SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

ALDRIN STIVEN DIAZ CASTILLO

DIANA MARCELA SUPELANO BERMUDEZ

ROMILDA LOZANO VALENZUELA

 

 

Trabajo de Gestión Documental I, Unidad N° 4

 

  

DOCENTE:

MARÍA NANCY URIBE CUELLAR

Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística, Especialista en Administración de Empresas

 UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

ARMENIA

2015

INTRODUCCION

Los estándares son una herramienta fundamental para normalizar el trabajo

entre distintas entidades y para generar la mejor calidad. las políticas y

procedimientos en la gestión documental actúan de forma indispensable en el flujo

de trabajo, desde su producción primaria hasta la disposición final de los archivos,

los esfuerzos en la normalización y organización de los procesos hacen que la

disposición y recuperación del material sea efectiva para los usuarios o entidades.

La norma ISO trata cada uno de los temas de la normalización y de los

procesos que se deben seguir con los más altos estándares, facilitando los

procesos de quienes están encargados de resguardar el patrimonio archivístico de

las instituciones públicas o privadas, es menester el análisis de cada encargado

de la gestión de documentos, Archivistas o documentalistas, de los principios

fundamentales de orden, sistema y planificación que ofrece la norma.

Si bien se pueden cumplir con cada uno de los principios de trabajo es

importante saber que cada una de las nociones que se ofrecen en la norma,

también dependen de las políticas de cada una de empresas o instituciones, sus

funciones o los orígenes de de sus archivos primarios y la finalidad de estos.

OBJETIVOS

1. Conocer e identificar el campo de acción de la Norma NTC 15489_1

2. Definir las características para la implementación de un sistema de Gestión de Documentos.

3. Explicar de qué trata los beneficios de un sistema de gestión documentos.

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

1. De acuerdo a la NTC -ISO 15489-1, determine y describe los elementos que

comprende un Programa General de Gestión para lograr economía y eficacia en la

gestión de los documentos corrientes para toma de decisiones respecto a:

Conservación o la utilización de los archivos.

Clasificándolos de acuerdo a las fases del Ciclo Vital de los documentos.

Cuáles son estas fases y cuáles los elementos de cada una de ellas.

Los documentos se crean y se reciben de diferentes soportes y formatos mediante

el uso de tecnologías que están en constante cambio.

CONSERVACIÓN

Fases

1. Determinar los documentos que van a incorporar al sistemas

2. Determinar los plazos de conservación

3. Incorporación de documentos.

4. Inscripción y registro.

Elementos

a. Satisfacer las necesidades de gestión, presentes y futuras.

b. Cumplir con los requisitos legales

c. Satisfacer las necesidades presentes y futuras tanto externas como

internas

d. La clasificación y la indización

e. La ordenación

f. El registro de los documentos en un sistema de gestión

g. Proporción de metadatos

h. Los documentos pueden registrarse a más de un nivel o agrupación dentro

el sistema de gestión documental.

CLASIFICACIÓN

Fases

1. Clasificación de los procesos de organización

2. Cuadros de clasificación

3. Vocabularios controlados

4. Indización

5. Asignación de números y códigos

Elementos

a. La garantía para la recuperación de los documentos

b. Acceso determinado a usuarios para la consulta de los documentos

c. Plazo y medidas apropiadas para la conservación y disposiciones

apropiadas

d. Los cuadros de clasificación pueden ser usados como soporte de una serie

de proceso de gestión de documentos.

e. Los vocabularios controlados deben explicar las definiciones y el uso

específico de los términos en la organización.

ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO

HISTORICO

FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE

INACTIVA

VALORES PRIMARIOS VALORES

SECUNDARIOS

Administrativo * Científicos

Legal * Históricos

Fiscal * Cultural

Contables * Testimonial

Técnicos * Evidencial

2. Cuál es el objetivo y campo de acción de la NTC -ISO 15489 y cite las demás

normas que ofrezcan directrices respecto a documentación.

La norma NTC - ISO 15489 regula la gestión de documentos de las

organizaciones que los han producido, ya sean públicas o privadas, para clientes

externos e internos.

Esta norma se aplica a la gestión de documentos en todos los formatos o

soportes creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el

ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de crear y

mantener documentos de archivo.

Otras normas que ofrecen directrices respecto a la documentación:

La ley 594 del 2000

ISO 5127 Documentación e información – Vocabulario

ISO 9001 Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos

ISO 14001 Sistemas de gestión medioambiental –Especificaciones y directrices

para su utilización

ISO 13028 Directrices para Digitalización

ISO 16175 Requisitos para Documentos Electrónicos 

ISO 13008 Proceso de Migración y Conservación de Documentos

3. Explique brevemente los beneficios de la gestión de documentos, según la

norma ISO 15489-1

Los documentos de archivo contienen información que constituyen un preciado

recurso y un importante activo de la organización. Un sistema de gestión de

documentos se convierte en una fuente de información sobre las actividades de

la organización que puede servir de a poyo a posteriores actividades y toma de

decisiones. La gestión de documentos de archivo incluye:

El establecimiento de políticas y normas.

