SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

PLANEACIÓN ESTRATÉGICAPLANEACIÓN ESTRATÉGICA

CLIENTES

ACCIONISTAS

EMPLEADOS

SOCIEDAD

RECUERDA PONER TU TELÉFONO MÓVIL EN MODO DE SILENCIO

Auditorias integrales del sistema de gestión

Satisfacción del cliente y las partes interesadas

Seguimiento y medición de procesos

Gestión de no conformidades

Gestión de recursoshumanos

A PV H

Revisión por parte de la gerencia

Mejora significativa y escalonada

MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRALPlaneación estratégica

Planeación del sistema de gestión, enfoque por procesos, estructura,

responsabilidad y autoridad

Planeación de procesosAspectos, impactos, riesgo y peligros

Documentación y su control

Seguimiento y medición

Comunicación con las partes interesadas

Preparación y respuesta ante eventos críticos

Gestión de recursos(Infraestructura)

Procesos de realización y control operacional

- Procesos relacionados con el cliente Planeación de producto / proceso Diseño y desarrollo Compras Realización de producto

REQUISITOS PARA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA EN EL SISTEMA DE GESTIÓN

4.14.2.4

P

P

PHVA

4.3.34.3.4

4.2

18001

4.3.35.4.1Objetivos, metas y programas

4.14.25.15.25.3

Política de gestión, compromiso de la dirección

BASC140019001Requisitos

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

•La planeación es un proceso de adaptación oportuna al cambio mediante el pronostico y preparación para el futuro. (Russell L. Ackoff).

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Proceso de evaluación sistemática del negocio

para:

• Dar respuesta a las preguntas ¿Dónde estamos hoy ?, ¿Dónde queremos ir ? Y ¿ Como podemos llegar a donde queremos ir ?

• Establecer los objetivos y planes en el largo y mediano plazo para el crecimiento, sostenimiento y supervivencia una organización.

• Seleccionar y organizar los negocios de una organización

• Optimizar el uso de los recursos.

• Reaccionar adecuada y oportunamente ante cambios en el entorno.

• Ser competitivos (desarrollar ventajas competitivas).

AMBIENTE EXTERNO

TENDENCIAS DEL MERCADOEXPECTATIVAS DEL MERCADOCOMPETIDORESTENDENCIAS DE LA TECNOLOGÍAENTORNO ECONÓMICO Y LEGALCAMBIOSBENCHMARKING

AMBIENTE INTERNO

METAS Y OBJETIVOS DE LA DIRECCIÓNCAPACIDADES DE LA ORGANIZACIÓNDESEMPEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

ACTIVIDADES DELPROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

PLAN ESTRATÉGICO

MISIÓNVISIÓNPOLÍTICASFACTORES DE ÉXITOVALORESOBJETIVOSESTRATÉGIAS DEL NEGOCIOPLANES Y PROGRAMASINDICADORES

DISEÑO ORGANIZACIONALESTRATÉGICO Y OPERATIVO

PROCESO DE PLANEACIÓN

INFORMACIÓN DE ENTRADA

SALIDAS DE LA PLANEACIÓN

EL PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

DIRECTRICES ESTRATÉGICASDIRECTRICES ESTRATÉGICAS(DECLARACIONES GERENCIALES)(DECLARACIONES GERENCIALES)

VISIÓNMISIÓN

POLÍTICA DEGESTIÓN

PLAN ESTRATÉGICO

PLANES, PROGRAMAS EINDICADORES

ESTRATÉGIAS

OBJETIVOS

PRINCIPIOS / VALORESFACTORES DE EXITO

Propósito básico de la organización o forma en que la organización se define a si misma.

Es la expresión formal de la definición del negocio por parte de la dirección dando la respuesta a preguntas fundamentales como:

- Cual es y cual debe ser nuestro negocio ?- Quien es nuestro cliente ?- Cual es el valor esperado por nuestro cliente ?- Que tiene de singular o distintivo (diferenciador) nuestra organización ?

