Sistema de Información Personal...

CMSA_BHPB_FAQ_SIPC_NUEVA.doc Commercial In Confidence

© 2010 BHP Billiton Página 1 Date of Issue- 18/01/2010

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Derecho Copia© 2008 BHP Billiton Ltda Este documento no puede circular fuera de BHP Billiton sin su aprobación. Página 2

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Información del Documento

ID Documento BHPB-FAQ-SIPC-001

Título del Documento FAQ - Preguntas y Respuestas Frecuentes SIPC

Tema del Documento Preguntas y Respuestas Frecuentes SIPC

Breve Descripción Versión 2

Tipo de Documento Documento de consulta

Palabras Claves SIPC, Preguntas y respuestas frecuentes

Fecha de creación 04/12/2008 11:23:00

Autor Samir Vergara

Audiencia Usuarios SIPC

Nombre Departamento Informática - Materiales

Nombre del Proyecto SIPC

Versión vigente 2.0

Historial de Revisiones

Fecha Versión Autor Notas

04-Dic-2008 1.0 Samir Vergara

17-Dic-2009 2.0 William Ceron Adicionar preguntas mas frecuentes durante año 2009


Historial de Aprobación/Firma

Nota a los signatarios- Su firma en este documento indica que acepta el contenido y está de acuerdo con la

implementación de los procesos documentados.

Fecha Nombre de quién aprueba Rol Firma

Sandra Montiel Key User

William Cerón Líder Técnico IT

Jairo Silva Gerente del Proyecto

Lista de Distribución

Las siguientes personas han expresado interés en el documento y se les debe informar acerca de cualquier

cambio significativo en su contenido.

Nombre Rol Firma

Usuarios SIPC Todos N.A.


Tabla de Contenidos

Preguntas y respuestas frecuentes SIPC (FAQ) 6

Propósito 6

Prerrequisitos ............................................................................................................. 6

FAQ 6

Pedidos 7

1. ¿Cuanto demora un pedido en ser cargado en SIPC? .................. 7

2. ¿Como asigno a un Pedido el personal que va a laborar en CMSA? ..................................................................................... 7

3. No aparece el pedido en SIPC. ¿Que debo hacer?......................10

Soportes del sistema 11

4. Cuales son los tipos de extensión y sintaxis de archivos para adjuntar como soporte en SIPC?..............................................11

5. Cuando intento cargar los soportes se me cae el sistema?......................................................................................11

Información de Personal en SIPC 12

6. ¿Cómo saber si una persona está o no en SIPC? .......................12

7. ¿Cómo se solicita la Creación de una Persona en la Base de Datos de SIPC?.................................................................13

8. ¿Cómo saber la labor y el pedido donde esta asignada una persona? ...............................................................................15

Plantillas de cargue masivo SIPC 17

9. Porque no puedo ejecutar el proceso de homologación en las plantillas de cargue masivo de SIPC? .....................................17

Usuarios en SIPC 22

10. Cual es el procedimiento para la creación de un usuario en SIPC? ..........................................................................22

11. A quien se le solicita el desbloqueo o cambio de contraseña de un usuario en SIPC? .................................................22

Administrar Labores 23

12. Cómo reconfirmar una persona una vez es rechazada por Carnetización? ........................................................................23

Parametrización de listados 25

13. A Quién se le solicita la actualización de las listas desplegables que tiene SIPC? .........................................................25


Seguridad Social 27

14. ¿Se tienen que realizar cargues de Afiliaciones y Pagos de Seguridad Social al mismo tiempo?.............................................27

15. ¿Que mes se debe reportar en los pagos de seguridad social? .........................................................................................27

16. ¿Cada cuánto se deben actualizar los pagos de Seguridad Social? .........................................................................27

Información Carnetización de Personal 28

17. ¿Cuáles son los Pasos (Procedimiento) para Carnetizar una Persona? ...............................................................................28

