Sistema de Información Strategos Manual de Usuario...Manual de Usuario Sistema de Información...
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Sistema de InformaciónStrategos
Manual de Usuario
Oficina de Planeación
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Manual de Usuario
1 Tabladecontenido
Introducción ................................................................................................................ 3
Acceso al Sistema ....................................................................................................... 4
Visualización ............................................................................................................... 6
Alertas ........................................................................................................................ 10
Tipos de Vistas .......................................................................................................... 10
Reporte de ejecución ............................................................................................... 12
Graficar Indicador ..................................................................................................... 15
Anexos ....................................................................................................................... 17
Reportes..................................................................................................................... 18
Cerrar Sesión ............................................................................................................. 20
Fuentes de Información .............................................................................................. 21
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INTRODUCCIÓN
Strategos es un Sistema de Información para el seguimiento y control del Plan
Estratégico de la entidad y de los Planes de Acción Funcional de las dependencias
del nivel central y de las Defensorías Regionales.
El Sistema fue adoptado mediante resolución 349 de marzo de 2010.
Hemos realizado este manual dirigido a los Operador del Sistema de control de
gestión que son los funcionarios encargados del registro de la información de
gestión del Plan de Acción en el Sistema de Información.
Dentro de las actividades a realizar por el operador tenemos:
1. Acompañar al Jefe de la Regional junto con la totalidad de los servidores
públicos en la elaboración de la microplaneación del plan de acción para la
vigencia fiscal siguiente.
2. Enviar a la Oficina de Planeación, la microplaneación elaborada a más tardar
el 30 de octubre de cada año.
3. Tramitar solicitudes de modificación y ajustes previa aprobación del jefe.
4. Registrar en el sistema dentro de los 10 primeros días de cada mes la
información de ejecución correspondiente al mes anterior.
5. Asesorar al jefe en la revisión periódica del Plan de Acción.
6. Elaborar los informes que le sean solicitados.
7. Orientar a sus compañeros en la consulta de datos registrados.
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El sistema de Información de control de gestión está instalado en uno de los
servidores del centro de cómputo de la entidad, ubicado en la Oficina de Sistemas
en Bogotá.
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1. Acceso al Sistema.
Para acceder pueden utilizar cualquier navegador, sea Internet Explorer, Mozilla o
el de su preferencia. En esta oportunidad y siguiendo el video del paso a paso
utilizamos el navegador Internet Explorer.
Lo primero que debemos hacer es ingresar a la página de la Defensoría del Pueblo,
para ello digitamos en la barra de direcciones del navegador la dirección
www.defensoria.org.co
En la parte izquierda bajamos un poco encontramos el acceso al Sistema de
Información. Hacemos clic.
Vemos la pantalla de acceso o seguridad del sistema, en este pantallazo debemos
digitar el nombre de usuario y la clave de acceso.
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El nombre de usuario corresponde al nombre de la Regional de la siguiente
manera: La R de Regional debe ir en mayúscula. La primera letra del nombre de la
Regional debe ir en mayúscula separadas por un espacio. Ejemplo: Regional
Bolivar, Regional Cesar, Regional Guaviare. En el campo contraseña deben digitar la
contraseña que previamente vía telefónica fue entregada al operador del sistema
designado en cada Defensoría Regional.
Para realizar el cambio de contraseña el procedimiento es bastante sencillo.
Hacemos clic en el icono verde que dice cambio de clave.
Digitamos el nombre de usuario, la clave actual, la nueva clave y confirmamos la
nueva clave. Una vez diligenciados estos campos hacemos clic en aceptar.
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Es responsabilidad del operador del sistema de cada regional realizar este cambio
de clave antes de ingresar por primera vez ya que no respondemos por
modificaciones a la información registrada.
2. Visualización.
Una vez ingresamos, nos ubicamos en la pantalla de ámbitos organizacionales,
porque es aquí en donde encontramos la estructura jerárquica de la entidad.
Hacemos clic en el icono de marco estratégico en donde
tenemos la misión, la visión, los lineamientos estratégicos y demás elementos de la
planeación estratégica.
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Para efectos del uso de este manual y para la navegación y consulta por el Sistema
StrategosWeb, a las Direcciones Nacionales, Defensorías Delegadas, Oficinas y
Defensorías Regionales; les llamaremos Organizaciones.
En la parte izquierda, tenemos una barra de navegación de la cual utilizaremos la
opción home que es para regresar a la pantalla inicial, la opción planes para llamar
el plan, la opción indicadores para ver los indicadores del plan y la opción de cerrar
cesión la cual es necesario que hagan clic para salir y no dejar abierto nuestro plan.
