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SISTEMA DE GESTIÓN DE PASES (SGP) – MANUAL DEL USUARIO

Versión 1.3

Lima, Mayo 2016

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ÍNDICE Alcances I. Ingreso al Sistema de Gestión de Pases II. Solicitudes de Creación de usuario III. Solicitud de Pase Personal IV. Pase Vehicular V. Enseres Personales VI. Solicitud de Fotocheck. VII. Revisión de las Solicitudes

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ALCANCE Este documento está dirigido a los usuarios en general del sistema de gestión de pases (SGP),

incluye empresas, visitantes diversos que requieren tramitar pases de ingreso al área de Cuajone

I. INGRESO AL SISTEMA DE GESTION DE PASES (SGP)

El ingreso al SGP es utilizando en navegador Internet Explorer 8, 9, 10 y 11

Desde internet, para contratistas, proveedores, visitantes.

http://pases.southernperu.com.pe/sgp/login.aspx

Cuando se ingrese a dicha dirección, se mostrará la siguiente pantalla:

Ingresar al SGP si tiene un usuario y contraseña, si no tiene esta información debe seguir los

siguientes pasos para solicitar estos datos

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II. SOLICITUD DE CREACIÓN DE USUARIO Para ingresar al sistema y no tiene cuenta de usuario, debe ingresar a la siguiente opción. Se muestra la siguiente pantalla, se deben completar los campos solicitados, preferentemente los que están marcados con asterisco (incluido el país y lugar de procedencia), sin embargo se recomienda llenar todos los campos para que esta información se registre en la base de dato del SGP.

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Es importante que digiten correctamente la dirección de correo electrónico, a esta dirección se enviara la contraseña. En la celda “Empresa a la que pertenece” seleccionar su empresa de la lista, si digitan las primeras letras del nombre de la empresa mostraran las empresas que coinciden con estas palabras, si no lo ubica elegir NO FIGURA EN LA LISTA Luego de completar la información dar click en Enviar, esta solicitud se revisará internamente por SPCC, luego de su aprobación se enviará la contraseña a la dirección del correo electrónico que han indicado, el usuario es el número de RUC de la compañía.

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III. SOLICITUD DE PASES DE INGRESO DE PERSONAS

Al ingresar al SGP con su usuario y contraseña se muestra la siguiente pantalla, las opciones

que están disponible son Administración-Cambio de clave (únicamente es visible para los

usuarios que no son de Southern) y Solicitudes de Pase para todos en general.

Para solicitar un pase de visita a Cuajone ingresar al menú Solicitudes de Pase y seleccionar

Solicitud de Pase y se mostrará la siguiente pantalla

El SGP permite crear tres tipos de pases que formaran parte de una solicitud de pase.

Pase Personal

Pase Vehicular

Declaración de Enseres

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3.1 Pase Personal, Selección

Al ingresar a esta opción se muestras diversas opciones de solicitudes de visita

A) Visitas Específicas

B) Visitas a oficinas de Cuajone.

A. Visitas Específicas.- se debe elegir las visitas específicas únicamente para los

casos mostrados en la leyenda, la continuación se describe con detalle cada uno de

ellos.

Visita de Familiares – Familiares de Personal Southern

Esta solicitud debe ser elegida únicamente por personal de Southern Perú que

desea tramitar la visita de sus familiares.

Visita de Familiares – Familiares de Personal Contratista

Esta solicitud debe ser elegida únicamente por el personal Contratista responsable

del contrato y que cuente con vivienda en usufructo en Cuajone, se recomienda

solicitar previamente la autorización de su operador del contrato.

Proveedor Concesionario

Esta solicitud debe ser elegida únicamente por los proveedores concesionarios de

Cuajone, está conformado por los feriantes, personal de mercantiles, tiendas del

mercado, mercado público, club de golf, cooperativa de consumo y crédito, esta

solicitud será revisada por Campamentos para su aprobación.