18. ¿Cómo saber en que estado va el proceso de carnetización? ..............................................................................29

19. ¿Por qué no le aparece la persona al encargado de carnetizar si ya actualicé la Seguridad social y la Aptitud médica?.......................................................................................30

Aptitud Medica 31

20. ¿Cuánto tiempo tiene de Validez la Apitud Medica?....................31

21. ¿Se puede cargar la Aptitud médica aunque no se tenga el pedido en SIPC? ...............................................................31


Preguntas y respuestas frecuentes SIPC (FAQ)

Propósito

El propósito de este documento es entregarles a los usuarios del sistema una herramienta más

de ayuda, con los incidentes reportados con mayor frecuencia en el modelo de soporte

establecido para el sistema.

Prerrequisitos

- Entrenamiento en el rol asignado en SIPC

FAQ

- A continuación las preguntas y respuestas más frecuentes desde la salida en vivo del

sistema, se encuentran ordenadas por categorías:


Pedidos

1. ¿Cuanto demora un pedido en ser cargado en SIPC?

El tiempo para completar un pedido depende de la fecha de liberación (Los pedidos que son liberados en la tarde son cargados por un proceso automático en SIPC a media noche, si el pedido es liberado en la mañana el proceso se ejecuta al medio día); una vez el pedido es liberado en GSAP el Ingeniero de Contratos en Materiales tiene la responsabilidad de completar el pedido para que la empresa contratista puedan gestionar sus recursos para el ingreso a planta a desempeñar su labor.

Si su pedido no se encuentra en SIPC al día siguiente de ser liberado contacte al Ingeniero de Contratos en Materiales que aparece en la Orden de Compra enviada por GSAP.

Ingenieros de Contrato Materiales (Correo Electrónico)

1. Gustavo Ahumada ([email protected])

2. Juan Carlos Bohorquez ([email protected])

3. Yamal Escaff ([email protected])

4. Saul Naranjo ([email protected])

5. Álvaro Zapata ([email protected])

2. ¿Como asigno a un Pedido el personal que va a laborar en CMSA?

Para asignar el personal a un pedido es necesario que antes se cree una labor en el pedido correspondiente (Ver nota: Crear labores en un pedido).

Crear labores en un pedido

Para crear labores en un pedido se deben realizar los pasos que se detallan en la guía rápida “Crear Labores” la cual se accede por la siguiente ruta en SIPC: Ayuda de la

Aplicación -> Guías Rápidas -> Empresas Contratistas -> Crear Labores


Una vez creada la labor, la persona o personas deben ser asignadas a la labor que van a desempeñar en CMSA realizando los siguientes pasos:

1. En el Menú Principal seleccionamos la ruta: Vinculación de Personal � Labores � Administrar

2. Seleccione el pedido al que desea gestionar labores haciendo clic en el link Administrar

Se abre la pantalla de ADMINISTRAR LABORES.

3. Seleccionamos la Labor y nos desplazamos hacia la derecha con la barra de desplazamiento horizontal hasta el final y hacemos clic en el link Asignar Personal


Se abre la pantalla de ASIGNAR PERSONAL.

Asignar Personal

4. Identifique el(los) recurso(s) que van a asignarle a la labor.

No aparece el recurso.

Antes de asignar personal a la labor verifique que:

� No haya sido asignado a esta labor en ese pedido. Debe tener en cuenta que una vez le sea terminada la labor a una persona no se podrá reasignar a dicha labor. Si se requiere reasignar a la persona, es necesario crear una nueva labor dentro del pedido.

� Esté en estado Activo.

5. Por cada recurso identificado:

• Seleccione el Oficio que este va a desempeñar en el catálogo de Oficios del sistema:

• Haga clic en la casilla de verificación de la columna Asignación


6. Proceda con la asignación de los recursos marcados haciendo clic en el botón asignar

Se abre el cuadro de dialogo con el número de persona asignadas a la labor..!