La asignación de responsabilidades y competencias.

La fijación y promulgación de procedimientos y directrices.

La prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso.

El diseño, la implementación y la administración de sistemas

especializados; y la integración de la gestión de documentos de archivo en

los sistemas y los procesos de negocio de la organización.

4. Teniendo como base la norma ISO 15489-1, cite las estrategias, característica,

diseño e implementación, metodología, que se debe tener en cuenta para la

implementación de un sistema de Gestión de documentos.

En la implementación de un sistema de gestión de documentos se debe tener en

cuenta las necesidades de la organización los requisitos formales de conformidad

y los

cambios operados en el entorno de la organización y de la gestión de documentos

de archivo.

Investigación preliminar: mediante una entrevista recopilar la información de la

organización, su estructura su entorno legal, normativo, económico y político, y los

principales factores y carencias en relación con la gestión de documentos de

archivo.

Análisis de las actividades de la organización: identificar y documentar el flujo

de los procesos y operaciones que engloban la organización.

Identificación de los requisitos: es determinar cómo se pueden satisfacer cada

uno de los requisitos de los procesos de gestión documental articularlos y

documentarlos.

Evaluación de sistemas existentes: analizar los sistemas de gestión de

documentos existentes con el objetivo de medir el grado de cumplimiento.

Identificación de estrategia para medir los requisitos: las estrategias se

deben seleccionar en función del nivel del riesgo derivado del incumplimiento de

un determinado requisito, ya sea en la función que el sistema de gestión de

documentos de archivo pretende respaldar, en el entorno de los sistemas ya

existentes o en la cultura corporativa en la que la estrategia debería aplicarse con

éxito.

Diseño de un sistema de gestión de documentos de archivo: debe evaluar y

rediseñar los procesos de negocio y los sistemas operacionales y de

comunicación para incorporar la gestión de documentos de archivo.

Implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo: la

implementación debe realizarse de forma sistemática planificando el proyecto y

utilizando la metodología adecuada para cada situación.

Revisión posterior a la implementación: Revisar y evaluar el rendimiento del

sistema, poner en marcha y supervisar las medidas correctoras y establecer un

régimen de supervisión continua y de evaluación periódica.

5. La conservación de los documentos se debe realizar de forma que se obtengan

o cumplan unos parámetros, cuáles son?

Se debe hacer un análisis que se compone de cinco etapas:

1. Determinar los marcos legales o administrativos del mantenimiento de

documentos dentro del sistema.

2. Determinar los diversos usos de los documentos dentro del sistema; implica

eliminar del sistema los documentos de operaciones específicas poco después

de que la operación se haya completado.

3. Determinar los vínculos de unión con otros sistemas; hay documentos que

pueden servir de referencia para otros sistemas. Por ejemplo los detalles

agregados de las operaciones individuales de compra se transfieren al libro

mayor.

4. Tener en cuenta la variedad de uso de los documentos; incluye la

identificación, la evaluación y la determinación de que documentos son

esenciales para garantizar la continuidad de la organización en caso de pérdida o

daño y que acciones son necesarias para conservarlos.

5. Asignar los plazos de conservación de los documentos de acuerdo con la

evaluación de todo el sistema. Se establecen plazos de conservación y acciones

de disposición de características similares para conjunto de documentos que

reflejan o registran las mismas actividades.

6. Defina los siguientes términos:

Clasificación de los proceso de la organización. Archivística

Los sistemas de clasificación reflejan las actividades de la organización de

la que dependen y suelen basarse en un análisis de las mismas. Estos

sistemas pueden soporte de una serie de procesos de gestión de

documentos de archivo. Las organizaciones deberían fijar el grado de

control de la clasificación que requieren para cumplir sus objetivos.

En los procesos de ordenación pueden ser lineales o funcionales.

Vocabularios controlados

El vocabulario controlado es un conjunto de unidades léxicas seleccionadas

con fines didácticos. Su objetivo es favorecer la selección y gradación de

vocabulario en la enseñanza de la lengua realizada a partir de criterios

sistemáticos.

Los sistemas de clasificación y los índices pueden apoyarse en

vocabularios controlados adecuados a la complejidad de los documentos de

archivo de una organización. Dichos vocabularios controlados deberían

explicitar las definiciones y el uso específicos de los términos en la

organización.

Indización

Es el proceso de describir o representar el contenido temático de un recurso

de información. Este proceso da como resultado un índice de términos de

indización que será utilizado como herramienta de búsqueda y acceso al

contenido de recursos en sistemas de recuperación de información.

La indización se puede generar de forma manual o automática. Puede

realizarse en diferentes niveles de agrupación dentro de un sistema de

documentos de archivo. (norma ISO 5963)

Programa de Gestión de Documentos

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación manejo y organización de la documentación producida

producción y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino

final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Estas instrucciones en las que se detallan las operaciones para el

desarrollo de los procesos de gestión al interior de la entidad, como:

Producción

Recepción

Distribución

Tramite

Organización

Consulta

Conservación

Y disposición final de los documentos

Sistema de gestión de documentos

Las estrategias de gestión de documentos de archivo se basan en el

desarrollo y la adopción de políticas, procedimientos y prácticas, y en el

diseño e implementación de sistemas conformes con el entorno normativo y

que satisfagan las necesidades operativas de la organización.

