Sistema Institucional de Archivos del IPNCOMPONENTES DEL SISTEMA El SISTEMA INSTITUCIONAL DE...
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Sistema
Institucional de
Archivos del IPN
27 de febrero de 2017
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SISTEMA
Un Sistema es un todo
compuesto de partes que
interactúan entre si para lograr
un fin común
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ARCHIVO
Conjunto orgánico de
documentos en cualquier
soporte, que son producidos o
recibidos en el ejercicio de sus
atribuciones por las
dependencias y entidades
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Sistema Institucional de Archivos Es la interacción que
tendrán el archivo de
trámite, concentración e
histórico para lograr la
conservación y difusión de
la memoria institucional
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Sistema Institucional de Archivos
Se refiere al conjunto de
estructuras, funciones,
procedimientos operativos y
recursos asignados al control
intelectual y material de la
información producida y usada
por los organismos
gubernamentales a lo largo del
ciclo vital de los documentos.
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OBJETIVO
Facilitar el desempeño de las
actividades archivísticas,
promover la estandarización de
los procesos y los instrumentos
técnicos del trabajo archivístico
e impulsar la generación de
criterios, la normatividad y el
diseño de métodos de trabajo
que hagan más homogénea la
gestión de los archivos públicos.
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COMPONENTES DEL SISTEMA
El SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS se integra a
partir de dos tipos de componentes:
Un componente NORMATIVO, destinado a regular y
coordinar la operación integral del sistema.
Y una ESTRUCTURA OPERATIVA, que se integra a partir de
diversas áreas o unidades documentales y archivísticas.
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ESTRUCTURA OPERATIVA
Un Sistema Institucional de
Archivos debe ser:
Abierto, dada su constante
interacción
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ESTRUCTURA OPERATIVA
Dinámico, perfectible y
actualizable en el tiempo.
Homogéneo, centralizado
normativamente y
descentralizado operativamente.
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ESTRUCTURA OPERATIVA
Perdurable, a partir de su
regulación y protección
jurídica.
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UNIDAD CENTRAL DE CORRESPONDENCIA
Es conocida habitualmente como “Oficialía de Partes”, encargada de manejar y controlar la correspondencia que reciban o despachen
en forma centralizada las ECUs.
Funciones:
• Participar en la elaboración de los instrumentos de control de la correspondencia (formatos de registro de entrada y salida; controles de distribución, vías de despacho).
• Recibir, revisar, registrar y controlar la correspondencia que ingrese o egrese del ente público en forma centralizada.
• Turnar y distribuir oportunamente la documentación que recibe a las áreas o unidades administrativas a las que van dirigidas.
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UNIDADES DE DOCUMENTACIÓN EN
TRÁMITE
Son un componente básico en la operación de un SIA. Cada unidad
administrativa debe contar con un solo servicio de Documentación en
Trámite.
Funciones:
• Participar en la elaboración de los instrumentos de control de la
correspondencia (formatos de registro de entrada y salida;
controles de distribución, vías de despacho).
• Recibir, revisar, registrar y controlar la correspondencia que ingrese
o egrese a su área de adscripción.
• Turnar la correspondencia a las áreas y funcionarios tramitadores,
siguiendo las políticas de control de gestión que se establezcan en
su institución.
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UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Debe contar con un solo espacio para la
ordenación y conservación precautoria de la
información archivística que habiendo
concluido con su utilidad de gestión, debe
resguardarse en el Archivo de Concentración
dados sus valores primarios de carácter legal
o fiscal.
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UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Debe encargarse de facilitar el acceso a la
información que resguarda y preparar la
transferencia secundaria de la documentación
que en concordancia con el catálogo de
disposición documental, principal instrumento
de trabajo de la valoración documental, posea
valores de conservación permanentes.
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UNIDAD DE ARCHIVO HISTÓRICO
Constituye el “último eslabón de la cadena” de un
Sistema Institucional de Archivos.
Resguarda la memoria institucional, por lo que ésta
debe estar bien organizada y dispuesta para otros
usos distintos a los institucionales.
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UNIDAD DE ARCHIVO HISTÓRICO
Los archivos históricos son fuente de la investigación
y el desarrollo de estudios en todos los ámbitos del
conocimiento humano, por lo que contar con ellos
representa un objetivo primordial de todos los
procesos asociados a la Administración de
Documentos y la Gestión de Archivos.
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UNIDAD DE ARCHIVO HISTÓRICO
En los archivos históricos debe resguardarse,
organizarse y difundirse la memoria histórico-
documental de las instituciones, las evidencias
y testimonios de su evolución jurídica y
administrativa.