7. Se regresará a la pantalla de ASIGNAR PERSONAL en la cual los recursos asignados habrán desaparecido de la lista de disponibles, lo cual indica que ya esos recursos quedaron asociados (asignados) a la labor. En la parte inferior el sistema muestra la lista de recursos con los que queda la labor.

3. No aparece el pedido en SIPC. ¿Que debo hacer?

Cuando un Pedido no aparece en SIPC es necesario Comunicarse con el Ingeniero de Contratos de la unidad de Materiales de CMSA que generó el pedido o dirigirse al Administrador de Trabajo para que éste se ponga en contacto con el Ingeniero de contratos respectivo.

Tan pronto el Ingeniero de Contratos complete el Pedido en SIPC le llegará una notificación vía e-mail a la empresa contratista para que asigne las labores y personal que prestará el servicio en las instalaciones de CMSA.


Soportes del sistema

4. Cuales son los tipos de extensión y sintaxis de archivos para adjuntar como

soporte en SIPC?

SIPC permite 2 tipos de archivos de soporte en los diferentes procesos que así lo requieren:

1. Imágenes: Archivos con extensión *.jpg, *.jpeg, *.bmp y *.gif

2. Formato de Documento Portátil: Archivos con extensión *.pdf

Para los Pagos de Seguridad y soportes de Aptitud Médica el sistema no exige ninguna sintaxis para el nombre del archivo.

A continuación se presenta la sintaxis del nombre de archivo para el cargue de Afiliaciones:

Por cada registro aprobado, deberá adjuntar el documento de cada afiliación con

el botón , el cual debe tener un formato adecuado y nombre con la siguiente estructura:

<Tipo de Entidad>_<# Cedula>.<Extensión jpg o pdf>

Ejemplo EPS: EPS_71386464.jpg ó EPS_71386464.pdf

Ejemplo AFP: AFP_71386464.jpg ó AFP_71386464.pdf

Ejemplo ARP: ARP_71386464.jpg ó ARP_71386464.pdf

5. Cuando intento cargar los soportes se me cae el sistema?

Para los archivos de soporte que adjuntan en SIPC, se aconseja escanear con una resolución entre 100 y 200 dpi (puntos por pulgada) verificando que la imagen se pueda leer fácilmente, esto para disminuir el tamaño de archivos muy pesados que dificultan su cargue en el sistema.

Otra causa por la cual el sistema no permite hacer el cargue de los archivos es porque no se esté utilizando el Internet Explorer como Navegador de Internet. Se ha detectado que con algunos otros exploradores de Internet como el Mozila, no es posible adjuntar archivos en SIPC.


Información de Personal en SIPC

6. ¿Cómo saber si una persona está o no en SIPC?

La forma mas sencilla de saber si una persona ya esta creada en SIPC es utilizando la Consulta Básica.

Para acceder a la Consulta básica realice los siguientes pasos:

1. En el Menú Principal de acceso al sistema, seleccionamos la ruta: Solicitud de Personal � Personal Contratista � Consulta básica

2. Se abre la pantalla de búsqueda CONSULTA BÁSICA PERSONAL CONTRATISTA que permite la consulta del personal contratista existente en el sistema SIPC, bajo diferentes parámetros.

3. Ingrese la información que conoce de la persona a consultar en los campos de selección correspondiente, por ejemplo, el número de cédula o parte del nombre como se muestra a continuación.

3.1 Número de Cedula

Para buscar un número de cedula en particular, ingresar el número en el campo de texto Numero Cedula y haga clic en botón Consultar.


Comodín (*) para la búsqueda de personas

� Puede usarse el * como comodín para indicar características especificas en Número de Cedula. Por Ejemplo:

- Para buscar las cedulas que comienzan por 4:

4. Para obtener las personas que cumplen con el(los) criterio(s) de búsqueda seleccionados en los pasos anteriores, haga clic en:

5. En la parte inferior de la pantalla CONSULTA BÁSICA PERSONAL CONTRATISTA, se muestran las personas que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados.