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Servicio Público

Esta solicitud debe ser elegida únicamente por las personas que realizan servicio

público de transporte hacia Cuajone (choferes o transportistas interurbanos de

taxis, buses, etc.), esta solicitud será revisada por Campamentos para su

aprobación.

Exposición y Demostración Comercial

Esta solicitud debe ser elegida únicamente por las empresas que desean realizar

exposiciones y demostraciones comerciales en el campamento (exposición de

ollas, presentación de vehículos para venta), esta solicitud será revisada por

Campamentos para su aprobación.

Jardineros y Empleadas del Hogar

Esta solicitud debe ser elegida únicamente por personal de Southern Perú que

desea tramitar la visita de jardineros y empleadas del hogar, es para que realicen

trabajos en la vivienda que tiene asignada, esta solicitud será revisada por

Campamentos para su aprobación.

Transportistas del Almacén – Que traen materiales con guía de su empresa

Esta solicitud debe ser elegida únicamente por las empresa de transporte que

tienen contrato de usufructo y que transportan materiales a Cuajone con guía de

remisión de su empresa (bolas de acero, nitrato, emulsión, fulminantes, y otros

materiales), esta solicitud será revisado por el área de Almacén para su

aprobación.

Estado Peruano

Esta solicitud debe ser elegida únicamente por personas que pertenecen a las

entidades del gobierno (Poder Judicial, Ministerio Público y Ministerio de Trabajo,

ONA), las aprobaciones son internas por RRLL y Recursos Hídricos (caso de ONA)

Visitantes del Sindicato

Esta solicitud debe ser elegida únicamente por personal Southern del sindicato

para tramitar los pases de visitas.

Visitadores Médicos

Esta solicitud debe ser elegida únicamente por los visitadores médicos, y

familiares de pacientes hospitalizados), esta solicitud será revisada por el Hospital

para su aprobación

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Instructores de Cursos, Becarios y Practicantes

Esta solicitud debe ser elegida únicamente por los instructores de diversos cursos

que de entrenamiento que son realizados en el centro de capacitación de Cuajone.

Los ingresos de becarios y practicantes serán tramitados por Capacitación.

AFP, Aseguradoras Esta solicitud debe ser elegida únicamente para el trámite de pases de AFPs, aseguradoras, ONP, ESSALUD, Ministerio de Transportes, Bancos, ex dependientes, ex trabajadores. Esta solicitud será revisada por el departamento de Personal para su aprobación.

Municipalidades, Universidades Esta solicitud debe ser elegida únicamente para el trámite de pases de municipalidades, delegaciones de universidades, colegios, institutos, visitas turísticas, particulares para eventos (fulbito, árbitros, orquestas, instructores de cursos y talleres del hogar]. Esta solicitud será revisada por Relaciones Públicas para su aprobación.

Militares y Policías Esta solicitud debe ser elegida únicamente para el trámite de pases de militares y policías, esta solicitud será revisada por el departamento de Asuntos Internos para su aprobación.

B. Visitas a Oficinas de Cuajone

Las solicitudes de visita a las oficinas de Cuajone los seleccionaran las empresas,

proveedores y personas que no están contemplados en las visitas específicas, las

visitas pueden ser:

Visitas técnicas

Ejecución de un servicio

Reunión de negocios

Otros

En el gráfico siguiente se muestra el detalle de las oficinas de Southern en Cuajone,

se han incluido todos las oficinas que apruebas las solicitudes de pase.

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Cuando se ubica el mouse en cada uno de las oficinas mostrarán las personas que trabajan en esta oficina para mayor referencia, si se ubica el mouse en la oficina (departamento) de Concentradora Electricidad, se muestra a las siguientes personas. a na de Como referencia para tramitar sus pases, se muestra la ubicación de las oficinas.

