamente a través de los mecanismos establecidos para tal fin.

Concepto del gasto Mostrará el concepto que corresponda, por ejemplo viáticos, taxis, etc.


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Subtotal, IVA, Otros impuestos, e Importe comprobado

Importe desglosado del gasto.

Hospedaje Indica si el gasto corresponde al concepto de hospedaje.

Método de pago Forma en que fue realizado el gasto, especificado por el usuario, por ejemplo efectivo, tarjeta, etc.

Tipo de comprobante Indica si el comprobante es fiscal o algún otro tipo de comprobante.

Para iniciar con la captura de los gastos, se deberá especificar el tipo del comprobante del gasto:

Gastos con comprobante fiscal

Al registrar un gasto con comprobante fiscal deberá cargarse al sistema los archivos PDF y XML.

1) En automático el sistema descargará del CFDI los siguientes datos: RFC, y Nombre o razón social, folio del comprobante, folio fiscal (UUID), lugar de expedición y fecha de expedición.

2) El campo de la fecha de gasto deberá indicarse manualmente.

3) Indicar si el comprobante es compartido con otro(s) comisionado.

4) Del archivo XML se descarga el importe total del comprobante con el desglose de impuestos y descuentos.

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En el renglón importe comprobado por el comisionado se deberá especificar el gasto realizado por el comisionado, desglosando los importes en cada uno de los campos. Los importes podrán diferir de los que trae el XML por dos razones: cuando el comprobante sea compartido, o cuando en el comprobante se incluye el costo de productos y/o servicios que no pueden ser cubiertos con el importe autorizado para viáticos, como ejemplo, el consumo de bebidas alcohólicas. En caso de que se compruebe el total del comprobante no será necesario modificar este renglón. En el caso de comprobantes compartidos, en el reglón del importe comprobado por otros comisionados se mostrará el gasto registrado por otro(s) comisionado(s). Al pasar el mouse sobre esta etiqueta, se abre un diálogo indicando el(los) comisionado(s) y monto comprobado.

El renglón de saldo corresponde a la diferencia aritmética entre el importe del comprobante menos los importes capturados por los comisionados.

5) Se deberá especificar el concepto del gasto, así como indicar cuando el gasto corresponde al pago del hospedaje. En el caso de comprobaciones de viáticos anticipados sin presentar comprobantes de hospedaje, el sistema en automático ajustará la tarifa a “50% sin pernocta”, por lo que se considerará la diferencia como reintegro.

6) Se deberá especificar el método de pago utilizado, el sistema mostrará el método que indica el archivo XML. Cuando el método de pago seleccionado corresponde a tarjeta de débito o crédito, se deberá cargar al sistema el comprobante correspondiente a este método de pago.

7) El botón Aceptar incorpora el gasto dentro de la tabla Comprobantes registrados, el botón Cancelar, ignora la información capturada y permite registrar otro gasto.


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Gastos con otro comprobante

Al dar clic para el registro de este tipo de comprobantes, el sistema mostrará el siguiente mensaje:

Al dar clic en el botón Aceptar se muestran los datos a ingresar:

1) Se deberá cargar al sistema el comprobante del gasto realizado,

2) Se deberá indicar el folio del comprobante,

3) Seleccionar el emisor del comprobante, el cual debe estar previamente registrado, como proveedor extranjero, en el catálogo de proveedores del SAPFIN,

4) Deberá indicarse la fecha del gasto,

5) Indicar el importe del gasto,

6) Indicar el concepto del gasto, en el caso de que se trate del concepto de viáticos nacionales, deberá indicarse si corresponde al concepto de hospedaje,

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7) Se deberá especificar el método de pago utilizado, el sistema mostrará el método de pago del archivo XML. Cuando el método de pago seleccionado corresponde a tarjeta de débito o crédito, se deberá cargar al sistema el comprobante correspondiente a este método de pago.

8) El botón Aceptar incorpora el gasto dentro de la tabla Comprobantes registrados, el botón Cancelar, ignora la información capturada y permite registrar otro gasto.

Ø Gastos sin comprobante, en esta pestaña se registrarán las erogaciones efectuadas durante la comisión de las que no se tenga comprobante. Los campos a llenar son: fecha del gasto, concepto e importe del gasto; cuando se seleccione el valor de “Otros” como concepto, se deberá describir el gasto específico.

El importe máximo de los gastos sin comprobantes a registrar está en función al medio de pago de los gastos con comprobantes para el concepto de viáticos (artículo 45 de la NIVPGC), el sistema enviará un mensaje para indicar el monto máximo permitido.