7. ¿Cómo se solicita la Creación de una Persona en la Base de Datos de SIPC?

Antes de solicitar la creación de una persona en SIPC es necesario verificar que realmente no exista en la Base de datos de SIPC mediante la Consulta Básica

Consulta Personal creado en SIPC

• Esta consulta le permite saber si una persona esta creada en SIPC y en caso afirmativo permite conocer su estado y empresa asignada.

• Usted puede seleccionar uno o varios criterios a la vez pero mínimo debe indicar uno.

La consulta no es exitosa

Cuando la búsqueda no muestra ningún registro significa que esta persona no ha sido creada en SIPC y es necesario solicitar la creación vía mail a [email protected]. Para más detalle, ver la pregunta ¿Cómo se

solicita la Creación de una Persona en la Base de Datos de SIPC? abajo en este documento.


buscando por número de Cedula (Ruta en el menú: Solicitud de personal -> Personal contratista ->Consulta Básica).

Si definidamente la persona no existe en SIPC, se debe solicitar su creación a la Unidad de Negocios Protección y Servicios (Carnetización) utilizando la plantilla de cargue masivo de Datos Básicos que se encuentra en la Ayuda SIPC.

La plantilla diligenciada se debe enviar vía mail a [email protected] para que él realice la respectiva creación del nuevo personal en el sistema.

La persona encargada de la Carnetización les devolverá vía Mail el resultado de la operación.

Cuando el cargue del archivo es exitoso, la persona o personas quedarán activas con la empresa contratista que solicita su creación.

Si la persona nunca ha ingresado a CerroMatoso S.A. tenga en cuenta la siguiente nota.

Nuevo personal contratista

� El proceso de aprobación para la creación de una persona nueva en SIPC se realiza de forma manual y debe contar con la firma del vicepresidente del área donde se va a desarrollar la labor.

� La persona será creada por protección y servicios únicamente con los datos básicos y es responsabilidad de la empresa contratista actualizar la información adicional.


8. ¿Cómo saber la labor y el pedido donde esta asignada una persona?

Para saber el Pedido y la labor a la cual esta asignada una persona en SIPC es necesario usar la Consulta de personal.

1. Ingrese a la Consulta de personal mediante la siguiente ruta del menú: Solicitud de personal -> Personal Contratistas -> Consultar Personal.

Se abre la pantalla de búsqueda CONSULTAR PERSONAL que permite la consulta del personal bajo diferentes parámetros.

2. Digite el numero de Cedula y haga clic en Consultar

3. En la parte inferior de la pantalla de Consultar Personal, se muestra la información de la persona que cumplen con los criterios de búsqueda.


4. Clic en Ver Detalle para ver toda la información de la persona cargada en SIPC.

5. Clic en Experiencia CMSA para ver el número del Pedido y la labor que esta persona actualmente esta desempeñando (labor que aparece con un guión en el campo Fecha Final) y labores que haya desempeñado en CMSA.


Plantillas de cargue masivo SIPC

9. Porque no puedo ejecutar el proceso de homologación en las plantillas de

cargue masivo de SIPC?

Cuando intento realizar el proceso de homologación en las plantillas de Excel de SIPC el sistema no me lo permite (Ver Figuras)

1. Si al intentar presionar el botón “Catálogos por ID” selecciona una imagen.

2. Si al realizar un doble clic el botón “Catálogos por ID” el sistema me abre un editor de Visual Basic que me pide una contraseña.

Solución...

Este problema corresponde a que el Nivel de la seguridad en las Macros del Office utilizado es alto o el Modo de Diseño del Editor de Visual Basic esta activado, para poder ejecutar las macros diseñadas para el proceso de homologación siga los siguientes pasos:


3. Para Microsoft Office 2003

Paso 1: Verifique que el nivel de Seguridad de las macros se encuentre en Bajo

En la barra de Menú seleccionamos nos vamos:

Herramientas > Macro > Seguridad

Paso 2: Seleccionamos la opción Bajo (no recomendado) y le damos clic en el botón Aceptar.