Determina los campos competitivos en los que opera la organización.

Debería ser breve y fácil de memorizar ya que debe ser comunicada, comprendida y compartida por todos los miembros de la organización.

MISIÓN

Es el perfil futuro de la empresa (normalmente 5 a 15 años) en cuanto a productos, clientes, segmentos de mercado y zonas geográficas.

Principal variable que persigue una organización, en cuanto a cuota de mercado, rentabilidad o reputación.

Es lo que la organización quiere llegar a ser (su enfoque) en un punto futuro de mediano a largo plazo.

Implica también renuncias, “en que no estar” – (Michael Porter).

Deba ser una manifestación breve, fácil de captar y recordar, y consistente con los principios y valores de la organización.

Debe ser retadora e inspiradora pero al mismo tiempo creíble.22

VISIÓN

Taller

• Los valores son los fundamentos regentes que se consideran los mas importante de acuerdo con la estrategia de la organización.

Se constituyen del conjunto de atributos y cualidades positivas apreciadas por encima de otras, tanto de la organización como de las personas.

• Los principios son las creencias integrales que dirigen las acciones, establecen límites de decisión y les dan coherencia.

• Los valores y principios son los elementos culturales que determinan conseguir una “visión compartida” por cada uno de los miembros de la organización.

VALORES Y PRINCIPIOS

POLÍTICA DE GESTIÓN POLÍTICA DE GESTIÓN Políticas: Intenciones globales de la organización relativas a sus partes interesadas (stakeholders), expresadas de manera formal por la alta dirección y que sirven de marco para establecer los objetivos.

Gestión ambientalResponsabilidad socialSeguridad

Gestión de salud ocupacional y seguridad industrial. Responsabilidad social

Gestión financieraGestión de calidad

Perspectiva

POLÍTICA DE GESTIÓN

Clientes

Sociedad

EmpleadoAccionista

Parte interesada

Las políticas expresan compromisos hacia las partes y sus intenciones usualmente coinciden o se desprenden de las intenciones de la misión y la visión.

Consideraciones para la política

• Adecuada al propósito de la organización, sus aspectos ambientales y riesgos.

• Referencia para establecer los objetivos del sistema• Recursos necesarios• Documentada Comunicada, entendida y revisada• Debe tener en cuenta aspectos ambientales significativos y riesgos

principales• Medio para conducir la organización y mejorar su desempeño• Considera el éxito futuro de la organización• Coherente con la misión, visión y estrategia de la organización

POLÍTICA DE GESTIÓNPOLÍTICA DE GESTIÓN

Compromisos de la política de gestión (Requeridos en las Normas)

• Mejora continua del desempeño del sistema de gestión• Cumplimiento de expectativas de las partes interesadas• Cumplimiento de la legislación ambiental, SO y SI y Seguridad• Prevención de la contaminación• Disminución de riesgos de salud ocupacional y seguridad• Prevención del uso de la organización para actos ilícitos (narcotráfico y

terrorismo)Taller

OBJETIVOSOBJETIVOS

•Algo pretendido por la organización en un campo específico.

Alcance de los objetivos

• Niveles satisfacción de las partes interesadas • Productos • Desempeño proceso • Necesidades presentes y futuras de la organización

Consideraciones para los objetivos

• Coherentes con la misión, visión y política de gestión• Revisión periódica (Revisiones dirección)• Despliegue a toda la organización y comunicación a niveles

pertinentes• Asignación de Responsabilidades• Trasladar a contribuciones individuales en procesos y personas

OBJETIVOSOBJETIVOS““ALGO AMBICIONADO, O PRETENDIDOALGO AMBICIONADO, O PRETENDIDO””

•S: Simples•M: Medibles•A: Alcanzables•R: Retadores•T: Tiempo (Tangibles)