Al dar clic en el botón de Agregar, el detalle del gasto se incorporará a la tabla Gastos registrados:

Una vez concluido el registro de los gastos, se deberá especificar los resultados obtenidos de la comisión nacional efectuada separando en los campos: Actividades realizadas, Resultados obtenidos, Contribuciones y Conclusiones; de manera opcional algunas observaciones que expliquen o justifiquen los gastos registrados, este apartado se encuentra dentro de la pestaña de Resumen:


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Los botones de acción son:

Cancelación de la comisión: en el caso de comisiones canceladas con viáticos anticipados se deberá dar clic en este botón, lo cual generará un reintegro total del importe pagado y liberará las fechas de la comisión, para que el sistema permita generar otra comisión para el mismo periodo, en caso de requerirse. Concluir comprobación: implica que se han registro todos los gastos de la comisión, una vez concluida la comprobación pasará a la bandeja del área Administrativa para su validación. Al dar clic sobre este botón aparecerá la siguiente ventana:

Cuando no se hayan registrado comprobantes de hospedaje para viáticos con pernocta, al dar clic sobre este botón, el sistema enviará el siguiente mensaje:


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Una vez que se concluya la comprobación, la Solicitud de viáticos y pasajes estará en estatus “Comprobada” y se generarán los documentos “Informe de Comisión” y “Comprobación de Viáticos y Pasajes nacionales”.

Una vez que la documentación ha sido entregada al área administrativa y se ha hecho la revisión de la comprobación, podrá suceder que:

• La comprobación sea rechazada por detectarse alguna inconsistencia, en este caso pasará a estatus de en Comprobación, para que se realicen los ajustes que se requieran, el sistema detonará un correo de notificación al comisionado:

• La comprobación sea aceptada por el área administrativa, el sistema detonará un

correo de notificación al comisionado:


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Guardar comprobación, guarda la información capturada, la Solicitud de viáticos y pasajes se encuentra en estatus de “En comprobación”. Eliminar comprobación, elimina los gastos registrados, la Solicitud de viáticos y pasajes pasa a estatus de “Pagada” para el caso de viáticos anticipados y “Registrada” para los devengados. Regresar, ignora los gastos registrados, la Solicitud de viáticos y pasajes se queda en el estatus en el que se encontraba al entrar a esta opción.


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III.2 Comprobación de viáticos y pasajes

La estructura del formato de comprobación de viáticos y pasajes es:

1. Datos Generales: - Lugar y fecha Lugar de adscripción del servidor público comisionado y

fecha de generación de la solicitud de viáticos y pasajes.


- Cargo Cargo que ocupa el servidor público al momento de generar la solicitud de viáticos y pasajes.


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- Oficio No. Número consecutivo del oficio de comisión que se

comprueba.

- CXL Para el caso de viáticos anticipados mostrará el número de la Cuenta por Liquidar con la que se realizó el pago al comisionado. En viáticos devengados este campo aparecerá vacío.

- Importe autorizado Importe total autorizado para viáticos y pasajes nacionales.

- Tipo de viático Anticipado / Devengado / Fondo Rotatorio




Destino de la comisión oficial y periodo en cada destino.

3. Viáticos nacionales 4. Gastos con comprobante

Presentará el importe autorizado por concepto de viáticos para la comisión nacional con independencia de si se recibieron recursos financieros por anticipado para sufragar la misma, también mostrará el importe pagado para este concepto, en el caso de devengados indicará cero. Detallará los comprobantes registrados indicando aquel que corresponda al hospedaje, señalando nombre o razón social del emisor del comprobante, método de pago reflejado en el XML y el registrado por el comisionado, folio del comprobante, fecha del gasto e importe.

5. Gastos sin comprobante

Detalle de los gastos sin comprobante registrados.

6. Total comprobado Monto del reintegro / Monto del pago

Importe total de los gastos registrados. Importe del reintegro para viáticos anticipados, o importe del pago para viáticos devengados. Se determinará en función del monto autorizado, pagado y comprobado. En el caso de que el registro de gastos exceda el importe autorizado, el sistema truncará el (los) gasto(s) hasta llegar al importe autorizado, comenzando con los gastos sin comprobante.

7. Pasajes

Detalle de los gastos de pasaje registrados con comprobante. En esta sección, al igual que en la de viáticos, se mostrará el importe autorizado, pagado y comprobado, así como el detalle por cada comprobante:


35

concepto, emisor, método de pago, folios, fecha del gasto e importe. Se indicará además el importe total de los gastos registrados y en su caso el reintegro o pago, para viáticos anticipados o devengados respectivamente.

8. Reembolsos

Esta sección aplica para viáticos anticipados y corresponde al detalle de los gastos con comprobante registrados por concepto de pasajes, y que sean susceptibles de cubrirse al comisionado como reembolso, en apego a la NIVPGC.

9. Firmas del servidor público comisionado y de quien instruye la comisión.

Nombre y firma de los servidores públicos.

III.3 Informe de la comisión

La estructura del formato Informe de la comisión es:

2

1

3

4


36

1. Datos Generales: - Lugar y fecha Lugar de adscripción del servidor público comisionado y

fecha de generación del Informe.


- Cargo Cargo que ocupa el servidor público al momento de generar el informe.


- Oficio No. Número consecutivo del oficio de comisión respecto del cual se emite el informe.




Destino de la comisión oficial y periodo en cada destino.

3. Objeto y resultados obtenidos

Denominación del encargo y Objetivo de la comisión registrado en la Solicitud de viáticos y pasajes. Detallar las Actividades realizadas, los Resultados obtenidos, las Contribuciones y los Compromisos tomados.

4. Firma

Nombre y firma del servidor público comisionado.


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IV. ANEXOS IV.1 Formato para el registro de usuarios Capturistas.

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