Paso 3: Verifique que el botón de diseño en la barra de herramientas no se encuentre activo, para visualizar la barra de herramientas de Visual Basic hacemos clic derecho en las barras de herramientas y seleccionamos la opción

Visual Basic y le damos clic al botón para Salir del modo Diseño.


NOTA

Una vez se realicen estos pasos debemos cerrar y volver a abrir Microsoft Excel 2003 para que el sistema tome las modificaciones realizadas en cuanto seguridad de Macros.

Con esto queda activado el botón para la ejecución de Macros en Excel (Proceso de Homologación de Plantillas).

4. Para Microsoft Office 2007

Paso 1: Verifique que el nivel de Seguridad de las macros se encuentre en Bajo

En la barra de Menú seleccionamos nos vamos:

Herramientas > Macro > Seguridad


Paso 2: Primero active la opción Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y luego damos clic en el botón Aceptar.

Paso 3: Observe en la imagen que la pestaña del Programador se activó, ahora le damos clic a la opción Seguridad de macros:


Paso 4: En la ventana emergente Centro de confianza active la opción Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y luego damos clic en el botón Aceptar (Ver imagen):

Paso 5: Cierre el Excel y vuélvalo a abrir.

NOTA

Una vez se realicen estos pasos debemos cerrar y volver a abrir Microsoft Excel 2007 para que el sistema tome las modificaciones realizadas en cuanto seguridad de Macros.

Con esto queda activado el botón para la ejecución de Macros en Excel (Proceso de Homologación de Plantillas).


Usuarios en SIPC

10. Cual es el procedimiento para la creación de un usuario en SIPC?

El procedimiento para la solicitud de creación de un usuario en SIPC es el siguiente:

a. Solicitud e-Work para creación de usuario en SIPC. (Quién lo crea? Secretaria de la Unidad de Negocios a la que pertenece el administrador de trabajos)

b. Incluir en la Solicitud e-Work los siguientes datos para su creación.

1. Rol: (Consulta CMSA )

2. Cedula

3. Primer Nombre

4. Segundo Nombre

5. Primer Apellido

6. Segundo Apellido

7. Correo Electrónico Corporativo

8. Dirección Oficina

9. Teléfono de Contacto

10. Cargo

c. El usuario será creado y activado para su ingreso a SIPC una vez sea aprobado el e-Work por el Administrador de Seguridad de SIPC (Informática – Ruben Darío Maya (Supervisor de Seguridad y Workflow CMSA)).

11. A quien se le solicita el desbloqueo o cambio de contraseña de un usuario en

SIPC?

Las solicitudes de desbloqueo y cambio de contraseña en SIPC se le deben realizar al Administrador de Seguridad de SIPC. Su información de contacto:

� Ruben Darío Maya

� Correo Electrónico: [email protected]

� Teléfono: (4) 772 3627

� Cargo CMSA: Supervisor de Seguridad y Workflow CMSA.

� Ubicación: Oficinas Centrales - Informática


Administrar Labores

12. Cómo reconfirmar una persona una vez es rechazada por Carnetización?

Previamente y sin importar cual sea el motivo carnetización rechaza la expedición del carné de una persona, y usted ya solucionó el inconveniente; es responsabilidad del contratista administrador reconfirmar nuevamente esta persona para enviarla a carnetización, a continuación los pasos a seguir:

En el menú principal de acceso al sistema, seleccionamos la ruta:

� Vinculación de Personal

� Labores

� Administrar

Nos aparece el listado de pedidos, le damos clic al pedido donde fue asignada la persona que deseamos reconfirmar:


El sistema nos muestra las labores y las personas que se encuentran asociadas a dicha labor, las personas sombreadas en amarillo se encuentran por reconfirmar a carnetización.