Oficina (departamento) Ubicación Adm. Personal Villa Botiflaca

Almacén Mina

Asuntos Internos Villa Botiflaca Campamentos Villa Botiflaca

Capacitación, Entrenamiento Villa Botiflaca

Contratos y Servicios Villa Botiflaca

Dirección de Operaciones Edificio Administrativo

Dirección General de Operaciones Edificio Administrativo

Gerencia Concentradora Edificio Administrativo

Gerencia Mina Mina

Hospital Hospital

Ingeniería de Planta Edificio Administrativo

Legal, Recursos Naturales, Villa Botiflaca

Lixiviación, LESDE Lixiviación

Mantenimiento - - - -

Concentradora, Electricidad Concentradora

Concentradora, Instrumentación Concentradora

Concentradora, Mecánicos Concentradora

Gerencia Edificio Administrativo

Concentradora, Superintendencia Concentradora

Ing. Planeamiento Concentradora Concentradora Ing. Planeamiento Mina Mina

Mina, Electricidad Mina

Mina, Locomotoras Mina

Mina, Lubricación Mina

Mina, Palas, Perf, Tornos, Soldadura Mina

Mina, Tractores, Automotriz Mina

Mina, Volquetes, Enllante Mina

Predictivo Mina o Concentradora

Superint. Ing. Planeamiento Mina

Superint. Mantenimiento Concentradora Concentradora

Superint. Mantenimiento Mina Mina

Presidencia Edificio Administrativo

Recursos Hídricos Edificio Administrativo

Relaciones Laborales Villa Botiflaca

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Relaciones Públicas Edificio Administrativo

Seguridad Villa Botiflaca

Servicios Ambientales Villa Botiflaca

Sistema de Competencias Villa Botiflaca

Tecnología Información Edificio Administrativo

Telecomunicaciones Edificio Administrativo

3.2 Pase Personal, trámite

Una vez que se seleccione la solicitud de pase correcta, se muestra la pantalla para realizar el trámite de la visita, se deben llenar preferentemente los campos marcados con asterisco, los otros campos son opcionales, sin embargo es importante llenar esta información para que se registre en la base de datos del sistema para mayor referencia. En este ejemplo se ha elegido el pase a Lixiviación LESDE, se han completado los datos como referencia para que lo completen de esta forma.

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El pase exige incluir los documentos para el pase, al hacer click en Adjuntar Documentos se muestra una ventana, para que esta ventana configurar el internet explorer para que se activen los pop-ups (ventanas emergentes), seguir el siguiente procedimiento

1. Ejecutar Internet Explorer 2. Hacer click en el menú de Herramientas (Tools) 3. Seleccionar Opciones de Internet (Internet options) 4. Seleccionar el tab de Privacidad (Privacy) 5. En el área de “Bloqueador de elementos emergentes (Pop-Ups)” (Prevent most pop-up windows from appearing) Agregar: pases.southernperu.com.pe dar click en Agregar (Add) 6. Dar click en Cerrar (Close) 7 .Dar click en Aplicar (Apply) 8 .Dar click en OK

En esta pantalla se tiene que incluir los documentos exigibles para la solicitud, es importante completar la información con información fiable y exacta, esta información será revisada por la persona que recibirá la visita.

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Al agregar un documento se muestra en la columna de Opción una , no significa que hubo un error en la carga, esta X permite retirar el documento que fue cargado por error y cargar nuevamente el correcto. Cuando se culmine la inclusión de los documentos dar clik en Salir en esta ventana. Cuando se han completado los pasos anteriores, elegir Enviar y se muestra la siguiente pantalla. Al dar clik en Aceptar, se mostrara una pantalla que muestra que se ha generado una solicitud de pase (el SGP asigna un Nro. de solicitud), si se desea seguir tramitando pases de personas dar click en Pase Personal, para agregar más personas a la solicitud de pase, también puede dar clik en Pase Vehicular y/o Declaración de Enseres. Si sólo se desea procesar esta solicitud dar clik en Haga click aquí para procesar su solicitud, tener en cuenta el Nro. de solicitud para referencia futura.