Taller

LOS OBJETIVOS DEBEN SER LOS OBJETIVOS DEBEN SER MEDIBLESMEDIBLES

La medición permita controlar y monitorear los resultados La medición permite gestionar (PHVA) La medición facilita la mejora al comparar con criterios Las mediciones condicionan el comportamiento organizacional Evaluar la eficiencia y eficacia del Sistema de Gestión Facilite la planeación y cumplimiento de cronogramas, compromisos

y metas Permite establecer planes de Incentivos por productividad Permite hacer comparaciones (Benchmarking) Identifica necesidades y requerimientos de educación y desarrollo Información para la toma de decisiones

SISTEMA DE MEDICIÓN DE LA SISTEMA DE MEDICIÓN DE LA GESTIÒN BASADA EN EL CUADRO GESTIÒN BASADA EN EL CUADRO

DE MANDO INTEGRAL DE MANDO INTEGRAL

BALANCED SCORECARDBALANCED SCORECARD

Herramienta gerencial que permite traducir la estrategia de la empresa a una serie de mediciones o indicadores de actuación pasada e inductores de actuación futura y que facilita además planificar los objetivos, comunicar la estrategia y retro alimentar a la organización

Visión y

Estrategia

FINANCIERA

Como mostrar éxito en la sostenibilidad de la empresa

Obj

etiv

os

Indi

cado

res

Met

as

Pla

nes

PROCESOS INTERNOS

En que procesos se excelentes para satisfacer las necesidades de la empresa

Obj

etiv

os

Indi

cado

res

Met

as

Pla

nes

Formación y crecimiento

Como mantener y sostener la capacidad de cambiar y mejorar

Obj

etiv

os

Indi

cado

res

Met

as

Pla

nes

CLIENTES

Como aparecer ante los clientes para alcanzar la visión O

bjet

ivos

Indi

cado

res

Met

as

Pla

nes

MEDICIÓN DE LA ESTRATÉGIA(CUADRO INTEGRADO DE MANDO – BSC)

FINANCIERA

Como mostrar éxito en la sostenibilidad de la EMPRESA

Obj

etiv

os

Indi

cado

res

Met

as

Pla

nes

Se inicia siempre por la perspectiva financiara, condicionando las demás perspectivas, ya que los objetivos primordiales de toda organización son la sostenibilidad, crecimiento y supervivencia.

Responsable Herramienta de análisis

FrecuenciaMetaProcedimiento de calculo

Unidad de

medida

IndicadorObjetivo

PERSPECTIVA FINANCIERA

FINANCIERA

Como mostrar éxito en la sostenibilidad de la EMPRESA

Obj

etiv

os

Indi

cado

res

Met

as

Pla

nes

El logro de los objetivos financieros depende del cumplimiento de objetivos del cliente como los objetivos comerciales y el cumplimiento de la propuesta de valor

(Relación de Causalidad)

Responsable Herramienta de análisis

FrecuenciaMetaProcedimiento de calculo

Unidad de

medida

IndicadorObjetivo

CLIENTES

Como aparecer ante la clientes para alcanzar la visión O

bjet

ivos

Indi

cado

res

Met

as

Pla

nes

PERSPECTIVA DEL CLIENTE

FINANCIERA

Como mostrar éxito en la sostenibilidad de la empresa

Obj

etiv

os

Indi

cado

res

Met

as

Pla

nes

Para satisfacer los objetivos del cliente y financieros la organización debe evaluar que tan eficaz y eficiente es en los procesos que aportan valor a la estrategia.

Responsable Herramienta de análisis

FrecuenciaMetaProcedimiento de calculo

Unidad de

medida

IndicadorObjetivo

CLIENTES

Como aparecer ante los clientes para alcanzar la visión O

bjet

ivos

Indi

cado

res

Met

as

Pla

nes

PROCESOS INTERNOS

En que procesos se excelentes para satisfacer las necesidades de la org.