Para desplegar los recursos que tiene asignado una labor, haga clic en el icono

que aparece a la izquierda de la labor.

Se despliegan los recursos asignados a la labor seleccionada. Desplácese hacia

la derecha arrastrando la barra de desplazamiento horizontal.

Motivo del rechazo para este caso: PROTECCION: Solo falta que asocien la aptitud medica al numero de pedido correspondiente y su carné será activado.

Identifique el recurso que quiere confirmar de la labor y haga clic en el link Confirmar

Se abre el cuadro de diálogo indicando que la Reconfirmación fue exitosa..!

Clic en Aceptar para cerrar la ventana.


Configuración de listados

13. A Quién se le solicita la actualización de las listas desplegables que tiene SIPC?

Si usted a la hora de registrar alguna información en el sistema no encuentra el ítem deseado, usted debe solicitar al líder funcional responsable su creación. A continuación los líderes funcionales del sistema y los catálogos de los cuales es responsable en SIPC:

Líder Funcional de Recursos Humanos

• Ezequiel Hernandez

• Correo Electrónico: [email protected]

• Teléfono: (+57) 4 772 3787

• Ubicación: Oficinas Centrales – Recursos Humanos

• Catálogos: Cargos CMSA

Niveles académicos

Instituciones educativas

Profesiones

Tipos de entrenamientos

Labores

Oficios

Entidades ARP

Entidades EPS

Entidades AFP

Entidades Caja de Compensación

Entidades Certificadoras de Competencias

Verificador de Competencia

Divisiones CMSA

Unidades de Negocios

Ciudad

País

Motivos de Retiro

Tipos de Sangre

Estado de Entrenamiento (Aprobó, No)

Género (M, F)

Clase Libreta

Estados Civiles

Líder Funcional de HSE

• _ Luis Fernando Caldera

• _ Correo Electrónico: [email protected]

• _ Teléfono: (+57) 4 772 3271


• _ Ubicación: Oficinas Centrales – HSE

• _ Catálogos: Tipos de autorizaciones

Autorizaciones

Personas que dan autorizaciones

Áreas de trabajo

Líder Funcional de HSE

• _ Luis Fernando Cantor


• _ Teléfono: (+57) 4 772 3339

• _ Ubicación: Oficinas Centrales – HSE

• _ Catálogos: Aptitud en protocolos

Restricciones médicas

Líder Funcional de Materiales

• _ Sandra Montiel


• _ Teléfono: (+57) 4 772 3720

• _ Ubicación: Edificio de Materiales 2do Piso

• _ Catálogos: Roles de usuarios del sistema

Empresas Contratistas

Tipos de contratos

Clase de servicios

Clasificación de contratos

Tipo de riesgos asociados

Tipo de labor

Ubicación

Jornada

Tipo de novedad de desempeño

Líder Funcional de Seguridad

• _ Ruben Darío Maya


• _ Teléfono: (4) 772 3627

• _ Ubicación: Oficinas Centrales - Informática

• _ Catálogos: Administradores de Trabajo

Usuarios SIPC


Seguridad Social

14. ¿Se tienen que realizar cargues de Afiliaciones y Pagos de Seguridad Social al

mismo tiempo?

No es necesario realizar Afiliaciones y Pagos de Seguridad Social, se utiliza según sea el caso.

Si la persona viene trabajando continuamente con la empresa contratista lo más lógico es que se le realicen sus pagos de seguridad social. Caso contrario si la persona es nueva o fue retirada en el pago anterior entonces deberían cargar los soportes de las Afiliaciones para las diferentes administradoras (AFP, ARP, EPS obligatoriamente; La Caja de compensación es opcional).

15. ¿Que mes se debe reportar en los pagos de seguridad social?

El período de pago que se coloca en el campo Mes Cotización (MM) de la plantilla de cargue de Pagos de Seguridad Social debe corresponder con el periodo en el cual se realiza el pago en el banco.