IV. PASE VEHICULAR Para ingresar a esta opción, el sistema verificará que el usuario tenga por lo menos una solicitud de pase personal registrada. En la pantalla siguiente se muestra como ejemplo una solicitud que contiene un pase personal previamente tramitado.

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Al dar clik en Pase Vehicular se muestra el formulario con los datos que se tienen que completar con respecto al vehículo, es obligatorio completar los campos marcados con asterisco, sólo se puede tramitar un pase vehicular si tiene previamente una solicitud de pase personal (chofer), porque se tiene que asociar al chofer.

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Al elegir un responsable (chofer), el sistema automáticamente completará los datos de fecha de la visita y áreas a visitar con los datos registrados en la solicitud de pase personal. El SGP solicita Adjuntar Documentos (SOAT, Tarjeta de Propiedad, entre otros), los cuales servirán de sustento para la aprobación del pase vehicular. Una vez ingresados los datos de forma correcta, se presiona [Enviar] y se muestra el siguiente mensaje:

El SGP mostrará la lista de pases personales y pase vehicular que el usuario ha a tramitado (que aún faltan procesar).

Para procesar esta solicitud dar clik en Haga click aquí para procesar su solicitud, tener en cuenta el Nro. de solicitud para referencia futura.

V. DECLARACIÓN DE ENSERES

Al ingresar a esta opción, se muestra la siguiente pantalla para agregar los enseres que trae el visitante, tener en cuenta que las cámaras, filmadoras sólo tendrán acceso únicamente al campamento, para el ingreso a la zona industrial de debe solicitar la autorización de Asuntos Internos y de la persona que acepto la visita.

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VI. SOLICITUD DE FOTOCHECK

Esta opción será utilizada por la empresa que tiene un trabajo bajo un contrato en Cuajone y la permanencia del trabajador es continua, ellos pueden solicitar el fotocheck previamente debe coordinar con su operador de contratos.

En la empresa seleccionar la que corresponda.

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Finalmente, se digitaran algunos datos de referencia a la solicitud de fotocheck como la fecha de vigencia del mismo, los documentos relacionados con la solicitud, el motivo de la solicitud y una descripción o explicación. Luego, se presionará el botón [Enviar]. Esta solicitud será revisada por su operador de Contratos para su aprobación.

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VII. REVISIÓN DE LAS SOLICITUDES

En el menú principal seleccionar la opción de revisar solicitudes

Esta opción nos permite buscar solicitudes en base a tres criterios:

1. Tipo de Solicitud: a. Solicitud de Pase b. Pase de Fotocheck

2. Solicitudes: a. Enviadas b. Recibidas c. Guardadas

3. Estado de Solicitud: a. Por Aprobar b. Pre Aprobada c. Rechazado

Al ingresar se muestra la siguiente pantalla, se muestra automáticamente la solicitud de pase que han generado, para ver los detalles de la solicitud de pase dar un clik en el número

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Se muestra otra pantalla con los detalles de la solicitud.

Para saber si el pase ha sido aprobado o no, observar la pantalla de Estado, en este ejemplo indica POR APROBAR, significa que el pase está siguiendo los procesos de aprobación internos. Cuando la solicitud de pase ha sido aprobada, cambiará el estado a APROBADA y se visualizara un icono de Adobe Acrobat que muestra la solicitud con los detalles del pase, para ingresar al campamento imprimir está solicitud para la presentar en las garitas de ingreso, adicionalmente llevar su DNI, pasaporte o carnet de extranjería. Si se ha solicitado el ingreso a la las zonas industriales y no figura en el pase, es que la persona no tiene vigente las charla de inducción, si es chofer tiene que seguir el curso de reglas de tránsito, curso de manejo y curso de manejo defensivo. Si la visita desea ingresar por el día a las zonas industriales, debe acercarse a Asuntos Internos para observar un video que muestra las normas de seguridad, luego debe firmar el documento de exoneración de responsabilidades