Obj

etiv

os

Indi

cado

res

Met

as

Pla

nes

PERSPECTIVA DE LOS PROCESOS INTERNOS

FINANCIERA

Como mostrar éxito en la sostenibilidad de la empresa

Obj

etiv

os

Indi

cado

res

Met

as

Pla

nes

La organización debe evaluar como se proyectapara satisfacer los objetivos a largo plazo

Responsable Herramienta de análisis

FrecuenciaMetaProcedimiento de calculo

Unidad de

medida

IndicadorObjetivo

CLIENTES

Como aparecer ante los clientes para alcanzar la visión O

bjet

ivos

Indi

cado

res

Met

as

Pla

nes

PROCESOS INTERNOS

En que procesos se excelentes para satisfacer las necesidades de la org.

Obj

etiv

os

Indi

cado

res

Met

as

Pla

nes

Formación y crecimiento

Como mantener y sostener la capacidad de cambiar y mejorar

Obj

etiv

os

Indi

cado

res

Met

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Pla

nes

PERSPECTIVA DE FORMACIÓN Y CRECIMIENTO

OTRA PERSPECTIVA• Perspectiva social

SOCIAL

Como demostrar el compromiso social de la empresa

Obj

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Met

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Pla

nes

• Gestión ambiental

• Salud ocupacional

• Seguridad

DEFINICIÓN DEL INDICADOR

CARACTERÍSTICAS / VARIABLES(Eficacia y eficiencia)

FORMULARelación matemática, o ecuación para medir el desempeño de la

variable

F = Resultado obtenido Resultado planeado

Objetivo

METAS Y LÍMITES DE CONTROL

Responsabilidades, frecuencia, herramientas de análisis

Rentabilidad, costo, oportunidad, calidad, productividad, satisfacción, cumplimiento….

1. A partir de un desempeño histórico2. Por expectativa de las partes interesadas3. Por benchmarking4. Mínimos requeridos de operación

FORMULACIÓN DEL INDICADORIndicadores de participación = Parte / Todo

Indicadores de cumplimiento = Real obtenido / Propuesto

Indicadores de crecimiento o decrecimiento = Actual / Anterior

Aplicaciones:

Aplicaciones:

Aplicaciones:

INDICADORES PARA MEDIR EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS

Indicadores de Gestión: Razones matemáticas que permiten evaluar el desempeño y cumplimiento de los objetivos.

AnálisisMed.

Mínimo 75 %

Limite

87 %Jefe de despachos

TrimestreMes100* Pedidos a tiempo Total pedidos

%Oportunidad de entrega

Meta

Resp. FrecuenciaProced. de calculoUnidad de

medida

Indicador(Variable)

Incrementar la oportunidad de entrega de los pedidos a los clientes.Objetivo

DEFINICIÓN DE INDICADORES

AnaMed

Limite Meta

Resp. FrecuenciaProcedimiento de calculo (formula)Unidad de medida

Indicador(Variable)

Objetivo

PLANES Y PROGRAMAS•Plan (o programa): Documento que especifica las actividades, responsabilidades, y recursos necesarios para alcanzar un objetivo.

Para alcanzar la meta establecida para un indicador, se requiere definir y asignar las actividades, responsabilidades y autoridad, recursos, plazos, cronogramas y controles que aseguren su logro.

En el seguimiento del sistema de gestión deben considrarse el avance y cumplimiento de los planes o programas.

• Fecha de entrega

Fecha de inicio

PresupuestoResponsableActividadesObjetivo

PLANES O PROGRAMAS PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS

Los objetivos y planes deberían desplegarse en los niveles organizacionales pertinentes, funciones y procesos, hasta contribuciones individuales que contribuyan a la estrategia de la organización.

Nota: Los programas de gestión ambiental deben considerar los aspectos ambientales significativos y los principales riesgos en SO y SI.

GRACIAS POR SU GRACIAS POR SU ATENCIÓNATENCIÓN

FRANCISCO JOSÉ LÓPEZ CARRIZOSATeléfono 315 4886815 - 3113444Correo electrónico: franciscolopezc@une.net.co