Estas estrategias determinar qué documentos de archivo son necesarios y

cuándo, cómo y dónde deberían incorporarse al sistema y estas incluyen:

el diseño del mismo

la documentación del sistema

la formación de los responsables de la gestión de documentos y del

resto del personal

la conversión de los documentos de archivo al nuevo sistema de

gestión y a los nuevos formatos y procedimientos de control

la fijación de normas y la medición de su grado de cumplimiento y

aplicación; y

El establecimiento de plazos de conservación y la toma de

decisiones sobre documentos de valor permanente respetando el

entorno normativo.

Trazabilidad de acciones

La trazabilidad del movimiento y el uso de los documentos dentro de un

sistema de gestión de documentos de archivo es necesaria para

identificar una acción pendiente de ejecución

permitir la recuperación de un documento

prevenir la pérdida de documentos

supervisar el uso en relación con la seguridad y el mantenimiento de

los sistemas

mantener una pista de auditoría de las operaciones relacionadas con

los documentos (es decir, la incorporación o registro, la clasificación,

la indización, el almacenamiento, el acceso y el uso, la migración y

la disposición)

mantener la capacidad de identificar las tareas que originaron los

documentos individuales cuando los sistemas se han fusionado o

han migrado.

Valoración

Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar

los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los

plazos de transferencias, acceso y conservación o eliminación total o

parcial, estableciendo su permanencia en las diferentes fases de archivo.

Metadatos

Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los

documentos de archivo y su gestión a lo largo del tiempo.

Gestión de Documentos

Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la

creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de

documentos de archivo, incluidos los procesos para incorporar y mantener

en forma de documentos la información y prueba de las actividades y

operaciones de la organización, así:

el establecimiento de políticas y normas

la asignación de responsabilidades y competencias

la fijación y promulgación de procedimientos y directrices

la prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso

el diseño, la implementación y la administración de sistemas

especializados

la integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y

los procesos de negocio de la organización.

Disposición

Serie de procesos asociados con la aplicación de decisiones de

transferencia, destrucción o conservación de documentos de archivo; que

se documentan en los calendarios de conservación u otros instrumentos

Las normas de disposición que regulan la retirada de los documentos de

archivo de los sistemas en uso deberían aplicarse, de manera sistemática y

habitual, en el desarrollo de la actividad normal.

7. En qué consiste la trazabilidad dentro de un sistema de Gestión Documental?

La trazabilidad de un sistema de Gestión Documental es una medida de

seguridad para las organizaciones. Garantiza que solo los usuarios con los

permisos adecuados realizan tareas para las que han sido autorizados.

8. Explique en qué consiste el monitoreo y auditoria en Gestión de Documentos.

Periódicamente se debería realizar un control que garantice que los

procedimientos y procesos de los sistemas de gestión de documentos de archivo

son conformes con las políticas y requisitos de la organización y que se obtienen

los resultados previstos.

Dichas revisiones deberían tener en cuenta el rendimiento de la organización y la

satisfacción del usuario con el sistema.

9. De qué trata la declaración de políticas de gestión?

Las organizaciones deben definir y documentar las políticas de gestión de

documentos y garantizar que se implementen. En ella se disponen las grandes

líneas que la organización pretende hacer; se incluye un resumen del plan de

actuación y de los procedimientos para conseguirlo. Por lo tanto, una declaración

efectiva de política asignará a un directivo la responsabilidad principal en materia

de gestión de documentos y de supervisión de la implementación de la política y el

plan de actuación correspondientes.

10. De forma gráfica, represente el diseño e implementación de un sistema de

documentos

CONCLUSIONES

1. Se definen los conceptos principales en la gestión de calidad de archivos o

documentos, como la implementación de metodologías de diseño e

implementación, clasificación, registro, acceso, trazabilidad, disposición entre

otros.

2. Se entienden y formalizan para aplicar las regulaciones en los archivos de las

políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados a los documentos.

3. Conocer y aplicar las normas técnicas colombianas sobre sistemas de gestión

de archivos como bitácora clave para efectuar un esquema aplicado de calidad.

4. Determinar la aplicación de la norma a cualquier tipo de formato de documento

o soporte para cualquier organización pública o privada.

5. Se aclaran y profundiza en las definiciones y el los diferentes procesos en los

que intervienen para el desarrollo del las normas de calidad.

.

6. se definen las responsabilidades tanto administrativas como organizacionales

con respecto a la normalización y al manejo de archivos, las personas que

intervienen como los profesionales y auxiliares, y sobre los documentos o

manuales donde debe venir soportado cada uno de estos.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Norma Internacional. (2001). ISO 15489 – 1. Recuperado de: http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/normativa-internacional/GEStexto1%28CS%29.pdf

Norma Internacional. ISO 15489- 2. Recuperado de: http://www.uma.es/media/tinyimages/file/ISO_15489.2.pdf