Home Lleva al usuario al área de la Organizaciones
Planes Muestra el (los) plan (es) Estratégicos y Operativos de la organización
seleccionada.
Causa efecto Muestra el diagrama causa efecto de la organización seleccionada.
Vectores Muestra los vectores de la organización seleccionada con sus
respectivos responsables.
Iniciativas Muestra las Iniciativas que apuntan al plan Estratégico y/o Operativo
de la organización seleccionada.
Indicadores Muestra los indicadores clasificados según la estructura que la
organización selecciono.
Presentación
Ejecutiva
Muestra el listado de presentaciones que posee la organización
seleccionada.
Portafolios
Este módulo permite agrupar el conjunto de Proyectos que
conforman las diferentes organizaciones para su análisis y
evaluación.
Problemas
Muestra los problemas que permite involucrar diferentes niveles de
acciones correctivas con responsables para cada acción, facilita la
evaluación y corrección del problema permitiendo una supervisión
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sencilla pero eficaz.
Cerrar
sesión de
trabajo
Finaliza la conexión a StrategosWeb
Ahora bien, estando en la organización DEFENSORIA DEL PUEBLO hacemos clic en
regionales, de esta forma observamos el listado de las 36 regionales de la entidad,
hacemos clic en el nombre de la regional a la cual pertenecemos y luego vamos a
la opción planes, hacemos clic y escogemos la vigencia correspondiente.
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El plan de acción de las Regionales es igual para todas y lo conforman 7 procesos
que son:
1. Atención y Trámite de Quejas
2. Recursos y Acciones Judiciales
3. Defensoría Pública
4. Promoción y Divulgación de DDHH
5. Atención Especializada En Materia De Desplazamiento Forzado
6. Asistencia, Asesoría y Orientación
7. Prevención
Cada uno de estos 7 procesos está conformado por una serie de actividades las
cuales se observan como hijas del proceso, es decir que cuelgan debajo del
proceso y es a las actividades a las que se le registra la información de ejecución.
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3. Alertas.
El sistema de información maneja tres colores de alerta, las cuales están clasificadas
en
Verde 90%-100%
Amarillo 80%-89%
Rojo 0%-79%
y en la parte derecha se encuentran los % de ejecución.
4. Tipos de Vistas.
Strategos permite manejar múltiples vistas, donde según la opción seleccionada el
sistema mostrara las columnas configuradas para dicho tipo de vista, el usuario
puede cambiar la opción de tipo de vista haciendo clic sobre la flecha para que
despliegue la opción de los diferentes tipos de vista:
• Árbol: Muestra el nombre del proceso con su respectivo porcentaje de
avance y alerta, desplegándose posteriormente cada una de las actividades
del proceso.
• Resumen: Solo se mostrarán las perspectivas y objetivos, con sus respectivas
alertas y porcentajes de avances.
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• Detallado: El sistema muestra los datos de la vista resumen y
adicionalmente los indicadores e iniciativas que conforman cada uno de los
objetivos del plan.
• Ejecutivo: Esta vista está conformada por los mismos objetos que la vista
anterior, la diferencia radica en que trae solo los campos que le pueden ser
útiles a nivel de la alta gerencia.
Veamos algunos pantallazos de la información anterior:
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5. Reporte de ejecución.
Para iniciar con el proceso de reporte de ejecución de los indicadores de las
actividades que conforman el Plan de Acción, debemos hacer clic sobre la
actividad, no sobre el proceso y en el pantallazo que nos despliega podemos
observar: el nombre de la regional, y el nombre de la actividad que hemos llamado
con su porcentaje de avance, observamos el indicador o los indicadores con el (los)
cual se está midiendo la actividad y junto con el tenemos la alerta, la cual nos
muestra el estado en que se encuentra la ejecución ya sea rojo, amarillo o verde, la
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alerta va cambiando a medida que ingresamos información, la opción para graficar
el indicador, la unidad de medida, la frecuencia, el último período en el cual se
ingresó información, la meta real, la meta anual, la meta parcial, una casilla para
peso que para el Plan de Acción no se utiliza, el porcentaje del estado anual,
estado parcial, la opción de mediciones y anexos.
Sobre el pantallazo actual buscamos el icono editar mediciones,
y hacemos clic, nos lleva al siguiente pantallazo:
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Seleccionamos el periodo en el cual vamos a ingresar la información por ejemplo,
si la información corresponde al mes de marzo escogemos desde el mes 3 hasta el
mes 3, para efectos de la explicación grafica traeré la información del enero a Julio,
verificamos la frecuencia del indicador y el año del plan; si deseamos ver la meta
hacemos clic en el recuadro que antecede la palabra Meta. Damos clic en aceptar
y trae el siguiente pantallazo:
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Si no escogemos mes de inicio y final por defecto nos trae las casillas de enero a
diciembre para que ingresemos el número correspondiente a la ejecución del
indicador para cada mes.