Por ejemplo: Si hoy 5 de febrero de 2009 se desea reportar el pago debe colocar en este campo el número 2 correspondiente al mes de Febrero, así el soporte del pago indique que es el de Enero (Mes vencido).

16. ¿Cada cuánto se deben actualizar los pagos de Seguridad Social?

Los pagos de seguridad social se deben actualizar mensualmente, preferiblemente antes del día 20 de cada mes; esto se debe realizar durante el tiempo que las personas contratistas permanezcan desempeñando una labor en Cerro Matoso.

En caso que esta información no se encuentre actualizada en el sistema SIPC, el carné de Ingreso es deshabilitado (no será posible ingresar a la Planta o Cholos utilizando el carné) hasta que la seguridad social esté actualizada.


Información Carnetización de Personal

17. ¿Cuáles son los Pasos (Procedimiento) para Carnetizar una Persona?

Para poder expedirle el carné de ingreso a una persona contrista que requiere hacer un trabajo

en las instalaciones de Cerro Matoso, es necesario llevar a cabo los siguientes pasos:

1. Descargar el manual del SIPC para el Rol de Contratistas usando la siguiente ruta en SIPC: Ayuda de la Aplicación -> Manual de empresas contratistas y descargar el manual de contratista permanente o esporádica de acuerdo a la relación contractual con Cerro Matoso, es decir, si tienen contrato permanente u ocasional.

NOTA

La lectura del manual de SIPC es indispensable para tener la competencia necesaria para actualizar la información que el sistema necesita como prerrequisito de Carnetización.

2. La empresa contratista debe consultar en SIPC si la persona a carnetizar esta asignada a su empresa (Véase QRG: Consultar Personal), en caso negativo, debe Activarla antes de continuar (Véase QRG: Activar Persona). Si no existe en SIPC, debe solicitar su creación a la persona de Carnetización (Correo: [email protected]).

3. La empresa contratista le actualizará la Seguridad social en SIPC de la siguiente manera:

• Si la persona fue afiliada a la seguridad social durante el mes en curso, le deben cargar las correspondientes Afiliaciones a la ARP, AFP y EPS (Véase

QRG: Cargue Afiliaciones);

• Si la persona ya viene afilada a seguridad social por más de un mes, la empresa debe realizar el cargue del pago de la seguridad social adjuntando el archivo de soporte de la ARP (archivo .pdf) donde aparezca el nombre de la(s) persona(s) a quien se le(s) hizo el Pago (Véase QRG: Cargue Pagos) .

4. La empresa contratista le actualizará la Aptitud médica al personal que va a laborar en CMSA indicando el pedido (orden de compra) con el cual van a realizar el trabajo (Véase QRG: Adicionar Aptitud Medica).

5. La empresa contratista crea las Labores en el pedido correspondiente (Véase QRG: Crear labores) y le asigna las personas que desempeñan dichas labores (Véase QRG: Asignar Recursos a Labores). Cualquier duda sobre el pedido, lo pueden consultar con la persona de contacto en Cerro Matoso (Administrador de trabajo) con quien van a coordinar el trabajo. NOTA: Cuando ya haya asignado todas las personas a las labores correspondientes debe informarle al Administrador de trabajo para su aprobación.

6. El Administrador de Trabajo (Persona de Cerromatoso) aprueba o rechaza el personal propuesto por la empresa contratista.


7. El personal aprobado por el administrador de trabajo pasa automáticamente al encargado de carnetización quien aprueba o rechaza el personal teniendo en cuenta la información ingresada en SIPC y verificando que estas personas tengan su Seguridad social al día (Afiliaciones o Pagos)

8. El personal rechazado debe ser actualizado y confirmado por el contratista o retirado de la labor en caso que no se acepte su ingreso (Véase QRG: Confirmar Personal rechazado).