Las casillas que aparecen con recuadro de color rojo significan que han sido
bloqueadas por el administrador, las casillas sin bloquear aparecen con recuadro
de color azul.
En el anterior pantazallo hacemos clic en el icono
cuando deseamos ver la microplaneación del indicador, esta microplaneación se
bloquea una vez parametrizada.
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Una vez registrada la información hacemos clic en aceptar y de esta manera el
sistema grava la información digitada.
Para regresar se da clic en la flecha verde o en la azul de
volver atrás que nos ofrece la barra del navegador. De esta manera seleccionamos
todas las actividades que aplican en el Plan de Acción de la Regional hasta terminar
las actividades relacionadas en los 7 procesos.
6. Graficar un Indicador.
Volvemos a los campos que nos ofrece cada indicador y damos clic al campo de
gráfico , al hacer clic en esta opción podemos realizar un gráfico para el
indicador correspondiente. Debemos tener en cuenta que para poder observar la
gráfica es necesario que el equipo de cómputo tenga instalado y actualizado el
java.
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En la parte superior, nos aparece siempre el nombre de la organización y el
nombre del indicador seleccionado.
Inicialmente, el grafico trae la meta programada frente a lo real o ejecutado, si
vamos a la parte inferior, podemos modificar la vigencia, los periodos de tiempo, la
frecuencia y luego nos ofrecen varias opciones que podemos seleccionar haciendo
clic sobre el cuadro.
Hacemos clic en refrescar, para ver los ajustes de la gráfica. Igualmente,
podemos cambiar el color, escoger si desea que se grafique en forma de línea o
barra o que no se grafique.
Si deseamos que estos cambios que hemos realizados no se pierdan para futuras
oportunidades hacemos clic en salvar configuración.
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Una vez configurada la gráfica si la deseamos imprimir hacemos clic en archivo,
seleccionamos vista previa de impresión, luego escogemos solo el marco
seleccionado, configuramos hoja, colocamos encabezados o pie de página si lo
deseamos y luego se da la orden de impresión.
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7. Anexos.
El botón de anexo le permite hacer comentarios de cómo va el indicador, dejar
constancia de las situaciones que alteren el proceso de ejecución mediante la
alternativas de explicaciones.
Hacemos clic en explicaciones, si no existen explicaciones podemos agregar nuevas
explicaciones haciendo clic en el botón y diligenciamos
los campos de título de la explicación, descripción de las causas, los correctivos y
demás.
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Grabamos y regresamos.
8. Reportes.
El sistema permite generar varios reportes con los cuales se puede realizar el
seguimiento a las distintas actividades que conforman el plan. Para seleccionar un
reporte hacemos clic en el icono de reportes ubicado en la parte inferior del
pantallazo del Plan.
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Vemos varias opciones de reportes, el reporte de indicadores, el detallado, el
reporte de alertas y el reporte de explicación entre otros, para las Defensorías
Regionales aconsejamos el reporte de alertas, hacemos clic y muestra el pantallazo
donde se puede seleccionar el tipo de reporte en html o en pdf, se chulea el
recuadro de indicador y mostrar medición, de esta manera puede escoger el mes
inicio y el mes final que contendrá el reporte y hacemos clic en aceptar:
El reporte de alertas seleccionado muestra el nombre de la Organización, la
vigencia del Plan de Acción, la fecha desde (mes/año) y la fecha hasta (mes/año), la
fecha en que se genera el reporte, el nombre del proceso con su correspondiente
alerta y porcentaje de avance, las actividades y sus indicadores con los porcentajes
y alertas y la meta frente a lo ejecutado para cada uno de los meses seleccionados.
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Para imprimir este reporte se siguen los mismos pasos vistos en la parte llamada
graficar indicador.
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9. Cerrar Sesión.
Para salir del sistema, la forma correcta es hacer clic en la última opción que
aparece en la parte izquierda de la pantalla; no olvidemos realizar este paso para
asegurar que el usuario permanezca activo para futuros ingresos.
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FUENTES DE INFORMACIÓN
Sistema de Información Strategos:
http://kahai.defensoria.org.co:8080/strategosweb/
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Elaboró y actualizó este manual Fanny Liliana Pérez Sánchez
[email protected] Oficina de Planeación