Persona Carnetizada exitosamente

La persona ya se encontrará carnetizada o autorizada su carnetización cuando en SIPC aparezca con el estado “Contratado” (Véase QRG: Consultar Personal)

Inactivar Personal

Cuando a la persona se le termine el contrato laboral con la firma Contratista, ésta debe Inactivar la persona en SIPC como señal de Finalización de su contrato laboral (Véase QRG: Inactivar Personal).

18. ¿Cómo saber en que estado va el proceso de carnetización?

Todas las personas en el sistema SIPC poseen un estado el cual define la situación en la cual se encuentra la persona en el proceso de carnetización.

DEFINICIÓN DE LOS ESTADOS

� Activo: Es cuando una persona se encuentra vinculada en el sistema con alguna empresa contratista pero no posee una labor asignada en el momento. Una persona en estado activo no podrá ser tomada por otras empresas contratistas.

� Inactivo: Estado en la cual la persona no se encuentra vinculada en el sistema con alguna empresa contratista, en este caso podrá ser activada por cualquier empresa contratista para desempeñar alguna labor en Cerro Matoso S.A.

� Pendiente por confirmar labor: Una vez la empresa contratista asigna una labor a la persona, ésta queda pendiente por confirmar por parte del Administrador de Trabajo, en este caso decimos su estado es Pendiente por confirmar labor.

� Pendiente por carnetizar: Cuando es confirmada la labor por parte del Administrador de Trabajo, ésta queda pendiente por carnetizar por parte de la Unidad de Negocios Protección y Servicios.

� Contratado: Una vez la persona es carnetizada por parte de la Unidad de Negocios Protección y Servicios, el estado de la persona escala a Contratado.

� En revisión por confirmar labor: Una vez la empresa contratista asigna una labor a la persona, y si por algún motivo es rechazado por el Administrador de Trabajo, el estado de esta persona queda En revisión por confirmar labor.


� En revisión por carnetizar: Una vez el administrador de trabajo acepta la persona, ésta pasa automáticamente al encargado de carnetización, y si por algún motivo es rechazado, el estado de la persona queda En revisión por carnetizar. Las razones principales por las cuales se rechaza en carnetización es por no tener actualizada la Aptitud médica (asignada al pedido correspondiente) o porque aún no se le ha cargado la Seguridad Social del mes actual (Pagos o Afiliaciones).

En revisión por carnetizar:

Para enviar esta persona a carnetizar usted debe confirmar nuevamente esta persona en Administración de labores. La ruta en el menú es:

Vinculación > Labores > Administrar > Pedido > Labor > Confirmar la persona para enviar nuevamente a Carnetización

El estado cambiará inmediatamente a Pendiente por carnetizar

19. ¿Por qué no le aparece la persona al encargado de carnetizar si ya actualicé la

Seguridad social y la Aptitud médica?

Una vez se actualice la Seguridad Social (Afiliaciones o Pagos) y la Aptitud médica a una o varias personas, es necesario que las asignen a la labor que van a desempeñar en Cerro Matoso.

Una vez el administrador de trabajo apruebe estas personas el sistema automáticamente las envía al encargado de carnetización.

Cuando en carnetización encuentran que a la persona le falta algún tipo de información, la persona es rechazada; la empresa contratista debe completar la información necesaria y después debe Confirmar en el sistema que la persona ya tiene actualizada la información (Véase QRG: Confirmar Personal rechazado).


Aptitud Medica

20. ¿Cuánto tiempo tiene de Validez la Aptitud Médica?

La aptitud médica para una labor específica tiene vigencia de un año mientras la persona esté trabajando continuamente para la misma empresa contratista.

Si una persona cambia de empresa contratista, la nueva empresa le debe hacer un nuevo examen de aptitud médica en el momento de su contratación.

21. ¿Se puede cargar la Aptitud médica aunque no se tenga el pedido en SIPC?

Para poder realizar el cargue de la aptitud médica es indispensable tener cargado previamente el pedido en SIPC. La aptitud médica se debe asociar al pedido con el cual se va a realizar el trabajo en Cerro Matoso.

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